1.

INTRODUCTION AUX APPROVISIONNEMENTS :

Les approvisionnements font référence à lememble des actions et des

procesun liés à l’acquisition de bizas ou de services nécessaires au
fonctionnement d’une entreprise. Cela peut inclure l’achat de matières
premières, de produits finis, d’équipements ou menar de services
externes. La gestion des approvisionnements est essentielle pour s’assurer
que l’intreprise dispose des ressources nécessaires au bon moment et an
meilleur coût afin de répondre aux besoins de ses clients.

La commande des approvisionnements est le procesesus qui consiste à

identifier les besoins, à sélectionner les fournisseurs, à établir les
commandes et à les transmettre aux fournisseurs. Une planification
précise des besoins est essentielle pour éviter les retards de livraison, les
ruptures de stock ou les surstocks. Une sélection judicieuse des
fournisseurs garantir la qualité des produits o des services foumis, ainsi
que des conditions de prix et de paiement favorables.

Le suivi des approvisionnements est une étape cruciale après avoir passé
une commande. Il permet de vérifier la conformité de la livraison par
rapport à la commande en termes de quantité, de qualité et de
spécifications. Le suivi inuplique également la réception des
marchandises, leur contrôle qualité, leur stockage et Fenregistrement des
informations pertinentes dans le système de gestion des stocks. Ce suivi
assure une traçabilité et permet de détecter tout probième éventuel, tel
qu’un article manquant, une erreur de livraison on une non-conformité des
produits reçus

Mise en place d’outils et de systèmes . uivi des approvisionnements facilite

le processus, nota l’utilisation de logiciels de gestion deck, de codes-barres
et de scanners po meilleure maçada en outils permettent de suivre en
testit des stockis, de générer des rapports d’analyse et de plantic is
reapprovisionnements de manière plus ellte

Les appovisionnements désignent l’ensemble des ans et des processus liés

à Facquisition au Dons et de services nécessaires au bon fonctionnement
d’une entreprise. Il s’agit de l’approvalonnemen en matières premières, en
composants, en produits finis, en équipements, ass que de
l’approvisionnement en services externes

Les approvisionnements jouent un rôle clé dans la gestion des stocks et

dares la satidaction des besoins des clients. Une bonne gestion des
approvisionnements permet d’assurer un approvisionnement régulier et
fiable des ressources nécessaires, d’optimiser les cours d’achat de
contrôler la qualité des produits ou des services foumis, et d’éviter les
ruptures de stock ou les surplus.

La gestion des approvisionnements comprend différemes étapes, telles

que Fidentification des besins en approvisionnements, le sélection des
fournisses, la passation des commandes, le suivi dos livraisons, la
réception des marchandises, la gestion des stocks et la planifiention des
nupprovisionnerietis.

1. Définition des approvisionnements

Les approvisionnements constituent un élément vital dans le

fonctionnement quotidien d’une entreprise, car ils assurent
l’approvisionnement en ressources nécessaires pour maintenir ses
activités, produire des biens ou des services et répondre aux demandes de
ses clients.

La gestion des approvisionnements revêt une importance cruciale pour

une entreprise à plusieurs niveaux. Voici quelques raisons qui soulignent
l’importance de cette gestion :

2. Importance de la gestion des approvisionnements pour une

entreprise

Une gestion efficace des approvisionnements permet de garantir que

l’entreprise dispose des ressources nécessaires pour répondre aux
demandes de ses clients. En veillant à maintenir un niveau adequat de
stocks, à éviter les ruptures de stock et à assurer une livraison rapide,
l’entreprise peut satisfaire les besoins de ses clients de manière ponctuelle
et fiable.
Qualité des produits et services : En choisissant des fournisseurs fiables et
en effectuant des contrôles de qualité rigoureux lors de la réception des
marchandises, l’entreprise peut s’assurer que les produits et services
qu’elle propose répondent aux normes de qualité requises. Cela contribue
à In satisfaction des clients et à la réputation de l’entreprise,

3. Objectifs des approvisionnements

Les objectifs des approvisionnements sont multiples et peuvent varier en

fonction des besoins et des priorités de chaque entreprise. Cependant,
voici quelques objectifs courants des approvisionnements

Aer la disponibilité des ressources L’un des principaux objectifs des approv
ments est de garantir que l’entreprise pour des ressources nécessaires à
tout moment pour chien ses opérations. Cela inclut iesties premières, les
composants, les produits finis, les équipements, les fournitures et les
services extries.

Réduire les coûts dapprovisionnement Les approvisionnemene peuvent

représenter une part importante des coûts d’une entreprise. Un objectif clé
est done de réduire ces coûts en cherchant des sources
d’approvisionnement flables et économiques, en négociant de meilleurs
prix et conditions, en optimisant la gestion des stocks pour éviter les
sunstocks on les pénuries coûteuses.

Amelioor la qualité des produits et des services : Les approvisionnements

ont un impact direct sur la qualité des produits ou des services finans.
Astorer la qualité des ressources et sélectionner des fournisseurs fiables et
qualifiés sont des objectifs importants pour garantir que les produits ou les
services répondent aux normes de qualité requises

Réduim les risques et les délais Les approvisionnements peuvent être

soumis à divers risques tels que les retards de livraison, les ruptures de
stock, les problèmes de qualité on de conformité. L’objectif est done de
minimiser uns risques en mettant en place des procedures
-de sélection rigounuses des fournisseurs, en surveillant los delais de
livraison, en établissant des plans de secours en cas de problémes, et en
assurant une communication efficace avας les fournisseur

Favoriser in collaboration avec les fournisseurs : Une bonne relation avec

les fournisseurs est essentielle pour la réussite des approvisionnements.
L’objectif est done de développer des relations de partenariat avec les
fournisseurs, basées sur la confiance.

II. PROCESSUS DE COMMANDE DES APPROVISIONNEMENTS

Le processus de commande des approvisionnements comprend plusieurs

étapes clés. Voici les étapes typiques du processus de commande

1. Identification des besoins en approvisionnements :

La première étape consiste à identifier les besoins en approvisionnements

de l’entreprise. Cela peut inclure la quantité et le type de produits ou de
services nécessaires, ainsi que les spécifications techniques ou les critères
de qualité.

2. Sélection des fournisseurs :

Fois que les besoins sont identifiés, uivante consiste à sélectionner les
fomiseurs potenti Cela peut se faire en effectuant des secherches, en
consultant des catalogues, c recommanda ou en demandant des devis à
différents to misseurs. La sélection des fournisseurs se base sur des
criteze la fiabilité, la qualité, les prix con, tifs, les délais de livraison et Is
capacité à répondre aux exigences spécifiques

3. Etablissement des comnandes :

Une fois le fournisseur sélectionné, il est temps d’établir la commande.
Cela implique de rassembler toutes les informations nécessaires, telles
que les quantités, les description des produits, les prix, les conditions de
paiement et les délais de livraison. Il est crucial d’élaborer un contrat ou
un bon de commande détaillé qui précise tous les termes et les conditions,
pour éviter les malentendus ou les litiges ultérieurs

4. Validation et suivi des commandes :

Avant d’envoyer la commande au foumisseur, il est important de la valider

et de la vérifier attentivement pour s’assurer de son exactitude. Cela peut
inclure la revue des dénila de la commande, la validation du pris total, la
quantité et les spécifications, sinó que la disponibilité des tessources
financières očcessaires. Une fois la commande envoyér, il est essentiel de
suivre son statut et de roster en communication avec le fournisseur pour
s’assurer du respect des délais de livraison et pour résoudre tout problème
ou imprévu éventuel

III. SUIVI DES APPROVISIONNEMENTS :

1. Réception des marchandises :

Après la livraison des marchandises, il est important de procédé à

l’identification des besoins en approvisionnement est une étape
fondansentale dans la gestion des stocks et la planification des achats
d’une entreprise. Voici quelques étapes clés pour identifier ces besoins :

Evaluation des stocks existants : Examinez les stocks existants pour

déterminer ce qui est disponible et ce qui doit être réapprovisionné.
Analysez les niveaux actuels des stocks, les périodes de rotation et les
tendances de la demande pour estimer les quantités nécessaires pour
maintenir un approvisionnement adéquat.

Prévision de la demande : Utilisez des données historiques, des tendances

du marché et des informations sur les ventes pour prévoir la demande
future. Cela vous permettra de déterminer les quantités à commander et
les délais nécessaires pour répondre à la demande.

Analyse des risques : Évaluez les risques associés aux fournisseurs

potentiels et aux produits Tenez compte des aspects tels que la fiabilité du
fournisseur, la stabilné financière, la qualité des produits, les délais de
livraison, ts, la réputation, afin d’identifier la seletion des toisseurs est une
étape cruciale dans la ges des approvisionnements d’une entreprise Voici
quelques étapes clés pour sélectionner les fouisseurs appropriés :

Luentifier les besoins : Il s’agit de déterminer les besoins en matières

premières, fournitures ou biens nécessaires à l’entreprise. Cela peut être
effectué en consultant les prévisions de demande, en analysant les
niveaux de stock actuels et en tenant compte des besoins opérationnels.

Rechercher des foumisseurs : Une fois les besoins identifiés, il est

important de rechercher des fournisseurs potentiels. Cela peut se faire en
utilisant des bases de données de fournisseurs, en demandant des
recommandations et en effectuant des recherches en ligne.

Évaluer les fournisseurs : Une fois que vous avez identifiée des
foumisseurs potentiels, vous devez évaluer leur crédibilité, leur
expérience, leur fiabilité et leur capacité à répondre aux besoins de
l’entreprise. Cela peut impliquer de consulter des références, de vérifier
des certifications ou de demander des échantillons de produits

Négocier les termes : Une fois que vous avez selectionné les fournisseurs
qui répondent le mieux à vos besoins, vous devez négocier les conditions
d’achat, y compris les pris, les délais de livraison, les modalités de
paiement et lex conditions de retour

Passer la commande : Une fois que les termes d’achat ont été convemas,
vous pouvez passer la corumande auprès du fournisseur. Cela peut se faire
par le biais d’un système de gestion deu achats, par courriel, par
téléphone ou par le biais d’une plateforme en ligne,

Suivre in livraison Après avoir passé la commande, il est important de

suivre la livraison pour s’assurer qu’elle est effectuée dans les délais
convenus. Cela peut impliquer de contacter le fournisseur pour obtenir des
mises à jour, de vérifier les numéros de suivi des livraisons ou de
coordonner la réception des marchandises.

Réconciliation des factures : Une fois que les marchandises ont été reçu.

2. Vérification des quantités et des spécifications

L’identification des besoins en approvisionnement consiste à déterminer

les matières premières, les fournitures ou les biens nécessaires à
l’entreprise pour mener à bien ses activités. Voici quelques étapes clés
pour identifier ces besoins :

Analyse des activités de l’entreprise : Comprenez les différentes activités

de l’entreprise et idemifiez les ressources nécessaires à chaque étape de
processus. Cela peut inclure des matières premieres spécifiques, des
fournitures de bureau, des équipements, etc.

Evaluation des niveaux de stock actuel Evaluer les niveaux de stock

actress déterminer si des réapprovisionnements sont nécessaires. Tenez
compte de la demande prévue, de la consommation historique et des
cycles de commande/reconstitution.

Prévisions de demande Utilisez des méthodes de prévision pour estimer la

demande future dar produits ou services de l’entreprise. Cela pout
impliquer l’analyse des tendances passée des domées de marché, des
paramètres saisonniers, etc.

Considérations opérationnelles : Tenez compte des besoins opérationnels

spécifiques de l’entreprise. Cela peut inclure les exigences de qualité, les
délais de livraison, les besoins en termes de volume, etc.

Consultation des parties prenantes internes Impliquez les différents

départements de l’entreprise tels que la production, les ventes, le
fogistique, etc., pour comprendre leurs besoins spécifiques en
approvisionnement.

Evaluation des risques : Identifiez les risques potentiels liés aux

approvisionnements, tels que les variations des prix des matières
premières, le dépendance à l’égard d’un seul fournisseur, les retards de
livraison, été, et intégrez ces fauteurs dans l’identification des besoins.

Mise en place d’un systéme de suivi des besoins en approvisionnement :

Etablissez un processus de suivi continu des besoins en
approvisionnement pour identifier les réapprovisionnements nécessaires
au fur et à mesure que les niveaux de stock diminuem

3. Gestion des retours de litiges éventuel

La section des fournisseurs est une partie essentielle de la gestion des

approvisionnements. Elle comprend l’identification, l’évaluation et la
sélection des fournisseurs potentiels avec lesquels l’entreprise va
travailler. Voici quelques étapes clés pour gérer la section des fournisseurs

Identifier les fournisseurs potentiels : Effectuez une recherche approfondie

pour trouver des fournisseurs qui peuvent répondre aux besoins de votre
entreprise. Cela peut être fait en utilisant des bases de données de
fournisseurs, en demandant des recommandations à d’autres entreprises
ou en effectuant des recherches en ligne.

Evaluer les fournisseurs : Une fois que vous avez identifié des fournisseurs
potentiels, évaluez-les en fonction de critères tels que leur expérience,
leur crédibilité, leur capacité à répondre à vos besoins, leur copination
dans Findustrie, leur conformiscs normes de qualité, etc. Vous pouvez
consulter des férences, vérifier des certifications ou deunder échantillons
de produits.

Comparer les offres des fournisseurs Comparez les offres des fournisseurs
potentiels en termes de prix, de qualité des produits, de délais de
livraison, de capacité de production, etc. Tenez compte des avantages et
des inconvénients de chaque fournisseur afin de prendre une décision
éclairée.
Négocier les termes et les conditions Une fois que vous avez
présélectionné des fournisseurs, négociez les conditions d’achat, y
compris les prix, les délais de livraison, les modalités de paiement, les
garanties, etc. N'oubliez pas de tenir compte des objectifs de l’entreprise
et de chercher à obtenir les meilleures conditions possibles.

Sélectionner les fournisseurs : Une fois que vous avez évalué les
fournisseurs et négocié les termes, sélectionnez les fournisseurs avec
lesquels vous souhaitez établir une relation d’affaires. Signez des contrats
ou des accords écrits pour formaliser la relation

Suivre et évaluer les performances des fournisseurns

IV. OUTILS ET SYSTÈME DE SUIVI DES APPROVISIONNEMENTS

Mablissement des commandes fait partie integrante du procesuis de

gestion des appressйннеmеnts. Voici les étapes clés pour établit des
commandes :

Identifier les besoins A partir de l’identification des besoins en

approvisionnement, déterminer la quantité et les caractéristiques des
produits ou des services nécessaires. Cela peut inclure des informations
telles que la référence du produit, la description, les spécifications
techniques, etc

Vérification des stocks : Vérifiez d’abord les stocks existants pour

déterminer si vous avez déjà des produits en quantité suffisante. Si les
stocks sont insuffisants, passez à l’étape suivante.

Sélection du fournisseur : Si vous avez déjà un fournisseur preferentiel,

contactez-le pour passer la commande. Sinon, recherchez des foumisseurs
potentiels et sélectionnez celui qui offre le meilleur rapport qualité-prix,
des délais de livraison appropriés et une bonne réputation
Emission de la commande Connectez-vous au système de gestion des
achats dee enrecio utilisez un autre moyen de communication tel que le
téléphone ou le courrier électronique pour émettre la commande auprès
du fournisseur. Assurez-vous d’inclure toutes les informatious pertinentes,
y compris les références des produits, les quantités, les prix convenus, les
conditions de paiement et les délais de livraison.

Confirmation de la commande Demandez au fournisseur de confirmer la

commande pour éviter toute erreur ou malentendu. Verifier que toutes les
informations sont correctes et qu’il n’y a pas de problème avec les détails
de la commande.

Suivi de la commande : Après avoir passé la commande, assurez-vous de

suivre son stanit Contactez le fournisseur si nécessaire pour obtenir des
mises à jour sur l’avancement de la commande, la date prévue de
livraison, etc.

Réception et vérification des produits Lorsque les produits sont liveda,

recevez-les et vérifiez la conformité par rapport à ce qui a été commandé.
Vérifiez les quantités, les caractéristiques et la qualité

1. Utilisation des logiciels de gestion de stock

Axime différents outils et systêmes de suivi des approvisionnements que

vous pouvez utiliser pour simplifier et améliorer os processus. Voici
quelques-uns des outils et systèmes couramment utilisés

Tableurs. Les bleurs tels que Miscansoft Excel ou Google Sheets peuvent
être utilisés pour créer des feuilles de calcul organisées où vous pouvez
enregistrer el mettre à jour les informations relatives aux
approvisionnements. Vous pouvez créer des colonnes pour les produits, les
quantités commandées, les fournisseurs, les dates de livraison, etc.

Logiciels de gostion des stocks Il existe de nombreux logiciels de gestion

des stacks ar le marché qui peuvent vous aider à suivre les
approvisionnements de manière plus automatisée. Ces logiciels peuvent
vous pennettre de gérer les commandes, suivre lus niveaus de stock,
programmer des cappels de réapprovisionnement, its. Certains exemples
populaires sont Odoo, Quick Books, Zoho Inventory, etc.

Systèmes d’approvisionnement intégrés Certains logiciels d’entreprise,

tels que les ERP (Enterprise Resource Planning), intègrent des modules
spéettiques à l’approvisionnement et à la gestion des stocks. Cos
systèmes foumissent une vue d’ensemble complète des activités
J’approvisionnement et permettent de gérer l’ensemble du processus, de
la commande à la reception.

Code-bartes et les de codes-barres L’utilisation d’étiquaires avec des

codes-barres mir les produits et la nume de ces codes-barres à l’aide de
lecicas de codes-barres peut faciliter la gestion et le suivi des
approvisionnements. Cela permet une ideatulation rapide et précne des
produits et permet de mettre à jour les informations de manière efficace

Applications mobiles : Il existe également des applications mobiles

spécifiquement conçues pour gérer les approvisionnements, les
commandes et les stocks. Ces applications peuvent vines permettre de
suivre les approvisionnements et de encevoir des notifications lorsqu’il est
temps de passer une nouvelle commande ou lorsqu’il y a des problèmes
avec les livraisems

2. Utilisation de des tableaus de bordet let de rapport pour le suivi des

paiements L’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks peut
grandement faciliter le suivi de vos approvisionnements. Vosci
comment vous pouvez fizer parti d’un tel lopciel
Suivi des livraisons : Gelice à un logiciel de gestion des stocks, vous
pouver suivre les livraisons en enregistrant les dates de livraison
prévues et réelles, ainsi que les quantités réceptionnées. Cela vous
permet de garder un œil sur l’arrivée de vos approvisionnements et
de repérer les retards éventuels.

Gestion dos stooks : Un logiciel de gestion des stocks vous permet

de maintenir un suivi précis de vos stocks. Vous pouvez enregistrer
les quantités disponibles, les niveaux de stock minintum et
maximum, et recevoir des alertes lorsque les niveaux de stock sont
bas afin de passer de nouvelles commandes.
Suivi des mouvements : Le logiciel peut également enregistrer les
mouvements de stock y compris les entrées et les sorties. Cela vous
permet de suivre l’évolution de vos stocks et de connaître les
quantités en transit ou en attente de réapprovisionnement.

Analyse et rapports in logiciel de gestion des stocks vous permet de

générer des rapports et des analyses sur vos approvisionnements.
Vous pouvez connaitre les produits les plus vendus, les délais de
livraison moyens, les coûts d’approvisionnement, etc. Ces
informations peuvent vous aider à prendre des décisions éclairées
pour optimiser vos approvisionnements

Integration avec d’autres systèmes : Certains logse de gestion des

stocks peuvent être întégrés es systémes tels que des points de
venle des comptabilités, etc. Cela permet une gestion plus taide et
une synchronisation des donnees caue les différents departements
de votre entreprise

L’utilisation d’un logiciel de gestion des stocks peut vous faire

gagner du temps, améliorer la precision

V. BONNE PRATIQUE EN MATIERE DE COMMANDE ET DE SUIVI

DES APPROVISIONNEMENTS

Planifiez vos commandes Établisser un calendrier des besoins en

approvisionnement afin de savoir quand passer vos commandes.
Tenez compte des délais de livraison er des périodes de pointe de
votre activité.

Etablissez une liste de fournisseurs fables : Identifiez les fournisseurs

qui proposent des produits de qualité, des prix compétitifs et un
service de livraison fiable. Evaluer régulièrement leurs performances
pour vous assurer de maintenir une relation solide.
Consultez vos stocks avant de commander : Vérifiez toujours vos
stocks avant de passer une commande. Cela vous permettra de
savoir combien de produits vous avez en réserve, d’éviter les surplus
ou les ruptures de stock, et de mieux planifier vos
approvisionnements.

Utilisez un système de suivi des commandes Utilisez un outil de suivi

des commandes pour suivre Favuncensmt de vos
approvisionnements. Cela vous permettra de savoir où es est votre
commande, d’anticiper les retards éventuels et de communiquer
efficacement avee votre fournisseur.

- Communiquez avec votre fournisseur Maintenez une

communication régulière avee votre fournisseur pour vous
assurer de la bonne exécution de la commande. N’hésitez pas à
poser des questions sur les délais de livraison, les quantités
disponibles ou toute stre preoccupation.

Analysez vos données d’approvisionnement Suivez et analysez vos

données d’approvisionnement pour identifier les tendances et les
opportunités d’amélioration. Cela vous permettra d’optimiser vos
commandes, d’ajuster vos quantités et de réduire les coûts

Evaluation et Analyse des performances des fournisseurs

L’évaluation et l’analyse des performances des fournisseurs sont

essentielles pour maintenir une stion solide avec eux et garantir la
qualite de vos approvisionnements. Voici quelques apes pour vous
aluer fans ce processus

Établissez des critères d’évaluation locetifiez les critères importants

pour évaluer les performances de vos fournisseurs. Cela peut inclure
la qualité des produits, les délais de livraison, le respect des
spécifications, la conformité réglementaire, le service client, etc.

Collectez des données : Collectez les données nécessaires pour

évaluer les performances de vos fournisseurs. Cela peut inclure des
informations sur les comunandes passées, les retards de livraison,
les plaintes des clients, les définuts de qualité, été.

Analysez les données : Analysez les données collectées pour évaluer

les performanos de vos fournisseurs. Comparez les résultata par
rappon à vos critères d’évaluation et identifiez les forces et les
faiblesses de chaque fournisseur.

Établissez une notation ou un système de classement : Établissez un

système de notation ou de classement pour évaluer objectivement
les performances de chaque fournisseur. Cela peut être basé sur des
échelles numériques, des pourcentages ou des niveaux de
satisfaction.
 Fournissez des commentaires Communiquez les résultats de
l’évaluation à chaque fournisseur et fournissez des commentaires
détaillés sur leurs performances. Donnez-leur l’opportunité de
répondre, de clarifier les problèmes identifiés et de proposer des
mesures correctives.

Identifiez les améliorations nécessaires : Identifiez les domaines

dans lesquels chaque fournisseur doit s’améliorer et discutez-en
avec eux. Développez des plans d’action conjoints pour résoudre les
problèmes identifiés et améliorer les performances.

Surveillez les progrès : Continuez à surveiller les performances des

fournisseurs au fil du temps. Réévaluez régulièrement leur
conformité aux critères établis et vérifiez s’ils ont mis en œuvre les
améliorations

Pour la conclusion de la commande et le suivi des

approvisionnements, voici ce que je peux vous conseiller :

Gestion des commandes Un logiciel de gestion des stocks vous permet de

créer et de gérer facilement vos commandes. Vous pouvez enregistrer les
détails de chaque commande, y compris les fournisseurs, les quantités, les
pris, etc.