Intégration A

modules A à D

Intégrer
Word et Excel
Objectifs
Comprendre l’intégration
Ouvrir plusieurs programmes
Copier des données de Word dans Excel

Maintenant que vous avez constaté la puissance de Word et d’Excel,

il est temps d’apprendre à intégrer ces programmes. Lorsque vous
intégrez des applications, vous combinez les informations de ces
programmes sans avoir rien à retaper. Cinq des succursales
de MédiaLoft, une chaîne internationale de librairies-cafés qui
vend des livres, des CD et des vidéos, ont constaté une augmentation
de leurs ventes après avoir annoncé la participation du groupe à un
programme d’alphabétisation. Alice a recueilli les données de ventes
du premier trimestre de ces cinq librairies et a inséré cette information
dans un document Word. Comme elle souhaite maintenant transmettre
cette information de façon visuelle au moyen de graphiques Excel, il lui
faut donc copier les données recueillies dans un classeur Excel.
 A Comprendre
Intégration l’intégration
Les programmes composant la suite Microsoft Office sont conçus pour fonctionner ensemble.
La possibilité d’utiliser de l’information dans plusieurs programmes est désignée par le terme
intégration, et permet de partager des données entre des documents et des collègues de travail.
Le fichier à partir duquel l’information est copiée se nomme fichier source et celui qui reçoit
les données copiées est le fichier de destination (ou fichier cible). Par exemple, on peut copier
des graphiques créés dans une feuille de calcul Excel (le fichier source), puis les coller et les
modifier dans un document Word ou une présentation PowerPoint (le fichier de destination).
Alice décide de réviser les différentes façons d’intégrer des données parmi les
applications de la suite Office et dans d’autres programmes.

Vous pouvez vous servir des fonctions d’intégration de Microsoft Office pour :
Copier et coller des données
Vous pouvez copier des données (texte, valeurs ou objets) créées dans une application et les transférer dans un autre
programme au moyen des commandes Copier et Coller. Vous pouvez copier et coller un élément à la fois à partir du
Presse-papiers Windows ou, si le volet de tâches Presse-papiers Office est ouvert, vous pouvez copier et stocker
jusqu’à 24 éléments (figure A-1).
Glisser et déposer des données
Vous pouvez également copier du texte, des valeurs ou des objets précis dans d’autres programmes en utilisant la
méthode du glisser-déposer. Une fois les fichiers ouverts et les fenêtres de programme disposées de façon que le
fichier source et le fichier de destination soient tous deux visibles, il suffit d’enfoncer et de maintenir la touche [Ctrl]
et de faire glisser la sélection du document source au document cible.
Lier et incorporer des objets
Si vous incluez des données susceptibles de changer dans plusieurs fichiers, vous devriez lier l’objet que vous désirez
copier. Un objet lié conserve une relation permanente avec le fichier source. De cette façon, si un objet lié est modifié
dans son fichier source, il est mis à jour (automatiquement ou manuellement) dans le fichier de destination. Un objet
incorporé, quant à lui, maintient une liaison avec le programme source, mais pas avec le fichier source. Lorsque vous
voulez modifier un tel objet, il suffit donc de double-cliquer dessus pour ouvrir le programme source et apporter les
changements voulus. Dans ce cas, cependant, le fichier source n’est pas modifié.
Importer et exporter du texte et des graphismes
Vous pouvez aussi vous servir de fichiers créés dans des programmes ne faisant pas partie de la suite Microsoft Office,
en utilisant des filtres, c’est-à-dire des outils intégrés à Office qui convertissent des fichiers créés dans d’autres formats.
Créer des liens hypertextes
Vous pouvez inclure dans vos fichiers des liens hypertextes menant à d’autres sections de ces fichiers, à d’autres fichiers
ou à des pages Web. La figure A-2 montre la boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte, qui sert à créer un hyperlien.
Lorsque vous cliquez sur un lien hypertexte, le fichier ou la page Web désigné par le lien s’ouvre dans son programme ou
dans votre navigateur, selon le cas.
Travailler efficacement à l’aide des Services électroniques Office
Microsoft maintient un site Web offrant toute une gamme d’outils, gratuits pour bon nombre. Ces outils sont destinés
à vous permettre de profiter au maximum d’Office, notamment, de ses posssiblités de partage d’informations. Ce site,
dont la page d’accueil est illustrée à la figure A-3, change souvent et offre de nombreuses caractéristiques exceptionelles.
Fichiers par messagerie électronique
Vous pouvez partager des fichiers Office en les transmettant comme pièces jointes à un courriel. Il suffit, pour ce
faire, de cliquer sur le bouton Message électronique dans la barre d’outils Standard. Cela ouvre votre client de
messagerie et attache automatiquement le fichier à votre message. Lorsque vous envoyez un fichier et utilisez des
outils Office tels Suivi des modifications et Insertion de commentaires, vous pouvez facilement incorporer dans vos
documents les changements et suggestions apportés par vos collègues de travail.
Collaborer en ligne
Le courrier électronique est l’une des formes de collaboration en ligne. Vous pouvez également utiliser d’autres
fonctions d’Office pour partager et réviser des documents accessibles à plusieurs utilisateurs. Vous pouvez même
organiser et tenir des discussions ou conférences en ligne.

INTÉGRATION A-2 INTÉGRER WORD ET EXCEL

 FIGURE A-1: Entrées dans le Presse-papiers Office

barre de titre du
volet de tâches
Presse-papiers
Office

Intégration
entrées existant
dans le Presse-
papiers

FIGURE A-2 : Boîte de dialogue Insérer un lien hypertexte

Genres de liens
possibles

FIGURE A-3 : Page Web des Services électroniques Microsoft Office

INTÉGRER WORD ET EXCEL INTÉGRATION A-3

 A Ouvrir plusieurs
Intégration programmes
Lorsque vous intégrez des données d’un programme dans un autre, il est souvent nécessaire
d’avoir les deux fichiers des deux programmes ouverts et affichés simultanément, tâches que
permet facilement l’environnement Windows. Cette fonctionnalité est souvent désignée par le
terme multitâche. Avant d’intégrer les données, Alice démarre Word et Excel. Puis,
pour faciliter l’intégration, elle dispose côte à côte les fenêtres des deux applications.

1. Cliquez sur Démarrer dans la barre des tâches, pointez Programmes, puis
cliquez sur Microsoft Word dans la liste des Programmes.
Un document Word vide s’affiche.

2. Cliquez sur le bouton Réduire dans la fenêtre du programme.

Il n’est pas obligatoire de La fenêtre Word est réduite à l’état de bouton de programme dans la barre des tâches.
réduire une fenêtre de
programme avant d’ouvrir 3. S’il y a lieu, déplacez le pointeur de la souris au bas de l’écran.
une autre application. La barre des tâches apparaît.

4. Cliquez sur Démarrer dans la barre des tâches, pointez Programmes, puis
choisissez Microsoft Excel.
Un classeur Excel vierge s’ouvre. La barre des tâches comporte désormais des boutons de
programme pour Word et Excel. Celui d’Excel, comme vous pouvez le voir dans la figure A-4,
est de couleur gris pâle, ce qui indique qu’Excel est le programme actif.
5. Cliquez sur le bouton du programme Word dans la barre des tâches.
La fenêtre Word s’agrandit et Word devient le programme actif. Excel est encore ouvert,
mais est inactif. Vous aimeriez voir les deux fenêtres en même temps.
6. Cliquez du bouton droit dans une zone vierge de la barre des tâches.
Le menu contextuel de la barre des tâches apparaît.

7. Cliquez sur Mosaïque verticale dans le menu contextuel.

Les deux fenêtres de programme occupent désormais chacune une moitié de l’écran
(figure A-5). Les barres de titre de chacun des programmes sont grises et leurs deux boutons
de programme dans la barre des tâches sont gris foncé. Cela indique qu’aucun des programmes
n’est actif.

INTÉGRATION A-4 INTÉGRER WORD ET EXCEL

 FIGURE A-4 : Classeur Excel actif et document Word inactif

le bouton du
programme actif est
affiché en gris clair

Intégration
le bouton gris foncé
indique que le
programme est
ouvert mais inactif

FIGURE A-5 : Fenêtres Word et Excel ouvertes

chaque
programme
affiche ses
propres
barre d’outils
et barre
de menus

Utiliser les raccourcis clavier pour passer d’un programme à un autre

Vous pouvez passer d’une application ouverte à une
autre en cliquant sur les boutons de programme dans FIGURE A-6: Emploi du raccourci [Alt][Tab] pour passer
la barre des tâches ou en utilisant le raccourci clavier d’un programme à un autre
[Alt][Tab]. Cette combinaison de touches fait
apparaître au centre de l’écran les icônes et les noms
de tous les programmes ouverts, qu’ils soient réduits
ou non (figure A-6). Pour voir cela, enfoncez et
maintenez [Alt], puis enfoncez et relâchez [Tab].
Si plusieurs programmes sont ouverts, enfoncez et
relâchez de nouveau [Tab] tout en maintenant
votre pression sur [Alt] pour déplacer le cadre de
sélection sur l’icône suivante dans la boîte. Lorsque
le programme voulu est sélectionné, relâchez [Alt].

INTÉGRER WORD ET EXCEL INTÉGRATION A-5

 A Copier des données
Intégration de Word dans Excel
Copier ou déplacer de l’information d’un programme à un autre revient à copier ou déplacer des
données dans un même programme. Pour copier ou déplacer l’information voulue, vous pouvez
utiliser les commandes Couper, Copier et Coller du menu Edition; les boutons correspondants
dans la barre d’outils Standard; ou la méthode du glisser-déposer. Alice a préparé une
note de service à l’intention des directeurs des cinq succursales. Ce mémo renferme un tableau
Word contenant les données de ventes du deuxième trimestre de chacune de ces librairies. Elle
souhaite maintenant copier l’information du tableau Word dans un classeur Excel, ce qui lui
permettra, plus tard, de produire les graphiques dont elle a besoin.

1. Cliquez n’importe où dans la fenêtre du programme Word pour l’activer.

Un clic dans une fenêtre la rend active.

2. Ouvrez le fichier INT A-1 de votre dossier Projets, puis enregistrez-le sous le nom
Mémo aux directeurs.
Une fois le document ouvert, vous pouvez l’enregistrer dans votre dossier Projets. Le document
Mémo aux directeurs apparaît en mode Page dans la fenêtre Word.
3. Remplacez le nom d’Alice Martin par le vôtre, et le mot Directrice par Directeur si
vous êtes de sexe masculin.
4. Faites défiler la fenêtre vers le bas jusqu’à ce que vous voyiez le corps du texte et le
tableau, puis cliquez sur la flèche de défilement à droite de la barre de défilement
horizontale de manière à afficher le tableau en entier (figure A-7).
Le document Word est le fichier source et le classeur Excel vide est le fichier de destination.

5. Placez le pointeur dans la barre de sélection devant la première ligne du tableau et,
quand il a la forme , enfoncez et maintenez le bouton de la souris pour sélectionner
la rangée supérieure du tableau, faites glisser le pointeur vers le bas jusqu’à
sélectionner toutes les lignes, puis relâchez le bouton de la souris.
6. Enfoncez et maintenez [Ctrl], cliquez dans le tableau de façon que le pointeur prenne
Vous pouvez aussi la forme , faites glisser le pointeur vers la feuille Excel, positionnez le contour du
sélectionner le tableau dans tableau dans la plage A1:D6 (figure A-8), puis relâchez le bouton de la souris et la
Word, cliquer sur Copier
dans la barre d’outils touche [Ctrl].
Standard de Word, cliquer L’information du tableau Word est copiée dans la feuille Excel (figure A-9). La méthode du glisser-
dans la première cellule de déposer est la façon la plus simple de copier des données d’un fichier source à un fichier cible.Vous
destination (A1) dans Excel, pouvez maintenant manipuler les données dans le classeur Excel.
puis cliquer sur Coller
dans la barre d’outils 7. Cliquez sur Enregistrer dans la barre d’outils Standard d’Excel, puis enregistrez
Standard d’Excel.
le classeur sous le nom Ventes pour directeurs.
8. Fermez le classeur Ventes pour directeurs et quittez Excel.
9. Fermez le document Mémo aux directeurs sans enregistrer les changements, puis
quittez Word.

INTÉGRATION A-6 INTÉGRER WORD ET EXCEL

 FIGURE A-7 : Document Mémo aux directeurs ouvert

tableau dans
le mémo

Intégration
feuille de
calcul vierge

FIGURE A-8 : Texte de Word glissé et déposé dans la feuille Excel

pointeur de
copie par
glisser-déposer

contour de
destination

FIGURE A-9 : Données du tableau Word copiées dans le classeur Excel

données du
fichier de
destination

données
du fichier
source

INTÉGRER WORD ET EXCEL INTÉGRATION A-7

 Intégration Mise en pratique

Exercice personnel 1
La Chambre de commerce de votre localité s’est rendue compte que si elle souhaite améliorer sa couverture
publicitaire, elle doit embaucher un expert-conseil. Une partie des membres de l’organisation travaille à dresser une
liste de conseillers potentiels. Votre travail à vous consiste à produire une note de service aux consultants retenus
pour leur donner un aperçu global des activités publicitaires de la Chambre de commerce.
a. Démarrez Excel, ouvrez le fichier INT A-2 et enregistrez-le sous le nom Statistiques de la Chambre. Démarrez
Word, ouvrez le fichier INT A-3 et enregistrez-le sous nom Consultants pour la Chambre.
b. Examinez le document Consultants pour la Chambre et déterminez quels ajouts vous devez y faire pour mieux
informer le conseiller intéressé.
c. Examinez le graphique dans le classeur Statistiques de la Chambre. Pensez-vous pouvoir utiliser ce
graphique dans votre mémo ou serait-il préférable d’en créer d’autres types pour mieux transmettre
l’information? Pouvez-vous améliorer le graphique actuel pour le rendre plus clair?
d. Le mémo aux consultants retenus doit contenir trois graphiques. Créez les autres graphiques dont vous avez
besoin dans Excel. Vous pouvez, par exemple, créer un histogramme montrant combien d’argent est consacré
à chaque type de publicité, ou un graphique à barres montrant les différents types de publicité et l’argent
dépensé pour chacun. Ajoutez toutes les améliorations nécessaires pour mieux attirer l’attention sur les
graphiques. Vous pouvez, par exemple, ajoutez des notes et des flèches.
e. Dans le document Word, créez les textes d’accompagnement de chaque graphique, puis copiez-y les graphiques.
f. Dans le document Word, remplacez la date par la date du jour, insérez votre nom dans la zone DE, affichez
l’aperçu du document, puis imprimez-le.
g. Enregistrez les changements, fermez le document et le classeur, puis quittez les deux programmes.

e Exercice personnel 2
MédiaLoft envisage d’ouvrir d’autres magasins au Canada. Avant d’engager une firme de mise en marché pour cibler
les meilleures villes, Alice Martin souhaite en apprendre davantage sur la démographie de ce pays. Elle vous a donc
demandé de rechercher des données de recensement au Canada, puis de préparer un résumé de l’information.
a. Branchez-vous à Internet et utilisez un moteur de recherche pour trouver des sites proposant des données
sur le recensement au Canada. Si vous ne trouvez rien, essayez les sites suivants:
www.stat.gouv.qc.ca
www.statcan.ca/francais/Pgdb/People/popula_f.htm
b. Trouvez et imprimez des données qui détaillent la répartition par groupes d’âge et par sexe, soit
le pourcentage d’hommes et de femmes dans chaque groupe d’âges, puis coupez votre connexion.
c. Démarrez Excel, puis créez un classeur nommé Projections de population.
d. Entrez les données concernant la distribution de la population par groupes d’âges et par sexes.
Ajustez la largeur des colonnes au besoin.
e. Mettez les données statistiques en forme en utilisant le format décimal sans décimales.
f. Créez un histogramme 3D pour décrire ces données visuellement.
g. Démarrez Word, puis créez un document nommé Analyse de population.
h. Rédigez un texte original expliquant les données et le graphique que vous avez créés dans Excel.
i. Copiez et collez les données et le graphique Excel dans le document Word.
j. Incluez les URL des sites utilisés pour obtenir vos données.
k. Ajoutez votre nom sur la dernière ligne du document, puis enregistrez et imprimez votre travail.
l. Fermez le document et le classeur et quittez les deux programmes.
INTÉGRATION A-8 INTÉGRER WORD ET EXCEL