1

Introduction générale

1. État de la question

L'inscription des élèves dans un établissement scolaire

est une activité administrative essentielle qui garantit leur
accès à l'éducation. Traditionnellement, ce processus est réalisé
de manière manuelle, impliquant des déplacements physiques,
la manipulation de documents papier et des délais parfois
longs. Cependant, avec l'évolution des technologies de
l'information, plusieurs institutions scolaires dans le monde
adoptent des solutions numériques pour automatiser cette
tâche, dans l’objectif de réduire les erreurs, d'optimiser le
temps et d'améliorer l'expérience des parents et des élèves.

Dans le contexte du Complexe Scolaire LA BORNE,

l'inscription se fait encore de manière majoritairement
manuelle, ce qui peut entraîner des lenteurs, des pertes de
dossiers et une surcharge de travail pour l'administration. Il
existe aujourd'hui des systèmes d'information dédiés à la
gestion scolaire qui permettent de moderniser ce processus,
mais leur adoption reste limitée dans certains établissements,
notamment en raison du coût, du manque de formation du
personnel ou de la résistance au changement.
1
Plusieurs études et projets similaires ont été menés
dans divers établissements scolaires et universitaires, mettant
en évidence les avantages de l'automatisation : réduction des
erreurs administratives, sécurisation des données des élèves,
simplification du suivi des inscriptions et intégration avec
1
Wastiau, P., Blamire, R., Kearney, C., Quittre, V., Van de Gaer, E., & Monseur, C. (2013). L’utilisation des TIC
dans l’éducation : une enquête sur les écoles en Europe. Revue européenne de l’éducation, 48, 11-27.
 2

d'autres systèmes (paiement des frais, gestion des notes, etc.).

Cette recherche s'inscrit donc dans cette dynamique
d'innovation en proposant une solution adaptée aux réalités du
Complexe Scolaire LA BORNE.

2. Problématique

2
Le processus d'inscription des élèves constitue une étape clé
dans la gestion administrative d'un établissement scolaire.
Cependant, lorsqu'il est géré de manière manuelle, il peut
engendrer plusieurs difficultés : lenteur dans le traitement des
dossiers, erreurs de saisie, perte ou détérioration des
documents, surcharge de travail pour le personnel administratif
et insatisfaction des parents en raison des longs dossiers
d'attente.

Au Complexe Scolaire La Borne, le système actuel

d'inscription repose principalement sur des formulaires papier
et un traitement manuel des informations. Cette méthode
présente des limites, notamment en termes d'efficacité, de
sécurité et de suivi des données des élèves. De plus, avec
l'augmentation du nombre d'inscriptions chaque année, le
risque d'erreurs et de retard devient plus important, ce qui peut
affecter le bon fonctionnement de l'établissement.

2
Ndongala, M. (2021). Conception d’un système d’information pour la gestion des inscription scolaires.
Mémoire de Master, Université de Lubumbashi.
 3

Cependant, après cet état de chose, nous nous sommes

posé les questions suivantes pour bien cerner cette
problématique :

 Quel est le système utilisé au Complexe scolaire LA BORNE

pour l’inscription des élèves ?
 Quels sont les points forts et les points faibles du système
utilisé pour ce processus d’inscription?
 Que peut être notre contribution pour améliorer ou
modifier et rationaliser le système actuel.

3. Cadre conceptuel et hypothèse

3.1. Cadre conceptuel

Notre travail de recherche s'inscrit dans le domaine de

la gestion des systèmes d'information, plus précisément dans
l'automatisation des processus administratifs scolaires. L'étude
repose sur plusieurs concepts clés :

 Automatisation : L'application de la technologie pour

remplacer ou améliorer les tâches manuelles et répétitives
dans le but d'optimiser le temps et la précision du travail
administratif.

 Système d'information : Un ensemble structuré de

ressources (logiciels, bases de données, interfaces
utilisateur) permettant de collecter, traiter, stocker et
diffuser des informations de manière efficace.
 4

 Gestion des inscriptions scolaires : L'ensemble des

processus liés à l'enregistrement des élèves, comprenant
la collecte des données, la validation des dossiers, le suivi
des paiements et l'archivage des informations.

3.2. Hypothèse

Une hypothèse est une explication qui peut être

accepté comme vraie d'un phénomène naturel, provisoirement
admise et destinée à être soumis au contrôle méthodologique
de l'expérience. Il s'agit donc d'une simple supposition,
appartenant au domaine du possible ou du probable, c'est aussi
une tentative qui nous permet de prendre la solution aux
problèmes.

Notre recherche étant de type appliqué c'est-à-dire, qui

vise à apporter des éclaircissements sur un problème dans une
intention d'application pratique, nous avons préétabli comme
réponses aux questions ci-dessus :

 Le processus d’inscription des élèves au Complexe

Scolaire LA BORNE s’effectue par un système manuel.
 Le point fort de ce système est l’accessibilité (tous les
documents sont facilement accessibles, sans dépendre
d’une panne informatique) pour effectuer un
enregistrement ; tandis que les points faibles seraient le
risque élevé des erreurs lors de la saisie des informations,
la perte ou la mauvaise organisation des documents.
 En ce qui nous concerne, nous proposons que la nature du
Système d'Information bascule du manuel à l'automatique.
 5

Ceci pourrait contribuer à améliorer et à rationaliser le

système actuel.

4. Objectifs

4.1. Objectif global

L'objectif principal de cette étude est de concevoir et

mettre en place un système d'information automatisé
permettant d'optimiser le processus d'inscription des élèves au
Complexe Scolaire LA BORNE. Ce système vise à améliorer la
gestion administrative, à réduire les erreurs et à faciliter l'accès
des élèves et des parents aux services d'inscription.

4.2. Objectifs spécifiques

Pour atteindre cet objectif global, cette recherche se

fixe les objectifs spécifiques suivants :

 Centraliser les informations des élèves dans une base des

données numérique pour améliorer la gestion et l’accès
aux informations par l’administration scolaire ;
 Réduire les erreurs manuelles et les doublons dans le
traitement des inscriptions grâce à des fonctionnalités
automatisées ;
 Sécuriser les données des élèves et des parents en
mettant des de protection de la vie et des informations
sensible.

5. Méthodologie sommaire
5.1. Méthodes
 6

Une méthode est un ensemble structuré de démarches

et de procédures employées pour conduire une étude ou une
investigation. Elle définit les étapes logiques à suivre pour
obtenir des résultats fiables et valides. La méthode permet de
guider le chercheur dans la collecte et l’analyse des données,
tout en assurant la rigueur et la cohérence du processus
scientifique.3

Voici les méthodes qui nous ont servi de réaliser le

présent travail :

1) Méthode qualitative :

 Enquête auprès des acteurs concernés : Nous avons

réalisés des entretiens ou des questionnaires avec
personnels administratifs afin de comprendre leurs besoins
spécifiques en matière de gestion de documents relatifs à
l’inscription des élèves. Cette méthode nous a permis de
recueillir des informations détaillées sur les difficultés
rencontrées avec les systèmes actuels et les attentes vis-
à-vis de la solution proposée.

2) Méthode quantitative :

 Analyse statistique : nous avons collecté des données

quantitatives sur des éléments spécifiques, comme le
nombre d'erreur sur l’enregistrement avant et après
l'implémentation de l'application, la réduction du temps de
traitement, ou la satisfaction des utilisateurs.

3
Babbie, E. (2010). The Practice of Social Research. Belmont, CA: Wadsworth Publishing.
 7

 Expérimentation sur l'application : nous avons eu à

tester l’application sur une période définie dans un
environnement réel.

3) Méthode de conception agile (méthode itérative) :

 Prototypage et développement itératif : cette

méthode de développement agile consiste de concevoir et
implémenter l'application. Cela nous a permis de produire
un prototype fonctionnel rapidement, qui pourra être
amélioré progressivement en fonction des retours des
utilisateurs et des tests effectués.

5.2. Techniques

Une technique est un outil ou un ensemble de

procédures spécifiques utilisées dans le cadre d’une méthode
pour accomplir une tâche précise, comme la collecte ou
l’analyse des données. Les techniques sont les moyens

pratiques mis en œuvre pour appliquer une méthode donnée. 4

Pour ce travail les techniques utilisées sont listées

comme suit :

 Analyse des besoins :

 Entretiens semi-directifs : nous avons collectés des

informations détaillées sur les attentes du personnel
administratif de l’école LA BORNE.
4
Cohen, L., Manion, L., & Morrison, K. (2007). Research Methods in Education. Routledge.
 8

 Observation participante : nous avons observé

directement les processus en place à l’école pour identifier
les points de friction.

 Conception de l'application :

 Conception de la base de données : nous avons conçu

un modèle conceptuel de données (MCD) pour
organiser et structurer les informations relatives aux
élèves et à leur inscription dans l’application.

 Développement et implémentation :

 Langages de programmation : nous avons utilisé le

langage de programmation Visuel Basic (VB), le système
de gestion de base de données SQL Server pour la
gestion des données.

 Tests et validation :

 Tests unitaires et fonctionnels : nous avons testé

chaque module de l'application de manière indépendante
(tests unitaires) et testé l’application dans son ensemble
pour s’assurer qu’elle répond bien aux besoins et attentes
des utilisateurs.
 Tests de performance : nous avons testé la rapidité et la
stabilité de l’application, notamment lors de l’accès à de
grandes quantités de données.
 Tests d’utilisabilité : nous avons fait tester l’application
par un groupe d’utilisateurs finaux pour s’assurer que
 9

l’interface est intuitive et répond bien aux exigences

fonctionnelles du personnel administratif.

6. Justification du choix de l'étude

Le choix de cette étude sur l'automatisation du

processus d'inscription des élèves au Complexe Scolaire La
Borne se justifie par deux raisons, à la fois pratiques,
scientifique.

6.1. Justification pratique

Actuellement, l'inscription des élèves dans cet

établissement repose sur un processus manuel qui présente
plusieurs limites : lenteurs, erreurs de saisie, pertes de
documents et surcharge administrative. L'adoption d'un
système automatisé permettra d'optimiser ce processus,
d'améliorer l'expérience des parents et des élèves, et de
faciliter le travail du personnel administratif. Cette solution
pourra également servir de modèle pour d'autres
établissements scolaires rencontrant les mêmes défis.

6.2. Justification scientifique

Ce travail s'inscrit dans le domaine des systèmes

d'information, en explorant comment l'automatisation peut
améliorer l'efficacité administrative dans le secteur éducatif. Il
contribue à la recherche sur la digitalisation des services
scolaires, en mettant en lumière les meilleures pratiques liés à
l'adoption des technologies dans l'éducation. L'étude permettra
d'enrichir les connaissances existantes en proposant une
 10

approche adaptée aux réalités locales du Complexe Scolaire La

Borne.

7. Délimitation de l’étude

La délimitation de la présente dissertation se fait dans

le temps et dans l'espace.

7.1. Dans le temps

Sur le plan temporel, nous avons eu à récolter les

données suivant la période allant d’Octobre à Décembre 2024.

7.2. Dans l'espace

Cette étude est également restreinte

géographiquement au complexe scolaire LA BORNE.

8. Structure du travail
Outre l'introduction et la conclusion, ce présent travail
comprend trois chapitres suivants :

 Le premier chapitre est basé sur les généralités sur les

applications Informatiques
 Le deuxième chapitre est axé sur l’Etude préalable;
 Le troisième chapitre nous parle de la Conception et
implémentation de l’application.

CHAPITRE I : GENERALITES SUR LES APPLICATIONS

INFORMATIQUES
 11

I.1. Définition d’une application informatique

Une application informatique est un programme ou un

ensemble de programmes conçus pour réaliser une ou plusieurs
tâches spécifiques. Elle peut être développée pour répondre à
des besoins divers, tels que la gestion de données,
l’automatisation de processus, ou encore l’amélioration de la
communication. Ces applications sont créées en utilisant des
langages de programmation et fonctionnent sur des
plateformes variées, notamment des ordinateurs, des serveurs,
et des dispositifs mobiles.

Les applications informatiques peuvent être classées en

trois grandes catégories : les applications web, les applications
desktop (logiciels exécutés sur des ordinateurs) et les
applications mobiles. Chacune d’elles est conçue pour répondre
à des besoins spécifiques et s’intègre dans différents
environnements technologiques.

I.2. Rôle des applications informatiques dans la

transformation des processus manuels en processus
automatisés5

L’évolution de la technologie a permis aux applications

informatiques de jouer un rôle central dans la transformation
des processus manuels en processus automatisés. Voici
quelques exemples concrets :

5
Sommerville, I. (2011). Software Engineering. Pearson Education
 12

 Automatisation des tâches répétitives : Les

applications informatiques permettent de réaliser
rapidement des opérations qui étaient autrefois effectuées
à la main, comme le classement des données, la gestion
des stocks ou la facturation.
 Amélioration de la précision : En réduisant les erreurs
humaines, elles garantissent une meilleure fiabilité des
résultats.
 Optimisation des ressources : Les organisations
peuvent économiser du temps, de l’argent et des efforts
en automatisant des processus complexes.
 Accessibilité accrue : Les applications permettent
d’accéder facilement aux informations et de les partager
en temps réel, ce qui favorise la collaboration.

Par exemple, dans le domaine de l’éducation, les

processus d’inscription, de suivi des élèves et de
communication avec les parents peuvent être
considérablement améliorés grâce à des applications dédiées.

I.3. Importance des applications informatiques dans le

monde moderne

Dans un monde de plus en plus numérique, les

applications informatiques occupent une place essentielle dans
presque tous les domaines d’activité :

1. Dans les entreprises : Elles soutiennent les processus

stratégiques, comme la gestion des ressources humaines,
la comptabilité et la planification des opérations.
 13

2. Dans l’éducation : Elles facilitent l’accès à l’information,

l’enseignement à distance et la gestion administrative.
3. Dans la santé : Elles contribuent à améliorer la gestion
des patients, le suivi des traitements et la recherche
médicale.
4. Dans la vie quotidienne : Des applications comme celles
pour les transports, la finance personnelle ou le commerce
en ligne simplifient et enrichissent notre quotidien.

I.4. Classification des applications informatiques

1) Applications web

Les applications web fonctionnent via des navigateurs

Internet. Elles sont hébergées sur des serveurs distants et
accessibles à l'aide d'une connexion Internet. Exemples : Gmail,
Google Docs, Facebook.

2) Applications desktop

Ces applications sont installées et s’exécutent

directement sur des ordinateurs. Elles ne nécessitent pas
toujours une connexion Internet pour fonctionner. Exemples :
Microsoft Word, Adobe Photoshop, VLC Media Player.

3) Applications mobiles

Ces applications sont conçues pour fonctionner sur des

appareils mobiles tels que les smartphones et les tablettes.
Elles sont téléchargées depuis des plateformes comme Google
 14

Play Store ou Apple App Store. Exemples : WhatsApp,

Instagram, Uber.

I.5. Cycle de vie d'une application informatique

I.5.1. Analyse des besoins

Dans MERISE, cette étape correspond à l’étude

préalable et l’étude d’opportunité. Elle consiste à recueillir et
formaliser les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles.
Les outils tels que les diagrammes de contexte et les modèles
conceptuels des données (MCD) sont utilisés.

I.5.2. Conception6

Cette étape inclut :

 Conception conceptuelle : Création des modèles

conceptuels comme le MCD et les modèles conceptuels
des traitements (MCT).
 Conception logique : Transformation des modèles
conceptuels en modèles logiques adaptés au SGBD ou au
système d’information cible.
 Conception physique : Définition des structures
physiques, comme les tables, index et répartitions.

I.5.3. Développement

Le codage commence en suivant les spécifications

définies à l’étape de conception. Les développeurs
implémentent les fonctionnalités en respectant les normes de
6
Tardieu, H., Rochfeld, A., & Colletti, J. (1983). La méthode MERISE : Principes et outils. Eyrolles.
 15

codage et les bonnes pratiques, tout en utilisant des outils de

gestion de version comme Git.

I.5.4. Tests

Avant le déploiement, l'application est soumise à divers

tests :

 Tests unitaires : Validation des modules individuels.

 Tests d’intégration : Vérification des interactions entre
les différents modules.
 Tests fonctionnels : Validation que l'application répond
aux besoins utilisateurs.
 Tests de performance : Évaluation de la vitesse, de la
réactivité et de la stabilité.

I.5.5. Déploiement et maintenance

Une fois testée et approuvée, l'application est mise en

service. Cette étape inclut :

 Le déploiement sur les environnements cible (serveurs,

cloud, etc.).
 La formation des utilisateurs.
 La maintenance, qui comprend les mises à jour, la
correction des bugs et l’ajout de nouvelles fonctionnalités
selon les besoins.

I.6. Avantages des applications informatiques7

7
Pressman, R. S. (2014). Software Engineering: A Practitioner's Approach. McGraw-Hill
Education.
 16

I.6.1. Gain de temps et d’efficacité

Les applications informatiques permettent d’exécuter

rapidement des tâches qui seraient longues et laborieuses si
elles étaient réalisées manuellement. Elles améliorent
également la productivité des organisations en optimisant les
processus.

I.6.2. Réduction des erreurs humaines

En automatisant les opérations, les applications

diminuent significativement les erreurs liées aux saisies
manuelles ou à d’autres interventions humaines.

I.6.3. Amélioration de l’accessibilité et de la

communication

Les applications informatiques offrent un accès facile et

rapide aux informations, ce qui améliore la collaboration entre
les utilisateurs et facilite la communication en temps réel.

I.6.4. Optimisation des processus métiers

En intégrant des workflows optimisés, les applications

permettent de rationaliser les opérations, de réduire les coûts
et d’augmenter l’efficacité globale des activités d’une
organisation.

I.7. Applications informatiques dans le secteur éducatif

I.7.1. Présentation de l'utilisation des applications dans

les écoles
 17

L'utilisation des applications informatiques dans les

écoles a considérablement transformé la manière dont
l'éducation est gérée et dispensée. Les technologies
numériques permettent de simplifier et d'automatiser de
nombreuses tâches administratives, de faciliter l'apprentissage
et d'améliorer la communication entre toutes les parties
prenantes du système éducatif. L'intégration de ces outils
permet également d'accéder plus facilement aux informations
pédagogiques, de mieux les progrès des élèves et d'améliorer
la qualité de l'enseignement.

I.7.2. Exemple d’applications dans le secteur éducatif

1. La gestion des inscriptions et des paiements :

Les applications de gestion scolaire permettent une

gestion fluide des inscriptions, permettant aux parents et aux
élèves de soumettre les documents requis, de choisir les
matières et de payer les frais scolaires via une plateforme
centralisée. Cela réduit les erreurs humaines, optimise le temps
et améliore l'efficacité du processus d'inscription. Les
paiements peuvent être automatisés, ce qui évite les retards ou
les oublis de paiement.

2. Le suivi académique des élèves :

Les plateformes éducatives fournissent des outils pour

suivre les performances académiques des élèves, en
enregistrant les résultats des examens, les progrès dans les
matières et en générant des rapports détaillés. Les enseignants
peuvent facilement suivre les progrès de chaque élève,
 18

identifier les domaines nécessitant des améliorations, et même

mettre en place des stratégies d'accompagnement
personnalisées. Les applications permettent également d'établir
des graphiques pour une meilleure visualisation de l'évolution
des élèves.

CHAPITRE II : ETUDE PREALABLE

II.1. Présentation de l’Ecole Complexe Scolaire LA BORNE

II.1.1. Historique

L’école LA BORNE fut créée en 1989 et ne comportait

qu’une seule section : la maternelle. En 1994, la section
primaire verra le jour. Quant à la section secondaire, celle-ci a
vu le jour en 1998. D’où l’école se dénommera Complexe
scolaire LA BORNE.
 Date de création : 1989
 Régime de gestion : prive agrée
 19

 Arrêté d’agrément n° et date : n° 0203/2013 du

25/04/2013
 Titre scolaire délivre : diplôme d’état
1.1 Les différents chefs d’établissement :
1) KINDEKE,
2) BILUMBU BANTAPI,
3) ONOKOKO W’ONOKOKO,
4) KALUBI KAYEMBE
1.2 L’Apport de chaque chef d’établissement
1. KINDEKE : Il a consenti des sacrifices parce qu’il a
participé à l’ouverture de la section secondaire en août
1998, alors qu’il était Directeur à la section primaire.
2. BILUMBU BANTAPI : Il a été le préfet de 1999-2005, c’est
lui qui a conduit la première promotion des humanités à
l’examen d’Etat.
3. ONOKOKO W’ONOKOKO : L’école a été restructurée à
cause des classes des 4ème, 5ème et 6ème qui étaient non
viables. Elle a cessé d’être locataire pour devenir
propriétaire de la parcelle qu’elle occupe jusqu’à ce jour. Il
y a eu aussi l’ouverture de la salle des machines, d’une
grande bibliothèque et l’augmentation progressive des
effectifs.
4. KALUBI KAYEMBE : C’est la période de grands travaux :
la construction d’un grand bâtiment en étage (2 niveaux)
avec 18 salles de classes, un labo de chimie-biologie, un
bureau de la direction de discipline et des toilettes), une
administration semi-informatisée, un bâtiment pour l’Ecole
Primaire en construction. Les effectifs ont presque triplé et
 20

le complexe scolaire la Borne est devenu un centre de

l’examen d’Etat. Sur le plan rendement, l’Ecole fait de très
bons résultats à l’examen d’Etat et est classée parmi les
meilleures de la province éducationnelle de Kinshasa-
LUKUNGA.

I.2 Situation géographique

L’école Complexe Scolaire LA BORNE est situé au n°10

sur l’avenue Mbamba dans le quartier Bumba, commune de
Ngaliema non loin de l’Eglise Saint du Dernier jour sur l’avenue
Bumba à plus au moins 200 mètres de l’Université Pédagogique
Nationale dans la ville province de Kinshasa en RDC.

I.3 Identification de chef d’établissement

 Nom : KALUBI
 Post nom : KAYEMBE
 Prénom : Véronique
 Matricule : cs-ses30/2001
 Lieu et date de naissance : NDEKESHA, le 29/12/1952
 Diplôme principal : en option histoire et sciences sociales,
agrégation histoire
 Date d’engagement : 10/09/2001
 Date de promotion : 03/09/2009
 Dernière cotation : très bien, autorité : inspecteur Bedi
MANGALA

I.4 Organisation administrative de l’établissement

Sur le plan administratif, l’école Complexe Scolaire LA

BORNE est dirigé par le Préfet madame Véronique KALUBI
 21

KAYEMBE, appuyée par un Directeur des études, un Directeur

de discipline, un Conseiller pédagogique, d’un chargé de
l’administration, d’un comptable et d’un secrétaire de direction.
 22

I.5 Organigramme

ADMINISTRATEUR DU CHEF LA BORNE

PREFET, CHEF D’ETABLISSEM ENT

CELLULE ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
GESTION DE LA BASE DES DONNEES

DIR/SEMAT DIR/SEPRIM PREFET DES ETUDES

Concierge Secrétaire Comptable Recouvreur

EDUC. PRINCIPALE DIR. ADJOINT
C.P 1 C.P 2 D.D

OUVRIERS
OUVRIERS SURNUMERAIRE C.O Bibliothécaire Profs OUVRIERS

Educatrices Maîtres Agent Surveillants Liste des abréviations

1) DIR : Direction
2) DIR/SEMAT : Section Maternelle
3) DIR/SEPRIM : Section Primaire
4) SESEC : Section Secondaire
5) Educ : Educatrice
6) DIR. : Directeur
7) D.E : Directeur des Etudes
8) D.D : Directeur de discipline
ELEVES 9) C.O : Conseillère d’Orientation
10) Profs : Professeurs
 23

Source : Direction de l’école

 24

II.2. Analyse de l’existant