EXERCICE PRATIQUE

Une entreprise exerçant dans le domaine de l’imprimerie, dans le cadre de ses activités,
recrute une assistance comptable.

TAF : répondre de façon pratique aux descriptions du poste.

1-Tenir à jour le journal de caisse

a) Enregistrement des opérations.
Chaque jour je dois enregistrer toutes les entrées et sorties d’argent liquide (paiements
effectués et reçus) dans le journal de caisse. Cela inclus les encaissements des clients, les
paiements des fournisseurs, les retraits pour dépenses courantes, etc.
b) Vérification des justificatifs :
M’assurer que chaque transaction est accompagnée de justificatif (facture, reçu, note de
frais) ou autre pièce comptable. Ces documents seront classés et archiver de manière a être
facilement retrouver en cas d’urgence.
c) réconciliation quotidienne
A la fin de chaque journée comparer le solde de caisse physique a celui du journal de caisse
pour que toute différence soit identifiée et corrigée immédiatement. Cette réconciliation est
essentielle pour éviter les erreurs et prévenir les fautes.
d)Rapport de caisse
Préparer un rapport de caisse à soumettre au comptable principal détaillant toute les
transactions effectuées avec les montants les dates et les justificatifs.
e) Suivi des soldes :
Surveiller les soldes de caisse pour m’assurer qu’il y’a suffisamment de liquidité pour les
opérations quotidienne, tout en évitant de conserver les montants excessifs en caisse pour
des raisons de sécurité.

2-Preparer les bons de caisse

a) Identification de la transaction
Pour chaque transaction nécessitant un mouvement de fond (entrée ou sortie de caisse) , je
dois identifier clairement les détails de la transaction : montant , date , nature de la
transaction ( paiement fournisseur , encaissement client , avance de fond etc. .)
b) Rédaction du bon de caisse
En-tête : Inscrire le nom de l'entreprise, la date d'émission du bon, et un numéro de
référence unique pour chaque bon de caisse.
Nature de la transaction : Décrire brièvement l'objet du mouvement ("Remboursement de
frais", "Paiement fournisseur", "Encaissement client").
- Montant : Indiquer le montant exact en chiffres et en lettres.
- Détails des parties : Mentionner le nom de la personne ou de l'entité qui remet ou reçoit
les fonds, ainsi que les informations pertinentes comme l'adresse ou le numéro de compte,
si nécessaire.
- Justificatif : me référer au justificatif correspondant (facture, reçu, etc.) en mentionnant
son numéro ou en joignant une copie au bon de caisse.
c) Approbation
Avant de remettre ou de recevoir les fonds, je dois m’assurer que le bon de caisse est signé
par les personnes autorisées.
d) remise et réception
Si c'est un bon de sortie de caisse, remettre le montant indiqué à la personne concernée et
faire signer le bon pour confirmer la réception. Si c'est un bon d'entrée, recevoir les fonds et
signer pour en accuser réception.
e) Archivage
Après validation et réalisation de la transaction, archiver le bon de caisse avec les autres
documents comptables pour une consultation future. Chaque bon doit être rangé
chronologiquement et de manière organisée.
f) Mise à jour du journal de caisse
Enregistrer la transaction dans le journal de caisse, en indiquant le numéro du bon de caisse
comme référence, afin de maintenir une traçabilité claire.

3- Tenir les journaux comptables

a. Identifier les opérations comptables : M’assurer de collecter toutes les pièces justificatives
relatives aux transactions (factures d'achat, de vente, reçus de paiement, bordereaux de
paie, etc.).
b. Enregistrement des écritures :
- Journal des achats : Enregistrer toutes les factures d'achat. Chaque écriture doit
mentionner la date, le fournisseur, le montant TTC, le montant HT, et la TVA.
- Journal des ventes : Enregistrer toutes les factures de vente. Mentionner la date, le client,
le montant TTC, le montant HT, et la TVA.
- Journal de banque : Enregistrer toutes les transactions bancaires, y compris les paiements
reçus et effectués, les virements, les prélèvements automatiques, etc.
- Journal de caisse : Enregistrer toutes les opérations de caisse (entrées et sorties
d'espèces).
- Journal des opérations diverses (OD) : Enregistrer les écritures non classées dans les
journaux précédents, comme les amortissements, les provisions, ou les régularisations de fin
d'exercice.
c. Vérification et lettrage : M’assurer que chaque écriture est correctement lettrée avec les
pièces justificatives correspondantes. Vérifier que les totaux des débits et crédits sont
équilibrés.
d. Clôture des journaux : À la fin de chaque période, totaliser les mouvements de chaque
journal et reportez les soldes vers le grand livre.
e. Archivage : Classez les journaux de manière ordonnée pour faciliter leur consultation
ultérieure, en veillant à respecter les règles de conservation des documents comptables.

4) Assurer suivi et le règlement des obligations fiscales et sociales.

a. Identification des obligations fiscales et sociales :
- Fiscales : Impôt sur les sociétés (IS), TVA, taxe sur les salaires, impôts locaux, etc.
- Sociales : Cotisations sociales (URSSAF, retraite, mutuelle, etc.), prélèvement à la source
sur les salaires.
b. Suivi des échéances :
- Échéancier fiscal : Établir un calendrier regroupant toutes les échéances fiscales
(mensuelles, trimestrielles, annuelles). S’assurer de connaître les dates limites pour chaque
déclaration et paiement.
- Échéancier social : De même, établir un calendrier pour les échéances sociales, incluant
les déclarations et paiements des cotisations sociales.
c. Préparation des déclarations :
- Déclarations fiscales : Préparer les déclarations de TVA, de l’impôt sur les sociétés, et
autres taxes, en me basant sur les écritures comptables et les chiffres d'affaires réalisés.
- Déclarations sociales : Préparer les déclarations sociales mensuelles ou trimestrielles, en
m’assurant que les salaires, cotisations, et prélèvements sont corrects.
d. Règlement des montants dus :
- Fiscaux : Payer les montants dus aux impôts avant les dates limites, soit par virement
bancaire, prélèvement automatique, ou chèque.
- Sociales : Effectuez les paiements aux organismes sociaux en respectant les échéances.
e. Réconciliation des paiements : Vérifier que les paiements effectués correspondent bien
aux montants déclarés. Réconciliez les comptes pour vous assurer qu'il n'y a pas de décalage
ou d'erreurs.
f. Suivi et archivage : Conserver une copie de toutes les déclarations et preuves de paiement,
et tenir à jour un fichier de suivi m’assurer qu'aucune obligation n'est oubliée.
g. Communication avec les autorités : En cas de contrôle ou de demande d'information des
autorités fiscales ou sociales, préparer et fournir les documents requis en collaboration avec
le comptable principal ou le directeur financier.

5. Gérer l’archivage des documents comptables

a. Classification des documents : Organiser les documents comptables (factures, reçus,
relevés bancaires, fiches de paie, déclarations fiscales, etc.) par type et par date. Utiliser des
classeurs ou des boîtes d'archives pour faciliter le rangement.
b. Étiquetage : Étiqueter clairement chaque classeur ou boîte avec des indications précises
(année, type de document) pour faciliter la recherche.
c. Conformité légale : M’assurer de respecter les délais légaux de conservation des
documents comptables. Vérifier régulièrement si certains documents peuvent être détruits
ou doivent être conservés plus longtemps.
d. Protection des données : M’assurer que les documents archivés, surtout ceux contenant
des informations sensibles, sont stockés en sécurité, avec un accès limité aux personnes
autorisées.
e. Gestion de l'espace : Planifier régulièrement des sessions de nettoyage d'archives pour
libérer de l'espace, en détruisant les documents qui ont dépassé leur délai légal de
conservation.

6.Gérer la facturation
a. Émission des factures : Préparer les factures pour les clients en m’assurant qu'elles
contiennent toutes les informations légales nécessaires (nom de l'entreprise, date,
description des services ou produits, montant, TVA, conditions de paiement).
b. Envoi des factures : Envoyer les factures aux clients par voie électronique ou par courrier,
en respectant les délais de facturation convenus.
c. Suivi des paiements : Suivre les paiements des factures émises en tenant à jour un tableau
de bord indiquant les factures payées, en retard ou impayées. Relancer les clients en cas de
retard de paiement.
d. Gestion des litiges : En cas de contestation ou d'erreur, corriger la facture en émettant un
avoir ou en rééditant la facture, puis assurer la communication avec le client pour résoudre
le litige.
e. Archivage des factures : Conserver une copie de chaque facture émise, en format papier
ou numérique, pour référence future et pour le suivi comptable.

7. Gérer les appels

a. Réception des appels : Répondre rapidement et professionnellement aux appels entrants.
Prendre note des messages si la personne demandée n'est pas disponible, et assurer le suivi.
b. Filtrage des appels : Identifier les appels importants qui nécessitent une attention
immédiate et ceux qui peuvent être transférés ou traités plus tard.
c. Suivi des appels : Tenir un registre des appels pour suivre ceux qui nécessitent un rappel
ou une action de la part de l'entreprise.
d. Prise de messages : Noter les détails importants (nom de l'appelant, raison de l'appel,
heure de l'appel) et m’assurer que le message est transmis à la bonne personne dans les plus
brefs délais

8. Rédiger les courriers

a. Clarté et précision : M’assurer que le courrier est clair, concis et bien structuré.
Mentionner l'objet du courrier, les informations nécessaires, et une conclusion appropriée.
b. Formatage professionnel : Respecter le format de l'entreprise pour les courriers (entête,
date, destinataire, objet, corps du texte, salutations, signature).
c. Relecture : Relire soigneusement le courrier pour corriger toute faute d'orthographe ou de
grammaire, et pour vous assurer qu'il transmet le message souhaité de manière
professionnelle.
d. Envoi et archivage : Envoyer le courrier par le moyen approprié (poste, e-mail) et
conserver une copie pour les archives de l'entreprise.

9. Assurer le suivi du planning d’entretien des locaux

a. Planification des tâches : Créer un calendrier d'entretien en collaboration avec les services
de nettoyage et de maintenance, en tenant compte des besoins spécifiques de chaque
espace (bureaux, salle de réunion, entrepôts, etc.).
b. Coordination avec les prestataires : Communiquer régulièrement avec les prestataires
d'entretien pour vous assurer que les travaux sont effectués selon le planning.
c. Suivi des interventions : Noter les dates d'intervention et les tâches effectuées. Faire un
suivi pour vérifier la qualité du travail et remédier rapidement à tout problème signalé.
d. Gestion des incidents : En cas de problème, coordonner les interventions de réparation et
m’assurer que l'incident est résolu rapidement.

10. Assurer le secrétariat des réunions

a. Préparation de la réunion : Préparer et distribuer l'ordre du jour aux participants en
avance. Réserver la salle de réunion et m’assurer que tout le matériel nécessaire (projecteur,
ordinateur, documents) est prêt.
b. Prise de notes : Pendant la réunion, prendre des notes précises sur les points discutés, les
décisions prises, et les actions à suivre. Capturer les détails essentiels sans omettre les
informations importantes.
c. Rédaction du compte rendu : Après la réunion, rédiger un compte rendu détaillé, en
incluant les points discutés, les décisions prises, les responsabilités attribuées, et les
échéances.
d. Distribution du compte rendu : Envoyer le compte rendu aux participants et aux parties
concernées rapidement après la réunion.

11. Accueil clientèle

a. Réception : Accueillir les clients dès leur arrivée avec un sourire et une attitude
professionnelle. Demander la raison de leur visite et les guider vers la personne ou le service
concerné.
b. Enregistrement : Si nécessaire, enregistrer les visiteurs dans un registre ou un système
électronique, incluant leurs coordonnées et l'heure de leur arrivée.
c. Information et orientation : Répondre aux questions des clients et fournir es informations
nécessaires sur les services de l'entreprise. Les Orienter vers la bonne personne ou
département.
d. Gestion des attentes : Si le client doit attendre, m’assurer qu'il soit installé
confortablement et le tenir informé du délai d'attente.
e. Suivi : Après la rencontre, m’assurer que le client ait été satisfait de l'interaction et fournir
des informations supplémentaires si nécessaire.

12. Saisir les documents

a. Collecte des documents : Réunir tous les documents à saisir, tels que factures, notes de
frais, contrats, relevés bancaires, etc.
b. Saisie informatique : Utiliser le logiciel de gestion comptable ou bureautique de
l'entreprise pour entrer les informations. Respecter les formats et les champs prévus pour
chaque type de document.
c. Vérification : Relire les informations saisies pour éviter toute erreur. Comparer les
données entrées avec les documents originaux.
d. Enregistrement et classement : Sauvegarder les documents numériques dans les dossiers
appropriés et classer les documents physiques une fois la saisie terminée.
e. Confidentialité : Assurer la confidentialité des informations sensibles lors de la saisie et du
stockage.

13. Gestion administrative des courriers et des contrats

a. Réception et tri du courrier : Recevoir le courrier entrant, l’ouvrir (si autorisé), et le trier
par ordre de priorité ou par service destinataire.
b. Envoi de courrier : Préparer et envoyer les courriers sortants. S’assurez-vous que chaque
envoi soit correctement affranchi et expédié dans les délais requis.
c. Gestion des contrats : Classer les contrats selon leur nature (fournisseurs, clients,
employés). S’assurer que tous les contrats soient signés, datés, et archivés de manière
sécurisée.
c. Suivi des échéances : Tenir à jour un tableau de bord pour suivre les échéances
importantes (renouvellement de contrats, fin de période d'essai, etc.). Informer les parties
concernées en temps utile.
d. Archivage : Conserver les courriers et les contrats dans des dossiers sécurisés, en format
physique ou numérique, tout en respectant les règles de conservation légales.

14. Assurer la transmission des informations en interne

a. Collecte d'informations : Recueillir les informations pertinentes à transmettre
(informations de la direction, mises à jour de procédures, nouvelles politiques, etc.).
b. Choix du canal de communication : Sélectionner le moyen le plus approprié pour
transmettre l'information.
c. Communication claire et précise : Rédiger les messages de manière claire et concise, en
veillant à ce que toutes les informations importantes soient incluses. Mentionner clairement
les actions à entreprendre, les délais, et les personnes concernées.
d. Suivi de la réception : M’assurer que les informations ont bien été reçues et comprises par
les destinataires. Relancer les personnes si nécessaire.
e. Documentation : Tenir un registre des communications internes importantes pour pouvoir
y revenir en cas de besoin.