AFNOR (Association Française de Normalisation) qui a édité la norme Z 44-001 portant sur le
classement alphabétique des noms et raisons sociales. Il s’agit d’une règle permettant de déterminer
de manière indiscutable le mot directeur, c’est-à-dire le mot sur lequel on va classer. L’intérêt de cette
règle réside dans son caractère indiscutable : elle met tout le monde d’accord.
RUBRIQUE OU DÉNOMINATION : mot ou ensemble de mots désignant une personne, une entreprise,
une administration, un lieu, un document, un objet et servant à l’identifier. Exemple : société
BADAOUI et Cie
MOT DIRECTEUR : C’est le mot choisi parmi les mots qui constitue une rubrique et qui va diriger « le
classement alphabétique » et ensuite les recherches. Exemple : le mot « BADAOUI » de la rubrique «
société BADAOUI et Cie »
INDEXAGE : c’est la manière d’écrire une rubrique pour mettre en évidence le mot directeur. On écrit
le mot directeur en majuscule, puis les mots qui le suivent, puis entre parenthèses les mots qui le
précèdent. Exemple : BADAOUI et Cie (Société)
Archivage : organisation des sauvegardes de manière à ce que les données numériques soient
classées, facilement identifiées, facilement réutilisables. Dématérialisation : transformation de
supports d'informations matériels (documents papier) en fichiers informatiques.
XML : (Extensible Markup Language) est une famille de langages Document numérique : objet
informatique immatériel et manipulable avec un ordinateur ; ce peut être une image, un fichier…
GED (gestion électronique des documents) : procédé informatisé visant à organiser et gérer des
informations et des documents électroniques au sein d’une organisation. Il met principalement en
œuvre des systèmes d’acquisition, de classement, de stockage et de diffusion des documents.
GED administrative : procédé permettant de classer les documents administratifs sous forme de
fichiers numérisés qui pourront être éventuellement diffusés via le réseau interne de l'entreprise.
GED bureautique : procédé permettant la production et le partage de documents de travail
collaboratif. Ces documents sont centralisés et consultables par tout le personnel de l'entreprise via
intranet ou extranet. Indexation : processus destiné à présenter le contenu d’un document au moyen
de termes issus d’un langage documentaire ou de mots-clés libres.
Mot-clé : terme caractéristique d'un thème traité par un document. Numérisation des documents :
technique qui consiste à scanner un document papier pour qu’il puisse être enregistré sur un support
informatique.
Scanneur : périphérique qui permet de convertir une image ou un document sous une forme
numérique.
Serveur : ordinateur qui contient des ressources (fournisseur de données) et les met à la disposition
des postes clients qui en font la demande.
Travail collaboratif : travail qui fait interagir plusieurs acteurs pour la réalisation de tâches qui visent à
atteindre un but commun.
Workflow : circuit documentaire permettant de router un ou plusieurs document(s) vers des
utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs pour relecture/modification/validation soit en mode
simultané (envoi à tous les destinataires en même temps), soit en mode consécutif (envoi aux
destinataires l’un après l’autre
Les pochettes plastiques : elles « mangent » l’encre des documents, Les classeurs à anneaux : ils
prennent beaucoup trop de place.
