A.I.O de la fonction commerciale [Link] & A.

Callaf
A.I.O de la fonction commerciale
[Link] & [Link] A.I.O de la fonction
commerciale [Link] & [Link]

I- Caractéristiques d’un bon contrôle interne du cycle vente

I.1- Les services intervenants

I.2- Principales caractéristiques du contrôle interne par phase

I.2.1- Acceptation, traitement et exécution de la commande

I.2.2- Facturation
I.2.3- Enregistrement des factures
I.2.4- Suivi des comptes clients
I.2.5- Suivi des encaissements

II- Cas pratique

II.1 Description narrative

II.2- Phase de préparation

 L’ordre de mission
 La prise de connaissance de l’entité auditée
 L’identification des risques
 Le rapport d’orientation

II.3 Phase de réalisation

 La réunion d’ouverture
 Le programme d’audit
 Le travail sur le terrain

II.4 Phase de conclusion

 Le projet du rapport d’audit

 La réunion de clôture
 Le rapport d’audit
 Le suivi des recommandations

111
 I- CARACTÉRISTIQUES D’UN BON CONTRÔLE INTERNE DU
MODULE VENTE

Nous décrirons les objectifs d’un bon contrôle interne et les principaux
éléments qui permettent de les atteindre pour chacune des phases du processus
de vente, après avoir déterminé les services intervenants :

1.1 - Les services intervenants

Dans le cadre d’un bon contrôle interne, on rencontre généralement les
services suivants :
Service « administration des ventes ». Distinct du service des ventes, il est
essentiellement chargé du traitement et de suivi de l’exécution de la commande
client.
Service « approbation des crédits ». Il est essentiellement chargé pour les
ventes autres qu’au détail de donner son approbation avant le traitement de la
commande. L’activité de contentieux lui est généralement rattachée.
Service « expédition ». Il doit s’assurer qu’aucune marchandise n’est livrée
sans autorisation correspondante (ordre de livraison, ordre de travail…) il est
souvent souhaitable que ce service soit distinct du service des réceptions.
Service « facturation ». Rattaché généralement au service comptable, il prend
en charge l’établissement des factures à partir d’informations communiquées par
les autres services.
Service « comptes client ». Il enregistre les factures et doit s’assurer que le
total enregistré correspond aux éléments transmis par le service « facturation ».

1.2- Principales caractéristiques du contrôle interne par phase

1.2.1- Acceptation, traitement et exécution de la commande
Objectifs du contrôle interne
Le contrôle interne doit garantir :
- Que toutes les commandes sont traitées rapidement. Cette pratique doit
permettre d’entretenir de bonnes relations avec les clients et prévient les oublis
- Que les conditions de la commande sont acceptables, elles doivent être, en
effet, étudier avec soin avant d’accepter la commande. Le prix offert et les délais
de paiement sont-ils acceptables en égard à la politique de la société ? Les
marchandises commandées sont-elles en stock ? Où ces marchandises doivent
elles être livrées et par quel moyen de transport ?

222
A.I.O de la fonction commerciale [Link] & [Link]
A.I.O de la fonction commerciale
[Link] & [Link] A.I.O de la fonction
commerciale [Link] & [Link]

- Que le client est solvable : la commande reçue ne doit pas impliquer un

dépassement de crédit maximum qui lui est alloué. S’il s’agit d’un nouveau
client, on examine le problème de sa solvabilité si la commande est importante.
Organisation correspondant à ces objectifs
Les éléments suivants sont en général, à la base d’une organisation
satisfaisante
- Toute commande (téléphone, écrite ou transmise par les représentants) est
enregistrée quotidiennement et chronologiquement. Un bon de commande est
établit en plusieurs exemplaires pré numérotés.
- Le bon de commande est soumis à une personne responsable pour approbation
des conditions de la commande. Ce refus ou cette acceptation est matérialisé par
une mention expresse sur Les différents exemplaires du bon de commande.
- Le bon de commande est soumis à une personne responsable de l’octroi des
crédits. Il est souhaitable que les limites de crédit et des délais maximums de
paiement aient été fixées, soit par la direction de la société pour l’ensemble de
ses crédits, soit par un responsable de rang élevé pour chacun d’entre eux.
Ces limites doivent être observées et appliquées par l’ensemble du
personnel responsable de l’acceptation des commandes et de la facturation, par
exemple en soumettant l’approbation des commandes « clients » à un service
« surveillance des crédits » (ou à une personne responsable de cette tâche).
Ce service doit s’enquérir de la fiabilité et de la surface financière des
nouveaux clients, notamment auprès des banques. Il doit également, dans la
cadre d’un bon contrôle, être tenu au courant régulièrement et rapidement des
factures impayées, des soldes arriérés et des dépassements des limites de crédit.
C’est en considération du passé du client, de la connaissance de son
arriéré actuel, de ses références extrêmes, que le responsable de l’octroi des
crédits est en mesure d’approuver les conditions de paiement notifiées sur les
doubles des bons de commande destinés à contrôler l’expédition de la
facturation.
- Une fois la commande acceptée, il faut prévoir l’exécution. A cette fin, un
exemplaire sera transmis :
 Au service de production et /ou au magasin de stockage
 Au service de livraison
1.2.2- Facturation
Objectifs du contrôle interne

333
- Que le système soit manuel ou automatisé, les procédures de livraison et de
facturation doivent donner l’assurance :
- Que les quantités livrées ont été correctement saisies et correspondent aux
quantités commandées
- Que les prix sont correctement appliqués et que les différents rabais ou remises
ont accordés en fonction de l’examen des contrats passés avec les clients ; les
abandons de créances et les remises exceptionnelles doivent faire l’objet d’une
autorisation spécifique
- Que la facture est correctement établit
- Que la facture est arithmétiquement correcte
Organisation correspondant à ces objectifs
- Saisie des quantités livrées. Elle peut être efficace à partir :
 Des dons d’expédition ou de livraisons des marchandises
 Des bordereaux de vente au comptant
 De documents spécifiques et propres à chaque entreprise pour les services
rendus et produits divers.
Les quantités livrées sont à rapprocher du bon de commande pour
vérification de concordance.
- Détermination des prix à appliquer et abandons de créances.
 Les prix utilitaires soient revus périodiquement par la direction
 Les prix utilitaires pré listés soient effectivement appliqués aux clients
sur les factures;
Il est nécessaire que la politique de remises et d'escomptes soit précisée
sous forme d'une note interne de la direction et que l'appréciation n'en soit pas
laissée au personnel administratif.
Signalons que doivent être dûment autorisés par un responsable qui n'a
pas accès aux comptes client:
 L’octroi de remises excédantes les taux ordinaires ou venant après
expiration des délais prévus.
 Les émissions d'avoir.
 Les ristournes en perte de et profit de mauvaise créances.
- L'établissement de la facture. En ce qui concerne l'établissement matériel de la
facture, les éléments d'un contrôle interne minimum sont les suivants :
 Les factures sont établis en plusieurs exemplaires prénumérotés, un ou
plusieurs étant destinés au client, un autre sert à la comptabilisation sur le
journal des ventes avant d'être classés dans le dossier du client, un autre

444
A.I.O de la fonction commerciale [Link] & [Link]
A.I.O de la fonction commerciale
[Link] & [Link] A.I.O de la fonction
commerciale [Link] & [Link]

enfin étant classés dans un dossier constitué par la suite numérique des
factures.
 Les factures sont soit constitués par l'original du bon de commande (interne)
ou du bon de livraison, soit établies à l'aide de ces deux documents (ou du
bon de livraison uniquement)
 Un contrôle sur la séquence numérique des bons de livraison permet de
s'assurer que tous ont fait l'objet d'une facturation.
- La vérification arithmétique des factures; dans l'optique d'un bon contrôle
interne; la vérification des calculs (addition, multiplication, remise...) peut faire
l'objet d'un double contrôle d'exactitude.
Le premier est notamment assuré par la personne qui établit les factures;
quant au second, il doit relever d'une personne indépendante de la facturation
dont le rôle est de vérifier que outres les erreurs de calcul (commises
frauduleusement, ou par inadvertance) ont été corrigées. Ces contrôles pourront
être matérialisés par la position d'un tampon ou d'une signature. Seuls les
factures portant l'approbation prévue pourront être expédiés aux clients.
On notera que, à cet égard, les traitements informatiques ouvrent la
possibilité d'une vérification, particulièrement efficace dont peut résulter un
renforcement très appréciable du contrôle interne.

1.2.3- Enregistrement des factures

Objectifs du contrôle interne
Le contrôle interne doit garantir l'exhaustivité de l'enregistrement des
factures. Par ailleurs les erreurs d'enregistrement doivent pouvoir être détectés
par des procédures adéquates.
Organisation correspondant à ces objectifs
Les objectifs décrits sont généralement atteints dans le cadre d’un
système comportant les éléments suivants :
- Les factures sont enregistrées selon leurs suites numériques, ce qui permet de
vérifier rapidement l’enregistrement de la totalité de factures, soit par le
pointage du journal des ventes, soit par le pointage d’une liste récapitulative
d’une liste journalière.
Un exemplaire de chaque facture provenant directement de la facturation
doit servir de document de bas pour l’enregistrement en comptabilité.
- une séparation correcte des tâches est assurée les journaux de vente doivent

555
être établis, dans la mesure du possible par une personne ou un service
indépendant de la facturation et surtout du compte client, et y n’ayant pas accès
à la trésorerie.
- Des contrôles et rapprochements globaux sont effectués :
 Les écritures du journal des ventes peuvent être contrôlés globalement
avec les factures établies au cours de la même période. Il peut être
établi une liste récapitulative des factures éditées quotidiennement,
sont montant total sera ainsi rapproché avec l’écriture passé au journal
des ventes et le total des débits passés au compte client.
 Le solde du compte collectif client doit être approchée avec une
périodicité régulière, de la balance des comptes individuels clients
détaillée.
 L’envoi régulier, mensuel par exemple de relevé aux clients présentant
des comptes non soldés est un excellent élément de contrôle.

1.2.4- Suivi du compte client

Objectifs du contrôle interne
- Le contrôle interne doit assurer les objectifs suivants
- Assurer la relance des arriérés
- Permettre la constatation de la dépréciation de certaines créances
- Organisation correspondants à ces objectifs
Ces objectifs supposent que soient notamment remplis les conditions
suivantes :
- Une balance par antériorité de solde échue et édité, qui permet de détecter
rapidement les arriérés.
- Le suivi des comptes client, est fait par une personne n’ayant pas accès aux
opérations de trésorerie ?
- Les provisions pour dépréciations sont approuvées par un responsable
indépendant du suivi des comptes clients.
L’audit interne
Son rôle s’exerce dans des domaines différents et notamment :
- Le fonctionnement satisfaisant du contrôle interne
- Le contrôle des rapports transmis à la direction de manière à s’assurer que les
informations transmises, les analyses de vente sont fiables, et permettent une
prise de décision correcte.
- L’étude de relation avec la clientèle, à cet égard l’auditeur interne doit s’assurer

666
A.I.O de la fonction commerciale [Link] & [Link]
A.I.O de la fonction commerciale
[Link] & [Link] A.I.O de la fonction
commerciale [Link] & [Link]

de la qualité de l’accueil de la clientèle, des services rendus aux clients, du

respect des délais de livraison.

1.2.5- Suivi des encaissements

Le contrôle interne doit permettre d’atteindre les objectifs suivants :
- Les objectifs sont intégralement comptabilisés.
- Elles sont imputées au bon compte individuel.
Cela suppose l’existence des contrôles suivants :
- Un contrôle préliminaire, sur les recettes avant tout enregistrement,
- Une séparation des tâches de réception des encaissements, contrôle de la liste
des recettes et enregistrement des recettes,
- Une remise fréquente en banque des chèques et espèces reçus.
- Un contrôle des comptes individuels « Clients ».

CAS PRATIQUE : AUDIT INTERNE & OPERATIONNEL

- FONCTION COMMERCIALE-
ABDELMOUTTALIB AMINA

777
 CALLAF AMAL
2.1 Description narrative

La société Solure, est une grande entreprise industrielle, à un capital social de

26.000.000 DH spécialisée dans la confection du prêt à porter féminin (jupes, robes, mentaux,
pantalons…etc.), destiné exclusivement à l’exportation vers les pays des clients donneurs
d’ordre -d’origine européenne (tels que ZARA, Mango, Promod, Alain Manoukian...etc.) - du
fait qu’elle est une société de sous-traitance et de co-traitance.
Ainsi, elle compte actuellement plus de 1800 employés, dont 96 cadres et plus de 1700
ouvriers, liés directement à la production, elle possède 1000 machines sophistiquées, et
produit plus de 1400 pièces par jour. Le résultat net que le service de la comptabilité a dégagé
en 2001 est de 6.042.000 DH, et le chiffre d’affaire réalisé en 1997 est de 126.600.000 DH.
L’entretien avec les responsables du service commercial, a permis de collecter les
informations suivantes concernant le cycle des ventes de cette société :

š Procédure de Traitement de la commande :

Les commandes sont réceptionnées par le service commercial soit directement du
client par courrier ou par téléphone ; soit par les représentants.
Lorsque le bon de commande est reçu par courrier, on en fait 4 copies.
Le cas échéant (par téléphone) Le service commercial établit un bon de commande daté en
quatre exemplaires, sur lequel sont notés tous les renseignements concernant les marchandises
à livrer et les conditions de règlement.
Ensuite, Deux exemplaires du bon de commande sont transmis au service Magasin
Expédition qui inscrit les marchandises à livrer sur son planning de livraison. Ce service
mentionne sur les bons de commande avec un tampon la date d’expédition des marchandises.
L’exemplaire n° 1 du bon de commande (envoyé au service magasin expédition) est expédié
avec la marchandise.
L’exemplaire n° 2 est classé chronologiquement dans le service magasin expédition, après
avoir été utilisé pour mettre à jour les fiches de stocks.
L’exemplaire n° 3 du bon de commande est transmis au service Facturation.
L’exemplaire n° 4 est classé au service commercial qui l’enregistre sur le registre des
commandes puis le classe dans le dossier client ou celui du représentant.

888
A.I.O de la fonction commerciale [Link] & [Link]
A.I.O de la fonction commerciale
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commerciale [Link] & [Link]

š Procédure de Facturation :
Le service Facturation regroupe les bons de commande et, deux fois par semaine,
établit à l’aide de la liste des prix, les factures de ventes en trois exemplaires, datés du jour de
leur établissement.
L’original de la facture est envoyé au client
L’exemplaire n° 2 est transmis au service Comptabilité
L’exemplaire n° 3 reste classé chronologiquement au service Facturation avec l’exemplaire du
bon de commande.

š Procédure d’enregistrement des factures :

Le service Comptabilité enregistre, au moyen d’un micro-ordinateur, la facture dans le
journal des ventes et sur le compte individuel client. L’échéance du règlement est notée dans
la partie statistique du compte. L’exemplaire de la facture est ensuite classé dans le dossier
« factures ventes » dans l’ordre numérique.

š Procédure d’enregistrement des règlements :

Dés réception, les règlements clients sont transmis directement au service
Comptabilité, qui les enregistre dans le journal de banque et sur les comptes individuels
clients. Tous les deux jours, des bordereaux de remise de chèques sont établis et déposés à la
banque avec les chèques.

š Procédure de suivi des comptes clients :

Chaque fin de mois, le service comptabilité pointe les comptes clients ; tout client dont
le règlement n’est pas intervenu à l’échéance fait l’objet d’une relance. Celle-ci est établie en
double exemplaire :
L’original est adressé au client
Le double est classé alphabétiquement dans le dossier « relances clients » en attente du
règlement.

Travail demandé
Etablir l’organisation d’une mission d’audit interne, du cycle vente-clients de cette

999
 société.
Il est demandé, par conséquent, de mettre en place l’ensemble des outils suivants :
š L’ordre de mission
š Questionnaire de prise de connaissance.
š Grille d’analyse des tâches.
 Diagramme de circulation
 Questionnaire de contrôle interne première version
š Tableau des forces et faiblesses apparentes.
š Rapport d’orientation.
š Questionnaire de contrôle interne deuxième version
š Feuille d’analyse et de révélation des problèmes.
š Rapport d’audit.

Pour mener une mission d’audit, il faut respecter une méthodologie bien
définie. Dans ce sens l’auditeur est tenu d’une part, de connaître l’organisation,
et d’autre part, réunir les éléments nécessaires pour justifier son opinion.
A cet effet, on peu distinguer trois différentes phases d’une mission
d’audit.

2.2 Phase de préparation

Durant cette phase, les travaux préparatoires sont réalisés, l’auditeur est
amené à rechercher les informations, à observer le sujet audité, à effectuer des
études préliminaires, afin de repérer les zones de risques, elle est composée de
quatre étapes, à savoir :
 L’ordre de mission
C’est le mandat donné par le directeur général, pour informer les
principaux responsables concernés par l’intervention des auditeurs, il remplit une
fonction de mandat, et une autre d’information.

SOLURE Tanger le 01/03/2008

Destinataire : le Directeur de l’audit interne

Copie pour information : le Directeur commercial
Objet : audit de la fonction commerciale

La mission d’audit concernera non seulement le service commercial, mais également tous les servic
service. 101010
Le directeur commercial portera l’ordre de mission à la connaissance de tous les responsables conce
Le P.D.G
A.I.O de la fonction commerciale [Link] & [Link]
A.I.O de la fonction commerciale
[Link] & [Link] A.I.O de la fonction
commerciale [Link] & [Link]

 La prise de connaissance de l’entité auditée (ou phase de

familiarisation)
Durant cette étape, l’auditeur doit disposer d’une vision globale de l’organisation,
analyser les contrôles internes, repérer les risques, et définir l’objectif de la
mission. L’auditeur établit alors le questionnaire de prise de connaissance , grâce
auquel, il va collecter les informations, par référence aux rapports d’audit
antérieurs, aux notes de service, ou tout autre document capable d’apporter une
idée sur le fonctionnement de l’entreprise. Le questionnaire de prise de
connaissance, comprend des données sectorielles, quantitatives, qualitatives,
réglementaires, sur l’organisation et les procédures.
Dans notre cas, il se présente comme suit :

Questionnaire de prise de connaissances

Données sectorielles
Quelle est la composition du secteur?
Caractéristiques de la concurrence ?
Quelle sont les facteurs clé de sucée ?
Quelle est la part du PIB dans le secteur d’activité
Quelle est la structure adoptée par l’entreprise ?
Quel est le taux de croissance du secteur ?
Quel est le taux de marge du secteur ?
Données quantitatives
Quel est le CA global par période/ produits/marché
Quel est le nombre de commandes par clients ?
Quel est le nombre de factures par période/ par clients ?

111111
Quel est le montant de commission d’intermédiaire ?
Quel est le montant des ventes par période?
Quel le nombre de livraisons/jour/ semaine?
Quel est le nombre des références des articles?
Quel est le nombre de clients de l’entreprise, par période/ marché?
Données qualitatives
Quel est le nombre des factures avoir?
Quel est le délai de paiement client?
Nombre de réclamations formulées par le personnel de cette direction?
Quel est le nombre de litige par période?
Quel est le délai de livraison ?
Quel est le nombre de clients perdu ?
Données Organisationnelles
 Organisation
Comment se présente l’organigramme de l’entreprise?
Quelle est la disposition de la fonction commerciale (ces relations avec
la direction générale)
Quel est le nombre de personnes intervenant dans le service?
 Procédure
La société dispose t-elle d’un manuel de procédure?
Existe-il une procédure d’acceptation de la commande/d’expédition/de
facturation/d’enregistrement et suivi des comptes clients… ?
Données réglementaires
Quels sont les taux appliqués en matière de droit de douane?
Traitement et remboursement de la TVA?
Un deuxième outil que l’auditeur utilise au cour de cette phase, est la grille
d’analyse des tâche, qui permet de bien comprendre la répartition des travaux
entre les principaux acteurs.
Dans notre cas elle se présente comme sui
Fonctions Services assumant les fonctions
NT Commercial Magasin Facturation Comptabilité
Expé.
Réception des commandes Ex X
Etablissement bon de Ex X
commande
Mise à jour planning En X
Expéditions des Ex X
marchandises
Mise à jour fiche de stock En X
Enregistrement des En X
factures
Etablissement des factures Ex X
Enregistrement comptable En X
des factures
Réception règlements Ex X
clients
Enregistrement des En X
règlements clients
Etablissement bordereaux Ex X
remise de chèques
Pointage compte client C X
Etablissement relances Ex X

121212
A.I.O de la fonction commerciale [Link] & [Link]
A.I.O de la fonction commerciale
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commerciale [Link] & [Link]

D’après l’étude de la grille d’analyse des tâches ci-dessus, on constate que :

 Le magasin expédition effectue à la fois la mise à jour des fiches des fiches
de stocks ainsi que l’expédition des marchandises, ce qui nuit au principe
de séparation de tâches
 Le service comptabilité occupe simultanément des fonctions
d’enregistrements de factures, de réception des règlements ainsi que le
pointage des comptes client, ce qui signifie la confusion entre les trois
fonctions d’enregistrement de contrôle, et d’exécution
Le dernier étude outil utilisé durant cette étape, est le plan d’approche, qui
se présente sous la forme d’un tableau découpant l’activité (ou la fonction ou le
processus) à auditer en tâche élémentaires et indiquant en face de chacune de
ces tâches son objectif.
Il est opportun à présent de présenter le diagramme de circulation relatif à cette
procédure :

 L’identification des risques

C’est la phase d’identification des zones de risque, durant laquelle, l’auditeur
analyse les endroits où les risques, sont susceptibles de se produire, la méthode
utilisée dans cette phase tient compte de trois facteurs : L’exposition,
l’environnement, et la menace.
Le tableau des forces et faiblesses apparentes, est utilisé dans cette étape, il
s’agit d’un tableau en cinq colonnes, et permet de relater les risques liés à
chaque tâche, leurs forces et faiblesses, réelles et potentiels, et permet de
hiérarchiser les risques, dans le but de préparer le rapport d’orientation.
Dans notre cas le TFFA se présente comme suit

131313
Tâches Objectifs Risques Evalua Dispositif de contrôle Consta
tion interne
Traitement des - Eviter les ventes à des -Risque de perte I -Acceptation des commandes Non
commandes clients non solvables. doit être autorisé et
-Risque de vente à M correspondre aux conditions
des clients non de ventes fixées par
solvables l’entreprise

-Risque de litige I -Enregistrer toutes les Non

avec les clients commandes
suite au non
enregistrement de -S’assurer de la solvabilité des Non
la commande clients
Facturation - Les marchandises -Oubli de F -La facturation est faite dans Non
livrées doivent facturation un délai minimum après
correspondre en -Erreur en matière M expédition des marchandises.
quantité et en qualité à des conditions de
la commande ventes -Contrôle arithmétique de la Non
- Que les prix sont -Sortie de I facture.
correctement appliqués marchandises non
et que les différents facturée : risque
rabais ou remises sont de perte
accordés en fonction de
l’examen des contrats
passés avec les clients
-Toutes les
marchandises sorties
de l’entreprise doivent
être facturées

Enregistremen -Eviter les erreurs en -Oubli de M - les créances doivent être Oui
t des factures matière de facturation enregistrés directement dès
comptabilisation des -Non I leur émission.
factures. comptabilisation -l’enregistrement et immédiat Oui
-garantir l'exhaustivité des factures : et chronologique.
de l'enregistrement des risque de
factures détournement,
risque de perte
-Chiffre d’affaire M
incorrect

Suivi des - Permettre la Risque de perte I -Les retards de règlement font Oui
comptes client constatation de la l’objet de surveillance
dépréciation de particulière
certaines créances -Les relances sont Oui
- Assurer la relance des déclanchées dès que le délai
arriérés de règlement est dépassé

 Le rapport d’orientation
C’est un document qui reprend les éléments d’identification des risques, il définit
l’objectif de la mission sous trois rubriques :
 Les caractères généraux : les quatre objectifs généraux du contrôle interne, et

141414
A.I.O de la fonction commerciale [Link] & [Link]
A.I.O de la fonction commerciale
[Link] & [Link] A.I.O de la fonction
commerciale [Link] & [Link]

un suivi du dernier audit réalisé a ce sujet.

 Les objectifs spécifiques : l’auditeur est amené à définir les grandes lignes du
questionnaire de contrôle interne.
 Les champs d’action : pour atteindre les objectifs, l’auditeur délimite le champ
d’action fonctionnel, et géographique.
Parmi les outils utilisés à cette étape : le diagramme de circulation,
l’ordinogramme, questionnaire de contrôle interne.
Dans notre cas, il se présente comme suit :

Objectifs généraux :
Instauration d’un service trésorerie
Instauration d’un service facturation
Instauration s’un service expédition
Objectifs spécifiques :
Au niveau du service commercial :
L’acceptation des commandes doit être autorisé et correspondre aux conditions
de ventes fixées par l’entreprise
Séparation des tâches concernant l’acceptation et la fixation des conditions de
ventes.
Au niveau du service facturation :
La facturation est faite dans un délai minimum après expédition des
marchandises.
Comparaison des factures avec le BC et le BL
Contrôle arithmétique de la facture.
Au niveau du service expédition :
L’établissement des Bons de livraisons
Un contrôle physique des livraisons
Au niveau du service trésorerie :
Avoir accès aux règlements des clients
Provoqué les relances pour retard de règlements
Préparation des moyens de paiement
Champ d’action :
Le service expédition, facturation, trésorerie et le service commerciale

151515
 2.3 Phase de réalisation

C’est la phase du travail sur le terrain, qui s’effectue en trois étapes :

 La réunion d’ouverture
Elle ne marque pas le début de la mission, mais, le commencement des
opérations d’ouverture. C’est une réunion tenue chez l’audité, elle réunie aussi
bien les auditeurs (seigneurs, juniors, encadrés par le chef de mission), que par
les audités (les responsables des services concernés et le directeur général, afin
de légitimer la mission et renforcer la position de l’auditeur). L’ordre du jour de
cette réunion est mis à la disposition des participants huit jours en avance au
minimum, l’essentiel est constitué par le rapport d’orientation, l’ordre du jour
comprend les points suivants :
 Présentation des auditeurs et audités.
 Rappel sur l’audit interne.
 Présentation du rapport d’orientation.
 Rendez-vous et contacts.
 Logistiques de la mission.
 Rappel sur la procédure d’audit.
 Le programme d’audit
Nommé également, le programme de vérification ou le planning de
réalisation, c’est un document interne au service de l’audit interne, qui retrace
les tâches à effectuer par les auditeurs. C’est un document contractuel, qui fixe
les objectifs de la mission, et la hiérarchie au sein de l’équipe d’audit.
C’est un fil conducteur des activités, un planning de travail, il permet le suivi du
travail a accomplir, et constitue une source de documentation.
Dans notre cas, le programme d’audit se présente comme suit :

Ensembles des tâches à

planning lieu outils
accomplir

161616
A.I.O de la fonction commerciale [Link] & [Link]
A.I.O de la fonction commerciale
[Link] & [Link] A.I.O de la fonction
commerciale [Link] & [Link]

§ Observations sur le
Prise de connaissance de terrain
01/04/06 ----
l’entreprise § Consultation de
documents
§ Observations sur le
Recensement des procédures
12/04/06 Service vente terrain
de vente
§ Entretiens
Visite du service commercial 22/04/06 siège § Entretiens
Visite du service gestion
28/04/06 Siège § Entretiens
clients et trésorerie
Elaboration du manuel de
02/05/06 Service vente
procédures
Elaboration du diagramme de
13/05/06 Service vente
circulation
§ GAT
Diagnostic du système de
Services du § QCI
contrôle et détection des 20/05/06
cycle vente § Tests de
zones de risques
permanence
Analyse des faiblesses
Services du
détectées et élaboration du 31/05/06 § FRAP (s)
cycle vente
rapport d’audit
 Le travail sur le terrain
C’est le commencement du travail sur le terrain, l’auditeur doit être ouvert à
toutes les opinions, il doit procéder à des tests et observations élaborés à l’aide
du questionnaire de contrôle interne, et met en oeuvre la feuille de révélation,
et d’analyse des problèmes.
Dans notre cas le questionnaire de contrôle interne se présente comme suit :
Questions Oui Non Commentaires
Toutes les commandes sont elles
x Ventes à des clients
Exhaustivité

approuvées par le service Crédits avant insolvables

qu’elles soient acceptées ?

Les bons de livraison :

· Sont-ils utilisés ? x Il n’y a pas de bons de
livraison.
· sont-ils utilisés pour tous les Le service commercial
éléments qui sortent de établit un bon de
l’entreprise ? commande à la réception
· sont-ils pré numéroté ? des commandes

Les bons de livraison sont-ils

rapprocher des commandes du client x Risque d’erreur de
numérotation
pour contrôle des quantités et des
désignations, de façon à s’assurer que
tous les articles livrés sont bien ceux
qui étaient l’objet de la commande ?

171717
 un contrôle est-il fait pour s’assurer que
toutes les factures sont enregistrées et x
que tous les numéros de factures font
l’objet d’un suivi comptable ?
les factures font-elles l’objet de Risques d’erreurs au
contrôles au niveau niveau notamment des
· des totalisations ? calculs arithmétiques
· des conditions ?
· des prix ?

Les bons de retour sont-ils

- établis sur des formulaires x Aucune procédure n’est
prévue à cet égard.
standard ?
- prés numérotés ?
Le service facturation vérifie-t-il la
séquence numérique : x
- des bons de livraison ?
- des bons de retour ?
pour s’assurer qu’il les reçoit tous.
Les numéros des bons de livraison est il
rapprochés des numéros de facture x
pour s’assurer qu’ils sont tous
facturés ?
Les quantités retournées sont elles
rapprochées des avoirs émis pour x
éviter les avoirs partiels ?
Le service comptable vérifie-il la
séquence numérique des factures pour x
s’assurer avant comptabilisation, qu’il
les a toutes reçues ?
L’enregistrement comptable :
- Des factures x
- Des avoirs
Se fait –il en respectant leur séquence
numérique ?
un contrôle est-il fait pour s’assurer Aucun contrôle n’est
qu’il existe des bons de livraison pour effectué après la
toutes les factures et inversement ? facturation entre bon de
commande et facture

les factures sont-elles rapprochées des Contrôle non effectué au

Réalité

avis d’expédition pour contrôle des niveau du Service

quantités et désignations, afin de facturation mais
s’assurer que tous les articles livrés ont l’enregistrement au
bien été facturés ? journal des ventes est fait
par ordre numérique.
Toute facture, pour être émise, doit-elle Le bon de livraison n’est
être précédée par un bon de livraison ? pas établit
Vérifie-t-on qu’il n’est pas émis :
- plusieurs factures pour la même x
livraison ?
- plusieurs avoirs pour le même
retour ou la même réclamation ?
Vérifie-t-on que la même facture n’est
pas enregistrée plusieurs fois ? x Aucun contrôle n’est
effectué à ce niveau

181818
A.I.O de la fonction commerciale [Link] & [Link]
A.I.O de la fonction commerciale
[Link] & [Link] A.I.O de la fonction
commerciale [Link] & [Link]

Les opérations diverses sur le journal

des ventes et les comptes clients x
doivent-elles :
- être approuvées par des
justificatifs ?
- approuvées par une personne
autorisée ?
Les factures et avoirs sont-ils expédiés
directement aux clients par le service x
facturation ?
Le service facturation s’assure-t-il qu’il
reçoit dans délai : x Aucun contrôle n’est
effectué à ce niveau
- tous les bons de livraison ?
- tous les bons de retour ?
Les factures et les avoirs sont-ils émis
x
Coupure

sans délai après réception des

bons d’expédition et de retour ?
Les factures et avoirs sont-ils
comptabilisés dans délai ? x
Les contrôles réalisés ci-dessus
permettent-ils de s’assurer en fin de x
période :
- que les expéditions, les
facturations et le journal des
ventes sont arrêtés à la même
date ?
- d’évaluer les factures et avoirs a
établir ?
Le service comptabilité dispose-t-il dune
liste à jour des codes clients,
x
Les implantations portées sur les factures
et avoirs sont-elles vérifiées ?
x
Y compris les imputations dans les
statistiques nécessaires à la préparation
de l’annexe (analyse du chiffre d’affaires)
et au calcul des charges connexes.
Les anomalies d’imputation x
Solde

éventuellement détectées sont-elles :

- analysées ?
- soumises a un responsable ?
- corrigées ?
La totalisation des journaux et balances
est-elle vérifiée ?
x
Les balances auxiliaires sont elles
rapprochées des journaux pour détecter
x
les éventuelles erreurs de centralisation ?
Envoie-t-on des relevés mensuels aux
clients ?
x

Un deuxième outil exploité durant cette étape, est : la feuille d’analyse et

191919
de révélation du problème. « La FRAP est le papier de travail synthétique sur
lequel l’auditeur documente chaque disfonctionnement, conclut chaque section
de travail et communique avec les auditeurs concernés. C’est un document
normalisé qui va aider l’auditeur à formuler une recommandation pour remédier
à un disfonctionnement »1.
Ce document va, donc permettre, à l’auditeur de mettre en évidence les
disfonctionnement constatées et les solutions qui suggère.
Dans notre cas les FRAP, à mettre en oeuvre se présentent comme suit :

Service Ventes FRAP

N°1

Problème :
Diminution de la part de marché

Constats :
Diminution du chiffre d’affaire réalisé. Diminution du nombre des commandes
des clients.
L’augmentation des retours de marchandises et des factures avoir

Causes :
L’augmentation des livraisons non conformes.
Concurrence acharnée.
Budget de publicité insuffisant
Nombre de représentants commerciaux insuffisants.

Conséquences :
Diminution de la part de marché. Diminution des résultats.

Recommandations :
Veiller à la qualité des produits offerts. Augmenter le budget de publicité.
Embauche des représentants

Etablit par : Approuvé par :

1
Selon IFACI

202020
A.I.O de la fonction commerciale [Link] & [Link]
A.I.O de la fonction commerciale
[Link] & [Link] A.I.O de la fonction
commerciale [Link] & [Link]

Service Ventes FRAP

N°2

Problème :
Procédure de prise de commande défaillante

Constat :
Absence d’un service d’approbation
Aucune évaluation de la solvabilité des clients
Mode de prise de commande par téléphone

Causes :
 Absence d'une procédure d’approbation des commandes
 Mauvaise conception de la procédure de prise de commande

Conséquences :
 Risque de livraison à des clients non solvables
 Diminution du CA
 Charges de procès en cas de litige
Recommandations :
 Amélioration de la procédure de prise de commandes
 Conception d’une procédure d’approbation des commandes

Etablit par : Approuvé par :

212121
Service Ventes FRAP
N°3

Problème :

Absence des procédures de contrôle des commandes

Constat :

- Pas de contrôle effectués sur les calculs portés sur les factures et sur les prix
- absence de contrôle quantitatif et qualitatif des commandes préparées par le
magasinier

Causes :

 Absence d'une procédure de contrôle des factures

 Absence d'une procédure de contrôle de la marchandise

Conséquences :

 Problème avec les clients

 Diminution du CA

Recommandations :

 Etablissement d'une procédure de contrôle des factures et des commandes

Etablit par : Approuvé par :

Service Ventes FRAP

N°4

222222
A.I.O de la fonction commerciale [Link] & [Link]
A.I.O de la fonction commerciale
[Link] & [Link] A.I.O de la fonction
commerciale [Link] & [Link]

Problème :

Retard de livraison si la commande n'est pas disponible en stock

Constat :

Augmentation du nombre de livraison tardive

Causes :

 Passation tardive de l'ordre de fabrication

 Absence d'une procédure de passation de l'ordre de fabrication

 Inexistence d'un stock de sécurité

Conséquences :

 Retard de livraison

 Perte de clients

Recommandations :

 Prévision des commandes possibles

 Stock de sécurité suffisant

 Passation de l'ordre de fabrication au moment opportun

Etablit par : Approuvé par :

232323
Service Ventes FRAP
N°5

Problème  Absence d’un service d’expédition

Constat  Facturation avant expédition réelle des

marchandises
 Facture établit sur la base du BC uniquement
Causes  Absence des Bons de Livraison et des bons de
sortie
 Absence d’un contrôle physique des matières
livrées aux clients
Conséquences  Mauvaise maîtrise des expéditions
 Possibilité de facturation des commandes non
livrées

Recommandations  Instauration d’un service expédition

 Etablissement des BL et BS pour toutes
livraison
 Contrôle physique des marchandises avant
expédition
 Comparaison entre BL, BC et BS avant
établissement des factures.
Etablit par : Approuvé par :

242424
A.I.O de la fonction commerciale [Link] & [Link]
A.I.O de la fonction commerciale
[Link] & [Link] A.I.O de la fonction
commerciale [Link] & [Link]

Service Ventes FRAP N°6

Problème  Cumul des taches dans le service comptabilité

Constat  Les fonds sont détenus par le service

comptabilité
 Les relances sont faites par le service
comptabilité
Causes  Absence d’un service trésorerie

 Absence de visa des règlements par un

responsable

Conséquences  Risque de détournement de fond

 Risque de fraude
 Surcharge du travail du service comptabilité

Recommandations  Instauration d’un service trésorerie, qui aura

accès aux règlements clients et par
conséquent, provoquera les relances pour
retard de règlement

 Conception d’une procédure d’approbation des

règlements
Etablit par : Approuvé par :

252525
Service Ventes FRAP
N°7

Problème  Absence d’un inventaire physique des stocks

Constat  Ecart important entre l’inventaire permanent et

physique
Causes  Impossibilité d’un contrôle efficace des stocks

Conséquences  Risque de détournement

 Risque de perte

Recommandations  La procédure doit prévoir un inventaire

physique, au mois deux fois par an, par un
comptable autre que celui qui détient les fiches
de stock.

Etablit par : Approuvé par :

262626
A.I.O de la fonction commerciale [Link] & [Link]
A.I.O de la fonction commerciale
[Link] & [Link] A.I.O de la fonction
commerciale [Link] & [Link]

Service Ventes FRAP N°8

Problème  Erreurs en matière de facturation

Constat  Les factures ne sont pas comparées avec le BC

et le BL
 Les factures ne sont pas pré numérotés
 Les factures ne portent pas la date d’expédition
des marchandises
Causes  Absence d’un service facturation
 Absence d’un service expédition (pour établir
les BL nécessaire au contrôle)

Conséquences  Risque de facturation fictive

 Risque de détournement
 Erreur dans les déclaration de TVA
 Ecart entre matière livrées et montant figurant
au niveau des factures
Recommandations  La procédure doit prévoir l’instauration d’un
service facturation ainsi qu’un service
expédition.

Etablit par : Approuvé par :

2.4 Phase de conclusion

272727
 Nommée également, la phase d’achèvement, durant laquelle, l’auditeur
rédige le rapport d’audit.
 Le projet du rapport d’audit
Il est fondé sur le FRAP, toutefois, il est caractérisé par le fait que les
observations qu’il décèle, ne sont pas validées, mais aussi le fait qu’il est
incomplet, puisqu’il ne contient pas la réponse des audités.
 La réunion de clôture
C’est la présentation orale par le chef de mission, au responsable de l’entité
auditée, à la fin du travail sur le terrain, des observations les plus importantes.
Cette réunion vise à examiner le projet du rapport d’audit distribué quelques
jours en avance aux participants.
 Le rapport d’audit
Il communique aux responsables, et à la direction, les conclusions de l’audit,
concernant la capacité de l’organisation auditée, à accomplir sa mission, en
mettant l’accent sur les disfonctionnements pour faire développer les actions du
progrès.
Le cahier de recommandation :

282828
A.I.O de la fonction commerciale [Link] & [Link]
A.I.O de la fonction commerciale
[Link] & [Link] A.I.O de la fonction
commerciale [Link] & [Link]

Recommandation 1 : La direction doit fournir une liste des conditions clients.

Elle doit être avisée pour les opérations spéciales pour approbation.

Recommandation 2 :
Le service commercial, ou le service recouvrement, devrait avoir la liste des
clients et aviser la direction en cas d’incertitude sur l’opportunité de la livraison.

Recommandation 3 :
Adresser pour chaque commande prise par téléphone une confirmation au client
concerné.

Recommandation 4 :
Les bons de commandes doivent être établis sur des liasses pré numérotées.

Recommandation 5 :
Etablissement d’un BL au moins en 3 exemplaires par le service magasin
expédition.

Recommandation 6 :
Faire effectuer la mise à jour des fiches de stock par le service comptabilité ou le
service facturation.

Recommandation 7 :
Les factures doivent être établies sur des liasses prés numérotés.

Recommandation 8 :
Faire porter la date de livraison sur les factures et les dater au jour de livraison.

Recommandation 9 :
Rapprochement du BC, BL pour établissement des factures

Recommandation 10 :
La réception, et l’enregistrement des règlements, doivent être faite par le service
courrier, qui les transmis ensuite, au service trésorerie, ce dernier sera
responsable de l’établissement des bordereaux des remises en banques, ainsi
que l’établissement des relances clients.

Recommandation 11 :
Demander au service comptabilité de contrôler systématiquement calculs

Recommandation 12 :
Faire totaliser par le service facturation les factures établies mensuellement

La page de garde du rapport d’audit se présente comme suit :

292929
 Rapport n°

Mission d’audit interne : Module « Vente »

Date d’envoi du rapport : 31/05/2006

Noms des auditeurs :

š M. XXXXX
š M. ZZZZZ
š M. YYYYY

Destinataires :

š [Link]
š [Link]
« CONFIDENTIEL »

Faiblesse 1 :
Le service commercial qui enregistre les commandes clients décide des
conditions des règlements, non respect du principe de séparation de tâche.
Certains clients peuvent avoir des délais de règlement supérieur aux conditions
normales de l’entreprise. Risque de difficulté de recouvrement.

Recommandation : La direction doit fournir une liste des conditions clients. Elle
doit être avisée pour les opérations spéciales pour approbation.

Faiblesse 2 :
Absence de contrôle de solvabilité des clients. Risque d’insolvabilité des clients.
Mauvaise gestion c'est-à-dire risque d’augmentation des créances douteuses.

Recommandation :
Le service commercial, ou le service recouvrement, devrait avoir la liste des
clients et aviser la direction en cas d’incertitude sur l’opportunité de la livraison.

Faiblesse 3 :
Le service commercial n’adresse pas d’accusé de réception de commande pour
toute commande reçue par téléphone. Risque de litige avec le client s’il y a une
livraison non-conformes.

Recommandation :
Adresser pour chaque commande prise par téléphone une confirmation au client
concerné

Faiblesse 4 :
Les bons de commandes ne sont pas pré numérotés : on n’a pas la certitude que
tous les bons de commande ont été honorés. Risque d’erreur. Attribution d’un
même numéro à deux bons de commandes différents.

Recommandation :
Les bons de commandes doivent être établis sur des liasses pré numérotées.
Faiblesse 5 :
Absence d’établissement du bon de livraison, et par conséquent absence de son

303030
A.I.O de la fonction commerciale [Link] & [Link]
A.I.O de la fonction commerciale
[Link] & [Link] A.I.O de la fonction
commerciale [Link] & [Link]

retour cacheté par le client. Absence d’un moyen de preuve sur les livraisons,
Absence de contrôle des réclamations clients, Impossibilité d’un contrôle efficace
et rigoureux des stocks.

Recommandation :
Etablissement d’un BL au moins en 3 exemplaires par le service magasin
expédition.

Faiblesse 6 :
Le service magasin expédition qui est responsable de la conservation des stocks
est aussi chargé de la tenue des fiches de stocks. Il y a cumul de fonctions.
Risque de détournement des marchandises et de dissimulation des
détournements.

Recommandation :
Faire effectuer la mise à jour des fiches de stock par le service comptabilité ou le
service facturation.

Faiblesse 7 :
Les factures ne sont pas pré numérotés : le n° est mis au moment de l’émission.
Risque de perte de la facture, si deux factures portent le même n° il peut arriver
qu’une seule soit transmise à la comptabilité.

Recommandation :
Les factures doivent être établies sur des liasses prés numérotés.

Faiblesse 8 :
Les factures ne portent pas la date de l’expédition des marchandises.
Impossibilité de contrôle des chevauchements en fin de mois (fait générateur
TVA) et de fin d’exercice (régularité du bilan). Erreur dans les déclarations de
TVA. Risque d’omission des factures à la fin de l’exercice. Retard de règlement.

Recommandation :
Faire porter la date de livraison sur les factures et les dater au jour de livraison

Faiblesse 9 :
Les factures, une fois établies ne sont pas comparées avec les bons de
commande et le bon de livraison. Risque d’écarts entre quantités livrées et
quantités facturées, Risque de fraude, Risque d’établissement des factures avant
livraison.

Recommandation :
Rapprochement du BC, BL pour établissement des factures

Faiblesse 10 :
Le service comptabilité qui tient les comptes clients a accès aux règlements des
clients. De plus ce service provoque les relances clients : non respect du principe
de séparation des taches. Risque de détournement des règlements et de
dissimulation de ceux-ci par manipulation des comptes clients

Recommandation :
La réception, et l’enregistrement des règlements, doivent être faite par le service

313131
courrier, qui les transmis ensuite, au service trésorerie, ce dernier sera
responsable de l’établissement des bordereaux des remises en banques, ainsi
que l’établissement des relances clients.

Faiblesse 11 :
Pas de contrôles effectués sur les calculs portés sur les factures, ni sur les prix, ni
sur les conditions, Risque d’erreur de calcul du prix de vente.

Recommandation :
Demander au service comptabilité de contrôler systématiquement calculs

Faiblesse 12 :
Pas de double contrôle de l’enregistrement comptable de toutes les factures,
Risque d’omission ou de double comptabilisation des factures.
Recommandation :
Faire totaliser par le service facturation les factures établies mensuellement
 Le suivi des recommandations
L’état des actions de progrès, est communiqué régulièrement à la direction, les
suites données aux recommandations (présentées dans le cahiers de
recommandations ci-dessus), ainsi que les résultats obtenus par les actions
correctives.
Lettre du président :

Monsieur le Directeur,

Conformément à votre demande, nous avons procédé à l’évaluation des

dispositifs du contrôle interne du cycle Vente Clients.

Notre évaluation a été effectuée en observant les procédures,

généralement appliquées en matière de vente. Elle a comporté toutes les
vérifications que nous avons considéré nécessaires en la circonstance.

Sur la base de cette évaluation on a pu dégager un ensemble de points

constituant la force du système de contrôle mis en place, ainsi que quelques
dysfonctionnements. Des tests détaillés ont été effectués pour toutes les
fonctions relevées, mais aucune anomalie majeure n’a été décelée au niveau
du service commercial.

Ce rapport est exclusivement destiné à informer, et à être utilisé, par le

comité d'audit, la direction, et d’autres structures internes à l’entreprise.
Nous serions heureux de discuter de ces commentaires avec vous, et de vous
assister, si vous le souhaitez, dans la mise en œuvre des suggestions
proposées.

( signature )

323232
A.I.O de la fonction commerciale [Link] & [Link]
A.I.O de la fonction commerciale
[Link] & [Link] A.I.O de la fonction
commerciale [Link] & [Link]

f Rapport de stage d’expertise comptable à l’iSCAE, sous le thème

« Contrôle interne ».

f « Audit opérationnel » Henri Bouquin, Edition : Gestion.

f Guide d’évaluation du contrôle interne, Mazars et Guérard

f Cours de Mr. Chraibi, « Méthodologie de l’auditinterne et opérationnel »

f Cours de DCESS, module : Audit comptable et financier

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