I- Savoir créer et gérer un projet

Pour créer et gérer un projet efficacement dans Microsoft Project, suivez ces étapes générales
:

1. Création d'un Nouveau Projet :

1. Lancer Microsoft Project :

o Ouvrez Microsoft Project sur votre ordinateur.
2. Créer un Nouveau Projet :
o Sélectionnez "Nouveau" ou "Créer un nouveau projet" dans le menu ou sur
l'écran d'accueil.
3. Définir les Propriétés du Projet :
o Entrez le nom du projet et toutes les informations générales nécessaires comme
la date de début, la date de fin prévue, et la description du projet.

2. Structurer le Projet avec la WBS :

1. Créer la Structure de Découpage du Travail (WBS) :

o Décomposez le projet en phases, livrables et tâches principales.
o Utilisez la fonctionnalité d'indentation pour créer des niveaux de hiérarchie
pour chaque composant du projet.

3. Ajouter des Tâches et Sous-Tâches :

1. Ajouter des Tâches Principales :

o Pour chaque élément de la WBS, créez des tâches principales représentant les
grandes étapes du projet.
2. Ajouter des Sous-Tâches :
o Sous chaque tâche principale, ajoutez des sous-tâches détaillant les actions
spécifiques nécessaires pour accomplir la tâche principale.

4. Définir les Durées et les Dépendances :

1. Estimer les Durées :

o Estimez la durée de chaque tâche en fonction des ressources disponibles et des
contraintes du projet.
2. Configurer les Dépendances :
o Identifiez les dépendances entre les tâches (prédécesseurs et successeurs) pour
définir l'ordre dans lequel elles doivent être réalisées.

5. Assigner des Ressources aux Tâches :

1. Ajouter des Ressources :

o Incluez les membres de l'équipe, le matériel et d'autres ressources nécessaires
pour exécuter les tâches du projet.
2. Affecter des Ressources :
o Assignez chaque ressource aux tâches correspondantes en tenant compte de
leur disponibilité, de leurs compétences et des exigences de la tâche.
6. Planifier et Suivre l'Avancement :

1. Utiliser le Diagramme de Gantt :

o Utilisez le diagramme de Gantt pour visualiser la chronologie des tâches, les
dépendances et les dates limites.
2. Entrer les Avancements Réels :
o Mettez à jour régulièrement l'avancement réel des tâches pour suivre les
progrès par rapport au plan initial.

7. Gérer les Contraintes et les Risques :

1. Gérer les Contraintes :

o Définissez des contraintes sur les tâches si nécessaire pour refléter des
conditions spécifiques qui doivent être respectées avant qu'une tâche puisse
démarrer ou se terminer.
2. Identifier et Gérer les Risques :
o Utilisez des outils pour identifier, évaluer et gérer les risques potentiels tout au
long du projet.

8. Collaboration et Communication :

1. Partage d'Informations :
o Utilisez les fonctionnalités de collaboration pour partager des mises à jour sur
le projet avec les membres de l'équipe et les parties prenantes.
2. Création de Rapports :
o Générez des rapports personnalisés sur l'état et les performances du projet pour
informer les parties prenantes.

Remarque : En suivant ces étapes, vous serez en mesure de créer et de gérer efficacement un
projet dans Microsoft Project, en utilisant ses fonctionnalités pour organiser, suivre et ajuster
le travail tout au long du cycle de vie du projet.

II- Utilisation de l'assistant de projet

Dans Microsoft Project, l'Assistant de Projet est un outil utile qui guide les utilisateurs à
travers les étapes de création d'un nouveau projet. Voici comment vous pouvez utiliser
l'Assistant de Projet pour démarrer un nouveau projet :

1. Lancer l'Assistant de Projet

1. Ouvrir Microsoft Project : Lancez Microsoft Project sur votre ordinateur.

2. Accéder à l'Assistant de Projet :
o Dans la plupart des versions de Microsoft Project, vous pouvez accéder à
l'Assistant de Projet au moment de la création d'un nouveau projet.
o Habituellement, vous avez l'option de choisir entre "Créer un nouveau projet"
ou "Utiliser l'Assistant de Projet".

2. Étapes à Suivre avec l'Assistant de Projet

 1. Introduction :
o L'Assistant de Projet commence par une introduction pour vous guider à
travers les étapes de création.
2. Paramètres de Base :
o Vous serez invité à entrer les paramètres de base tels que le nom du projet, la
date de début, la date de fin prévue, et éventuellement une description du
projet.
3. Configuration du Calendrier :
o Vous pouvez définir le calendrier du projet, y compris les jours ouvrables, les
jours fériés et les heures de travail standard.
4. Configuration des Tâches :
o Vous serez guidé pour ajouter des tâches principales et, si nécessaire, des sous-
tâches à votre projet.
o L'Assistant vous aidera à spécifier les durées estimées, les dates de début et de
fin, ainsi que les dépendances entre les tâches.
5. Attribution des Ressources :
o Si votre projet nécessite des ressources telles que des membres de l'équipe ou
des équipements, l'Assistant de Projet peut vous aider à les ajouter et à les
assigner aux tâches correspondantes.
6. Finalisation et Configuration :
o Vous passerez par une étape de révision où vous pourrez vérifier toutes les
informations saisies.
o Une fois satisfait, vous pouvez finaliser la création du projet en cliquant sur
"Terminer" ou un bouton similaire.

3. Personnalisation et Utilisation Avancée

1. Personnalisation :
o Bien que l'Assistant de Projet guide à travers les étapes de base, vous pouvez
toujours personnaliser davantage votre projet une fois créé.
o Cela inclut l'ajout de détails supplémentaires, la modification des tâches et des
ressources, ainsi que l'ajustement des paramètres de planification.
2. Utilisation Avancée :
o Pour les projets plus complexes, vous pouvez utiliser les fonctionnalités
avancées de Microsoft Project pour gérer les contraintes, les coûts, les rapports
et plus encore.
o Explorez les différents affichages de projet comme le diagramme de Gantt et
les tableaux de bord pour surveiller et ajuster l'avancement du projet.

Remarque : En utilisant l'Assistant de Projet dans Microsoft Project, vous pouvez démarrer
rapidement et efficacement un nouveau projet tout en bénéficiant de conseils et de guides
pour structurer et organiser votre travail de manière cohérente.

III- Définition des paramètres de projet

Les paramètres de projet dans Microsoft Project sont des éléments clés qui définissent les
caractéristiques et les contraintes fondamentales de votre projet. Voici les principaux
paramètres que vous pouvez définir lors de la création ou de la gestion d'un projet dans
Microsoft Project :
1. Informations de Base du Projet :

• Nom du Projet : Identifie le projet de manière unique.

• Date de Début : Indique quand le projet doit commencer.
• Date de Fin Prévue : Établit la date à laquelle le projet devrait être achevé.

2. Calendrier du Projet :

• Jours Ouvrables : Spécifiez quels jours de la semaine sont des jours ouvrables pour
le projet.
• Jours Fériés : Ajoutez les jours fériés spécifiques où le travail ne sera pas effectué.
• Horaires de Travail : Définissez les heures de travail standard pour chaque jour
ouvrable.

3. Options de Planification :

• Unités de Temps : Choisissez l'unité de temps préférée pour la planification (par

exemple, heures, jours, semaines).
• Précision des Dates : Configurez la précision des dates affichées (jour, semaine,
mois).
• Types de Tâches : Déterminez le type de tâche par défaut (fixe, durée, travail).

4. Paramètres Avancés :

• Calendrier des Ressources : Configurez les horaires spécifiques pour les ressources
individuelles ou les groupes de ressources.
• Coûts de Taux : Définissez les taux de travail standard pour les ressources humaines
ou les coûts associés à l'utilisation de matériel ou d'équipement.

5. Gestion des Dépendances :

• Dépendances de Tâches : Spécifiez les relations logiques entre les différentes tâches
du projet (par exemple, fin-à-début, début-à-début).
• Contraintes de Tâches : Ajoutez des contraintes spécifiques qui régissent le
démarrage ou la fin d'une tâche en fonction de conditions temporelles ou de
dépendances externes.

6. Options de Collaboration et de Partage :

• Enregistrement de Projet : Activez l'enregistrement automatique ou manuel des

modifications apportées au projet.
• Partage et Collaboration : Configurez les options de partage et d'accès pour
permettre à d'autres utilisateurs de consulter ou de modifier le projet simultanément.

7. Personnalisation et Rapports :

• Personnalisation de l'Interface : Ajustez les paramètres d'affichage pour répondre

aux préférences individuelles (par exemple, couleurs, polices).
 • Rapports et Tableaux de Bord : Créez des rapports personnalisés pour suivre les
progrès du projet et communiquer les résultats aux parties prenantes.

Remarque : En définissant correctement ces paramètres de projet dans Microsoft Project,

vous établissez une base solide pour la planification, l'exécution et le suivi efficaces de vos
projets, tout en alignant les objectifs avec les ressources disponibles et les contraintes
temporelles.

IV- Enregistrement et gestion des fichiers de projet

Pour enregistrer et gérer les fichiers de projet dans Microsoft Project, suivez ces étapes pour
assurer une gestion efficace de vos données :

Enregistrement d'un Nouveau Projet

1. Création d'un Nouveau Projet :

o Lancez Microsoft Project et créez un nouveau projet en utilisant l'Assistant de
Projet ou en commençant avec un modèle existant.
2. Enregistrement Initial :
o Après avoir défini les paramètres de projet et sa structure de base, allez dans le
menu "Fichier" puis sélectionnez "Enregistrer sous".
3. Choix de l'Emplacement :
o Choisissez l'emplacement où vous souhaitez sauvegarder le fichier de projet.
Vous pouvez sélectionner un dossier sur votre ordinateur local ou sur un
emplacement réseau partagé.
4. Nom et Format du Fichier :
o Donnez un nom à votre fichier de projet et choisissez le format (.mpp pour les
fichiers Microsoft Project).
5. Options Supplémentaires :
o Vous pouvez choisir de créer une copie de sauvegarde automatique en cochant
l'option correspondante, ce qui est recommandé pour éviter la perte de données
en cas d'incident.

Gestion des Fichiers de Projet Existants

1. Ouverture d'un Projet Existants :

o Pour ouvrir un projet existant, allez dans le menu "Fichier" et sélectionnez
"Ouvrir". Parcourez ensuite votre système de fichiers pour localiser et ouvrir le
fichier de projet (.mpp).
2. Enregistrement des Modifications :
o Lorsque vous apportez des modifications au projet, Microsoft Project peut
enregistrer automatiquement les modifications en arrière-plan ou vous pouvez
choisir de les enregistrer manuellement en utilisant "Enregistrer" ou
"Enregistrer sous" dans le menu "Fichier".
3. Gestion des Versions :
o Pour gérer les versions de votre projet, utilisez des conventions de nommage
claires pour vos fichiers de projet ou utilisez des outils de gestion de version
externes si nécessaire.
Options Avancées

1. Exportation et Partage :
o Si vous avez besoin de partager votre projet avec des personnes n'ayant pas
Microsoft Project, utilisez les options d'exportation pour convertir votre projet
en formats compatibles avec d'autres logiciels de gestion de projet.
2. Sauvegarde et Sécurité :
o Pensez à sauvegarder régulièrement vos fichiers de projet sur des périphériques
de stockage sécurisés ou dans des services de sauvegarde cloud pour éviter la
perte de données en cas de défaillance matérielle.
3. Collaboration :
o Utilisez les fonctionnalités de collaboration de Microsoft Project pour
permettre à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur le même
projet tout en gérant efficacement les conflits de modification.

Remarque : En suivant ces étapes et en utilisant les fonctionnalités de gestion de fichiers de

Microsoft Project de manière proactive, vous pouvez assurer une organisation et une sécurité
optimales pour vos projets, tout en facilitant la collaboration et le suivi des progrès.

V- Création et hiérarchisation des tâches

Pour créer et hiérarchiser des tâches dans Microsoft Project, suivez ces étapes pour organiser
efficacement votre projet :

1. Création des Tâches Principales

1. Ouvrir ou Créer un Nouveau Projet :

o Lancez Microsoft Project et ouvrez un projet existant ou créez un nouveau
projet en utilisant l'Assistant de Projet.
2. Ajouter des Tâches Principales :
o Dans la vue Gantt ou dans le volet de liste des tâches, cliquez sur la ligne sous
laquelle vous souhaitez ajouter une tâche principale.
o Tapez le nom de la tâche et appuyez sur "Entrée". Cela créera une nouvelle
tâche principale.
3. Définir les Détails de la Tâche :
o Double-cliquez sur la tâche principale pour ouvrir la fenêtre de détails de la
tâche.
o Ici, vous pouvez spécifier la durée estimée, la date de début, la date de fin et
d'autres détails pertinents.

2. Ajout de Sous-Tâches

1. Ajouter des Sous-Tâches :

o Sélectionnez la tâche principale sous laquelle vous souhaitez ajouter une sous-
tâche.
o Cliquez sur "Insérer une tâche" ou utilisez le raccourci clavier "Ctrl + Entrée"
pour ajouter une sous-tâche directement sous la tâche sélectionnée.
2. Hiérarchiser les Sous-Tâches :
 o Pour créer une hiérarchie, identifiez les tâches principales et sous-tâches en les
indentant et en les alignant logiquement dans la vue de liste ou le diagramme
de Gantt.
o Utilisez les flèches de déplacement ou faites glisser les tâches pour ajuster leur
positionnement et leur hiérarchie.

3. Gestion des Dépendances et des Liens

1. Définir les Dépendances :

o Identifiez les relations de dépendance entre les tâches en spécifiant les liens
logiques (début à début, début à fin, etc.).
o Cliquez sur la colonne "Prédécesseurs" dans la vue de liste des tâches pour
définir les relations entre les tâches.
2. Ajuster les Dates et les Durées :
o Microsoft Project ajustera automatiquement les dates de début et de fin des
tâches en fonction des dépendances que vous avez définies et des ressources
disponibles.

4. Ajouter des Détails Supplémentaires

1. Attribuer des Ressources :

o Pour chaque tâche, attribuez des ressources nécessaires comme des membres
de l'équipe, du matériel ou d'autres types de ressources.
o Utilisez la colonne "Ressources" dans la vue de liste des tâches pour attribuer
les ressources.
2. Configurer les Paramètres Avancés :
o Pour des tâches spécifiques, définissez des paramètres avancés comme les
contraintes de date, les durées estimées et les coûts associés.

5. Révision et Finalisation

1. Visualisation et Révision :
o Utilisez la vue de diagramme de Gantt pour visualiser la structure de votre
projet, les dépendances entre les tâches et les dates clés.
o Révisez et ajustez si nécessaire pour optimiser la séquence des tâches et
l'allocation des ressources.
2. Finalisation :
o Une fois que vous avez ajouté et hiérarchisé toutes les tâches, vérifiez les
détails et assurez-vous que tout est configuré comme prévu avant de
commencer l'exécution du projet.

Remarque : En suivant ces étapes dans Microsoft Project, vous pouvez créer et hiérarchiser
efficacement les tâches de votre projet, ce qui facilite la gestion et le suivi tout au long du
cycle de vie du projet.

VI- Définition des durées et des dépendances

Dans Microsoft Project, définir les durées et les dépendances des tâches est crucial pour
planifier et organiser efficacement un projet. Voici comment vous pouvez définir ces aspects
dans le logiciel :

1. Définition des Durées des Tâches :

1. Durée Estimée :
o Pour chaque tâche, spécifiez la durée estimée nécessaire pour accomplir la
tâche. Cela peut être exprimé en jours, semaines, mois, heures, selon l'unité de
temps que vous avez configurée.
2. Date de Début et de Fin :
o Indiquez la date de début prévue de la tâche. Microsoft Project calculera
automatiquement la date de fin en fonction de la durée estimée et des jours
ouvrables du calendrier du projet.
3. Utilisation de l'Assistant de Planification :
o Pour faciliter la planification, utilisez l'Assistant de Planification de Microsoft
Project qui peut vous guider à travers les étapes pour entrer les durées estimées
et ajuster les dates en fonction des dépendances et des contraintes.

2. Définition des Dépendances entre les Tâches :

1. Types de Dépendances :
o Début à Début (DD) : La tâche suivante ne peut commencer que lorsque la
tâche précédente démarre.
o Début à Fin (DF) : La tâche suivante ne peut commencer que lorsque la tâche
précédente se termine.
o Fin à Début (FD) : La tâche suivante ne peut pas se terminer avant que la
tâche précédente ne commence.
o Fin à Fin (FF) : La tâche suivante ne peut pas se terminer avant que la tâche
précédente ne se termine.
2. Configuration des Prédécesseurs :
o Dans la vue de liste des tâches, localisez la colonne "Prédécesseurs".
o Entrez l'ID de la tâche précédente ou utilisez la boîte de dialogue pour spécifier
les dépendances et les types de lien.
3. Ajustement Automatique :
o Microsoft Project ajuste automatiquement les dates de début et de fin des
tâches en fonction des dépendances que vous avez définies et des durées
estimées de chaque tâche.

3. Gestion Avancée des Dates et des Contraintes :

1. Contraintes Temporelles :
o Vous pouvez spécifier des contraintes sur une tâche pour déterminer quand elle
doit commencer ou se terminer, indépendamment des dépendances logiques.
2. Gestion des Calendriers :
o Configurez des calendriers spécifiques pour les tâches ou les ressources afin de
tenir compte des jours fériés, des jours de congé et des heures de travail
spécifiques.

4. Visualisation et Analyse :
 1. Diagramme de Gantt :
o Utilisez le diagramme de Gantt pour visualiser graphiquement la séquence des
tâches, les dépendances et les dates clés du projet.
2. Rapports et Analyse :
o Générez des rapports pour analyser les dates planifiées par rapport aux dates
réelles, identifier les retards potentiels et optimiser la planification des
ressources.

Remarque : En utilisant ces fonctionnalités dans Microsoft Project, vous pouvez planifier et
gérer efficacement les durées et les dépendances des tâches, ce qui est essentiel pour assurer
la cohérence et l'efficacité dans l'exécution de votre projet.

VII- Utilisation des jalons.

Les jalons sont des points clés ou des événements significatifs dans un projet qui marquent
des étapes importantes ou des objectifs atteints. Dans Microsoft Project, les jalons sont utiles
pour suivre et communiquer les progrès du projet. Voici comment vous pouvez les utiliser
efficacement :

1. Définition des Jalons

1. Identification des Événements Importants :

o Identifiez les points de repère significatifs qui marquent des étapes clés ou des
réalisations importantes dans votre projet. Par exemple, la fin d'une phase, la
livraison d'un livrable majeur, ou la validation d'une étape critique.
2. Création des Jalons dans Microsoft Project :
o Dans la vue de diagramme de Gantt ou dans la vue de liste des tâches :
▪ Sélectionnez la tâche à partir de laquelle vous souhaitez créer un jalon.
▪ Cliquez sur "Insérer un jalon" dans le ruban ou utilisez le raccourci
clavier correspondant (généralement un point d'exclamation).
3. Attribution d'une Durée Nulle :
o Un jalon est une tâche spéciale dans Microsoft Project avec une durée de zéro,
ce qui signifie qu'il ne prend aucun temps pour le compléter. Il représente
simplement un point de référence.

2. Utilisation des Jalons

1. Suivi des Progrès :

o Les jalons permettent de suivre visuellement les étapes importantes du projet
sur le diagramme de Gantt. Ils aident à voir quand des phases ou des livrables
majeurs sont prévus pour être achevés.
2. Communication avec les Parties Prenantes :
o Les jalons sont souvent utilisés pour communiquer les étapes clés du projet aux
parties prenantes, comme les clients, l'équipe de direction ou d'autres parties
intéressées.
3. Référence pour la Planification :
o L'identification des jalons aide à structurer la planification du projet en
décomposant les objectifs globaux en étapes réalisables et en s'assurant que
chaque étape est clairement définie.
3. Gestion des Jalons

1. Mise à Jour et Suivi :

o Assurez-vous de mettre à jour régulièrement les jalons pour refléter les progrès
réels du projet. Cela permet de maintenir une vue d'ensemble précise de
l'avancement.
2. Impact sur les Dates et les Dépendances :
o Les jalons peuvent avoir des dépendances sur d'autres tâches ou jalons.
Assurez-vous de configurer correctement les dépendances pour refléter les
relations logiques entre les étapes du projet.
3. Analyse et Rapports :
o Utilisez les fonctionnalités de génération de rapports dans Microsoft Project
pour créer des rapports sur les jalons atteints, les jalons à venir, et l'état global
des points de repère dans le projet.

Remarque : En intégrant efficacement les jalons dans votre gestion de projet avec Microsoft
Project, vous pouvez améliorer la visibilité, la communication et la gestion des objectifs clés,
assurant ainsi une exécution efficace et réussie de votre projet.