DOSSIER D’EXAMEN E8
BTS CG
PASSEPORT ET ÉCRIT PROFESSIONNELS
(Analyse d’un processus et des activités de veille)
Kello Jovial
LYCEE BENJAMIN FRANKLIN ORLEANS
SESSION 2025
SOMMAIRE
Parti 1 : Analyse de l’organisation d’un processus
• Présentation du contexte
- Motivation du lieu du stage,
- Présentation de l’entreprise (métiers, activité, clients, spécificités) - Mission
confiés,
- Justification choix du processus
• Description de l’organisation d’un processus
- Schéma
- Explication du fonctionnement du processus
- Contrôle interne du processus Analyse du processus
Parti 2 : Présentation et analyse des activités de veille professionnelle
• Observation de la veille existante sur le lieu de stage
• Proposition d’amélioration de la veille
REMERCIEMENTS
Je tiens à exprimer mes plus sincères remerciements à toutes les personnes qui m'ont
accompagné et soutenu durant mon stage au sein de l’association Pass’Emploi services.
Tout d'abord, je remercie chaleureusement ma tutrice de stage, Madame SOW , pour sa
disponibilité, ses conseils précieux et l'encadrement qu'elle m'a offert tout au long du stage .
Grâce à ses explications claires et sa bienveillance, j'ai pu mettre à disposition nombreuses
compétences et aussi développer ma compréhension des enjeux de la comptabilité et
gestion.
Je tiens également à remercier l'ensemble de l'équipe de Pass’Emploi pour leur accueil
chaleureux, leur esprit de collaboration. Le travail en équipe et les échanges avec les
différents services m'ont permis d'élargir mes connaissances et de mieux comprendre le
fonctionnement de l'entreprise.
Je remercie également les professeurs pour leur suivi pédagogique et leur soutien tout au
long de cette année de BTS, qui m'ont permis de mettre en pratique les compétences
acquises en cours.
Enfin, je suis reconnaissant envers mes proches pour leur compréhension et leur soutien
moral, qui m'ont donné la force de mener à bien ce stage dans les meilleures conditions
possibles.
Ce stage a été une expérience enrichissante tant sur le plan professionnel que personnel, et
je suis désormais plus motivé et préparé pour entamer la suite de mon parcours.
Parti 1 : Analyse de l’organisation d’un processus
- Présentation de l’entreprise :
Pass' Emploi service est une association à but non lucratif implantée depuis 2013 dans le
quartier de l'Argonne qui œuvre principalement dans les quartiers prioritaires des politiques
de la ville de la métropole Orléanaise.
Pass'Emploi Service est une structure spécialisée dans l'accompagnement des demandeurs
d'emploi et des entreprises. Son objectif principal est de faciliter la mise en relation entre les
personnes en recherche d'emploi et les opportunités professionnelles disponibles. Elle
propose des services personnalisés adaptés aux besoins spécifiques de chaque individu,
tout en soutenant les entreprises dans leur démarche de recrutement.
L’équipe de Pass'Emploi Service travaille en étroite collaboration avec les acteurs locaux de
l’emploi, tels que les missions locales, les collectivités territoriales, ainsi que divers
partenaires institutionnels, pour garantir un accompagnement de qualité. L'organisme offre
notamment des services de conseil, de formation, ainsi que des ateliers pratiques visant à
renforcer les compétences des candidats et à améliorer leur employabilité.
De plus, Pass'Emploi Service propose des outils de recherche d'emploi innovants,
permettant aux candidats de mieux cibler leurs démarches et aux recruteurs de trouver des
profils adaptés à leurs besoins. L’objectif de la structure est d’aider à la réinsertion
professionnelle, de favoriser l’insertion des jeunes, des personnes en reconversion et des
demandeurs d’emploi de longue durée, tout en contribuant au développement économique
local.
J’ai choisi de faire mon stage au sein de cette association car j'apprécie tout ce qui entoure
les activités sociales,le fait de venir en aide,j’ai souvent entendu parlé de ce domaine-là par
des proches et je voulais voir ce que cela donné donc j’ai déposé ma candidature et ils m’ont
pris.
Choix du processus :
Dans le cadre de mon stage, j’ai eu l’opportunité de m’impliquer dans l’organisation
d’un voyage humanitaire, une expérience qui m’a permis de mettre en pratique mes
compétences en comptabilité et gestion. Ce type de projet requiert une gestion
rigoureuse des ressources, tant sur le plan financier que organisationnel, pour garantir
son bon déroulement, mais j’étais plus sur le côté car c’était quand même un grand
voyage au Sénégal et je ne pouvais pas faire des erreurs.
Le processus de voyage humanitaire que j’ai choisi d’étudier et d’analyser repose sur
plusieurs étapes cruciales. Chaque phase implique une gestion précise des coûts et
une coordination entre les différents acteurs (bénévoles, partenaires, fournisseurs,
etc.).
Description de l’organisation d’un processus
Objectif du processus : L'objectif du processus est de réaliser un projet humanitaire
efficace, dans les meilleures conditions possibles, tout en respectant les principes de
bonne gestion et en maximisant l'impact social de l'action.
Présenter les acteurs : Chargé de développement de l’association, Gestionnaire de
ressources, Trésorier, comptable, adhèrent, donateurs
Acteurs externe : donateurs, adhèrent
Acteurs interne : Chargé de développement de l’association, Gestionnaire de
ressources, Trésorier, comptable,
Organisation du travail :
Préparation et Planification Initiale :
- Élaboration du budget prévisionnel
- Recherche de partenaires et de financements
- Planification des ressources humaines
- Coordination avec les autorités locales et partenaires sur place (permis,
autorisations…)
Gestion Logistique et Coordination :
- Réservation des transports et de l’hébergement
- Gestion des achats et de la distribution de matériel
- Suivi des tâches administratives
- Communication avec les équipes locales
Suivi Financier et Contrôle de Gestion :
- Suivi des dépenses
- Vérification des factures et des paiements
- Gestion des dons et des levées de fonds
- Préparation des rapports financiers
Matériels et logiciels utilisés :
- Tableurs et logiciels de comptabilité
- Outils de gestion de projet (Trello, Microsoft Project)
- Outils de communication
- Applications mobiles (les besoins sur place)
Méthodes d’enregistrement :
- Revenus et Dons
- Dépenses (Enregistrement des achats, des frais de transport, d’hébergement, des
salaires et des paiements aux fournisseurs)
- Trésorerie (suivi des flux à travers des journaux de trésorerie)
- Transactions en Nature
- Rapports Financiers (bilan finale)
Procédure d’archivage et de sauvegarde :
- Sauvegarde Locale (sur disque dur externe ou serveur interne)
- Sauvegarde en Ligne (Cloud)
- Description du processus
a)
1. Collecte des fonds
● Le chargé de développement de l'association reçoit des dons, organise des
événements pour récolter des fonds et obtient des subventions des collectivités.
2. Élaboration du budget
● Le gestionnaire de ressources établit un budget pour le voyage comprenant :
1. Réservation de l’hôtel
2. Paiement de la nourriture
3. Paiement du transport
4. Paiement des loisirs
3. Vérification et validation du budget
● Le budget est soumis à une vérification.
● Le trésorier vérifie la disponibilité des fonds en fonction des dons reçus :
o Si le budget est insuffisant → Refus du voyage.
o Si le budget est suffisant → Validation et envoi des fonds.
4. Envoi et réception des fonds
● Si le budget est validé, le trésorier envoie les fonds nécessaires au gestionnaire de
ressources.
● Le gestionnaire de ressources reçoit les fonds et procède au paiement du voyage.
Ce processus assure une gestion rigoureuse des finances de l’association pour organiser un
voyage uniquement si les fonds nécessaires sont disponibles.
1. Collecte des fonds (Phase initiale)
Points de contrôle :
● Vérification des sources de financement : dons, subventions, événements.
● Validation des montants perçus par le trésorier et le comptable.
2. Élaboration du budget
Points de contrôle :
● Contrôle du budget prévisionnel par rapport aux fonds disponibles.
● Vérification de la cohérence des postes de dépenses (transport, hébergement,
loisirs).
3. Vérification et validation du budget
Points de contrôle :
● Vérification de la disponibilité des fonds par le trésorier.
● Contrôle des justificatifs (devis, confirmations de réservation, etc.).
● Vérification d’un Bon de Commande (BC) pour s’assurer que l’hébergement a bien
été réservé au tarif convenu.
4. Envoi et réception des fonds
Points de contrôle :
● Contrôle du Bon de Livraison (BL) avant le paiement aux prestataires.
● Vérification des factures avant tout règlement.
5. Paiement et clôture du processus
Points de contrôle :
● Vérification que le paiement a bien été effectué et enregistré dans les comptes.
● Contrôle des relevés de règlement bancaire et des justificatifs.
Analyse du processus
a) Les points forts :
1. Un processus structuré et séquencé
Pourquoi ça fonctionne bien ?
● Le processus suit une logique claire avec des étapes bien définies (collecte des
fonds → élaboration du budget → validation → envoi et réception des fonds →
paiement).
● Chaque acteur a un rôle précis : le chargé de développement collecte les fonds, le
gestionnaire établit le budget, le trésorier vérifie, et le comptable contrôle les
paiements.
2. Des points de contrôle à chaque étape
Pourquoi ça fonctionne bien ?
● Validation du budget avant engagement des dépenses pour éviter les déficits.
Résultat attendu :
3. Un circuit de validation clair
Pourquoi ça fonctionne bien ?
● Aucun fonds n’est débloqué sans vérification et validation.
● Si le budget est insuffisant, le processus permet d’ajuster le financement ou
d’annuler le voyage sans risques financiers.
4. Une traçabilité et une transparence assurées
Pourquoi ça fonctionne bien ?
● Tous les flux financiers sont documentés et traçables.
● Archivage des justificatifs (devis, factures, paiements, relevés bancaires).
5. Une flexibilité pour ajuster le budget
Pourquoi ça fonctionne bien ?
● Si le budget est insuffisant, des actions correctives sont prévues (recherche de
fonds supplémentaires, ajustement des dépenses).
● Possibilité d’envoyer un budget complémentaire si nécessaire.
Pourquoi ce processus atteint ses objectifs ?
Transparence et fiabilité : grâce aux contrôles à chaque étape.
Prise de décision éclairée : les validations sont faites sur des bases réelles.
Équilibre entre rigueur et flexibilité : possibilité d’ajuster le budget.
Minimisation des risques : vérification des fonds avant engagement des dépenses.
Ce processus garantit donc une gestion financière saine et sécurisée, tout en permettant
la réalisation du voyage dans les meilleures conditions.
b) Les points faibles :
J’ai rencontré plusieurs difficultés dans ce projet car c’était un tout nouveau projet , j’ai fait
certes que je n’ai pas beaucoup était dedans, dans le projet vu que des fois je regardais plus
que ce que je faisais de moi-même mais cela m’a permis d’avoir une toute nouvelle vision
des voyages humanitaires ainsi que la difficulté de planifier tout cela.
Ces résultats sont des fois jamais atteints car une erreur peut gâcher tout le travail fait pour
les autres depuis le début.
c) Les solutions aux dysfonctionnements
1. Optimisation de la planification financière
● Dysfonctionnement : Manque de prévision des coûts ou budget insuffisant pour
couvrir les imprévus.
● Amélioration : Mettre en place une méthode plus rigoureuse de planification
budgétaire, en prenant en compte non seulement les coûts directs (transport,
hébergement) mais aussi les coûts indirects (frais de communication, frais imprévus).
o Utiliser des outils de gestion financière comme Excel ou un logiciel de gestion
de projet pour suivre les dépenses en temps réel.
o Prévoir une marge d’imprévu dans le budget pour éviter les mauvaises
surprises.
2. Amélioration de la gestion des partenariats et des sponsors
● b) Dysfonctionnement : Manque de soutien ou d’engagement des partenaires
locaux ou des sponsors.
● Amélioration : Établir des partenariats solides et assurer un suivi plus rigoureux avec
les sponsors pour garantir les financements nécessaires avant le départ.
o Créer des contrats ou des conventions avec des sponsors et partenaires
locaux pour formaliser les engagements.
o Organiser des réunions régulières pour s’assurer que les attentes sont claires
et que le soutien est toujours assuré.
3. Renforcement de la communication interne
● Dysfonctionnement : Mauvaise circulation de l'information entre les différents
acteurs (équipe sur place, partenaires, donateurs).
● Amélioration : Mettre en place un système de communication structuré et
transparent entre toutes les parties prenantes (équipe terrain, ONG, autorités locales,
etc.).
o Utiliser des outils de gestion de projet en ligne (comme Trello, Asana) pour
suivre l’avancement des tâches.
o Organiser des réunions de suivi régulièrement pour vérifier l’avancement du
projet.
4. Anticipation des risques sanitaires et logistiques
● Dysfonctionnement : Retards ou complications liées à la santé (épidémies locales)
ou à la logistique (manque de matériel).
● Amélioration : Créer un plan d'urgence qui inclut des protocoles sanitaires et
logistiques clairs.
o Anticiper les risques de santé en réalisant des vaccinations et des formations
préalables sur les maladies locales.
o Prévoir des solutions alternatives en cas de défaillance des fournisseurs de
matériel ou de transport (ex. avoir des contacts avec des fournisseurs locaux
de rechange).
5. Amélioration de la gestion des ressources humaines
● Dysfonctionnement : Problèmes liés à l’organisation de l’équipe (absences
imprévues, conflits internes).
● Amélioration : Mettre en place une gestion plus proactive des ressources humaines.
o Former les membres de l’équipe sur la culture locale et les défis auxquels ils
seront confrontés pour améliorer la cohésion.
o Avoir un plan de gestion des absences et des remplacements (notamment
pour les volontaires).
6. Suivi et évaluation du projet
● Dysfonctionnement : Manque de suivi sur l’impact et la réalisation des objectifs.
● Amélioration : Mettre en place un système d’évaluation continu du projet.
o Utiliser des outils comme des enquêtes de satisfaction auprès des
bénéficiaires, des évaluations d'impact et des indicateurs de performance pour
évaluer l’efficacité du projet.
7. Gestion de la sécurité et de la sûreté des participants
● Dysfonctionnement : Accidents ou situations de danger sur le terrain.
● Amélioration : Élaborer un plan de sécurité clair et détaillé pour tous les participants.
o Assurer une formation sur les risques locaux et les mesures de sécurité avant
le départ.
o Mettre en place des protocoles d'urgence (numéros d'urgence locaux,
ambassade, etc.) et assurer la couverture d'assurance adéquate pour tous les
participants.
8. Utilisation d’outils numériques pour l’organisation du voyage
● Dysfonctionnement : Difficulté à organiser le voyage de manière efficace, erreurs
dans la réservation ou le suivi des documents.
● Amélioration : Utiliser des outils numériques pour centraliser et automatiser certaines
tâches administratives.
o Par exemple, utiliser des plateformes pour la gestion des documents de
voyage, des réservations et des tâches logistiques.
o Centraliser les informations (itinéraires, hébergements, contacts d'urgence)
dans une application accessible à tous les participants.
9. Feedback et amélioration continue
● Dysfonctionnement : Pas de retour d’expérience ou manque d’analyse des échecs
passés.
● Amélioration : Après chaque voyage humanitaire, organiser une réunion de retour
d’expérience pour analyser les réussites et les échecs, afin de faire des ajustements
pour les prochaines missions.
o Impliquer les membres de l’équipe et les partenaires dans ce processus
d’analyse afin de bénéficier de leurs retours directs.
Partie 2 : Présentation et analyse des activités de veille professionnelle
Présentation des activités de veille professionnelle
Objectifs de la veille :
● Se tenir informé des dispositifs d’accompagnement à l’emploi
● Suivre l’évolution des politiques publiques en matière d’insertion et de lutte
contre la précarité
● Identifier de nouvelles sources de financement
● Adapter ses services et formations aux besoins des bénéficiaires
Sources et outils de veille utilisés
● Sources numériques :
Sites institutionnels (Ministère du travail, pôle emploi etc…)
Plateforme d’information
Réseaux sociaux
● Sources papier et locales :
Réunions et évènements
Partenariats avec d’autres structures
2. Analyse des activités de veille
Utilité et pertinence de la veille
● Pertinence
● Fiabilité
● Impact
Organisation de la veille
● Responsables (les membres de l’équipe administratives sont chargés de suivre
et analyser les informations)
● Fréquence (est réalisée de manière continue)
● Diffusion (sont partagés en interne par e-mail et réunions)
Conclusion :
Le stage à Pass Emploi (Rosa Parks) m’a montré un part du monde du travail
notamment dans le domaine de la comptabilité avec ses classiques; enregistrement
de facture , aide à l'établissement des documents de synthèses , implication dans le
projet de voyage ( gestion ) , utilisation des outils excels ou encore d’autres logiciels
(odoo) . Mais surtout durant le stage il y a eu des réunions avec certains partenaires
important pour le développement de l’association , et le fait de voir des discussions
autour de la stratégie de développement , financière et environnemental cela ma
conforté dans l’idée que dans quelques années je veux être dans une entreprise (dans
le domaine bancaire) et avoir des responsabilitées , être la ou l’une des têtes
pensantes pour des projets . Je sais par quoi je dois passer pour y arriver ( études et
expériences ) , ça vient aussi du fait que j’ai eu des discussions avec la dirigeante et
son parcours m’a inspiré . Je pense sincèrement qu’avec de la résilience , de
l'abnégation et de la discipline il est possible d’atteindre quelques-uns de mes
objectifs .
