La lettre officielle
C'est quoi une lettre officielle ?
La lettre est un message écrit adressé à une personne identifiable.
La lettre personnelle est échangée entre proches (ami, membre de la famille, etc.) et
la lettre officielle est échangée entre une personne et un organisme (entreprise,
association, administration,
Comment écrire une lettre officielle ?
Les étapes de la rédaction d'un courrier administratif
1. L'entête de la lettre officielle. Lors de la rédaction un courrier, l'indication de l'expéditeur
est indispensable. ...
2. Préciser le destinataire et la date du courrier. .
3. Objet du courrier officiel et référence. ...
4. Ne pas oublier la formule de politesse.
Une lettre se compose des éléments suivants :
Date et lieu. à indiquer en haut à droite de votre feuille ; « Paris, le 12 avril 2018 »
Un objet. ...
Une formule d'appel. ...
Le contenu de la lettre. ...
La formule de politesse. ...
La signature.
LES ÉTAPES DE LA RÉDACTION D’UN COURRIER ADMINISTRATIF
Voici quelques règles pour rédiger un courrier formel :
1 / L’entête de la lettre officielle
Lors de la rédaction un courrier, l’indication de l’expéditeur est indispensable. Dans
le coin supérieur gauche de la lettre, vous devez préciser successivement :
Votre prénom et votre nom de famille, ou la raison sociale
Votre adresse
Le code postal de votre ville de résidence
Votre numéro de téléphone
Votre adresse-email
2 / Préciser le destinataire et la date du courrier
Si les informations de l’expéditeur sont placées à gauche de la page, le paragraphe
désignant le destinataire de la lettre est placé à sa suite, cette fois-ci à droite du
document.
Ces lignes doivent préciser :
Le nom du destinataire ou la raison sociale
L’adresse du destinataire
Le code postale ainsi que la ville du destinataire
Le code postale ainsi que la ville du destinataire
Toujours à droite de la page, et en sautant une ligne, l’usage veut que l’on indique
le lieu et la date de rédaction de la lettre.
Le lieu et a date peuvent aussi être positionnés tout à fait en haut à droite, au
niveau de l’entête du document.
3 / Objet du courrier officiel et référence
Un courrier court et clair est toujours plus simple à lire. C’est pourquoi, en dessous
des éléments décrits précédents, indiquez l’objet de la lettre.
En outre, si vous disposez d’un numéro de référence, de suivi, ou d’un numéro de
dossier, veillez à l’indiquer, cela permettra à votre destinataire de vous identifier
par informatique plus rapidement.
Commencez ensuite le corps de votre texte avec Madame, Monsieur si vous ignorez
qui lira la lettre. Si la lettre est à destination d’une personne précise, indiquez
son nom,ou, si vous l’ignorez, son poste. (M. ….. ou Mme …..).
Orthographe et syntaxe
Dans une lettre officielle, à l’attention d’un client, d’une entreprise ou d’une
institution, l’orthographe et la syntaxe sont très importants. C’est une question de
crédibilité. Si vous n’êtes pas sûr de vous, n’hésitez pas à vous faire relire par
quelqu’un.
4 / Ne pas oublier la formule de politesse
Une fois le corps de votre texte entièrement rédigé, n‘oubliez pas de conclure votre
lettre officielle avec une formule adaptée. Les tournures de phrases sont très
nombreuses, mais il convient d’en choisir une en fonction de la relation que vous
entretenez avec votre interlocuteur, et en fonction de l’objet du courrier.
Pour une lettre de motivation avant de saluer :
Je reste à votre disposition pour convenir d’un rendez-vous afin de vous
démontrer ma motivation lors d’un entretien.
Et enfin la salutation finale.
Attention : la formulation utilisée dans la phrase de politesse doit être identique à
celle que vous avez placée devant le corps de la lettre.
Ainsi si vous avez écrit « Madame », vous remettrez « Madame » dans la formule de
politesse. Si vous avez écrit Monsieur le Directeur, vous remettre Monsieur le
Directeur. Si vous avez commencé par Madame, Monsieur, vous réécrirez Madame,
Monsieur en fin de courrier.
Quelques exemples pour terminer un courrier officiel :
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes meilleurs
sentiments.
Je vous prie de recevoir, Madame la Directrice, mes respectueuses
salutations.
Je vous prie d’agréer, Monsieur le Responsable Financier, mes salutations les
plus respectueuses.
Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations
distinguées.
Dans l’attente d’une réponse que j’espère favorable, je vous prie de
recevoir, Monsieur, l’assurance de ma considération distinguée.
Il ne vous reste plus qu’à signer la lettre avec votre prénom et votre nom, et le tour
est joué !
