Dossier de présentation théorique d’un projet d’événement
Dossier de présentation
Le dossier type d’un projet d’événement
Nom du projet
Maître d’œuvre :
Maître d’œuvre délégué (si nécessaire) :
Informations de contact :
Date et version :
Diffusion : liste des destinataires
Master 2 – Com’Sup Salim Alami 2021 - 2022
Dossier de présentation théorique d’un projet d’événement
Présentation synthétique
C’est le classique « rappel du brief »
On peut esquisser ici le contenu technique de la réponse mais sans tout dévoiler.
Il s’agit de résumer la problématique en montrant qu’on en a compris, ou identifié, les éléments les
plus importants.
Le contenu de la présentation synthétique du projet peut changer du tout au tout selon les
destinataires du document
1 – Définition et contenu du projet
2 – Objectifs à atteindre et motivations
3 – Population cible
4 – Date, durée et lieu
5 – Équipe projet
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Sommaire
Présentation synthétique
1 – L’objet du projet d’événement
1.1. Présentation générale de l’objet du projet
1.2. La construction de la réponse, les orientations choisies
2 – Contexte du projet
2.1. Le public adressé, concerné
2.2. Les objectifs
2.3. Analyse de l’existant et VA du projet
2.4. Contraintes et faisabilité
3 – Présentation de l’événement
3.1. Présentation générale
3.2. Concept détaillé
3.3. Déroulement
4 – Communication et valorisation de l’événement
4.1. Communication vers les cibles/les participants
4.2. Communication média
4.3. Communication hors media
5 – Gestion du projet
5.1. Méthodologie, process et gestion de projet
5.2. Équipe projet et organisation
5.3. Les tâches
5.4. Calendrier de réalisation
5.5. Partenaires extérieurs
6 – Budget prévisionnel
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6.1. Budget
6.2. Financement
7 – Projection vers le post-event
7.1. Entretenir sa communauté
7.2. La communication post-event
7.3. Ouvrir des perspectives
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1. L’objet du projet
Indiquer le contenu de ce chapitre dans un petit paragraphe : présentation de l’objet de
l’événement lui-même : la réponse à la question « Pourquoi ? »
1.1. Présentation générale de l’objet du projet
• Dans un petit paragraphe l’idée générale du projet, son intérêt, sa spécificité
• Idéalement cette présentation sera neutre et objective
1.2. La construction de la réponse, les orientations choisies
• Donnez ici votre vision de l’objet et les orientations que vous avez retenues pour le bâtir et
le mener à son terme.
• C’est ici que vos partis pris sont révélés, ce sont eux qui vont conditionner la façon dont
vous allez mener le projet. Vous commencez à définir ici le cadre dans lequel votre réflexion
et votre conception vont évoluer.
• Souvent sous la forme d’une reformulation avec vos mots des objectifs principaux, des
orientations privilégiées, de ce qui va justifier vos propositions...
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2 – Contexte du projet
Présentez ici les points que vous allez aborder, tous les projets n’aborderont pas forcément tous les
points. L’importance relative des différentes rubriques ci-dessous variera d’un projet à l’autre.
2.1. Le public et la cible adressés et concernés
• Présentez la façon dont le public a été identifié (enquête documentaire, expérience
personnelle, brainstorming…)
• Présentez les catégories qui ont été identifiées, leurs attentes/besoins spécifiques et
comment le projet d’événement compte les adresser.
• Préciser ici si le public et la cible sont différents
2.2. Les objectifs
• Comment les objectifs ont été identifiés
• Mise en relation avec les besoins/les attentes des cibles
• Lister les objectifs selon leur importance (2 niveaux maximum recommandés) : deux
objectifs stratégiques + quelques objectifs secondaires suffisent amplement. (Vous pouvez
vous appuyer sur des méthodes de type SMART)
• Il est également utile de définir des indicateurs de succès qui vous permettront ensuite
d’évaluer votre projet : les KPI
2.3. Analyse de l’existant et VA du projet
• Le benchmark : qu’est ce qui se fait par ailleurs, d’identique ou d’approchant, pour
répondre aux mêmes enjeux, aux mêmes objectifs
• En faire ressortir les BP
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• Expliquer votre vision et sur quels points votre projet entend se démarquer, sa valeur
ajoutée
2.4. Contraintes et faisabilité
• Lister ici les contraintes qui conditionnent la définition même du projet d’événement et qui
peuvent impacter sa faisabilité, que ce soit sur le fond ou sur la forme. (Voir les contraintes
majeures à prendre en compte dans le cours de M1)
• Expliquer comment ces contraintes ont été prises en compte dans votre projet
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3 – Présentation de l’événement
L’objectif ultime de la présentation de l’événement est de montrer en quoi votre proposition, vos
idées, répondent aux objectifs identifiés précédemment.
Cette partie représente le cœur de la « reco » traditionnelle. C’est ici que la vision de l’événement
à proprement parler est exposée.
3.1. Présentation générale
Brosser ici le tableau général de votre projet événementiel : les grandes infos qui définissent un
événement (thème, date et durée, nombre de participants, lieu, ébauche de programme, ...)
Cette rubrique est un résumé de la suite. Elle doit être explicite mais courte.
3.2. Concept détaillé
Exposez ici le détails de votre concept :
• Contenu
• Thème et scénarisation
• Scénographie et aménagements
...
Cette présentation, forcément technique, s’appuie beaucoup sur l’utilisation de maquettes, de
tableaux, de visuels et de tous les outils graphiques et visuels qui faciliteront l’illustration d’une
idée et sa compréhension par des tiers.
3.3. Déroulement
C’est ici que vous décrivez le programme prévisionnel de votre événement à l’aide des outils déjà
connus que sont :
• le déroulé
• le conducteur / conduite
• l’expérience proposée
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4 – Communication et valorisation de l’événement
4.1. Communication directe vers les participants
• Aussi bien internes qu’externes
• Peut, souvent, faire partie du narratif
4.2. Communication média autour de l’événement
• Présentation de la stratégie de communication retenue
• Présentation du mode de gestion des médias
• Quelles actions ? Plan media
• Description de la stratégie RP
• Partenariat médias ?
4.3. Communication hors media autour de l’évènement
• Description des actions hors-media et de leur planification
• Stratégie digitale
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5 – Gestion du projet
Présente les méthodes et process mis en place pour réaliser les étapes du projet d’événement
présentées aux chapitres 3 et 4
5.1. Méthodologie, process, conduite du projet
Vous décrivez ici la façon dont vous entendez travailler à la réalisation du projet :comment vous
comptez gérer toutes les activités et réalisations nécessaires à la bonne réalisation de l’événement :
• Les instances à mettre en place pour gérer tout ou partie du projet :
◦ Comité d’organisation
◦ Comité scientifique
• Quelle partie (MO & MOD) est impliquée dans quelle étape, notamment pour les étapes de
validation mais pas uniquement
• Quels process seront mis en place pour les divers points nécessaires :
◦ invitation/relance/inscription/confirmation/accueil,
◦ gestion des prestations logistiques, (centrale de résa),
◦ récolte des présentations des speakers,
◦ gestion de la presse…
• Système de réunions et de communication entre les acteurs du projet
• Indicateurs de suivi, principalement budget et inscriptions
5.2. Les tâches
• Une fois les points 3. et 5.1 présentés, il convient d’identifier et de lister l’ensemble des
tâches que la réalisation de l’événement implique.
• Ces tâches doivent être ordonnées en grandes catégories qui incluent des tâches, puis des
sous tâches etc. : aborder ici la hiérarchisation des tâches propre à toutes démarches de
gestion de projet
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5.3. Calendrier de réalisation
Les tâches définies, il est nécessaire de planifier leur réalisation et de leur affecter :
• des responsables, même s’il ne s’agit encore que d’intitulés de poste
• des durées
• des liens de dépendances
• des process de validation clairs
→ Présentation sous la forme d’un diagramme de Gantt
5.4. Équipe projet et organisation
• L’organigramme et la présentation, avantageuse et synthétique, des membres de l’équipe +
affectation des tâches
• Si les CV doivent être présentés, leur place est dans l’annexe, pas ici
Rôle sur ce projet Nom Prénom
Fonction, appartenance Titre et employeur, si pertinent rôle dans la société
institutionnelle civile/monde associatif
Qualifications
Références (si lettres de références etc. → en annexe)
Coordonnées de contact
5.5. Partenaires extérieurs
Si nécessaire uniquement, présentation des partenaires extérieurs associés à la réalisation des
projets
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6 – Budget prévisionnel
6.1. Budget
Présentation du budget global.
Attention au type de présentation du budget selon les destinataires du dossier : Budget vs. Fiche
financière
L’importance de préciser les CGV !
6.2. Financement
Les sources de financement du projet : internes et/ou externes
Si nécessaire : présentation du projet de sponsoring :
• Identification et ciblage des sponsors potentiels
• Contenu du dossier de sponsoring à développer
• Élaboration des formules de sponsoring
• Stratégie de communication à destination des sponsors
Si l’événement bénéficie de sources de financement extérieures, il est intéressant de présenter un
tableau recettes/dépenses
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7 – La gestion du post-event
L’exploitation des retombées de son action événementielle : c’est souvent en post event que se
construit le ROI d’un événement en exploitant les succès et retombées de ce dernier.
La nature des actions à mener en post-event est d’une diversité sans fin, elle dépendra
essentiellement des objectifs définis en amont et de la nature de l’événement. Si on tente de la
résumer, on peut découper ces actions en 3 catégories :
7.1. Entretenir sa communauté
7.2. La communication post-event
7.3. Ouvrir des perspectives
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