Guide D'utilisation
Guide D'utilisation
Février 2025
SOMMAIRE
I
INTRODUCTION
L’agent public a l’obligation d’exercer ses fonctions. Il est alors tenu de se conformer
aux heures légales de service, d’accomplir par lui-même les tâches qui lui sont
confiées et de consacrer l’intégralité de son activité professionnelle à l’État.
C’est dans ce contexte qu’il a été instauré le contrôle de présence des agents publics
au moyen d’outils à savoir : le dispositif de contrôle des agents publics, la fiche A de
situation journalière des agents publics, la fiche B de la situation mensuelle des agents
publics ainsi que les fiches C et D de synthèses des absences irrégulières1 du
trimestre.
Le présent guide vise à éclairer les acteurs sur l’utilisation des outils de contrôle de
présence. Il s’articule autour de trois points principaux :
- les principes ;
- le mécanisme de contrôle ;
- le traitement des données du contrôle de présence.
I. PRINCIPES
Le contrôle de présence des agents s’effectue tous les jours ouvrés, pendant les
heures légales de travail, par chaque supérieur hiérarchique immédiat.
1
L’absence irrégulière s’entend de la situation de l’agent qui ne se présente pas à son poste de
travail, sans autorisation préalable et sans fournir de justificatif valable.
2
Chaque supérieur hiérarchique immédiat est tenu de s’assurer chaque jour de la
présence effective des agents placés directement sous son autorité. Aussi, il met en
place un mécanisme adapté à cet effet.
En tout état de cause, il est tenu de faire le point de la situation des présences et des
absences irrégulières à la fin de la journée de travail.
Le supérieur hiérarchique par intérim a les mêmes obligations que le titulaire du poste
dans le renseignement de la fiche A. A ce titre, il remplit et signe quotidiennement la
fiche situation journalière de de présence des agents publics (Fiche A).
En rappel, tout fonctionnaire placé à la tête d’un service, est responsable auprès
de ses supérieurs hiérarchiques, de la réalisation des objectifs assignés ainsi
que la gestion efficace et efficiente des ressources humaines, matérielles et
financières allouées à cet effet. Il est tenu de sanctionner ou de provoquer la
sanction des abus, négligences ou manquements commis, en raison, à
l’occasion ou dans l’exercice de ses fonctions, par les agents placés sous son
autorité. Il n’est dégagé d’aucune des responsabilités qui lui incombent par la
responsabilité propre de ses subordonnées. En conséquence, tout manquement à
l’obligation de contrôle de présence l’expose aux sanctions disciplinaires prévues par
les textes juridiques en vigueur.
3
II.1. Acteurs de la mise en œuvre du dispositif
Toute absence non justifiée constitue une absence irrégulière. Toute pièce justificative
doit être transmise au supérieur hiérarchique immédiat dans les délais raisonnables.
4
II.2.2. Le supérieur hiérarchique immédiat
Quelle que soit la fonction d’un agent public, il est placé sous l’autorité directe d’un
supérieur immédiat.
Ce contrôle est effectué par chaque responsable de service qui, après certification
transmet la situation des absences irrégulières à son supérieur hiérarchique immédiat.
5
III. TRANSMISSION DES DONNEES DU CONTROLE DE
PRESENCE
La fiche est quotidiennement renseignée. Pour chaque contrôle, elle doit faire ressortir
les noms et prénoms de tous les agents présents et irrégulièrement absents lors du
contrôle.
Les listes des agents présents et absents des ministères et institutions sont transmises
par voie électronique et/ou en support physique selon les canevas joints au Directeur
des ressources humaines.
2
. Le responsable de structure de premier niveau est celui qui reçoit sa lettre de mission du Secrétaire général ou du
ministre/Président d’institution.
6
III.2.2. Au plus tard chaque 15 du mois suivant, le Directeur des ressources
humaines transmet la situation compilée des agents présents et ceux irrégulièrement
absents ainsi que les mesures prises pour y remédier à son ministre de tutelle ou à
son président d’institution (Cf. Fiche C).
III.2.3. Au plus tard chaque 20 du mois suivant la fin du trimestre, chaque ministre
ou président d’institution transmet au ministre chargé de la fonction publique la
situation des agents présents et ceux irrégulièrement absents ainsi que les mesures
prises pour y remédier (Cf. Fiche D).
CONCLUSION
7
ANNEXES
ii
MINISTERE/INSTITUTION
BURKINA FASO
-=-=-=-=-=-=-
CABINET/SECRETARIAT GENERAL -=-=-=-=-=-=-
-=-=-=-=-=-=- La Patrie ou la Mort, nous Vaincrons
…………….
STRUCTURE :
Date :
Heures : De…………….à……………….
N° Durée de l’absence
Nom et Prénom (s) Matricule Emploi Fonction Présent Absent
Ordre Heure3 Jour4
3
. Cette colonne indique la situation où l’absence est inférieure à la journée de travail.
4
Cette colonne renseigne la situation où l’absence est égale à la journée de travail.
iii
MINISTERE/INSTITUTION
-=-=-=-=-=-=- BURKINA FASO
CABINET/SECRETARIAT GENERAL -=-=-=-=-=-=-
-=-=-=-=-=-=- La Patrie ou la Mort, nous Vaincrons
………………………..
STRUCTURE :
Date :
Mois :---------------Année :-------------
5
. Il s’agit d’indiquer dans cette colonne la sommation des absences inférieures à une journée
de travail au cours du mois.
iv
MINISTERE/INSTITUTION
-=-=-=-=-=-=- BURKINA FASO
SECRETARIAT GENERAL -=-=-=-=-=-=-
-=-=-=-=-=-=- La Patrie ou la Mort, nous Vaincrons
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Date :
Mois :---------------Année :-------------
v
BURKINA FASO
MINISTERE/INSTITUTION
-=-=-=-=-=-=-
-=-=-=-=-=-=-
La Patrie ou la Mort, nous Vaincrons
CABINET
Date :
Mois :---------------Année :-------------
vi
CANEVAS : RAPPORT SYNTHESE DU MINISTERE OU DE L’INSTITUTION A ENVOYER AU MFPTPS
INTRODUCTION
IV. RECOMMANDATIONS
CONCLUSION
Annexe
Fiche D dûment renseignée.
vii
CAS PRATIQUE DE REMPLISSAGE DES FICHES DE COLLECTE DES DONNEES
Prenons l’exemple de la province de la Comoé, Région des Cascades, qui compte deux (02) circonscriptions d’éducation de base
(CEB) et chacune d’elles deux (02) écoles.
I- FICHE A : SITUATION JOURNALIERE DE PRESENCE DES AGENTS
Durée de l’absence
N° Ordre Nom et Prénom (s) Matricule Emploi Fonction Présent Absent
Heure Jour
Professeur des
01 ZX 001 Agent Oui - - -
écoles
Professeur des
02 TA 002 Agent - Oui 1H -
écoles
Durée de l’absence
N° Ordre Nom et Prénom (s) Matricule Emploi Fonction Présent Absent
Heure Jour
Professeur des
01 MA 001 Agent Oui - - -
écoles
Professeur des
02 ZO 002 Agent Oui - - -
écoles
viii
STRUCTURE : CEB X/Province de la Comoé/Région Cascades
Date : 15/03/2025
Heure : De 7h30 à 17h00
Durée de l’absence
N° Ordre Nom et Prénom (s) Matricule Emploi Fonction Présent Absent
Heure Jour
Professeur des
01 BKI 0285 Directeur d’école Oui - - -
écoles
Professeur des
02 CMP 5926 Directeur d’école - Oui 2h -
écoles
03 UHT 4178 AISU Chef de service Oui - - -
04 OLK 8947 Secrétaire Agent Oui - - -
N° Durée de l’absence
Nom et Prénom (s) Matricule Emploi Fonction Présent Absent
Ordre Heure Jour
Professeur des
01 OMI 3001 Agent - Oui - 1
écoles
Professeur des
02 ANKR 3002 Agent - Oui 3h -
écoles
ix
STRUCTURE : Ecole B/CEB Y/Province de la Comoé/Région Cascades
Date : 27/03/2025
Heure : De 7h30 à 17h00
Durée de l’absence
N° Ordre Nom et Prénom (s) Matricule Emploi Fonction Présent Absent
Heure Jour
Professeur des
01 NAQ 6991 Agent Oui - - -
écoles
Professeur des
02 MINIM 32204 Agent - Oui - 1
écoles
Durée de l’absence
N° Ordre Nom et Prénom (s) Matricule Emploi Fonction Présent Absent
Heure Jour
Professeur des
1. OKPR 74851 Directeur d’école Oui - - -
écoles
Professeur des
2. PROMAX 52100 Directeur d’école Oui - - -
écoles
3. MATU 3058 Agent de liaison Agent - Oui 1h -
4. OTRAF 1003 Chauffeur Agent - Oui - 1
x
STRUCTURE : Province de la Comoé/Région Cascades
Date : 25/03/2025
Heure : De 7h30 à 17h00
Durée de l’absence
N° Ordre Nom et Prénom (s) Matricule Emploi Fonction Présent Absent
Heure Jour
1. JALU 9991 Inspecteur CCEB X Oui - - -
2. TROMA 9992 Inspecteur CCEB Y Oui - - -
3. PROF 9993 CASU Chef de service Oui - - -
4. PRIM 9994 Chauffeur Agent Oui - - -
Durée de l’absence
N° Ordre Nom et Prénom (s) Matricule Emploi Fonction Présent Absent
Heure Jour
1. LUNA 221 Inspecteur DP Oui - - -
2. MARQUE 222 Inspecteur Agent Oui - - -
3. RUE 223 CISU Chef de service - Oui - 1
4. ROM 224 Chauffeur Agent Oui - - -
xi
II- FICHE B : SITUATION MENSUELLE DE PRESENCE DES AGENTS
xii
STRUCTURE : CEB Y/Province de la Comoé/Région Cascades
Date : 30/03/2025
xiii
STRUCTURE : Province de la Comoé/Région Cascades
Date : 04/04/2025
xiv
des
écoles
Profes
seur Directeur
10. PROMAX 52100 CEB Y 0 0 - -
des d’école
écoles
Agent
Lettre N°2025-00078 du 12
11. MATU 3058 de Agent CEB Y 1h 0 Demande d’explication
mars
liaison
Communiqué de mise Communiqué N°2025-0001
Chauff
12. OTRAF 1003 Agent CEB Y 0 10 en demeure du 25 mars
eur
Suspension du salaire Lettre N°2025-
Profes
seur Ecole Demande d’explication Lettre N° 2025-0003 du 15
13. OMI 3001 Agent 0 5
des A/CEB Y et avertissement mars
écoles
Profes
seur Ecole Retenue pour fait de Lettre N°2025-000 de la
14. ANKR 3002 Agent 0 1
des A/CEB Y grève dans le circuit liste
écoles
Profes
seur Ecole
15. NAQ 6991 Agent 0 0 - -
des B/CEB Y
écoles
Profes
seur Ecole Retenue pour fait de Lettre N°2025-000 de la
16. MINIM 32204 Agent 0 1
des B/CEB Y grève dans le circuit liste
écoles
xv
STRUCTURE : Région Cascades
Date : 05/04/2025
xvi
des
écoles
Profes
seur Ecole Lettre N°2025-006 du 1er
14. TA 002 Agent 1h 0 Demande d’explication
des A/CEB X mars
écoles
Profes
seur Ecole
15. MA 001 Agent 0 0 - -
des B/CEB X
écoles
Profes
seur Ecole
16. ZO 002 Agent 0 0 - -
des B/CEB X
écoles
Profes
seur Directeur
17. OKPR 74851 CEB Y 0 0 - -
des d’école
écoles
Profes
seur Directeur
18. PROMAX 52100 CEB Y 0 0 - -
des d’école
écoles
Agent
Lettre N°2025-00078 du 12
19. MATU 3058 de Agent CEB Y 1h 0 Demande d’explication
mars
liaison
Communiqué de mise Communiqué N°2025-0001
Chauff
20. OTRAF 1003 Agent CEB Y 0 10 en demeure du 25 mars
eur
Suspension du salaire Lettre N°2025-
Profes Demande
seur Ecole d’explication, Lettre N° 2025-0003 du 15
21. OMI 3001 Agent 0 5
des A/CEB Y avertissement et mars
écoles retenue de salaire.
Profes
seur Ecole Retenue pour fait de Lettre N°2025-000 de la
22. ANKR 3002 Agent 0 1
des A/CEB Y grève dans le circuit liste
écoles
Profes Ecole
23. NAQ 6991 Agent 0 0 - -
seur B/CEB Y
xvii
des
écoles
Profes
seur Ecole Retenue pour fait de Lettre N°2025-000 de la
24. MINIM 32204 Agent 0 1
des B/CEB Y grève dans le circuit liste
écoles
xviii