Voici un syllabus structuré basé sur les deux chapitres que vous avez fournis.
Ce syllabus peut servir de
guide pour un cours ou une formation sur la gestion du courrier entrant et sortant.
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Syllabus de Gestion du Courrier : Entrant et Sortant
Objectifs généraux :
Acquérir les compétences nécessaires pour gérer efficacement le courrier entrant et sortant au sein
d'une organisation.
Apprendre les bonnes pratiques pour le traitement, l'organisation et la distribution du courrier.
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Chapitre 1 : Le Courrier Entrant
1.1 Les différents moyens de réception du courrier
Présentation des divers modes de réception du courrier : papier, électronique (e-mail), fax, messagerie
instantanée, etc.
Avantages et inconvénients de chaque méthode.
Précautions à prendre selon le mode de réception.
1.2 Préparation du plan de travail
Définition et importance du plan de travail dans la gestion du courrier entrant.
Organisation de l’espace de travail (zones de réception, tri, gestion des documents, etc.).
Mise en place d’un planning de traitement du courrier.
1.3 Ouverture du courrier
Méthodologie pour l'ouverture physique et numérique du courrier.
Mesures de sécurité à respecter lors de l’ouverture des courriers sensibles ou confidentiels.
Les outils nécessaires pour un travail efficace (couteaux à lettres, scanners, etc.).
1.4 L'examen du courrier
Comment analyser et classer les documents reçus (par type, priorité, urgence, etc.).
Identification des courriers à traiter en priorité.
Distinguer le courrier personnel du courrier professionnel.
1.5 Le tri et la distribution du courrier
Méthodes de tri : par urgence, par destinataire, par catégorie de contenu.
La distribution physique du courrier aux destinataires concernés.
Le suivi du courrier reçu pour éviter toute perte ou retard.
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Chapitre 2 : Le Traitement du Courrier Sortant
2.1 Les lettres types
Introduction aux modèles de lettres et courriers types.
Comment créer et personnaliser des lettres types pour diverses situations professionnelles.
Utilisation d'outils pour la gestion des lettres types (logiciels de traitement de texte, bases de données).
2.2 La signature du courrier
Procédures relatives à la signature des courriers officiels : signature manuelle vs signature électronique.
La gestion des signatures pour les courriers nécessitant des autorisations spéciales.
L’importance de la signature dans le cadre juridique et professionnel.
2.3 Le regroupement du courrier
Stratégies pour regrouper les courriers en fonction de leur destination (interne, externe).
Regroupement par service, par priorité ou par sujet.
Outils de gestion pour faciliter le regroupement.
2.4 L'enregistrement du courrier sortant
Méthodes d’enregistrement et de suivi des courriers envoyés.
Utilisation de journaux ou de systèmes numériques pour documenter les envois.
Importance de l’enregistrement pour la traçabilité et la conformité.
2.5 Le tri et la vérification
Processus de tri des courriers sortants en fonction des destinataires et de l’urgence.
Vérification de l'exactitude des informations contenues dans le courrier (adresse, destinataire, contenu).
Les étapes finales avant l'envoi : relecture, validation, approbation.
2.6 Plis et mise en enveloppe
Techniques pour plier et préparer les courriers pour l’envoi (enveloppes adaptées, format, etc.).
Importance de la présentation soignée des courriers sortants.
Préparation des envois en fonction des services postaux (recommandé, express, etc.).
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Méthodes d'enseignement :
Cours théoriques : présentation des concepts et des techniques de gestion du courrier.
Études de cas pratiques : simulation de la gestion du courrier entrant et sortant.
Ateliers pratiques : exercices de tri, d’ouverture, de rédaction de lettres types et de préparation de
courriers.
Évaluation :
Évaluation continue : mise en situation, exercices pratiques et tests de compréhension.
Examen final : évaluation des compétences acquises sur le traitement du courrier entrant et sortant.
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Ressources pédagogiques :
Manuels de gestion administrative.
Logiciels de traitement de texte et de gestion du courrier électronique.
Guides pratiques sur la gestion de la correspondance.
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Ce syllabus permet de structurer efficacement l'apprentissage des compétences liées à la gestion du
courrier et peut être ajusté en fonction des besoins spécifiques des étudiants ou des professionnels.
