Cloud académique
Version 1.3
Un espace de stockage personnel pour tous vos fichiers professionnels.
Table des matières
Préambule .................................................................................................................... 2
Fonctionnalités ............................................................................................................. 2
Accès depuis Internet ................................................................................................... 3
Accès depuis un ordinateur, tablette ou téléphone .................................................... 4
Téléchargement du programme de synchronisation ................................................... 4
Configuration du programme de synchronisation ....................................................... 4
Se connecter avec des jetons d’authentification ......................................................... 4
Installation pas à pas sur Android ................................................................................ 5
Installation pas à pas sur Windows .............................................................................. 7
Partage d’un dossier ou fichier avec un personnel de l’académie .............................. 9
Partage d’un dossier ou fichier avec une personne externe à l’académie ................ 10
Suppression d’un partage .......................................................................................... 11
Créer un dossier de dépôt (télé-versement) .............................................................. 12
Assistance ................................................................................................................... 12
Suivis du document
1.0 12/06/2012 Infrastructure Version initiale
1.1 18/12/2018 Infrastructure Détail de la configuration appareils
1.3 24/04/2019 Infrastructure Ajout des jetons d’authentification
Académie de Nancy-Metz
Préambule
Le cloud ou « l'informatique dans les nuages » est une technologie qui permet de mettre sur des machines distantes
des données de stockage ou des logiciels qui sont habituellement stockés sur l'ordinateur d'un utilisateur, voire sur
des serveurs installés en réseau local.
Ce service représente principalement un espace de
stockage de documents permettant le partage. Le Cloud
permet de retrouver ses données sur tous types
d’appareils (ordinateur, tablette, téléphone, …) sans
avoir à les dupliquer.
Le cloud fait l’objet de nombreuses offres commerciales
(Amazon, Google, Microsoft, Apple…) souvent «
gratuites » mais qui ne présentent pas des niveaux de
sécurité et de confidentialité suffisants. L’espace est
également limité sans garantie de la pérennité des
données qui y sont hébergées.
Pour permettre le stockage sécurisé des données relevant de votre activité professionnelle, l’académie a mis en place
un cloud privé sur des serveurs de données hébergés dans notre infrastructure située à Nancy.
Tout personnel de l’académie bénéficie par défaut d’un espace de stockage de 15 Go extensible si besoin, sur
demande auprès de l’assistance académique.
Fonctionnalités
Le cloud académique offre un espace de stockage en ligne sécurisé pour créer, partager et collaborer à partir de votre
poste de travail ou de votre appareil mobile.
Stockez et synchronisez vos documents : Enregistrer et accéder à vos données à tout moment et en tout lieu.
L'interface web permet de gérer facilement des fichiers toujours à jour grâce à la synchronisation avec vos appareils
(poste de travail ou mobile).
Travaillez où que vous soyez : Utilisez l'appareil de votre choix pour afficher, modifier et partager vos fichiers. Les
applications mobiles optimisées, vous offrent toutes les fonctionnalités nécessaires pour mener à bien votre travail. Il
est possible de travailler en mode déconnecté, la synchronisation reprendra automatiquement lorsque les accès
réseau seront disponibles.
Partagez et collaborez facilement : Partagez facilement vos fichiers en interne (avec un personnel de l’académie) ou
vers l'externe (avec une personne externe à l’académie). Utilisez le cloud pour vous faire envoyer des fichiers
volumineux directement dans votre espace personnel.
Travaillez en toute sécurité
Bénéficiez d'un niveau de sécurité élevé pour protéger la confidentialité de vos données et respecter les normes de
conformité nationales.
Accès au cloud académique : https://cloud.ac-nancy-metz.fr
DSIN/DIT/CLOUD 2 | 12
Académie de Nancy-Metz
Accès depuis Internet
A partir d’un navigateur vous pouvez visualiser, récupérer, déposer et partager tous vos documents stockés sur le
cloud académique. L’accès s’effectue depuis l’intranet, le portail ARENA ou en utilisant l’adresse indiquée dans le
paragraphe précédent.
Le mode de visualisation Création et import de fichiers
Par défaut, le mode « Fichiers » est sélectionné, Ce menu permet de créer de nouveaux dossiers
il affiche les fichiers et dossiers présents dans le et fichiers textes (que vous pourrez éditer
cloud. Le mode « Activité » liste toutes les directement depuis l'interface web). Il permet
actions récentes réalisées (partage, également de charger des fichiers de votre
suppression, …). Le mode « Galerie » affiche ordinateur vers le cloud académique.
toutes les images sous forme d'albums et de
diaporamas.
Zone de recherche
Précisez le nom du fichier à rechercher dans le
Filtre d’affichage cloud académique.
Par défaut, la liste de tous vos fichiers s’affiche
(Les vôtres, ceux que vous avez partagés et ceux Vos informations de profil / Paramètres
qu'on a partagés avec vous). Il est possible de Permet d’afficher l’espace disque utilisé, gérer les
filtrer l'affichage avec ce menu. Par exemple, notifications, gérer les mots de passe
pour ne voir que les fichiers partagés avec d’application et personnaliser votre interface.
d'autres utilisateurs internes ou partagés avec
des liens (personnes externes). Fichiers supprimés
Les fichiers supprimés dans le cloud sont
Vos fichiers et dossiers conservés 30 jours dans la corbeille avant d’être
Cette vue affiche les fichiers et dossiers, leur définitivement détruits. Il est donc possible de les
taille et la date de dernière modification. C'est restaurer avant ce délai.
également ici que s’effectue la gestion des
partages ou le téléchargement si on n’utilise pas
le dispositif [client] de synchronisation. Il est
possible de glisser un (ou des) fichier(s) dans
cette zone pour les déposer dans le cloud
académique.
DSIN/DIT/CLOUD 3 | 12
Académie de Nancy-Metz
Accès depuis un ordinateur, tablette ou téléphone
Le cloud académique permet l’accès à tous vos documents sans changer vos habitudes de travail. Un programme
installé sur votre poste de travail (ordinateur, tablette, …) se charge de conserver une synchronisation des données
entre le cloud académique et votre poste de travail.
Téléchargement du programme de synchronisation
Vous pouvez télécharger le programme « NextCloud » dans le magasin d’applications de votre appareil
Pour les postes de travail, le logiciel peut être téléchargé à cette adresse : https://nextcloud.com/install
Configuration du programme de synchronisation
Renseigner l’adresse du serveur académique: https://cloud.ac-nancy-metz.fr/nextcloud/ ;
Préciser les informations d’identification : identifiant et mot de passe académiques ou jeton d’authentification
(voir paragraphe dédié à ce sujet);
Sélectionner le contenu du cloud à synchroniser, par défaut il est préférable de tout synchroniser (cette option
n’existe pas sur les clients mobiles) ;
Sélectionner le dossier local de votre poste de travail, dans lequel le contenu du cloud va être synchronisé
(cette option n’existe pas sur les clients mobiles) ;
Si votre dossier n’est pas vide, vous avez la possibilité de « garder les données locales » ce qui a pour action
de les copier dans le cloud (cette option n’existe pas sur les clients mobiles).
Remarques :
Les écrans de configuration peuvent différer en fonction de votre appareil, mais la procédure de configuration
ne change pas.
La synchronisation des données entre le cloud académique et votre appareil est réalisée automatiquement et
de manière sécurisée par un chiffrement des communications.
Sur un téléphone, la synchronisation ne sera exécutée que lorsque vous accéderez au fichier (pour éviter la
saturation de l’espace de stockage de votre appareil et ne pas affaiblir l’autonomie de votre batterie).
Il est tout à fait possible de travailler sur un document en mode « hors connexion », la synchronisation se fera
automatiquement lorsque les conditions le permettront (connectivité internet, disponibilité du service, …).
Se connecter avec des jetons d’authentification
Pour renforcer la sécurité et rester compatible avec la dernière génération de clients, l’authentification par jeton
permet de créer une clé unique permettant de raccorder un appareil (tablette, téléphone, …) à votre espace sur le
cloud académique.
Créer un jeton d’authentification
Se connecter sur l’interface du cloud académique : https://cloud.ac-nancy-metz.fr ;
Cliquer sur l’icône en haut à droite, puis choisir « Paramètres » ;
Dans le menu de gauche, choisir « Sécurité » ;
Cliquer sur « Créer un nouveau mot de passe d’application » ;
Les informations de connexions s’affichent (identifiant et mot de passe), elles sont à saisir au moment du
paramétrage du logiciel de synchronisation.
Connecter votre appareil avec ce jeton
Lors du paramétrage du logiciel de synchronisation, remplacer vos identifiants académiques par les informations
générées précédemment.
DSIN/DIT/CLOUD 4 | 12
Académie de Nancy-Metz
Installation pas à pas sur Android
Instructions détaillées pour installer le client de synchronisation sur votre appareil androïde (téléphone ou tablette)
1. Se connecter sur le « Play Store » de votre téléphone 2. Dans la fenêtre de recherche Google Play, rechercher
Android l'application « NextCloud » puis cliquer sur installer.
3. Cliquer sur le bouton « Accepter » afin de lancer 4. Dès que le logiciel est installé, cliquer sur le bouton
l'installation de l'application. « Ouvrir » afin de le démarrer.
DSIN/DIT/CLOUD 5 | 12
Académie de Nancy-Metz
5. Dès l'ouverture de l'application, cliquer sur l'onglet 6. Indiquer l'adresse du serveur de stockage
« Ignorer » afin de passer à l'étape suivante. « https://cloud.ac-nancy-metz.fr/nextcloud/ » puis
cliquer sur la flèche pour valider.
7. Cliquer sur le bouton « Autoriser l'accès ». 8. Saisir votre identifiant ainsi que votre mot de passe
L'autorisation permet de tracer votre appareil dans académique dans l'encadré prévu à cet effet. Attention,
l'application Web. certaines versions nécessitent d’utiliser un jeton
d’authentification (voir paragraphe dédié).
DSIN/DIT/CLOUD 6 | 12
Académie de Nancy-Metz
Installation pas à pas sur Windows
Instructions détaillées pour installer le client de synchronisation sur votre appareil Windows (ordinateur ou tablette)
1. Ouvrir un navigateur et se connecter sur le site 2. Cliquer sur « Download for desktop » puis choisir la
https://nextcloud.com/install version « Windows » afin de télécharger l'application
sur votre ordinateur
3. Ouvrir le fichier que vous venez de télécharger sur 4. Cliquer à nouveau sur le bouton « Suivant » afin de
Windows afin de débuter son installation puis cliquer sur continuer l'installation. Il n'est pas nécessaire de
« Suivant ». changer le « Type d'installation ».
5. Une fois l'installation terminée, cliquer sur le bouton 6. Le logiciel de synchronisation se lance, il faut le
« Suivant », cocher la case « Lancer NextCloud » si cette paramétrer pour une première utilisation. Saisir
dernière n'est pas cochée, puis cliquer sur le bouton « https://cloud.ac-nancy-metz.fr/nextcloud/» dans
« Fermer ». l'encadré « Adresse du serveur » puis cliquer sur le
bouton « Suivant ».
https://cloud.ac-nancy-metz.fr/nextcloud/
DSIN/DIT/CLOUD 7 | 12
Académie de Nancy-Metz
7. Indiquer votre nom d'utilisateur et le mot de passe 8. Vous avez possibilité de choisir de synchroniser
académique et cliquez sur le bouton « Suivant ». tout le contenu de votre espace de stockage ou
Attention, certaines versions nécessitent d’utiliser un qu'une partie de ce dernier. La configuration vous
jeton d’authentification (voir paragraphe dédié). permet de définir le répertoire que vous désirez
synchroniser entre votre ordinateur et votre espace
de stockage. Par défaut, il s'agit d'un dossier portant
le nom de « NextCloud » qui sera créé sur votre
ordinateur. Cliquer sur le bouton « Connexion » dès
que vous avez fait votre choix.
9. Il est maintenant possible d’accéder au cloud 10. Le programme de synchronisation est présent
académique grâce à votre navigateur internet ou dans la barre des tâches à côté de l’horloge. Il peut
d'accéder directement au dossier synchronisé sur votre être nécessaire d’agrandir l’espace d’affichage à l’aide
ordinateur. Pour accéder au dossier local, il vous suffit de de la flèche (1) pour le visualiser.
cliquer sur le bouton « Ouvrir le dossier local ».
1
Le symbole vert (2) indique que la synchronisation est
terminée et à jour.
DSIN/DIT/CLOUD 8 | 12
Académie de Nancy-Metz
Partage d’un dossier ou fichier avec un personnel de l’académie
Le cloud académique permet le partage d’un fichier ou d’un dossier complet avec une autre personne de l’académie.
Les fichiers apparaitront dans son interface et se synchroniseront sur les différents équipements comme les autres
documents.
1. Se connecter sur l’interface Web du cloud académique ;
2. Cliquer sur l’icône de partage ( ) pour afficher le menu. Il se trouve sur la même ligne que l’élément à
partager.
3. Saisir le nom et prénom dans zone de texte ( ). Le système affichera automatiquement les personnes qui
correspondent à votre saisie. S’il n’apparait pas, saisir uniquement les premières lettres et attendre que le
système effectue la recherche. En cas d’homonyme, l’adresse mail permet de différencier les personnes qui
portent le même nom.
4. Dans la liste, cliquer sur le nom pour le sélectionner, il apparaitra juste en dessous de la zone de texte. Il est
possible de sélectionner plusieurs personnes, en effectuant une nouvelle recherche.
5. Le partage est terminé et fonctionnel. Si la case « peut modifier » est activée, le partage sera accessible en
modification. Les permissions de modifications peuvent être affinées en cliquant sur la petite flèche située à
droite. Une notification par courrier électronique est envoyée automatiquement si l’option est activée dans
les paramètres de configuration (accessible depuis le point 6 de l’interface web).
Remarque :
Il est également possible de partager un document avec le client de synchronisation, selon sa version.
DSIN/DIT/CLOUD 9 | 12
Académie de Nancy-Metz
Partage d’un dossier ou fichier avec une personne externe à l’académie
Le cloud académique permet aussi de partager vos fichiers et dossiers avec des personnes externes à l’académie.
Dans ce cas, le partage s’effectue par un lien, accessible depuis un navigateur sans avoir besoin d’installer un logiciel.
1. Se connecter sur l’interface Web du cloud académique ;
2. Cliquer sur l’icône de partage ( ) pour afficher le menu. Il se trouve sur la même ligne que l’élément à
partager ;
3. Cocher la case « Partager par lien public » ( ) pour faire apparaitre la zone de saisie du mot de passe ;
4. Choisir un mot de passe (obligatoire) pour faire apparaitre la suite du formulaire ;
5. L’icône « … » ( ) permet d’accéder aux options de partage : il
est possible de modifier la date d’expiration ( ) qui ne peut être
supérieure à 180 jours pour garantir une sécurité optimale. Il est
possible d’activer la modification ( ) si cela est justifié. Saisir les
adresses mail complète, puis valider avec l’icône « flèche » ( ). Il est
également possible de copier le lien de partage avec l’icône ( ) pour
le communiquer sur un espace de travail, message électronique ou
document.
Remarque :
Il est également possible de partager un document avec le client de
synchronisation, selon sa version.
DSIN/DIT/CLOUD 10 | 12
Académie de Nancy-Metz
Suppression d’un partage
Lorsque le partage n’est plus nécessaire, vous pouvez le supprimer. Pour des raisons de sécurité, un partage se
supprime automatiquement au bout de 180 jours maximum. Les données restent bien entendu dans votre espace de
stockage.
1. Se connecter sur l’interface Web du cloud académique ;
2. Cliquer sur l’icône « partage » du fichier ou dossier partagé ( ) puis sur la petite corbeille noire en face du
compte ( ) qui nécessite une suppression de partage.
3. La suppression est immédiate.
Remarque :
Il est également possible de supprimer un partage avec le client de synchronisation, selon sa version.
DSIN/DIT/CLOUD 11 | 12
Académie de Nancy-Metz
Créer un dossier de dépôt (télé-versement)
Un dossier de dépôt (également appelé dossier de télé-versement) permet à une personne de déposer des fichiers
dans le cloud même si elle est extérieure à l’académie.
1. Se connecter sur l’interface Web du cloud académique ;
2. Créer un dossier vide (dans l’exemple il s’appellera « depot ») ;
3. Partager ce dossier comme indiqué dans le paragraphe « Partage d’un dossier ou fichier avec une personne
externe à l’académie » en choisissant un mot de passe et en validant l’adresse électronique de la personne
qui doit déposer les fichiers ;
4. Cocher la case « Dépôt de fichier (téléversement uniquement) » ( ).
Attention :
Une fois la date d’expiration passée, le dépôt de fichier ne sera plus possible ;
Si plusieurs personnes doivent déposer des fichiers, privilégier un répertoire de télé-versement par
personne (sinon les fichiers déposés pourront être consultés et supprimés par une autre personne).
Assistance
En cas de problème, vous pouvez contacter la plateforme d’assistance académique par l’application :
https://assistance.ac-nancy-metz.fr ou par mail [email protected].
DSIN/DIT/CLOUD 12 | 12
