TABLEAU RECAPUTILATIF DES DIFFERENTS ORDRES DE

CLASSEMENT

Classification Origine Avantages Inconvénients Quelques utilisations

Alphabétique Alphabet français Simple, rapide Lent, peu sûr, Toutes

pour les nombreux renvois correspondances
dénominations
courantes,
extensible

Numérique Ordre naturel des Simple, sûr, Nécessité d’un Commandes, factures,
nombres discret répertoire pièces comptables,
alphabétique, lent classements
confidentiels

Idéologique Analyse des idées Adaptation Organisation Documentation

parfaite à la longue, emploi bibliothèque
recherche et au délicat, renvois
classement de la nécessaires, manque
documentation de sécurité

Chronologique Dates Simple, document Recherche très Journaux, revues,

le plus récent difficiles, contrôle doubles de lettres,
visible des manquants bordereaux de
impossibles banques, de chèques
postaux, etc.

Alphanumérique Alphabet et Assez sûr, rapide Nécessité d’un Clients, fournisseurs,

nombres pour le classement répertoire plaques
et la recherche, alphabétique par minéralogiques
discrétion tranche de
classement, lent

Géographique Noms de lieux Simple, précis, Consultation Presse, publicité,

extensible fréquente du services commerciaux,
dictionnaire des agences
communes

décimal Analyse des idées et Simple, extensible, Organisation Documentation, plan

nombres codification facile, longue, nécessité de comptable général,
regroupement renvois, peu sûr, bibliothèque
logique emploi délicat, plan
de classement
codifié
indispensable
 TABLEAU RECAPULATIF DES PROCEDES DE CLASSEMENT :
CLASSEMENT PRINCIPE MOBILIER AVANTAGES INCONVENIENTS UTILISATIONS

Dossiers Rayonnages, Simple, Recherche difficiles, Dossiers

empilés les uns classeurs économique risques de perte, volumineux,
HORIZONTAL sur les autres meubles à reclassement difficile imprimés, plans et
tiroirs, meubles dessins,
à plans fournitures de
bureau

Dossiers rangés Rayonnages, Manipulation Impossible avec les Livres, reliures,

les uns à côté meubles aisée, bonne documents souples, coût classeurs, disques,
DE BOUT des autres, dos basculants, lisibilité des élevé des dossiers bandes
vertical vers bibliothèques intitulés magnétiques
l’extérieur

Dossiers rangés Classeurs à Manipulation Encombrement,

le dos en bas, tiroirs, armoires, aisée, difficultés de rangement
VERTICAL les uns derrière bacs basculant, consultation facile, avec les dossiers trop
les autres éléments de bonne lisibilité des lourds
ORDINAIRE Toutes
rangement intitulés,
extensibilité

Dossiers Classeurs à Intitulé facilement Encombrement,

suspendus à des tiroirs, bacs lisible, obligation d’utiliser des
VERTICAL tringles par des signalisation aisée, sous-dossiers
SUSPENDU A crochets ou des insertion des
VISIBILITE Toutes
encoches nouveaux dossiers
SUPERIEURE facile

Armoires, Grande capacité Risques d’insertion des

meubles de rangement, documents entre deux
VERTICAL basculants bonne visibilité, hamacs, obligation
SUSPENDU A lecture des d’utiliser des sous-
VISIBILITE Idem Toutes
intitulés facile dossiers
LATERALE

Armoires Visibilité et Obligation de maintien

spécialement signalisation très des documents par
VERTICAL aménagées bonnes, protection pinces ou crochets,
SUSPENDU A des documents encombrement
VISIBILITE idem Toutes
satisfaisante, relativement important
OBLIQUE bonne visibilité

/ CLASSEMENT DES PIECES DIVERSES

A/ Classement des documents comptables :

 Document classement

Factures d’achat Deux possibilités :

- Classement chronologique au dossier des achats
- Classement chronologique au dossier fournisseur

Factures de vente Original et un double sont envoyés au client

- Un exemplaire est classé au dossier client
- Un exemplaire est classé au dossier chronologique des factures

Pièces de caisse Classement chronologique-numérique dans un dossier spécial

Pièces relatives aux chèques Classement chronologique dans un dossier spécial : avis de crédit et
postaux avis de débit sont agrafés à l’extrait de compte correspondant.
Classement chronologique des souches

Pièces relatives aux chèques Classement chronologique des extraits de compte

bancaires Classement chronologique des souches

Imprimés et documents relatifs Création d’un nouveau dossier par catégorie de documents.
aux transports Exemples : déclaration de douane, récépissés…

B/ classement de la documentation :

Catalogues Revues livres

Procédé de Classement de bout ou dans des Revues reliées : Classement debout

classement dossiers suspendu classement debout
Fascicules : classement
dans des dossiers à
serrage

Ordre de Alphabétique Idéologique puis Classement idéologique,

classement numérique décimal ou idéo-numérique

organisation Tenue de 2 répertoires Tenue d’un répertoire Tenue de 3 répertoires

alphabétiques : idéologique (sur fiche) : - Répertoire
- Un répertoire des raisons Dépouillement des alphanumérique par titre
sociales articles des revues - Répertoire
- Un répertoire des alphanumérique par
désignations d’articles Prêt : sur demande ou auteur
systématiquement une - Répertoire idéologique
fiche par revue sortie sur fiche adoptant
l’ordre de classement
 Prêt : une fiche par ouvrage
sorti

C/ Classement des plans, dessins et cartes :

Trois procédés :
- Classement à plat sur des rayonnages ou dans des tiroirs
- Classement vertical suspendu, dans des classeurs au moyen de broches
- Classement des plans roulés dans des tubes.

L’ARCHIVAGE MANUEL
Aux archives sont classés les documents anciens, inutiles pour la gestion courante,
mais qui doivent être conservés pour servir éventuellement de preuve.

L’archivage est la dernière étape de la chaîne du classement ; c’était une fonction

importante à qui on n’accorde pas toujours l’attention qu’elle mérite. Certaines
entreprises pourtant ont compris l’importance d’un archivage bien fait.

A/ LES OBJECTIFS D’UN CLASSEMENT D’ARCHIVES :

- Assurer une bonne conservation des documents
- Permettre un accès relativement facile à l’information
- Réduire l’encombrement et les coûts.

B/ L’INSTALLATION DE RAYONNAGES MOBILES

REDUIT L’ENCOMBREMENT :
Les rayonnages sont montés sur rails et réservent seulement la largeur d’une allée ;
pour la recherche, les éléments sont déplacés (à l’aide d’un levier mécanique ou
électriquement) de façon à dégager l’allée devant les rayons qu’on désir atteindre.

C/ LE LOCAL :
Il est en général en sous-sol pour conserver les documents à l’abri de la poussière,
de la lumière, de l’humidité et préserver contre la chaleur.

Les conseils que vous trouverez, ci-dessous, vous aideront à mettre en place un
archivage de votre service qui vous permettra de retrouver vos documents de nombreuses
années après leur versement.
D/ LES TROIS RAISONS D’ARCHIVER :
Pourquoi choisit-on d’archiver ? en effet, le mètre carré de bureau coûte cher
dans les villes. Les entreprises pourraient faire le choix de gagner de la place en se
débarrassant des papiers qu’elles n’utilisent plus ; pourtant elles décident de conserver un
certain nombre de ces papiers, parce que trois bonnes raisons les y poussent.

1) La première raison :

La plus connue, est que la loi les y oblige. En effet, les entreprises sont tenues de
conserver des documents tels que livres de paie, factures, livres comptables, etc. Cette raison
leur permettra, si nécessaire, de prouver leur bonne foi en cas de litige.

Les durées de conservation des documents d’entreprise figurent dans les différents
codes : code de travail et de la sécurité sociale, code fiscal, code du commerce. Les choses se
compliquent encore si l’on sait qu’un même document peut figurer dans plusieurs codes avec
des durées de conservation différentes. Le bon sens commande alors de retenir la durée la plus
longue en espérant que le dit document ne figure pas avec une autre durée de conservation
dans un troisième code.

Le plus simple est encore de consulter son servie d’archives, s’il en existe un, ou
alors le service juridique.

Un certain nombre d’entreprises ont mis en place un tableau des éliminables ou une bible de
classement. Ce tableau reprend l’ensemble des types de documents produit ou reçus par
l’entreprise et indique pour chacun sa durée de conservation.
 2) La deuxième raison :

Moins facile à mettre en œuvre, consiste à se dire qu’il faut conserver ce que ‘on
pourra réutiliser. Cette réflexion est difficile, car, au nom de quoi peut-on dire que tel
document servira et que tel autre ne resservira jamais ?
Une règle simple peut vous guider dans le cas des notes de services : archiver les
documents de votre service et détruire les autres. En effet, si au bout de quelques années, on
recherche, une note, c’est auprès de l’émetteur qu’on devra la trouver.

3) Troisième raison :

On conserve certains documents pour leur valeur historique. Actuellement

beaucoup de sociétés recherchent une «culture d’entreprise», un «esprit maison». Comment
mieux se doter de cette culture qui mobilise les collaborateurs et intéresse « prospects », et
clients, qu’en donnant à l’entreprise des racines dans le passé ?

Disposer d’éléments qui permettent d’organiser une exposition, d’éditer une

plaquette, voire de permettre à des chercheurs de se livrer à des études, est flatteur.

Michelin a distribué, il y a quelques années, des reproductions de son tout premier

guide datant de 1889, prouvant ainsi l’ancienneté de son expérience. Aurait-on pu mener à
bien cette opération publicitaire, sur quelqu’un n’avait pas conservé au moins un exemplaire
de ce premier guide ?

E/ PREPARER UN ARCHIVAGE :
Archiver, oui, mais dans quelles conditions ? dans de trop nombreux cas, les
secrétaires archivent les documents sans avoir la certitude de les retrouver le jour où ils
seront utiles.
Rien ne sert d’archiver si on n’est pas certain de retrouver rapidement, et dans un état correct,
le document recherché.

Il faudra donc le décrire pour l’identifier et lui assurer des conditions de

conservation qui lui permettront de traverser les années.

Si vous travaillez dans une entreprise où des procédures, voire, une charte
d’archivage, sont en place, vous n’avez pas de difficultés. Dans le contraire, quelques conseils
vos seront utiles :

1) Tri :

Voici quelques conseils de tri :

 - Rejetez les doublons ;
- Regroupez les documents dans des chemises en papier ; n’archivez pas les classeurs si
vous en utilisez (ils prennent de la place et peuvent resservir) ;
- Eliminer les trombones, les pochettes en plastique et, en un mot, tout ce sui pourrait
abîmer le papier ou altérer l’encre ;
- Rassembler les chemises dans des boîtes d’archivage.

2) Organisation des boîtes :

L’ordre de classement qui optimise le mieux l’espace est, on l’a vu dans la

première séquence « classement », l’ordre numérique. C’est ce lui qu’il faut adopter pour un
archivage.

Si vous archivez vous-même, rangez les boîtes, les unes à côté des autres, dans
l’ordre dans lequel elles se présentent. Sur la tranche de chaque boîte ne figurera qu’un
numéro purement chronologique. Inutile d’essayer de faire tenir la description du contenu de
la boîte sur sa tranche. Rien n’est plus pénible que de devoir parcourir des dizaines de boîtes
dans l’espoir de retrouver un dossier.

Une étiquette-boîte :

CLIENTS

Année : 2008

n° 101 à n° 200

Il est bien logique de faire figurer ces informations sur :

- un cahier
- ou mieux sur un petit fichier informatique.

Le principe sera un enregistrement par dossier archivé. N’oubliez pas que ce plan
d’archivage doit être dans la continuité du plan de classement. Pour être vraiment pratique :
reprenez donc le nom du dossier et son numéro tels qu’ils figurent dans le plan de classement.

Nom du dossier embauche

Numéro (dans le classement) 121
Date d’archivage 2010
Date de destruction 2016
Date du document le plus ancien 01/02/2002
Date du document le plus récent 03/07/2009
Numéro de boîte d’archivage 653