plan d'action

Boulogne (plan
d'action)
Poursuite du
Formation gestes
plan d'action
et postures
dans %
Unité Poste de travail Catégorie de risque N° Recommandations Bilan 2012 Bilan 2013 réalisée
Bilan 2014 % Avance Actions 2015 % Avance Actions % Avance Actions complémentaires
aménagemen Avance
Lors d'achat de
ts futurs
fauteuil, choix
Mise en place d'une politique générale de prévention ergonomie (critères de choix des équipements, sensibilisation & formation des (projet AIR). Poursuite de objectifs définis en 2015 sur tous les aménagements qui
1 systématique de 100% 100% 100% Remplacement de tous les sièges en 2018. 100%
collaborateurs (interventions) Prise en ont suivis.
Réduction d'archivage papier par fauteuildes Kardex
Revue compte dans
scannerisation (1 kardex aux affaires ergonomique-
(1 Kardex vidé)Au le cahier des
2 Sensibilisation/information sur l'organisation du travail (moins de papier…) réglementaires) cas pardes
Revue cas 100% Amélioration de l'accèssibilité dans les Kardex (marche-pied pour accéder aux étagères hautes + tablette de travail) 100%
charges
Identification des archives mortes et validationenavec
besoins "mobilier" du
envoi en archivage extérieur. infirmière.
Archivage projet AIR.
Lors
Campagne de
Responsable SG Mise en place de 3 ateliers d'aménagement,
sensibilisation Opération
Responsable Informatique d'archivage pour les études cliniques choix préférentiel
"postes de travail Clean Desk:
Assistante formation internationales de table
rangés": Fait dans le
Chef Comptable Vigilance sur la forme et la taille des bureaux à disposition du personnel : Opérations Clean Desk lors de chaque réaménagement (depuis 2016) Continuer les opérations de nettoyage de dossiers lors des déménagements.
3 Remplacement de plan de travail de -monoposte
analyse des 100% cadre du 100% 100% 100%
Comptable ajouter du mobilier pour augmenter la surface de travail pour les postes le nécessitant réglable en
en Les nouveaux plans de travail sont systématiquement individuels et réglables en hauteur (ergonomie du poste de travail)
180 par des 160 afin de faciliter la besoins projet AIR sur
UT1, UT2, UT3, UT4 Directeur réseaux Risque lié à la manutention manuelle & posture circulation et l'environnement des hauteur.
rangement juillet août
ARC (hopitaux) postes. - analyse des 2015
Fondation Ipsen modes opératoires
Chef de gamme
Directeur Opérations Par défaut, les utilisateurs ont un pc
intercontinentales Campagne d'analyse des archives
portable classique.
extérieures et en àKardex
Nous proposons ainsi
certains que
grands Revue annuelle des UT et mise à jour (analyse du port de charge plus
4 Identifier précisément les postes (notamment ceux qui sont en open-space) qui n'ont pas assez d'espace de rangement des besoinsleen
voyageurs linéaire
petit de et d’autres
modèle 100% 100% Fait au fur et à mesure des réaménagements et selon modalités de travail.
fine)
rangement
nous en fontenlacours (voir aussi
demande. point
Ce n’est
2)
pas systématique. Sachant que
l’écran est plus petit et qu’il n’y a pas
Fin 2018 : parc renouvelé entièrement par du matériel léger.
de lecteur DVD, certains grands Tous les ordinateurs portables à changer dans le cadre du
5 Proposer des ordinateurs portables légers pour les personnes en déplacements réguliers 100% 100% Renouvellement automatique au fur et à mesure. 100%
voyageurs ne veulent pas de ce petit renouvellement (4 ans) sont remplacés par des plus légers
L'actualisation annuelle du catalogue Stand conseils d'installation poste de travail avec infirmière et assistante en santé au travail de l'ACMS le 14/09/23
modèle. « Mettre en œuvre
des véhicules met en connexion les
une L'actualisation annuelle du catalogue des véhicules met en connexion
Mettre en place une sensibilisation/information du personnel relative aux critères de choix ergonomie de véhicule en fonction du demandes des utilisateurs
Le modèle classique est le et
Dell communication » 100% les demandes des utilisateurs et l'évolution qualitative des véhicules
6 type d'utilisation du véhicule (temps de trajet, autoroute, nb de km annuels…), en complément des critères existants. l'évolution qualitative
Latitude E6440 des véhicules 100% Communications régulières et sessions de sensibilisation 100%
relève plutôt d’une (les options sont de plus en plus accèssibles)
(les optionsUltra
Le modèle sont portable
de plus enestplus
le Dell
accèssibles) communication ou
Latitude E7240. Journée de
d’une information :
Visiteur médical (spécialiste) sensibilisation
par des sessions
UT3 Visiteur médical cabinet Risque lié à la manutention manuelle & posture du risque une formation Audit Routier est organisée pour tous les conducteurs ayant eu au moins deux sinistres Conducteurs au Volant (circulation
d’information ou Lors des formations au risque routier, une partie pourrait être
Directeur Régional 7 Mettre en oeuvre la communication sur les gestes et postures ergonomiques à avoir au volant 0% routier sur le 100% 100% et manœuvre) sur les 2 dernières années, responsables ou non responsables. 100%
une plaquette ou consacrée à ce thème avec un support
siège social. Vidéo sur installation posture au volant et decharge du coffre: diffusion en novembre 23
un article dans la
Livret
communication à
Conducteur
la sécurité
Assistantes 8 etude de l'ergonomie du port de charge routière. Point à étude ergonomique sur un VM SC 100% Proposer aux collaborateurs des sacoches à roulettes / sac à dos 100%
Coursiers valider avec le
Personnel service courrier Formation Gestes et Postures Maintien de la
Copil risque
9 Dispenser une information/formation aux gestes et postures et ports de charges au personnel concerné. 21 personnes formées 100% Une journée formation "Gestes et Postures" 100% Formation effectuée en juin 2019, à reconduire selon le besoin 100%
Personnel service réalisée formation
routier.
reprographie 2 chariots mis à disposition au
Régisseur vidéo Pour les ports de documents, proposer au personnel l'utilisation de chariots Des tables élévatrices sont disponibles dans certains services; fait à la
10 service courrier + 2 chariots dédiés 100% 100% Charriots mis à disposition / à la demande si nécessaire 100%
Responsable SG Généraliser l'utilisation de chariot à hauteur réglable à tous les étages. demande au niveau des services
pour les plus gros utilisateurs
UT1, UT4 Technicien hotline Risque lié à la manutention manuelle & posture
Formateur Mise à disposition
ARC (hopitaux) Pas de demande identifiée, à de plateau
Responsable Information 11 Sécuriser l'accès / l'utilisation du massicot 100% Identification du massicot 100% Remplacement de l'ancien massicot par un nouveau plus protecteur. 100%
réactualiser en 2014. élévateurs pour le
médicale siège
Relations professionnelles
Visiteur médical (spécialiste) Habilitation H0 B0 faite pour le Suivi et
Collaborateurs
Visiteur médical SG(spécialiste)
intervenant S'assurer que tout le personnel ait son habilitation à jour. Recyclages prévus tous les 3 ans (les prochaines formations (initiales et
UT4 Risque lié aux énergies 12 formation électrique (niveau H0B0 au minimum) personnel des Sv Gx intervenant sur actualisation des 100% Stage de recyclage habilitation H0B0 fait pour le personnel Sv Gx 100% 100%
sur les installations électriques recyclages) auront lieu en septembre et octobre 2022).
appareillage. habilitations

impossible dans les espaces

Continuer les réamenagements de bureaux de façon à avoir l'ecran perpendiculaire à la fenetre (dans la mesure du possible)
13 Adaptation d'éclairage individualisés partagés principaux car 3 faces N/A étude au cas par cas
éclairées.
Filtres anti-reflet sur les écrans
14 Collaborateur doté à la demande 100% Les écrans fixes et PC portables sont mat et anti-reflets 100% Fait

15 Continuer le déplacement/la déconnexion des luminaires mal positionnés fait à la demande 100% Fait à la demande au niveau des services. 100% Fait à la demande

Difficile à généraliser car le bâtiment

est prévu en éclairage plaffonier (en
16 Proposer au personnel un éclairage indirect (lampe de bureau) 100% fait à la demande au niveau des services 100% Fait à la demande
lien avec la est
L'éclairage GTB).
traité en individuel au
Fait à lamais
besoin demande
surtout en collectif:
Assurer par la
UT1 UT2 UT4 UT5 Tous Risque lié au travail sur écran maintenance au quotidien pour des
17 lumière bleue pour le travail sur écran permanence 100% Possibilité de télécharger un logiciel (lux.fr) 100%
remplacement ponctuels. Campagne La taille des
technique
de modification des éclairage par écrans actuels est
plateau (ex 6ème ouest) 23’’, il reste
encore quelques
écrans 19’’ qui
seront remplacés
18 Continuer le remplacement des écrans plats par des modèles plus grands (périodicité interne de remplacement) d’ici la fin de 100% Fait au fur et à mesure 100%
l’année.

Le renouvellement
du matériel est
désormais à 4 Formations et sensibilisations organisées auprès des Opérations France lors des séminaires (stand avec casques de réalité virtuelle lors
ans. du séminaire OPF de Janvier 2020, e-learning sur l’éco conduite et formations Centaure de phase 1 et 2 auprès des OPF)

Formation Audit de Conduite organisée à compter de 2023 pour tous les conducteurs ayant eu au moins deux sinistres Conducteurs au
Volant (circulation et manœuvre) sur les 2 dernières années, responsables ou non responsables.

Animation mensuelle de sensibilisation et de prévention du risque routier diffusée auprès des conducteurs Ipsen en 2020 et en 2022
Assistante direction reconduite en 2023 et étendue à tout le personnel Ipsen monde entier (animation multi langues)
Formations:
Coursiers
- Stages de conduite VM Réunions régulières du Comité de Pilotage Risque Routier chargé de définir les actions / recommandations
Responsable SG Mise en place du Comité de Pilotage Risque Routier et actions.
- Sensibilisation au risque routier :
Responsable Informatique
- Formation sécurité spécifique pour Diffusion régulière (2 fois par an) du Bulletin "Flash Prévention" à tous les conducteurs Ipsen et sur les affichages numériques au Siège.
Formateur Journée de sensibilisation du risque routier au Siège et aux Forces de
le livreur en 2 roues :
Assistante formation Ventes lors des séminaires notamment
Mettre en place une sensibilisation routière généralisée (informations, site intranet, intervention de spécialistes de la prévention Entretiens post accident Axa Risk Consulting sur accidents 100% responsables en 2020
Coursiers
routière, campagnes d'affichage...) Vecteurs de communication: En 2022-2023 : les entretiens sont réalisés par Actua Prévention (ex- Beltoise) et étendus à pour tous les sinistres « conducteurs au
Directeur réseaux Sensibilisation régulière sur la sécurité routière et la règlementation
- Lettre matérialisant l’engagement
Responsable Information Maintien des 3 volant » (en circulation et en manœuvre), qu’ils soient responsables ou pas
Pour le personnel réseau, le coursier, responsable SSI, et autre personnel effectuant des déplacements routiers très réguliers : de la Direction Générale
médicale axes de suivi:
* Prévoir le renouvellement périodique des formations de prévention routière et stages de conduite. - Le Manuel du Conducteur
Acheteur opération - Formation Mémento du conducteur (livraison d'un nouveau guide au terme du Communications régulières sur le risque routier (rappel règlementation/ règles de prudence / déclaration sinistre et remplir un constat
Toutes Risque routier 19 * Proscrire l'utilisation du téléphone portable au volant (même le kit main libre qui en toute rigueur n'est pas autorisé, mais toléré). 119 formations réalisées - La lettre d’information qui 100% 100% 100%
commerciales - Communication premier second semestre 2024) etc.), animations sécurité routière sur sites, le 20/10/2022 sur Boulogne à l'occasion de la journée de la mobilité durable; campagne
* Mettre en place un groupe de travail pour réfléchir à une réorganisation du travail afin d'éviter le téléphone portable en voiture responsabilise le conducteur : par sa
Responsable sécurité SSI - Comité de Guide de l’Electromobilité et la Politique flotte remis à chaque prévention gonflement des pneus dans parking de Boulogne, sensibilisation aux risques routiers en 2022 dans auditorium et à la mobilité
(pour le réseau en particulier): ce n'est pas en place à ma connaissance signature, le conducteur marque son
ARC (ville) pilotage collaborateur concerné durable, présentation d’un véhicule électrique et d’un système de recharge électrique
adhésion au Manuel du Conducteur
Directeur Opérations
Formation de conduite pour les nouveaux arrivants aux Forces de Vente et formation tous les 3 ans - Les Ipsen Spot Risque Routier
intercontinentales Sessions de formation Formation obligatoire de conduite des véhicules électriques (conditionne la commande du véhicule) "Ecosystème de l'électromobilité et
Relations professionnelles bons usages du véhicule électrique chez Ipsen" dispensée par Global car fleet + projet positionnement sur les distracteurs de conduite (en
Mise en place du Comité de Pilotage
Assistante Organisation- Entretiens post accidents cours d'étude aussi)
du Risque Routier qui est composé
Fondation IPSEN Guide de prise en main des véhicules électriques + Guide Tesla Ipsen disponible sur le Sharepoint Flotte automobile propre à chaque
de représentants de fonctions
Visiteur médical (spécialiste) Mise à disposition des accessoires de sécurité dans les véhicules véhicule électrique ou thermique.
transverses au sein du Groupe
Visiteur médical cabinet Le 6 juillet 2023: sensibilisation à la mobilité durable et sensibilisation au risque routier - gonflement des pneus (canimations et ateliers
Ipsen.
Directeur Régional dans à l'Atrium) et présentation d’un véhicule électrique, et d’un système de recharge électrique
Le Propriétaire au travers de l'équipe
technique permanente réalise 1 Réunion régulière du Comité de Pilotage Risque Routier
analyse annuelle sur 6 échantillons Electric Carspot tous les mardis sur le site Ipsen de Boulogne (passerelle 1er étage) animé par Cyril Vieville présent toute la journée (toute
(analyse de la qualité de l'air en l'année 2023 + 1er trimestre 2024)
La dernière réunions d'informations avec les équipes Opération France en octobre 2023
général). Hygrométrie globalement
mesure a montré Flash prévention diffusé 2 fois par an (remplace les Flash Info) (pas reconduit en 2024)
comprise entre 38% et 48% en
une valeur limite Formation en e-learning (obligatoire avant toute livraison de nouveau véhicule) sur les véhicules électriques et thermiques "Engage Now"
période hivernale.
en poussière: Définir le programme annuel d'analyse: (prise en main d'un véhicule et éco-conduite)
L'attention a été portée par le
- Mise en place - nombre d'échantillons
médecin du travail sur les riques des
Réaliser régulièrement des mesures d'hygrométrie d'un nettoyage - Type d'analyses
Tout le personnel du site de atmosphères trop humides (les
UT1, UT2, UT4, UT5 Risque lié à la qualité de l'air intérieur 20 Si les nouvelles mesures confirment les résultats : Augmenter éventuellement le nombre de plantes trimestriel du 100% 100% Analyse de l'air faite annuellement 100%
Boulogne valeurs usuelles en bureau sont
Norme NF-X35-102 : Dimensions des espaces de travail en bureau regard de prise Prestataire identifié.
entre 40 et 50%).
d'air neuf (côté
Le renouvellement d'air est aussi
nord)
contrôlé par le Propriétaire.
- Shampoinnage
Les données relevées sont passées
général (étalé sur Lancement du Définition de la politique QVCT France:
en revue régulièrement et
la période d'été) plan d'action - Accompagnement des situations à risques
colégialement par le propriétaire, le Enquète Stimulus
21 Engager une démarche d'évaluation du risque psychosocial sur l'établissement. Non fait sur 2013 - lancé sur 2014 100% suite au 100% - Accompagnement des personnes en difficulté 100% Une enquête Survey est réalisée tous les 2 ans incluant l’évaluation des RPS avec mise en place de plans d'action 100%
cabinet conseil Quadrim, le réalisée
maintenaur Vinci Facilities et Ipsen. résultat du Dans ce cadre, mise en place cellule de veille interne et cellule
Diag d'écoute psyhologique externe
Le bilan des actions QVCT est présenté tous les ans en instance
La politique QVCT est présentée lors de chaque session d'intégration et une animation est organisée une fois par an au sein de
l'établissement (la dernière date du 4 au 8 octobre 2021)
Des actions adaptées ont été mises en oeuvres lors du sémainaire de Janvier 2020 pour les Forces de vente.
Les plans d'action 2020 de chaque division, faisant suite à l'enquête d'engagement de fin 2019, sont annexés
Mise à disposition d'une cabine médicale sur site, en tant qu'actions complémentaires en matière de QVCT
Conférence santé mentale: comment prendre soin de santé psychologique avec la méthode PHARE animée par le Docteur E. GOURMET
le 13/09/23
Formations PSSM (premiers secours en santé mentale): deux sessions organisées en novembre et décembre 2023
4 sessions organisées depuis novembre et 4 autres prévues jusqu'en juin 2024. Reprise des formations à partir de septembre 24 (1 par
Déploiement des actions de la politique Qualité de Vie au Travail (QVCT) au sein d’Ipsen, la QVCT repose sur les 4 piliers suivants : mois)
- l’équilibre vie professionnelle et personnelle, la santé et le bien-être Ce point a bien été pris en compte mais Ipsen préfère cibler cette 12 demandes de News letter Ipsen&me : santé / bien être / nutrition (pas reconduit en 2024 )
22 - développement d'un environnement de travail efficient formation au cas par cas. 31 formations ont été dispensées entre formation sur 100% Programme QVCT 100% Semaine de la QVCT : septembre de chaque année : speacher - équilibre vie professionnelle / vie personnelle; télétravail 100%
- promotion de la diversité et de l’inclusion 2010 et 2012 2014 Session d'information aux sensibilisations des gestes et posture sur un poste de travail sédentaire
- prévention et accompagnement des situations à risque Séances réflexologie (pendant semaine QVCT) - ostéopathie tous les derniers jeudi de chaque mois
En 2024: semaine de la QVCT porte sur le sport (favoriser une activité physique régulière) et la santé mentale (se sentir soutenus et
valorisés)
Sensibilisation sur site: Le mouvement au service de mon bien être + intégrer le mouvement dans mon quotidien
Aussi, ateliers relatifs à l'hyperconnexion/ le bien dans sa tête au travail/ les aidants/ handisport
Conférence intergénérationnelle
Création et communication d'un support sur les actions QVCT (couriel all personnel - accessible sur My Ipsen - à disposition dans les
étages en version papier)
Action de prévention du Cancer du sein
Guide sur la neurodiversité
Groupe QVCT par site (interlocuteurs identifiés):publication récurrente sur les écrans des différents sujets de QVCT + ambassadeurs
Fait au travers du plan de maintien Maintien du plan
Continuer et enrichir les formations à la gestion du handicap pour les personnels concernés dans l'emploi des personnes en d'action RH & 100% Programme QVCT en phase avec l'accord de branche "Handicap" 100%
situation de handicap. Diversité

Dans le cadre du projet de réorganisation au sein des Opérations commerciales France SpecialityCare en 2021, mise en place d'un
dispositif renforcé des RPS :
Toutes Tous Risque lié à la charge mentale .accompagnement de la Direction des ressources humaines
Actions de sensibilisation du management dans l'accompagnement
.actions de sensibilisation des managers et accompagnement dans la période de transformation
des équipes lors du déploiement du projet de réorganisation
.vigilance renforcée sur la charge de travail des équipes
23
.renforcement de la cellule d'écoute psychologique: déploiement du numéro vert 7jr/7 pour un accompagnement psychologique des
Réunions d'information auprès des collaborateurs concernés sur la
salariés (cellule d'écoute IAPR joignable au 0800 0002 26), sensibilisation des psychologues sur le contexte de réorganisation
réorganisation et les dispositifs d'accompagnement
.Mise en place d'un espace information conseil pour accompagner les collaborateurs dans leur réflexion et répondre à leurs
interrogations
.une communication constante auprès de l'ensemble des salariés pendant la phase du projet et de déploiement

Dans le cadre du projet de cession de CHC, mise en place d'un dispositif renforcé des RPS :
.accompagnement de la Direction des ressources humaines
.actions de sensibilisation des managers et accompagnement dans la période de transformation par un cabinet extérieur Actions de sensibilisation du management dans l'accompagnement
.vigilance renforcée sur la charge de travail des équipes des équipes lors du déploiement du projet de réorganisation
.cellule de veille interne à disposition des collaborateurs et composée de représentants d'Ipsen, des services de santé au travail ou
de représentants du personnel Réunions d'information auprès des collaborateurs concernés sur la
.renforcement de la cellule d'écoute psychologique: déploiement du numéro vert 7jr/7 pour un accompagnement psychologique des réorganisation et les dispositifs d'accompagnement
salariés (cellule d'écoute IAPR joignable au 0800 0002 26), sensibilisation des psychologues sur le contexte de réorganisation
.une communication constante auprès de l'ensemble des salariés pendant la phase du projet et de déploiement
 %
Unité Poste de travail Catégorie de risque N° Recommandations Bilan 2012 Bilan 2013 Bilan 2014 % Avance Actions 2015 % Avance Actions % Avance Actions complémentaires
Avance

Dans le cadre du projet de consolidation du modèle de Services Partagés, mise en place d'un dispositif renforcé des RPS :
.accompagnement de la Direction des ressources humaines
.Accompanement des managers par un cabinet exterieur dans leur rôle auprès de leurs équipes
.vigilance renforcée sur la charge de travail des équipes Actions de sensibilisation du management dans l'accompagnement
.renforcement de la cellule d'écoute psychologique: déploiement du numéro vert 7jr/7 pour un accompagnement psychologique des des équipes lors du déploiement du projet de réorganisation
23 salariés (pouvant aller jusqu'à 10 rendez-vous individuels en face-face), sensibilisation des psychologues sur le contexte de 100%
réorganisation, une possibilité de présence sur site d’un psychologue du travail le cas échéant après l’annonce du projet Réunions d'information auprès des collaborateurs concernés sur la
.Information régulière et présence renforcée des services de santé au travail (notamment au moment de l’annonce du projet). réorganisation et les dispositifs d'accompagnement
.Mise en place d'un espace information conseil pour accompagner les collaborateurs dans leur réflexion et répondre à leurs
interrogations
.une communication constante auprès de l'ensemble des salariés pendant la phase du projet et de déploiement

Mise en place d'un accompagnement renforcé via les intervenants

internes, externes
Mise en place d'un plan d'accompagnement au changement
Implication des collaborateurs dans le processus avec des sondages,
ateliers de travail,…
Mise en place de l'équipe dite des "Champions" comprenant des
représentants dans chaque division qui ont pour rôle d'échanger avec
les salariés, receuillir leurs questions, idées et propostions.
Ils font le lien entre les salariés concernés et les équipes en charge du
projet.
Implication des collaborateurs dans le projet avec des sondages et
UT 1, UT 2, UT 4 et UT Risques Psychosociaux Dans le cadre du projet de déménagement prévu pour le printemps 2025, mise en place d'un accompagnement des collaborateurs
Tous 23 100% des réunions d'information
5 pendant la phase de préparation du projet et a posteriori.
Conclusion d'un accord collectif comprenant des mesures
d'accompagnement
Accompagnement RH et managerial
Renforcement de l'accompgnement par IAPR
Accompagnement par les services de santé au travail

Communications spécifiques de la DRH

Accompagnement RH et managerial avec entretiens individuels avec
prise en compte des situations individuelles
Risques psychosociaux Dans le cadre du projet de déménagement prévu pour le printemps 2025, mise en place d'un accompagnement spécifique des Réunion collective d'information avec Sodexo et entretiens individuels
UT 4 Tous 23 80%
collaborateurs des facilities management compte-tenu de l'externalisation des équipes au sein de Sodexo Collaboration étroite entre Sodexo et Ipsen

Point pris en
Mettre en place des séparations physiques permettant de delimiter des espaces, mais aussi de diminuer le bruit de fond : 4ème est, 6ème est, 6ème ouest, compte au fur et à
24 Séparation des zones de travail : fait au 1er ouest 100% Pris en compte dans tous les aménagements et/ou à la demande 100% Fait lors des réaménagements et à la demande
1) Dans un premier temps pour isoler un minimum les espaces accueillant les photocopieurs et machines à café 7ème ouest mesure des
réaménagements
Point pris en
1er ouest, 4ème est, 5ème est, 6ème compte au fur et à
25 2) Dans un deuxième temps pour séparer les postes de travail des allées de passage 100% Pris en compte dans tous les aménagements et/ou à la demande 100% Fait lors des réaménagements et à la demande
est, 6ème ouest partiellement mesure des
réaménagements
Non: Cela augmenterait
UT1, UT2, UT4, UT5 Postes en open space Risque lié au bruit 26 3) Réduire le nombre de personnes en vis-à-vis direct si cela perturbe l'activité exagérément la surface de N/A Pris en compte à la demande, au cas par cas 100% Fait à la demande
circulation

Elaboration de la charte
d'aménagement définissant les
Point pris en
divers espaces de replis nécessaires
4) Augmenter le nombre de petites salles de réunion pour que le personnel des Open Space puisse s'isoler lors d'un besoin de compte au fur et à
27 (espace collaboratifs informels) 100% Pris en compte dans tous les aménagements en fonction de l'espace 100% Fait lors des réaménagements
concentration importante ou de confidentialité mesure des
Systématisation de la consultation
réaménagements
des utilisateurs pour finaliser les
aménagements.

Des mesures de bruits ont été

effectuées. Les seuils sont très
Personnel service courrier inférieurs à la limite admissible (80 Réaliser des sas
Sensibiliser le personnel sur les risques liés aux bruits des machines et sur l'intérêt et l'efficacité des protections auditives.
dB sur 8 heures). Cependant un bruit aux portes
UT5 Risque lié au bruit 28 Pose d'absorbeur de son au 1er ouest 100% 100% Les machines ne dépassent pas les normes de risque bruit. Les matériels sont mis à disposition (casques de protection auditive).
Personnel service continu est cause de fatigue et de d'entrée locaux
Incitation du port des protections auditives pour les travaux à proximité des machines
reprographie dificulté de contcentration ont devra serveurs
donc s'intéresser aux bruits continus
(salle serveur)
fait au 6ème ouest
29 Continuer le remplacement des néons traditionnels par les modèles se rapprochant de la lumière naturelle 100% fait à la demande 100%
Tout le personnel du site de
UT1, UT2, UT4, UT5 Risque lié à l'éclairage
Boulogne
30 Fournir une lampe de bureau aux personnes désirant un éclairage d'appoint. A la demande 100% fait à la demande 100%

Adjonction de cloisons vitrées sur les Les imprimantes sont placées dans des endroits au maximum isolés.
31 Isoler les imprimantes Imprimantes isolées 100% fait 100%
secteurs face au espaces copieurs. Le parc a été renouvellé entièrement en juin 2018 pour des imrpimantes moins bruyantes, moins polluantes, plus performantes.
fait: T° de consigne à 23° en période
Analyse du fonctionnement chauffage:
froide (essai de passage à 22° =cela
UT1, UT2, UT4, UT5 Tous Risques liés aux conditions de travail 32 Etudier possibilité réguler la température 100% Adjonction de radiateurs dans les sanitaires, adjonction de résistance 100% Fait à la demande avec une vigilance particulière lors des inter-saisons.
créer trop de disparité de T° sur un
de chauffe dans plus de 50 ventilo-convecteurs
même plateau)
Fait 100% Surveillance régulière / sensibilisation du propriétaire en cas de
33 Améliorer gestion du quai expédition 100% Surveillance régulière de l'état du quai de livraison
dysfonctionnement

Envoi d'email automatique lors des réservations via l'outil de

réservation
Risque biologique
Equipement de protection (gants)
Chef produit intercontinental vaccination Envoi d'email automatique lors des
UT2, UT5 34 Communication aux salariés pays à risque Information par mail avant le voyage 100% Procédure d'AES (accident d'exposition au sang): examens à faire 100% Information par plateforme SOS International 100%
Infirmière site de boulogne soins réservations par Egencia
Blouse; masque si nécessaire
Méthode d'évacuation des déchets de soin (DASRI): sacs adaptés,
évacuation par trimestre des déchets par entreprise spécialisée

Mise en place ponctuelle de chauffage d'apoint

UT4 Hôtesses d'accueil Risque lié à l'ambiance thermique 35 Cloisonnement du poste négocié avec le propriétaire en 2012 Fait 100% fait 100%

36 Identification du personnel concerné Liste des VM concernés reçue 100%

Visiteur médical (spécialiste) - 37 identification détaillée des sources exposition Fait en septembre 100%
UT3 Risque ionisant analyse faite, pas de risque 100%
BU uro-onco et BU endocrino
38 accompagnement lors du déplacement Fait en septembre 100%
Communication faite auprès des VM
39 Collecte infos + mesures prévention des hopitaux 100%
concernés.
40 Gants pour utilisation de produits chimiques Gants à disposition 100%

41 Mise en place de lumière blanche oui 100%

42 Siége pour salle de reprographie 1 siège haut qui convient 100%

Projet global avec
Procédure mise en place pour l'utilisation des PTI service EHS, Suivi des
UT1, UT2, UT4, UT5 Tous Travailleur Isolé 43 PTI à disposition au PC sécurité PTI en place / Ronde effective de l'agent de sécurité 100%
Ronde de l'agent de sécurité à partir de 21h et jusqu'à minuit Journée de retours des
sensibilisation sur plans d'action
Suivi de la mise en place de la culture 3S
le risque chute de locaux: Outil
44 Sensibilisation des salariés sur les mesures à prendre quand les conditions climatiques sont défavorables 100% 100% Création du Conseil EHS Boulogne et sensibilisation du personnel 50%
plain pied de
Toutes Tous Risque de chutes lié aux circulations et déplacements Avril 2018 : sensibilisation sur le risque chute de plein pied.
Campagne de communicatio
prévention Communication sur l'éxistance de la boîte vigilance EHS
45 Sensibilisation des salariés sur les presqu'accidents Fichier crééGEHS
et suivi100% n diffusé aux Création de la boîte vigilance EHS à disposition des collaborateurs 100%
sponsorisée par managers Suvi et analyse des informations collectées.
Comex.

Toutes Tous Risque biologique / épidémique 46

Cf. onglet suivant : l'évaluation du risque épidémique et des mesures de prévention associées est mise à jour régulièrement pendant la période de pandémie Covid-19 avec la Commission Santé, Sécurité et Conditions de travail
UT3 Tous Risque biologique / épidémique 47

UT4 Hôtesses d'accueil Risque biologique / épidémique 47

Sensibilisation et formation du personnel aux bonnes pratiques à adopter en télétravail et vigilance sur la charge de travail
.Communications d'informations sur les bonnes pratiques à adopter en télétravail: postures, organisation de sa journée, temps de pauses,
gestion du lien avec son équipe, sécurité à son domicile, gestion équilibre vie personnelle / vie professionnelle, gestion informatique
.Réalisation de sessions Bien-être par l'infirmière et les Ateliers durables notamment en 2021
.Plusieurs formations proposées sur iLearn (Préserver sa santé en télétravail, Une bonne hygiène de vie, Comment concilier télétravail et
48
travail sur écran etc.)
.Auto-évaluation du poste de travail en télétravail accompagnant le formulaire de mise en place du télétravail à compter de 2021
-Organisation de cours de sports et autres activités en ligne/sur site pour préserver la santé physique et mentale des collaborateurs :
Yoga, éveil, renforcement musculaire, massage, méditation, sophrologie, exercices de relaxation oculaire

.Sensibilisation et formation du personnel aux bonnes pratiques à

adopter en télétravail et vigilance sur la charge de travail
Maintien du lien social et accompagnement des télétravailleurs face au risque d'isolement
.Cellule d'écoute et d'accompagnement des collaborateurs ouverte 24h/24h 7j/7
.Maintien du lien social et accompagnement des télétravailleurs face
.Actions complémentaires en cas de recours au télétravail exceptionnels :
49 au risque d'isolement
-Web radio : Ensemble !
-Petits déjeuners virtuels au sein des services pendant la pandémie Covid19
.Actions complémentaires en cas de recours "exceptionnel au
répartition travail en présentiel / télétravail (60% - 40%) : limite l'isolement social
télétravail"

.Accompagnement des collaborateurs et des managers sur le

Tous ( sauf poste en
mangement d'équipe travaillant en formule "hybride"
Toutes inadéquation avec le Risques liés au télétravail
télétravail) .Accompagnement des collaborateurs et des managers sur le travail en formule "hybride"
.Communications des différentes actions d'Ipsen sur le télétravail et
50 .Ateliers Green working sur le travail en hybride à destination des nouveaux managers
échanges avec les collaborateurs sur les actions en place
.A partir de septembre 2023 nouveaux parcours managers
.Mise à disposition de matériels pour améliorer le travail au domicile

.Accompagnement à la "reconnexion" dans le cadre du travail en

mode hyrbide

Outils informatiques collaboratifs (teams;Klaxoon)

 Tous ( sauf poste en
mangement d'équipe travaillant en formule "hybride"
Toutes inadéquation avec le Risques liés au télétravail
télétravail)
.Communications des différentes actions d'Ipsen sur le télétravail et
échanges avec les collaborateurs sur les actions en place
%
Unité Poste de travail Catégorie de risque N° Recommandations Bilan 2012 Bilan 2013 Bilan 2014 % Avance Actions 2015 % Avance Actions
.Mise à disposition de matériels pour améliorer le travail au domicile % Avance Actions complémentaires
Avance

.Accompagnement à la "reconnexion" dans le cadre du travail en Communications sur les actions Ipsen & échanges avec les collaborateurs :
mode hyrbide .Guides à destination des collaborateurs et managers sur le télétravail
.L'application de la Charte sur le droit à la déconnexion
51
Outils informatiques collaboratifs (teams;Klaxoon) .Renforcement de la communication RH et conseils QVCT pendant la pandémie de Covid19 : par mails, Newsletter RH etc.
.Enquêtes auprès des collaborateurs sur le télétravail chez Ipsen (ex: Octomine en 2020, Engagement survey tous les 2 ans)
.Création d'un espace partagé virtuel via Teams regroupant toutes les actions Ipsen sur le Bien-Etre à compter de 2021

Mise à disposition de matériels pour améliorer le travail au domicile

52 .Remboursement de l'achat de matériels (bureau et chaise/fauteuil, lampe, écran fixe et rehausseur, souris et clavier) pour l'exercice du
télétravail dans la limite de 250 euros par collaborateur (éligible) à compter de 2020 ou fourniture directe par Ipsen du matériel nécessaire

Evenement "reconnect" post isolement pour l'accompagnement des collaborateurs et managers sur la "reconnexion" entre collaborateurs
53
dans le cadre du travail en mode hybride (mails, réunion, animation sur site)

vidéo via un e-learning qui évoque la sécurité et les conditions de travail sédentaire ainsi que des conseils pour bien installer son poste de
travail et la pratique d'étirement au cours de la journée
formation sur les consignes d'installation du poste de travail: position de l'écran; réglage de la lumière, du siège
objectifs: agir en prévention de troubles au niveau des cervicales, mal de dos, lombalgie par exemple
UT1 Poste sédentaire risques identifiés: troubles musculo squelttique (TMS)
Durant la semaine de la QVCT, stand dans l'atrium avec des bureaux pour donner des conseils sur installation au poste de travail et lutte
contre la sédentarité (pas reconduit en 2024)
Passage de l'Infirmier diplômé d'Etat au poste de travail des salariés le souhaitant ou intervention pour des équipes

Toutes Tous Toutes 54 Actualiser la table des unités de travail / poste de travail fait 100% Revue annuelle des UT Revue annuelle des UT 100% Revue annuelle des UT 100%
Zone de dégagement
Consignes de sécurité affichées dans les locaux
système d'alarme sonore
Il y a environ 8 à 10 extincteurs par palier
une cage anti feu pour les personnes à mobilité réduite par palier
1 ouvrant pompier par façade,
BAES dans tout le bâtiment
Détecteur de fumée
Des colonnes de désenfumage (dispositif pour aspirer l’air pour
pouvoir éteindre plus rapidement le feu)
2 escaliers de secours par palier
Risque incendie Affichage à chaque étage des listes des personnes formées à la
Brûlure sécurité incendie
Toutes Tous 55
Intoxication 16 sessions de formation répertoriées sur 4 jours proposées à tout le
Explosion personnel avec théorie et mise en situation
1 test d'évacuation par an avec une moyenne de 5 minutes pour
évacuer l'ensemble des personnes sur site
Audit règlementaire des extincteurs chaque année
Registre de sécurité

Mettre en place
une méthodologie
pour impliquer le
management
intermédiaire pour
Toutes Tous Toutes 56 Actualiser l'analyse des riques que l'appropriation 100% Revue annuelle Fait 100%
du DUER se fasse
au plus près des
postes de travail
Intégrer dans
l'approche 3S
 CSSCT du 5 mai 2020

Plan d'actions spécifique lié à la prévention du risque épidémique Covid-19

Mise à jour de Septembre 2020

Unités de
Période Poste de travail Recommandations Actions complémentaires Etat d'avancement
travail

En cas d'alerte épidémique :

Mise en place d'une cellule de gestion de crise Globale et d'une cellule de gestion de crise locale ;
Diffusion de communications régulières sur la gestion épidémique et affichage des consignes de
Veille et suivi des consignes de prévention / sécurité des autorités gouvernementales (Ministère
prévention,
de la Santé, Ministère du Travail, …)
Mise à disposition, dans la mesure du possible, du matériel de prévention préconisé par les autorités
Communication précises des consignes de prévention auprès de l'ensemble des salariés de
Toutes Tous gouvernementales (par exemple : gel désinfectant, masques de protection, etc.) Mis en place
l'établissement (par mails, affichages, etc)
Consignes de prévention anticipées et communiquées également aux prestataires amenés à travailler au
Adaptation des consignes nationales au sein de l'établissement
sein de l'établissement pendant la période d'épidémie
Adaptation des déplacements professionnels
Période de début Nettoyage approfondi des parties communes et privatives / mise en place d'une procédure d'urgence avec
d'épidémie sur le la société de nettoyage pour tout cas avéré ou suspect afin d'isoler la personne et de désinfecter
territoire français Ces mesures sont prises en relation et coordonnées avec le propriétaire, le locataire et le colocataire.

Selon le risque épidémique et selon la situation sur le territoire national et/ou régional, des consignes
UT3 Tous Adaptation des consignes nationales et/ou régionales pour les salariés itinérants Mis en place
complémentaires relatives aux visites des professionnels de santé sont prises

Selon le risque épidémique, mesures spécifiques pour l'accueil du public au sein de l'établissement telles
UT4 Hôtesses d'accueil Adaptation des consignes pour les salariés en premier contact avec le public sur l'établissement que mise à disposition de boites pour le dépôt des badges , de produits nettoyants ou de gants pour Mis en place
nettoyage des badges.

Fermeture du site - Site fermé dès l'annonce des autorités (16 mars 2020).
Généralisation du télétravail Communication auprès des managers et de l'ensemble des collaborateurs sur les bonnes pratiques en
Vigilance sur la Charge de travail en télétravail - Application de la charte du droit à la télétravail ; bonnes postures.
déconnexion Mise à disposition de modules de formation spécifiques sur le télétravail
Gestion des outils informatiques pendant le télétravail Communication du département informatique pour faciliter l'utilisation des outils pendant le télétravail
Mise à disposition de moyens permettant de maintenir le lien social : radio Ipsen, communications
Tous
Interdiction des déplacements professionnels (pour se rendre sur tout autre site de travail, régulières d'informations de la Direction, points réguliers au sein des équipes, etc. accompagnement des
séminaires, congrès…) managers (Q&A,...) pendant toute la période, mise en place d'un covid-19 corner sur l'intranet afin de
Toutes centraliser toutes les informations / initiatives mises en place dans le groupe
Mise en place d'un processus spécifique pour tout passage / toute présence exceptionnelle
éventuellement nécessaire Aucune présence sur site sauf besoin exprès très exceptionnel : validation manager + RH + Facilities
management - Fourniture de matériel de protection

Mis en place
Période de fonctionnement de la cellule d'écoute 7jr/7 pour un accompagnement psychlogique des salariés,
confinement mise en fonctionnement de la cellule de veille incluant les services de santé au travail, possibilité de contacter
œuvre par les autorités Tous Mesures de prévention des risques psychosociaux
l'infirmière ou le médecin du travail,
françaises Accompagnement pratique des managers dans la gestion de la crise
Mars 2020 Mis en place

Arrêt de l'activité de visite médicale dans les établissements de santé Télétravail généralisé dès le 16 mars 2020.
UT3 Ensemble des BU
Arrêt des déplacements professionnels (pour rendez-vous manager, etc.) Organisation d'une période de formation à distance
Mis en place

Adaptation des consignes de prévention pour un travail sur site : rotation des équipes (un
UT4 Service courrier présent sur sitecollaborateur présent)
Matériel d'équipement : masque, gel hydroalcoolique, ainsi que des gants pour la manipulation du courrier
Organisation par les services généraux
Mis en place
 CSSCT du 5 mai 2020

Organisation d'une présence sur site très restreinte pour des besoins de maintenance
Service informatique - Quelques créneaux déterminés ; rotation des équipes ; équipements de protection à disposition (masque,
informatique
UT2 Helpdesk - assurant une gel hydroalcoolique)
Mesures de prévention sur site -une personne maximum de l'équipe présente sur site
présence sur site respect des règles de distanciation, organisation des installations physiques si besoin
Organisation par la hiérarchie en lien avec les services généraux
Mis en place

Cellule de gestion de crise Globale et cellule de gestion de crise locale ;

Poursuite du télétravail avec reprise progressive, et notamment application des consignes
gouvernementales pour les personnes dites vulnérables
Diffusion de communications régulières (managers et salariés) sur la gestion épidémique et affichage des
consignes de prévention,
Communication particulière sur le nouveau mode de fonctionnement du batiment
Obligation d'utiliser le matériel de protection mis à disposition de tous les collaborateurs sur site (masques
de protection de type I-II), gel hydroalcoolique, lingettes désinfectantes, etc.)
Mise à disposition de formation elarning sur le respect des gestes barrières, les mesures de protection,...
Veille et respect des consignes gouvernementales Consignes de prévention anticipées et communiquées également aux prestataires amenés à travailler au
Tous Mis en place
sein de l'établissement pendant la période d'épidémie
Nettoyage approfondi des parties communes et privatives / mise en place d'une procédure d'urgence avec
la société de nettoyage pour tout cas avéré ou suspect afin d'isoler la personne et de désinfecter
Ces mesures sont prises en relation et coordonnées avec le propriétaire, le locataire et le colocataire.
Chaque salarié doit contrôler sa température avant de venir travailler sur site. Il est demandé aux
collaborateurs de ne pas venir en cas de température supérieure à 38°C ou en cas d’apparition d’autres
symptômes du Covid-19 tel que prévu par les consignes gouvernementales.
Un contrôle de température à l’entrée du site peut être réalisé sur volontariat par thermomètre infrarouge
(respectant la réglementation de protection des données personnelles, notamment aucun enregistrement
ni traitement de telles données).

Préparation préalable du site :

- désinfection du site
- vérification des systèmes de ventilation / eau, etc.
- sécurisation de l'accès au bâtiment, des parties communes Commande des matériels de protection recommandés (masques, gel hydroalcoolique, lingettes de
- réorganisation des espaces de travail conformément aux consignes des autorités : bureaux, désinfection)
salles de réunion, Protocole de désinfection du site avec le prestataire d'entretien du bâtiment
- organisation du local de l'infirmerie Contrôle et décontamination des systèmes de ventilation - changement des filtres de ventilation
Accès au bâtiment par une seule entrée (côté accueil) : marquages au sol ; entrée grâce au badge d'accès
donc sans toucher les portes par un portillon dédié; sortie par un second portillon dédié, sans aucun
contact
Mise à disposition, dès l'entrée du bâtiment, de tous les matériels de protection recommandés : 2 masques
Tous Mis en place
(port obligatoire dans le bâtiment dans les zones de circulation) ; gel hydroalcoolique. Des lingettes
désinfectantes peuvent être distribuées en plus sur demande.
Equipe des facilities managements dédiée à l'accueil des salariés pour remettre le matériel et du leaflet
d'information, et réponse aux questions
Mise en place d'une hotline dédiée pour répondre aux questions concernant le bâtiment
Utilisation des ascenseurs : marquages au sol, désinfection régulière, consigne communiquées auprès des
collaborateurs et affichées (notamment nombre maximum de collaborateurs par ascenseur, etc.)
Ventilation 100% air neuf dans l'ensemble du bâtiment

Toutes

Restaurant inter entreprise :

- désinfection préalable des salles de restauration, cuisine, matériel, etc.
- mise en route des frigo etc.
- réorganisation de l'espace de restauration : marquage au sol pour les distanciations sociales ;
suppression de tables pour mise en oeuvre des règles de distanciation sociale, séparations entre
le personnel du restaurant et les utilsateurs (installation de séparation en plexiglace)
- plan de prévention avec le prestataire pour la protection des collaborateurs de l'organisme Mise en œuvre de l'ensemble de ces recommandations pour l'ouverture du RIE
Tous prestataire et des utilisateurs du RIE Mis en place
- obligation d'utiliser le matériel de protection pour le personnel du restaurant
- nettoyage appronfondi tous les jours de tous les espaces du RIE
- élargissement des plages d'ouverture du RIE : 11h30 - 14h30
Période de reprise - consignes d'accès au RIE communiquées aux collaborateurs sur site (horaires, nombre
progressive sur maximum de personnes dans le RIE, règles de distanciation, etc.)
site/terrain - mise hors fonction de la borne de rechargement des badges
Période de reprise
progressive sur
site/terrain CSSCT du 5 mai 2020

Espaces de vie en collectivité :

- atrium : aucun rassemblement ne doit être permis ; marquages au sol, fermeture de la cafétéria
- mise en service de tous les ascenseurs pour éviter au maximum tout afflux devant les seuls
acsenseurs centraux : détermination / affichage des règles d'utilisation (selon les cabines, 1 ou 2
personnes maximum), marquages au sol, etc.
- passerelles : mise à disposition de gel hydroalcoolique avant les portes Est et Ouest, Mise en œuvre de l'ensemble de ces recommandations
Tous Mis en place
désinfection très régulière dans la journée des portes
- points cafétéria dans les étages : accès autorisé avec les matériels de protection et dans le
respect des règles de distanciation sociale, désinfection très régulière des machines à boissons
et fontaines
- signalétique déterminant les sens de ciculation permettant l'organisation des flux dans le
bâtiment

Mise à disposition de modules de formation sur le télétravail et d'une documentation sur les bonnes
pratiques en télétravail ; bonnes postures.
Mise en place d'un covid-19 corner sur l'intranet afin de répertorier toutes les informations / initiatives mises
en place dans le groupe
Mise à disposition de moyens permettant de maintenir le lien social : radio Ipsen, communications
régulières d'informations de la Direction, points réguliers au sein des équipes, etc.
Espaces de travail :
- Le télétravail reste la règle ; mesures de prévention des TMS et risques psychosociaux Communication des consignes auprès des managers et collaborateurs
Tous - organisation des équipes pour une rotation de présence sur site si l'activité le nécessite Mise en œuvre de l'ensemble de ces recommandations Mis en place
- réorganisation des espaces de travail si nécessaire pour le respect des règles de distanciation
sociale (salles de réunion, bureaux) Dés que possible pendant la période de télétravail : mise en place d'un process permettant de récupérer, à
la demande, l'écran présent sur le poste de travail dans l'établissement.

fonctionnement de la cellule d'écoute 7jr/7 pour un accompagnement psychlogique des salariés,

fonctionnement de la cellule de veille incluant les services de santé au travail, possibilité de contacter
Tous Mesures de prévention des risques psychosociaux Mis en place
l'infirmière ou le médecin du travail,
Accompagnement pratique des managers pour la reprise d'activité

Mise à disposition du matériel de protection : masques, gel hydroalcoolique, visière

Mesures spécifiques pour l'accueil du public au sein de l'établissement : les visiteurs "business" Ipsen ne
sont pas autorisés sur le site dans un premier temps. Pour les autres visiteurs (livreurs,..), mise à
UT1 Hotesses d'accueil Organisation de l'espace de travail et des modalités d'accueil des visiteurs sur site disposition de moyen de protection et contrôle température. Mis en place
Installation de séparations en plexiglass au niveau de l'accueil
Mise à disposition de boites pour le dépôt des badges , de produits nettoyants ou de gants pour nettoyage
des badges.

Mise en oeuvre de toutes les recommandations

- continuité du travail à distance sur plusieurs semaines
Comme indiqué pour toutes les unités de travail, application des gestes barrières recommandés et des
- organisation de l'envoi du matériel de protection recommandé : gel hydroalcoolique ; masques
UT3 UT3 consignes de sécurité demandées par l'entreprise. Notamment, chaque salarié doit contrôler sa Mis en place
types I-II. Pas de reprise d'activité sur le terrain avant la réception de ce matériel
température avant de partir travailler. Il est demandé aux collaborateurs de ne pas se rendre sur un lieu de
- application des consignes des établissements de santé
travail en cas de température supérieure à 38°C ou en cas d’apparition d’autres symptômes du Covid-19
tel que prévu par les consignes gouvernementales.

Cellule de gestion de crise Globale et cellule de gestion de crise locale ;

Mise en application du nouveau protocole de déconfinement déployé par le gouvernement à partir du 24

juin 2020
Toutes Tous Veille et respect des consignes gouvernementales Mis en place
Désignation d'un référent Covid-19 au niveau du site : il s’assure de la mise en œuvre des mesures et de
l’information des salariés. L'identité du référent et sa mission sont communiquées à l’ensemble du
personnel.
 CSSCT du 5 mai 2020

Le télétravail n’est plus la norme mais il reste une solution à privilégier dans le cadre d’un retour progressif
à une activité présentielle, y compris alternée. Les contraintes personnelles seront prises en compte par le
manager
Exception : le télétravail reste recommandé pour :
. Les personnes dites vulnérables (sur présentaion d'un justificatif du médecin traitant)
. Les personnes à risque de forme grave de covid19 (sur justificatif)
. Les personnes devant garder leurs enfants à domicile pour des raisons d'isolement
UT1, UT2,
Tous Fixer les principes de reprise accélérée de l'activité sur le site Mis en place
UT4, UT5 Reprise accelérée sur site à compter du 29 juin : 50% de l'effectif autorisé à se rendre sur site après
information du manager => chaque collaborateur doit se rendre sur site au moins 2 jours par semaine
Les salariés dont la présence physique est obligatoire et ne pouvant téletravailler sont prioritaires.

Mise en place de modalités d'information de la venue des collaborateurs sur site :

A compter du 29 juin, utilisation de l'application "Planning restart Boulogne" par chaque salarié pour
pouvoir indiquer les jours de présence sur site et consuter le taux de présence chaque jour. L'inscription
n'est plus possible lorsque le taux maximum d'accueil est atteint.

Utilisation du kit sanitaire reçu à domicile.

Approche multi canal de la reprise progressive des visites auprès des PDS : visite en face à face selon les
modalités d'accueil des PDS, avec application des gestes barrières et des mesures de protection
.Utilisation possible de la Visite à Distance pour réaliser les visites de façon digitale selon les modalités
d'accueil des PDS
.Poursuite du travail à domicile pour les tâches administratives;

Mise en oeuvre de toutes les recommandations sanitaires :

Application des gestes barrières recommandés et des consignes de sécurité demandées par l'entreprise.
Notamment, chaque salarié doit contrôler sa température avant de partir travailler. Il est demandé aux
collaborateurs de ne pas se rendre sur un lieu de travail en cas de température supérieure à 38°C ou en
cas d’apparition d’autres symptômes du Covid-19 tel que prévu par les consignes gouvernementales.

UT3 Tous Rappel des principes de reprise progressive de l'activité sur le terrain .Respect des règles de distanciation par les salariés dans le cadre des déplacements (Maintenir une Mis en place
distance de 1 mètre entre chaque personne)
En cas de duo face - face avec le manager, il est demandé de respecter une distance dans le véhicule à
savoir une personne à l’avant et une personne à l’arrière dans la mesure du possible.Toutefois en cas
d'impossibilité, la présence de plusieurs salariés dans un véhicule est possible à condition que chacun
porte un masque et respecte les règles de l’hygiène des mains

.Gestion des déchets : Utilisation par les salariés de sacs poubelles spécifiques zippés/refermables pour
jeter les masques et lingettes souillées

.Nettoyage et désinfection renforcés des véhicules plusieurs fois par jour par les salariés (poignée de
portes, volant, levier de vitesse, boite à gants) ainsi que téléphone et tablette.

Mise à disposition des protocoles des autorités de santé :

.En cas de contact avec une personne malade du Covid 19
.En cas de symptômes du Covid 19

Communication sur les modalités de reprise accélérée :

- Communication globale de la DRH France concernant le cadre de reprise accélérée sur site auprès de
l'ensemble des collaborateurs et sur le nouveau mode de fonctionnement au sein du bâtiment
- Communication des managers auprès de leurs collaborateurs sur ces modalités de reprise et sur le suivi
- Newsletter RH du 19 juin 2020 sur les modalités de la reprise accélérée
- Echanges avec le CSE sur ces modalités, le 25 juin 2020 Mis en place

Affichage des consignes de prévention sur l'ensemble du site : mise à disposition de tuto sur le respect des
gestes barrières, les mesures de protection, la gestion des déchets

Consignes de prévention anticipées et communiquées également aux prestataires indispensables à

l'activité amenés à travailler au sein de l'établissement pendant cette période
 CSSCT du 5 mai 2020

Matériel de protection :
Mise à disposition, dès l'entrée du bâtiment, de tous les matériels de protection recommandés :
.masque de protection de type I-II (port obligatoire dans le bâtiment dans les zones de circulation - port non
obligatoire dans une position statique à son poste de travail avec respect des distanciations) ; 2 masques /
jour + 2 masques supplémentaires pour les salariés venant en transport en commun distribués chaque jour
.gel hydroalcoolique distribué chaque jour
.lingettes désinfectantes peuvent être distribuées en plus sur demande.

==> Obligation d'utiliser le matériel de protection mis à disposition de tous les collaborateurs sur site (pas
d'utilisation des masques en tissus personnels)

+ Accompagnement des salariés sur site dans la prise en main du matériel et l'application des mesures Mis en place
barrières:
.Equipe des facilities managements dédiée à l'accueil des salariés pour remettre le matériel (masques, gel-
hydro-alcoolique etc), les consignes dans le batîment et répondre aux questions
.Remise d'un kit explicatif sur les mesures déployées et applicables sur site incluant un courrier
d'information remis aux collaborateurs par lequel ils attestent avoir pris connaissance des mesures de
protection déployées sur le site
.Mise en place d'une hotline pour répondre aux questions concernant le bâtiment

Pour les collaborateurs présents sur l'immeuble Jazz, récupération du kit sanitaire sur l'immeuble Khapa.
L'ensemble des mesures énoncées concernent bien ces collaborateurs.
Toutes Tous

Mesures de distanciation : application du nouveau protocole de déconfinement

. Maintenir une distanciation de 1 mètre entre chaque personne (5 marches dans les escaliers).
Utilisation du site : application des mesures sanitaires gouvernementales : Mis en place
. Si risque de rupture de la distanciation physique : les salariés doivent porter un masque obligatoirement.
- désinfection et nettoyage régulier du site
. Mise en application de ces nouvelles mesures au sein des espaces de travail
- sécurisation de l'accès au bâtiment, des parties communes
- réorganisation des espaces de travail conformément aux consignes des autorités : bureaux,
salles de réunion Contrôle de la température :
.Il est demandé au personnel de contrôler sa température avant de venir travailler sur site : en cas de
température supérieure à 38°C ou en cas d’apparition d’autres symptômes du Covid-19, les salariés ne
doivent pas se rendre su site en application des consignes gouvernementales et du plan de prévention de
la médecine du travail ;
Mis en place
.Un contrôle de température à l’entrée du site peut être réalisé sur volontariat par thermomètre infrarouge
(respectant la réglementation de protection des données personnelles, notamment aucun enregistrement
ni traitement de telles données).
2 thermomètres installés dans l'atrium, derrière des rideaux pour respecter la confidentialité

Nettoyage régulier et désinfection renforcée plusieurs fois par jour des parties communes et
privatives :
actions accrues sur les zones de contacts (poignées de portes, rampes d’escaliers, boutons d’ascenseurs,
toilettes, fontaines à eau, copieurs, poubelles …)
==> mise en place d'une procédure d'urgence avec la société de nettoyage pour tout cas avéré ou suspect Mis en place
afin d'isoler la personne et de désinfecter

Nécessité de ranger son bureau en quittant l’établissement pour permettre le nettoyage approfondi de
l’espace de travail

Sécurisation de l'accès au bâtiment :

.Accès au bâtiment par une seule entrée (côté accueil) : marquage au sol ; entrée grâce au badge d'accès
donc sans toucher les portes par un portillon dédié; sortie par un second portillon dédié
Mis en place
Période de reprise
.signalétique/marquage au sol déterminant les sens de ciculation permettant l'organisation des flux dans le
accelérée sur le site /
bâtiment
terrain
Amplitude horaire d’accès au site élargie :
Mis en place
Plage horaire étendue de 7h30 à 20h
Gestion des prestataires et des visiteurs :
Les visiteurs « business » ne sont pas autorisés jusqu’à nouvel ordre. Les autres visiteurs/prestataires
Mis en place
(nécessaires à la maintenance du site ou indispensables à l'activité) devront respecter les règles sanitaires
d’Ipsen (port du masque, gel hydroalcoolique et port de visières).
Gestion des livraisons :
Mis en place
Les livraisons de repas ne sont pas autorisées pour limiter les interactions avec des personnels externes
 CSSCT du 5 mai 2020

Infirmerie :
.Mise en place d'une signalétique au sol
.Désinfection quotidienne et renforcée
.Port obligatoire du masque
.Lavage de mains obligatoire et mise à disposition de gel hydroalcoolique
.Retrait des documents papiers dans la salle d'attente
.Accès à la salle de repos possible : mise en place de linge à usage unique
UT5 Infirmerie Mis en place
.Visite d'embauche, de reprise et rendez-vous privilégiés en visioconférence. Visites en présentiel avec le
médecin réalisées de façon exceptionnelle à ce stade.
.Mise à disposition de matériel de protection (masque) pour les salariés SST en l'absence de l'infirmière
.Gestion des déchets : poubelles spéciales (DASRI) pour jeter si besoin gants, masques, mouchoirs …

Accompagnement des salariés SST : information par l'infirmière sur le protocole mis en place en cas de
suspiscion de cas sur site

Atrium :
.Les rassemblements sont organisés dans le respect des règles de distanciation physique
.marquages au sol ; Mis en place
.Réouverture de la cafétéria à compter du 6 juillet 2020 dans le respect des règles de distanciation
physique, des consignes sanitaires et du port du matériel de protection
Ascenseurs :
.mise en service de tous les ascenseurs pour éviter au maximum tout afflux devant les seuls acsenseurs
centraux :
Mis en place
.affichage des règles d'utilisation (selon les cabines, nombre de personnes maximum affiché)
.marquages au sol,
.désinfection régulière,

Toutes Tous Mesures complémentaires mises en place dans les parties communes / collectives : Passerelles :
application de la distanciation sociale et réorganisation des espaces de vie .mise à disposition de gel hydroalcoolique à la sortie des ascenseurs et avant les portes Est et Ouest,
Mis en place
.désinfection très régulière dans la journée des portes/ouvertures de portes / Les portes palières des
passerelles seront momentanément ouvertes.

Etages :
.points cafétéria dans les étages : accès autorisé avec les matériels de protection et dans le respect des
règles de distanciation sociale, désinfection très régulière des machines à boissons et fontaines, gel
hydroalcoolique à proximité des machines à café
Mis en place
.non utilisation des frigos disponibles dans le bâtiment
.signalétique déterminant les sens de ciculation permettant l'organisation des flux dans les étages
.Gestion des déchets : Mise en place de poubelles spécifiques pour les masques et lingettes souillés
(fermées avec pédale d’ouverture) près des corbeilles de tri sélectif à chaque étage

Mesures de désinfection :
Mis en place
.nettoyage appronfondi tous les jours de tous les espaces du RIE

Organisation de l'espace de restauration :

.marquage au sol pour les distanciations sociales ;
.suppression de tables pour mise en oeuvre des règles de distanciation sociale,
.élargissement des plages d'ouverture du RIE : 11h30 - 14h30
.consignes d'accès au RIE communiquées aux collaborateurs sur site (horaires, nombre maximum de
Mis en place
personnes dans le RIE, règles de distanciation, etc.)
.mise hors fonction de la borne de rechargement des badges
Toutes Tous Restaurant inter entreprise : application des mesures sanitaires gouvernementales et du .micro-ondes non utilisables pour éviter les utilisations multiples.
protocole sanitaire MRS .Les entrées, les desserts, le pain et les couverts sont emballés. Les plats chauds sont servis. Pas de
matériel en libre accès dans les salles de restauration (carafe d'eau etc.)

Matériel de protection :
.Plan de prévention avec le prestataire pour la protection des collaborateurs de l'organisme prestataire et
des utilisateurs du RIE
.Obligation d'utiliser le matériel de protection pour le personnel du restaurant (visière, masque et gants) Mis en place
.Mise en place de séparations entre le personnel du restaurant et les utilsateurs (installation de séparation
en plexiglace)
.Mise à disposition gel hydroalcoolique à l'entrée des RIE
 CSSCT du 5 mai 2020

Utilisation du mode opératoire pour accompagner les salariés à la reprise sur le terrain et garantir la sécurité sur le
plan sanitaire (aide à la réalisation des visites en Face-Face ou à distance).

Poursuite des communications pendant cette période de reprise accélérée:

.sur le télétravail avec rappel des bonnes pratiques pour concilier vie professionnelle et vie personnelle
Toutes Tous Communication .sur les bonnes postures Mis en place
.sur la charte de droit à la déconnexion, la nécessité de réaliser des pauses en période de télétravail
.sur les bonnes pratiques sur la gestion informatique : support IT service desk sur site sous forme de rdv planifié
(jusqu'à nouvel ordre pour éviter l'attente sur site)
.sur l'accompagnement au quotidien
Communication périodique "Newsletter" à tous les collaborateurs avec des thématiques spécifiques (questions RH,
Bien-être,…)

Prolongation de l’interdiction de voyager à l’étranger

Toutes Tous Déplacements professionnels Possibilité d'effectuer des déplacements nationaux en cas de stricte nécessité Mis en place
Interdiction de participer à des congrès internationaux ou conférences externes internationales
Reprise progressive des déplacements dans les établissements de santé, selon l'accueil des PDS avec application des
mesures barrières et utilisation des moyens de protection
Dispositif d'appel :
Poursuite de la cellule d'écoute 7jr/7 pour un accompagnement psychlogique des salariés (cellule d'écoute Mis en place
IAPR joignable au 0800 0002 26)
Cellule de veille interne :
Poursuite de la cellule de veille composée des services de santé au travail, de la Responsable Qualité de Mis en place
vie au travail, d'élus du CSE et du Président du CSE
Management :
Poursuite de l'accompagnement pratique des managers dans la gestion de la crise sur le bon management Mis en place
Toutes Tous Mesures spécifiques de prévention des risques psycho-sociaux
à distance et sur la reprise accélérée sur site/sur le terrain (mise en place Q&A)
Communication et Maintien du lien social :
.Poursuite des communications régulières
.Poursuite des actualités sur le covid corner et de la radio Ensemble
.Déploiement d'une enquête auprès des collaborateurs pour comprendre comment la situation de Mis en place
confinement et post confinement sont vécues
.Communication périodique "Newsletter" à tous les collaborateurs avec des thématiques spécifiques
(questions RH, Qualité de Vie au Travail,…)

Pour atténuer la lumière bleue des écrans : téléchargement d'un logicel :

Sous Windows 10 :
•Cliquez sur Démarrer > Paramètres > Système.
•Vous arrivez dans la première section Affichage, activez alors l'option Eclairage nocturne :
Toutes Tous •Cliquez ensuite sur le lien Paramètres d'éclairage nocturne.
Mesures de prévention pour le travail sur ordinateur Mis en place
Sur les I Phone, Ipad :
•Réglages
•Luminosité et affichage
•Apparence : choisir sombre

Toutes Tous Communication sur les bonnes postures à adopter notamment en télétravail
Mesure des prévention des TMS Mis en place

Mise à disposition du matériel de protection : masques, gel hydroalcoolique, visière

Mesures spécifiques pour l'accueil du public au sein de l'établissement : les visiteurs "business" Ipsen ne
sont pas autorisés sur le site dans un premier temps. Pour les autres visiteurs (livreurs,..), mise à
UT1 Hotesses d'accueil Organisation de l'espace de travail et des modalités d'accueil des visiteurs sur site disposition de moyen de protection et contrôle température. Mis en place
Installation de séparations en plexiglass au niveau de l'accueil
Mise à disposition de boites pour le dépôt des badges , de produits nettoyants ou de gants pour nettoyage
des badges.

Equipements de protection à disposition (masque, gel hydroalcoolique) avec port du masque obligatoire
Service informatique - IT Mis en place
UT1 Organisation permettant l'application des mesures de protection sanitaire dans la file dans la file d'attente pour les collaborateurs
Corner
d'attente respect des règles de distanciation, organisation des installations physiques si besoin, signalétique affichée
 Plan d'actions spécifique lié à la prévention du risque épidémique Covid-19

Période Unités de travail Poste de travail Recommandations Actions Actions complémentaires % Avance
Veille et respect des consignes Mise en application du nouveau protocole nationale
Poursuite de la Cellule de gestion de crise
Toutes Tous gouvernementales saitaire pour les entreprises déployé par le gouvernement Mis en place
Globale et cellule de gestion de crise locale
en date du 31 août 2020

Le référent s’assure de la mise en œuvre des mesures et

Modalités de mise en œuvre des Maintien de la désignation d'un référent de l’information des salariés
Toutes Tous Mis en place
mesures de protection dans l'entreprise Covid-19 au niveau du site L'identité du référent et sa mission sont communiquées à
l’ensemble du personnel

Jusqu'au 18 septembre 2020 :

Mise à disposition quotidienne, dès l'entrée du bâtiment,
du matériel de protection recommandé:
.masque de protection de type I-II : 4 masques par
personne par jour

A partir du 21 septembre : remise d'un kit sanitaire à

chaque salarié pour une durée de 2 mois équivalent à 4
masques par jour par salarié (information du personnel
Matériel de protection : par mail du 17.09.2020)
Port du masque obligatoire en permanence
Ouverture du site : application des (en intérieur et en extérieur) pour tous les Possibilité de porter son propre équipement de Mise en place /
Toutes Tous
mesures sanitaires gouvernementales salariés IPSEN et entreprises extérieures protection (masque lavable par exemple) dès lors qu'il en cours
Sauf exceptions (personnes en bureaux respecte les normes sanitaires
individuels)
.Gel hydroalcoolique mis à disposition dans les locaux
(entrée / sortie de l'immeuble, auprès de chaque batterie
d'assenceur, à l'entrée de chaque plateau, près des
copieurs, près de la cafetaria, à l'entrée du RIE)
.lingettes désinfectantes peuvent être distribuées en plus
sur demande.
 Communication sur les modalités
applicables :
Communication à l'ensemble des salariés des
nouvelles règles applicables par mail de la
DRH France du 26/08/2020
Affichage des consignes de prévention sur l'ensemble du
Newsletter de la DRH France bi-mensuelle à
site : mise à disposition de tuto sur le respect des gestes Mise en place /
l'ensemble des salariés sur les modalités
barrières, les mesures de protection, la gestion des en cours
applicables à compter du 31/08/2020
déchets
Mail d'information du 17 septembre sur les
modalités de distribution des masques et
rappel des règles sanitaires
Actualisation des affichages (salles de
réunion)

Contrôle de la température :
.Il est demandé au personnel de contrôler sa
température avant de venir travailler sur site :
en cas de température supérieure à 38°C ou
en cas d’apparition d’autres symptômes du
Covid-19, les salariés ne doivent pas se rendre
sur site en application des consignes
gouvernementales et du plan de prévention
de la médecine du travail ;
Toutes Tous Mis en place
.Un contrôle de température à l’entrée du site
peut être réalisé sur volontariat par
thermomètre infrarouge (respectant la
réglementation de protection des données
personnelles, notamment aucun
enregistrement ni traitement de telles
données).
2 thermomètres installés dans l'atrium,
derrière des rideaux pour respecter la
confidentialité

Nettoyage régulier et désinfection renforcée

plusieurs fois par jour des parties communes
et privatives :
actions accrues sur les zones de contacts
(poignées de portes, rampes d’escaliers,
boutons d’ascenseurs, toilettes, fontaines à Mis en place
eau, copieurs, poubelles …)
==> Maintien de la procédure d'urgence avec
la société de nettoyage pour tout cas avéré ou
suspect afin d'isoler la personne et de
désinfecter
 Sécurisation de l'accès au bâtiment :
.Accès au bâtiment par une seule entrée (côté
accueil) : marquage au sol ; entrée grâce au
badge d'accès donc sans toucher les portes
par un portillon dédié; sortie par un second
Toutes Tous Mis en place
portillon dédié

.signalétique/marquage au sol déterminant

les sens de ciculation permettant
l'organisation des flux dans le bâtiment

Amplitude horaire d’accès au site élargie :

Toutes Tous Mis en place
Plage horaire étendue de 7h30 à 20h

Infirmerie :
.Mise en place d'une signalétique au sol
.Désinfection quotidienne et renforcée
.Port obligatoire du masque
.Lavage de mains obligatoire et mise à
disposition de gel hydroalcoolique
.Retrait des documents papiers dans la salle
d'attente
.Accès à la salle de repos possible : mise en
place de linge à usage unique Accompagnement des salariés SST : information sur le
UT5 Infirmerie Mis en place
.Visite d'embauche, de reprise et rendez-vous protocole mis en place en cas de suspiscion de cas sur site
privilégiés en visioconférence. Visites en
présentiel avec le médecin réalisées de façon
exceptionnelle à ce stade.
.Mise à disposition de matériel de protection
(masque) pour l'infirmière et les salariés SST
en l'absence de l'infirmière
.Gestion des déchets : poubelles spéciales
(DASRI) pour jeter si besoin gants, masques,
mouchoirs …

Gestion des prestataires et des visiteurs :

Les visiteurs « business » ne sont pas
autorisés jusqu’à nouvel ordre sauf nécessité
pour l'activité. Les autres
Toutes Tous visiteurs/prestataires (nécessaires à la Mis en place
maintenance du site ou indispensables à
l'activité) devront respecter les règles
sanitaires d’Ipsen (port du masque, gel
hydroalcoolique et port de visières).

Gestion des livraisons :

Les livraisons de repas ne sont pas autorisées
Toutes Tous Mis en place
pour limiter les interactions avec des
personnels externes
 Maintien des modalités d'information du télétravail :
chaque télétravailleurs informe son manager par écrit. En
retour, le manager doit confirmer par écrit son accord.
Mainitien du télétravail 3 jours maximum par
semaine (pour les collaborateurs à temps Mainitien des modalités d'information de la venue des
partiel, la possibilité de télétravailler est de 2 collaborateurs sur site :
journées par semaine). Utilisation de l'application "Planning Boulogne" par
UT2 Tous Modalités liées à l'activité sur site Mis en place
Maintien du télétravail pour les salariés à chaque salarié pour pouvoir indiquer les jours de
risque de forme grave de Covid-19. présence sur site et consulter le taux de présence chaque
jour

Chaque collaborateur disposant d’un bureau individuel

indique sur sa porte s'il est présent ou non dans son
bureau

Envoi d'un nouveau kit sanitaire dernière semaine du mois d'aôut, pour 4 mois.

Utilisation du kit sanitaire reçu à domicile.

Approche multi canal de la reprise progressive des visites auprès des PDS : visite en face à face selon les
modalités d'accueil des PDS, avec application des gestes barrières et des mesures de protection
.Utilisation possible de la Visite à Distance pour réaliser les visites de façon digitale selon les modalités
d'accueil des PDS
.Poursuite du travail à domicile pour les tâches administratives;

Mise en oeuvre de toutes les recommandations sanitaires :

Application des gestes barrières recommandés et des consignes de sécurité demandées par l'entreprise.
Notamment, chaque salarié doit contrôler sa température avant de partir travailler. Il est demandé aux
collaborateurs de ne pas se rendre sur un lieu de travail en cas de température supérieure à 38°C ou en
cas d’apparition d’autres symptômes du Covid-19 tel que prévu par les consignes gouvernementales.
Rappel des principes de reprise
UT3 Tous (VM, DZ, MSL) Mis en place
progressive de l'activité sur le terrain
.Respect des règles de distanciation par les salariés dans le cadre des déplacements (Maintenir une
distance de 1 mètre entre chaque personne)
En cas de duo face - face avec le manager, respect du protocole du 31.08.2020 : il est demandé de
respecter une distance dans le véhicule à savoir une personne à l’avant et une personne à l’arrière dans
la mesure du possible.Toutefois en cas d'impossibilité, la présence de plusieurs salariés dans un véhicule
est possible à condition que chacun porte un masque et respecte les règles de l’hygiène des mains

.Gestion des déchets : Utilisation par les salariés de sacs poubelles spécifiques zippés/refermables pour
jeter les masques et lingettes souillées

.Nettoyage et désinfection renforcés des véhicules plusieurs fois par jour par les salariés (poignée de
portes, volant, levier de vitesse, boite à gants) ainsi que téléphone et tablette.

Mise à disposition des protocoles des autorités de santé :

.En cas de contact avec une personne malade du Covid 19
.En cas de symptômes du Covid 19
 Bureaux de travail :
Possibilité d'utiliser un bureau individuel en
l'absence du salarié auquel le bureau est Nécessité de ranger son bureau en quittant
Toutes Tous Organisation des espaces de travail attribué l’établissement pour permettre le nettoyage approfondi Mis en place
Maintien de la signalétique sur chaque porte de l’espace de travail
de bureaux indiquant le nombre de personnes
maximum pouvant s'y trouver simultanément

Atrium :
Mesures complémentaires pour les
.Les rassemblements sont interdits dans
espaces de vie en collectivité/parties
A partir du 31 Août Toutes l'atrium
Tous communes : application de la Mis en place
2020 : activité sur site .marquages au sol ;
distanciation sociale et réorganisation
.Ouverture de la cafétéria dans le respect des
des espaces de vie
consignes sanitaires

Ascenseurs :
.mise en service de tous les ascenseurs pour
éviter au maximum tout afflux devant les
seuls acsenseurs centraux :
.affichage des règles d'utilisation (selon les
Toutes Tous cabines, 1 ou 2 personnes maximum), soit 2 Mis en place
personnes maximum dans les ascenseurs
centraux et 1 personne maximum dans les
petits ascenseurs de service
.marquages au sol,
.désinfection régulière

Passerelles :
.mise à disposition de gel hydroalcoolique
avant les portes Est et Ouest,
Toutes Tous .désinfection très régulière dans la journée Mis en place
des portes/ouvertures de portes / Les portes
palières des passerelles seront
momentanément ouvertes.

Salles de réunion :
.Adaptation du nombre de personnes selon la
capacité d'accueil des salles de réunion : les
réunions dans les salles sont autorisées si
elles respectent les consignes sanitaires. Elles
doivent prioritairement se tenir de manière
Toutes Tous Mis en place
virtuelle (Bluejeans, Teams…)
.Réorganisation des salles pour respecter les
règles de distanciation sociale
.Sur chaque salle, un affichage précise le
nombre maximum de personnes pouvant être
présentes simultanément
 Etages :
.points cafétéria dans les étages : accès
autorisé avec les matériels de protection et
dans le respect des consignes sanitaires,
désinfection très régulière des machines à
boissons et fontaines
.non utilisation des frigos disponibles dans le
bâtiment
Toutes Tous Mis en place
.signalétique déterminant les sens de
ciculation permettant l'organisation des flux
dans les étages
.Gestion des déchets : Mise en place de
poubelles spécifiques pour les masques et
lingettes souillés (fermées avec pédale
d’ouverture) près des corbeilles de tri sélectif
à chaque étage

Application du Plan de prévention entreprises

extérieures
Mise en place /
Toutes Tous Désinfection du bâtiment / des locaux application du Protocole de
en cours
nettoyage/décontamination avec le
prestataire de nettoyage

Mesures de désinfection :
.désinfection préalable des salles de
Restaurant inter entreprise : application
restauration, cuisine, matériel, etc.
Toutes Tous des mesures sanitaires Mis en place
.mise en route des frigo etc.
gouvernementales
.nettoyage appronfondi tous les jours de tous
les espaces du RIE
 Organisation de l'espace de restauration :
.marquage au sol pour les distanciations
sociales ;
.suppression de tables pour mise en oeuvre
des règles de distanciation sociale,
.élargissement des plages d'ouverture du RIE :
11h30 - 14h30
.consignes d'accès au RIE communiquées aux
collaborateurs sur site (horaires, nombre
maximum de personnes dans le RIE, règles de
Mis en place
distanciation, etc.)
.mise hors fonction de la borne de
rechargement des badges
.micro-ondes non utilisables pour éviter les
utilisations multiples.
.Les entrées, les desserts, le pain et les
couverts sont emballés. Les plats chauds sont
servis
.Mise en place d'une application permettant
le take away

Matériel de protection :
.Plan de prévention avec le prestataire pour la
protection des collaborateurs de l'organisme
prestataire et des utilisateurs du RIE
.Obligation d'utiliser le matériel de protection
pour le personnel du restaurant (visière,
Mis en place
masque et gants)
.Mise en place de séparations entre le
personnel du restaurant et les utilsateurs
(installation de séparation en plexiglace)
.Mise à disposition gel hydroalcoolique à
l'entrée des RIE

Prolongation de l’interdiction de voyager à

l’étranger sauf exigence business
Toutes Tous Mis en place
Possibilité d'effectuer des déplacements
nationaux en cas d'exigence business
Déplacements
Interdiction de participer à des congrès
internationaux ou conférences externes
Mis en place
internationales sauf exigence business
(confirmer avec Cyrille)
 Poursuite des communications :
.sur le télétravail avec rappel des bonnes
pratiques pour concilier vie professionnelle et
vie personnelle
.sur les bonnes postures
.sur la charte de droit à la déconnexion, la
nécessité de réaliser des pauses en période de
télétravail
Toutes Tous Mis en place
.sur les bonnes pratiques sur la gestion
informatique : support IT service desk sur site
sous forme de rdv planifié (jusqu'à nouvel
ordre pour éviter l'attente sur site)
.sur l'accompagnement au quotidien
Communication périodique "Newsletter" à
tous les collaborateurs avec des thématiques
spécifiques (questions RH, Bien-être,…)

Dispositif d'appel :
Poursuite de la cellule d'écoute 7jr/7 pour un
Mesures de prévention des risques
Toutes Tous accompagnement psychlogique des salariés Mis en place
psychosociaux
(cellule d'écoute IAPR joignable au 0800 0002
26)

Cellule de veille interne :

Poursuite de la cellule de veille composée des
services de santé au travail, de la Responsable Mis en place
Qualité de vie au travail, d'élus du CSE et du
Président du CSE

Management :
Poursuite de l'accompagnement pratique des
managers dans la gestion de la crise sur le bon
Mis en place
management à distance et sur la reprise
accélérée sur site/sur le terrain (mise en place
Q&A)

Communication et Maintien du lien social : Mis en place/En

.Communication périodique "Newsletter" à tous les
.Poursuite des communications régulières cours de mise en
collaborateurs avec des thématiques spécifiques
.Poursuite des actualités sur le covid corner place
(questions RH, Bien-être,…)
 Pour atténuer la lumière bleue des écrans :
téléchargement d'un logicel :
Sous Windows 10 :
•Cliquez sur Démarrer > Paramètres >
Système.
•Vous arrivez dans la première section
Affichage, activez alors l'option Eclairage
Mesures de prévention pour le travail
Toutes Tous nocturne : Mis en place
sur ordinateur
•Cliquez ensuite sur le lien Paramètres
d'éclairage nocturne.

Sur les I Phone, Ipad :

•Réglages
•Luminosité et affichage
•Apparence : choisir sombre

Communication sur les bonnes postures à

Toutes Tous Mesure de prévention des TMS Mis en place
adopter notamment en télétravail

Mise à disposition du matériel de protection : masques, gel hydroalcoolique, visière

Mesures spécifiques pour l'accueil du public au sein de l'établissement : les visiteurs "business" Ipsen ne
Organisation de l'espace de travail et sont pas autorisés sur le site dans un premier temps. Pour les autres visiteurs (livreurs,..), mise à
UT1 Hotesses d'accueil des modalités d'accueil des visiteurs sur disposition de moyen de protection et contrôle température. Mis en place
site Installation de séparations en plexiglass au niveau de l'accueil
Mise à disposition de boites pour le dépôt des badges , de produits nettoyants ou de gants pour
nettoyage des badges.

Port obligatoire des équipements de protection (masque, gel hydroalcoolique) notamment dans la file
Service informatique - Organisation permettant l'application d'attente et au guichet
UT1 Mis en place
IT Corner des mesures de protection sanitaire Respect des règles de distanciation, organisation des installations physiques si besoin, signalétique
dans la file d'attente affichée, prise de rdv pour limiter la file d'attente

Mise en application du nouveau protocole national

Veille et respect des consignes
Poursuite de la Cellule de gestion de crise sanitaire pour les entreprises déployé par le
UT1, UT2, UT3 Tous gouvernementales Mis en place
Globale et cellule de gestion de crise locale gouvernement et mis à jour en date du 29 octobre 2020
puis du 6 janvier 2021
 Modalités de mise en œuvre des Le référent s’assure de la mise en œuvre des mesures et de
Maintien de la désignation d'un référent l’information des salariés
UT1, UT2, UT3 Tous mesures de protection dans L'identité du référent et sa mission sont communiquées à Mis en place
Covid-19 au niveau du site
l'entreprise l’ensemble du personnel

.Dès le 28 octobre 2020 : le nombre de jours

de présence minimum sur site (2
jours/semaine) est levé pour tous les salariés
dont l'activité et dont la présence physique sur
site n'est pas indispensable à la poursuite de
Application des consignes gouvernementales pour les
l'activité sur site
personnes dites vulnérables qui ne peuvent
.A compter du 30 octobre : le site est fermé
télétravailler :application du dispositif de l'activité partielle
: mise en place du télétravail pour toutes les Mis en place
fonctions le permettant et dont la présence
A partir du 11 janvier : distribution de masques en tissu
physique sur site n'est pas indispensable à la
(pour une période de 3 mois environ) lors du retour sur
poursuite de l'activité du site
site
A compter du 11 janvier 2021 : Retour sur
site une journée par semaine maximum, pour
les collaborateurs qui en expriment le besoin,
dans le respect des consignes
gouvernementales.

Communication sur les mesures

applicables pendant le reconfinement :
.Période de reconfinement : Communications
de la DRH France auprès de l'ensemble des
salariés des 27 et 29 octobre 2020
L'entreprise (RH) délivre les attestations de déplacement Mis en place
. Période de couvre-feu : communications professionnel si besoin
régulières de la DRH France auprès de
l'ensemble des salariés, sur l'évolution de la
Fermeture du site : Généralisation du situation sanitaire et des mesures au sein
Tous
télétravail d'Ipsen, les 26 et 30 novembre 2020, le 17
décembre 2020 et le 6 janvier 2020

UT 1, 2, 4 et 5
 Fermeture du site : Généralisation du
Tous
télétravail

Mise en place de la possibilité de se faire rembourser, sur

UT 1, 2, 4 et 5
note de frais, dans la limite de 250 euros par
collaborateur, le matériel à usage professionnel dans la
liste exclusive suivante : écran fixe, souris, clavier,
Matériel : chaque salarié pouvant télétravailler
chaise, table ou lampe de bureau.
est muni de son ordinateur portable (Ipad Mis en place
-> Cette mesure s'applique aux collaborateurs (en CDI
complémentaire selon les fonctions exercées)
hors période d'essai ou préavis) en situation durable de
et de la documentation nécessaire
télétravail au moins 2 jours par semaine à l'issue du
confinement
Communications de la DRH France sur ce dispositif les 5,
6 et 17 novembre 2020.

Gestion des outils informatiques pendant

le télétravail :
.Poursuite des communications de l'IT sur
l'utilisation des outils Ipsen pendant le
télétravail
.Maintien service desk

Poursuite de la vigilance sur la charge de

travail en télétravail :
.Sensibilisation des managers
.Communication sur l'application de la charte
du droit à la déconnexion

.Poursuite de l'application des consignes sanitaires

Période de confinement : en vigueur et gestes barrière définies pendant la
Par exception, ouverture du site aux première phase de confinement (port du masque .Les salariés concernés doivent avoir l'autorisation
collaborateurs dont la présence est obligatoire, hygiène des mains, désinfection des
Pharmacien expresse et préalable de leur manager
requise pour la continuité des activités ou locaux, contrôle de la température etc.: cf ci- Mis en place
responsable, .Activité très occasionnelle et très réduite sur site
ne pouvant exercer la totalité des taches dessus )
Responsable Qualité .Décalage des horaires de départ / arrivée des .Fourniture d'une attestation de déplacement
à distance
salariés si venue sur site
.Les moments de convivialité réunissant les
salariés sont interdits

Télétravail généralisé le vendredi 30/10 Mis en place

Communications spécifiques au sein des
Opérations France à partir du 29/10 pour
donner de la visibilité aux collaborateurs
concernés L'entreprise délivre les attestations de déplacement
professionnel si besoin
A partir du mois de décembre 2020 :
possibilité de visite en présentiel avec l'accord
du professionnel de santé, dans le respect des
consignes de prévention (cf. ci-dessous)
 Télétravail généralisé le vendredi 30/10
Communications spécifiques au sein des
Opérations France à partir du 29/10 pour
donner de la visibilité aux collaborateurs
concernés L'entreprise délivre les attestations de déplacement
professionnel si besoin
A partir du mois de décembre 2020 :
possibilité de visite en présentiel avec l'accord
du professionnel de santé, dans le respect des
consignes de prévention (cf. ci-dessous)

Pour au minimum 15 jours, activité terrain en distanciel

partout métropole et Martinique. Activité FF continue en
Période de confinement :
dom-tom hors Martinique
Arrêt des visites en présentiel, réalisation des
• Situation sera réévaluée au cas par cas, Mis en place
visites à distance ou en point téléphonique
régionalement, au fur et à mesure de l’évolution
autant que possible si les professionnels de
• Les RDV sont transformés en VAD + multicanal
santé sont disponibles
• RP et RES : à digitaliser sur novembre et anticiper
pour décembre (mais on ne sait pas encore)

Les personnes vulnérables ou ayant un proche vunérable

doivent se rapprocher de la RH au sujet de leur situation Mis en place

Modules "Télétravail et Bien-être" proposés par l'infirmière

Poursuite du travail à domicile pour les tâches du site de Boulogne à destination de l'ensemble des Mis en place
administratives / Visites à Distance collaborateurs dont les salariés itinérants - Approche
Santé au Travail

Modalités liées à l'activité sur le

UT3
terrain :

Tous
 Modalités liées à l'activité sur le
UT3
terrain : A partir de décembre 2020, possible
activité de terrain :

Mesures de distanciation et mesures

d'hygiène :
.Respect des consignes sanitaires dans le
cadre des déplacements
En cas de duo face - face avec le manager, il
est demandé de respecter les consignes
sanitaires dans le véhicule (port du masque et
Tutoriels disponibles auprès des salariés itinérants sur
respecte les règles de l’hygiène des mains ) Mis en place
l'application des gestes barrières, la gestion des déchêts,
les mesures d'hygiène dans le véhicule,….
.Gestion des déchets : Utilisation par les
salariés de sacs poubelles spécifiques
zippés/refermables pour jeter les masques et
lingettes souillées

.Nettoyage et désinfection renforcés des

véhicules plusieurs fois par jour par les
salariés (poignée de portes, volant, levier de
vitesse, boite à gants) ainsi que téléphone et
tablette
Tous

Contrôle de la température :
.Avant de quitter son domicile pour un
déplacement, il est demandé au salarié de Mise à disposition des protocoles des autorités de
contrôler sa température : en cas de santé :
température supérieure à 38°C ou en cas .En cas de contact avec une personne malade du Covid Mis en place
d’apparition d’autres symptômes du Covid-19, 19
les salariés ne doivent pas se déplacer en .En cas de symptômes du Covid 19
application des consignes gouvernementales .Les informations sur le dépistage
et du plan de prévention de la médecine du
travail

Dispositif d'appel :
Fonctionnement de la cellule d'écoute 7jr/7
pour un accompagnement psychlogique des Mis en place
salariés (cellule d'écoute IAPR joignable au
0800 0002 26),(communication du 29 octobre
2020)

Cellule de veille interne :

Fonctionnement de la cellule de veille
composée des services de santé au travail, de Mis en place
la Responsable Qualité de vie au travail,
d'élus du CSE et du Président du CSE

Mesures de prévention des risques

 Prévention du risque d'isolement des
collaborateurs
Sensibilisation des managers au maintien du
lien social et au management de proximité En cours
pour favoriser la détection de difficultés
Mesures de prévention des risques particulières
psychosociaux Communications sur les dispositifs de
prévention des RPS

Communication et Maintien du lien social :

Mise à disposition de moyens permettant de
maintenir le lien social :
.Poursuite du covid-19 corner sur l'intranet afin
de répertorier toutes les initiatives mises en
place dans le groupe En cours
.Communications régulières d'informations de
la Direction : communications groupe,
nationale et locale
.Points réguliers au sein des équipes pendant
toute la période,
.Remise en place de la Radio Ipsen

Interdiction de voyager entre les sites sauf si

Mis en place
nécessité liée à l'activité
Interdiction de déplacement y compris de
Toutes Tous Déplacements participer à des congrès internationaux ou
conférences externes internationales Mis en place
Exception : déplacement rendu indispensable
pour la poursuite de l'activité

Si reprise d'une activité terrain :

Application du mode opératoire pour
accompagner les salariés sur le terrain et
UT3 Tous Mis en place
garantir la sécurité sur le plan sanitaire (aide à
la réalisation des visites en Face-Face ou à
distance).

Recommandation de télécharger l'application

Toutes Tous "Tous Anti Covid" (communication du 27 Mis en place
octobre 2020)

Communication
 Communication Poursuite des communications :
.sur le télétravail avec rappel des bonnes
pratiques pour concilier vie professionnelle et
vie personnelle
.sur les bonnes postures
.sur la charte de droit à la déconnexion, la
Toutes Tous nécessité de réaliser des pauses en période Mis en place
de télétravail
.sur le support IT
.sur l'accompagnement au quotidien
Communication périodique "Newsletter" à tous
les collaborateurs avec des thématiques
spécifiques (questions RH, Bien-être,…)

Pour atténuer la lumière bleue des écrans :

téléchargement d'un logicel :
Sous Windows 10 :
Période de •Cliquez sur Démarrer > Paramètres >
Reconfinement mise Système.
en œuvre par les •Vous arrivez dans la première section
autorités françaises Affichage, activez alors l'option Eclairage
(Novembre 2020) puis nocturne :
de couvre-feu •Cliquez ensuite sur le lien Paramètres
d'éclairage nocturne.
Mesures de prévention pour le travail
Toutes Tous Mis en place
sur ordinateur
Sur les I Phone, Ipad :
•Réglages
•Luminosité et affichage
•Apparence : choisir sombre

Modules "Télétravail et Bien-être" proposés

par l'infirmière du site de Boulogne à
destination de l'ensemble des collaborateurs
dont les salariés itinérants - Approche Santé
au Travail

Communication sur les bonnes postures à

Toutes Tous Mesure de prévention des TMS Mis en place
adopter en télétravail et travail sur écran

Rotation des équipe : 1 hôtesse présente sur le site ;

Les hotesses sont présentes sur le site por
organisation en rotation (8h00-13h00 ; 13h00-18h)
UT1 Hotesses d'accueil l'accueil téléphonique et la réception des plis Mis en place
Maintien des consignes sanitaires sur site : matériel de
arrivant à l'accueil
protection, distanciation, gestes barrières, etc.

Période de confinement :
Ouverture du site aux collaborateurs
dont la présence est requise pour la
 Organisation d'une présence sur site très Quelques créneaux déterminés ; rotation des équipes ;
restreinte pour des besoins de maintenance équipements de protection à disposition (masque, gel
informatique hydroalcoolique)
Service informatique -
UT1 Mesures de prévention sur site -une personne respect des règles de distanciation, organisation des Mis en place
IT Corner
maximum de l'équipe présente sur site installations physiques si besoin
Organisation par la hiérarchie en lien avec les Mise à disposition des attestations de déplacement
services généraux professionnel nécessaires par la DRH

Période de confinement : Adaptation des consignes de prévention pour

Ouverture du site aux collaborateurs un travail sur site : rotation des équipes (un
dont la présence est requise pour la collaborateur présent) Sur site, applications des consignes sanitaires
Service courrier
UT4 continuité des activités ou ne pouvant Organisation par les services généraux Mise à disposition des attestations de déplacement Mis en place
présent sur site
exercer la totalité des taches à professionnel par la DRH
distance

.Poursuite de l'application des consignes

sanitaires en vigueur et gestes barrière
définies pendant la première phase de
.Les salariés concernés doivent avoir l'autorisation
confinement (port du masque obligatoire,
Pharmacien expresse et préalable de leur manager
hygiène des mains, désinfection des locaux,
UT 1 et 2 responsable, .Activité très occasionnelle et très réduite sur site Mis en place
contrôle de la température etc.: cf ci-dessus )
Comptabilité .Fourniture d'une attestation de déplacement par la DRH
.Décalage des horaires de départ / arrivée des
salariés si venue sur site
.Les moments de convivialité réunissant les
salariés sont interdits

Matériel de protection :
Distribution de masques en tissu pour une période de 3
mois environ (masques de catégorie I)
.gel hydroalcoolique disponible dans tout le bâtiment
.lingettes désinfectantes peuvent être distribuées en plus
sur demande.
Mis en place
==> Obligation d'utiliser le matériel de protection mis à
disposition de tous les collaborateurs sur site

Mesures de distanciation : application du nouveau

protocole de déconfinement
. Maintenir une distanciation de 1 mètre entre chaque
personne, avec port du masque (5 marches dans les
escaliers). Mis en place
. Les salariés doivent porter un masque obligatoirement.
. Mise en application de ces mesures au sein des espaces
de travail (signalétique adaptée)
 Contrôle de la température :
.Il est demandé au personnel de contrôler sa température
avant de venir travailler sur site : en cas de température
supérieure à 38°C ou en cas d’apparition d’autres
symptômes du Covid-19, les salariés ne doivent pas se
rendre su site en application des consignes
gouvernementales et du plan de prévention de la
médecine du travail ;
Mis en place
.Un contrôle de température à l’entrée du site peut être
réalisé sur volontariat par thermomètre infrarouge
(respectant la réglementation de protection des données
personnelles, notamment aucun enregistrement ni
traitement de telles données).
2 thermomètres installés dans l'atrium, derrière des
rideaux pour respecter la confidentialité

Période de réouverture du site à partir du 11 janvier 2020

Application des mesures sanitaires gouvernementales : Nettoyage régulier et désinfection renforcée plusieurs
- désinfection et nettoyage régulier du site fois par jour des parties communes et privatives :
- sécurisation de l'accès au bâtiment, des parties communes ; actions accrues sur les zones de contacts (poignées de
- organisation des espaces de travail conformément aux consignes des autorités : portes, rampes d’escaliers, boutons d’ascenseurs,
bureaux, salles de réunion toilettes, fontaines à eau, copieurs, poubelles …)
==> mise en place d'une procédure d'urgence avec la
société de nettoyage pour tout cas avéré ou suspect afin Mis en place
d'isoler la personne et de désinfecter

Nécessité de ranger son bureau en quittant

l’établissement pour permettre le nettoyage approfondi
de l’espace de travail

Sécurisation de l'accès au bâtiment :

.Accès au bâtiment par une seule entrée (côté accueil) :
marquage au sol ; entrée grâce au badge d'accès donc
sans toucher les portes par un portillon dédié; sortie par
un second portillon dédié Mis en place
.signalétique/marquage au sol déterminant les sens de
ciculation permettant l'organisation des flux dans le
bâtiment

Amplitude horaire d’accès au site élargie :

Plage horaire étendue de 7h30 à 20h Mis en place

Gestion des prestataires et des visiteurs :

Les visiteurs « business » ne sont pas autorisés jusqu’à
nouvel ordre. Les autres visiteurs/prestataires
(nécessaires à la maintenance du site ou indispensables à Mis en place
l'activité) devront respecter les règles sanitaires d’Ipsen
(port du masque, gel hydroalcoolique et port de visières).
 Gestion des livraisons :
Les livraisons de repas ne sont pas autorisées pour limiter Mis en place
les interactions avec des personnels externes

Infirmerie :
.Mise en place d'une signalétique au sol
.Désinfection quotidienne et renforcée
.Port obligatoire du masque
.Lavage de mains obligatoire et mise à disposition de gel
hydroalcoolique
.Retrait des documents papiers dans la salle d'attente
.Accès à la salle de repos possible : mise en place de linge
à usage unique
.Visite d'embauche, de reprise et rendez-vous privilégiés
en visioconférence. Visites en présentiel avec le médecin Mis en place
réalisées de façon exceptionnelle à ce stade.
.Mise à disposition de matériel de protection (masque)
pour les salariés SST en l'absence de l'infirmière
.Gestion des déchets : poubelles spéciales (DASRI) pour
jeter si besoin gants, masques, mouchoirs …

Accompagnement des salariés SST : information par

l'infirmière sur le protocole mis en place en cas de
suspiscion de cas sur site

Atrium :
.Les rassemblements sont organisés dans le respect des
règles de distanciation physique
.marquages au sol ; Mis en place
.Réouverture de la cafétéria à compter du 6 juillet 2020
dans le respect des règles de distanciation physique, des
consignes sanitaires et du port du matériel de protection

Ascenseurs :
.mise en service de tous les ascenseurs pour éviter au
maximum tout afflux devant les seuls acsenseurs
centraux :
Mis en place
.affichage des règles d'utilisation (selon les cabines,
nombre de personnes maximum affiché)
.marquages au sol,
.désinfection régulière,

Réouverture du site à partir du 11 janvier 2021

Mesures complémentaires mises en place dans les parties communes / collectives :

application de la distanciation sociale et réorganisation des espaces de vie
 Réouverture du site à partir du 11 janvier 2021 Passerelles :
.mise à disposition de gel hydroalcoolique à la sortie des
Mesures complémentaires mises en place dans les parties communes / collectives : ascenseurs et avant les portes Est et Ouest,
application de la distanciation sociale et réorganisation des espaces de vie Mis en place
.désinfection très régulière dans la journée des
portes/ouvertures de portes / Les portes palières des
passerelles seront momentanément ouvertes.

Etages :
.points cafétéria dans les étages : accès autorisé avec les
matériels de protection et dans le respect des règles de
distanciation sociale, désinfection très régulière des
machines à boissons et fontaines, gel hydroalcoolique à
proximité des machines à café
.non utilisation des frigos disponibles dans le bâtiment Mis en place
.signalétique déterminant les sens de ciculation
permettant l'organisation des flux dans les étages
.Gestion des déchets : Mise en place de poubelles
spécifiques pour les masques et lingettes souillés
(fermées avec pédale d’ouverture) près des corbeilles de
tri sélectif à chaque étage

Toutes Tous
Mesures de désinfection :
.nettoyage appronfondi tous les jours de tous les espaces Mis en place
du RIE

Organisation de l'espace de restauration :

.marquage au sol pour les distanciations sociales ; à partir
du 1er février 2021, distanciation de 2 mètres à respecter
: réorganisation de l'espace de restauration
.suppression de tables pour mise en oeuvre des règles de
distanciation sociale,
.élargissement des plages d'ouverture du RIE : 11h30 -
14h30
.consignes d'accès au RIE communiquées aux Mis en place
collaborateurs sur site (horaires, nombre maximum de
Réouverture du site à partir du 11 janvier 2021 : personnes dans le RIE, règles de distanciation, etc.)
.mise hors fonction de la borne de rechargement des
Restaurant inter entreprise : application des mesures sanitaires gouvernementales et badges
Toutes Tous du protocole sanitaire MRS (mis à jour le 1er février 2021) .micro-ondes non utilisables pour éviter les utilisations
multiples.
Service de restauration adaptée (avec une formule plat chaud) lors de la réouverture .Tous les plats sont emballés. Pas de matériel en libre
du site le 11 janvier 2021 accès dans les salles de restauration (carafe d'eau etc.)
 Restaurant inter entreprise : application des mesures sanitaires gouvernementales et
Toutes Tous du protocole sanitaire MRS (mis à jour le 1er février 2021)

Service de restauration adaptée (avec une formule plat chaud) lors de la réouverture
du site le 11 janvier 2021

Matériel de protection :
.Plan de prévention avec le prestataire pour la protection
des collaborateurs de l'organisme prestataire et des
utilisateurs du RIE
.Obligation d'utiliser le matériel de protection pour le
Mis en place
personnel du restaurant (visière, masque et gants)
.Mise en place de séparations entre le personnel du
restaurant et les utilsateurs (installation de séparation en
plexiglace)
.Mise à disposition gel hydroalcoolique à l'entrée des RIE

Période de confinement
mise en œuvre par les
Cf. mesures ci-dessus en période de confinement
autorités françaises à
compter du 5 avril 2021
 Pla

Unités de Poste de
Période
travail travail

Toutes Tous

Toutes Tous

UT1, UT2,
Tous
UT4

UT1, UT2,
Tous
UT3

UT1, UT2

UT1, UT2

UT1, UT2,
UT4, UT5
Toutes Tous
 Toutes Tous

Période de
déconfinem
ent national
- A compter
du 3 mai
2021
Toutes Tous
Tous Tous

Toutes Tous

Tous

Toutes
Toutes

Force de vente

Force de vente

Toutes
Tous

Toutes Tous

Toutes Tous
 Plan d'actions spécifique
M

Recommandations

Veille et respect des consignes gouvernementales

Modalités de mise en œuvre des mesures de protection dans l'entreprise

Du 13/12/2021 au 02/01/2022 : le nombre de jours de télétravail passe à 3 jours* par

semaine pour les collaborateurs dont l'activité le permet (*et 2 jours pour les
collaborateurs qui ne disposaient que d'1 jour de télétravail par semaine)

A compter du 3 janvier et jusqu'au 1er février 2022 inclu : le nombre de jours de

télétravail est porté à 3 jours minimum obligatoire, pouvant aller jusqu'à 4 jours par
semaine pour les collaborateurs dont l'activité le permet (idem pour les collaborateurs
qui ne disposaient que d'1 jour de télétravail par semaine)

A compter du 2 février : Le nombre de jours de télétravail repasse à 2 jours/semaine

avec 3 jours de présence sur site (application accord télétravail). Toutefois, au regard
de la situation encore fragile au niveau national, une souplesse est permise sur le mois
de Février : possibilité de télétravailler jusqu'à 4 jours maximum par semaine (pour les
salariés éligibles)

A compter du 1er mars : retour au rythme hebdomadaire de 2 jours de télétravail

maximum et 3 jours de présence sur site par semaine pour les salariés concernés

A compter du 1er septembre : mensualisation du télétravail avec un rythme 40%

télétravail / 60% sur site

Par exception, ouverture du site :

aux collaborateurs dont la présence est requise pour la continuité des activités ou ne
pouvant exercer la totalité des taches à distance
 Réouverture du site

Application des mesures sanitaires gouvernementales :

- désinfection et nettoyage régulier du site
- sécurisation de l'accès au bâtiment, des parties communes ;
- organisation des espaces de travail conformément aux consignes des autorités :
bureaux, salles de réunion
- application des consignes sanitaires dont les gestes barrières et mesures de
distanciation.
Mesures complémentaires mises en place dans les parties communes / collectives :
application de la distanciation sociale et réorganisation des espaces de vie
 Réouverture du site :

Restaurant inter entreprise : application des mesures sanitaires gouvernementales

et du protocole sanitaire MRS
 Modalités liées à l'activité sur le terrain :

Mesures de prévention des risques psychosociaux

Déplacements
 Déplacements

Communication

Mesures de prévention pour le travail sur ordinateur

Mesure de prévention des TMS

Plan d'actions spécifique lié à la prévention du risque épidémique Cov
Mise à jour au 23 février 2022

Actions

Poursuite de la Cellule de gestion de crise Globale et cellule de gestion de crise locale

Autorisation d'abence pendant le temps de travail pour faciliter l'accès à la vaccination et pas seulement dans les services
de santé au travail

Maintien de la désignation d'un référent Covid-19 au niveau du site

Les réunions en audio ou visioconférence doivent impérativement être privilégiées

Communication sur les mesures applicables

Matériel : chaque salarié pouvant télétravailler est muni de son ordinateur portable (Ipad complémentaire selon les
fonctions exercées) et de la documentation nécessaire

Gestion des outils informatiques pendant le télétravail :

.Poursuite des communications de l'IT sur l'utilisation des outils Ipsen pendant le télétravail
.Maintien service desk

Poursuite de la vigilance sur la charge de travail en télétravail :

.Sensibilisation des managers
.Communication sur l'application de la charte du droit à la déconnexion

.Poursuite de l'application des consignes sanitaires en vigueur et gestes barrière définies pendant la première phase de
confinement (port du masque obligatoire, hygiène des mains, désinfection des locaux, contrôle de la température etc.: cf ci-
dessus ).Décalage des horaires de départ / arrivée des salariés si venue sur site
Matériel de protection :
.Port du masque obligatoire en permanence sur le site pour tous les salariés IPSEN et entreprises extérieures, y compris
dans les bureaux collectfs, les salles de réunion, les opsen-space et pour tout déplacement au sein du site
Sauf exceptions (personnes en bureaux individuels)

.gel hydroalcoolique disponible dans tout le bâtiment

.lingettes désinfectantes peuvent être distribuées en plus sur demande.

Mesures de distanciation :
. Maintenir une distanciation de 1 mètre entre chaque personne, avec port du masque (5 marches dans les escaliers).
. Mise en application de ces mesures au sein des espaces de travail (signalétique adaptée)

Contrôle de la température :
.Il est demandé au personnel de contrôler sa température avant de venir travailler sur site : en cas de température
supérieure à 38°C ou en cas d’apparition d’autres symptômes du Covid-19, les salariés ne doivent pas se rendre su site en
application des consignes gouvernementales et du plan de prévention de la médecine du travail ;

.Un contrôle de température peut être réalisé sur volontariat par thermomètre infrarouge (respectant la réglementation de
protection des données personnelles, notamment aucun enregistrement ni traitement de telles données).
> à l’entrée du site : 2 thermomètres installés dans l'atrium, derrière des rideaux pour respecter la confidentialité - A
compter de septembre 2021, ce contrôle peut être effectué à côté de l'infirmerie

Nettoyage régulier et désinfection renforcée plusieurs fois par jour des parties communes et privatives :
actions accrues sur les zones de contacts (poignées de portes, rampes d’escaliers, boutons d’ascenseurs, toilettes,
fontaines à eau, copieurs, poubelles …)
==> Maintien de la procédure d'urgence avec la société de nettoyage pour tout cas avéré ou suspect afin d'isoler la
personne et de désinfecter

Nécessité de ranger son bureau en quittant l’établissement pour permettre le nettoyage approfondi de l’espace de travail

Bureaux de travail :
Possibilité d'utiliser un bureau individuel en l'absence du salarié auquel le bureau est attribué
Maintien de la signalétique sur chaque porte de bureaux indiquant le nombre de personnes maximum pouvant s'y trouver
simultanément

Sécurisation de l'accès au bâtiment :

.Accès au batiment par 1 seule entrée (côté accueil) jusqu'au 9/06.
Accès au bâtiment par les 2 entrées (côté accueil et côté parc) à compter du 9/06
.Marquage au sol ; entrée grâce au badge d'accès donc sans toucher les portes par un portillon dédié; sortie par un second
portillon dédié
.signalétique/marquage au sol déterminant les sens de ciculation permettant l'organisation des flux dans le bâtiment
Amplitude horaire d’accès au site élargie :
Plage horaire étendue de 7h30 à 20h

Gestion des prestataires et des visiteurs :

Seuls les visiteurs dont la présence est indispensable au bon fonctionnement de l’activité sont autorisés (pour les autres
visiteurs, privilégier les réunions à distance)

Gestion des livraisons :

Les livraisons de repas ne sont pas autorisées pour limiter les interactions avec des personnels externes
Infirmerie :
.Mise en place d'une signalétique au sol
.Désinfection quotidienne et renforcée
.Port obligatoire du masque
.Lavage de mains obligatoire et mise à disposition de gel hydroalcoolique
.Retrait des documents papiers dans la salle d'attente
.Accès à la salle de repos possible : mise en place de linge à usage unique
.Visite d'embauche, de reprise et rendez-vous privilégiés en visioconférence. Visites en présentiel avec le médecin
réalisées de façon exceptionnelle à ce stade.
.Mise à disposition de matériel de protection (masque) pour les salariés SST en l'absence de l'infirmière
.Gestion des déchets : poubelles spéciales (DASRI) pour jeter si besoin gants, masques, mouchoirs …

Accompagnement des salariés SST : information par l'infirmière sur le protocole mis en place en cas de suspiscion de cas
sur site

Atrium :
.Les rassemblements sont organisés dans le respect des règles de distanciation physique
.marquages au sol ;
.Réouverture de la cafétéria à compter du 7 juillet 2021 dans le respect des règles de distanciation physique, des consigne
sanitaires et du port du matériel de protection

Ascenseurs :
.mise en service de tous les ascenseurs pour éviter au maximum tout afflux devant les seuls acsenseurs centraux :
.affichage des règles d'utilisation (selon les cabines, nombre de personnes maximum affiché)
.marquages au sol,
.désinfection régulière,

Passerelles :
.mise à disposition de gel hydroalcoolique à la sortie des ascenseurs et avant les portes Est et Ouest,
.désinfection très régulière dans la journée des portes/ouvertures de portes

Etages :
.points cafétéria dans les étages : accès autorisé avec les matériels de protection et dans le respect des règles de
distanciation sociale, désinfection très régulière des machines à boissons et fontaines, gel hydroalcoolique à proximité des
machines à café
.non utilisation des frigos disponibles dans le bâtiment, jusqu'au 19/10/2021
.signalétique déterminant les sens de ciculation permettant l'organisation des flux dans les étages
.Gestion des déchets : Mise en place de poubelles spécifiques pour les masques et lingettes souillés (fermées avec pédale
d’ouverture) près des corbeilles de tri sélectif à chaque étage

Vestiaires & douches : Réouverture des vestiaires et douches à compter du 1er juillet avec le respect de la distanciation
de 2 mètres et suppression d’un casier sur deux

Désinfection du bâtiment / des locaux

Ouverture du RIE :
. Du 3 au 17 mai : aucune restauration n'est mise en service sur site
. À partir du 17 mai : la restauration est de nouveau mise en service en formule click & collect
- A partir du 9 juin : réouverture du restaurant d'entreprise de 11h45 à 14h (6 personnes par table maxi, espacées de 2
mètres) + maintien de l'offre click&collect jusqu'au 7/07
- A compter du 1er juillet 2021 : la jauge du RIE est de 50% jusqu'à fin août 2021
- A compter du 7 juillet 2021: réouverture de la cafétaria avec une offre de produits à emporter et ouverture des 2 RIE
- A compter du 29 novembre 2021 : réouverture du service de restauration en Click and Collect (tous les jours; sous
réserve du respect de la distanciation de 2 mètres lorsque le masque doit être retiré).
.A compter du 3 janvier 2022 : seuls la cafétaria et le click&collect sont disponibles pour se restaurer / les salles de
restauration du Bistro K et du World Kitchen demeurent accessibles pour venir y déjeuner dans le respect des règles de
distanciation sociale et mesures d'hygiène.
.A compter du 7 février 2022: réouverture du RIE et fin du click&collect

Mesures de désinfection :
.désinfection préalable des salles de restauration, cuisine, matériel, etc.
.mise en route des frigo etc.
.nettoyage appronfondi tous les jours de tous les espaces du RIE

Organisation de l'espace de restauration :

.marquage au sol pour les distanciations sociales ; distanciation de 2 mètres à respecter : réorganisation de l'espace de
restauration
.suppression de tables pour mise en oeuvre des règles de distanciation sociale,
.élargissement des plages d'ouverture du RIE : 11h30 - 14h30
.consignes d'accès au RIE communiquées aux collaborateurs sur site (horaires, nombre maximum de personnes dans le
RIE, règles de distanciation, etc.)
.mise hors fonction de la borne de rechargement des badges, jusqu'au 20/07/2021
.micro-ondes non utilisables jusqu'au 19/10/2021
.les fontaines à eau sont remises en service depuis le 16/07/21
.Tous les plats sont emballés. Pas de matériel en libre accès dans les salles de restauration

Matériel de protection :
.Plan de prévention avec le prestataire pour la protection des collaborateurs de l'organisme prestataire et des utilisateurs du
RIE
.Obligation d'utiliser le matériel de protection pour le personnel du restaurant (visière, masque et gants)
.Mise en place de séparations entre le personnel du restaurant et les utilsateurs (installation de séparation en plexiglace)
.Mise à disposition gel hydroalcoolique à l'entrée des RIE

A partir du 1er juillet, reprise de l'activité terrain dans son approche multicanale et dans le respect des consignes sanitaires
visite en face à face quand c'est possible et accepté par le professionnel de santé ; visite à distance ; téléphone ; mail etc.

Evènements sur le terrain à partir de fin janvier 2022:

RP : reprise des formats en présentiel, en prévoyant systématiquement un format hybride
Staff : hospitalité possible financée par Ipsen si l’établissement de santé le permet
RCI : possible si le professionnel de santé est d’accord

Visites DUO (collaborateur/manager): Maintien à titre exceptionnel si le collaborateur et le manager sont tous les 2
volontaires et dans le strict respect des gestes barrière
A partir du 1er juillet, reprise de l'activité terrain dans son approche multicanale et dans le respect des consignes sanitaires
visite en face à face quand c'est possible et accepté par le professionnel de santé ; visite à distance ; téléphone ; mail etc.

Evènements sur le terrain à partir de fin janvier 2022:

RP : reprise des formats en présentiel, en prévoyant systématiquement un format hybride
Staff : hospitalité possible financée par Ipsen si l’établissement de santé le permet
RCI : possible si le professionnel de santé est d’accord

Visites DUO (collaborateur/manager): Maintien à titre exceptionnel si le collaborateur et le manager sont tous les 2
volontaires et dans le strict respect des gestes barrière

Matériel de protection :
.Kits de protection à disposition des salariés : masques chirurgicaux, gel hydroalcoolique, lingettes désinfectantes etc.
.Respect des gestes barrières par les salariés
.Utilisation de masques de protection par les salariés pour tout rdv en Face à Face avec un PDS, à renouveler à chaque
rdv
.Utilisation de gel hydroalcoolique par les salariés
Matériel de dépistage : envoi d'une dotation de 5 autotests en cas de difficulté à en trouver en pharmacie compte tenu de
déplacements plus fréquents

Mesures de distanciation et mesures d'hygiène :

.Respect des consignes sanitaires dans le cadre des déplacements
En cas de duo face - face avec le manager, il est demandé de respecter les consignes sanitaires dans le véhicule (port du
masque et respect des règles de l’hygiène des mains)

.Gestion des déchets : Utilisation par les salariés de sacs poubelles spécifiques zippés/refermables pour jeter les masques
et lingettes souillées

.Nettoyage et désinfection renforcés des véhicules plusieurs fois par jour par les salariés (poignée de portes, volant, levier
de vitesse, boite à gants) ainsi que téléphone et tablette

Contrôle de la température :
.Avant de quitter son domicile pour un déplacement, il est demandé au salarié de contrôler sa température : en cas de
température supérieure à 38°C ou en cas d’apparition d’autres symptômes du Covid-19, les salariés ne doivent pas se
déplacer en application des consignes gouvernementales et du plan de prévention de la médecine du travail

Dispositif d'appel :
Fonctionnement de la cellule d'écoute 7jr/7 pour un accompagnement psychlogique des salariés (cellule d'écoute IAPR
joignable au 0800 0002 26),(communications régulières, notamment du 1er avril 2021)
Cellule de veille interne :
Fonctionnement de la cellule de veille composée des services de santé au travail, de la Responsable Qualité de vie au
travail, d'élus du CSE et du Président du CSE

Prévention du risque d'isolement des collaborateurs

Sensibilisation des managers au maintien du lien social et au management de proximité pour favoriser la détection de
difficultés particulières
Communication sur les dispositifs de prévention des RPS
Plusieurs sessions Bien-Etre animées notamment par l'infirmière du site

Communication et Maintien du lien social :

Mise à disposition de moyens permettant de maintenir le lien social :
.Poursuite du covid-19 corner sur l'intranet afin de répertorier toutes les initiatives mises en place dans le groupe
.Communications régulières d'informations de la Direction : communications groupe, nationale et locale
.Points réguliers au sein des équipes pendant toute la période,

Interdiction de voyager entre les sites sauf si nécessité liée à l'activité

Les évènements collectifs sont de nouveau autorisés, toujours dans le respect des gestes barrière et en conformité avec le
nouveau protocole sanitaire en entreprise.
Les déplacement et la participation aux congrès internationaux ou conférences externes internationales demeurent limités
au business critical.

Poursuite des déplacements auprès des professionnels de santé selon l'accueil du PDS avec application des mesures
barrières et utilisation des moyens de protection
Application du mode opératoire pour accompagner les salariés sur le terrain et garantir la sécurité sur le plan sanitaire (aide
à la réalisation des visites en Face-Face ou à distance).
Recommandation de télécharger l'application "Tous Anti Covid" (communication du 27 octobre 2020)
Poursuite des communications :
.sur le télétravail avec rappel des bonnes pratiques pour concilier vie professionnelle et vie personnelle
.sur les bonnes postures
.sur la charte de droit à la déconnexion, la nécessité de réaliser des pauses en période de télétravail
.sur le support IT
.sur l'accompagnement au quotidien
Communication périodique "Newsletter" à tous les collaborateurs avec des thématiques spécifiques (questions RH, Bien-
être,…)

Pour atténuer la lumière bleue des écrans : téléchargement d'un logicel :

Sous Windows 10 :
•Cliquez sur Démarrer > Paramètres > Système.
•Vous arrivez dans la première section Affichage, activez alors l'option Eclairage nocturne :
•Cliquez ensuite sur le lien Paramètres d'éclairage nocturne.

Sur les I Phone, Ipad :

•Réglages
•Luminosité et affichage
•Apparence : choisir sombre

Communication sur les bonnes postures à adopter en télétravail

e Covid-19

Actions complémentaires

Application du protocole national sanitaire pour les entreprises déployé par le gouvernement et suivi
des dernières mises à jour

Application des dispositions gouvernementales permettant aux entreprises d'inciter les

collaborateurs à la vaccination (mails, réunions etc.)

Le référent s’assure de la mise en œuvre des mesures et de l’information des salariés

L'identité du référent et sa mission sont communiquées à l’ensemble du personnel

.Utilisation de l'application My Ipsen Workplace depuis le 7 septembre pour connaitre notamment les
salles disponibles, le nombre de collaborateurs présents sur site.

Communications régulières de la DRH France auprès des salariés (notamment du 29 novembre, 13

et 30 décembre 2021, 27 janvier et 22 février 2022)
Communications de la Direction des Facilities Management notamment du 29 novembre et 30
décembre 2021 et 31 janvier 2022

Poursuite de la possibilité de se faire rembourser, sur note de frais, dans la limite de 250 euros
maximum par collaborateur sur 3 ans, le matériel à usage professionnel dans la liste exclusive
suivante : bureau, chaise/fauteuil, lampe, écran fixe ou réhausseur, souris et clavier)
Cette mesure s'applique aux collaborateurs en CDI et CDD de plus de 12 mois, après validation de
la période d'essai, à condition de ne ps en avoir déjà bénéficié en 2020

Pour la prévention des risques liés au Télétravail, cf. onglet Plan d'Action
.Dotation de masques en tissu

.Des masques en tissus ou chirurgicaux sont disponibles sur demande au service des Facilities
management

Maintien des mesures d’aération et de ventilation des locaux: 100% air neuf conformément au
protocole sanitaire

Nécessité de ranger son bureau en quittant l’établissement pour permettre le nettoyage approfondi
de l’espace de travail
Utilisation de l'application My Ipsen Workplace depuis le 7 septembre pour connaitre notamment les
salles disponibles, le nombre de collaborateurs présents sur site.
Maintien des mesures d’aération et de ventilation des locaux: 100% air neuf conformément au
protocole sanitaire
Mise à disposition d'autotests en cas d'urgence

Entre le 29/11/2021 et le 12/12/2021: les moments de convivialité en présentiel sont fortement

déconseillés. Le cas échéant, il convient de respecter l’ensemble des gestes barrières et notamment
une distanciation de 2 mètres lorsque le masque doit être retiré.

A compter du 13/12/2021 : les moments de convivialité en présentiel sont suspendus

A compter du 1er mars 2022 : les moments de convivialité sont de nouveau autorisés, toujours dans
le respect des gestes barrière et en conformité avec le nouveau protocole sanitaire en entreprise

Entre le 29/11/2021 et le 12/12/2021: les moments de convivialité en présentiel sont fortement

déconseillés. Le cas échéant, il convient de respecter l’ensemble des gestes barrières et notamment
une distanciation de 2 mètres lorsque le masque doit être retiré.

A compter du 13/12/2021 : les moments de convivialité en présentiel sont suspendus

A compter du 1er mars 2022 : les moments de convivialité sont de nouveau autorisés, toujours dans
le respect des gestes barrière et en conformité avec le nouveau protocole sanitaire en entreprise

.Application du Plan de prévention entreprises extérieures

.Application du Protocole de nettoyage/décontamination avec le prestataire de nettoyage
Poursuite des tickets restaurant pour les collaborateurs en télétravail et qui en font la demande pour
tous les jours télétravaillés avant la fin du mois (dans la limite de 2 par semaine à compter du
1/07/2021. A compter du 13/12/2021, le nombre maximum de tickets restaurant suit le nombre de
jours de télétravail par semaine.

Maintien des mesures d’aération et de ventilation des locaux: 100% air neuf conformément au
protocole sanitaire
Nouvelle dotation envoyée la semaine du 17/01 incluant (masques, gel hydroalccolique, lingettes et
une boite de 5 autotests). La prochaine dotation aura ensuite lieu courant avril/mai et un sondage
sera envoyé en amont pour recenser les besoins en matériel

Tutos disponibles auprès des salariés itinérants sur l'application des gestes barrières, la gestion des
déchêts, les mesures d'hygiène dans le véhicule,….

Possibilité de demander un écran fixe ainsi qu'une souris pour permettre une meilleure posture
ergonomique. Fourniture à la demande du collaborateur.

Mise à disposition des protocoles des autorités de santé :

.En cas de contact avec une personne malade du Covid 19
.En cas de symptômes du Covid 19
.Les informations sur le dépistage
Communication de sessions Bien-Etre organisées par l'infirmière du site

Différents éléments à disposition de l'ensemble des collaborateurs sur iLearn

% Avance

Mis en place

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Mis en place

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Mis en place

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Mis en place

Mis en place

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 Mis en place

Mis en place

Mis en place

Mis en place
 Pla

Unités de Poste de
Période
travail travail

Toutes Tous

Toutes Tous

UT1, UT2,
Tous
UT4

UT1, UT2,
Tous
UT3

UT1, UT2 UT1, UT2

 Toutes Tous

Période de
déconfinem
ent national
 Période de
déconfinem
ent national
- A compter
du 14 mars
2022

Toutes Tous

Tous Tous
Toutes Tous

Tous

Toutes

Force de vente

Force de vente

Toutes
Tous

Toutes Tous

Toutes Tous
 Plan d'actions spécifique
Mi

Recommandations

Veille et respect des consignes gouvernementales

Modalités de mise en œuvre des mesures de protection dans l'entreprise

Application du télétravail au sein d'Ipsen selon les dispositions de l'accord

télétravail; à savoir possibilité de télétravailler dans la limite de 2 jours par
semaine et les télétravailleurs seront sur site 3 jours par semaine minimum (pour
les salariés éligibles).

Levée des restrictions sanitaires conformément aux recommandations

gouvernementales, dans le respect des règles d'hygiène.

Mesures applicables sur le site de Boulogne:

Application des mesures d’hygiène, règles d’aération et nettoyage des locaux,

conformément aux recommandations gouvernementales.
Les mesures de distanciation sociales ne sont plus obligatoires
 Mesures applicables sur le site de Boulogne:

Application des mesures d’hygiène, règles d’aération et nettoyage des locaux,

conformément aux recommandations gouvernementales.
Les mesures de distanciation sociales ne sont plus obligatoires

Mesures complémentaires mises en place dans les parties communes / collectives

Restaurant inter entreprise : application des mesures d'hygiène
et du protocole sanitaire MRS

Modalités liées à l'activité sur le terrain :

 Mesures de prévention des risques psychosociaux

Déplacements

Communication

Mesures de prévention pour le travail sur ordinateur

Mesure de prévention des TMS

Plan d'actions spécifique lié à la prévention du risque épidémique Cov
Mise à jour au 10 octobre 2022

Actions

Poursuite de la Cellule de gestion de crise Globale et cellule de gestion de crise locale

Autorisation d'abence pendant le temps de travail pour faciliter l'accès à la vaccination et pas seulement dans les services
de santé au travail

Maintien de la désignation d'un référent Covid-19 au niveau du site

Les réunions peuvent se faire en présentiel ou en audio ou visioconférence/mode hybride.

Communication sur les mesures applicables

Matériel : chaque salarié pouvant télétravailler est muni de son ordinateur portable (Ipad complémentaire selon les
fonctions exercées) et de la documentation nécessaire

Gestion des outils informatiques pendant le télétravail :

.Poursuite des communications de l'IT sur l'utilisation des outils Ipsen pendant le télétravail
.Maintien service desk

Poursuite de la vigilance sur la charge de travail en télétravail :

.Sensibilisation des managers
.Communication sur l'application de la charte du droit à la déconnexion

Matériel de protection :
.Le port du masque n'est plus obligatoire sur le site pour tous les salariés Ipsen et entreprises extérieures, y compris dans
les bureaux collectfs, les salles de réunion, les open-space et pour tout déplacement au sein du site . Toutefois les
collaborateurs qui le souhaitent peuvent continuer à le porter.

.Gel hydroalcoolique disponible dans tout le bâtiment

.Lingettes désinfectantes peuvent être distribuées en plus sur demande.

Mesures d'hygiène obligatoires :

Respect des mesures d'hygiène : notamment se laver régulièrement les mains, éternuer dans son coude, nettoyer son
environnement afin de prévenir tout risque éventuel de contamination et continuer à se protéger collectivement.
Contrôle de la température :
.Un contrôle de température peut être réalisé sur volontariat par thermomètre infrarouge (respectant la réglementation de
protection des données personnelles, notamment aucun enregistrement ni traitement de telles données), ce contrôle peut
être effectué à côté de l'infirmerie. En cas de température supérieure à 38°C ou en cas d’apparition d’autres symptômes du
Covid-19, les salariés ne doivent pas se rendre sur site en application des consignes gouvernementales et du plan de
prévention de la médecine du travail

Nettoyage régulier et désinfection renforcée plusieurs fois par jour des parties communes et privatives :
actions accrues sur les zones de contacts (poignées de portes, rampes d’escaliers, boutons d’ascenseurs, toilettes,
fontaines à eau, copieurs, poubelles …)
==> Maintien de la procédure d'urgence avec la société de nettoyage pour tout cas avéré ou suspect afin d'isoler la
personne et de désinfecter

Nécessité de ranger son bureau en quittant l’établissement pour permettre le nettoyage approfondi de l’espace de travail

Amplitude horaire d’accès au site :

Plage horaire de 7h à 21h

Gestion des visiteurs extérieurs :

Les visiteurs sont à nouveau autorisés à venir sur site

Gestion des livraisons :

Les livraisons de repas sont de nouveau autorisées

Infirmerie :
.Désinfection quotidienne et renforcée
.Lavage de mains obligatoire et mise à disposition de gel hydroalcoolique
.Retrait des documents papiers dans la salle d'attente
.Accès à la salle de repos possible : mise en place de linge à usage unique
.Visite d'embauche, de reprise et rendez-vous peuvent se tenir en visioconférence.
.Mise à disposition de matériel de protection (masque) pour les salariés SST en l'absence de l'infirmière
.Gestion des déchets : poubelles spéciales (DASRI) pour jeter si besoin gants, masques, mouchoirs …

Atrium :
.Les rassemblements et moments de convivialité peuvent se tenir en présentiel dans les respect des règles d'hygiène
.Accès à la cafétéria : maintien des vitres en plexiglas sur le comptoir/maintien du port du masque par MRS. Application
des mesures d'hygiène pour tous.

Accueil :
Maintien des vitres en plexiglas sur le comptoir de l'accueil.

Ascenseurs :
. La capacité des ascenseurs limitée suite aux restrictions sanitaires n'est plus applicable. La signalétique est enlevée en
conséquence.
.Désinfection régulière des ascenseurs

Passerelles :
.mise à disposition de gel hydroalcoolique à la sortie des ascenseurs et avant les portes Est et Ouest,
.désinfection régulière dans la journée des portes/ouvertures de portes

Etages :
.Désinfection régulière des machines à boissons et fontaines, gel hydroalcoolique à proximité des machines à café
.Gestion des déchets : Mise en place de poubelles spécifiques pour les masques et lingettes souillés (fermées avec pédale
d’ouverture) près des corbeilles de tri sélectif à chaque étage
Vestiaires & douches : Réouverture des vestiaires et douches dans le respect des règles d'hygiène

Désinfection du bâtiment / des locaux

Mesures spécifiques au sein du RIE :

.Suppression de la distanciation d’un mètre au niveau des tables
.Les aliments ne sont plus enveloppés de cellophane dans les points de distribution du RIE
.Les micro-ondes, fontaines à eau, carafes sont de nouveau mis en service
.Respect des mesures d'hygiène afin de prévenir tout risque éventuel de contamination et continuer à se protéger
collectivement.

Mesures de désinfection :
.désinfection préalable des salles de restauration, cuisine, matériel, etc.
.mise en route des frigo etc.
.nettoyage appronfondi tous les jours de tous les espaces du RIE

Matériel de protection :
.Plan de prévention avec le prestataire pour la protection des collaborateurs de l'organisme prestataire et des utilisateurs du
RIE
.Obligation d'utiliser le matériel de protection en vigueur pour le personnel du restaurant
.Maintien des vitres plexiglas entre le personnel du restaurant et les utilisateurs
.Mise à disposition gel hydroalcoolique à l'entrée des RIE

Exercice de l'activité terrain dans son approche multicanale et dans le respect des consignes sanitaires: visite en face/face;
visite à distance ; téléphone ; mail etc.
Application des règles en vigueur dans l'établissement de santé pour les visites face/face

Evènements sur le terrain :

RP : reprise des formats en présentiel, en prévoyant systématiquement un format hybride
Staff : reprise des staff avec hospitalité (sauf refus de la part de l’établissement de santé)
RCI : reprise des RCI (sauf refus du professionnel de santé)

Visites DUO (collaborateur/manager): Les visites DUO se poursuivent dans le respect des règles en vigueur

Matériel de protection :
.Kits de protection à disposition des salariés : masques chirurgicaux, gel hydroalcoolique, lingettes désinfectantes etc.
.Le port du masque est obligatoire lorsque cela est exigé par l'établissement de santé

Matériel de dépistage : Dotation de 5 autotests en cas de difficulté à en trouver en pharmacie compte tenu des
déplacements plus fréquents

Mesures d'hygiène :
.Respect des règles d'hygiène en vigueur notamment : se laver régulièrement les mains, éternuer dans son coude, nettoye
son environnement afin de prévenir tout risque éventuel de contamination et continuer à se protéger collectivement.

.Gestion des déchets : Utilisation par les salariés de sacs poubelles spécifiques zippés/refermables pour jeter les masques
et lingettes souillées

.Nettoyage et désinfection régulière des véhicules par les salariés (poignée de portes, volant, levier de vitesse, boite à
gants) ainsi que téléphone et tablette
Surveillance de la température :
.Dans le cadre de la pandémie de Covid-19 les collaborateurs doivent être vigilants quant à l'apparition de symptomes. En
cas d'apparition de symptômes, le contrôle de sa temparétaure est conseillé. En cas de température supérieure à 38°C ou
en cas d’apparition d’autres symptômes du Covid-19, les salariés ne doivent pas se déplacer en application des consignes
gouvernementales et du plan de prévention de la médecine du travail

Dispositif d'appel :
Fonctionnement de la cellule d'écoute 7jr/7 pour un accompagnement psychlogique des salariés (cellule d'écoute IAPR
joignable au 0800 0002 26),(communications régulières, à ce sujet)
Cellule de veille interne :
Fonctionnement de la cellule de veille composée des services de santé au travail, de la Responsable Qualité de vie au
travail, d'élus du CSE et du Président du CSE

Prévention du risque d'isolement des collaborateurs

Sensibilisation des managers au maintien du lien social et au management de proximité pour favoriser la détection de
difficultés particulières
Communication sur les dispositifs de prévention des RPS
Plusieurs sessions Bien-Etre animées notamment par l'infirmière du site

Communication et Maintien du lien social :

Mise à disposition de moyens permettant de maintenir le lien social :
.Poursuite du covid-19 corner sur l'intranet afin de répertorier toutes les initiatives mises en place dans le groupe
.Communications régulières d'informations de la Direction : communications groupe, nationale et locale
.Points réguliers au sein des équipes pendant toute la période,

L'interdiction de voyager entre les sites sauf si nécessité liée à l'activité est levée

Les évènements collectifs sont de nouveau autorisés et ne sont plus limités, toujours dans le respect des règles d'hygiène

Les déplacement et la participation aux congrès internationaux ou conférences externes internationales sont de nouveau
autorisés et ne sont plus limités, dans le respect des règles d'hygiène

Poursuite des déplacements auprès des professionnels de santé selon l'accueil du PDS dans le respect des règles
d'hygiène et des règles sanitaires en vigueur dans l'établissement de santé
Application du mode opératoire pour accompagner les salariés sur le terrain et garantir la sécurité sur le plan sanitaire (aide
à la réalisation des visites en Face-Face ou à distance).
Recommandation de télécharger l'application "Tous Anti Covid" (communication du 27 octobre 2020)
Poursuite des communications :
.sur le télétravail avec rappel des bonnes pratiques pour concilier vie professionnelle et vie personnelle
.sur les bonnes postures
.sur la charte de droit à la déconnexion, la nécessité de réaliser des pauses en période de télétravail
.sur le support IT
.sur l'accompagnement au quotidien
Communication périodique "Newsletter" à tous les collaborateurs avec des thématiques spécifiques (questions RH, Bien-
être,…)

Pour atténuer la lumière bleue des écrans : téléchargement d'un logicel :

Sous Windows 10 :
•Cliquez sur Démarrer > Paramètres > Système.
•Vous arrivez dans la première section Affichage, activez alors l'option Eclairage nocturne :
•Cliquez ensuite sur le lien Paramètres d'éclairage nocturne.

Sur les I Phone, Ipad :

•Réglages
•Luminosité et affichage
•Apparence : choisir sombre

Communication sur les bonnes postures à adopter en télétravail

e Covid-19

Actions complémentaires

Application du Guide "repère" pour les entreprises déployé par le gouvernement en remplacement
du protocole sanitaire pour faire face à l'épidémie de Covid. Ce Guide renvoie à d'autres documents
d'informations spécfiques applicables en matière de santé.

Application des dispositions gouvernementales permettant aux entreprises d'inciter les

collaborateurs à la vaccination (mails, réunions etc.)

Le référent s’assure de la mise en œuvre des mesures et de l’information des salariés

L'identité du référent et sa mission sont communiquées à l’ensemble du personnel

.Utilisation de l'application My Ipsen Workplace pour connaitre notamment les salles disponibles, le
nombre de collaborateurs présents sur site.

Communications régulières de la DRH France auprès des salariés (la dernière en date 26 septembre
2022)
Communications de la Direction des Facilities Management notamment du 29 novembre et 30
décembre 2021 et 31 janvier 2022)

Poursuite de la possibilité de se faire rembourser, sur note de frais, dans la limite de 250 euros
maximum par collaborateur sur 3 ans, le matériel à usage professionnel dans la liste exclusive
suivante : bureau, chaise/fauteuil, lampe, écran fixe ou réhausseur, souris et clavier)
Cette mesure s'applique aux collaborateurs en CDI et CDD de plus de 12 mois, après validation de
la période d'essai, à condition de ne pas en avoir déjà bénéficié en 2020

Pour la prévention des risques liés au Télétravail, cf. onglet Plan d'Action

.Dotation de masques en tissu aux collaborateurs

.Des masques en tissus ou chirurgicaux supplémentaires sont disponibles sur demande au service
des Facilities management
Maintien des mesures d’aération et de ventilation des locaux: 100% air neuf conformément au Guide
repère

Mise à disposition d'autotests en cas d'urgence

Les moments de convivialité en présentiel sont autorisés, toujours dans le respect des règles
d'hygiène
.Application du Plan de prévention entreprises extérieures
.Application du Protocole de nettoyage/décontamination avec le prestataire de nettoyage

Bénéfice de tickets restaurant pour les collaborateurs en télétravail : le nombre maximum de TR suit
le nombre de jours de télétravail maximum par semaine/mois

Maintien des mesures d’aération et de ventilation des locaux: 100% air neuf conformément au Guide
repère

Nouvelle dotation envoyée la semaine du 17/01 incluant (masques, gel hydroalccolique, lingettes et
une boite de 5 autotests). La prochaine dotation aura ensuite lieu courant avril/mai et un sondage
sera envoyé en amont pour recenser les besoins en matériel

Tutos disponibles auprès des salariés itinérants sur l'application des gestes barrières, la gestion des
déchêts, les mesures d'hygiène dans le véhicule,….

Possibilité de demander un écran fixe ainsi qu'une souris pour permettre une meilleure posture
ergonomique. Fourniture à la demande du collaborateur.

Application des règles des autorités de santé :

.En cas de contact avec une personne malade du Covid 19
.En cas de symptômes du Covid 19
.Les informations sur le dépistage
Communication de sessions Bien-Etre organisées par l'infirmière du site

Différents éléments à disposition de l'ensemble des collaborateurs sur iLearn

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