Techniques d'expression et de communication
La lettre administrative
Objectifs :
- Comprendre les caractéristiques et les fonctions de la lettre administrative.
- Apprendre à structurer et rédiger une lettre administrative.
- Maîtriser le ton formel et les formules de politesse appropriées.
Introduction :
La lettre administrative est un type de lettre formelle, utilisée pour communiquer avec des
organismes publics ou des administrations (mairie, école, hôpital, etc.). Elle sert souvent à
faire une demande, poser une question, ou signaler un problème. La lettre administrative doit
respecter des règles de présentation et un ton formel, car elle reflète le sérieux de son auteur.
1. Caractéristiques de la lettre administrative :
Une lettre administrative est :
- Claire et concise : elle va droit au but pour faciliter la compréhension.
- Structurée : elle respecte une organisation logique pour guider le lecteur.
- Polie et formelle : elle utilise des formules de politesse appropriées et un langage
respectueux.
2. Structure de la lettre administrative :
a. Les éléments en haut de la page
1. Les coordonnées de l’expéditeur (à gauche) :
- Nom et prénom
- Adresse complète
- Numéro de téléphone
- Adresse email (facultatif)
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2. Les coordonnées du destinataire (en dessous des coordonnées de l'expéditeur, à droite
ou à gauche) :
- Nom de l’organisme ou de la personne responsable
- Adresse complète de l'administration ou de l’organisme
3. Date et lieu :
- Mentionnez la ville et la date du jour en haut, à droite de la page.
- Exemple : Paris, le 4 novembre 2024
b. Le sujet de la lettre
4. Objet :
- En une courte phrase, indiquez le sujet de la lettre. L’objet aide le destinataire à identifier
rapidement la demande. Exemple : Demande de renouvellement de carte d'identité.
c. Le corps de la lettre
5. Formule d’appel :
- Commencez par une formule de politesse formelle : Monsieur le Directeur, Madame,
Monsieur, etc.
6. Le contenu de la lettre :
Le corps de la lettre est divisé en trois parties :
- Introduction : Indiquez brièvement la raison pour laquelle vous écrivez.
- Développement : Expliquez les détails de votre demande ou situation, en restant précis et
factuel.
- Conclusion : Exprimez ce que vous souhaitez, comme une réponse ou une action.
d. La clôture
7. Formule de politesse de fin :
- Utilisez une formule de politesse adaptée pour terminer votre lettre, par exemple : Je vous
prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes salutations distinguées.
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8. Signature :
- Signez en bas à droite et inscrivez votre nom en toutes lettres.
3. Exemple de lettre administrative :
Jean Dupont
12 rue de l'Exemple
75001 Paris
Téléphone : 06 00 00 00 00
Email : [email protected]
À l’attention de Monsieur le Directeur
Service des Ressources Humaines
Mairie de Paris
5 rue de la République
75004 Paris
Paris, le 4 novembre 2024
Objet : Demande de renouvellement de carte d'identité
Monsieur le Directeur,
Je me permets de vous écrire afin de solliciter le renouvellement de ma carte d'identité
nationale, qui arrive à expiration le 15 décembre 2024.
En raison de ma situation professionnelle, il m'est indispensable de disposer d'un document
d'identité valide pour pouvoir continuer à travailler sans interruption. Je vous prie donc de
bien vouloir m'informer des démarches et des documents nécessaires à ce renouvellement.
Dans l’attente de votre réponse, je vous remercie par avance de l'attention portée à ma
demande et vous prie d'agréer, Monsieur le Directeur, l'expression de mes salutations
distinguées.
[Signature]
Jean Dupont
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4. Conseils pour bien rédiger une lettre administrative :
- Être concis : Évitez les phrases longues et compliquées. Allez droit au but.
- Utiliser un ton formel : Adoptez un vocabulaire respectueux et des formules de politesse.
- Relire avant d'envoyer : Vérifiez l’orthographe, la grammaire et la présentation.
- Adapter la lettre : Personnalisez la lettre en fonction du destinataire et de la demande.
Conclusion :
La lettre administrative est un outil de communication essentiel avec les institutions et
administrations. Elle doit être structurée, claire et respectueuse pour transmettre efficacement
votre demande. Maîtriser l’art de la lettre administrative vous aidera dans vos démarches
professionnelles et personnelles.
Exercice pratique :
Rédigez une lettre administrative pour demander un justificatif de domicile à votre mairie.
Respectez les étapes vues en cours et pensez à relire votre lettre pour corriger les éventuelles
erreurs.
