L’ARCHIVAGE
EXPOSE
ELECTRONIQUE
ANNEE ACADEMIQUE : 2024 – 2025
ANNEE ACADEMIQUE : 2024 – 2025
REALISEE PAR :
FORMATEUR
M. TIEMELE
YOBOUE AMOIN CABELLE
SOMMAIRE
INTRODUCTION ................................................................................................2
I. COMPRENDRE LES CONCEPTS.............................................................3
1. La Gestion Electronique de Document (G.E.D) .....................3
2. Le record management ........................................................................4
3. Le workflow ...........................................................................................4
4. Le Système d’archivage électronique (SAE) .....................................5
5. La Numérisation ou la dématérialisation des documents..............5
II. LES AVANTAGES DE LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS
OU DE L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE ........................................................8
1. Gain économique énorme ...................................................................8
2. Les gains : disponibilité en un clic .....................................................8
3. La réduction des volumes d’archives ................................................8
4. La Préservation de l'intégrité des documents .....................................8
III. LES TECHNIQUES DE LA GESTION ELECTRONIQUE DES
DOCUMENTS ..................................................................................................9
1. L’acquisition des documents ............................................................9
2. L’enregistrement des documents .................................................... 10
3. Le classement des documents ........................................................ 11
4. L’indexation des documents ............................................................. 11
5. La gestion des documents ................................................................ 11
6. Le stockage des documents ............................................................. 12
7. La diffusion des documents .............................................................. 12
CONCLUSION ................................................................................................. 13
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INTRODUCTION
Les technologies numériques étaient, dans les années 1980 et 1990,
essentiellement cantonnées au domaine de l'informatique et des ordinateurs.
Mais depuis quelques années, l'augmentation de la puissance des ordinateurs,
le développement des réseaux à haut débit, le coût sans cesse décroissant des
technologies de stockage, les offres de logiciels métiers de plus en plus
performants, les techniques de localisation par GPS, la téléphonie mobile, la
télévision et la radio numériques, la photographie, la multiplication des
services sur Internet ont été quelques-uns des vecteurs du déploiement
formidable du numérique dans la société contemporaine.
Le numérique a progressivement envahi toutes les activités industrielles,
commerciales, institutionnelles, culturelles, artistiques et il influence
profondément nos comportements individuels quotidiens.
Cette évolution a touché également le domaine de la gestion de l’information et
de la documentation.
Les archives occupant une place essentielle dans la gestion de l´information,
comme outils de recherche et de référence ; éléments de preuve, elles
constituent aussi la mémoire des individus, des entreprises, des
communautés et des administrations et même des peuples.
L’archivage électronique des documents apparaît aujourd’hui comme une action
conservatoire et sécurisée de mise en réserve de documents. Leur volume
s’étant considérablement accru au cours des dernières décennies, l´archivage
revêt désormais un caractère particulier.
C’est dans ce contexte qu’il devient impérieux de savoir quel système d’archivage
mettre en place.
En matière d’archivage électronique des documents, plusieurs notions
apparaissent dont il convient de définir avant de procéder à des choix
pertinents.
Nous aborderons la présentation par la clarification des notions de gestion
électronique des documents (GED), l’archivage électronique (SAE), la
Numérisation, etc.
Nous présenterons ensuite les opportunités qu’offrent les différents systèmes
avant de proposer une démarche pour la mise en place d’un système d’archivage
électronique
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I. COMPRENDRE LES CONCEPTS
1. La Gestion Electronique de Document (G.E.D)
La Gestion Électronique des Documents est apparue dans le milieu des
années 1980. C'est un système informatisé d'acquisition, de classement, de
stockage, d’archivage des documents sous forme numérique exploitables par
des ordinateurs ou des systèmes numériques.
La GED recouvre « l’ensemble des techniques qui permettent de gérer les flux
de documents qui pénètrent, sortent ou circulent à l’intérieur de l’entreprise
».
Ces techniques ont pour fonction de capturer ou dématérialiser des documents,
afin de le gérer, les indexer, les stocker, les rechercher, les consulter, les utiliser
ou les diffuser au format numérique ou électronique.
Les objectifs de la GED sont multiples :
• Réduire les volumes d’archives physiques ;
• Favoriser l’accès immédiat à l’information ;
• Travailler en collaboration sur le même document ;
• Sécuriser les fonds ;
• Réduire des coûts de gestion et de conservation.
La GED peut être intégrée au sein de tout ou partie de l'entreprise. On distingue
plusieurs types de GED destinée à différents usages, dont :
La GED administrative qui permet de numériser puis de classer les documents
administratifs.
La GED bureautique regroupe l'offre de progiciels de travail collaboratif
permettant d'échanger des documents, de les lire dans leur format d'origine.
La GED documentaire consiste à indexer un grand nombre de fichiers numériques
aux formats les plus divers (texte, image, sons...) selon des critères définis par et
pour l'entreprise.
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2. Le record management
C’est la gestion des documents depuis leur création, durant leur utilisation
jusqu’à leur conservation ou leur élimination.
C’est un processus d’organisation et de gestion de l’ensemble des documents
de leur création à leur sort final : conservation selon les durées légales ou
élimination des archives.
Ce basant sur l’aspect record management, il faut comprendre que les
archives sont réparties en trois périodes :
• La période active (archives courantes)
• La période semi-active (archives intermédiaires
• La période inactive (archives historiques)
3. Le workflow
Le workflow c’est le circuit de traitement, des tâches à répartir entre les différents
acteurs d'un processus, les délais, les contrôles et modes de validation, et à
fournir à chacun des acteurs les informations nécessaires à l'exécution de sa
tâche.
Le workflow permet le pilotage et le suivi des traitements. Pour un processus de
publication en ligne par exemple, il s'agit de la modélisation des tâches de
l'ensemble de la chaîne éditoriale.
On appelle workflow management (« gestion du flux de travail ») la modélisation
et la gestion informatique de l'ensemble des tâches à accomplir et des
différents acteurs impliqués dans la réalisation d'un processus métier (ou «
processus d'affaires » ou encore « processus opérationnel » ) ou d'une
« procédure d'entreprise ».
Partage du même
document en temps
Processus de
validation Des
4
4. Le Système d’archivage électronique (SAE)
L'archivage électronique désigne les procédures liées à la collecte, au
classement, à la conservation et à la communication des documents au format
numérique. Il doit être distingué de la numérisation de documents papier, bien
que les numérisations en elles-mêmes soient également des archives
électroniques
On rattache classiquement à l'archivage électronique plusieurs notions qui lui
sont inhérentes :
• L'intégrité (conservation de l'information sans modification),
• L'authenticité(caractère d'un document dont le contenu et le producteur sont
reconnus comme authentiques),
• La lisibilité (possibilité d'accéder aux informations),
• La traçabilité (connaissance des traitements opérés sur le document) et
• La pérennité (aptitude du document à traverser le temps).
On associe également à l'archivage électronique la gestion du cycle de vie des
documents, à savoir le passage des documents du stade d'archives
courantes à celui d'archives intermédiaires puis à celui d'archives définitives ou
historique, en éliminant à chaque étape ceux qui n'ont plus d'utilité administrative
et ne présentent pas d'intérêt historique.
On ne peut pas non plus parler d'archivage électronique sans que le stockage
des données considérées soit sécurisé par un système de duplication sur un
deuxième serveur (de préférence à distance du premier).
Des avantages considérables avec le SAE
L'information sous forme numérique est manipulée, traitée, stockée, échangée,
diffusée par tous les moyens mis aujourd'hui à notre disposition. Cette forme
de représentation de l'information offre les avantages suivants :
• Le coût des supports de stockage est de plus en plus faible pour des
• Capacités de stockage de plus en plus élevées ;
• Il est facile de dupliquer un document sans la moindre altération ;
• Les outils pour créer des documents complexes sont puissants ;
• Les moyens pour rechercher les informations utiles sont puissants ;
• Le partage et l’échange de documents sur des réseaux est aisé.
5. La Numérisation ou la dématérialisation des documents
La numérisation est la conversion des informations d'un support physique (papier)
ou d'un signal électrique (analogique) en données numériques que des
dispositifs informatiques pourront traiter.
La numérisation est un moyen de gagner en efficacité. A ce titre, elle s’intègre
dans un projet plus large d’optimisation documentaire. Pour être pertinente, elle
doit être bien ciblée et dimensionnée. Sa mise en œuvre demande donc une
véritable réflexion préalable et une bonne connaissance des besoins et des
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habitudes des utilisateurs.
La numérisation fidèle permet, par exemple, de constituer des copies numériques
conformes à l’original, de pouvoir garder l’intégrité des documents en y
ajoutant par exemple la signature électronique
authentifiant par l’horodatage.
Processus de numérisation des documents
Serveur papiers
Distant ou local
Dispositifs de numérisation des documents en papier
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Dispositif de numérisation des documents audiovisuels L'ODA utilise une
technologie fiable de
lecture/écriture sans
contact pour permettre
une durée de vie
d'archivage des
supports estimée à plus
de 100 ans, nettement
plus longue que les
autres supports de
stockage de données.
Système d'archivage avec disques optiques
• Stockage multimédia fiable et robuste avec la technologie ODA de 3e génération
• Des lecteurs autonomes compacts aux bibliothèques automatisées à grande échelle
• Capacité de stockage de données pouvant atteindre 5,5 To par cartouche ODA avec
des vitesses de transfert élevées
ODA (Oracle Database Appliance). Oracle
Database Appliance est une configuration
matérielle et logicielle Oracle
Numérisation et consolidation
• Numériser, stocker et partager du contenu audiovisuel
• Ensembles de solutions simples à utiliser
• Support Optical Disc Archive solide, fiable et hautes capacités
Pour répondre à la demande croissante en services de gestion, de stockage et de
réutilisation des contenus numériques, Sony a conçu des solutions robustes et à
long terme qui optimisent la flexibilité, l'évolutivité, la fiabilité et les performances.
Que vous soyez un professionnel indépendant ou un diffuseur national, la solution est
adaptée aux défis d'aujourd'hui et de demain. Les solutions d'archivage et de
stockage, ainsi que le système Optical Disc Archive, garantissent aux professionnels
du broadcast et de l'audiovisuel une tranquillité d'esprit absolue.
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II. LES AVANTAGES DE LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS OU
DE L’ARCHIVAGE ELECTRONIQUE
1. Gain économique énorme
Aujourd’hui, 90% des documents originaux sont produits électroniquement (Word,
Excel, Publisher, photostop, etc.) et 80% de la communication passe par les
canaux digitaux dans le monde. La transition de l’archivage du papier vers
l’archivage électronique est une réalité qui s’impose. Les avantages de
l’archivage digital et de la numérisation sont multiples, mais il impose aussi des
contraintes.
La GED permet de faire des économies : Travailler sur des fichiers numériques
permet de réduire les coûts d'impression en entreprise, mais aussi les coûts liés
au stockage des archives. En moyenne, les entreprises consacrent entre 5 et 15%
de leur CA à la gestion des documents papier.
2. Les gains : disponibilité en un clic
Que l'archivage électronique soit géré en interne ou par un tiers archiveur, le
gain le plus probant s'observe quand une personne demande à consulter un
dossier, au lieu de le déplacer physiquement, un clic suffit pour y accéder.
En outre, plusieurs personnes peuvent avoir besoin de consulter un même
dossier au même moment, cas de figure dans lequel le format numérique
facilite grandement les choses. Le support électronique procure aux
documents une ubiquité et une disponibilité que le papier n'a pas.
3. La réduction des volumes d’archives
L’un des soucis de l’entreprise est l’obligation de conserver certains
documents sur de longues durées. Une multitude de documents s’accumulent
dans des locaux parfois mal adaptés et difficiles d’accès.
La gestion de ce volume d’archives devient rapidement problématique. La mise
en place d’une GED permet de supprimer la quasi-totalité des supports. La
réduction de ce volume est directement liée à la possibilité légale de ne pas
conserver le document physique.
(Loi n°2017/07du 22 juin 2017 relative aux transactions électroniques au
Togo)
4. La Préservation de l'intégrité des documents
Quand les documents sont au format électronique, la signature électronique ou
l’horodatage permet de vérifier qu'ils n'ont pas subi de modification de leur
contenu une fois placés sous scellé numérique.
Les fichiers ainsi protégés peuvent alors être conservés pour de longues
durées.
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III. LES TECHNIQUES DE LA GESTION ELECTRONIQUE DES
DOCUMENTS
L’objectif d’un projet d’archivage électronique et de GED est de parvenir à
constituer un référentiel de l’ensemble des documents pertinents pour l’entreprise
et ce, pour répondre à un objectif plus global : optimiser ses processus métiers en
traitant une seule fois l’information (quelle que soit la source) et en la mettant à
disposition au bon moment aux personnes ayant besoin et au finish les archiver.
On entend par document électronique une image, un fichier son, un fichier
texte, etc. pouvant être manipulé par un ordinateur. Il englobe l’acquisition du
document papier et la création électronique de ce document.
Il y a quatre (04) étapes à maitriser pour mettre en place un système d’archivage
électronique et de de GED
La GED est traditionnellement présentée en 4 étapes : l’acquisition, la gestion,
le stockage et la diffusion des documents.
1. L’acquisition des documents
L’acquisition de documents résulte d’un processus automatique ou humain
(numérisation ou création de document) visant à créer, enregistrer, classer et
indexer le document électronique.
➢ La création des documents
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La création provient de différentes sources :
• La numérisation de documents papiers existants
Elle se fait par l’intermédiaire de scanners et différentes technologies sont
disponibles pour extraire l’information de ces documents numérisés et ainsi
enrichir ses métadonnées (catégorie, auteur, titre, date…) :
– la RAD (Reconnaissance Automatique des Documents) qui permet,
suivant des paramètres prédéfinis ou des mécanismes d’auto-
apprentissage, de distinguer les documents qui ont la même mise en
forme (factures du même fournisseur par exemple) ;
– la LAD (Lecture Automatique des Documents). Cette technologie se
base sur des techniques d’OCR (Reconnaissance Optique de
Caractères), de reconnaissance de codes à barres et d’ICR
(Reconnaissance Intelligente de Caractères) comportant par exemple
des règles de vérifications linguistiques sur les mots reconnus. Les
mots reconnus pourront ensuite être exploités par des fonctions de
Text Mining qui permettront d’interpréter à des fins de classement
thématique ou de pré-analyse les documents scannés.
• L’intégration de documents électroniques existants :
Les fichiers bureautiques (doc/odt…, Excel, PDF, photos, vidéos… et les
documents générés à partir des données provenant des systèmes d’impression
qui traitent et exploitent les documents présents dans les flux d’impression)
sont intégrés dans le système GED par capture. La création de
documents électroniques : on inclut ici les données contenues dans les
documents résultant d’un travail collaboratif ou encore du BI (Business
Intelligence).
L’échange de documents électroniques : on parle ici d’EDI, c’est-à-dire
l’Echange de Données Informatisées entre les systèmes informatiques de 2 entités
distinctes, qui implique le respect d’un format normalisé lors de la création d’un
document.
2. L’enregistrement des documents
L’enregistrement vise à :
• attribuer une référence (nom de fichier, numéro, cote
alphanumérique…) conforme aux règles de gestion de l’organisme.
• répondre à des utilisations différenciées du document : création de
copie révisable, de copie de diffusion.
L’enregistrement peut également déclencher un circuit de revue et de validation
(workflow de validation) selon les besoins de l’organisation. En effet, quelles
que soient les sources venant alimenter le système de gestion des documents,
l’outil de GED doit permettre d’aboutir à une version finale approuvée par les
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utilisateurs concernés. Le workflow lié à la validation d’un document est
paramétrable et prendra en compte les droits d’accès et les profils des
utilisateurs du système ; il s’agit le plus souvent de la gestion du statut, de version
et de la visibilité du document.
3. Le classement des documents
Cette opération consiste à ranger les documents dans un espace informatique
accessible aux utilisateurs prévus. Le classement peut être réalisé
automatiquement en s’appuyant sur les métadonnées du document ou
nécessiter l’intervention d’un agent. La logique de classement déterminée
(Alphabétique, numérique, chronologique…) sera traduite dans un plan de
classement dans l’outil.
Système de classement électronique des documents
4. L’indexation des documents
Une fois classés, les documents doivent être indexés en vue de faciliter leur
exploitation. L’indexation consiste à déterminer des termes ou expressions qui
serviront de clés d’accès pour retrouver le document dans le système de
classement. On distingue à ce titre :
• L’indexation par type utilise les métadonnées (catégorie de document, auteur,
titre, date…)
• L’indexation, par mots-clés, qui exploite le contenu du document. Il s’agit de
répertorier les termes qui apparaissent le plus souvent ou de sélectionner les
termes qui se rapportent au document dans une liste de mots prédéfinie
appelée thésaurus (liste de mots liés par des relations de hiérarchie ou
d’équivalence).
5. La gestion des documents
Les opérations de gestion recouvrent tout ce qui se passe sur le document
après sa création :
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• La sécurité et les droits d’accès, c’est-à-dire la capacité à rendre le
document accessible aux personnes autorisées mais également le cryptage,
la restriction d’actions sur le contenu et l’occultation de certains champs.
• L’administration proprement dite : modifications des métadonnées liées à
l’attribution et la localisation du document.
• La variation du document qui concerne la modification sans incidence sur
le contenu informationnel ; il s’agit par exemple de documents circulant dans
l’organisation pour lesquels on souhaite noter les étapes successives de
traitement pour une meilleure traçabilité. Il peut s’agir également d’un
changement d’état ou de statut du document.
• L’évolution du document qui concerne la modification avec incidence sur
le contenu informationnel pour coller à la réalité ; il s’agit de documents qui,
pour des raisons réglementaires, organisationnelles, techniques, …
évolueront sur le principe de versions successives (avec conservation ou
non des versions et des états intermédiaires).
6. Le stockage des documents
Plusieurs enjeux liés à cette étape : la notion de conservation visant à
maintenir dans le temps la disponibilité d’un document. Cela induit une notion
de durée indissociable du sort final du document : archivage prolongé, révision
ou destruction. Les problématiques sont donc les suivantes :
• Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des
documents. Il doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de
l’importance des données, offrir un temps d’accès fiable. Si besoin est, il devra
prendre en compte les besoins d’intangibilité mais de disponibilité permanente
de certains documents à portée légale (contrat, facture, élément admis comme
preuve).
• L’organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des
documents (texte, vidéo, image, etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
• La durée de conservation doit permettre une épuration régulière du
système afin de faciliter le stockage et d’alimenter les archives.
• La possibilité de réviser ou de détruire le document. Un stockage en mode
lecture/écriture/suppression doit être considéré.
7. La diffusion des documents
La dernière étape identifiée traite du processus de restitution des documents.
La diffusion des documents peut se faire via l’internet ou l’intranet.
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CONCLUSION
La conservation des archives des médias nécessite, outre un cadre juridique et
institutionnel adéquat, la mise en œuvre de programmes spécifiques, où
l’usage du numérique occupe une place de choix.
À ce titre, il devient essentiel d’approfondir la réflexion sur le contexte et les enjeux
d’usage et l’interopérabilité des techniques et des ressources des médias qui
constituent à la fois une trace de l’évolution des activités d’un secteur donné et
une source patrimoniale incontestable.
Comment conjuguer préservation des archives et la fidélité à la mémoire ?
Jusqu’à quel point peut-on considérer qu’elles présentent une valeur probante
et un outil de bonne gouvernance ? Comment valoriser la diversité des usages
et des contenus et les opportunités inestimables d’ordre pédagogique qu’elles
offrent ? Dans quelle mesure le support numérique des médias peut-il modifier
notre rapport à la mémoire ?
Autant de questions qui reviennent à chaque administration de répondre.
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