Le métier d’assistant de direction

Bien qu’il/elle soit parfois appelé(e) secrétaire de direction, l'assistant(e) de

direction joue en réalité un rôle plus important. Véritable bras droit d’un
directeur, sa mission est de le décharger de toutes les préoccupations
administratives et de manière générale, de l’assister dans tous les aspects de
son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité.

Qu'est-ce qu'un(e) assistant(e) de direction ?

Dans tous les secteurs et types d’organisations, depuis les PME-PMI, en passant par
les institutions publiques et collectivités locales, les associations et les multinationales,
l’assistant(e) de direction joue le rôle d’interface avec tous les interlocuteurs de son
supérieur.

Il/Elle effectue toutes les tâches traditionnelles d’un(e) secrétaire, à savoir la tenue de
son agenda, le traitement du courrier, la rédaction de comptes-rendus de réunions
auxquels il/elle assiste généralement, la préparation de dossiers et présentations,
l’organisation de réunions, de déplacements et voyages, l’archivage de tous ses
documents.

Mais d'autres missions peuvent lui incomber : recherches de fournisseurs et premières

négociations, préparation d’un budget, etc. Dans ce cas, et si la structure le permet,
l’aspect administratif est confié à un(e) secrétaire qu’il/elle supervise.

Quel est le parcours type d'un(e) assistant(e) de direction ?

Le poste de collaborateur(trice) de direction est accessible aux détenteurs d’un bac+2,

préférablement un BTS assistant de manager ou un BTS assistant de gestion PME-PMI,
ou encore le DUT gestion des entreprises et des administrations ou gestion
administrative et commerciale. Une licence en management des organisations, avec
une spécialité assistant de manager, offre encore plus de chances.

Suivant la description du poste, des connaissances complémentaires peuvent être

demandées : notion de droit, de comptabilité, de ressources humaines, de commerce,
etc.

La maîtrise des outils bureautiques et d’Internet est exigée. Un bon niveau d’anglais,
ainsi que d’autres langues, en fonctions des activités et de l’implantation géographique
de l’entreprise est indispensable.
Quelles sont les qualités d'un(e) assistant(e) de direction ?
Du fait de ses multiples activités, l’attaché(e) de direction n'est jamais soumis(e) à
la routine…

Sur tous les fronts, il/elle doit faire preuve de réactivité, d’une grande capacité
d’adaptation, d’esprit d’initiative et de résistance au stress et à la pression.

Souvent bousculé(e) par des priorités qui arrivent à l’improviste, il/elle doit travailler avec
méthode et organisation.

Autre impératif inhérent à ce métier : la discrétion. L’assistant(e) de direction voit et

entend tout ce qui se passe autour de son patron, il/elle est le gardien de ses secrets, le
dirigeant doit pouvoir lui faire une confiance absolue.

Recevant les visiteurs de son supérieur, agissant souvent en son nom, tant en externe
qu’en externe, il/elle doit avoir une bonne présentation, une grande aisance
relationnelle, le sens de la diplomatie, et une excellente expression orale et écrite.

Qu’est-ce qu’un Assistant de Direction ?

Comme son nom l’indique, l’assistant de direction (AD) est rattaché à un directeur, un
cadre, plusieurs responsables ou parfois un service entier. Fidèle bras droit du dirigeant
de l’entreprise, il est également son plus proche collaborateur et sa personne de
confiance. Polyvalent, il prend en charge des missions très variées, notamment la
gestion administrative interne. La personne occupant la fonction d’assistant de direction
peut posséder d’autres dénominations. Elle peut aussi être appelée assistant de
manager, attaché de direction, secrétaire de direction ou encore assistant d’unité
opérationnel. Mais en réalité, l’assistant de direction joue un rôle bien plus important que
celui de secrétaire de direction. Le métier d’attaché de direction fait partie du domaine
secrétariat. Sa fonction consiste à seconder le dirigeant de l’entreprise. Il met ses
compétences en avant pour soulager son supérieur hiérarchique de toutes les
préoccupations administratives et, de manière générale, de l’assister dans tous les
aspects de son travail pour lui faire gagner en temps et en efficacité. Pour résumer,
l’assistant de manager est le partenaire clé qui seconde son responsable dans toutes
les tâches liées à l’organisation et à la coordination de son activité. Il prend en charge
des missions très larges et très variées : de la gestion à la communication interne et
externe, en passant par l’administratif, le planning, les appels téléphoniques, le courrier,
etc.
Quel est son rôle ?
L’assistant de direction est susceptible d’intervenir sur l’ensemble des affaires courantes
liées au travail du responsable qu’il assiste. De ce fait, son rôle consiste principalement
en :

Assistanat du dirigeant
Pour pouvoir soulager le patron de toutes les questions secondaires, l’assistant de
direction filtre les appels téléphoniques, traite le courrier tout en organisant l’agenda et
le classement. Il incombe également à l’assistant de direction d’organiser les rendez-
vous, les déplacements et les réunions dont il doit ensuite rédiger les comptes rendus.

L'AD participe au recrutement et coordonne le planning des équipes. Avec de l’ancienneté, il

peut endosser des responsabilités plus importantes telles que l’établissement et la gestion des
budgets ainsi que le traitement des dossiers comptables. Grâce à l’assistanat déployé par
l’assistant de direction, son supérieur gagne largement en temps et en efficacité. Il peut focaliser
toute son attention et ses compétences sur les activités qu’il ne peut pas déléguer.

Interface entre son employeur et les différents

interlocuteurs de celui-ci
L‘assistant de direction joue le rôle d’interface avec tous les interlocuteurs de son supérieur dans
tous les secteurs et les types d’organisation. Ceci depuis les PME-PMI jusqu’aux associations et
multinationales, en passant par les collectivités locales et les institutions locales. En interne,
l’assistant de manager assure un lien avec les représentants du personnel. Il organise les rendez-
vous et filtre les communications du dirigeant, en ne lui transmettant que l’essentiel. En externe,
il accueille les visiteurs et est en contact avec les clients ainsi que les fournisseurs. Dans le cadre
de recherches de fournisseurs, l’assistant de direction est en charge des premières négociations.
Et dans le cas de voyages de son supérieur, il prend en charge toutes les procédures à effectuer et
organise entièrement le déplacement. De par ses fonctions, l’assistant de direction entretien de
fréquents déplacements aussi bien à l’intérieur qu’à l’extérieur de l’entreprise.

Quelles sont ses missions ?

Les missions attribuées à l’assistant de direction varient selon le type d’entreprise, la fonction et
le niveau du responsable. Mais d’une manière générale, il est en charge des tâches suivantes :

Gestion de l’administration
Cette première mission correspond à toutes les tâches traditionnelles d’une secrétaire. L’assistant
de manager, tout comme cette dernière, prépare et rédige les courriers émanant de la direction. Il
se charge ensuite de les envoyer aux concernés. D’autre part, il réceptionne et trie la
correspondance pour ne présenter à sa direction que les informations essentielles. Il lui revient
également d’organiser l’agenda. L’assistant de manager doit aussi gérer les appels téléphoniques.
Il lui revient de les réceptionner. Il trie ensuite l’essentiel à transmettre à son supérieur. Ce tri lui
permet de ne pas faire perdre son temps au directeur avec des communications stériles ou
inutiles.

Gestion du recrutement
L’assistant de direction est en charge du recrutement après aval du dirigeant. Il élabore les offres
d’emploi et réceptionne les dossiers de candidature. Après sélection, il prépare et envoie les
convocations pour les différents entretiens auxquels il participe aussi. Suite au recrutement, il
appartient à l’assistant de direction de prendre en charge le ou les nouveaux recrutés en leur
présentant l’entreprise, en leur parlant du poste qu’ils vont occuper et les tâches qu’ils auront à
accomplir. Il leur explique la stratégie et la politique de la boîte dans laquelle ils vont dorénavant
travailler.

Gestion des réunions

En amont des réunions, l’assistant de direction détermine l’ordre du jour, fixe la date, l’heure et la
place où elles vont se dérouler. Ensuite, il s’occupe d’informer les entités concernées. Ces
dernières peuvent être internes ou externes. L’AD prépare alors les dossiers ainsi que les supports
de communication à utiliser. Durant la réunion, il incombe à l’assistant de manager de prendre
des notes sur tout ce qui se dit. C’est seulement en aval qu’il met ses notes au propre, rédige les
comptes-rendus des réunions et fait parvenir les procès-verbaux à qui de droit.

Tri et archivage des documents

Toutes les activités menées par l’assistant de manager génèrent beaucoup de paperasse : le
traitement du courrier, la préparation de dossiers et des présentations, l’organisation des
recrutements. Il en est de même pour l’organisation des réunions et leur suivi, pour la rédaction
des procès-verbaux ainsi que pour l’organisation des déplacements. Aussi, l’assistant de manager
doit s’occuper de gérer le fond documentaire. Il doit alors trier chaque document, archiver ce qui
doit être conservé et jeter le reste. Cette prise de décision nécessite une relation de confiance
confirmée entre l’assistant de direction et son supérieur.

Gestion de la communication interne et externe

Dans le cadre de l’assistanat de la direction, l’assistant de manager gère la communication avec le
personnel, toutes les équipes ainsi que toutes les instances représentatives de ce dernier. En
externe, l’assistant de direction est l’interface qui représente la direction et l’entreprise auprès des
fournisseurs, des clients et de tout autre interlocuteur extérieur à la boîte.
Quelles sont les compétences requises pour
devenir Assistant de Direction ?
Bras droit du chef d’entreprise, l’assistant de direction doit avoir des qualités personnelles et
professionnelles spécifiques ainsi que de nombreuses compétences métiers dans son sac.

Qualités personnelles
La dimension relations humaines est capitale. L’assistant forme un véritable tandem
avec son responsable et se trouve être la première image de son supérieur avec
l’extérieur et les autres services. De ce fait, il doit avoir une bonne présentation, une
grande aisance relationnelle, le sens de la diplomatie ainsi qu’une excellente expression
orale et écrite. Autre impératif inhérent à ce métier : la discrétion. L’assistant de
manager voit et entend tout ce qui se passe autour de son patron. Il est le gardien de
ses secrets. Le dirigeant doit pouvoir lui faire une confiance absolue. L’assistant de
direction est souvent bousculé par des priorités qui arrivent à l’improviste, alors qu’il doit
gérer deux emplois du temps : le sien et celui de son employeur. De ce fait, il doit faire
preuve de réactivité, d’esprit d’initiative, d’une grande capacité d’adaptation, de
résistance au stress et à la pression, et surtout de méthode et d’organisation.

Compétences techniques
L’assistant de direction doit maîtriser tous les supports de communication et bureautique
: téléphone, Word, Excel, Powerpoint, Internet et e-mails. Des qualités de rédaction
s’avèrent également importantes dans ce poste. Comme le courrier ou les documents à
rédiger peuvent être aussi bien en français qu’en anglais, la maîtrise aussi bien du
français écrit que de l’anglais écrit et oral s’avère indispensable.

Résumé des compétences pour ce métier

 Avoir le sens des priorités
 Aisance relationnelle
 Sens de l'écoute
 Capacité d'adaptation
 Maîtrise des logiciels bureautiques
 Savoir s'exprimer
Description
L’assistant de direction exerce une fonction de soutien auprès d’un
membre de la direction d’une entreprise dans le but de lui faciliter
ses tâches, à la fois quotidiennes et opérationnelles.
Activités principales
Le métier d’assistant de direction consiste à aider le directeur de
service ou le directeur général d’une entreprise en le déchargeant
des tâches administratives. L’assistant de direction gère également
l'agenda et joue un rôle d'interface auprès des divers interlocuteurs
de son employeur.
Comment travaille-t-il ?
L'assistant de direction commence sa journée par la lecture de
l'ensemble du courrier de son directeur, parfois e-mails compris. Il le
classe par ordre de priorité et l'archive si nécessaire. Puis il assure la
gestion de l'agenda. Il organise, par exemple, les réunions et les
rendez-vous selon les disponibilités et les priorités de son directeur.
Il est en contact quotidien avec les collaborateurs de l'entreprise. Il
prépare les dossiers dont le manager a besoin, les range et les
classe. Il rédige les comptes rendus des réunions auxquelles il a
assisté et les envoie aux personnes concernées. Enfin, il rencontre
plusieurs fois par jour son supérieur pour faire le point sur
l'avancement du travail, les rendez-vous prévus et les courriers à
envoyer.
Où exerce-t-il ?
L'assistant de direction travaille essentiellement à son bureau,
même s'il doit parfois se déplacer au sein de l'entreprise pour
chercher un document urgent ou accompagner son patron à
l'extérieur de l'entreprise.
Les métiers du secrétariat s'exercent dans tous les secteurs de la vie
économique et sociale. Il est néanmoins possible de hiérarchiser ces
secteurs. Ainsi, il apparaît que les PME et les PMI du tertiaire sont les
entreprises qui embauchent le plus les assistants de direction.
Viennent ensuite les entreprises industrielles.
Enfin, les assistants de directions peuvent travailler dans les
collectivités locales, une association ou un établissement public.
Il s'agit d'une profession fortement féminisée.
Compétences pour être Assistant de
direction
Qualités requises
Organisé :
L'assistant de direction gère deux emplois du temps : le sien et celui
de son directeur. Il sait hiérarchiser les missions et définir ce qui est
urgent et ce qui ne l'est pas !

Réactif :
Les imprévus, les petits tracas de dernière minute sont monnaie
courante, l'assistant de direction doit être rapide et efficace.
Discret :
L'assistant de direction a connaissance des aspects
confidentiels de certains dossiers, qui ne doivent surtout
pas s'ébruiter.

Savoir-faire
 - Accueillir une clientèle
 - Filtrer des appels téléphoniques
 - Organiser le planning d'un responsable,
collaborateur
 - Rédiger des supports de communication interne
(rapport, compte rendu, note, etc.)
 - Traiter l'information (collecter, classer et mettre à
jour)
 - Assurer la transmission des informations en interne
et en externe (décisions, notes etc.)
 - Réaliser la gestion administrative des contrats
 - Organiser des déplacements professionnels
  - Préparer et organiser des réunions
 - Saisir des documents numériques
 - Réaliser la gestion administrative du courrier
 - Suivre l'évolution d'un dossier professionnel
 - Construire un dossier professionnel
 - Concevoir un tableau de bord
 - Réaliser un suivi d'activité
 - Actualiser la documentation professionnelle et
réglementaire
 - Archiver des documents de référence
 - Classer les documents, informations et fonds
documentaires d'une activité
 - Organiser des actions de communication
 - Réaliser un suivi administratif du personnel
 - Organiser la logistique des recrutements et des
formations
 - Réaliser les commandes de matériel, de fournitures,
de consommables et vérifier la conformité des
livraisons

 - Suivre les conditions d'exécution d'un contrat

Savoir
 - Outils bureautiques
 - Gestion administrative
 - Normes rédactionnelles
 - Sténographie
 - Méthode de classement et d'archivage
  - Modalités d'accueil
 - Techniques de prise de notes
 - Techniques de numérisation
 - Veille informationnelle
 - Veille réglementaire
 - Organisation d'évènements
 - Droit du travail
 - Législation sociale
 - Gestion administrative du personnel
 *

Assistanat de direction
Assiste un ou plusieurs responsable(s) (cadre dirigeant, directeur,...)
afin d'optimiser la gestion de leur activité (gestion de planning,
organisation de déplacements, communication, préparation de
réunions, accueil, ...). Organise et coordonne les informations internes
et externes, parfois confidentielles, liées au fonctionnement de la
structure.
Peut prendre en charge le suivi complet de dossiers (contrats de
maintenance des équipements, suivi de relance clients, gestion
administrative du personnel ...) ou d'évènements spécifiques
(organisation de séminaires, salons, ...).
Peut coordonner une équipe.

Appellations

 Secrétaire de direction trilingue

 Assistant / Assistante de direction bilingue
 Secrétaire de direction
 Assistant / Assistante de direction
 Attaché / Attachée de direction
 Assistant / Assistante de direction trilingue
 Assistant / Assistante de manager
 Secrétaire de direction bilingue
 Office manager

Accès à l'emploi métier

Cet emploi/métier est accessible avec un diplôme de niveau Bac+2 (BTS, DUT, ...) en
assistanat de direction, secrétariat trilingue, assistanat de gestion.
Il est également accessible avec un diplôme de niveau Bac (professionnel,
technologique, ...) en secrétariat complété par une expérience professionnelle.
Un complément de formation de niveau Licence en droit, gestion comptable ou langues
peut permettre d'accéder à des postes à responsabilité.
La pratique d'une ou plusieurs langue(s) étrangère(s) est requise.

Condition d'exercice de l'activité

L'activité de cet emploi/métier s'exerce au sein d'entreprises privées, d'établissements

publics, en relation avec différents interlocuteurs ou services (responsable, clients,
service ressources humaines, comptabilité, ...).
Elle varie selon la taille, le mode d'organisation et le domaine d'activité de la structure.
Environnement de travail

Structures

 Association
 Collectivité territoriale
 Entreprise publique/établissement public

Activités et compétences de base

Activités

 Accueillir une clientèle

 Filtrer des appels téléphoniques
 Organiser le planning d'un responsable, collaborateur
 Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu,
note...)
 Traiter l'information (collecter, classer et mettre à jour)
 Assurer la transmission des informations en interne et en externe
(décisions, notes etc.)
 Réaliser la gestion administrative des contrats
 Organiser des déplacements professionnels
 Préparer et organiser des réunions
 Saisir des documents numériques
 Réaliser la gestion administrative du courrier

Compétences

 Outils bureautiques
 Gestion administrative
 Normes rédactionnelles
 Sténographie
 Méthode de classement et d'archivage
 Modalités d'accueil
 Techniques de prise de notes
  Techniques de numérisation
 Utilisation d'outils collaboratifs (planning partagé, web conférence, réseau
social d'entreprise, ...)

Activités et compétences spécifiques

Activités

 Suivre l'évolution d'un dossier professionnel

 Construire un dossier professionnel
 Concevoir un tableau de bord
 Réaliser un suivi d'activité
 Actualiser la documentation professionnelle et réglementaire
 Archiver des documents de référence
 Classer les documents, informations et fonds documentaires d'une activité
 Organiser des actions de communication
 Réaliser un suivi administratif du personnel
 Organiser la logistique des recrutements et des formations
 Réaliser les commandes de matériel, de fournitures, de consommables et
vérifier la conformité des livraisons
 Suivre les conditions d'exécution d'un contrat
 Coordonner l'activité d'une équipe

Compétences

 Veille informationnelle
 Veille réglementaire
 Organisation d'évènements
 Droit du travail
 Législation sociale
 Gestion administrative du personnel
Métiers de l'assistanat : les
nouveaux outils à maîtriser
La révolution numérique a profondément changé la fonction
d’assistant de direction. De ce fait, les compétences techniques
essentielles à ce poste ont elles aussi changé. Inventaire des
incontournables pour exercer ce métier.

Des instruments collaboratifs

« Avec l’avènement du digital, les employeurs exigent de plus en plus des assistants
de direction qu’ils soient à l’aise avec les outils collaboratifs et les réseaux sociaux
d’entreprise », note Aurélia Defoug, directrice associée chez Officeteam. La gamme
de ces groupware est large : elle va des agendas partagés aux messageries
instantanées, en passant par les plateformes de partage de documents en ligne
telles Dropbox, Google Drive, SkyDrive ou encore Oodrive, liste non exhaustive. Pia
Martin, manager de l’offre métiers du secrétariat et assistantes au sein de
l’organisme de formation Cegos, confirme : « selon un de nos récents
sondages, 80 % des assistants de direction disent utiliser des outils tels que
l’Intranet et Sharepoint. Ce dernier est devenu un outil essentiel. » Parce
qu’ils permettent de gagner du temps et d’améliorer l’efficacité des collaborateurs,
impossible d’y échapper : ils sont dans toutes les sociétés.
"Certains assistants qui œuvrent au sein de petites structures peuvent compter,
parmi leurs attributions, l’élaboration et la mise à jour de l’outil de communication
interne de l’entreprise."
Des progiciels de gestion intégrée

« Certaines cherchent à recruter des candidats maîtrisant des ERP, SAP

par exemple, pour gérer des commandes ou un budget », indique
Sylvain Massebeuf, directeur senior chez Page Personnel.
Les Enterprise Resource Planning ou progiciels de gestion intégrée,
sont des applications de plus en plus répandues dont le but est de
coordonner l'ensemble des activités d'une structure. Et ce qu’elles
soient verticales, telles que la production et l'approvisionnement ; ou
horizontales, telles que le marketing, les forces de vente, la gestion des
ressources humaines. Quelle que soit la direction à laquelle il est
rattaché, l’assistant de direction peut ainsi être amené à utiliser ces
outils de gestion.
Des logiciels de mise en page

Certains assistants qui œuvrent au sein de petites structures peuvent compter,

parmi leurs attributions, l’élaboration et la mise à jour de l’outil de communication
interne de l’entreprise. « Au sein d’une PME qui ne disposerait ni d’un service
marketing, ni d’un département de communication, l’assistant de direction peut
avoir en charge la rédaction d’une newsletter, du journal interne ou encore
l’animation du blog de l’entreprise, illustre Pia Martin. Dans ce cas, l’employeur peut
également lui demander de maîtriser les logiciels de mise en page et d’impression
ou d’être à l’aise sur des plateformes de blog comme Wordpress. »

Des outils de conf call

Parce que certaines entreprises ont des filiales ou des clients à l’étranger, les
assistants doivent pouvoir organiser des réunions téléphoniques. Que ce soit en
passant par un opérateur téléphonique spécialisé dans les audioconférences tels
que Genesys, Arcadin, Nuba France Telecom ou par des services numériques
comme Skype, Gruveo ou Slack, ils doivent pouvoir déterminer l’outil le mieux
adapté en fonction des moyens techniques de l’entreprise, du nombre de
participants, et des objectifs de l’appel.

Les 6 compétences d’une

assistante de direction
 Parfois appelée secrétaire de direction, l’assistante de direction joue
un rôle clé au sein d’une entreprise. Elle/Il est finalement le bras droit du
dirigeant. Pour cela différentes qualités et compétences sont nécessaires
pour excellent dans ce métier polyvalent.
Sommaire
 1. Etre une bonne communicante
 2. Etre à l'écoute

 3. Savoir s'organiser

 4. Gérer son temps

 5. Savoir s'adapter

 6. Être à la pointe des outils et méthodes

 En tant qu’expert(e) administratif(ve), l’assistant de direction décharge

le directeur de toutes les prérogatives bureaucratiques
Le poste d’assistante de direction apporte un vrai soutien au chef
d’entreprise en l’accompagnant quotidiennement dans son travail.
 L’assistant(e) de direction effectue les missions courantes d’un(e)
secrétaire comme le traitement du courrier, la tenue d’agenda ou
encore la rédaction de comptes-rendus. La secrétaire de direction
épaule le directeur dans la préparation de présentations de projets et
de dossiers. Elle peut également être amenée à organiser des
réunions ainsi que des déplacements professionnels.
 D’autres tâches peuvent lui être confiées comme la préparation du
budget et sa gestion, la recherche de partenariat et de fournisseurs. En
outre, il/elle joue le rôle le lien entre le dirigeant et ses interlocuteurs.


  1. Etre une bonne
communicante
 Au cœur de la communication interne et externe de l’entreprise ,
l’assistant(e) de direction se doit d’être une excellente communicante.
 Ses principales qualités de communication sont l’expression et
compréhension. La secrétaire de direction doit avoir une aisance
écrite et orale. Un message délicat à faire passer auprès d’un client ?
Une bonne assistante de direction accomplit cette mission sans
entacher la relation client. Elle maîtrise tous les types de documents
professionnels.
 Cette parfaite expression est également nécessaire pour l’image de
l’entreprise. Tout comme n’importe quel salarié, la secrétaire
représente l’entreprise. Le poste d’assistante de direction a
d’autant plus d’importance puisqu’elle est considérée comme le lien
direct avec le dirigeant.
 Elle doit également comprendre au mieux ses interlocuteurs. En effet,
en tant qu’intermédiaire, l’assistant doit savoir relayer les informations
qu’on lui confie. A la fois dans ses missions de rédaction mais aussi
d’organisation afin de répondre parfaitement aux attentes de son
supérieur.
 Généralement il est demandé à une assistante
d’être bilingue, voire trilingue. La maîtrise des langues
étrangères est importante notamment dans la relation client pour les
entreprises au rayonnement international.

 2. Etre à l’écoute
 Afin d’être un(e) remarquable communicante, la secrétaire de direction
sait être à l’écoute de ses destinataires. Etre à l’écoute, c’est
 apprendre et comprendre les informations, les attentes et les besoins
délivrés par les interlocuteurs. Poser des questions ne fait pas peur à
une assistante afin de saisir toutes les données qu’on lui expose.
 Grâce à sa capacité d’écoute, l’assistante de direction sait anticiper ses
attentes et ses demandes de son manager. Une
solide collaboration se crée alors. Etre à l’écoute apporte un
ajustement constant des pratiques de coopération entre le dirigeant
et l’assistante. De ce fait, la productivité et l’efficacité professionnelle
est assurée grâce à ce feedback régulier.

 3. Savoir s’organiser
 En tant que bras droit du dirigeant, l’assistante de direction allège les
tâches administratives et les affaires courantes de l’entreprise. Les
compétences organisationnelles sont ainsi capitales. En cas de
surcharge des missions, il ne faut pas hésiter à en parler à son
supérieur afin de déléguer à une secrétaire administrative par
exemple.
 Au cœur de la gestion des entreprises, la secrétaire de direction est
constamment en contact avec les différents collaborateurs et clients.
De ce fait, elle est sollicitée régulièrement. Pour éviter de se laisser
déborder, une bonne organisation est essentielle. La mise en place
d’un emploi du temps hebdomadaire est une méthode parmi tant
d’autres pour s’organiser efficacement.
 Pour cela rigueur et méthode sont mots d’ordre. Afin d‘optimiser au
maximum son temps, une bonne secrétaire de direction sait utiliser
des outils à son avantage (Trello, Google Keeps, Evernote etc). Aucun
détail ne doit échapper à l’assistante afin de réaliser dans les temps
vos diverses missions.
 4. Gérer son temps
Avoir de avoir jongler entre les différentes tâches qui incombent à
une secrétaire de direction, elle doit savoir gérer son temps. Cela sous-
entend ainsi une capacité à prioriser et administrer lors d’une urgence.
Savoir gérer son temps, c’est également savoir lorsqu’il est temps de passer
à la mission suivante. Une bonne gestion du temps comprend aussi la
ponctualité, notamment en tant que bras droit de la direction.
La mission de gestion d’agenda suppose une grande habilité dans la gestion
du temps. Entre les différents agendas au sein de l’entreprise, il est
important d’avoir toutes les informations en main concernant les projets de
l’entreprise. De ce fait, la secrétaire sait estimer les délais et maintient un
agenda fiable et réalisable.

5. Savoir s’adapter
La capacité d’adaptation est une qualité essentielle à ce métier. Qu’une
secrétaire de direction arrive dans une nouvelle entreprise ou non, cette
facilité d’adaptation est utile au quotidien. Elle l’est d’autant puisqu’une
assistante se place comme un intermédiaire entre la direction et les autres.
La force du métier de secrétaire de direction est l’adaptation à chaque
type d’interlocuteurs : salariés, directeur des ressources humaines,
fournisseurs ou clients. L’assistante de direction accommode, en fonction de
la situation, son discours.
Par ailleurs, de nouvelles missions sont ajoutés au fur et à mesure et selon
les différents projets en cours. L’adaptation est une qualité précieuse afin
de ne pas se laisser surprendre par l’ajout d’une nouvelle tâche ou par une
urgence.
 6. Être à la pointe des outils et
méthodes
Etre polyvalente est l’une des grandes forces d’une bonne assistante de
direction est sa proactivité. Elle possède des compétences dans
différents champs d’action. De ce fait, il est important de rester au point
sur les différentes compétences techniques. L’assistante sait bien
évidemment manier les outils bureautiques mais cela ne suffit pas.
L’assistante de direction est curieuse. Une curiosité qui doit lui donner envie
d’actualiser ses compétences en permanence ! Outre son profond intérêt
pour les évolutions de son environnement, l’assistante doit demander à être
formée aux nouveaux outils informatiques. De
nombreuses formations sont disponible pour le secteur du secrétariat de
direction. Cette actualisation de compétences lui permet d’évoluer avec les
nouveautés digitales.