Procédure « Remise-Reprise »

Afin de réaliser votre procédure de Remise-Reprise, veuillez préparer les éléments suivants :

Au préalable :

Veuillez vous munir de la sauvegarde de la comptabilité du comptable
sortant (Date de la dernière écriture comptable réalisée par celui-ci) ;

Récupérez cette sauvegarde ;

Modifiez la date système à la date de sortie ;

Ayez sous la main : Les identités, date de naissance et adresses de
l’ordonnateur ainsi que des comptables impliqués. De même, identifiez les
dates de sorties des comptables.

• Dans le cas d’une remise reprise avant ou au 30 juin.

Réalisez un compte semestriel au 30 juin

Imprimez :
• Les comptes et les annexes ;
• la liste des comptes débiteurs ;
• la liste des comptes créditeurs ;
• la liste des tickets en circulation ;
• la liste des engagements à honorer ;
• la liste des factures impayées ;
• la liste des factures ordonnancées ;
• pour les internats : la liste des comptes créditeurs en 121.

Munissez-vous de l’état des stocks (Energie, magasins, timbres, etc.)

• Dans le cas d’une remise reprise après le 30 juin.

Réalisez un compte au 31 décembre

Imprimez :
• les comptes et les annexes ;
• la liste des comptes débiteurs ;
• la liste des comptes créditeurs ;
• la liste des tickets en circulation ;
• la liste des engagements à honorer ;
• la liste des factures impayées ;
• la liste des factures ordonnancées ;
• pour les internats : la liste des comptes créditeurs en 121 au 31
décembre.

Munissez-vous de l’état des stocks (Energie, magasins, timbres, etc.),
nécessaire à la réalisation du compte au 31 décembre.
1. Lancement du fichier
Le fichier ‘Excell’ que vous allez remplir fonctionne avec des ‘macros’.

Lors de son ouverture,, veillez à prêter attention au message de sécurité relatif à l’exécution
des macros.

Cliquez sur options, l’écran ci-dessous

ci s’affiche. Choisissez « activer ce contenu » et cliquez
sur « OK ».
 2. Ecran d’accueil
Après avoir activé les macros, vous devriez vous trouvez face à l’écran ci-dessous (Fig. 1).
Celui-ci permet de se déplacer à travers les différents onglets du fichier. Chaque page contient un
bouton qui vous ramènera à cette page.
La bonne méthode consiste à repasser par cette page après chaque étape du processus de remise-
reprise.

3. Etape 1 : Identification
Cliquez sur le bouton « identification de l’établissement » et marquez la case bleue en regard de
votre établissement. Veillez bien à ne cochez qu’une seule ligne.

Une fois l’identification réalisée, cliquez sur le bouton et revenez à l’écran initial.
 4. Etape 2 : Identification de l’ordonnateur
l’ordonnateur et du (des) comptable(s) ainsi
que des différentes comptes de l’établissement.
A partir de l’écran d’accueil, cliquez sur bouton « Identification des gestionnaires ».

Vous arrivez sur l’écran suivant :

Compléter les informations requises en veillant aux points suivants :

• Le fichier gère jusqu’à trois RR au cours d’un même exercice. Complétez les informations
selon votre situation.
• Les dates s’encodent
dent au format JJ/MM/AAAA (les(le ‘ / ‘ s’encodent aussi)
• Les numéros bancaires au format XXXX XXXXXXXXXXXX (Les espaces s’encodent aussi)
• Il est important de ne travailler que sur une seule colonne.
• Cette écran est la clé du fichier, soyez donc très attentif à ce que vous
mentionnez.

Unee fois les informations encodées, cliquez sur le bouton et revenez à l’écran initial.
 5. Etape 3 : Encodage des reports
A partir de l’écran d’accueil, cliquez sur bouton « Encodage des reports ».

Vous arrivez sur la page suivante :

Il vous suffit de reprendre un des comptes semestriels que vous avez générés et d’encoder les
reports qui y figurent dans les comptes financiers comme dans les comptes d’exploitation.
Cliquez sur le bouton .

Encodage des comptes semestriels.

Les comptes semestriels doivent être encodés pour :

• Une remise-reprise a lieu au 30 juin ou après = Encodage 1er semestre

• Une remise reprise a lieu au 31 décembre = encodage 1er et second.
• ATTENTION : Vous devrez, de toute façon, encoder ces données à posteriori pour pouvoir
fournir un compte scindé au 30 juin lors de vos comptes semestriels et au 31 décembre pour
pouvoir fournir votre compte scindé au 31 décembre.
 6. Etape 4 : Encodage des montants du premier semestre. (Si la remise
reprise au 30 juin ou après le 30 juin) Si la RR se situe avant le 30 juin
passez directement à l’étape 6
Depuis l’écran d’accueil, cliquez sur le bouton « Encodage premier semestre »

L’écran suivant apparaît :

Encodez les montants demandés à partir de votre compte semestriel du 30 juin.

Cliquez sur le bouton .

 7. Etape 5 : Encodage des montants du second semestre. (Si la remise-
remise
reprise a lieu au 31 décembre ou si vous venez de clôturer un exercice.)
exercice.
Si la RR se situe avant le 31 décembre passez directement à l’étape 6
Depuis l’écran d’accueil, cliquez sur le bouton « Encodage second semestre »

L’écran suivant apparaît :

Encodez les montants demandés à partir de votre compte semestriel du 31 décembre.

Cliquez sur le bouton .

 8. Etape 6 : Encodage de votre caisse
Sélectionnez le bouton « Encodage de la caiisse » qui correspond à la situation.

Encodez le contenu de votre caisse en complétant la colonne jaune. Vérifiez l’exactitude du

montant total et ensuite revenez à l’accueil.

9. Etape 7 : Encodage de la situation financière

Après vous être assuré de la concordance entre les données reprises dans Logicompta et vos
extraits de compte en date du dernier jour de prestation du comptable sortant, selon le cas :
• RR avant 30 juin : Générez un compte semestriel au 30 juin
• RR après 30 juin : Générez un compte semestriel au 31 décembre

A partir du menu d’accueil sélectionnez le bouton « Encodage des informations financières ».

 Vous arrivez à cet écran

A. Encodage de vos avoirs financiers.

Reportez les montants repris dans les comptes semestriels que vous avez imprimez via
Logicompta à la date de RR dans le tableau illustré ci-dessous.
ci Les montants à renseigner
sont ceux des colonnes « total » tant en dépense qu’en recette.
 B. Encodage des créances à recouvrer.

Pour compléter ce tableau vous devez avoir imprimé la liste des comptes débiteurs via Logicompta
en date du dernier jour de fonction du comptable sortant.

Depuis la liste obtenue, encodez les montants par compte

co d’exploitation.

C. Encodage des créances à liquider

Pour compléter ce tableau vous devez avoir imprimé :

• La liste des « engagements à honorer » via Logicompta :

Imputations>Listes>Engagement à honorer
• La liste des « Factures impayées » via Logicompta : F de dépenses >Liste>Factures
impayées
• La liste des « Factures ordonnancées » via Logicompta : F de dépenses >Liste>Factures
ordonnancées

en date du dernier jour de fonction du comptable sortant.

Depuis les listes obtenues, encodez les montants par compte

comp d’exploitation.
 D. Encodage des créditeurs

Pour compléter ce tableau vous devez avoir imprimé la liste des comptes créditeurs via
Logicompta en date du dernier jour de fonction du comptable sortant.

Depuis la liste obtenue, encodez le total des comptes créditeurs dans la case 1. Si votre
établissement est/possède
st/possède un internat mentionnez le montant des comptes créditeurs à l’article
« 121 ».

E. Encodage des comptes stocks

Reportez ici les montants des différents stocks arrêtés au dernier jour du comptable
comptable sortant. Pour
les remises-reprises
reprises tardives ou imprévues, ces stocks sont parfois difficilement trouvables. Dans ce
cas référez-vous
vous au dernier état des stocks connus (le plus simple étant d’utiliser le compte « actif-
passif » présent au compte bleu de l’exercice précédent.

Vous pouvez mentionner d’autres stocks en les libellant à l’emplacement des croix rouges sur
l’illustration ci-dessous.
 F. Encodage des données tickets.

Reportez-ici la valeur des tickets en circulation obtenue dans Logicompta par Gestion
tickets>Listes>Tickets en circulation.

[Link] 8 : Impression des documents.

Une fois l’encodage de toutes ces informations réalisé, il vous faut imprimer l’ensemble des pièces
de votre procédure de remise-reprise.

Outre les annexes qui seront listée plus bas, votre dossier de remise-reprise est constitué d’un
ensemble de documents qui sont :

• Un procès verbal de caisse

• Un procès verbal de remise-reprise
• Un compte de fin de gestion
• Un état des recettes et dépenses au jour de sortie (Compte scindé jour de sortie/Onglet
Compte scindé RR)
• Lors des comptes au 30 juin, il est nécessaire de faire parvenir à l’Administration un compte
scindé au 30 juin si une remise-reprise à eu lieu avant cette date.
• Lors des comptes de fin d’exercice au 31 décembre, il faut générer un compte scindé global
sauf ( si la RR a eu lieu au 30 juin ou au 31 décembre)
• Les différents PV s’impriment à chacune des remises-reprises en cliquant sur le bouton
correspondant.
• Les comptes scindés dépendent des circonstances : Remise-reprise unique, au 30 juin, au 31
décembre, etc…)

Ex :

 RR unique au 30 juin ou au 31 décembre ……………………………………pas de compte scindé

 RR unique avant 30 juin………………………………………………………………..compte scindé jour de
sortie, 30 juin, global
 RR unique après 30 juin………………………………………………………………..compte scindé jour de
sortie, global
 2 remises-reprises 1ère avant 30 juin, 2ème après 30 juin……………compte scindé RR1, compte
scindé 30 juin, compte scindé RR2, compte scindé global.
Pour imprimer ces pièces, deux possibilités s’offrent à vous.

1ère possibilité :

Depuis l’écran d’accueil, vous cliquez sur les boutons de raccourci qui vous permettront de visualiser
les documents et ensuite via le menu d’excell,
d’excel Fichier>imprimer.

2ème possibilité depuis l’écran d’accueil,

d’a vous cliquez sur le bouton « Gestion des impressions », vous
faites votre choix pour une impression directe.
 [Link] au dossier
Outre les pièces que vous venez d’imprimer. Vous devez joindre toutes les pièces qui vous ont
permis de réaliser procédure.

 Liste des comptes créditeurs

 Liste des comptes débiteurs
 Liste des factures impayées
 Liste des factures ordonnancées
 Liste des engagements à honorer
 Liste des tickets en circulation
 Synthèse des recettes du 1er et/ou du 2nd semestre (selon le cas )
 Détail des recettes du 1er et/ou du 2nd semestre (selon le cas )
 Liste des factures payées
 Toutes les listes qui justifient les stocks que vous avez renseignés.
 Tous les extraits de comptes relatifs aux
au montantx rensignés au date « clés » Jour de
RR, 30 juin, 31 décembre.

[Link] particulier : Les PV de déficit.

 Lorsqu’un PV de déficit est existant à l’entame de l’exercice,
l e, veuillez rensigner ce montant
dansla colonne report.

Attention les Déficits s’introduisent dans la colonne RECETTES uniquement.

uniquement
 Si un PV de déficit est dressé durant l’exercice, le montant que vous encodez est composé du
montant initial des déficits (s’il y en avait) + le montant du PV de déficit qui a été dressé.

 Pour le 1er semestre,

mestre, vous n’encodez que le montant du déficit.
 Pour le 2 semestre, vous encodez le total des déficits constatés au 1er et 2nd semestre.
nd

Lors d’une levée, il sera nécessaire de nous contacter.

 [Link] pratiques.
a. Créez un dossier sur votre ordinateur.
b. Enregistrez le fichier excel sour un nom du type RR+datede RR
c. Si vous avez plusieurs remises-reprises à réaliser au cours d’un seul exercice.
Encodez la première et imprimez tous les documents. Ensuite enregistrrer ce fichier
sous un nouveau nom et continuez à encodez votre seconde RR. Idem pour une
éventuelle troisième procédure.
d. Utilisez un programme pdf pour vos impressions afin de sauvegarder les documents
sous format életronique.

[Link] du dossier
Votre dossier complet reprend donc l’ensemble despièces générées par le fichier excel.

 Un procès verbal de caisse

 Un procès verbal de remise-reprise
 Un compte de fin de gestion
 Un état des recettes et dépenses au jour de sortie (Compte scindé jour de
sortie/Onglet Compte scindé RR)
 Lors des comptes au 30 juin, il est nécessaire de faire parvenir à l’Administration un
compte scindé au 30 juin si une remise-reprise à eu lieu avant cette date.
 Lors des comptes de fin d’exercice au 31 décembre, il faut générer un compte scindé
global sauf ( si la RR a eu lieu au 30 juin ou au 31 décembre)
 Les différents PV s’impriment à chacune des remises-reprises en cliquant sur le
bouton correspondant.
 Les comptes scindés dépendent des circonstances : Remise-reprise unique, au 30 juin,
au 31 décembre, etc…)

TOUS CES DOCUMENTS DOIVENT ÊTRE DÛMENT SIGNÉS.

Toutes les annexes.

 Liste des comptes créditeurs

 Liste des comptes débiteurs
 Liste des factures impayées
 Liste des factures ordonnancées
 Liste des engagements à honorer
 Liste des tickets en circulation
 Synthèse des recettes du 1er et/ou du 2nd semestre (selon le cas )
 Détail des recettes du 1er et/ou du 2nd semestre (selon le cas )
 Liste des factures payées
 Toutes les listes qui justifient les stocks que vous avez renseignés.
 Tous les extraits de comptes relatifs aux montantx rensignés au date « clés » Jour de
RR, 30 juin, 31 décembre.

L’ensemble du dossier est à faire parvenir à Madame Beauraind en 4 [Link]

toutes questions relatives au fichier de remise-reprise, vous pouvez adressez vos question
à l’adresse mail : maintenancecompta@[Link]