COMPENDIUM AIESEC
BIZERTE
Dernière mise à jour 20.02.2022
Sommaire
Première partie :
1. Philosophie
2. Le bureau exécutif
3. Membership
4. Assemblée générale
5. Elections
6. DISPOSITIONS GENERALES
Deuxième partie : Manuel de procédures financières
1. Responsabilités
2. Budget Prévisionnel
3. Les pièces justificatives
4. Politique de remboursement
5. Les projets
6. Les subventions
7. Banque et cosignataire
8. Annexes
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Première partie
Philosopie :
1.1. Nature de l’AIESEC :
1.1.1. AIESEC est une plateforme internationale qui permet aux jeunes d’explorer
et de développer leur potentiel de leadership dans le but d’avoir un impact
positif sur la société.
1.1.2. AIESEC est une association estudiantine internationale, à but non lucratif,
indépendante, entièrement gérée par des étudiants et de jeunes diplômés
d'institutions d'enseignement supérieur. Ses membres s’intéressent aux
problèmes mondiaux, et y contribuent tout en développant leur leadership et
leur gestion.
AIESEC ne pratique aucune discrimination qu'elle soit
basée sur la race, la couleur, le sexe, l'orientation sexuelle, la croyance, la
religion, la nationalité ou l'origine ethnique.
1.2. Ce que nous envisageons :
Paix et accomplissement du potentiel humain.
1.3 Objectif :
Contribuer aux développements de nos communautés avec un engagement
particulier en faveur de la compréhension et de la coopération internationale.
1.4. Comment on s’y prend :
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L'AIESEC fournit à ses membres une expérience de développement intégrée, dotée par des
opportunités de leadership, des stages internationaux et une participation dans un
environnement d’apprentissage global.
1.5. Nos Valeurs :
● Activer le leadership : Nous donnons l’exemple dans ce que nous entreprenons. Nous
inspirons le leadership par notre action et nos résultats. Nous assurons l’entière
responsabilité pour notre rôle dans le développement du potentiel des individus.
● Faire preuve d’intégrité : Nos décisions et actions sont cohérentes et transparentes. Nous
honorons nos engagements et nous nous comportons selon les principes de notre identité.
● Vivre la diversité : Nous cherchons à apprendre des différents modes de vie et des idées
qui existent dans un environnement multiculturel. Nous respectons et encourageons d’une
manière active la contribution de chaque individu.
● Apprécier la participation : Nous concevons un environnement dynamique à travers la
participation active et enthousiaste des individus. Nous apprécions notre implication dans
AIESEC.
● Tendre vers l’excellence : Nous visons à engendrer la meilleur qualité et performance dans
tout ce que nous entreprenons. Grâce à la créativité et à l’innovation nous cherchons
constamment à progresser.
● Agir en continuité : Nous agissons de manière continue et durable pour notre association
et notre société. Nos actions et décisions prennent en compte les besoins des générations
futures.
1.6. La durée de l’association est indéterminée.
1.7. AIESEC Tunisie est représentée dans la Faculté des Sciences de
Bizerte par AIESEC Bizerte.
1.8. Visa légal :
AIESEC Tunisie bénéficie d'un visa légal accordé par le ministère de l'intérieur de
la République Tunisienne, ce visa porte le numéro 1135 et est daté du 15 Mars 1995. AIESEC
Tunisie est une association enregistrée au Journal Officiel de la République Tunisienne (JORT).
Le mail officiel du comité local AIESEC Bizerte : [Link]@[Link]
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2. LE BUREAU EXECUTIF :
2.1. Définition :
Le bureau exécutif est l’entité qui assure la représentation d’AIESEC Bizerte. Il coordonne les
activités de ses membres en vue de la réalisation des objectifs fixés tant à l’échelle locale, nationale et
internationale.
Le bureau exécutif doit impérativement tenir un Procès-Verbal (PV) manuscrit
durant toutes ses réunions. Le PV devra être approuvé et signé par tous les membres du BE
présents.
2.2. Attribution :
La période d’activité du bureau exécutif (BE) est d’une année et débute du 1er
février du mandat N jusqu'au 31 janvier du mandat N+1.
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3. MEMBERSHIP :
3.1. Composition :
AIESEC Bizerte se compose de :
3.1.1. Bureau Exécutif (BE) :
Il assure la cohésion et la représentation d’AIESEC Bizerte. Il coordonne les
activités de ses membres en vue de la réalisation des objectifs fixés à l’échelle locale, nationale et
internationale.
3.1.2. Membres :
Les étudiants inscrits à tout établissement universitaire, âgés entre 18 et 30 ans
ou être jeune diplômé (jusqu’à 5 ans) de la date d’obtention du diplôme et ayant
réussi leur entretien d’adhésion à AIESEC Bizerte.
L’admission est soumise au bureau exécutif.
Parmi les membres d’AIESEC Bizerte on distingue entre membres à part
entière et membres à l’essai.
3.1.3. Alumni :
La qualité d’alumni s’acquiert par les anciens membres ayant participé aux
activités et contribué au développement d'AIESEC Bizerte.
Toute personne souhaitant devenir Alumni doit satisfaire les critères suivants :
● Avoir occupé au moins un poste de Leadership au sein d'AIESEC Bizerte.
● Avoir passé au minimum un an et demi au sein d'AIESEC Bizerte. La nomination au titre
d'Alumni revient au bureau exécutif courant.
● Avoir payé une cotisation d’Alumni de 30 dinars chaque mandat avant le délai fixé par le BE
du mandat n. (le non-paiement de ces frais niera à ces membres le droit de participer aux
manifestations locales, nationaux et internationaux.
● Le seul vis-à-vis par rapport aux alumni est le LCP ou l’un des membres de bureau exécutif
● Toute approche contradictoire au terme précédemment mentionné sera automatiquement
retirée de la liste des alumni
3.1.4. Board of Advisor :
[Link]. Définition :
C’est un groupe de personnes désigné par le Bureau Exécutif courant, au début de chaque mandat,
pouvant regrouper :
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● D’anciens membres d’AIESEC Bizerte ayant eu des postes au sein du MC ou du BE des
années précédentes.
● Des représentants des partenaires globaux du comité local.
3.2. Rôle :
Donner des conseils stratégiques en fonction de leur évaluation de la
performance et des résultats du Bureau Exécutif et du comité local
Le Board of Advisor n’a pas de responsabilité pour les opérations
menées par le comité local.
3.3. Adhésion :
3.3.1. L’adhésion est subordonnée aux conditions suivantes :
● Être étudiant ou jeune diplômé (jusqu’à 5 ans de la date d’obtention du diplôme).
● Ne pas être révoqué d’un autre comité local.
● Son âge doit être entre 18 et 30 ans.
● S’acquitter de sa cotisation annuelle à AIESEC Bizerte, 30 dinars tunisiens, avant le délai
fixé par le BE.
● Tout membre ayant fourni les documents demandés par le Bureau Exécutif durant la
période de recrutement du mandat.
3.3.2. Une date limite de recrutement doit être fixée par le BE et affichée au
tableau
central du comité local au moins 10 jours à l’avance.
Dépassé cette date limite, nul ne sera autorisé à adhérer l’association sauf
dérogation unanime du BE.
3.3.3. Lors du retrait d’un membre, le Bureau Exécutif n’est pas tenu de lui
rembourser sa cotisation.
3.3.4. Tout membre doit renouveler son adhésion avant la prochaine révision des
statuts qui suit son adhésion, en payant sa cotisation. Dans le cas contraire,
son nom sera rayé de la liste des membres la plus récente. Cependant le dit
membre garde le droit de présenter une lettre de réintégration au nom du
Bureau Exécutif, une fois acceptée, le statut de dit membre sera celui de
membre à l’essai.
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3.4. Statut :
3.4.1. Le statut de "membre à part entière" et "membre à l’essai"
est accordé par le BE courant selon des critères fixés dans
l’article 3.3.2.
3.4.2. Les critères de révision des Statuts des membres d’AIESEC
Bizerte sont les suivants :
● Le paiement des éventuelles dettes vis-à-vis du comité local.
● Le paiement de la cotisation annuelle.
● La création d’un compte utilisateur sur le portail [Link]
● La participation dans les manifestations nationales et toutes les manifestations locales.
- Le nombre des manifestations nationales exigées est fixé par le BE
● Tous les membres d’AIESEC Bizerte doivent respecter les dispositions générales de ce
règlement.
● Les décisions d’assemblées générales ainsi que les décisions prises par le BE.
● N’ayant pas dépassé le taux d’absentéisme lors des assemblées générales, réunions
d’équipes, cours de formation et conférences (Ce taux est fixé par le BE).
● Le comportement et la discipline.
Les critères de Statut d’un membre fixés par le Bureau Exécutif courant devront concerner les
points suivants :
● La présence dans les cours de formation, Key area et OC meetings.
● La présence dans les conférences nationales et locales.
● La présence dans les assemblées générales.
● L’affectation dans un comité organisateur d’un projet et le travail actif régit par un job
description bien claire précisant ses responsabilités au sein du Comité Local.
● La discipline et le comportement.
Le Bureau Exécutif a le droit d’ajouter d’autres critères. Il se doit, dans ce cas, de
les préciser respectivement au temps défini dans l’article 3.4.2
3.4.3. Sont membres à l’essai, les membres qui ne répondent pas aux critères
d’évaluation fixés dans l’article 3.3.2 du présent Compendium.
3.4.4. Sont membres à part entières, les membres qui répondent aux critères d’évaluation
fixés dans l’article 3.3.2 du présent Compendium.
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3.5. Révision des statuts :
3.5.1. Le LCP et les LCVPs du mandat courant sont des membres à part entière.
3.5.2. La liste des statuts des membres doit être strictement envoyée par courrier
électronique aux membres du comité local entre le 1 et le 10 des mois de
février, de Mai, d'Août, et de novembre.
3.5.3. Les critères de la révision des statuts devront être envoyés par mail et ce
durant les premiers 10 jours de la période concernée. Exemple : pour la
révision des statuts du mois d’avril, la liste des critères devra être envoyée
aux membres du comité local durant les dix premiers jours du mois de
janvier.
3.5.4. Lors de la révision des statuts, un membre ayant eu le statut de membre à
l’essai trois fois consécutives, sera automatiquement
radié de la liste des membres lors de la 3ème révision des statuts.
Cependant le dit membre garde le droit de présenter une lettre d’intégration
au nom du bureau exécutif. Une fois acceptée, le statut du dit membre sera
celui de membre à l’essai.
3.5.5. Lors de leur adhésion, les nouvelles recrues seront considérées comme
membres à l’essai.
3.5.6. Tout membre souhaitant réintégrer AIESEC Bizerte et ayant présenté une
demande de réintégration au nom du LCP ou du BE, regagne son dernier
statut à partir de la révision des statuts suivante, si la demande est
acceptée.
3.5.7. Le BE doit fournir une réponse à la demande de réintégration au plus tard
une semaine après la date du dépôt de la demande.
3.5.8. Tout membre du BE lors du mandat N-1, N, perd son droit de vote au comité
local lors du mandat N, N+1, s’il fait partie du comité national (MC) durant le
mandat N, N+1.
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4. ASSEMBLEE GENERALE :
4.1. Définition :
Est considérée comme assemblée générale (AG) toute assemblée ouverte à tout
membre ou ancien membre d'AIESEC Bizerte.
4.2. Types :
Il existe deux types d’assemblées générales :
● Assemblée Générale Ordinaire (AGO).
● Assemblée Générale Extraordinaire (AGE).
4.2.1 L’assemblée générale peut être physique ou virtuelle Dans le cas d’une assemblée générale
virtuelle, le LCP ou le LCP par intérim doit impérativement envoyer un communiqué officiel
électronique à tous les membres d’AIESEC Bizerte dans lequel il détaille la crise en
question, les raisons et les mesures décidées.
4.2.2 Cette procédure seulement mise en vigueur que lorsque la situation de crise est
déclarée
4.3. Chair :
Le chair est le président de l'assemblée générale. Il est élu au
préalable de toute AG et il a l’habileté de régir les divers débats et discussions lors de
l'AG, rejeter des motions (mal formulées, antiréglementaires ou anti-associatives) et
d’exclure des membres de l'AG (comportement anti-associatif).
Le chair d’une assemblée générale extraordinaire n’a pas le droit
de voter.
Lors d’une AGE élective, le chair ne doit pas être un membre du
Bureau Exécutif courant.
4.4. Avis d’assemblée :
4.4.1. L’avis mentionnant l’endroit ou le lien, le jour, l’heure, le type, l’objet et
l’ordre du jour de chaque assemblée générale doit être envoyé par courrier
électronique aux membres de AIESEC Bizerte au plus tard 72 heures de sa date
d’effet. Dans le cas d’une AGE élective, celle-ci doit être convoquée au plus tard
48 heures de sa date d’effet.
4.4.2. Il est tenu procès-verbaux des AG ordinaires et extraordinaires. Le PV devra
être approuvé et signé par le chair, le secrétaire général et tous les membres
du Bureau Exécutif présents.
4.4.3. Est considéré comme bulletin valide tout bulletin qui contient le nom d’un
candidat, "Pour", "Contre" ou "Abstention" et ce selon l’orthographe indiquée
par le chair lors de l’AG. Tout autre bulletin sera considéré comme bulletin nul
et ne sera pas pris en compte lors du calcul. 10
4.4.4. Seuls les membres à part entière sont autorisés à prendre part du vote lors
d’une assemblée générale.
4.5. Assemblée Générale Ordinaire (AGO) :
4.5.1. Elles sont convoquées à tout moment soit par le
président du local, soit par ⅓ du Bureau Exécutif courant, ou bien à la demande
de ⅓ des membres à part entière.
4.5.2. Elles sont compétentes pour :
● Les rapports trimestriels du Bureau Exécutif.
● Approbation du budget et de la planification du Bureau Exécutif au début du
mandat.
● Les rapports moraux et financiers des activités du comité local.
● Approbation du réajustement du budget prévisionnel.
4.5.3. Pour qu’une AGO soit déclarée ouverte, la présence d’au moins 50%
des membres à part entière selon la liste de révision des statuts des
membres la plus récente, est requise.
4.5.4. La prise de décision en AGO est à la majorité absolue (50% + 1) des
membres à part entière selon la liste de révision des statuts des
membres la plus récente, présentes lors de cette même AGO.
4.6. Assemblée Générale Extraordinaire (AGE) :
4.6.1. Elles sont convoquées à tout moment. La convocation peut émaner soit du
président du local, soit de 1/2 du Bureau Exécutif courant, ou bien à la
demande de 2/3 des membres à part entière.
4.6.2. Elles sont compétentes pour :
● Changement du Compendium d’AIESEC Bizerte ou de ses annexes.
● Révocation d’un membre du comité local d’AIESEC Bizerte.
● Election.
● Toute décision qui n’est pas du ressort de l’Assemblée Générale Ordinaire ou du
Bureau Exécutif.
Les décisions du ressort du Bureau Exécutif sont toutes les décisions relatives à
la gestion quotidienne de l’activité de l’association et toutes les décisions qui lui incombent par le
compendium.
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4.6.3. La prise de décision en AGE est à la 2/3 des membres à part entière selon
la liste de révision des statuts des membres la plus récente, présents lors de
cette même AGE, à l’exception des AGE électives.
4.6.4. Une liste non exhaustive des causes de révocation d’un membre est la
suivante :
● Non-respect du compendium et de ses annexes.
● Comportement non conforme à celui de l’association.
● Fraude ou tentative de fraude.
4.6.5. Pour qu’une AGE soit déclarée ouverte, la présence d’au moins 2/3 des
membres à part entière selon la liste de révision des statuts des membres la plus
récente, est requise.
Si le quorum n’est pas atteint pour l’ouverture d’une AGE, elle
sera convoquée pour la deuxième fois et sera déclarée ouverte avec la présence
d’au moins 50% des membres à part entière selon la liste de révision des statuts
des membres la plus récente.
4.7. Procédés :
4.7.1. Vice : Dès qu’une AG est déclarée ouverte, aucun membre ne pourra plus
déclarer un vice quelconque concernant sa convocation de l’AG.
4.7.2. Motion : Toute motion anti réglementaire doit être rejetée par le chair. Ceci
ne concerne pas les AGEs législatifs.
4.7.3. Procuration : lors de chaque AG, les procurations de présence ne peuvent
pas dépasser 15% des membres à part entière selon la liste de la révision
des statuts des membres la plus récente.
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5. ELECTIONS :
5.1. Les élections du Bureau Exécutif doivent intervenir au plus tard au mois du Novembre.
5.2. Les postes élus au sein du bureau exécutif sont :
● Président.
● Vice-président F&L.
5.3. Les articles de 5.3.1 à 5.3.12 évoquent les critères obligatoires pour les postes élus
du bureau exécutif :
5.3.1. Toute personne qui répond aux critères suivants peut être candidate au poste
de LCP :
● Avoir 20 ans au plus tard à la date où il commence son mandat.
● Avoir le statut de membre à part entière sur la liste de révision des statuts précédant
l’AGE.
● Avoir au moins un mandat de responsabilité au sein du bureau exécutif le jour où il
commence son mandat.
- Seul le LC VP a le droit de postuler la position de LCP
- Dans le cas où le poste d’un LC VP est vacant, le responsable qui est en charge de ce
département a le droit de postuler au poste de LCP.
● Avoir un compte comme étant un membre sur [Link].
● Ne pas avoir de dettes vis-à-vis du comité local.
● A assisté au moins à trois manifestations nationales et trois manifestations locales.
● Répondre au Manifesto pour le poste de LCP comme cité dans l’alinéa 5.3.15.
Dans le cas contraire, la candidature d'un membre voulant postuler au poste de LCP peut
être acceptée lors d'une AGE.
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5.3.2. Toute personne qui répond aux critères suivants peut être candidate au poste
de LCVP :
● Avoir 18 ans au plus tard à la date où il commence son mandat.
● Avoir le statut de membre à part entière sur la liste de révision des statuts précédant l’AGE.
● Avoir un compte comme étant membre sur expé[Link].
● Ne pas avoir de dettes vis-à-vis du comité local.
● A assisté au moins à deux manifestations nationales en tant que délégué.
● Pour le poste LCVP F&L, il doit répondre au Manifesto pour le poste comme cité dans
l’alinéa 5.3.16.
5.3.3. Sont considérées comme manifestations nationales les manifestations suivantes
:
● Nat ‘CO : National Conference.
● Tu’LDS : Tunisian Leadership Development Seminar.
● START UP.
● Summer’Co
● Plan’ Co
5.3.4. Les membres doivent déposer leurs candidatures par écrit au
président, si le poste est vacant, à tout membre du Bureau
Exécutif, au moins 72 heures avant l’AG élective. La
candidature doit comprendre :
● Un CV
● Le Manifesto relatif au poste.
● Une demande de candidature au nom du président, si le poste est vacant, au nom du
bureau exécutif.
5.3.5. Dans le cas où aucun candidat satisfaisant les critères relatifs aux
différents postes du bureau exécutif ne s’est présenté pour un
poste
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donné, l’acceptation des candidatures reste ouverte jusqu’à
la veille des élections à minuit.
5.3.6. La procédure d’élection du président, est comme suit :
- Speech d’ouverture "opening speech" de10 minutes
- Panel de discussion animé par un modérateur qui sera choisi par l’EB
courant.
- Questions/Réponses.
- Closing Speech de 3 minutes
5.3.7. La procédure d’élection du LCVP F&L est comme suit :
- Speech d’ouverture “opening speech” 10 minutes -
Questions/Réponses
- Closing speech de 3 minutes.
5.3.8. La procédure de sélection des vice-présidents est comme suit :
- Speech d’ouverture "opening speech" de 10 minutes
- Action Plan
- Questions/Réponses.
- Closing Speech de 3 minutes
- Confidence vote (Le candidat doit obtenir 2/3 des votes des membres
présents votants)
5.3.9. Le LCP élu de chaque année aura à spécifier les procédures de sélection
lorsqu’il lance la demande de candidature pour les postes nommées
(“LCVP application”). Chaque candidat est tenu de
respecter les procédures.
5.3.10. La candidature des membres absents le jour de l'élection peut être
maintenue sur la décision votée aux 2/3 des membres à part entière.
5.3.11. Ne peuvent voter que les membres à part entière figurant sur la liste de
révision des statuts précédant l’AGE.
5.3.12. Le candidat au poste de président ou LCVP F&L doit être élu à la majorité
des 2/3 des suffrages. Dans le cas où ils sont deux candidats ou plus, si
cette majorité n'est pas atteinte, on procédera à un ou des tours
supplémentaires avec élimination à chaque tour du candidat ayant obtenu le
moins de suffrages.
.
5.3.13. Le LCVP Finance ayant fini son mandat ne peut en aucun cas repostuler
pour le même poste.
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5.3.14. Dans le cas d’une candidature unique à un poste du bureau exécutif, les
bulletins abstenus seront déclarés nuls, seuls les bulletins "Pour" et
"Contre" seront comptés lors du suffrage.
5.3.15. Le président est tenu d’informer les membres du comité local des différents
candidats aux postes du bureau exécutif 48h avant la
date de la présentation du plan d’action
5.3.16. Manifesto pour le poste de LCP : Local Committee Président :
Informations personnelles :
● Nom :
● Prénom :
● Nationalité :
● Date et lieu de Naissance :
● Adresse :
● Mail :
● Parcours académique et expérience professionnelle :
● Niveau Universitaire :
● Diplômes obtenus et autres certifications :
● Expérience professionnelle :
● PC/Software :
● Parcours AIESEC :
● Postes occupés à l’échelle locale/Nationale :
● Manifestations AIESEC :
● Les 3 domaines dans lesquels vous avez le plus d’expérience :
● Vos principales réalisations :
● Pourquoi postuler le poste de LCP ?
● Analyse de l’état actuel du LC :
● Les focus Area de l’année prochaine :
● Le style de Leadership, et l'équipe avec laquelle vous souhaiteriez travailler ?
● Les choses à faire différemment :
● Comment comptez-vous coopérer avec les autres LC et le comité national ?
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● Comment vous prévoyez la position d’AIESEC Bizerte à l’échelle nationale et internationale
● Comment vous prévoyez la structure du comité local pour le mandat prochain ?
● L’événement qui vous a marqué le plus :
● Conclusion
5.3.17. Manifesto pour le poste de LCVP F&L :
● Informations personnelles :
● Nom :
● Prénom :
● Nationalité :
● Date et lieu de Naissance :
● Adresse :
● Mail :
● Parcours académique et expérience professionnelle :
● Niveau Universitaire :
● Diplômes obtenus et autres certifications :
● Expérience professionnelle :
● PC/Software :
● Parcours AIESEC :
● Postes occupés à l’échelle locale/Nationale :
● Manifestations AIESEC :
● Les 3 domaines dans lesquels vous avez le plus d’expérience :
● Vos principales réalisations :
● Pourquoi postuler au poste de LCVP F&L ?
● Comment analysez-vous la situation du département pour lequel vous postulez ?
● Quels sont vos objectifs pour ce département pour le mandat prochain ?
● Quelles sont vos priorités pour ce département pour le mandat prochain ?
● Comment vous prévoyez la structure de ce département pour le mandat prochain ?
● Conclusion
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5.3.18. Le BE courant peut ajouter des questions supplémentaires au manifesto
du LCP et des LCVP F&L. Si des questions ont été ajoutées, le
manifesto contenant toutes les questions doit être envoyé aux
membres par mail au maximum une semaine avant le délai du dépôt
des candidatures pour les postes de LCP et des LCVP F&L.
5.4. Seul le LCP a le droit de nommer les vice-présidents.
6. Le candidat doit passer un entretien avec le LCP et LCP N+1 qui décidera de sa
nomination. Cette décision revient uniquement au LCP du mandat N+1.
7. Au cas où un poste élu du EB devient vacant, soit suite à une démission, à un décès, ou à
toute autre raison, une AGE devra être convoquée par le EB courant dans un délai ne
dépassant pas une semaine et ce, pour remplacer le ou les postes vacants.
8. DISPOSITIONS GENERALES :
8.1. Responsabilité :
8.1.1. Les dispositions prévues dans le Compendium doivent être obligatoirement
respectées.
8.1.2. Nul membre ne peut prétendre ignorer les dispositions Compendium.
8.1.3. Le Bureau Exécutif sortant doit assurer pendant une certaine période
l'encadrement du Bureau Exécutif entrant. Le Bureau Exécutif sortant doit
assurer une période de transition pour le nouveau BE et ce avant que ce
dernier commence son mandat.
8.1.4. Toute réunion doit être convoquée au moins 24 heures (ouvrables) à
l’avance, cependant, ce délai peut être modifié en cas de force majeure.
8.1.5. Pour les meetings nationaux et internationaux, le Bureau Exécutif désigne
parmi les candidats au départ, les membres de la délégation partante en se
basant sur des critères d’assiduité, de motivation et de rendement.
8.1.6. Les stages AIESEC sont ouverts à tout individu âgé de moins de 30 ans et
qui n’a pas dépassé deux ans après l’obtention de son dernier diplôme
d’études universitaires. Toute exception à cette règle doit être conforme aux
dispositions de l’Exchange Program Policies (XPP).
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Deuxième partie : Manuel de procédures financières
1. Responsabilités :
1.1. Le LCVP F s’occupe des finances, de la trésorerie et de la
comptabilité du Comité Local. 1.2. Le LCVP F doit :
● Préparer le budget prévisionnel durant la période de planification du BE entrant. Les autres
membres du BE doivent à cet effet rendre au LCVP F un rapport complet de leurs dépenses
et revenus prévisionnels pour tout le mandat.
● Effectuer au cours de son mandat des ajustements du budget prévisionnel préétabli s'il y a
nécessité.
● Gérer la comptabilité (banque et caisse) du comité local.
● Assurer le suivi des opérations financières.
● Effectuer les dépôts et retraits d’argent.
● Rendre compte aux membres du BE de la situation financière du Comité Local.
● Gérer les dossiers de subvention et de partenariat. Il peut former à cet effet une équipe de «
Fund-Raising ».
● Établir l'audit interne avec son équipe, si elle existe.
1.3. Le LCVP F&L et le LCP ne sont pas responsables des opérations effectuées
avant le commencement de leur mandat comptable.
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1.4. Chaque LCVP F entrant est libre d'établir la structure de son département tout en
précisant le job description de chacun de ses responsables qui seront tenus
d’appliquer leur job description.
2. Budget prévisionnel :
2.1. Le budget prévisionnel du BE entrant devra être envoyé par e-mail à l’ensemble des
membres du comité local et ce avant la tenue de l’AGO de l’approbation du budget
prévisionnel.
2.2. Le budget prévisionnel doit être approuvé lors d’une AGO et ce au plus tard au mois de
mars.
2.3. Toute dépense non budgétisée d'un montant entre 400 dinars et 500 dinars doit être
approuvée par la majorité simple (50%) des membres du BE.
2.4. Toute dépense non budgétisée d'un montant dépassant les 500 dinars doit être
approuvée lors d'une AGO.
2. Les pièces justificatives :
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3.1. Toute transaction monétaire doit être accompagnée d’une pièce justificative.
3.2. Dans le cas d'une dépense n'ayant pas de pièce justificative, le LCVP F est tenu de
rédiger un papier en tête conjointement signé par lui-même et le LCP et mentionnant
l'objet de la dépense, la date, le montant et le destinataire. Cette dépense ne doit pas
dépasser les 40 dinars Tunisiens
3.3. Toutes les pièces justificatives doivent être numérotées selon un ordre chronologique.
3.4. Les factures :
Une facture ne peut être acceptée par le LCVP F que si elle contient au minimum
:
● La date
● Le nom de la société
● A l’ordre d’AIESEC Bizerte
● Le détail de l’achat : quantité et prix unitaire
● La signature et le cachet de la société.
3.5. Les reçus
Il existe deux types de reçus :
[Link]. Les reçus destinés aux organismes appuyant financièrement les
activités de AIESEC Bizerte. Ces reçus doivent être conformes à
l’annexe 1 du manuel de procédures financières d’AIESEC Bizerte.
[Link]. Les reçus destinés à tout le reste. Ces reçus doivent contenir la
date, l'objet, le montant et le destinataire.
3.5.2. Le LCVP F doit signer et déposer le cachet de AIESEC Bizerte sur les
reçus au moment de leur sortie.
3.5.3. Le LCVP F doit signer et déposer le cachet sur la première page du
carnet de reçus.
4. Politiques de remboursement :
4.1. Tout remboursement d’un membre ne peut être fait que suite à une demande de
remboursement au nom du LCVP F.
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4.2. Toute demande de remboursement doit être présentée sur le formulaire prévu à cet
effet. Le formulaire est fourni par le LCVP F au membre concerné.
4.3. La demande de remboursement doit être accompagnée de la pièce justificative
originale de la dépense. Demande doit être présentée au LCVP F dans un
maximum les trente jours suivant la dépense.
4.4. À moins d’un accord préalable avec le demandeur, le LCVP F a sept jours à partir
du dépôt de la demande de remboursement pour informer le demandeur de
l'acceptation ou du refus de sa demande.
4.5. Le LCVP F peut demander l’avis du LCP pour décider si le remboursement doit être
effectué ou non. Autrement, la décision lui revient à lui tout seul.
4.6. Les demandes de remboursement doivent être archivées dans un porte document.
4.7. Si le LCVP F ne répond pas à la demande de remboursement au bout de sept
jours, il aura un avertissement de la part du BE et un nouveau délai de trois jours
sera accordé. Si ce dernier délai ne sera pas respecté, le LCP devra décider de la
sanction à appliquer.
4.8. Tout membre endetté auprès du comité local doit impérativement rembourser sa
dette au plus tard 30 jours de la date de l'endettement.
5. Les projets :
5.1. Chaque projet organisé par le comité local doit avoir dans sa structure un vice-président
finance du comité organisateur (OCVP F). Dans le cas contraire, le LCVP F est
automatiquement responsable de la gestion financière du projet en question.
5.2. Un rapport financier de chaque projet doit être présenté aux membres du comité local et
ce après un maximum d’une semaine du dernier jour du projet. Ce rapport doit être
approuvé par le BE sinon, il doit être approuvé par une AGO.
6. Les subventions :
6.1. Ce chapitre ne concerne que les subventions à titre personnel pour participer à une
conférence internationale ou faire un stage à l’étranger.
6.2. Les demandes de subvention doivent être signées par le LCP alors que les reçus et les
attestations devront être signés par le LCVP F.
6.3. Tout membre perd son droit sur une subvention qu’il a apporté et ce après une année
de la date de son encaissement par le comité local.
6.4. Le BE doit décider au début de chaque mandat du pourcentage à retenir pour chaque
subvention. Si cette décision n’a pas été prise, le pourcentage est automatiquement fixé
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à 10% du montant total de la subvention. La décision du pourcentage par le BE doit être
prise au plus tard un mois après le premier jour du commencement du mandat.
6.5. Le montant des subventions numéraires ramené pour effectuer un stage à l’étranger ou
participer à une conférence internationale avec AIESEC ne doit pas dépasser les 4000
dinars tunisiens.
7. Audit, banque et cosignataires :
7.1. Un audit externe doit être effectué durant le dernier mois du mandat. Cet audit concerne
le rapport financier annuel du mandat.
7.2. L’audit externe doit être effectué par un commissaire aux comptes désigné par
l’assemblée générale. Cette assemblée générale doit rendre sa désignation avant
l’assemblée générale qui concerne la présentation du budget annuel du mandat
concerné.
7.3. L’assemblée générale fixe les honoraires du commissaire aux comptes selon le barème
d’honoraires fixé par le ministère des Finances, fixé à ce jour à 1500 dinars par an pour
les associations à but non lucratif.
7.4. Le commissaire aux comptes doit être une personne exerçante, indépendante de toute
activité en rapport avec AIESEC au moment où il exerce et qui dépend d’une
organisation de profession comptable telle que l’ordre des Experts comptable ou
encore la compagnie des comptables.
7.5. Le LCP et le LCVP F sont les cosignataires à la banque. Ils doivent de ce fait signer
conjointement les chèques et les demandes de retrait d’argent et tout ce qui concerne
les transactions bancaires.
7.6. En cas de vacance d’au moins de l’un de ces deux postes, le bureau exécutif désigne le
ou les cosignataires manquants.
7.7. Aucune somme d’argent ne peut être prêtée à titre personnel par le comité local.
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8. Annexes :
8.1. Annexe 1 : Reçu
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8.2. Annexe 2 : Bon de sortie de caisse :
[Lieu] et [date]
Bon de sortie de caisse
Bénéficiaire : …………………………………………………………………………..
Qte Libellés Prix unitaire Total
Signature du Bénéficiaire
Signature et cachet du LCP Signature du LCVPF
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*ce bon n’est valable que pour les dépenses qui ne peuvent pas être justifiées.
NOTION DE RESPONSABILITÉ
À plusieurs reprises dans les politiques financières on mentionne ce qui est la
responsabilité des membres de l’exécutif, notamment du vice-président finance. Les
membres de l’exécutif mentionnés peuvent être entourés d’une équipe les aidant
dans leurs tâches. Ils peuvent déléguer aux membres de leurs équipes plusieurs de
leurs tâches. Cependant, ils demeurent responsables de ces tâches. On peut
déléguer l’exécution, pas la responsabilité. Par exemple, le vice-président finance
peut confier l’exécution des dépôts à un membre de son équipe. Cependant, le
Vice-président finance est tout de même responsable de l’exactitude et de
l’intégralité des dépôts.
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