Master spécialisé en gestion des

ressources humaines

Tableau de bord
De gestion des absences

Encadré par: Réalisé par :

Hammich Hassna Prof Hamiche Mohamed

Amri Ibtissam

Azimat Malak

Ikiki Amina

Année universitaire 2024-2025

 I. Introduction

L'absentéisme au travail : un enjeu majeur pour les entreprises

L'absentéisme, qu'il soit dû à des raisons de santé, personnelles ou

professionnelles, représente un véritable défi pour les entreprises. Il
engendre des coûts directs et indirects considérables, perturbe
l'organisation du travail et impacte négativement la productivité. Face à
cette problématique, les ressources humaines sont confrontées à un besoin
croissant d'outils efficaces pour suivre, analyser et réduire les absences. Ce
rapport propose une méthodologie pour mettre en place un tableau de bord
personnalisé, permettant de mieux comprendre les causes de l'absentéisme,
d'identifier les leviers d'action et d'optimiser la gestion des ressources
humaines.

II. Diagnostic et état des lieux

III. Conception et mise en place du tableau de bord
1. Définition des objectifs du tableau de bord
Le tableau de bord de gestion des absences a pour but de centraliser et de visualiser les
informations essentielles liées à l'absentéisme. Les principaux objectifs sont :

 Suivi en temps réel : Avoir une vue d'ensemble immédiate sur le taux d'absentéisme
dans l'entreprise et être capable de réagir rapidement en cas de besoin.
 Analyse des tendances : Permettre d'identifier les tendances dans les absences sur
différentes périodes (hebdomadaire, mensuelle, annuelle).
 Optimisation des ressources humaines : Aider les responsables RH à ajuster les
effectifs, à planifier les remplacements et à prévenir les risques d’absentéisme à
répétition.
 Aide à la prise de décision : Fournir des données précises pour guider les décisions
stratégiques concernant le bien-être des employés et la gestion des absences.

2. Choix des indicateurs de performance (KPI)

Les indicateurs sont essentiels pour analyser de manière précise et pertinente les absences.
Voici les principaux KPI à intégrer dans le tableau de bord :

Taux d'absentéisme global :

Définition : Le pourcentage d’heures d’absence par rapport aux heures théoriques travaillées.

Utilité : C’est un indicateur clé permettant de suivre l’ampleur globale de l’absentéisme dans
l'entreprise. Il peut être calculé mensuellement ou annuellement.

Fréquence des absences :

Définition : Nombre d’absences par salarié sur une période donnée.

Utilité : Permet de voir si l’absentéisme est ponctuel ou récurrent et d’identifier les employés
fréquemment absents, ce qui peut nécessiter une intervention (exemple : entretien de suivi).

Durée moyenne des absences :

Définition : Temps moyen d'absence par salarié, calculé sur une période donnée.

Utilité : Permet de distinguer les absences de courte durée des absences longues, et
d'identifier les causes potentielles (ex. : problèmes de santé chroniques vs. absences
imprévues).

Répartition des absences par type :

Définition : Catégorisation des absences par type (congé maladie, congés payés, absences
injustifiées, etc.).
Utilité : Permet de mieux comprendre les causes de l'absentéisme et d'ajuster les politiques en
fonction des besoins (par exemple, améliorer les conditions de santé ou mieux gérer les
congés).

Répartition des absences par service ou département :

Définition : Taux d’absentéisme spécifique à chaque service ou département.

Utilité : Permet d’identifier les zones à risque où l’absentéisme est plus élevé et d’intervenir
de manière ciblée pour rééquilibrer la charge de travail et prévenir les problèmes.

Taux de retour anticipé :

Définition : Pourcentage d’employés qui retournent au travail avant la fin de leur arrêt de
travail initial (après une maladie ou un accident).

Utilité : Peut indiquer l’efficacité des politiques de réintégration ou les niveaux de pression
exercés sur les employés pour qu'ils reprennent le travail rapidement.

3. Outils de création du tableau de bord

Pour la création d’un tableau de bord de gestion des absences, plusieurs outils peuvent être
utilisés, en fonction des besoins et des ressources disponibles dans l'entreprise. Les choix
d'outils peuvent aller des logiciels simples aux plus complexes, offrant des fonctionnalités
variées.

• Outils simples (Excel, Google Sheets) :

Ces outils sont faciles à utiliser et accessibles, mais demandent souvent un suivi manuel des
données. Ils sont idéaux pour des entreprises de petite à moyenne taille ou pour ceux qui ont
un budget limité.

Avantages : Facilité de mise en place, coût réduit, personnalisation possible.

Inconvénients : Mise à jour manuelle, limite dans la gestion des volumes de données
importants.

• Outils avancés (Power BI, Tableau Software) :

Ces outils de Business Intelligence (BI) permettent une gestion avancée des données et une
visualisation dynamique sous forme de graphiques interactifs. Ils sont particulièrement
adaptés aux grandes entreprises ou celles qui ont besoin de données détaillées et à jour en
temps réel.

Avantages : Visualisations dynamiques et détaillées, intégration facile avec des systèmes de

gestion RH, automatisation des mises à jour.

Inconvénients : Nécessite des compétences techniques pour la configuration et l’utilisation,

coût plus élevé.
 • Solutions RH spécifiques (HRIS, SAP SuccessFactors) :

Certains logiciels de gestion des ressources humaines intègrent des modules pour suivre les
absences et les congés. Ces solutions permettent de centraliser les données RH et de créer des
tableaux de bord personnalisés en fonction des besoins spécifiques de l'entreprise.

Avantages : Centralisation des données, intégration complète avec d’autres modules RH

(paie, recrutement, etc.).

Inconvénients : Coût élevé, complexité de mise en œuvre.

4. Mise en œuvre du tableau de bord:

Mise en œuvre du tableau de bord est un processus qui incluent plusieurs aspects essentiels,
tels que :

 Formation des utilisateurs:

Assurer une bonne compréhension des indicateurs et des fonctionnalités du tableau de bord.

Fournir une documentation claire et accessible.

 Diffusion et accessibilité:

Mettre le tableau de bord à disposition des personnes concernées (RH, managers, direction).

Sécuriser l'accès aux données confidentielles.

 Suivi régulier:

Mettre à jour les données régulièrement.

Analyser les tendances et les évolutions.

 Amélioration continue:

Adapter le tableau de bord en fonction des besoins et des retours utilisateurs.

5. Exemple de Tableau de Bord : Suivi des Absences et Horaires :
Voici un exemple de tableau de bord que nous utilisons pour suivre l'absentéisme des
employés dans l'entreprise :

 Description Générale
Ce tableau de bord permet de suivre et d’analyser les absences ainsi que les présences des
salariés au sein de l’entreprise. Il met en avant les indicateurs clés liés à l’absentéisme et
fournit des informations détaillées par salarié, par service et par type d’absence.

 Indicateurs Présentés

1. Nombre total d'absences : Ce chiffre est calculé pour l'ensemble des employés sur une
période donnée.

2. Taux d'absentéisme : Calculé en fonction des jours travaillés et des absences cumulées.

3. Répartition par service : Un graphique en histogramme affiche les absences par service,
permettant une comparaison rapide.

4. Évolution mensuelle des absences : Un graphique linéaire montre les tendances des
absences au fil des mois.

 Fonctionnalités du Tableau

Recherche par salarié : Un outil intégré qui affiche les informations détaillées d’un salarié
spécifique, incluant :

 Le nombre d’absences cumulées.

 Le taux d’absentéisme.

Le détail par type d’absence (AM, ANA, CP, RTT).

Analyse par type d'absence : Une matrice regroupe les données par types d’absences pour
une analyse approfondie.

 Vue d’ensemble des absences par mois :

 Détail des absences par salarié et par service :

  Analyse des Résultats
o Le service 1 a enregistré le plus grand nombre d’absences (5).
o L’employé Mat018 présente un taux d’absentéisme particulièrement élevé,
atteignant 140 %.
o Les absences sont majoritairement observées durant les mois de juin et juillet,
suggérant une saisonnalité.
 Utilisation

Ce tableau de bord est conçu sous Excel et offre une navigation intuitive grâce aux filtres et
sélecteurs de données. Il peut être utilisé pour identifier rapidement les problèmes
d’absentéisme et optimiser la gestion des ressources humaines

IV. Exploitation des Données et recommandations

[Link] des tendances et résultats

Pics d'absences : Les absences augmentent généralement pendant les périodes

spécifiques comme l’hiver : car en hiver les maladies comme la grippe se répandent
plus facilement et beaucoup des employés tombent maladie, dans les vacances
scolaires et dans l’été. Ces périodes sont souvent des moments où les absences sont
plus fréquentes.

Absences par catégorie :

 Maladie : Absences dues à des problèmes de santé.

 Congés planifiés : Absences pour des raisons prévues (congés annuels, maternité,
etc.).
 Absences injustifiées : Absences sans motif clair ou non autorisées par
l'employeur.
Services touchés : Certaines équipes ou départements peuvent enregistrer un nombre
d'absences plus élevé que d'autres, notamment dans des secteurs tels que la
production, comme c'est le cas dans les usines de fabrication de pièces automobiles.
Pendant les périodes de forte productivité, les entreprises doivent travailler
rapidement pour respecter des délais précis, ce qui peut entraîner du stress et de la
fatigue chez les employés, conduisant ainsi à des absences.

Signes avant-coureurs : L’absentéisme récurrent peut être lié à des facteurs internes à
l'entreprise, comme le stress, une surcharge de travail, une mauvaise ambiance ou un
manque de reconnaissance des employés.

2. Actions correctives basées sur les résultats

Prévention des absences :

 Mettre en place des initiatives de bien-être (programmes de santé, gestion du

stress).
 Améliorer les conditions de travail (ergonomie, sécurité, ambiance).
Flexibilité : Proposer des options de télétravail ou des horaires flexibles pour les
employés vulnérables à l'absentéisme, afin d'améliorer leur équilibre travail-vie
personnelle.

Accompagnement managérial : Former les managers à reconnaître les signes de stress

et à gérer les absences de manière proactive. Leur rôle est crucial pour maintenir
l'engagement des employés et réduire le turnover.

3. Exemple de Tableau de Bord : Suivi des Absences

 Voici un exemple de tableau de bord d'une entreprise élaboré à l'aide d'Excel
Excel est un outil qui permet de mesurer et de suivre l’absentéisme des employés et
d’identifier les causes et la fréquence des absences
Interprétation
 Cette entreprise a enregistré un taux d’absentéisme de 1,6 %, ce qui a causé la
perte de 206j ouvrés.
 Les maladies sont la première cause de de l’absentéisme, et il représente 34 %
des absences c’est le plus grand pourcentage parmi les autres.
 Le taux de catégorie des ouvriers est le plus élevée car aussi il représente le
pourcentage le plus élevé par rapport aux autres catégories il représente 2,9 %.
 Les employés du département informatique s’absentent moins que les autres
départements.
 L’absentéisme des employés qu’ils ont plus de 15 ans d’ancienneté a causé la
perte de 143j ouvrés
 L’employée 40 a enregistrée plus grand nombre de jour d’absence il a pris 30j de
congé maladie.
 Calendrier des absences
Pour visualiser les absences de chaque salariée, ils ont donnée chaque employé et la
cause d’absence et exactement le mois et le jour et la durée.
Interprétation
Le salariée 13 est absentée durant le mois janvier a l’année 2023 du 17 jusqu’à 25 a
cause d’un accident de travail et il a pris 4j de congé.

 Analyse des absences

Pour analyser les absences de chaque employée, il donne le détail des absences
Par exemple L’employée 33 est un top manager qui fonctionne dans le département
de production, c’est absenté 29j durant l’année 2023.
  Pour le détail d’absence :
Il a absenté 16 à cause d’accident de travail, 6j de congé de maladie et 2j d’absence
autorisée et 1j d’absence non autorisée et 4j de congé de formation.

 Saisie des données :

 Données de Paramétrage
On va saisir ici les données de paramétrage c a d leur départements, catégorie, type
d’absence etc.
 Liste des employés
On va importer les informations des employés ; nom et prénom, date de naissance,
fonction, date d’embauche, départements etc.

 Saisie des absences

On va importer les absences des employés ; date de naissance et motif.
 V. Conclusion

Vers une gestion proactive de l'absentéisme

La mise en place d'un tableau de bord dédié au suivi des absences constitue une étape
essentielle pour améliorer la gestion des ressources humaines. En offrant une vision
claire et synthétique des données, cet outil permet d'identifier les tendances, d'évaluer
l'impact des actions mises en œuvre et d'ajuster les stratégies en conséquence. En
combinant une analyse rigoureuse des causes de l'absentéisme et la mise en place de
mesures préventives, les entreprises peuvent réduire significativement les coûts liés à
l'absentéisme, améliorer la qualité de vie au travail et renforcer la performance globale.
À l'avenir, l'intégration de nouvelles technologies telles que l'intelligence artificielle
pourrait permettre de développer des outils de prédiction et de recommandation encore
plus sophistiqués.