E R P : develop & P

Par MADANI Mayssa

Objectifs du module
• Avoir des connaissances générales sur les ERP:
– La notion d’intégration des applications d’entreprise
– Les fonctionnalités d’un ERP
– La différence entre un ERP open source et un ERP
commercial
1
 – La procédure de mise en place d’un ERP dans une
entreprise
• Savoir comment mettre en place et manipuler
Odoo dans une entreprise
– Manipulation des différentes fonctionnalités,
notamment celles de la gestion commerciale, de la
CRM, de la gestion de stock et du service après-vente.

2
 Chapitre 1

Introduction aux ERPs

Problématique (1/2)
• La gestion d’une entreprise comporte plusieurs processus:
– Gestion des ventes
– Gestion des achats
– Gestion du stock (logistique)
3
 – Gestion des ressources humaines
– Gestion des relations clients (CRM)
– Gestion documentaire
– Gestion financière
– Comptabilité
– Gestion de production
– Gestion de projets
– …
• Chaque processus peut avoir un logiciel à part (interface
graphique et base de données) pour assurer son
informatisation.
– Il faut donc plusieurs logiciels qui peuvent avoir chacun un
serveur de données indépendant

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 Problématique (2/2)
• Cependant, ces différents processus communiquent entre eux
d’une manière continue car ils utilisent des informations
communes
– Par exemple la gestion des ventes communique avec la CRM (chiffre
d’affaire par client), la gestion de stock (disponibilité des articles et
actions de sortie du stock), la gestion financière (montant des factures
et moyens de payement) et la comptabilité (factures, taxes, …).
• La saisie multiple de la même donnée dans des logiciels
différents risque d’engendrer des problèmes de synchronisation
– Par exemple, une facture annulée nécessite des actions dans plusieurs
logiciels: création de facture avoir pour la comptabilité, création d’un
bon de retour pour la gestion de stock, annulation du montant encaissé
pour la gestion financière, mise à jour des données dans la CRM,…
⇒Il faut donc trouver un moyen pour assurer la communication
continue entre les différents processus de l’entreprise

5
 – Plusieurs solutions ont été proposées parmi lesquelles il y a l’utilisation
des ERP à la place des logiciels classiques de gestion.

Les ERPs (1/2)

• Les ERPs (parfois on les appelle PGI en français
comme Progiciels de Gestion Intégrée) sont des
logiciels complexes qui gèrent « tous » les
processus de l’entreprise.
– Ils utilisent une seule base de données (relationnelle ou
orientée objet) dans laquelle ils stockent toutes les
données issues de l’entreprise
• L’ERP assure donc, grâce à des déclencheurs, la
propagation automatique de toute mise à jour des
informations stockées dans la base de données
6
• L’avantage des ERPs est que l’intégration est
prévue dès la conception du système. Donc, pas
d’effort particulier pour la garantir.
Les ERPs (2/2)
• Les problèmes avec les ERPs sont les suivants:
– Tous les utilisateurs de l’entreprise partagent la même base
de données.
• Pour cela le serveur de données doit être très puissant et très sécurisé
(processus de sauvegarde, gestion poussée des utilisateurs,
protection contre les virus, les intrusions,…)
– Le paramétrage de l’ERP est assez difficile car il faut bien
gérer les droits des utilisateurs
• Chaque utilisateur doit avoir une interface adaptée uniquement
aux responsabilités qui lui sont affectées.

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– L’entreprise doit se débarrasser de ses anciens logiciels de
gestion pour migrer vers une solution ERP
• Il faut former les utilisateurs et les suivre pendant plusieurs mois
pour assurer la maîtrise de l’ERP
• Il faut assurer la migration des données déjà existantes dans les
autres logiciels de gestion
• Dans le projet de mise en place d’un nouveau ERP, il existe toute
une phase qui concerne la conduite de changement et la gestion
de déploiement.

8
9
 Exigences pour les ERPs
• Les ERPs doivent pouvoir gérer et prendre en charge :
– plusieurs entités ou organisations ;
– plusieurs associations ;
– plusieurs devises ;
– plusieurs langues pour les utilisateurs et les clients (cas des
multinationales) ;
– plusieurs législations ;
– plusieurs plans de comptes ;
– plusieurs axes d'analyse en comptabilité analytique.
• Un ERP contient généralement trois environnements de travail :
– Un environnement de développement qui permet d’adapter le progiciel
standard à des besoins spécifiques de l’entreprise.
– Un environnement de test qui permet de réaliser des simulations
permettant de tester de nouveaux paramétrages et de vérifier le
fonctionnement correct du progiciel par rapport à un processus de
gestion donné (une vente, un achat, une sortie de stock, … )
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 – Un environnement de production qui correspond au progiciel utilisé par
les gestionnaires de l’entreprise au quotidien.

Coût d’acquisition d’un ERP (1/2)

• Coût des licences: Il dépend du périmètre envisagé pour la
solution : configuration du serveur, nombre d'utilisateurs… Mais
les caractéristiques mêmes du progiciel peuvent fournir des
marges de négociation supplémentaires.
– Elles restent faibles avec des ERPs monolithiques, souvent
surdimensionnés.
– Elles deviennent plus importantes avec des ERPs modulaires, dont la
tarification tient compte des modules effectivement choisis.
• Matériel : un bon dimensionnement et une négociation avec le
fournisseur doivent permettre d’en optimiser les coûts.
• Mise en œuvre et intégration: Elles représentent la partie
principale des dépenses d’un projet :

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 – Le coût d'intervention de consultants extérieurs peut être très
important. Il l’est d’autant plus que l’ERP est peu flexible et que le
volume des développements spécifiques à effectuer est important
– Un ERP doit aussi s’intégrer avec les applications existantes de
l’entreprise
– Une évaluation technique rigoureuse doit être réalisée avant tout
engagement chiffré.

Coût d’acquisition d’un ERP (2/2)

• Maintenance: Elle ne représente qu'une petite partie du coût
d'un projet mais c’est une partie sensible parce que récurrente.
– Il est vrai que l’initiative de l’éditeur consistait à rattraper le taux
couramment pratiqué sur le marché, mais plus généralement, se pose
la question de la relation entre le tarif d’une maintenance et le niveau
de service rendu.
• Coût total de possession (TCO ou Total Cost of Ownership): doit
être étudié dès le choix de la solution. Il se calcule sur plusieurs
années, en général 5 ou 7 ans.
12
 – Il dépend de nombreux critères du progiciel, et en particulier du
périmètre couvert et du nombre d’utilisateurs (ou taille de
l’entreprise), du coût réel des licences, remises comprises, et des coûts
associés que sont l’intégration, le fonctionnement et la maintenance.
– La difficulté du calcul du TCO est qu’il faut prendre en compte tous les
coûts, aussi bien directs qu’indirects.
• Les éditeurs assurent à leur client qu’ils leur procurent le meilleur TCO mais ces calculs
théoriques ne peuvent remplacer un calcul sur des chiffres réels
– Le TCO est un très bon moyen d'évaluer les coûts liés à un nouveau
système.

13
Coût d’acquisition : effet iceberg

14
15
 Projet de mise en place d’un ERP
• Les coûts d'un projet de mise en place d’un ERP se
composent principalement de quatre parties dont le poids
respectif peut varier dans des proportions importantes.
– Les chiffres généralement observés sont les suivants :
• Licences : 25 à 40%
• Matériel : 10 à 20%
• Intégration : 40 à 80 %
• Maintenance : 15 à 20%
– Traditionnellement, le coût de la licence est le premier domaine de
négociation entre le client et l’éditeur.
• Mais à cette dépense initiale, s’ajoute des coûts de mise en œuvre,
essentiellement pour l’intégration et l’adaptation.
– Les chiffres constatés montrent que pour 1 € dépensé en licence, il faut
ajouter de 1 à 2 € pour la mise en œuvre de l’ERP.
• Le coût des licences dépend du périmètre envisagé pour la solution :
configuration du serveur, nombre d'utilisateurs.
16
 • Il est assez rare de voir des projets ERP se terminer dans les
délais en respectant le budget.
– Une étude de Panorama Consulting Group, montre que 93% des projets
dépassent les délais et que les 2/3 dépassent le budget.

ERP commercial vs ERP libre

• Pour les ERPs libres (open source), la licence est gratuite. Il est
cependant possible d’avoir des fonctionnalités supplémentaires
payantes dans des solutions libres.
• Les ERPs libres les plus connus sont: Odoo, Compiere et Open Bravo.
– L’intégrateur qui va mettre en place l’ERP dans l’entreprise peut exiger une
rémunération de son effort et du suivi qu’il assure. Il y a aussi d’autres coûts
nécessaires à la mise en place.
– Le plus grand problème avec les ERPs open source est le manque de
documentation détaillée et à jour.
• Pour les ERPs commerciaux, en plus du prix de la licence (qui se calcule
généralement par le nombre d’utilisateurs et les fonctionnalités
demandées), l’entreprise doit s’engager à payer les frais d’un contrat

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 de maintenance pour que l’intégrateur assure le suivi continu du
fonctionnement de l’ERP dans l’entreprise
– Les ERPs commerciaux les plus performants sont: SAP (leader mondial du
marché des ERPs), Oracle Business Suite et Microsoft AX.
– D’autres ERPs commerciaux de moyenne gamme (avec des prix de licence plus
abordables) sont très utilisés dans les petites et moyennes entreprises comme
Microsoft Dynamics, Sage X3, MFG Pro, Cegid,…
• Dans le reste du cours, nous allons nous intéresser à Odoo, qui est
actuellement l’ERP open source le plus complet du marché.

Odoo
• Odoo est un ERP open source créé en 2001 par la société Odoo
S.A. Il est maintenant à la version 17.
– Il utilise le SGBD Prostgre SQL et les modules sont programmés en
langage Python (avec des fichiers XML pour les données). – Il
fonctionne aussi bien sous Linux que sous Windows.
• Vu le fait qu’il est open source, il est possible de développer des
extensions de l’ERP Odoo: ce sont des modules offrant des
fonctionnalités supplémentaires:
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 – Des jeux de données prédéfinis (comme les plans comptables des
différents pays)
– Des solutions adaptées à des entreprises particulières (appelées
solutions transversales)
– Des formules de calcul et des paramétrages spécifiques
– …
• Il existe des milliers de modules, gratuits et payants,
téléchargeables sur le site de Odoo. Mais il faut bien connaître
les besoins de l’entreprise avant d’installer le module approprié.
Bases de données Odoo
• Dans Odoo, il est possible de créer plusieurs bases
de données, ce qui est utile pour un intégrateur
qui propose des solutions SaaS.
– Il n’est pas nécessaire d’avoir une base de données
pour chaque entreprise, car Odoo permet de définir
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 plusieurs entreprises à une même base de données en
cas de besoin.
• Les bases de données peuvent être gérées
directement sous l’interface d’administration du
SGBD Postgre SQL (PgAdmin) ou aussi via
l’interface graphique Odoo qui est la méthode la
plus efficace.
Types d’installation (1/4)
• Il existe trois possibilités pour le serveur Odoo:
1. Le serveur est une machine dans les locaux de
l’entreprise

20
 2. Le serveur est une machine virtuelle hébergée par un
fournisseur de services Cloud
3. L’entreprise ne s’occupe pas de installation ou de la
maintenance du serveur. Odoo est installé en mode
Saas (Software as a Service) et les utilisateurs
accèdent à ses services via le web
• Pour pouvoir choisir convenablement la solution
adéquate, l’entreprise doit avoir une idée précise
sur ses besoins, sa taille, son rythme d’évolution
et les avantages et limites de chaque solution.
Types d’installation (2/4)
1. Le serveur est une machine dans les locaux de l’entreprise –
Avantages:
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• Fonctionne bien même si la connexion Internet est faible ou
instable
• L’entreprise prend en charge la sauvegarde et la sécurité de ses
données sensibles dans ses propres locaux
• Une totale liberté de personnalisation : type de SE serveur
(Windows ou Unix), version du logiciel installé, ajout de modules
personnalisés, personnalisation des modules existants,… •
Rapidité de réponse pour les utilisateurs locaux –
Inconvénients:
• Responsabilité de sécurité et de maintenance du serveur,
notamment la sécurité des locaux et la sécurité physique
• Nécessite un service informatique bien formé et autonome pour
gérer le serveur
• Coûts supplémentaires considérables pour l’acquisition, le
maintenance et l’entretien matériel et logiciel du serveur. A
prendre en considération dans le TCO

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 Types d’installation (3/4)
2. Le serveur est une machine virtuelle hébergée par un fournisseur
de services Cloud
– Avantages
• Les responsabilité de maintenance et sécurité physique du serveur et
de son local sont allégées pour l’entreprise
• L’entreprise garde toujours les mêmes possibilités de personnalisation
(ou presque) de l’installation
• Les utilisateurs accèdent au logiciel depuis n’importe quel
emplacement avec les mêmes performances qui dépendent
uniquement de leur connexion internet et de celle de l’hébergeur de la
machine virtuelle
• La capacité du serveur est évolutive et on peut facilement l’ajuster aux
besoins de l’entreprise
– Inconvénients

23
 • Non adéquat pour les zones où la connexion internet est faible ou
instable, ou lorsque le nombre d’utilisateurs qui partagent la même
connexion internet est disproportionnel avec sa vitesse.
• Les entreprises restent toujours réticentes vis-à-vis l’idée de mettre
toutes leurs données même les plus sensibles dans un emplacement
qu’elle ne gèrent pas

Types d’installation (4/4)

3. Odoo est installé en mode Saas
– Avantages
• L’entreprise ne s’occupe ni de l’installation ne de la maintenance
du serveur Odoo
• Les utilisateurs accèdent au logiciel depuis n’importe quel
emplacement avec les mêmes performances qui dépendent
uniquement de leur connexion internet et de celle du fournisseur
Saas
• Réduction du TCO car on connaît les dépenses à prévoir avec
précision
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 – Inconvénients
• Non adéquat pour les zones où la connexion internet est faible ou
instable, ou lorsque le nombre d’utilisateurs qui partagent la
même connexion internet est disproportionnel avec sa vitesse.
• Réticence des entreprises
• Possibilités de personnalisation très limitées: on ne choisit pas la
version à utiliser et les modules possibles sont ceux proposés par
le fournisseur Saas

Choix de l’installation
• La première solution est adaptée aux entreprises où un grand
nombre d’utilisateurs du logiciel Odoo se trouvent à un même
local. En plus, ces entreprises doivent avoir un service
informatique assez développé pour pouvoir gérer
convenablement le serveur ERP.
• La deuxième solution est adaptée aux entreprises où les
utilisateurs du logiciel Odoo se trouvent dispersées dans

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 plusieurs locaux ou points de vente distants et qui ont des
connexion internet convenables (vitesse et stabilité).
– Il faut choisir soigneusement le fournisseur convenable pour ne pas
avoir de mauvaises surprises: fiabilité et compétence sont exigées.
• La troisième solution est adaptée aux petites entreprises dont le
nombre d’utilisateurs du logiciel Odoo ne dépasse pas 15 et qui
ont une connexion internet stable.
– La majorité des entreprises de cette taille n’ont même pas un service
informatique
– Il faut choisir soigneusement le fournisseur Saas convenable pour ne
pas avoir de mauvaises surprises. Plusieurs certifications peuvent être
exigées : ISO 27000, ISO/IEC 20000,…
Configuration de l’ERP Odoo: premières étapes
• Après la création d’une nouvelle base de données, il
faut effectuer les étapes suivantes

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 – Configuration de l’entreprise (ou des entreprises): titre,
adresse, entêtes et pieds des documents, monnaie
principale,…
– Installation et configuration des modules nécessaires
– Installation (ou configuration) du plan comptable et des
autres paramètres comptables et financiers
– Définition des utilisateurs, de leur hiérarchie et de leurs
droits d’accès. • A l’installation, seul l’administrateur qui aura
tous les droits est créé.
– Personnalisation des données (si nécessaire)
• Ajouter des champs ou modifier les propriétés des attributs existants
• Modifier des vues en conséquence
– Personnalisation de l’interface graphique (si nécessaire)
• Modification de la hiérarchie des menus et du contenu des vues
• Affecter les valeurs par défaut
• Adapter la terminologie au contexte de l’entreprise
27
 Chapitre 2

Odoo: Ventes, marketing et CRM

Gestion des ventes: fonctionnalités exigées (1/2)
• Prospection et gestion des prospects
• Contrats, marchés, commandes ouvertes
• Gestion des contrats client – Suivi de la facturation périodique
– Facturation des options supplémentaires
– Analyse du respect des règles du contrat
• Administration des ventes
• Exportation
• Cycle de vie des documents commerciaux
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• Gestion des niveaux et catégories des clients
– Client émetteur d'ordre
– Client expédié
– Client facturé
– Client payeur
• Gestion des livraisons partielles
Gestion des ventes: fonctionnalités exigées (2/2)
• Informations particulières sur les clients
– Langue par défaut pour la communication
– Le chiffre d'affaires engagé
– Le chiffre d'affaires de l'année N-1
– Contrôle du crédit client
• Tarification personnalisée pour:
– Article/Client
– Famille d'articles/client
– Article/Famille de clients
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 – Famille d'articles/Famille de clients
• Gestion du réseau commercial:
– Représentants
– Revendeurs
– Analyse du niveau de service pour les clients
• Support client et après-vente – Le support interne « Help-Desk »
– Le suivi des défauts (Qualité)
– Le suivi des réclamations

30
 Processus
des ventes:
détails et
modules
impliqués

31
 CRM VS Marketing
• Les pionniers du marketing sont les Etats-Unis suite à la révolution
industrielle du XIXème siècle.
– Ils ont essayé d'augmenter la quantité produite et ensuite de
maximiser le nombre de clients, non seulement dans le territoire
américain mais dans les autres continents.
– Pour cela, ils ont développé des techniques de marketing comme la
publicité, les évènements spécifiques, la grande distribution, la
délocalisation,...
– Ces techniques ont eu un succès et plusieurs entreprises sont devenues
des références mondiales dans leurs domaines d'activité.
• Sauf qu'on s'est aperçu de deux éléments:
– Dans certaines situations, il ne suffit pas de grandes actions de
marketing pour convaincre les gens d'acheter un produit, surtout s'il y
a un empêchement culturel ou religieux vis-à-vis ce produit
 – A long terme, il est plus intéressant et plus profitable pour une
entreprise de fidéliser ses clients que d'avoir des clients passagers
même s'ils sont nombreux.
• C'est pour cette raison que le CRM est apparu comme une discipline visant
à comprendre le comportement des clients afin de les fidéliser dans
l'entreprise.

Qu'est-ce que la CRM ?

• La CRM (Customer Relationship Management ou en
français GRC pour Gestion de la relation client) est une
nouvelle discipline, souvent annexée au marketing.
– Son objectif est de comprendre les besoins du client
afin de l'inciter à évoluer dans l'échelle de la fidélisation
• Pour cela, il faut utiliser des outils informatiques afin de:
 – Collecter un maximum d'informations, non seulement
sur le client mais sur son entourage et aussi sur les
clients potentiels
– Automatiser certains processus aidant à gérer les
ventes et les dossiers clients
– Gérer et suivre les campagnes de marketing(soldes,
évènements spéciaux,...)
L'échelle de fidélisation des clients (1/2)
• Cette échelle indique le niveau de fidélisation des clients
potentiels et aussi des clients fidèles.
 • Chaque entreprise cherche à faire évoluer ses clients
dans cette échelle de fidélisation.
– En effet, les études ont montré que plus le client possède un
niveau de fidélisation élevé, plus il est rentable sur le
moyen et le long terme.
• On peut dire que l’objectif final de la CRM est de faire
progresser (autant que possible) les clients dans l’
échelle de fidélité.
L'échelle de fidélisation des clients (2/2)
1. Niveau Suspect: C'est quelqu'un qui pourrait s'intéresser au court
terme aux produits ou services offerts par l'entreprise. Par
exemple, les produits de bébé pour une femme au début de sa
grossesse.
2. Niveau Prospect: C'est quelqu'un qui s'intéresse déjà aux produits
ou services de l'entreprise. On a donc pu recensé cet intérêt via les
moyens possibles (enquête, rencontre dans un salon
d'exposition,...)
3. Niveau Client-première-fois (First-Time Customer): C'est un client
qui a acheté une fois un produit ou un service de l'entreprise
4. Niveau Client répétitif (ou régulier): C'est un client qui a acheté plus
d'une fois de cette entreprise
5. Niveau Client fidèle (Loyal Customer): La différence entre un client
fidèle et un client répétitif est que face à la concurrence, le premier
préfère acheter les produits de l'entreprise et le deuxième n'a pas
de préférences préalables.
6. Niveau Avocat (Advocate): C'est un client qui apporte d'autres
clients. Il a les moyens de les encourager à acheter des produits de
l'entreprise.
Fidélité et Profit
 Niveaux de CRM
• CRM Stratégique
– Dans ce niveau, on définit la politique de l'entreprise envers ses
clients afin de fidéliser et de comprendre leur comportement et
leurs besoins
– On y fixe les décisions et objectifs stratégiques à moyen et long
terme
• CRM Opérationnel
– Dans ce niveau, on fixe les objectifs opérationnels qui
permettent de respecter la politique de l'entreprise et
contribuent à l'atteinte des objectifs stratégiques
• CRM Analytique
 – A ce niveau, on effectue les techniques de collecte, d'analyse et
de visualisation des données contribuant au suivi de l'application
des décisions opérationnelles et de l'avancement dans l'atteinte
des objectifs.

Chapitre 3: Le CRM Opérationnel

Introduction
• Le marketing opérationnel s'intéresse aux actions à exécuter
et qui respectent la politique de l'entreprise et contribuent à
l'atteinte de l'objectif fixé par le CRM stratégique.
– En effet, pour atteindre un objectif, il faut préciser les actions à
introduire dans les processus de l'entreprise et les ressources à
allouer.
 – Ces éléments permettent de définir des objectifs à court terme
qui permettent d'évoluer vers l'objectif stratégique.
– Le suivi de ces objectifs tactiques permet d'évaluer la
progression de l'entreprise vers l'objectif stratégique
• Les actions peuvent être classées en 3 niveaux
– Avant la vente
– Au cours de la vente
– Après la vente
Avant la vente
• Avant la vente, on essaie d'avoir un maximum
d'informations sur les clients potentiels et sur leurs
besoins et désirs.
 – Ensuite, on cible ces clients potentiels par des actions de
marketing concernant essentiellement des produits qui
pourraient les intéresser.
• On cherche aussi à avoir des informations sur les
concurrents (entreprises et technologies) afin de prévoir
tout risque de perte de la part du marché.
• Les processus d'avant-vente se manifestent dans plusieurs
aspects:
– La classification des clients potentiels
– La gestion des campagnes marketing
– La gestion des pistes et opportunités
 Classification des clients potentiels
• La classification des clients potentiels consiste en leur répartition
selon l'âge, la catégorie sociale, le niveau de vie, le niveau
d'études, la religion, le sexe, la zone de résidence et la zone
d'origine, la langue parlée...
– On peut aussi effectuer une classification des clients existants et
l'étendre vers les clients potentiels.
– En effectuant une telle classification, on pourra connaitre, pour chaque
catégorie, les produits et les services qui peuvent l'intéresser
– Ceci est utile dans la répartition des points de vente, dans la diffusion
des publicités,…
– Lorsqu'on veut analyser le comportement des clients, il faut choisir un
échantillon de chaque classe.
• Pour acquérir de telles informations, on peut cibler les salons
d'exposition où on essaiera d'attirer l'attention des visiteurs afin
 de répondre à des sondages ou de donner leurs avis sur des
produits.
• On peut aussi collecter des informations (anonymes) auprès des
médias sociaux sur l'historique de recherche et de consultation
des utilisateurs
Les campagnes marketing (1/2)
• Une campagne marketing est souvent liée à un évènement: foire, soldes,
évènement socio-culturel, fête religieuse,…
• L'entreprise doit anticiper les évènements qui lui permettront d'augmenter leurs
ventes pour en profiter le maximum.
– Elle doit par exemple faire des tarifs spéciaux dans certaines catégories de produits, mais
elle doit trouver le moyen d'en informer ses clients et ses clients potentiels.
– En plus, si elle trouve un moyen lui permettant d'augmenter ses ventes, elle ne doit
absolument pas avoir une rupture de stock pendant la campagne. Elle doit donc bien
gérer le stock (et la logistique nécessaire) pour éviter une telle situation. – Elle doit aussi
préparer le personnel à cette campagne et les motiver.
• La campagne est souvent gérée comme un projet interne de l'entreprise:
– Il y a un objectif unique à réaliser
 – Il y a une date de début une date de fin du projet – contrainte temporelle
– Il y a des ressources humaines, matérielles et financières à affecter à ce projet
• La spécificité de ce projet est que l'évènement lié à cette campagne se répète
périodiquement.
– Pour cela, on doit analyser l'expérience des anciennes campagnes pour s'améliorer dans
les prochaines. (Processus d'amélioration continue).
• Il y a plusieurs logiciels qui permettent de gérer les campagnes marketing. On
peut en citer l'ERP Odoo qui permet aussi de gérer les tarifications spéciales dans
les campagnes marketing.
Les campagnes marketing (2/2)
Cycle d'amélioration continue (PDCA)
 Les pistes et les opportunités
• Les pistes constituent des possibilités de vente
– Par exemple, la rencontre d'un client potentiel dans un salon
d'exposition qui a montré son intérêt pour un produit ou une catégorie
de produits et avec qui on a échangé les cartes visite.
– Un autre exemple, la perception d'un appel d'offre pour une affaire qui
peut être réalisée par l'entreprise
– Les informations récupérées des pistes doivent impérativement être
stockées.
• Pour cela, plusieurs logiciels existent parmi lesquels l'ERP Odoo qui offre des modules
pour la gestion des pistes et des opportunités.
• Une piste peut être abandonnée si on s'aperçoit qu'elle ne va pas
aboutir ou suite à une décision d'un responsable. Elle peut aussi
évoluer pour devenir une opportunité.
– Dans le cas des affaires, l'abandon ou l'évolution de la piste se fait suite à
une étude d'opportunité faite par le responsable.
 – Dans ce cas, si la piste devient une opportunité, l'entreprise va s'y
engager davantage en essayant de prendre contact avec le client
potentiel, d'acquérir le cahier de charges, de proposer l'offre technique
et l'offre financière,...

Au cours de la vente
• Les actions au cours de la vente sont à incorporer dans le
processus classique de vente.
– Les moyens techniques servent à automatiser certaines de ces
actions
• Ces actions regroupent:
– Gérer la tarification spéciale lors des évènements
– Assurer la disponibilité des articles demandés par les clients
dans les plus brefs délais.
– Gérer les communications et des rendez-vous avec les clients
– Gérer les techniques de fidélisation des clients (c’est-à-dire les
faire évoluer dans l'échelle de fidélité)
– Suivre le comportement des vendeurs et des agents d'accueil
des clients pour encourager les comportements respectant la
politique de l'entreprise.
Tarification spéciale
• La tarification spéciale doit être effectuée d'une manière bien ciblée
dans la valeur et les conditions des réductions. L'objectif de cette
tarification est généralement l'augmentation des ventes pour une
période spécifique.
• Il y a deux techniques intéressantes pour augmenter les ventes:
– Cross-selling: Cette technique vise à essayer de vendre un produit suite
à la vente d'un autre.
• Par exemple: le client qui achète une imprimante achète souvent avec elle du papier
d'impression. Après une période, il est très probable qu'il achètera des cartouches compatibles
avec cette imprimante.
 • On peut faire des analyses (Itemset Mining et Pattern Mining par exemple) pour connaitre les
produits qui peuvent être ciblés par une action de Cross-selling. Dans ce cas, on peut faire une
promotion pour encourager l'achat du second article avec le premier.
– Up-selling: Cette technique vise à encourager les clients (et pas les
clients potentiels) à effectuer des achats plus profitables pour
l'entreprise.
• Pour ce faire, on peut proposer une tarification spéciale pour l'encourager.
• Par exemple, les sociétés d'assurance peuvent essayer de convaincre les clients à changer
leurs contrats en y ajoutant d'autres éléments à assurer. Pour ce faire, on peut proposer
une tarification spéciale pour l'encourager.
• Attention: les produits à proposer aux clients doivent l'intéresser, ce qui nécessite une
étude du comportement de ce client et de ceux de la même catégorie.

Gérer la disponibilité des articles

• Lorsqu'on se fixe un objectif d'augmenter le nombre d'articles vendus, et
on applique la stratégie appropriée pour l'atteindre, on est souvent
confronté au problème suivant: "Et si la stratégie fonctionne et les
demandes d'achat de ce produit augmentent, aurait-t-on assez de
quantité en stock pour satisfaire toutes les demandes d'achat?
Risquerait-t-on d'avoir des ruptures de stock?"
 – Ce problème est plus important lorsqu'il s'agit de produits périssables pour
lesquels si on produit à l'avance une grande quantité, on risque de ne pas
pouvoir la vendre à temps à cause de sa date de péremption.
• La solution dans ce cas serait de prévoir une plus grande quantité à
stocker et une plus grande capacité de stockage et de suivre l'évolution
de ventes et de l'état du stock pour tous les articles.
– Ceci n'est pas facile à gérer. Il pourrait demander d'augmenter la capacité de
production et/ou d'approvisionnement et d'acheminement des produits vers les
dépôts de stockage.
– Ceci peut nécessiter des ressources financières, humaines et matérielles
supplémentaires.
• C'est pour cette raison que le fait de fixer l'objectif "augmenter les
ventes" est considéré comme un objectif fédérateur impliquant plusieurs
autres secteurs de l'entreprise

Communications avec les clients

• La CRM donne un intérêt particulier à la communication avec les clients
dans tous leurs niveaux de fidélité (du suspect au client avocat).
 – La communication à assurer doit obligatoirement être aux deux sens. Autrement dit,
il ne faut se contenter ni de transmettre au client des informations sans s'occuper de
son avis (à travers les messages publicitaires par exemple), ni de recevoir les
réclamations et avis des clients sans lui montrer aucune interaction de la part de
l'entreprise.
– Le fait de communiquer avec le client en désignant un employé particulier pour cette
tâche, accentue le sentiment de confiance du client en lui montrant qu'il peut
transmettre son avis au plus haut niveau de l'hiérarchie de l'entreprise, ce qui le fera
évoluer dans l'échelle de la fidélité.
• Toutes les communications avec les clients doivent être enregistrées. En
plus, l'employé qui a joué le rôle d'interlocuteur doit réaliser un résumé
sur le contexte de la communication et des accords conclus avec le client.
– On peut aussi utiliser les outils de reconnaissance vocale et d'analyse textuelle pour
faire automatiquement le résumé.
– Les avancées technologiques dans ce domaine ont atteint des niveaux très évolués et
ceci facilité l'analyse des communications avec des milliers, voire des millions de
clients.
• L'ERP Odoo peut assurer la gestion des rendez-vous avec les clients et les
clients potentiels et il est ensuite possible d'insérer des pièces jointes pour
 ces rendez-vous ou des résumés sur les accords conclus à la fin de chaque
réunion.

Techniques de fidélisation des clients (1/2)

• Pour faire évoluer les clients dans l'échelle de fidélisation, ils doivent avoir
le sentiment que l'entreprise s'intéresse à leur avis sur le produit acheté.
– Pour cela, il faut garder un contact avec le client et l'inciter à donner
son avis sur les produits et services de l'entreprise
• Dans ce contexte, les entreprises développement des blogs, des forums et
des pages sur les réseaux sociaux et elles encouragent les clients à les
visiter et à donner leurs avis.
• Il y a des agents dont le travail principal est de maintenir les sites et pages
web de l'entreprise pour s'assurer de:
– Transmettre les dernières nouvelles concernant l'entreprise et
particulièrement ses offres promotionnelles
– Recevoir les commentaires des clients ou des visiteurs d'une manière
générale, éliminer les commentaires qui ne respectent pas les règles
 fixées et publier les réponses pour les questions et les commentaires
qui critiquent l'entreprise
• Il ne faut jamais commettre l'erreur de supprimer les commentaires qui critiquent l'entreprise ou
ses offres, car ceci prouvera que l'entreprise n'est pas ouverte aux différents avis, sauf s'ils ne
respectent pas les règles d'éthique fixées par le réseau social. Il faut plutôt essayer de répondre à
ces commentaires.
• En effet, un forum qui contient seulement des éloges sur l'entreprise et ses produits n'est pas
crédible.

Techniques de fidélisation des clients (2/2)

• La carte de fidélité peut être considérée comme un moyen de
fidélisation des clients.
– Cependant, dans la plupart des cas, c'est un moyen de collecter des
informations sur les clients pour comprendre leurs comportements et
pouvoir communiquer avec.
• Voici le processus de gestion des cartes de fidélité:
– Il faut commencer par inciter les clients à avoir leur carte de fidélité en
remplissant un formulaire avec des détails sur le client permettant de
le classifier et de le contacter. Ce formulaire sera enregistré dans la
base de données des clients
 – Il faut ensuite encourager les clients à présenter leurs cartes de fidélité
à chaque opération d'achat. Ceci est possible grâce aux systèmes de
points de fidélité et aux réductions spécifiques aux clients qui
détiennent la carte de fidélité.
• Il ne faut pas oublier d'informer les clients sur ces avantages
• Il faut aussi former le personnel et équiper les caisses à lire les cartes de fidélité et
appliquer les règles de réduction et de calcul des points de fidélité
• Il ne faut pas appliquer des règles trop sévères ou donner des réductions insignifiantes
car dans ce cas, les clients ne prendront pas la peine d'adhérer à ce processus
– Il faut enfin appliquer des techniques logicielles permettant d'identifier les clients
grâce à leurs cartes de fidélité pour associer les différents achats aux clients
concernés

Après la vente
• Les relations des clients après la vente constituent le moyen le plus
important pour la fidélisation des clients.
– En effet, pour que le First-time Customer évolue jusqu'à devenir un Advocate
(client avocat), il faut qu'il ait le sentiment que l'objectif principal de l'entreprise
n'est pas seulement de vendre ses produits mais plutôt d'avoir une satisfaction
des clients.
 – L'appréciation des clients de l'entreprise est devenue un moyen primordial pour
sa réputation. Cette appréciation est obtenue essentiellement grâce à sa qualité
du service après-vente.
• Vu l'importance des processus d'après-vente, plusieurs organisations ont
proposé des règles et des processus pour les gérer. On en cite:
– La norme ISO/IEC 9001 pour la gestion de la qualité qui consacre une partie
importante à la qualité des services après-vente
– Les normes ITIL et ISO/IEC 20001 qui s'intéressent particulièrement à la qualité
des services informatiques
• La plupart des logiciels de CRM contiennent une partie pour la gestion
des services après-vente. En plus, il y a même des logiciels dédiés à ce
processus. On les appelle des solutions HelpDesk.
– L'ERP Odoo contient aussi des modules pour gérer les services après-vente,
notamment le module Helpdesk.

Le Helpdesk
• Le Helpdesk (on l'appelle aussi Service Desk ou Centre de
Services) sert à délivrer un service global aux clients et devient un
 facteur de succès ou d’échec et un avantage compétitif pour
l'entreprise.
– C'est le point de contact essentiel opérationnel entre Clients, équipes
techniques et organisations tierces (sociétés de sous-traitance).
• Moyens de communication avec les utilisateurs: téléphone,
email, portails,...
– La multiplicité des canaux permet d'en favoriser certains pour les
incidents et demandes les moins urgents.
– Il est vital de tenir informé le Client de l'état d'avancement de la
résolution de sa demande ou sa réclamation.
• Règles pour les Helpdesks
– Il doit être disponible à tout moment pour les clients
– Les membres peuvent communiquer avec la langue utilisée par les
clients
– Les membres doivent avoir certaines connaissances de base sur les
produits et services de l'entreprise.
 Rôles et
responsabilités
• Le rôle premier du Helpdesk
est l’enregistrement et le
suivi de la vie des incidents
(réclamations et demandes
de services) reçus par les
Clients.
• Ensuite, tentative de
résolution rapide de ces
incidents si possible. Sinon, il
doit effectuer l'escalade vers
deuxième et troisième
niveau de support pour
diagnostic et résolution.
• Il est le point de contact unique et il est impératif de tenir informé le
client de l’ état d’avancement de la résolution de sa réclamation ou sa
demande de service et d’une éventuelle solution de contournement.

Organisation du Helpdesk
• Pour structurer le Helpdesk, deux types d'organisation
sont identifiés : organisation centrale et organisation
virtuelle
– Dans l'organisation centrale, le Helpdesk se situe dans un
seul local et tous les clients le contactent en cas de besoin.
– Dans l'organisation virtuelle, les membres du Helpdesk sont
dispersés à niveau régional, national ou même international.
• Autrement dit, dans ce type d'organisation, le client qui contacte le
Helpdesk ne connait pas l'emplacement de son interlocuteur. Il peut être
dans la même ville ou dans un autre continent.
• Ceci permet d’optimiser les ressources et les coûts.
 • Principaux critères de choix de l'organisation:
– La structure de l’entreprise:
• Nombre de sites: mono-site, multi-sites
• externalisation de services à des sociétés tierces – Les clients et
les utilisateurs:
• nombre, répartition géographique, langues, cultures
• jours et heures de support (décalages horaires)

Enregistrement d'un Incident (1/2)

• Le Helpdesk est propriétaire de l'Incident et en est responsable jusqu'à la
résolution et sa fermeture.
• L'élément important de l'enregistrement d'un Incident est sa priorité de
traitement par rapport aux autres Incidents en cours.
• La priorité d'un Incident est déterminée par :
– L'impact sur l’activité du client: fréquence, gravité, probabilité de non-
détection.
• L'impact est souvent mesuré au nombre de personnes (utilisateurs) ou de systèmes affectés.
 – L’urgence à mettre en place une solution définitive ou de contournement
• urgence: effort attendu et vitesse nécessaire pour résoudre l’Incident
• Pour fixer correctement le niveau de priorité sans perdre trop de temps,
il est nécessaire d'avoir une codification déjà définie (impact/urgence)
dans ces Contrats de Niveaux de Service (SLAs ou Service Level
Agreements).
• Les points importants à prendre en considération sont les suivants :
– tous les Incidents sont remontés vers le Helpdesk et doivent être enregistrés
par celui-ci
– la majorité des Incidents (jusqu’à 85%) pourront être résolus par le Helpdesk
– le Helpdesk est charge du suivi de l’ensemble des Incidents jusqu’à leur
résolution

Enregistrement d'un Incident (2/2)

• Actions principales à l’enregistrement
– Enregistrement des détails sur l'incident
 – S’il s’agit d’une Demande de Service, utilisation de la
procédure associée
– S'il s'agit d'une réclamation, assignation de la priorité
adéquate selon le SLA et communication au client d’un
identifiant d’Incident (ticket).
– l’Incident est évalué et, si possible, la solution est donnée
(support niveau 1)
– Si les membres du Helpdesk n'arrivent pas à résoudre
l'incident, lcelui-ci est assigné au support de niveau
– Dans tous les cas, si la solution a été donnée, le ticket de
l'incident est fermé , après confirmation du client.
• Parfois, on n'attend pas la confirmation du client mais on lui donne un délai
de contestation. Si ce délai est passé, on considère que le client est satisfait
de la résolution.
 Traitement des réclamations
• Les réclamations sont généralement les conséquences d'une défaillance
dans les produits ou services proposés par l'entreprise envers ses clients.
On doit donc s'assurer qu'elles ne dégradent pas l'image de l'entreprise.
• C'est pourquoi on doit commencer par analyser la fréquence des
réclamations similaires pour savoir s'il s'agit d'un cas isolé ou d'une
défaillance générale.
– S'il s'agit d'un cas isolé, on doit le traiter dans les délais exigés en
s'assurant de la satisfaction du client. La priorité dans ce cas est pour
la résolution de l'incident d'une manière rapide.
• Si on risque de passer trop de temps dans la résolution, il est important de proposer une solution
de contournement jusqu'à la réparation définitive de la défaillance.

– S'il s'agit d'une défaillance générale sur un produit, il faut traiter non
seulement les réclamations mais aussi contacter les autres clients qui
ont acheté ce produit pour leur fournir une solution préventive.
• Le suivi des défaillances générales doit être minutieux et la solution proposée doit être
radicale.
 • Dans certains cas de défaillances générales, les entreprises ont été obligées de retirer
toute une gamme de produits et de rembourser leurs clients. Par exemple, le cas de
l'entreprise Samsung avec son appareil Samsung Galaxy Note 7 qui avait un problème de
conception le rendant interdit dans les avions à cause du risque d'explosion de ses
batteries.

Chapitre 4

Odoo: Gestion des achats et logistique

Gestion des achats: fonctionnalités exigées (1/2)
• Gestion des : – Demandes d'achat
– Appels d'offre
– Contrats, marchés, commandes ouvertes
• Gestion des tarifications spéciales (article acheté
/fournisseur)
– Prix de base
– Remises sur quantité
65
 – Remises sur valeur
– Paliers par remise
• Gestion des marchés:
– Un marché est un contrat pour un ou plusieurs articles avec une
date de validité, des clauses et des barèmes datés – Achat sur des
marchés
• Quantités réellement commandées
• Quantités reçues
• Montants réellement engagés
• Les commandes qui font référence à ce contrat
• Cycle de vie des documents d’achat
Gestion des achats: fonctionnalités exigées (2/2)
• Gestion des commandes de sous-traitance
• Indiquer pour chaque commande l'intermédiaire ou le
transporteur chargé de la livraison
66
• Gestion de la qualité – Contrôle de la réception
– Suivi des résultats de qualités (article/fournisseur)
– Edition automatique des bons de retour aux fournisseurs pour les
quantités refusées
– Factures avec ou sans réception
– Gestion des devises dans la facture Suivi de l'activité du fournisseur :
– Chiffre d'affaires sur l'année N-1
– Montant des sommes engagées sur l'année N
– Statistiques sur les retards et les relances
– Statistiques sur les erreurs et les rebuts
– Statistiques sur le niveau du service rendu
– Statistiques sur le suivi des prix (pourcentage de progression) – Ratio
qualitatif sur le risque économique (financier)

67
 Processus
des achats:
détails et
modules
impliqués

68
 Stock et logistique: fonctionnalités exigées (1/2)
• Gestion des:
– Approvisionnements
– Entreposage
– Gestion des flux physiques
– Préparation des expéditions
– Transport
– Planification de la distribution ou Distribution Resource Planning (DRP)
• Possibilité d’associer un coût fixe de stockage à un emplacement (tenant
compte de ses particularités: réfrigéré, température constante,...)
• Emplacement(s) d’un article à l'intérieur d'un entrepôt
• Automatisation des affectations par défaut • Contrôle de disponibilité
des marchandises :
– Dans l'élaboration du devis
– Dans la prise de commande
– Dans la préparation des expéditions

69
• Le stock disponible calculé pour satisfaire la demande doit tenir compte
:
– Des entrées planifiées
– Des sorties planifiées
– De la date requise de disponibilité par rapport à la livraison client – De
multiples lieux de stockage
Stock et logistique: fonctionnalités exigées (2/2)
• Dépôts de consignation client / fournisseur • Gestion des moyens de
manutention du stock
• Modes de valorisation du stock :
– Standard
– CUMP
– FIFO
– LIFO
• Les modes de réapprovisionnement de la gestion des stocks doivent
générer automatiquement des demandes d'achat et/ou des
commandes d'achat

70
• Les réceptions de marchandises enregistrées dans la gestion des stocks
doivent être transférées automatiquement pour acquittement dans le
processus d'achat
• Gestion de la traçabilité des produits avec possibilité d’intégrer le
numéro de série
• Gestion des dates de péremption des produits
• Structure hiérarchique des produits
• Gestion des relations entre produits : pièces de rechange, produits
compatibles, produits de remplacement,…

Les produits dans Odoo (1/2)

• Un produit dans Odoo est quelque chose qu’peut produire,
stocker, vendre ou acheter.
• Les produits ont différentes caractéristiques telles qu'un prix, des
fournisseurs, des codes produits,…
• Les principaux exemples de produits sont:
– les articles gérés de stock (type Stockable)
71
 – les services (type service)
– les consommables (type consommable)
• Seul le type stockable peut être suivi en stock (emplacement,
valorisation du stock, transfert,…)
– La valorisation du stock dans Odoo est possible selon les méthodesdu
prix moyen pondéré, FIFO ou LIFO.
• Un produit peut être disponible dans plusieurs emplacements.
– Dans chaque emplacement, le produit doit être géré à part
• En plus, Odoo peut gérer la traçabilité des produits si on possède
des numéros de série par produit ou par lot.
– Ceci est important très important pour gérer le cycle de vie des produits
unité par unité ou lot par lot.

Les produits dans Odoo (2/2)

• Les produits peuvent également avoir plusieurs catégories qu’on
peut aussi hiérarchiser.
72
 – C’est utile lorsqu’on veut établir des règles communes à toute une famille ou
sous-famille de produits sans répéter le traitement pour chaque produit.
– Il est ainsi possible de définir les préférences comptables pour tout un
ensemble de produits, d'appliquer une promotion ou une règle de calcul du
prix sur la catégorie entière ou de générer des états statistiques par groupe
de produits.

• Odoo peut gérer les produits sous plusieurs unités de mesure.

– Les unités de mesure qui appartiennent à la même catégorie peuvent être
converties entre elles.

• La quantité en stock d’un produit stockable peut être suivie en deux

variables:
– La quantité de stock actuelle : ce qui existe actuellement dans le stock. Cette
quantité peut être mise à jour suite à un inventaire.
– La quantité de stock planifiée : la quantité planifiée après avoir traité les
livraisons et réceptions en attente

73
 Les emplacements de stock
• Odoo intègre un système de gestion des stocks à double entrées des
localisations physiques (entrepôts), partenaires (fournisseur, client...) ou
virtuelles (pertes d’inventaires, production,…)
• Lors de son installation, Odoo déclare les zones qui doivent
obligatoirement être définies:
– Inventory Loss, de type 'Inventaire', utilisée pour les contreparties des écritures
d'inventaire.
– Procurements, de type 'Approvisionement', utilisée pour les contreparties des
écritures d'approvisionnement, avant de connaître quelle sera la zone exacte
– Production, de type 'Production', utilisée pour les matières premières
consommées (en plus) et les produits finis fabriqués (en moins).
– Suppliers, de type 'Zone Fournisseur', utilisée pour les contre−parties des
réceptions de marchandises depuis un fournisseur.
– Customers, de type 'Zone Client', utilisée pour les contre−parties des envois de
marchandises vers un client.
• Chacune de ces zones peut également être subdivisée pour des besoins
analytiques.
74
• Chaque entrepôt créé possède trois emplacements: emplacement
d’entrée, un emplacement de stock et un emplacement de sortie.
– L’emplacement d’entrée et celui de stock peuvent coïncider, cependant
l’emplacement de sortie doit être différent.

Logistique approfondie
• Les fonctions de stock et logistique dans Odoo permettent
d’automatiser la génération des demandes d’achat ou de
production dès que le produit atteint le seuil d’alerte de
stock.
– On peut ainsi planifier les demandes d’approvisionnement pour
minimiser la quantité en stock réelle sans pour autant, tomber
dans la rupture du stock.
• Dans des cas plus complexes, il faut aussi créer des
emplacements transitoires pour les articles (port étranger,

75
 transport maritime, port local, service contrôle qualité, …)
avant d’arriver au stock.
– On peut aussi gérer les chutes (déchets) des articles produits.
• En plus, il est possible de gérer les produits périssables en
installant le module nécessaire ou même, avec un
paramétrage approfondi, de gérer la disponibilité d’un
matériel en location.
Chapitre 5

Odoo: Comptabilité et finance

76
 Différents types de comptabilité
• Dans beaucoup de petites entreprises, la fonction comptable est
très mal utilisée: les résultats sont simplement utilisés pour
produire quelques déclarations légales et imprimer
périodiquement le bilan et le compte des résultats.
• Il y a plusieurs principaux types de comptabilité:
– La comptabilité générale (ou financière) a pour but de recenser les biens
(ou actifs) et les dettes de l’entreprise. Elle est gérée en partie double,
ce qui signifie que chaque opération est portée au crédit d’un compte et
au débit d’un autre.
– La comptabilité analytique (ou comptabilité de gestion) est une
comptabilité indépendante, qui est le reflet de la comptabilité générale,
avec une structuration en axes analytiques représentant les besoins de
l’entreprise.
– La comptabilité budgétaire traite de l’allocation des ressources en
fonction de budgets prédéfinis, généralement en début d’année

77
 – La comptabilité auxiliaire est chargée de tenir les comptes des clients
et/ou des fournisseurs.
– La comptabilité des immobilisations qui s’intéresse à la valorisation des
immobilisations et le calcul de leur dépréciation selon les tableaux
d’amortissement. Ceci est utilisé lors de l’établissement du bilan de
l’entreprise.

La comptabilité dans Odoo

• Le module comptable d’Odoo couvre la comptabilité générale,
analytique, auxiliaire et budgétaire ainsi les immobilisations.
– La comptabilité est gérée en partie double, en multi-devises et en multi-
sociétés.
• L’un des grands avantages de l’intégration de la comptabilité avec les
autres modules est d’éviter le double encodage des documents
comptables.
– Ainsi, dans Odoo, le bon de commande va générer automatiquement la facture,
et la facture va générer automatiquement les écritures comptables.
– À leur tour, les écritures comptables génèreront automatiquement les
déclarations TVA, les relances clients, etc.
78
• Cette intégration forte permet par conséquent de :
– réduire le travail d’encodage ;
– réduire le nombre d’erreurs de saisie ;
– obtenir l’information en temps réel et permettre des délais de réaction rapide
(relances, etc.) ;
– avoir un contrôle sur tous les aspects de la gestion.
• Toute la comptabilité est tenue dans une devise par défaut (celle qui est
définie dans la société), mais chaque compte et/ou transaction peut
avoir une devise secondaire (celle définie dans le compte).
• La valeur des transactions multi-devises est donc comptabilisée dans les
deux devises.

La facturation (1/2)
• Dans Odoo, le concept de facture reprend les documents
suivants
:
– la facture client ;
– la facture fournisseur ;
79
 – la note de crédit client ; – la note de crédit fournisseur.
• Seul le type de facture et le mode de représentation diffèrent
pour chacun de ces quatre documents mais ils sont bien tous
stockés dans le système sous le même objet.
– Selon le menu utilisé pour consulter les factures, on obtient des
formulaires dédiés à chacun de ces types de factures.
– Le titre de l’onglet permet de distinguer le type de facture sur lequel on
est en train de travailler.
• La plupart du temps, les factures sont proposées
automatiquement par Odoo et proviennent d’autres processus
du système.
– Il ne faut donc pas les encoder manuellement, mais simplement les
valider.

La facturation (2/2)
• Les différentes méthodes acceptées par Odoo pour la
facturation automatisée sont les suivantes :
80
 – à partir des bons de commande (client ou fournisseur) ;
– à partir des expéditions ou réceptions de marchandises ;
– à partir des prestations réalisées (timesheets);
– à partir des tâches clôturées ;
• Ces différents processus génèrent des propositions de
factures dans l’état Brouillon.
– Celles-ci doivent alors être validées par un utilisateur et
envoyées au client.
• Il est également possible d’encoder manuellement des
factures.
– C’est généralement le cas pour les factures qui ne sont pas
issues d’un bon de commande (principalement des factures
d’achat) ou des notes de crédit.
– Aussi, si le système est mal paramétré, il est possible qu’on doit
modifier les factures avant l’envoi au client.
81
Flux comptable de la facture au paiement

82
 Les factures brouillon
• Le système génère des propositions de factures qui se trouvent
dans l’état Brouillon.
• Tant que ces factures ne sont pas confirmées, elles ne sont pas
comptabilisées dans le système.
• Par ailleurs, rien n’empêche l’utilisateur d’encoder lui-même ses
factures s’il le désire.
• Les informations nécessaires à la facturation sont
automatiquement déduites de la fiche du partenaire (conditions
de paiement, adresse de facturation, etc.) ou du produit (compte
comptable utilisé, etc.), ou encore d’une combinaison des deux
(taxes applicables, prix du produit).
• Il y a plusieurs avantages à travailler avec des factures Brouillon :
– On a ainsi un état intermédiaire de validation avant la facturation, ce qui
est très utile dans les cas où ce ne sont pas des comptables qui créent
les factures, en requérant malgré tout une validation comptable.
83
 – Cela permet de créer des factures à l’avance, sans toutefois les valider.
On a ainsi à disposition une liste des factures en attente.

Factures ouvertes ou proforma

• Il est possible de valider la facture brouillon dans l’état Ouvert
ou proforma.
• Une facture pro forma n’a pas encore de numéro de facturation,
mais les écritures comptables de la facture correspondantes sont
bien créées, ce qui fait qu’Odoo va effectuer le suivi de la dette
de ce client.
• Une facture ouverte possède un numéro unique de facture. Elle a
été envoyée au client et se trouve en attente de paiement.
• La réconciliation (parfois appelée lettrage) permet de mettre en
relation des écritures d’un même compte qui s’annulent entre
elles, afin de les pointer comme réconciliées (somme des crédits
= somme des débits).
84
• Cela sert généralement à mettre en relation les paiements avec
les factures correspondantes.
• Dans Odoo, une facture est considérée comme payée lorsque ses
écritures comptables sont réconciliées avec les écritures de
paiement.
– S’il n’y a pas eu de réconciliation, une facture peut rester dans l’état
Ouvert alors que le paiement a été encodé.

Ecritures comptables
• Toutes les opérations comptables dans Odoo sont
basées sur les écritures.
• De même, les différents états financiers comme le
grand livre, la balance des comptes, la balance
chronologique et les différents journaux, sont tous
basés sur les écritures comptables.
85
 – Peu importe donc si on saisit l’information dans la facture
ou directement dans le journal de facturation.
– Il en va de même pour la déclaration TVA et autres états
fiscaux.
• Dans l’utilisation intégrée de la comptabilité, il est
cependant conseillé de passer par la facturation, car
certains modules sont directement dépendants des
factures.
Paiement de la facture
• La facture est marquée automatiquement comme
étant payée par Odoo une fois que ses écritures sont
réconciliées avec les écritures du paiement.

86
• On peut aussi enregistrer directement le paiement de
la facture et la réconciliation des écritures.
– Cette fonctionnalité est généralement utilisée par les
entreprises qui utilisent Odoo comme un simple
facturier et non pour la comptabilité complète. Elles
vont alors encoder les paiements sur les différentes
factures manuellement.
• Cette fonctionnalité est déconseillée pour ceux qui
utilisent la comptabilité complète d’Odoo.
– Cela permet un meilleur contrôle des transactions
financières et autorise une plus grande flexibilité en
matière de :
• avance et paiement partiel d’une facture ;
• paiement de plusieurs factures en plusieurs fois ;

87
 • gestion fine des paiements aux différentes échéances d’une même
facture ;
• gestion des ajustements en cas de montants différents de celui de la
facture.

Processus de réconciliation
• La réconciliation (appelée aussi lettrage) consiste à
mettre en relation des pièces comptables différentes
afin d’indiquer qu’elles ont été traitées.
• Généralement, la réconciliation est utilisée pour :
– mettre en relation les écritures des factures et des
paiements afin de ne plus les faire apparaître sur les
relances clients et de marquer les factures comme étant
payées (réconciliation sur le compte client) ;

88
 – mettre en relation les dépôts et retraits de chèques ainsi
que leurs paiements respectifs (réconciliation sur un
compte transitaire) ;
– mettre en relation une facture et sa note de crédit afin de
les annuler.
• Une réconciliation doit être effectuée sur une liste d’
écritures dont la somme des crédits est égale à la
somme des débits pour les écritures à réconcilier.
Les rapports officiels
• La comptabilité générale est exigée par l’Etat car elle
permet de générer des rapports officiellement
reconnus par celui-ci.

89
• Odoo offre certains rapports officiels comme le grand
livre des comptes, la balance ou encore le bilan.
– Ces rapports sont paramétrables par l’indication de la
période explorée ou par les comptes (ou les groupes de
compte) à traiter.
• Si la comptabilité générale a été bien paramétrée et
les opérations correctement saisies, les rapports
seront corrects.
– C’est donc aussi un moyen de vérifier la fiabilité des
informations saisies dans Odoo.
Chapitre 6

Administration et configuration d’Odoo

90
 Introduction
• Tout ERP doit offrir une certaine flexibilité de configuration et
d’utilisation pour permettre de modifier son apparence et son
fonctionnement global afin qu’il convienne aux besoins de
l’entreprise.
– Odoo respecte cette règle
• Chaque utilisateur peut disposer de sa propre page d’accueil et
de son propre menu, et on peut ainsi personnaliser Odoo en
attribuant à chacun son propre tableau de bord en page
d’accueil
• La gestion des droits permet d’attribuer ou non certaines
fonctions du menu principal aux différents utilisateurs du
système.
– Il est également possible de configurer la gestion des rôles, lesquels
définissent les devoirs de chaque utilisateur et agissent directement sur
les processus (ou workflows) des documents.
91
• Enfin, pour garantir la portabilité et l’intégration avec d’autres
logiciels de gestion, Odoo offre la possibilité d’importer et
d’exporter les données sous le format CSV très paramétrable.
Gestion des utilisateurs (1/2)
• Lorsqu’on s’authentifie en tant qu’administrateur, il est
possible de gérer les utilisateurs.
– On obtient alors la liste de tous les utilisateurs inscrits dans la
base de données.
– On peut en ajouter d’autres, ou modifier les informations
concernant l’un d’eux (notamment redéfinir un le mot de passe,
activer/désactiver l’utilisateur ou modifier ses droits)
• Chaque utilisateur peut aussi changer son propre mot de
passe après authentification (avec les anciens paramètres)

92
• Odoo offre aussi la possibilité de modifier le Master
Password depuis le menu de configuration des bases de
données.
– Cependant, le Master user n’est pas un utilisateur classique,
mais c’est le super administrateur qui peut ajouter ou
supprimer les bases de données.
– Il faut donc bien distinguer entre l’administrateur d’une base de
données et le Master
Gestion des utilisateurs (2/2)
• Odoo a la possibilité de synchroniser la liste des
utilisateurs avec des annuaires existants comme
celui de Google afin d’avoir les mêmes paramètres
d’authentification.
93
 – Cela permet aux utilisateurs de l’entreprise d’utiliser le
même login et mot de passe pour les accès à toutes les
applications (e-mail, intranet, etc.)
– Cette politique appartient au principe de sécurité SSO
(Single Sign On) qui offre des règles de bonnes
pratiques pour gérer les systèmes d’authentification
par login/mot de passe.
Paramétrage des utilisateurs
• En sélectionnant un utilisateur pour modification,
plusieurs possibilités sont offertes à l’administrateur:
– On peut bloquer/débloquer la possibilité d’accès pour un
utilisateur donné

94
 – On peut définir une action qui s ’exécute automatiquement
lors de la connexion de l’utilisateur considéré. Elle sera
exécutée avec l’ouverture du menu standard de l’utilisateur
– On peut définir les applications auxquelles l’utilisateur a
droit d’accéder ainsi que certaines règles supplémentaires
permettant de sécuriser l’accès.
• Remarques:
– il est possible d’associer une ressource humaine à un
utilisateur mais cette option existe dans la définition des
ressources humaines
– La suppression d’un utilisateur est souvent impossible (trop
de liaisons), on utilise plutôt la désactivation.

95
 Groupes d’utilisateurs (1/3)
• L’un des points les plus importants dans le paramétrage d’un
ERP est la gestion des droits d’accès aux informations.
– En effet, un ERP contient normalement toutes les informations
importantes de l’entreprise, mais ces informations doivent être
accessibles uniquement à ceux qui en ont besoin.
• La gestion des droits dans Odoo se fait grâce aux groupes
d’utilisateurs.
– Chaque utilisateur peut appartenir à un ou plusieurs groupes, et
de chacun de ces groupes dépend :
• les menus disponibles ;
• l’accès à chaque table dans la base de données.
• Les utilisateurs d’Odoo peuvent également se voir attribuer
plusieurs rôles.
96
 – Alors que les groupes déterminent les droits des utilisateurs, les
rôles déterminent leurs devoirs.
– Ils interviennent au niveau des workflows, qui représentent les
processus de l’entreprise.
Groupes d’utilisateurs (2/3)
• Pour paramétrer des droits d’accès, il faut commencer par définir les
groupes.
– Il est important que ces groupes soient représentatifs des fonctions de
l’entreprise et non de ses employés.
– Cette tâche se fait grâce à une étude de l’entreprise et de son organigramme
• Certains groupes sont déjà prédéfinis depuis l’installation des modules.
Ils rassemblent les droits conventionnels du métier (caissier,
responsable des ventes, comptable,…)
– Il est possible de modifier un groupe existant ou de créer d’autres groupes – A
chaque groupe, on doit insérer les utilisateurs qui y appartiennent.
• Un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes, dans ce cas, il possède les droits de ces
groupes réunis.
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• On définit la liste des menus accessibles par les utilisateurs de chaque
groupe, mais il faut savoir que certaines ressources peuvent être
accessibles depuis plusieurs menus comme la ressource clients.
– Dans ce cas le fait de bloquer le menu ne bloque pas l’accès à cette ressource
depuis un autre menu.
– Il est alors possible de définir l’accès ressource par ressource en lecture, écriture
et administration depuis l’onglet droits d’accès.

Groupes d’utilisateurs (3/3)

• L’attribution des droits d’accès ressource par ressource n’est pas
suffisant pour garantir une sécurité optimale.
– On peut prendre l’exemple d’un responsable de point de vente qui a le
droit de gérer les mouvements de stock relatifs à son point de vente
mais qui n’a pas le droit de gérer ceux des autres points de vente.
– Ce cas ne peut pas être géré par les droits d’accès car ceux-ci
permettent de gérer les droits sur l’ensemble de la ressource et pas une
partie.

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• Dans ces cas-là, on doit gérer les règles d’accès permettant de
manipuler les droits d’accès sur une partie d’une ressource.
– La gestion des règles nécessite la connaissance du langage python et de
la structure des ressources dans Odoo.
• Remarque: Une ressource dans Odoo est plutôt un objet dans le
langage Python, il y a donc une différence entre une ressource et
une table (dans la base de données).
– En effet, la ressource regroupe les données (attributs),les éléments de
l’interface graphique qui lui est liée et les fonctions permettant la
gestion des attributs (méthodes).
– Ceci est important car on peut permettre de cacher, pour un utilisateur,
certains champs d’une ressource.

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