Étape 1 : organisez l’inventaire des stocks en amont
Vous l’avez sans doute déjà constaté, il est courant de voir un magasin fermé pour raison
d’inventaire.
Et pour cause, cette tâche mobilise généralement toute l’équipe. De plus, aucun mouvement
dans les stocks de produits, généré par des ventes par exemple, ne doit venir perturber le
comptage.
Il vous faut donc prévoir en amont un créneau opportun, qui n’impactera pas trop votre
activité (journée de solidarité par exemple).
Étape 2 : préparez les fiches d’inventaire
La réalisation d’un inventaire est simple, il suffit de compter manuellement les produits
concernés.
Pour ce faire, les équipes opérationnelles en charge de cette mission utilisent des fiches
d’inventaire de stocks, ou feuilles de comptage, sur lesquelles figurent entre autres :
la référence du produit (code EAN par exemple) ;
la désignation du produit ;
la quantité de stock théorique telle que déterminée par le logiciel informatique ;
une colonne vide pour reporter le nombre réel d’unités.
Cette feuille de comptage peut être imprimée directement depuis un logiciel, ou établie à la
main sur un document PDF ou un tableur Excel par exemple.
Étape 3 : comptez la marchandise
Une fois les feuilles de comptage en main, les équipes opérationnelles comptent
manuellement tous les produits, puis reportent les résultats sur les documents.
Ici, pas de technique particulière : rigueur et patience sont de mise.
Voici néanmoins quelques conseils à observer :
Nous vous recommandons de procéder au moins à deux comptages, effectués par
deux personnes différentes. Vous diminuez ainsi le risque d’erreur (produit
comptabilisé deux fois ou qui n’a pas été comptabilisé du tout par exemple).
Les fiches d’inventaire doivent être renseignées avec un stylo à encre (et non au
crayon à papier), afin d’éviter toute fraude.
☝️Un responsable doit toujours valider les feuilles de comptage.
Étape 4 : vérifiez que tous les stocks ont bien été considérés
L’inventaire des stocks se doit de répondre au principe d’exhaustivité. En d’autres termes,
considérez l’ensemble de la marchandise, et pas uniquement celle qui se situe dans votre
réserve ou dans votre entrepôt.
Assurez-vous donc de comptabiliser les produits présents en boutique ou dans l’entreprise, ou
qui seraient rangés dans des endroits incongrus.
Étape 5 : régularisez les stocks au réel
Une fois les stocks réels obtenus suite au comptage, il convient de les régulariser sur votre
logiciel de gestion de stock.
Reportez, par exemple, les résultats sur un fichier Excel, que vous importez ensuite dans votre
outil. Ce dernier mettra alors les informations à jour, en effectuant une sortie en stock des
anciennes données et une entrée en stock des quantités réelles. C’est ce que l’on appelle un
mouvement d’inventaire.
Étape 6 : valorisez les stocks
Un inventaire de stock en comptabilité induit de le valoriser afin de reporter la valeur
obtenue dans votre comptabilité. Il convient donc d’évaluer les stocks :
À leur coût d’acquisition pour une entreprise commerciale :
prix d’achat + frais accessoires d’achat
À leur coût de production pour une entreprise de production :
coût d’achat des matières premières + charges directes de production + charges
indirectes de production
La méthode du coût unitaire moyen pondéré (CUMP), dont le calcul s’effectue à la
fin de l’exercice comptable :
(coût d’achat du stock initial + coût des entrées en stock - coût des sorties en stock) /
(quantité du stock initial + quantité des entrées en stock - quantité des sorties en
stock)
La méthode du premier entré premier sorti (PEPS). Ici, les stocks sont valorisés
par rapport au prix des plus anciens lots entrés. Tant que ce dernier n’est pas épuisé,
chaque sortie de stock se valorise à ce prix.
Pour gagner en efficacité dans le processus, pourquoi ne pas utiliser un logiciel
d’inventaire ?
Par exemple, certains sont capables de calculer automatiquement la valorisation de
vos stocks, notamment au moyen de la méthode CUMP.
Ces outils se révèlent également utiles pour obtenir de la visibilité sur vos stocks en
temps réel, en prenant en compte les stocks en-cours.
Toutefois, ces solutions ne vous exemptent pas d’un travail de comptage à la main,
car, comme évoqué précédemment, des écarts peuvent survenir. Mais les logiciels
restent de précieux alliés pour bénéficier tout au long de l’année d’une gestion
optimale de vos stocks, synonyme d’une activité commerciale performante !
