LE GUIDE DU

BIEN FACTURER
À EDF

L e Processus Achats-Fournisseurs du Centre de Services Partagés

Comptabilité (CSPC) d’EDF met à disposition de ses fournisseurs le présent
guide « du bien facturer ».

Il traduit une volonté forte d’EDF de renforcer la communication entre ses

collaborateurs et ses fournisseurs afin de fluidifier le processus de règlement.

Il participe aussi à l’amélioration de la connaissance de l’organisation du

Groupe EDF.

Notre ambition est qu’il réponde concrètement aux interrogations

quotidiennes du processus de facturation et qu’il soit diffusé largement dans
votre entreprise.

Nos équipes sont à votre disposition pour tout complément d’information sur
ce guide et, au besoin, vous rencontrer.

Nous vous en souhaitons bonne lecture.

 Contenu du guide
OBJECTIFS DU GUIDE 03

IDENTIFICATION DE NOS FOURNISSEURS DANS LE RÉFÉRENTIEL D’EDF 04

LES SOCIÉTÉS GÉRÉES PAR LE CSP COMPTABILITÉ 05

DISPOSITIONS PRATIQUES 06

 MODALITÉS DE FACTURATION………………………………………………….. 06

 LA PRÉSENTATION DE VOTRE FACTURE…….……….…………………........ 08

 LE CONTENU DE VOTRE FACTURE................................................................ 09

 LES MENTIONS OBLIGATOIRES ET CONSEILLÉES…………………………. 10

 LES ACTIONS ASSOCIÉES AUX EVENTUELS

DYSFONCTIONNEMENTS…………………………………………………...……... 12

Retour facture pour non conformité……………………………………………………. 12

 LES FACTURATIONS PARTICULIÈRES……….……………………………….... 13
Contenu du guide

Traitement de la sous-traitance….….………………………………………………….. 13
Traitement de la co-traitance…………………………………………………………….14
Traitement des demandes d’avance ou d’acompte……………………………………14
Traitement des retenues de garantie (RG)……………………………………….........15
Traitement des transitaires en douane………………………………………………….15
Traitement des révisions de prix…………………………………………………………16
Traitement des pénalités sur clauses non respectées……………………………...... 17

16
LES PAIEMENTS 18
17

 LES CONDITIONS ET MODES DE PAIEMENTS ASSOCIÉS À LA

DATE DE FACTURATION……………………………………………..................... 18

 LES CAS PARTICULIERS………………………………………………………...….19

Traitement des factures dans le cadre de l’affacturage ……....................................19
Traitement des factures dans le cadre de la loi Dailly…………………………………19

LA RELATION FOURNISSEURS 20

 LE TRAITEMENT DES DEMANDES FOURNISSEURS……………………..….. 20

 LE PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT DES BOITES AUX LETTRES……..... 22

 OBJECTIFS DU GUIDE

L’objectif du guide est double :

Faciliter les échanges entre EDF et ses fournisseurs afin

de fluidifier le processus de facturation et de paiement

Matérialiser l’engagement en termes de délai et qualité

d’EDF dans le traitement des factures fournisseurs

La mise en œuvre des consignes développées dans ce guide est le premier

facteur de réussite concernant ces objectifs.

3
IDENTIFICATION DE NOS FOURNISSEURS
DANS LE RÉFÉRENTIEL D’EDF

 Pour être identifié en qualité de fournisseur

d’EDF et être réglé, il est absolument nécessaire
que le fournisseur soit répertorié dans le
Référentiel Fournisseurs d’EDF.

 L’identification de nos fournisseurs dans notre

Système d’Information se fait sur la base du
SIRET auxquels sont associés différentes
données (N° de TVA intracommunautaire,
régime de TVA et coordonnées bancaires).

4
LES SOCIÉTÉS GÉRÉES PAR LE CSP
COMPTABILITÉ

EDF - SIREN : 552 081 317

EDF PEI - SIREN : 489 967 687

EDF IM Solution - SIREN : 493 404 768

EDF FM Services - SIREN : 493 472 328

Immobilière Wagram Etoile - SIREN : 414 660 043

SOFILO - SIREN : 572 184 190

5
DISPOSITIONS PRATIQUES

Les modalités de facturation

Tout enregistrement d’une facturation nécessite une commande reconnue

dans notre Système d’Information.

EDF distingue 2 modalités de facturation distinctes :

1. Les factures avec numéro de commande identifié

Les factures émises sur la base de travaux ou prestations réalisés suite à

une commande numérotée qui vous a été préalablement transmise.

Ce numéro est formé de 2 séries de chiffres de type :

4 10

XXXX - XXXXXXXXXX

• Les 4 premiers chiffres matérialisent le code société donneur d’ordre et

permettent aux fournisseurs d’identifier notamment la Boite aux Lettres
(BAL) qui devra être sollicitée en cas de demandes fournisseurs (voir p.21)

• Les 10 chiffres suivants correspondent au n° de commande nécessaire aux

échanges ultérieurs avec EDF. Le numéro individuel de la commande
demeure l’élément obligatoire à fournir lors de toutes communications
avec EDF

Dans ce cas, la facture est systématiquement transmise à

l’adresse d’expédition de la facture.

IMPORTANT

Toute facture reçue sans numéro de commande sera systématiquement

retournée vers l’émetteur.

6
2. Les factures sans numéro de commande identifié

Les factures émises pour des prestations spécifiques sans commande

préalable.

Dans ce cas, sans référence à un n° de commande, la

facture doit être transmise à l’adresse de l’Entité qui a
exprimé la demande de prestation pour qu’elle puisse créer
la commande au vue de la facture reçue et la transmettre à
la comptabilité.

La facturation doit respecter l’échéancier de paiements défini dans les

conditions particulières d’achat de la commande.

Une facture ne doit faire référence qu’à 1 seule commande

Les factures multi commandes seront rejetées et renvoyées aux

fournisseurs

7
La présentation de votre facture

La qualité de présentation de votre facture conditionne la fluidité de

son traitement.

BON À SAVOIR

Vos factures sont numérisées via un procédé de Lecture Automatique de

Document ( LAD)

De ce fait, la facture doit respecter les principes de forme suivants :

1 Papier de bonne qualité pour permettre le passage dans un scanner

2 Format A4

3 Pas de recto-verso

4 1 seul exemplaire

5 Impression de bonne qualité, caractères facilement lisibles

6 Papier de préférence blanc ou de couleur très claire

7 Éviter tout fond de page couleur susceptible de perturber la lecture LAD

8 Pas d’agrafe

9 Faire figurer le cas échéant sur la première page les mentions obligatoires
concernant les factures de co et sous-traitance (voir p. 10/11)

BON À SAVOIR

Selon les technologies nouvelles de traitement qu’EDF sera amené à mettre

en place dans le futur (EDI), le présent guide sera complété des exigences
nouvelles que celles-ci pourraient générer.

8
Le contenu de votre facture

 Une facture est obligatoire lors de toute prestation de

services ou toute vente de marchandises entre
professionnels.

 Les factures doivent mentionner toutes les mentions

légales et obligatoires afin de permettre leur
traitement par EDF.

 Certaines données, bien que non obligatoires, sont

toutefois de nature à grandement faciliter le
traitement et la résolution des problèmes liés à la
facturation.

9
Les mentions obligatoires et conseillées

Toutes les mentions sont reprises ci-après en précisant leur caractère

« obligatoire » ou « conseillé »

MENTIONS OBLIGATOIRES CONSEILLÉES

 Nom et Dénomination
 Forme juridique
sociale

Au titre de  Adresse  Capital

l’émetteur de la
 N° de TVA intra-  Coordonnées d’un
facture communautaire correspondant en cas
de problème

 SIREN/RCS/APE

 Dénomination sociale

 Adresse d’expédition de la
Au titre du facture précisée sur la
bénéficiaire de la commande ou la demande
facture
 Adresse de livraison

 N° de TVA intra-
communautaire

 Type de la pièce : facture,

avoir, facture d’acompte ou
Renseignements facture d’avance
sur l’identification
 N° de la facture
la facture
 Date d’émission de la facture
 Référence de la commande  Régime de TVA
d’achat (encaissement ou débit)
 Référence et désignation claire  Référence du poste d’achat
de la prestation facturée concerné par la facture
Renseignements
sur le contenu de  Date de réalisation de la  Référence du bordereau de
prestation
la facture livraison (si fournitures)
 Quantité facturée 1
 Prix unitaire hors TVA 2
 Prix total hors TVA 3
En cas de non facturation de TVA, mentionner
l’article CGI (Code Général des Impôts ) justifiant
cette exonération.

 Taux TVA 4
 Montant TVA 5
 Montant TTC 6

10
Société...
Adresse Nom et dénomination sociale
Téléphone
Télécopie N° TVA intra-communautaire du
Courrier électronique client facturé

Au téléphone, veuillez demander :

Nom et coordonnées de
l’interlocuteur

Dénomination sociale
Adresse d’expédition de la facture :

Facture / Avoir
Adresse de Livraison :

N° de la facture

Date d’émission de la facture

Quantité PU HT Montant HT
Référence de la commande Achats
1 2
Référence du poste
de commande Achats

Référence et désignation claire de

la prestation

Référence du bordereau de
livraison

Date de réalisation de la
prestation le……………..

Régime de TVA
sur encaissements ou débit

Montant HT Taux TVA Montant TVA Montant TTC

3 4 5 6

Société…………….
Forme juridique et Capital
N° SIREN / RCS / APE
N° TVA intra-communautaire du
fournisseur

11
Les actions associées aux éventuels dysfonctionnements

Retour facture pour non conformité

Les principaux cas de retour d’une facture :

 L’absence des mentions obligatoires provoque le retour systématique de

la facture vers le fournisseur lorsqu’ils n’apparaissent pas sur la facture

 Erreurs de formalisme sur facturation (notamment : non unicité du numéro

de la facture, erreur sur la présentation de sous-traitance, pénalités non
déduites, avance ou acompte non repris, retenue de garantie non
déduite…)

 Numéro de commande absent ou erroné

 Commande soldée

 Erreurs de calcul sur facturation (dont erreurs sur taux et/ou montant TVA)

 Contestation du donneur d’ordre sur plus de 50% du montant facturé

 Date de facture anticipée par rapport à la date de réalisation de la

prestation constatée

À RETENIR

En cas de facturation indue inférieure à 50%, nous traitons cette contestation par
une demande d'avoir rappelant les références commande et facture initiale. Cet
avoir doit être adressé rapidement pour que le CSP Comptabilité puisse payer à
échéance le net à payer accepté à partir de la facture et avoir associé déduit.

BON À SAVOIR

Chaque duplicata doit comporter la mention « certifié conforme à l’original »

et être signé.

12
Les facturations particulières

Traitement de la sous-traitance

 L’entreprise principale titulaire de la commande avec EDF doit

obligatoirement avoir déclaré toutes les entreprises sous-traitantes
qu’elle compte employer. Cette déclaration se fait à l’aide du formulaire
« Acte spécial » fourni par EDF et valide l’acceptation par EDF de la
sous-traitance.

 Le sous-traitant facture le titulaire du marché. Le titulaire du marché

facture EDF et joint les copies de factures des sous traitants pour un
paiement direct au sous-traitant. Les copies des factures du sous-
traitant doivent être jointes à la facture du principal.

 Le sous-traitant de rang 1 doit être connu au sein du Référentiel

Fournisseurs d’EDF pour pouvoir être payé.

 Les retenues de garantie ne s’appliquent pas au sous-traitant.

BON À SAVOIR

En application de la loi de 1975 visant à la protection des entreprises sous-

traitantes, toutes les entreprises qui interviennent en sous-traitance de
premier rang d’une entreprise principale titulaire d’une commande avec
EDF, sont obligatoirement payées directement par EDF. Toute stipulation
contraire est irrecevable.

13
Les facturations particulières

Traitement de la co-traitance

Les entreprises co-traitantes agissent dans le cadre d’un Groupement

Momentané d’Entreprises (GME) qui peut être de type solidaire ou
conjoint. Quel qu’en soit le type et la composition, le GME est piloté
par l’un de ses membres, appelé mandataire. Il appartient,
notamment, au mandataire de présenter à EDF les factures liées à
l’activité du GME.

 Le mandataire valide obligatoirement chaque facture des co-traitants.

 Les règles de fonctionnement du Groupement Momentané

d’Entreprise (GME) prévoient les modalités de règlement propres à
celui-ci. Dans le cas où les règlements sont réalisés sur un compte
dédié GME, les coordonnées bancaires de ce compte sont fournies à
EDF.

 Si aucun compte dédié n’existe, les règlements se font à chaque co-

traitant

Traitement des demandes d’avance ou d’acompte

Une facture d’avance ou d’acompte correspond à un versement

financier avant la réalisation complète de la prestation ; cette
anticipation de paiement doit être prévue à l’échéancier de paiement
de la commande.

Le délai de paiement prévu dans la commande s’applique également

aux factures d’avances et d’acomptes.

Les avances et acomptes versés doivent êtres déduits au plus tard

sur la facture définitive.

14
Les facturations particulières

Traitement des Retenues de Garantie (RG)

La Retenue de Garantie ne peut être supérieure à 5% du montant de

la commande et la durée est généralement de 12 mois à compter de
la date de fin de prestation.

BON À SAVOIR

Le remboursement se fait sans facturation du fournisseur

uniquement si :

 La TVA a bien été facturée précédemment sur la totalité de la prestation.

 Le chargé d’affaires Maitre d’ouvrage a donné son accord de parfait

achèvement au CSP Comptabilité à la fin du délai de garantie.

Traitement des transitaires en douane

Les facturations de biens importés de pays hors union européenne

sont associées à des demandes de0remboursement de TVA dues lors
du passage des biens en douane.

À RETENIR

En cas de transitaire en douane, ce dernier doit obtenir la référence de la

commande des biens, pour mention sur sa facturation de demande de
remboursement TVA, en joignant obligatoirement le Document Administratif
Unique (DAU) complété en douane.

15
Les facturations particulières

Traitement des révisions de prix

La révision de prix correspond au calcul de la dérive, en fonction

des variations économiques, de la valeur des prestations exécutées,
pendant la période considérée, par rapport à leur estimation faite
par application des prix initiaux du marché.

La facturation de la révision de prix intervient obligatoirement

postérieurement à la facturation de la prestation correspondante,
et est établie en conformité avec les termes des articles 19 ou 21
des marchés concernés.

À RETENIR

La révision de prix doit faire l'objet d'une ligne de facturation

dédiée portant mention explicite de "révision de prix", et faisant
précisément référence à la prestation concernée en cas de
présence de plusieurs postes de prestation sur le même document
de facturation.

La facture comportant de la révision de prix doit également être

assortie du détail de son calcul.

16
 Les facturations particulières

Traitement des pénalités sur clauses non respectées

Les Conditions Particulières d’Achat (CPA) peuvent être demandées si les

clauses ne sont pas respectées par l’une des parties.

À RETENIR

Nos demandes de pénalités :

En cas de retard dans la réalisation de la prestation et/ou de non-conformité

dans la qualité de la prestation, les pénalités demandées par courrier doivent
être déduites de façon apparente et dissociées du TTC de la facturation suivante
ou par émission d’un avoir HT. Ces pénalités sont non soumises à TVA.

À RETENIR

Seules les factures réglées après échéances font l’objet d’une facturation de
pénalité.

Le fournisseur présente une facture uniquement de pénalité avec les

renseignements suivants

 la référence de la facture concernée dont le numéro de la commande à laquelle elle se

rapporte

 le nombre de jours pris en compte pour le calcul

 le taux d’intérêt annuel retenu pour le calcul

 le montant forfaitaire de recouvrement

 les indemnités de retard et les indemnités forfaitaires pour frais de recouvrement

(montant forfaitaire) doivent être facturées hors taxe, elles ne sont pas soumises à
TVA (BOFIP-TVA-10-10-30-2014 0115).

17
LES PAIEMENTS

Les conditions et modes de paiements associées à

la date de facturation

Pour rappel, le mode de règlement (hors dispositions particulières de

type Loi Perben par exemple) adopté par EDF est de 60 jours suivant la
date d’émission de la facture. C’est pourquoi la facture doit être
adressée dès sa date d’émission afin de pouvoir être payée à la date
d’échéance.

Lorsque l’échéance tombe un jour férié ou un week-end elle est

reportée au 1er jour ouvré suivant (selon les Conditions Générales
d’Achats).

Le mode de règlement privilégié par EDF est le virement bancaire.

18
Les cas particuliers

Dès la conclusion ou la sortie d’un système d’affacturage ou de loi Dailly,

le fournisseur est tenu d’en informer EDF.

Traitement des factures dans le cadre de l’affacturage

À RETENIR

EDF n’accepte que l’affacturage complet, la totalité des créances

détenues sur EDF, vers une seule société d’affacturage.

Traitement des factures dans le cadre de la loi Dailly

À RETENIR

EDF n’accepte que la cession complète de toutes les factures d’un

même marché (loi Dailly), vers un seul établissement financier.

La cession des factures est soumise au préalable à la notification de la

cession de créances par l’établissement financier avec indication du n°
de commande.

BON À SAVOIR

EDF propose à ses fournisseurs, en partenariat avec BNP PARIBAS

FACTOR, un programme d’affacturage inversé (Reverse Factoring)
dont les modalités pratiques et financières peuvent être obtenues en
appelant au : 08 20 204 721.

19
LA RELATION FOURNISSEURS

Le traitement des demandes fournisseurs

 Le Processus Achats-Fournisseurs du Centre de Services Partagés

Comptabilité d’EDF reçoit et traite les demandes émises par les
fournisseurs dans le cadre de leur facturation.

 Les demandes doivent être envoyées par courriel sur les Boites Aux
Lettres (BAL) mises à disposition des fournisseurs pour qu’elles soient
prises en compte par EDF.

 Les demandes concernant des factures échues sont traitées dans un

délai de 5 jours (10 jours pour les cas complexes et/ou volumineux).

 L’adresse mail dédiée aux demandes fournisseurs est indiquée sur la

commande (sous l’adresse de facturation).

 En l’absence de commande, la demande est à envoyer à l’émetteur du

besoin.

20
Le traitement des demandes fournisseurs

Les coordonnées des BAL sont indiquées sur nos bons de commandes dans
l’encart « Adresse de facturation ».

Nom du fournisseur
Adresse du fournisseur

ICI
est située l’adresse Mail à utiliser
pour vos correspondances
avec le CSPC

21
Le principe de fonctionnement des Boîtes Aux Lettres

Les fournisseurs communiquent toutes leurs demandes de

renseignements et/ou demandes concernant des factures échues sur
des BAL mises spécifiquement à leur disposition à cet effet (voir
p.21).
Le Processus Achats-Fournisseurs privilégie essentiellement ce mode
d’échanges avec ses fournisseurs.

Les courriels relatifs aux factures échues doivent préciser à minima :

 le numéro de la facture

 la date d’émission de la facture

 le montant TTC de la facture

 le numéro de commande complet (voir p.6)

 l’échéance de la facture

 toute précision utile permettant d’améliorer le traitement de la demande

 Lorsque la demande porte sur un nombre de factures supérieur à 3, elle

doit être formalisée à l’aide d’un fichier Excel récapitulatif afin de permettre
un délai de traitement optimisé.

 EDF pourra être amené à vous demander un duplicata certifié conforme

signé de votre facture que vous devrez transmettre à l’adresse de
facturation mentionnée sur la commande.

 Le fournisseur veillera à ce que le numéro de la commande figure bien sur

le duplicata afin que celui-ci ne lui soit pas retourné.

22
 JE M’INTERROGE ? JE SOLLICITE !

QUESTION INTERLOCUTEUR

Interrogations autour du contrat et CGA / CPA Acheteur associé au contrat

(Conditions Générales d’Achats / Conditions Particulières d’Achats)

Interlocuteurs mentionnés sur le bon

Interrogations autour de la commande
de commande

Interrogations sur la facturation BAL du Processus Achats-Fournisseurs

(voir P.21)

Modifications concernant mon entreprise et/ou BAL du Processus Achats-Fournisseurs

mes références bancaires (voir P.21)

23
EDF Direction des Services Partagés Plaquette éditée par le Processus Achats
22 - 30 avenue de Wagram CSP Comptabilité Fournisseurs du CSP Comptabilité .
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Capital de 924 433 331 euros 71 rue de Miromesnil Conception : DAPC
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