Intégration B

modules E à H

Intégrer
Word et Excel

Objectifs
Lier un graphique Excel à un document Word
Incorporer une feuille Excel dans un document Word
Insérer dans un document Word un lien hypertexte
vers un fichier Excel

Il peut arriver que l’information à inclure dans un document Word

soit stockée dans un fichier créé avec Excel. Une façon d’inclure des
données Excel dans un document Word consiste à les insérer sous
forme d’objet lié ou incorporé. Un objet est un élément, comme un
graphisme, une feuille de calcul, un diagramme ou encore un clip audio
ou vidéo, que l’on peut manipuler et partager parmi plusieurs programmes.
Il est aussi possible de créer dans le document Word un lien hypertexte
vers le fichier Excel. Alice Martin, la directrice du marketing de
MédiaLoft, est en train de préparer un court rapport sur les dépenses de
publicité trimestrielles du magasin de Québec. Elle a déjà créé le rapport
dans Word et veut l’améliorer en y ajoutant une feuille de calcul et un
graphique réalisés dans Excel. Elle veut enfin insérer dans le document
Word un lien hypertexte vers un fichier Excel qui détaille toutes les
activités publicitaires du trimestre.
 B Lier un graphique Excel
Intégration à un document Word
Lorsque vous insérez un objet Excel dans un document Word, vous avez la possibilité de créer
un objet lié. Une liaison établit une « connexion » entre un fichier source et un fichier de
destination, de sorte que tous les changements que vous apportez au fichier source sont
automatiquement reportés dans l’objet lié du fichier de destination. Vous pouvez lier des objets
au moyen de la commande Objet du menu Insertion ou de la commande Collage spécial du
menu Edition. Alice va utiliser la commande Collage spécial pour insérer dans son
rapport un graphique Excel en tant qu’objet lié.

1. Démarrez Word, ouvrez le fichier INT B-1.doc de votre dossier Projets, enregistrez-le
sous le nom Rapport publicité, puis, s’il y a lieu, cliquez sur Afficher/Masquer
dans la barre d’outils Standard pour afficher les balises de mise en forme.
Le rapport s’ouvre en mode d’affichage Page.

2. Démarrez Excel, ouvrez le fichier INT B-2.xls de votre dossier Projets et enregistrez-le
sous le nom Frais de pub T3.
Le fichier Excel contient le graphique que vous voulez insérer dans le rapport.

3. Sélectionnez le graphique et cliquez sur Copier dans la barre d’outils Standard.

Il est impossible d’utiliser la Le graphique est copié dans le Presse-papiers.
commande Collage spécial
pour coller des éléments 4. Cliquez sur le bouton de programme de Word dans la barre des tâches, déroulez la
provenant du Presse-papiers page jusqu’à ce que le titre Dépenses de publicité se trouve en haut de l’écran,
Office.
placez le point d’insertion sur le deuxième paragraphe vide suivant ce titre.
5. Ouvrez le menu Edition et cliquez sur Collage spécial.
La boîte de dialogue Collage spécial s’ouvre (figure B-1). Cette boîte permet d’incorporer ou
de lier un objet et de sélectionner le format voulu pour l’objet à coller.
6. Activez l’option Coller avec liaison, vérifiez que Graphique Microsoft Excel Objet
Pour créer un objet incorporé est sélectionné dans la zone En tant que, puis cliquez sur OK.
dans le fichier de destination, Les données Excel sont insérées dans le document sous forme d’un objet graphique
activez l’option Coller dans la Microsoft Excel (figure B-2).
boîte de dialogue Collage
spécial au lieu de l’option 7. Double-cliquez sur l’objet graphique.
Coller avec liaison. Le fichier Frais de pub T3 s’ouvre dans la fenêtre Excel. Vous devez mettre la feuille de calcul
à jour.
8. Cliquez sur la cellule B4, tapez 45770, puis appuyez sur [Entrée] et observez ce qui
se produit dans le segment Imprimé (mauve) du graphique en secteurs.
Le graphique est ajusté en fonction du changement aux données.

9. Enregistrez vos changements au fichier Excel, puis quittez Excel.

Si le graphique n’est pas Excel est fermé et vous revenez dans Word. Le changement effectué dans le fichier source
mis à jour, cliquez dessus Excel a été reporté dans le graphique lié du document Word.
avec le bouton droit de la
souris, puis choisissez 10. L’objet graphique étant toujours sélectionné, cliquez sur Au centre dans la barre
Mettre à jour les liaisons d’outils Standard, cliquez à l’extérieur de l’objet pour le désélectionner, puis
dans le menu contextuel.
enregistrez vos changements.
Lorsqu’un objet est sélectionné, vous pouvez le mettre en forme au moyen des commandes
de Word. L’objet centré apparaît tel que vous pouvez le voir à la figure B-3.

INTÉGRATION B-2 INTÉGRER WORD ET EXCEL

 FIGURE B-1: Boîte de dialogue Collage spécial

activez cette option liste des options de format

pour incorporer les pour les données stockées
données du Presse- dans le Presse-papiers
papiers

décrit le résultat

Intégration
des options choisies
activez cette option
pour lier l’objet à
son fichier source

FIGURE B-2 : Objet Excel lié

objet
graphique
Excel lié

FIGURE B-3 : Graphique révisé dans le document

l’objet graphique
est centré

le changement
aux données
dans Excel
a été reporté
dans l’objet lié
dans Word

INTÉGRER WORD ET EXCEL INTÉGRATION B-3

 B Incorporer
Intégration une feuille Excel dans
un document Word
Lorsqu’il est inutile de maintenir une liaison entre les fichiers source et de destination, vous pouvez
incorporer un objet au lieu de le lier. Quand vous incorporez un objet, celui-ci est stocké directement
dans le fichier de destination. Vous pouvez éditer un objet incorporé en double-cliquant dessus pour
ouvrir le programme source sans jamais quitter le fichier de destination. Les modifications apportées
à l’objet incorporé sont enregistrées seulement dans le fichier cible. Comme dans le cas de la liaison,
vous pouvez incorporer un objet Excel dans Word en utilisant la commande Objet du menu Insertion
ou la commande Collage spécial du menu Edition. Alice va se servir de la commande Objet
pour incorporer dans son rapport une feuille de calcul Excel détaillant les dépenses de publicité
imprimée du magasin MédiaLoft Québec.

1. Déroulez le document jusqu’à ce que le titre Publicité imprimée soit près du bord
Pour incorporer une feuille supérieur de l’écran, puis placez le point d’insertion dans le deuxième paragraphe
Excel vide dans un document,
cliquez sur le bouton Insérer
vide suivant cet intitulé.
une feuille de calcul Excel Vous voulez incorporer l’objet Excel à la position du point d’insertion.
dans la barre d’outils 2. Ouvrez le menu Insertion, cliquez sur Objet puis, s’il y a lieu, ouvrez l’onglet Créer
Standard.
d’après le fichier.
La boîte de dialogue Insérer un objet s’ouvre (figure B-4). Vous pouvez utiliser l’onglet Nouvel
objet pour créer un nouvel objet avec un autre programme dans le document Word, ou vous
servir de l’onglet Créer d’après le fichier pour insérer un objet provenant d’un fichier existant.
3. Cliquez sur Parcourir.
La boîte de dialogue Parcourir s’ouvre.
4. Trouvez le fichier Excel INT B-3.xls dans votre dossier Projets, puis cliquez sur Insérer.
Pour créer un objet lié dans le Le fichier Excel INT B-3.xls contient la feuille de calcul que vous voulez incorporer dans
fichier de destination, cochez votre rapport. Comparez votre écran à celui de la figure B-4.
la case Lier au fichier.
5. Cliquez sur OK.
Les données Excel sont insérées dans le document sous la forme d’un objet feuille Microsoft
Excel incorporé. Vous voulez modifier la mise en forme de l’objet de façon à l’adapter au
format du rapport.
6. Double-cliquez sur l’objet feuille.
La feuille de calcul s’ouvre dans une fenêtre d’objet Excel et les barres de menus et d’outils
de Word sont remplacées par celles d’Excel (figure B-5).
7. Sélectionnez la plage de cellules A2 à F11, ouvrez le menu Format, cliquez sur Mise
en forme automatique, sélectionnez le style Classique 2 dans la boîte de dialogue,
cliquez sur Options, désactivez les cases à cocher Police et Alignement dans la
zone Formats à appliquer, puis cliquez sur OK.
La mise en forme automatique Classique 2 est appliquée à la feuille incorporée.
8. Cliquez à l’extérieur de l’objet pour fermer la fenêtre d’objet Excel.
Lorsque vous fermez la fenêtre d’objet Excel, les barres de menus et d’outils de Word sont réactivées.
9. Cliquez une fois sur l’objet pour le sélectionner, cliquez sur Au centre dans la barre
d’outils Mise en forme, désélectionnez l’objet, puis enregistrez vos changements.
L’objet centré apparaît tel qu’illustré à la figure B-6. Les changements que vous avez apportés
à l’objet feuille de calcul Excel n’ont pas été effectués dans le fichier source d’Excel.
INTÉGRATION B-4 INTÉGRER WORD ET EXCEL
 FIGURE B-4 : Boîte de dialogue Insérer un objet

utilisez cet onglet pour cliquez ici pour sélectionner

créer un nouvel objet le fichier à insérer

cochez cette case pour

fichier à insérer créer une liaison avec
le fichier source

Intégration
cochez cette case pour insérer
décrit le résultat une icône représentant
produit par les le contenu du fichier source
options choisies

FIGURE B-5 : Objet Excel incorporé

la barre de titre
colorée indique
que Word est le
programme actif

les barres de
menus et d’outils
de Word sont
remplacées par
celles d’Excel

feuille de calcul
affichée dans la
fenêtre d’objet
Excel

FIGURE B-6 : Objet mis en forme dans le document

les barres de menus

et d’outils de Word
sont réactivées
les modifications
de mise en
forme sont
l’objet est centré sauvegardées
uniquement
dans Word

INTÉGRER WORD ET EXCEL INTÉGRATION B-5

 B Insérer dans
Intégration un document Word
un lien hypertexte
vers un fichier Excel
Une autre manière d’inclure dans Word de l’information stockée dans un autre fichier consiste à
insérer dans le document un lien hypertexte vers ce fichier. Un lien hypertexte est un texte ou un
objet qui, lorsque vous cliquez dessus, s’ouvre (ou s’affiche) à un autre emplacement dans le
document en cours, dans un autre fichier ou dans une page Web. Les liens hypertextes peuvent
également pointer vers une adresse de courriel. Lorsque vous créez un lien hypertexte, vous spécifiez
l’endroit où le lien doit vous mener quand vous cliquez dessus. Alice veut inclure dans son
rapport les dépenses détaillées de publicité encourues au troisième trimestre. Elle réalise
cependant que tous les lecteurs de son document ne seront pas nécessairement intéressés par ces
données. Donc, au lieu d’insérer l’information directement dans le rapport, elle décide de créer
un lien hypertexte menant au fichier Excel qui contient les détails. Toute personne désireuse d’en
prendre connaissance n’aura donc qu’à cliquer sur le lien pour ouvrir la feuille de calcul.

1. Déroulez l’écran jusqu’à ce que le titre Dépenses de publicité se trouve en haut de

Pour insérer un lien hypertexte l’écran, puis sélectionnez le texte feuille de calcul Dépenses publicitaires T3 dans la
dans une feuille de calcul, phrase située sous le graphique.
cliquez sur dans la barre Ce texte formera le lien hypertexte vers le fichier Excel Dépenses publicitaires T3.
d’outils Standard d’Excel.
2. Cliquez sur Insérer un lien hypertexte dans la barre d’outils Standard.
La boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte s’ouvre (figure B-7). C’est là que vous spécifiez
l’emplacement à ouvrir lorsque que quelqu’un clique sur le lien.
3. S’il y a lieu, cliquez sur Fichier ou page Web existant(e) dans le volet Lien
hypertexte, déroulez la zone Regarder dans et sélectionnez le fichier Dépenses
publicitaires T3.xls dans votre dossier Projets, puis cliquez sur OK.
La boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte est fermée, et le texte dans le document est mis
en forme comme un lien hypertexte, c’est-à-dire avec une police soulignée de couleur bleue.
4. Placez le pointeur sur le lien hypertexte.
Pour modifier, sélectionner, ouvrir, Lorsque vous pointez le lien hypertexte, une info-bulle indiquant le chemin et le nom du
copier ou supprimer un lien hyper- fichier lié apparaît.
texte, cliquez du bouton droit sur
le lien, puis choisissez la commande
5. Enfoncez et maintenez [Ctrl].
pertinente dans le menu contextuel. Lorsque vous appuyez sur [Ctrl] pendant que vous pointez un lien, le pointeur prend la
forme .
6. Cliquez sur le lien hypertexte avec le pointeur .
Si vous créez un lien hypertexte La feuille de calcul Dépenses publicitaires T3 s’ouvre dans la fenêtre de programme Excel. La
vers un autre fichier, la barre d’outils Web est ouverte sous les barres Standard et Mise en forme. Vous pouvez utiliser
personne qui clique sur ce les boutons de la barre d’outils Web pour naviguer entre des fichiers liés et des pages Web.
lien doit avoir accès aux deux
fichiers. 7. Cliquez sur le bouton Précédent de la barre d’outils Web.
Le document Rapport publicité s’affiche dans la fenêtre Word. Observez que l’hyperlien est
maintenant de couleur pourpre ; cela indique que le lien a été suivi.
8. Appuyez sur [Ctrl][Fin], appuyez sur [Entrée], cliquez sur Aligné à droite dans la
barre d’outils Mise en Forme, tapez Préparé par, puis entrez votre nom.
Le rapport terminé est illustré à la figure B-8.
9. Enregistrez vos changements au document Word, imprimez-le, fermez le fichier, quittez
Word, puis quittez Excel.
INTÉGRATION B-6 INTÉGRER WORD ET EXCEL
 FIGURE B-7 : Boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte
texte sélectionné
dans le document
et qui doit être
formaté comme
lecteur et dossier lien hypertexte
actifs (les vôtres
peuvent être
différents)

Intégration
le nom de
votre liste de fichier ou l’URL
fichiers peut différer du fichier ou de
la page Web lié
apparaîtra ici

FIGURE B-8 : Rapport terminé

objet graphique lié

lien
hypertexte

objet feuille
de données lié

votre nom
apparaîtra ici

INTÉGRER WORD ET EXCEL INTÉGRATION B-7

 Intégration Mise en pratique

Exercice personnel 1
À titre de secrétaire du Comité du budget de la municipalité de Manitou, il vous incombe d’envoyer la version
provisoire du budget au Conseil municipal. Vous avez préparé une feuille de calcul résumant le budget provisoire pour
2004. Vous utiliserez les données de cette feuille pour créer plusieurs graphiques de ce budget, puis vous insérerez
ces objets dans un mémo au Conseil municipal.
a. Démarrez Word, ouvrez le fichier INT B-4.doc de votre dossier Projets, puis enregistrez-le sous le nom Mémo Budget
Manitou. Inscrivez votre nom dans l’en-tête du mémo, puis lisez le texte pour prendre connaissance de son contenu.
b. Démarrez Excel et ouvrez le fichier INT B-5.xls de votre dossier Projets. Entrez votre nom dans la cellule A20, puis
enregistrez le classeur sous le nom Budget Manitou.
c. À l’aide des données de la feuille, créez un histogramme comparant les dépenses budgétées pour 2003 aux
dépenses réelles. Créez le graphique dans une nouvelle feuille nommée 2003.
d. Créez un graphique en secteurs montrant la répartition du budget de 2004 entre les différents services
municipaux. Placez ce graphique dans une nouvelle feuille nommée 2004. Appliquez-lui une mise en forme qui
soit à la fois utile, attrayante et lisible.
e. Enregistrez les changements au classeur, puis activez le mémo dans Word.
f. Incorporez le graphique en histogrammes dans le mémo. Utilisez les fonctions de mise en forme d’Excel pour
rendre le graphique utile, attrayant et bien lisible.
g. Insérez le graphique en secteurs dans le mémo et liez-le au fichier source.
h. Sélectionnez le texte Budget Manitout.xls dans le deuxième paragraphe du mémo et créez un lien hypertexte vers
le fichier Excel Budget Manitou.xls de votre dossier Projets. Testez le lien.
i. Dans le fichier Excel Budget Manitou, remplacez la valeur budgétés pour le service de l’Eau par 700 000. Revenez au
document Word et vérifiez que le graphique a été mis à jour en conséquence (au besoin, actualisez le lien manuellement).
j. Enregistrez les changements au classeur, fermez le fichier et quittez Excel.
k. Dans Word, apportez tout changement nécessaire à la mise en forme du mémo.
l. Enregistrez les changements au mémo, imprimez-le, fermez le fichier et quittez Word.

e Exercice personnel 2
Votre patron vous a accordé un budget de 10 000 $ pour l’achat d’équipement informatique pour votre service.
Toutefois, avant de vous remettre les fonds, il aimerait que vous fassiez une recherche et prépariez une proposition
sur la meilleure façon de dépenser cet argent. Vous décidez d’effectuer votre recherche sur le Web.
a. Déterminez les équipements dont votre service a le plus besoin (ordinateurs, imprimantes, scanneurs, moniteurs, etc.).
b. Une fois branché à Internet, utilisez votre moteur de recherche favori pour rechercher des renseignements sur les prix des
ordinateurs et périphériques. Utilisez les mots-clés équipement informatique ou ordinateur. Si votre recherche n’aboutit
pas, essayez les sites Web suivants : www.dell.ca/fr/, www.seanix.com/fr/ et welcome.hp.com/country/ca/fre/.
c. Démarrez Excel, ouvrez un nouveau classeur et enregistrez-le sous le nom Budget informatique dans votre
dossier Projets.
d. Créez une feuille comparant les prix d’équipements similaires offerts par au moins deux entreprises différentes.
Dépensez vos 10 000 $, ou presque. Enregistrez vos changements.
e. Démarrez Word, ouvrez un nouveau document et enregistrez-le sous le nom Mémo pour informatique.
f. Tapez un mémo à votre patron expliquant vos recommandations pour l’achat d’équipement informatique.
Inscrivez votre nom dans l’en-tête du mémo.
g. Incorporez la feuille de calcul dans votre mémo. Mettez-la en forme pour la rendre attrayante et bien lisible.
h. Dans le mémo, insérez des liens hypertextes vers les pages Web que vous avez consultées. (Conseil: Tapez l’URL
de la page Web dans le document, puis appuyez sur la barre d’espacement. Cliquez du bouton droit sur le lien,
puis choisissez Modifier le lien hypertexte pour vérifier que l’URL apparaît dans les zones Texte à afficher et
Adresse de la boîte de dialogue Modifier le lien hypertexte.)
i. Enregistrez vos changements au mémo, imprimez-le, fermez le document, quittez Word, puis fermez le classeur et
quittez Excel.
INTÉGRATION B-8 INTÉGRER WORD ET EXCEL