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comptable et de suivi-évaluation

CEA Procédures de gestion budgétaire, financière et comptable

PROCEDURES DE GESTION BUDGETAIRE,
REDIGE
Le 8 FEVRIER 2016
FINANCIERE ET COMPTABLE

TITRE II
PROCEDURES DE GESTION
BUDGETAIRE, FINANCIERE
ET COMPTABLE

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SOMMAIRE
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Sommaire
2.1. GESTION BUDGETAIRE ............................................................................................................................4
2.1.1. INTERET DE LA GESTION BUDGETAIRE .........................................................................................5
[Link]. Intérêt de la gestion budgétaire ................................................................................................ 6
2.2.2. PRESENTATION DU BUDGET ..............................................................................................................7
[Link]. Objectif visé ............................................................................................................................ 8
[Link]. Structure du budget ................................................................................................................. 8
2.1.3. ELABORATION DES FICHES D’ACTIVITES ET DU PTBA .............................................................9
[Link]. Elaboration des fiches d’activités ........................................................................................... 10
[Link]. Consolidation du budget........................................................................................................ 12
[Link]. Le timing d’élaboration du PTBA ......................................................................................... 19
2.1.4. EXECUTION DU BUDGET .................................................................................................................... 21
[Link]. Engagement des dépenses ..................................................................................................... 22
2.1.5. CONTROLE BUDGETAIRE ................................................................................................................... 25
[Link]. Généralités du contrôle budgétaire ........................................................................................ 26
[Link]. Procédure de contrôle budgétaire .......................................................................................... 26
[Link]. Production des rapports budgétaires ...................................................................................... 26
2.2. GESTION FINANCIERE .......................................................................................................................... 28
2.2.1. ORGANISATION FINANCIERE ........................................................................................................... 29
[Link]. Organisation des comptes bancaires ...................................................................................... 30
2.2.2. MOBILISATION DES FONDS ............................................................................................................... 31
[Link]. Avance initiale ....................................................................................................................... 32
[Link]. Demande de retrait de fonds (DRF) ...................................................................................... 34
[Link]. Demande de paiement direct (DPD) ..................................................................................... 37
[Link]. Autres ressources .................................................................................................................. 40
2.2.3. GESTION DE LA TRESORERIE ........................................................................................................... 42
[Link]. Fonctionnement des comptes bancaires................................................................................. 43
[Link]. Traitement des avis de paiement reçus de l’IDA .................................................................... 44
[Link]. Rapprochement bancaire ....................................................................................................... 46
2.3. ORGANISATION ET SYSTÈME COMPTABLES ................................................................................. 49
2.3.1. ORGANISATION COMPTABLE ............................................................................................................ 50
[Link]. Généralités ............................................................................................................................ 51
[Link]. Organisation structurelle de la comptabilité ......................................................................... 52
[Link]. Organisation fonctionnelle de la comptabilité ........................................................................ 52
[Link]. Principes de base de la comptabilité ...................................................................................... 56
[Link]. La qualité des comptes .......................................................................................................... 59

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SOMMAIRE
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[Link]. Les méthodes d’évaluation ..................................................................................................... 60

[Link]. Cadre comptable ................................................................................................................... 61
[Link]. Système comptable du Projet CEA ........................................................................................ 65
[Link]. Système para-comptable périphérique.................................................................................... 69
2.2.2. CIRCUIT D’ENREGISTREMENT DES INFORMATIONS COMPTABLES .................................. 71
[Link]. Généralités ............................................................................................................................ 72
[Link]. Etapes de la procédure d’enregistrement des pièces comptables ............................................ 73
[Link]. Liaison entre les pièces justificatives et les livres comptables .................................................. 81
2.3.3. SCHEMAS COMPTABLES TYPES ....................................................................................................... 82
[Link]. Généralités ............................................................................................................................ 83
[Link]. Quelques écritures types ....................................................................................................... 86
[Link]. Prise en charge comptable des factures .................................................................................. 88
[Link]. Timing de traitement des factures .......................................................................................... 92
2.3.4. TRAVAUX ET PRODUCTION COMPTABLES .................................................................................. 93
[Link]. Travaux quotidiens ................................................................................................................ 95
[Link]. Travaux mensuels .................................................................................................................. 96
[Link]. Travaux trimestriels ............................................................................................................. 100
[Link]. Travaux annuels .................................................................................................................. 105
[Link]. Analyse des soldes ............................................................................................................... 106
[Link]. Traitement des cut-off (séparation des exercices) ................................................................. 109
[Link]. Planning des travaux de clôture ........................................................................................... 112
2.3.5. RAPPORT DE SUIVI FINANCIER ET ETATS COMPTABLES ..................................................... 113
[Link]. Rapport Intérimaire Financier.............................................................................................. 114
Annexe 1: Fiche d’imputation .......................................................................................................... 116
Annexe 2: Tableau Rapport Intérimaire Financier........................................................................... 116
Annexe 3: Rapport financier par activité du Projet ........................................................................... 116
Annexe 4 : Rapport sur l'avancement des activités ........................................................................... 116

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2.1. GESTION BUDGETAIRE

SOUS-FONCTION

Intérêt de la gestion budgétaire

Présentation du budget

Elaboration des fiches d’activités et du PTBA

Contrôle budgétaire

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2.1.1. INTERET DE LA GESTION BUDGETAIRE

PROCEDURE INDEX

Intérêt de la gestion budgétaire

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[Link]. Intérêt de la gestion budgétaire

La pratique budgétaire est indissociable d'un souci de contrôle imposé souvent par la rareté des ressources
et la recherche de l'efficacité, voire de l'efficience qui conduit à rationaliser les dépenses pour maximiser le
résultat.

La gestion budgétaire est un mode de gestion consistant à traduire en actions chiffrées appelés budgets, les
décisions prises par la Coordination du Projet CEA avec la participation des responsables techniques du
Projet.
Elle regroupe deux phases :
- La budgétisation correspondant à la phase d'élaboration du budget sous la forme d'un
document ;
- Le contrôle budgétaire qui est l'effort de comparaison de l'évolution des réalisations par
rapport aux données budgétaires pour la mise en évidence des écarts et la prise de mesures
correctives.

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2.2.2. PRESENTATION DU BUDGET

PROCEDURE INDEX

Objectif visé

Structure du budget

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[Link]. Objectif visé

Le budget est articulé pour fournir le cadre de prévision du coût des activités du Projet CEA ; il concerne
normalement l’ensemble des activités du Projet CEA de l’année. Mais avec les nouvelles réformes de
l’UEMOA, on parle de programmation budgétaire pluriannuelle glissante. Autrement dit bien que le budget
conserve son caractère d’annualité, la visibilité doit être assurée sur trois ans à travers une programmation
triennale glissante. La programmation de l’année n+1 va servir de base pour l’établissement du budget de
l’année suivante.

[Link]. Structure du budget

Le Budget est élaboré par la Coordination du Projet CEA. Il se présente sous plusieurs angles :
- Nature (charges et produits, ressources et emplois tels qu'envisagé par la comptabilité
générale) ;
- Composantes et sous composantes telles que prévues dans le rapport d’évaluation du Projet
CEA ;
- Activités
- Catégories de dépenses telles que prévues dans l’accord de financement ;
- Services d’Exécution du Projet

Ces différentes déclinaisons sont rendues possibles par l'utilisation d'un système informatique idoine.

Il convient de dire que sur le plan formel, tous les coûts se rapportant aux immobilisations (Incorporelles,
Corporelles ou financières) relèveront du budget d'investissement et les charges récurrentes de celui du
fonctionnement.

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2.1.3. ELABORATION DES FICHES D’ACTIVITES ET DU PTBA

PROCEDURE INDEX

Elaboration des fiches d’activités

Consolidation du budget

Exécution du budget

Timing d’élaboration du PTBA

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[Link]. Elaboration des fiches d’activités

Préparation et ventilation du canevas budgétaire

Le processus d’élaboration du budget est déclenché par l’invitation, à travers une note d'information
du Coordonnateur, de tous les services intervenant dans l’exécution du Projet CEA à transmettre au
RAF leurs avant-projets. Cette note doit guider les services dans l’élaboration des avant-projets de
budget, notamment par l’élaboration d’un canevas budgétaire.
Le canevas budgétaire devra être suffisamment détaillé afin qu’un lien puisse être établi entre le budget
et les activités. Il indique par ailleurs les règles applicables pour la passation des marchés selon la nature
des opérations, le montant prévisionnel et la source de financement.

De manière concrète, chaque Responsable de service veille à ce que l’élaboration du budget coïncide
avec le programme d’action prévu afin que tous les besoins soient exprimés, recensés, et adoptés avec
ou sans amendements.

A la réception de la note budgétaire, les Responsables de service disposent de quinze (15) jours
maximum pour transmettre au RAF leurs fiches d’activités. Les fiches d’activités relatives à
l’administration générale seront élaborées par le RAF sous la supervision du Coordonnateur.
Le système de fiche d’activité pour l’élaboration du budget qui peut être assimilé à la « budgétisation
axée sur les résultats », vise à obtenir les résultats avec une plus grande responsabilisation de tous les
acteurs du Projet CEA. Chaque acteur indique dans sa fiche d’activité en fonction des résultats
assignés, tous les éléments dont il a besoin.
Ce système permet de justifier toutes les rubriques inscrites au budget et leur coût correspondant. Il
a également pour avantage de mieux suivre l’exécution des activités.

Rubrique de la fiche d’activité

- Référence de la fiche
- Date d’élaboration
- Période de réalisation
- Délai de réalisation
- Titre de l’activité
- Composante
- Sous-composante
- Objectif
- Justification
- Les rubriques et leur coût et les financements
- Les indicateurs
- Les résultats attendus

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FICHE D'ACTIVITE
Résultat/Extrant:
Réf: 20../ / Période prévue de réalisation :

Date: Délai réalisation :

TITRE DE L’ACTIVITE:

COMPOSANTE

SOUS COMPOSANTE

DESCRIPTION

Objectifs/
Justification

EVALUATION DES COÛTS FINANCEMENT

DIRECTS PAR SOURCE DE ETAT IDA AUTRES
FINANCEMENT

Indicateurs de succès

Résultats attendus:

Préparée par :
Acceptation de programmation

Coordonnateur du Projet CEA

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[Link]. Consolidation du budget

A la réception des fiches d’activités, le RAF les transmet au comptable du Projet qui se charge de la
centralisation et de la revue critique des propositions en vue de l’élaboration du plan d’activité annuel et de
l’avant-projet du budget du Projet qui sera soumis au Coordonnateur.
Le RAF prépare le projet de plan d’activités annuel assorti du budget et le transmet au Coordonnateur pour
avis et approbation. En prenant en compte les amendements et observations du Coordonnateur, le RAF
apporte toutes les corrections nécessaires en collaboration avec les responsables des fiches d’activités.
Adoption du budget du Projet CEA
A l’appui du plan d’activités annuel, le coordonnateur prépare le plan de passation des marchés avec l’appui
de la Direction des marchés publics. Ces documents sont transmis aux partenaires techniques et financiers
(s’il en existe) et au comité technique pour avis. Une fois validé, le programme annuel traduit en budget
final selon la nomenclature du budget de l’Etat et pris en compte dans la loi de finance doit être communiqué
à toutes les structures dans un délai de 2 semaines à compter de sa date de notification.

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OBJECTIFS
Cette procédure décrit le cadre et les mécanismes d’élaboration du plan d’activités annuel et du budget
général du Projet CEA.

REGLES DE GESTION
- Le Programme de Travail et Budget Annuel (PTBA) définit le cadre de travail de l’exécution
des missions confiées au Projet CEA. Son élaboration permet de mettre en lumière les activités
des composantes et sous composantes qui sont rattachées aux sources de financement
correspondant et leur phasage dans le temps.

- Le PTBA présente la prévision des activités à réaliser par le Projet CEA pour l’atteinte des
objectifs du Projet définis dans le document de stratégie du Projet CEA et évalue le montant
prévisionnel des dépenses à effectuer pour réaliser ces activités.

- Les budgets sont établis pour l’année en cours. Ils doivent suivre la programmation des activités
définies en liaison avec l’IDA.

- La gestion budgétaire du Projet CEA se fait par exercice budgétaire qui débute le 1er janvier
pour se terminer le 31 décembre mais les prévisions budgétaires possibles pour les deux autres
années à venir doivent être ressorties dans le document de préparation budgétaire.

- L’établissement du PTBA du Projet CEA incombe à tous les responsables du Projet CEA : Le
Coordonnateur, le Responsable de suivi et évaluation, le Responsable Administratif et Financier,
le Comptable et le Responsable de Passation des Marchés.

- L’élaboration du Projet de Travail Budget Annuel (PTBA) doit se faire au cours d’une ou
plusieurs séances de travail.

- Le PTBA doit être approuvé par l’IDA (s’il y a lieu) avant sa mise en œuvre.

- Afin de faciliter la consolidation du PTBA, un formulaire standard doit être utilisé par toutes
les structures qui présentent un budget.

- Un Comité composé du Coordonnateur, du Contrôleur budgétaire, de l’Agent Comptable du

Projet, du RAF, du RPM, du RSE doit être mis en place pour la validation en interne du plan
d’activités et budget annuel. Il est présidé par le Coordonnateur

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ETAPES

1. Établissement du bilan de l’année en cours et fixation des objectifs de l’année N+1

2. Élaboration des plans de travail annuel
3. Validation des PTBA sectoriels
4. Élaboration du PTBA et du budget global du Projet CEA
5. Validation du budget par le Comité d’élaboration du budget
6. Validation du budget par l’IDA et le comité technique
7. Saisie du budget integré à la loi de financeet notifié au programme

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Documents ou
Etapes Intervenants Description des tâches interface

Bilan d’activités
Établissement du bilan de l’année en
cours et fixation des objectifs de l’année
N+1
- Au début du mois de juin, demande
aux responsables sectoriels et au
responsable suivi évaluation de faire
le bilan de l’exercice en cours et de
proposer les objectifs de l’année
N+1.
- Le bilan d’activité doit comporter :
o L’état d’avancement de la
1 Coordonnateur réalisation du plan de
travail et Budget Annuel
(PTBA) par rapport aux
prévisions ;
o - Les difficultés et écarts
rencontrés dans la réalisation
du PTBA, ainsi que les
explications de ces difficultés
et écarts.
- Valide le bilan d’activités et le projet
d’objectifs N+1
au regard du bilan N et des objectifs
du Projet.

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Etapes Intervenants Description des tâches Documents ou

interface
Élaboration des plans de travail annuel Projet de PTA
- Organise une séance de travail avec
les différents acteurs de son secteur,
sur l’analyse de l’exécution du
- PTBA de l’exercice et les prévisions
pour l’exercice N+1 ;
- Donne des indications sur les objectifs
généraux N+1 aux différents acteurs ;
- Demande à chaque acteur de son
secteur de préparer son plan de travail
annuel ;
- Convoque à une date arrêtée de
commun accord tous les acteurs et
Responsables de
2 tout autre intervenant du secteur à une
services
séanced’élaboration du PTBA global ;
- Établit le projet de PTBA chiffré à
l’issue de la séance de discussion avec
les acteurs :
o Par catégorie et objet de
dépenses
o Par acteur
- Transmet le bilan de PTBA de l’année
en cours et le projet de PTBA chiffré
de l’année n+1 au Coordonnateur.

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Etapes Intervenants Description des tâches Documents ou

interface
Projet de budget
Validation des PTBA global

- Transmet une copie du bilan

d’activités de l’exercice N et des
Coordonnateur différents projets de PTBA N+1 à
chaque membre du comité
d’élaboration du budget;
- Convoque le comité d’élaboration
3 du budget à une séance budgétaire.
- Analyse les PTBA; Projet de budget
Comité - Fait procéder aux amendements
d’élaboration du nécessaires;
budget - Valide les PTBA sectoriels.
- Charge le RAF de faire le budget Projet de budget
Coordonnateur global après validation des budgets
sectoriels.
Projet de budget
Élaboration du PTBA et du budget global
du Projet CEA
- Après la Validation des PTBA
sectoriels par le Comité
RAF d’élaboration du budget, établit le
projet de budget qui comprend le
4 PTBA global et le fonctionnement du
Projet CEA ;
- Transmet le projet de budget au
Coordonnateur.
.
Président du Projet de budget
Comité Convoque le comité d’élaboration du budget
d’élaboration du à une réunion budgétaire pour la validation
budget du budget

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Etapes Intervenants Description des tâches Documents ou

interface
Après la validation, met le projet du budget à Projet de budget
4 RAF jour et transmet copie au Coordonnateur.

Transmission du PTBA au Comité de Projet de budget

Pilotage
5 Coordonnateur - Transmet le PTBA au Comité de
Pilotage pour validation.

Budget CEA
Validation du budget par l’IDA
- transmet le budget à l’IDA.
- A la réception de l’avis de l’IDA,
6 Coordonnateur transmet la version définitive
(incluse dans la loi de finance et
notifié) aux Responsables de
services.

Budget CEA
Saisie du budget
7 RAF
- Fait saisir le budget dans le logiciel
de gestion financière et comptable.

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[Link]. Le timing d’élaboration du PTBA

N° Période Activités Acteurs

1 – 03 juin Rédaction des instructions pour l’élaboration du Coordonnateur
01 PTBA
- Coordonnateur,
- Responsable
administratif et
4 – 6 juin Financier
Réunion préparatoire à l’élaboration du PTBA
- Spécialiste en
passation des
02 marchés
- Comptable

Recueil des informations et collecte des fiches

03 7-10 juin d’activités auprès des Responsables RAF

04 Consolidation des fiches d’activités et des données RAF en liaison avec les
recueillies auprès des Responsables.
11-12 juin responsables de cellule
Responsable
Consolidation des programmes d’activités et des Administratif et
05 13-15 juin budgets puis élaboration du PPM
Financier et Passation
des marchés.
06 01-17 juillet Discussion budgétaire au niveau du Projet CEA et à la Coordination du Projet
conférence budgétaire
CEA
07 18-20 Octobre Prise en compte des amendements Coordination du Projet
CEA
08 21-22 Octobre Transmission du budget et du PPM à l’IDA pour avis Coordination du Projet
CEA
09 23-30 Octobre Réception des commentaires de l’IDA Coordination du Projet
CEA
10 15-17 Novembre Prise en compte des amendements de l’IDA - Coordonnateur,
- Responsable
administratif et
Financier
- Spécialiste en
passation des
marchés
- Comptable
11 3-5 Décembre Transmission de la version définitive du PTBA au Coordonnateur
Comité de Pilotage et à l’IDA.

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12 02-05 Janvier Réception de la notification du budget et saisi dans le

système comptable

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2.1.4. EXECUTION DU BUDGET

PROCEDURE INDEX

Engagement des dépenses

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[Link]. Engagement des dépenses

Objectifs
Cette procédure a pour objet de décrire les opérations d'engagement des dépenses.
L’exécution du budget se fait sur la base de l’expression des besoins et de l’engagement des dépenses.

Règles de gestion
- Tout achat de biens ou de services doit correspondre à un besoin précis, programmé et
budgétisé sur les différents financements prévus ;
- En l’absence de ligne budgétaire, l’engagement de la dépense est soumis à l’approbation du
Coordonnateur qui approuve la dépense et fait les modifications budgétaires.
- Le RAF édite mensuellement un état de suivi budgétaire par service et qu’il transmet à
chaque Responsable ;
- De même chaque responsable de service doit adresser un rapport de suivi technique
au responsable de suivi & évaluation qui en tiendra compte dans son rapport de
synthèse ;

Etapes
1. Expression des besoins
2. Contrôle du disponible budgétaire et approbation
3. Engagement de la dépense
4. Etablissement de la fiche d’engagement
5. Signature de l’engagement
6. Mise à jour du budget
7. Annulation de l’engagement

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Etapes Intervenants Description des tâches Documents ou

interface
1 Expression des besoins Demande d’achat
- Prépare la demande d’achat ;
Le demandeur - Soumet au responsable de service
pour visa.

- Apprécie l’opportunité de la
Responsable de service demande ;
- Approuve la demande ;
- Transmet la demande au RAF.
2 Contrôle du disponible budgétaire et Demande d’achat
approbation
- Vérifie l’existence de la ligne
budgétaire ;
- Vérifie la disponibilité budgétaire ;
RAF
- Signe la demande d’achat.

3 RPM Engagement de la dépense Lettre de marché

- lance le processus d’achat selon les ou contrat
procédures
- Etablit le contrat ou la lettre de
marché qu’il fait visé par le CB et ou
approuvé selon les seuils de
passation des marchés.
4 Etablissement de l’ordre de paiement L’ordre de
Comptable/RAF - Etablit l’ordre de paiement ou le paiement
mandat de paiement (si connecté au
SIGFIP) accompagnée de la facture
du fournisseur ou prestataire retenu
à l’issue du processus d’achat ;
- Transmet l’ordre de paiement au
Coordonnateur pour signature après
le visa du RAF.
5 Signature de l’ordre de paiement ou
Coordonnateur mandat
Signe et transmet l’ordre de paiement via
un bordereau de transmission au
Contrôleur Budgétaire.

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6 Mise à jour du budget Ordre de paiement

- Reçoit l’ordre de paiement ou ou mandat
Comptable /RAF mandat visé du CB
- Enregistre une copie de l’ordre de
paiement ou le mandat dans le
système de suivi budgétaire,
- Etablit un bordereau de
transmission de l’original de
l’ordre de paiement et les pièces
justificatives à la signature du
coordonnateur pour transmission
à l’agent comptable pour
paiement.
7 RAF Annulation de l’engagement
En cas de non-exécution de la
commande, appose la mention annulée
sur la demande d’achat qu’il transmet
au comptable pour traitement.
Annule dans le système de suivi
Comptable budgétaire ;
Classe la demande d’achat.
NB : Un classement spécifique sera tenu pour
ce type de fichier.

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2.1.5. CONTROLE BUDGETAIRE

PROCEDURE INDEX

Généralités du contrôle budgétaire

Procédure de contrôle budgétaire

Production des rapports budgétaires

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Procédures de gestion budgétaire, financière et comptable
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[Link]. Généralités du contrôle budgétaire

Tout système d’information et de contrôle au sein d’un projet contribue à la réalisation des objectifs de
l’organisation. Le contrôle budgétaire participe donc au contrôle des réalisations par confrontation avec les
prévisions. Dans le cas du Projet CEA, chaque responsable doit pouvoir suivre les réalisations budgétaires
de son service ou du volet qui lui est confié.

En vue d'assurer un contrôle efficace de l'exécution du budget, il est essentiel que le budget annuel donne
lieu à un découpage mensuel.

Si le rôle de centralisation échoit au Coordonnateur, au RAF et au comptable, le contrôle budgétaire est

l'affaire de tous les responsables fonctionnels du Projet CEA.

Chaque fois qu'il y a un engagement (Contrat, bon de commande, lettre-commande, marché, Avance de
fond, Note de frais) à prendre ou à constater, il doit systématiquement prêter à examen pour s'assurer non
seulement de son opportunité, de sa régularité, de sa faisabilité et de l'existence de disponibilités budgétaires
et monétaires.

Le bon de commande est le support par excellence de la prise d'engagement, mais il ne couvre pas
l'exhaustivité des engagements car il y a des contrats, des marchés et même des engagements directs (achats
comptant).

[Link]. Procédure de contrôle budgétaire

Avant de viser tout engagement, tout responsable fonctionnel donné, et le RAF en dernier ressort, devra
s'assurer de l'existence des disponibilités sur la ligne concernée pour le mois en cours.
Une situation mensuelle complète et cumulée est présentée au Coordonnateur 8 (huit) jours au plus tard
après le début du mois suivant.

[Link]. Production des rapports budgétaires

Sur la base des tableaux de bord édités, le RAF rédige un rapport financier comprenant :
- Une description succincte du Projet CEA et des objectifs visés ;
- Une analyse globale de la situation financière et des performances par rapport aux objectifs
de la période ;
- Une analyse détaillée du niveau d'exécution des budgets par catégorie de dépenses, par
activité ;
- Une analyse de la situation de trésorerie.

En fin de trimestre, la comptabilité édite les tableaux de bord trimestriels pour le suivi analytique et
budgétaire par catégorie de dépenses, par activité et par source de financement.

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Les tableaux de bord sont édités tous les trimestres et intégrés dans la présentation des rapports financiers
trimestriels.

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2.2. GESTION FINANCIERE

SOUS-FONCTION INDEX

Organisation financière

Mobilisation des fonds

Gestion de la trésorerie

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2.2.1. ORGANISATION FINANCIERE

PROCEDURE INDEX

Organisation des comptes bancaires

Organisation de la caisse

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[Link]. Organisation des comptes bancaires

Mécanismes des mouvements des fonds
Deux comptes bancaires seront ouverts : (i) un compte désigné (DA) libellé en FCFA (FCFA) à la Banque
centrale (BCEAO) ; et (ii) un compte de projet (PA) dans une banque commerciale à des termes et conditions
acceptables par l’IDA.
L’alimentation des comptes fait au vu des DRF ou des rapports financiers.

Compte bancaire des fonds contrepartie de l’Etat et des autres ressources

Un autre compte de CEA doit être ouvert dans une banque privée pour le seul bénéfice du Projet CEA. Il
reçoit tous les apports de l’Etat et les autres ressources (ventes DAO, autres ressources propres du Projet
CEA).

Compte bancaire des fonds IDA

Les comptes ouverts dans une banque privée par l’Agence Comptable de la Dette Publique reçoit
uniquement les fonds provenant de l’IDA. Il finance les dépenses éligibles sur l’IDA.

Gestion des comptes bancaires du Projet CEA

Un Comptable Public étant affecté au CEA, les comptes bancaires, pour la part Etat et la part IDA sont
gérés exclusivement par le comptable public, qui rend compte de sa gestion au Coordonnateur et à l’Agence
Comptable de la Dette Publique.

Retrait de fonds sur Compte de prêt ou de convention

Le RAF prépare un dossier de demande de retrait de fonds selon les procédures admises par l’IDA. Les
demandes de retrait de fonds concernent les opérations suivantes :
- l’avance initiale de l’IDA ;
- les demandes de retrait de fonds ;
- les paiements directs de l’IDA.
Les retraits de fonds sur le compte de prêt ou de convention se font principalement sur production des
rapports d’exécution du projet indiquant les résultats physiques obtenus et les dépenses effectuées par
activité.

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2.2.2. MOBILISATION DES FONDS

PROCEDURE INDEX

Avance initiale

Demande de retrait de fonds (DRF)

Demande de paiement direct (DPD)

Autres ressources

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[Link]. Avance initiale

Objectifs
Dans le cadre de la réalisation des activités du Projet CEA, l’IDA effectue une dotation initiale
du compte désigné dès satisfaction des conditions préalables de mise en vigueur du financement.

Règles de gestion

Les ressources ne doivent être utilisées que pour l’objet du financement et selon les règles qui
lui sont propres. Tout manquement entraîne pour l’Emprunteur la responsabilité de rembourser
les sommes jugées non justifiées.

L’emploi de toute ressource pour des projets publics, engageant l’Etat et l’IDA, doit faire l’objet
d’une inscription dans le Budget National au titre « Investissement ».

Etapes
1- Préparation du dossier d’avance initiale
2- Autorisation du dossier
3- Réception des fonds et comptabilisation

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Etapes Intervenants Description des tâches Documents ou

interface
1 RAF Préparation du dossier d’avance Dossier de
initiale demande
d’avance initiale
- prépare un dossier de demande
d’avance de fonds selon les
procédures admises par l’IDA à
charge de réunir les différentes
conditions relatives au déblocage
de l’avance initiale.
2 RAF Autorisation du dossier Dossier de
demande
- remet au Coordonnateur pour d’avance initiale
vérification et approbation

Coordonnateur - transmet au Directeur de la Dette Dossier de

Publique pour mise en œuvre. demande
d’avance initiale
Une copie est retournée au RAF pour les besoins
de suivi comptable.
3 Agent Réception des fonds et Avis de crédit
Comptable comptabilisation
- reçoit l’avis de crédit de la banque,
- informe le RAF et le comptable du
Projet qui procède à la
comptabilisation des fonds.

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[Link]. Demande de retrait de fonds (DRF)

Objectifs
Périodiquement, et au moins une fois par mois, le Projet CEA justifie à l’IDA l’utilisation des
ressources mobilisées pour le remboursement ou la reconstitution du compte désigné.

Règles de gestion

Les ressources ne doivent être utilisées que pour l’objet du financement et selon les règles qui
lui sont propres. Tout manquement entraîne pour l’Emprunteur la responsabilité de rembourser
les sommes jugées non justifiées.

L’emploi de toute ressource pour des projets publics, engageant l’Etat et l’IDA, doit faire l’objet
d’une inscription dans le Budget National au titre « Investissement ».

Le Projet CEA a recours à des formulaires de demandes de retrait de fonds (DRF) selon les
dispositions de l’IDA. A cet effet, les dépenses demandées en remboursement devront respecter
les conditions édictées par l’IDA. A titre indicatif, les dépenses doivent satisfaire les exigences
suivantes :

- Les dépenses éligibles au regard de l’Accord de Prêt

- Les dépenses justifiées selon les directives de l’IDA
- Les dépenses dont le paiement est certifié

Les demandes de remboursement portent sur les paiements effectués à partir du compte projet
de l’IDA.

ETAPES
1. Elaboration de la Demande de Retrait de Fonds (DRF)
2. Vérification du RAF
3. Transmission de la DRF
4. Réception des fonds et comptabilisation

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Etapes Intervenants Description des tâches Documents ou

interface
1 Comptable Elaboration de la Demande de Retrait de DRF
Fonds (DRF)
- monte un dossier de demande de
remboursement de fonds dès que le
niveau du compte le justifie. Ce dossier
est établi sur la base des dépenses dont
les décaissements ont été effectués au
cours de la période précédente.
Les factures incluses dans une DRF doivent être annulées
par l’inscription du numéro de la DRF sur les factures
concernées, afin d’éviter de les inclure à nouveau dans
d’autres DRF. Ces factures auront été préalablement
comptabilisées, condition nécessaire pour l’établissement
automatique de la DRF par le logiciel de gestion de
programme.
- Ce dossier contient :
- Un formulaire de DRF (selon le modèle
de l’IDA)
- L’état détaillé par catégorie de dépenses
- Etat de reconstitution du Compte Projetl
- Un exemplaire du relevé bancaire ou des
factures acquittées comme preuve du
décaissement le cas échéant, les pièces
justificatives des dépenses (bon de
commande, bordereau de livraison ou
certificat de service fait et facture,
les pièces de règlement) définies d’un
commun accord avec de l’IDA pour les
dépenses concernées.

Agent - transmet les relevés bancaires originaux Relevés bancaires

Comptable au Comptable systématiquement tous les
15 jours pour l’établissement des DRF.

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Etapes Intervenants Description des tâches Documents

ou
interface
2 RAF Vérification du RAF DRF
- vérifie les montants sur les états récapitulatifs
- s’assure que toutes les pièces justificatives
nécessaires ainsi que les documents
d’accompagnement sont joints (notamment
copie des marchés signés, avis de
non-objection, relevés et rapprochements
bancaires…)
- vérifie que les demandes ont été signées par
- les personnes autorisées ;
- veille à la concordance des informations
figurant dans la demande et dans les pièces
justificatives ;
- fait préparer une lettre de transmission de la
DRF ;
- transmet la DRF au Coordonnateur pour
Signature et transmission.
3 Coordonnateur Transmission de la DRF DRF

- transmet à la Direction de la dette

publique, seule autorisée à envoyer la
DRF à l’IDA.
Une copie est conservée par le comptable du Projet pour
classement et suivi.
4 Agent
Réception des fonds et comptabilisation Avis de
Comptable crédit
- Reçoit l’avis de crédit ;
- transmet une copie au Comptable du
Projet qui procède à la comptabilisation
des fonds conformément au schéma de
comptabilisation des DRF

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[Link]. Demande de paiement direct (DPD)

Objectifs
Dans le cadre de la réalisation des activités du Projet CEA, l’IDA peut payer directement des
factures à partir du compte de prêt ouvert dans son livre.

Règles de gestion

Les ressources ne doivent être utilisées que pour l’objet du financement et selon les règles qui
lui sont propres. Tout manquement entraîne pour l’Emprunteur la responsabilité de rembourser
les sommes jugées non justifiées.
L’emploi de toute ressource pour des projets publics, engageant l’Etat et l’IDA, doit faire l’objet
d’une inscription dans le Budget National au titre « Investissement ».

Le Projet CEA peut demander un paiement direct à l’IDA selon les dispositions prévues à
l’Accord de Prêt et de Convention et dans les conditions suivantes :

- niveau de dépense élevée relativement au solde du Compte Projetl

- paiement en devises
- période de clôture du projet

Etapes
1. Préparation de la demande de paiement direct ;
2. Contrôle et visa de la demande de paiement direct ;
3. Paiement direct par l’IDA;
4. Comptabilisation des règlements.

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Etapes Intervenants Description des tâches Documents

ou
interface
1 Comptable Préparation de la demande de paiement DPD
direct
- prépare une demande de paiement direct.
Celui-ci contient :

- Un formulaire de demande de paiement direct;

- L’état détaillé par ligne budgétaire des dépenses
à effectuer ;
- Le cas échéant, les pièces justificatives des dépenses
(bon de commande, bordereau de livraison ou
certificat de service fait et facture).
- transmet le dossier au RAF pour
contrôle.

2 RAF Contrôle et visa de la demande de paiement DPD

direct

- procède au contrôle du dossier ;

- soumet à la signature du Coordonnateur le
formulaire de demande de paiement direct
et le courrier d’accompagnement à l’IDA.

Coordonnateur - vérifie alors le dossier et l’approuve ; DPD

- transmet le dossier à la Dette publique.

3 IDA Paiement direct par l’IDA DPD

- procède au paiement direct des factures
ou décomptes selon ses procédures
internes à l’IDA.

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Etapes Intervenants Description des tâches Documents

ou
interface
3 suite Agent - reçoit l’avis de paiement Avis de
Comptable paiement
- transmet l’avis de paiement au
Comptable.
4 Comptable Comptabilisation des règlements Avis de
paiement
- procède à la comptabilisation des
règlements conformément au guide
d’imputation comptable dès réception
l’avis de paiement.

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[Link]. Autres ressources

Objectifs
Le Projet CEA, dans le cadre de ses activités peut recevoir et gérer d’autres ressources (vente
de dossiers d’appel d’offres, remboursement d’assurance…).

Règles de gestion

Les ressources ne doivent être utilisées que pour l’objet du financement et selon les règles qui
lui sont propres.

Etapes
1. Réception des fonds;
2. Conservation des fonds;
3. Comptabilisation des fonds reçus.

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Etapes Intervenants Description des tâches Documents

ou
interface
1 Agent Réception des fonds Fiche de
comptable recette
- Reçoit les recettes provenant de la vente
de dossiers d’appel d’offres, et les
remboursements d’assurance ;
- Tient un état de réception des fonds;
- Transmet à l’Agent comptable.
Agent Recette
Conservation des fonds
comptable
- Reçoit les fonds et les verse sur le compte
contrepartie du projet ;
établit un titre de recette ;
transmet une copie du titre de recette avec
une copie de l’état de réception des fonds
au comptable.
Comptable Avis de
Comptabilisation des fonds reçus
crédit
- Reçoit l’avis de crédit ;
- procède à la comptabilisation des fonds reçus
conformément au guide d’imputation
comptable.

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2.2.3. GESTION DE LA TRESORERIE

PROCEDURE INDEX

Fonctionnement des comptes bancaires

Traitement des avis de paiement reçus de l’IDA

Rapprochement bancaire

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[Link]. Fonctionnement des comptes bancaires

Toutes les dépenses du Projet CEA seront réglées à partir des comptes bancaires et accessoirement en
espèces. Le Coordonateur devra s’assurer que tous les décaissements sont exécutés conformément aux
procédures de l’Etat et de l’IDA et aura l’entière responsabilité de la présentation des états financiers
annuels.

Les pièces justificatives, concernant les marchés passés dans le cadre du Projet CEA, doivent être
regroupées et classées de manière appropriée par la Coordination. Les pièces seront classées par types
de marché (véhicules, Matériel et mobilier, fournitures, travaux et consultants) et par méthodes de
sélection (AOI, AON, etc.) et incluront toutes les pièces nécessaires à la justification des choix effectués.

Les pièces justificatives devront être accessibles pour toute la durée du Projet CEA, aux missions
périodiques de supervision de l’IDA et aux vérificateurs externes des comptes pour révision.

D’une manière générale les décaissements effectués par les structures du Projet CEA le sont dans le
cadre des dépenses autorisées par l’IDA par essentiellement deux modes de règlement:
- Le paiement par chèque ou virement bancaire à travers des comptes ouvert localement ;
- Le paiement direct au fournisseur par l’IDA.

Signataires des comptes bancaires

Les signataires sur les comptes bancaires recevant les dotations de l’Etat et de l’IDA sont l’Agent
Comptable du Projet CEA et le Coordonnateur.

Les spécimens de signature sont déposés dans les banques où sont logés les fonds du Projet CEA.

Suivi des chéquiers vierges

Les chéquiers vierges sont conservés dans un coffre fort par l’Agent Comptable. Les chèques sont
utilisés selon les procédures de règlements arrêtées.

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[Link]. Traitement des avis de paiement reçus de l’IDA

Objectifs

Cette procédure décrit le traitement des avis de paiement reçus de l’IDA.

Règles de gestion

Le taux réel de la devise dans laquelle les paiements directs sont effectués, (indiqué sur l'avis de
paiement) doit être mentionné sur les demandes de décaissement de fonds. Ce taux doit servir à
évaluer les demandes de décaissement de fonds en monnaie locale.
Etapes

1. Enregistrement de l’avis de paiement reçu

2. Mise à jour des demandes de décaissement de fonds

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Etapes Intervenants Description des tâches Documents

ou
interface
1 Comptable Enregistrement de l’avis de paiement reçu Avis de
paiement
- Enregistre l'avis de paiement reçu dans
le logiciel de gestion,
- Comptabilise les demandes
conformément aux schémas
comptables.
- Pour les demandes en paiement direct,
comptabilise l'opération au cours réel
de paiement indiqué sur l'avis de
paiement tiré à partir du système de la
Banque de l’IDA.
2 Mise à jour des demandes Avis de
paiement et
- Ressort les demandes concernées par demande
l'avis de paiement ;
- Mentionne sur les demandes :
o la référence de l'avis de paiement,
o la date de l'avis.
- Classe l'avis avec les demandes
concernées

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[Link]. Rapprochement bancaire

Définition et objectifs du rapprochement bancaire

L’état de rapprochement bancaire est un document établi à chaque fin de mois, pour chaque
compte bancaire dans le but de rapprocher les comptes bancaires figurant dans les livres
comptables et des relevés bancaires produits par les banques.
En effet, le solde inscrit sur le relevé bancaire ne coïncide pas toujours avec le solde du compte
banque tenu par le Projet CEA en raison des décalages d’écritures entre le compte banque du
Projet CEA et le compte du Projet dans les livres de la banque.

Présentation de l’état de rapprochement bancaire

L’état de rapprochement bancaire se présente sous la forme d’un tableau à deux parties dont un
exemple est présenté en annexe.
- La partie gauche représente le compte banque concerné dans les livres du Projet CEA. Elle
présente :
o le solde du compte banque dans le grand livre du Projet CEA,
o les opérations enregistrées par la banque et non comptabilisées dans les livres du Projet
CEA,
o le solde ajusté des opérations non enregistrées
- La partie droite représente le compte du Projet CEA dans les livres de la banque. Elle
présente :
o le solde en banque indiqué sur le relevé bancaire,
o les opérations enregistrées par le Projet CEA et non comptabilisées par la banque,
o le solde ajusté les opérations non comptabilisées.

Comptes à rapprocher
Un état de rapprochement bancaire doit être effectué pour chacun des comptes bancaires :
- Compte Projetl IDA
- Compte de contrepartie Etat et autres ressources

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Documents à utiliser et à établir

Document à analyser
Pour pouvoir établir un état de rapprochement bancaire, le Comptable du Projet CEA doit
disposer des documents suivants:
- Le relevé bancaire à la date d’établissement du rapprochement,
- Le journal de banque de la même période,
- L’état de rapprochement bancaire de la période précédente.

Mise en œuvre du contrôle

- Les écritures inscrites sur le relevé bancaire, et qui trouvent leur correspondant
dans le journal de banque du mois ou sur le rapprochement bancaire du mois
précédent, dans la partie droite “débits passés dans nos livres et non crédités
par la banque” sont pointées sur le relevé bancaire, dans le journal de banque
tenu par le Projet CEA et sur le précédent rapprochement bancaire.
- Les écritures non pointées sont inscrites sur la feuille de rapprochement
bancaire :
o Les écritures non pointées sur le relevé bancaire sont inscrites dans la partie
gauche de l’état de rapprochement “ compte banque dans nos livres ”
o Les débits non pointés sur le relevé bancaire sont inscrits dans la colonne
débit du compte banque dans nos livres.
o Les crédits non pointés sur le relevé sont inscrits dans la colonne DEBIT
du « compte banque dans nos livres ».
o Les écritures non pointées dans le journal de banque du mois ou sur l’état de
rapprochement du mois précédent sont inscrites dans la partie droite de l’état
de rapprochement : “compte banque à la banque”, dans la colonne droite
CREDIT.
o Il s’agit en particulier des chèques remis en banque les derniers jours de
chaque mois et que la banque n’aurait pas crédités avant la fin du mois.
- Les soldes de la partie gauche et de la partie droite de l’état de rapprochement
bancaire doivent être égaux et de sens contraire.

Les Actions post-rapprochement

Une fois l’état de rapprochement établi, le Comptable réalise les actions suivantes :

Les écritures de régularisation

Les principes suivants sont à observer :

- Les seules écritures de régularisations à passer concernent
o Les erreurs enregistrées dans les livres comptables et détectées lors du
rapprochement bancaire ;

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o Les frais de tenue de compte directement débités sur le relevé de banque (ceux-ci
ne font pas systématiquement l’objet d’envoi d’avis par la banque) ;
Ces écritures de régularisation sont passées sur la comptabilité du mois suivant.
- Les autres éléments en rapprochement ne sont passés que sur la base de pièces justificatives
qui seront expédiées ultérieurement par la banque.
- Toutes les régularisations doivent être suffisamment mises en évidence afin d’éviter
qu’elles ne soient considérées comme élément en rapprochement le mois suivant.

Les réclamations
- Les erreurs commises par la banque et détectées lors du rapprochement bancaire, doivent
faire l’objet d’une réclamation auprès de celle-ci.
- Les éléments en rapprochement revenant plusieurs fois sur les états de rapprochement,
notamment ceux qui figurent dans la partie gauche (comptabilité) de l’état de
rapprochement, doivent faire l’objet de réclamations auprès de la banque, car cela signifie
que les pièces justificatives n’ont jamais été reçues.

Visa et classement
Après l’établissement du rapprochement bancaire, le Comptable doit indiquer la date réelle à
laquelle est effectué le rapprochement bancaire, le nom de la banque et le numéro de compte
bancaire et signer l’état.
Il soumet l’état de rapprochement bancaire, les écritures passées pour régularisation, les journaux
da banque et les relevés bancaires à la signature du RAF. L’état de rapprochement bancaire est classé
dans le dossier « Banque » correspondant. Les éléments en rapprochement doivent faire l’objet d’une
investigation particulière.

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ORGANISATION ET SYSTEME COMPTABLES
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2.3. ORGANISATION ET SYSTÈME COMPTABLES

SOUS-FONCTION INDEX

Organisation comptable

Circuit d’enregistrement des informations comptables

Schémas comptables types

Travaux et production comptables

Rapports financiers et Etats comptables

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ORGANISATION ET SYSTEME COMPTABLES
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2.3.1. ORGANISATION COMPTABLE

PROCEDURE INDEX

Généralités

Organisation structurelle de la comptabilité

Organisation fonctionnelle de la comptabilité

Principes de base de la comptabilité

La qualité des comptes

Les méthodes d’évaluation

Cadre comptable

Système comptable du Projet CEA

Système para-comptable périphérique

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[Link]. Généralités

Conformément à l’article 13 nouveau du SYSCOA révisé, les projets de développement sont assujettis
à l’établissement des états financiers lorsqu’un acte juridique les soumet aux règles de la comptabilité
privée. Comme toute comptabilité d’entreprise, la comptabilité du Projet CEA est régi par des normes
conventionnelles et codifiées qui utilise le compte comme instrument de base d’analyse et de la collecte
des données chiffrées sur les événements affectant ou susceptibles d’affecter le patrimoine du Projet
CEA. Au-delà de son rôle de preuve, la comptabilité du Projet CEA a un double rôle, c’est un double
instrument :
- d’information pour les tiers (gouvernement, IDA, Fournisseurs, Banquiers, Personnel …)
- de gestion pour les responsables du Projet CEA.

Pour fournir après traitement des données chiffrées et des informations fiables aux tiers intéressés,
l’organisation de la comptabilité du Projet CEA doit permettre :
- la collecte des supports des données chiffrées
- la saisie et l’enregistrement des informations y relatives
- le classement et l’archivage des documents relatifs à ces informations de manière à garantir la
qualité et la compréhension des informations.

Pour garantir la qualité et la compréhension de l’information, toute comptabilité implique :

- le respect de principes ;
- une organisation répondant aux exigences de contrôle et de vérification ;
- la mise en œuvre de méthodes et de procédures ;
- l’utilisation d’une terminologie commune.

L’organisation de la comptabilité du Projet CEA se fera à travers les composantes suivantes :

- Une organisation Structurelle
- Une organisation Fonctionnelle
- Des principes comptables
- Des méthodes d’évaluation
- Un cadre comptable
- Un système de base
- Un Système périphérique.

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[Link]. Organisation structurelle de la comptabilité

La comptabilité du Projet CEA dispose sur le plan de l’organisation administrative d’une structure
centralisée au niveau de la coordination. Cette structure comprend :
- Un Responsable Administratif et financier
- Un comptable
Le RAF assure la supervision de la comptabilité du Projet CEA. Cette comptabilité constitue le pôle
financier de la cellule financière et administrative : à toute fin utile, il faut rappeler que le RAF supervise
aussi, le pôle administratif qui comprend la gestion du personnel, des stocks; des immobilisations.

[Link]. Organisation fonctionnelle de la comptabilité

Généralités
La comptabilité s’appuie sur l’organisation interne du Projet CEA dont elle fait partie et qu’elle doit
alimenter en informations. En retour elle doit accéder à toute information dont elle a besoin.
Il est donc important que les préalables organisationnels soient levés afin de permettre à la comptabilité
de jouer son rôle.
En effet, il faut de ce point de vue sur le plan de l’organisation technique de la comptabilité :
• Maîtriser l’analyse des opérations (les définir, en dresser un catalogue et recenser les
documents qui les matérialisent)
• Préciser les filières de circulation des documents supportant les opérations
• Définir les documents qui constituent des pièces comptables
• Déterminer à quels moments et lieu s’effectue l’enregistrement comptable.

Il est donc important d’insister sur le fait que l’organisation interne du Projet CEA doit permettre à la
comptabilité de collecter toute information, de disposer de tout document permettant d’enregistrer
toutes les opérations de l’entreprise.
De même, la comptabilité doit être outillée de manière à assurer :
• La collecte des données
• Leur traitement
• La présentation des informations
Les principaux documents comptables sont :
• Les plans des comptes pour la fonction d’analyse (des opérations selon le plan
comptable)
• Le journal pour la fonction mémoire (enregistrement au jour le jour)
• La balance pour la fonction contrôle (équilibre arithmétique)
• Les documents de synthèse (Bilan, Compte de résultats, Tableau Emplois
Ressources, Annexe, Etat statistique)

Les documents comptables obligatoires :

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• Le livre-journal (ou journal plus simplement)

• Les comptes
• Le livre d’inventaire
• Les comptes annuels (ou documents de synthèse)
• Les pièces comptables.

Description des documents comptables les plus couramment utilisés

01. Le livre-journal
Le journal est un livre comptable sur lesquels les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise
sont enregistrés opération par opération et au jour le jour.

Les logiciels de la comptabilité permettent de créer une base de données comptable dans laquelle sont
mémorisées les lignes d’écritures comptables élémentaires. Les données sont saisies une fois sur clavier
avec les des pièces comptables de base.
Le logiciel permet d’obtenir des vues de ces données sélectionnées et triées selon différents critères :
• Le tri chronologique donne une vue qualifiée de journal
• Le tri analytique par N° de comptes donne une vue du contenu de chaque compte

02. Les comptes

Le compte est le plus petit regroupement de collecte de l’information suivant une ventilation découlant
d’une analyse préalable des opérations matérialisée par le plan comptable du Projet CEA.
Le compte enregistre les opérations par report des écritures du journal.
Il y a deux types de comptes :

a) Les comptes collectifs

On distingue habituellement trois types de comptes collectifs :
• Le compte collectif Clients ;
• Le compte collectif Fournisseurs ;
• Le compte collectif Personnel.

Ils sont constitués de l’ensemble des comptes des fournisseurs, des clients et du personnel. Mais au
CEA, la comptabilité auxiliaire sera utilisée pour :
• Les comptes des fournisseurs (biens ; consultants et autres prestataires de services)
• les comptes du personnel.

b) Les comptes généraux

Les comptes généraux sont tous les autres comptes.

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L’ensemble des comptes utilisés constitue le grand livre. Ce grand livre autant que les comptes qu’il
regroupe peut être général, auxiliaire, analytique ou budgétaire.

Il existe un tableau de correspondance, des comptes et des postes, défini par le système OHADA

03. La balance
La balance est un document essentiel dans le travail de confection des documents de synthèse, car elle
présente la liste des comptes utilisés par le Projet CEA et la situation de chacun d’eux en :
Solde au début de période ;
Solde des mouvements de la période ;
Solde en fin de période.
La balance peut avoir plus ou moins de colonnes et pas seulement les six évoqués ci-dessus ; elle peut
être qualifiée de générale ; auxiliaire ; analytique, budgétaire ou d’âgée.

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04. Les comptes ou états financiers annuels

Ils désignent les six principaux documents de synthèse que sont :
• Le bilan retrace la situation patrimoniale à une date donnée
• Le compte de résultat explique la décomposition du résultat.
• Le tableau des ressources et emplois
• L’état récapitulatif des relevés de dépenses
• Les états de rapprochement des comptes bancaires du Projet CEA
• Les notes explicatives aux états financiers
Ces documents forment un tout indissociable.

05. Le livre d’inventaire

Il regroupe :
Le relevé de l’existence et de la valeur des biens (éléments actifs) et dettes (éléments passifs) de son
patrimoine ou Inventaire.

06. Les pièces justificatives

Tout enregistrement en comptabilité doit être appuyé par une pièce justificative ou pièce comptable.
Cette pièce peut être d’origine :
• Extérieure lorsqu’elle provient des tiers (fournisseurs / Factures), Banques/ Avis de crédits ou
de débit), Rôles, quittances) Ou,
• Interne lorsqu’elle provient des structures internes du Projet CEA (Comptabilité/Chèque émis,
Note de crédit, etc.).
Le classement et l’archivage adéquats des pièces comptables constituent un dispositif essentiel de
contrôle a posteriori. A cet égard, la philosophie et les règles de classement doivent être connues et
écrites.

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[Link]. Principes de base de la comptabilité

Les principes comptables qui régissent le Projet CEA sont ceux de l’acte uniforme OHADA
(Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires) portant organisation et
harmonisation des comptabilités des entreprises sises dans les Etats-parties au traité relatif à
l’harmonisation du droit des affaires en Afrique ainsi que du système comptable OHADA qui lui est
annexé.

Les principes comptables de base généralement admis sur le plan international se présentent comme
suit :
• Principe de la continuité d’exploitation (On Going concern des anglo-saxons)
• Principe de la Spécialisation des Exercices
• Principe du nominalisme (ou du Coût historique)
• Principe de prudence
• Principe de la fixité (ou de la permanence) des méthodes
• Principe de l’importance relative
• Principe de l’intangibilité du bilan d’ouverture (ou de la correspondance bilan de
clôture bilan d’ouverture)
• La transparence (ou Principe de non-compensation)
Il n’est pas explicitement fait mention du principe de la prééminence de la réalité sur l’apparence.
L’image fidèle devient le but ultime de tous les principes et n’est plus comme par le passé un principe.

Présentation des états financiers

Les comptes du Projet CEA seront présentés sous la forme d’un bilan, d’un compte de résultat, d’un
tableau d’emplois et ressources. Ces comptes seront présentés sous le même format pour le financement
de l’IDA et pour tout autre financement exigeant une comptabilité séparée de celle des autres bailleurs
qui finance le Projet CEA.

• Le bilan présente les actifs et passifs du Projet CEA;

• le compte de résultat présente les ressources financières (subventions ou autre
bailleur et l’Etat de Côte d’Ivoire) destinées à financer les charges de
fonctionnement de l’exercice, à l’exclusion des investissements. Compte tenu de ce
que le Projet CEA n’a aucune activité propre génératrice de revenu, le solde du
compte de résultat doit toujours être nul.
• le tableau emplois ressources récapitule l’ensemble des emplois (dépenses de
fonctionnement, dépenses d’équipement, valeurs réalisables et disponibles) du
Projet CEA ainsi que toutes les ressources qui ont permis de financer ces emplois
(ensemble des subventions reçues). Les dépenses de fonctionnement de la période
figurent dans les charges par nature. Les dépenses des exercices antérieurs sont
enregistrées dans les charges immobilisées par source de financement.
• L’état récapitulatif des relevés de dépenses
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• Les états de rapprochement des comptes bancaires du Projet CEA

• Les notes explicatives aux états financiers

Ces états financiers seront établis conformément aux dispositions du Plan comptable OHADA en
accord avec les principes comptables généralement admis au plan international.

Mode de comptabilisation
Le Projet CEA tient une comptabilité d’engagement. Ainsi les opérations effectuées sous financement
IDA sont comptabilisées dès lors que l’engagement contractuel du Projet CEA ou des tiers est établi.

Les schémas de comptabilisation retenus reflètent le circuit de traitement des dépenses dans le Projet
CEA. Ils reposent sur l’équilibre de base consistant en la neutralisation systématique des charges par
des produits concomitants.

Les dépenses sont enregistrées en comptabilité selon leur nature, sur la base d’un plan de comptes
contenu dans le manuel de procédures.

Exercice comptable
Il commence le 01 janvier et se termine le 31 décembre de chaque année. Des arrêtés trimestriels sont
prévus.

Charges immobilisées et frais de fonctionnement

Les frais de fonctionnement et toutes les autres charges de consultants constituant un appui à la
Coordination sont comptabilisés en charges par nature et transférés en charges immobilisées en fin
d’exercice.

Cette méthode de comptabilisation permet un suivi de la subvention totale dans le cadre du tableau des
emplois et ressources. Par contre, les autres coûts de services de consultants, de formation et de
séminaires sont enregistrés directement en valeur incorporelle immobilisée.

Immobilisations corporelles et amortissements

Les immobilisations acquises par le Projet CEA sont enregistrées en comptabilité à leur coût historique.
Elles sont donc comptabilisées à leur valeur réelle d’acquisition. Ces immobilisations ne sont pas
amorties. Les immobilisations apparaissent au tableau Emplois et Ressources pour leur valeur brute.

Subventions
Les subventions pour le fonctionnement payées aux fournisseurs et les charges qui ont fait l’objet de
règlement mais non encore remboursées par l’IDA sont enregistrées en subventions à recevoir.
Les subventions d’équipement seront désormais comptabilisées en produit différés liés aux subventions
d’équipement (conformément au règlement N° 05/CM/UEMOA modifiant le règlement N°
04/96/CM/UEMOA du 20 décembre 1996 portant adoption d’un référentiel comptable commun au

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sein de l’UEMOA dénommé Système Comptable Ouest Africain) figurant au passif du bilan
correspondent au fonds de financement des immobilisations incorporelles et corporelles.

Comptabilisation des marchés

Les marchés seront suivis à partir du module « suivi des marchés et engagements » du logiciel
comptable.

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[Link]. La qualité des comptes

Régularité
La régularité est la conformité aux normes et principes comptables et aux dispositions des Accords de
financements. C’est la conformité à la réglementation ou, en son absence, aux principes généralement
admis.

Sincérité
La sincérité est l’application de bonne foi de ces règles et procédures en fonction de la connaissance
que les responsables des comptes doivent normalement avoir de la réalité et de l’importance des
opérations, événements et situations. Les informations comptables doivent donner à leurs utilisateurs
une description adéquate, loyale, claire, précise et complète des opérations, événements et situations.
Pratiquement, les comptes sincères résultent d’une parfaite connaissance :
• des règles et de leur application,
• de la situation du Projet CEA,
• de la perception extérieure des comptes ainsi présentés afin que le contenu ne soit
pas perçu de manière déformée.
• des procédures de financement de l’IDA et des autres ressources.

Image fidèle
L’image fidèle constitue le principe à respecter lorsque la règle n’existe pas ou lorsqu’elle est insuffisante
pour traduire la réalité. On admet généralement que « image fidèle » signifie une présentation des
comptes établis conformément aux principes comptables en fonction des limites de la pratique
comptable courante. Une image aussi objective que possible ne comporte pas de déformation
intentionnelle, de manipulation, ni d’omission de faits significatifs.

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[Link]. Les méthodes d’évaluation

Les méthodes d’évaluation applicables au CEA sont celles prévues par l’acte uniforme OHADA
(Organisation pour l’Harmonisation en Afrique du Droit des Affaires) portant organisation et
harmonisation des comptabilités des entreprises sises dans les Etats-parties au traité relatif à
l’harmonisation du droit des affaires en Afrique ainsi que du système comptable OHADA qui lui est
annexé.
Les méthodes et conventions retenues permettent de donner la valeur des biens et des dettes dans le
patrimoine et de déterminer ainsi le résultat qui est égal à :
« Produits » moins « Charges », d’une part « Capital (ou Actif net) en fin de période » moins « Capital
en début de période », d’autre part.
La valeur à inscrire au bilan sera retenue par comparaison aux valeurs de référence suivantes :
o Valeur d’entrée dans le patrimoine qui est le coût historique (Coût à la date d’acquisition pour
les achats ou coût direct et le coût complet pour les biens produits)
o Valeur actuelle qui est la valeur effective du moment en fonction du marché, de l’utilité
o Valeur nette comptable, c’est la valeur d’entrée au coût historique nette des amortissements
et/ou provisions constatés
La valeur à retenir est la plus faible entre la valeur actuelle et la valeur nette.

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[Link]. Cadre comptable

Le cadre comptable SYSCOHADA qui est le cadre de référence, est extrait de son système de
codification.
Ce système, et le cadre qui en résulte, prévoient neuf classes :
o Les classes 1 à 5 pour les comptes de situation
o Les classes 6 à 8 pour les comptes de résultat dont 6 & 7 pour les activités ordinaires
(d’exploitation et financières) et 8 pour les autres charges et autres produits (hors activités
ordinaires)
o La classe 9 pour les comptes des engagements hors bilan d’une part et les comptes analytiques
d’autre part.

La codification des comptes SYSCOHADA révisé se caractérise par l’existence de constances et de

parallélismes dans la structuration des comptes.
La codification obligatoire des comptes SYSCOHADA révisé va parfois jusqu’à quatre chiffres mais
les trois premiers chiffres sont systématiquement obligatoires.
Le cadre de référence du plan SYSCOHADA révisé est repris ci-après :

Cadre comptable de base

COMPTES DE BILAN

CLASSE 1 CLASSE 2 CLASSE 3 CLASSE 4 CLASSE 5

COMPTES DE COMPTES COMPTES DES COMPTES DES COMPTES DE

RESSOURCES D’ACTIF STOCKS TIERS TRESORERIE
DURABLES IMMOBILISE

10 Capital 40 Fournisseurs et 50 Titres de Placement

comptes rattachés

11 Réserves 21 Immobilisations 31 Marchandises 41 Clients et comptes 51 Valeurs à Encaisser

incorporelles rattachés

12 Report à nouveau 22 Terrains 32 Matières Premières 42 Personnels 52 Banques

Et Fournitures Liées

13 Résultat net de l’exercice 23 Bâtiments, 33 Autres 43 Organismes sociaux 53 Etablissements

installations techniques et approvisionnements financiers et assimilés
agencements

24 Matériel 34 Produits en cours 44 Etat et collectivités 54 Instruments de

Publiques trésorerie

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COMPTES DE BILAN

CLASSE 1 CLASSE 2 CLASSE 3 CLASSE 4 CLASSE 5

15 Provisions réglementées 25 Avances acomptes 35 Services en cours 45 Organismes

et Fonds assimilés versés sur immobilisations internationaux

16 Emprunts et Dettes 26 Titres de 36 Produits finis 46 Associés et Groupes 56 Banques Crédits de

assimilées participation trésorerie et d’escompte

17 Dettes de location 27 Autres 37 Produits 47 Débiteurs et 57 Caisse

financement et Contrats immobilisations intermédiaires résiduels Créditeurs divers
assimilés financières

18 Dettes liées à des 28 Amortissements 38 Stocks en cours de 48 Créances et Dettes 58 Régies d’avance,
participations et Comptes de route, en consignation investissement et Accréditifs et Virements
liaison des établissements et ou en dépôt désinvestissement internes
sociétés en participation

19 Provisions financières 29 Provisions pour 39 Provisions pour 49 Provisions pour 59 Provisions pour
pour risques et charges dépréciation des dépréciation des stocks dépréciation et risques dépréciation et risques
immobilisations provisionnées vis-à-vis des provisionnées vis-à-vis de
tiers la trésorerie

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Comptes Comptes de la comptabilité

Comptes de gestion
Des engagements hors bilan analytique de gestion

CLASSE 6 CLASSE 7 CLASSE 8 CLASSE 8 CLASSE 9 CLASSE 9

COMPTES DE COMPTES DE COMPTES DE COMPTES DE COMPTES DES COMPTES DELA

CHARGES DES PRODUITS DES CHARGES PRODUITS HORS ENGAGEMENTS COMPTA.
ACTIVITES ACTIVITES HORS ACTIVITES HORS BILAN ANALYTIQUE
ORDINAIRES ORDINAIRES ACTIVITES ORDINAIRES DE GESTION
ORDINAIRES

90 Engagements
60 Achats et obtenus et
70 Ventes
variation de stock Engagements
accordés

81 Valeurs
71 Subventions comptables des 91 Contreparties
61 Transports
d’exploitation cessions des Engagements
d’immobilisations

82 Produits des
62 Services 72 Production
cessions 92 comptes réfléchis
extérieurs A immobilisée
d’immobilisation

73 Variations de
63 Services 83 Charges non 93 comptes de
stocks de biens et
extérieurs B courantes reclassements
services produits

64 Impôts et 84 Produits non

94 comptes de coûts
Taxes courants

65 Autres 85 Dotations
75 Autres produits 95 comptes de stock
Charges non courantes

66 Charges de 86 Reprises non 96 comptes d’écarts

personnel courantes sur coûts préétablis

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Comptes Comptes de la comptabilité

Comptes de gestion
Des engagements hors bilan analytique de gestion

67 Frais 87
77 Revenus Participations 97 comptes de
financiers
financiers et des différences de
charges
assimilés traitement comptable
assimilées travailleurs

68 Dotations aux 78 Transferts de 88 Subventions 98 comptes de

Amortissements charges d’équilibre résultats

69 Dotations aux 79 Reprises de 89 Impôts sur le 99 comptes de

Provisions Provisions résultat liaison internes

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[Link]. Système comptable du Projet CEA

Codification des comptes

Le plan des comptes est établi en référence au Plan Comptable SYSCOHADA révisé. Les comptes
prévus par le Plan comptable atteignent au plus quatre (4) chiffres. Toutefois le Projet CEA a la
possibilité d’ouvrir ou de réduire les subdivisions par rapport à ses besoins. Il est fourni en annexe dans
ses différents volets Général, Auxiliaire, Analytique et Budgétaire.

Création, modification et suppression des comptes

La création, la modification ou la suppression de tout compte relève de l’autorité du RAF qui supervise
la fonction comptable. Ces documents sont numérotés, datés, et classés par ordre chronologique. Les
motifs de la création, de la modification ou de la suppression du compte doivent être motivés et justifiés
sur la fiche. Toutes les fiches sont classées dans un chrono tenu à cet effet.

N.B. : la suppression d’un compte ayant enregistré des mouvements est interdite.

L’adaptation du plan de compte au moyen de la création, de la modification ou de la suppression d’un

compte :
• ne doit en aucun cas conduire au non-respect d’un des principes comptables
énoncés plus haut;
• doit être cohérente avec l’architecture globale du plan des comptes et avec la
nomenclature ;
• doit respecter le principe de codification retenue.

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Système comptable de base

Il est abordé en couvrant les volets suivants :

• Description synthétique
• Vue synoptique
• Description analytique
-
Description synthétique du système comptable du Projet CEA
Le système comptable du Projet CEA repose sur un logiciel intégré et modulaire de gestion de projet
comprenant :
• Un module comptabilité générale ;
• Un module comptabilité analytique et budgétaire ;
• Un module gestion des engagements (Marchés, Contrats, Commande,
Conventions…)
• Un module gestion des stocks
• Un module gestion des immobilisations ;
• Un module Gestion des ressources humaines ;
• Un module gestion financière ;
• Un module de gestion du parc auto ;
• Un module de suivi-évaluation.
.
Le système intégré repose sur une saisie unique des évènements analysés dans toutes leurs dimensions.
Cette approche a donné naissance à la notion de clé comptable qui va au-delà de la prise en compte des
informations d’une imputation classique.

Le système comptable du Projet CEA est géré sur le logiciel intégré de gestion des projets livré avec sa
documentation technique.

Il est articulé autour d’un plan comptable prenant en compte les besoins aussi divers que les
besoins spécifiques:
• Officiels ou légaux d’où un volet plan comptable général et auxiliaire basé sur une
analyse par nature,
• Des gestionnaires d’où un volet plan comptable analytique basé sur une analyse par
activité et par destination.
• De l’IDA d’où un volet plan comptable budgétaire basé sur une analyse par sources
et volets de financement qui est mis à jour au fur et à mesure de l’entrée d’un bailleur
de fonds.

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Vue synoptique du système comptable du Projet CEA

JOURNAL JOURNAL JOURNAL JOURNAL DES JOURNAL DES JOURNAL DES

CAISSE BANQUE DRF PAIEMENTS
DES DIRECTS OP. DIV.
SUBVENTIONS

PC N°……. PC N°……. PC N°……. PC N°……. PC N°……. PC N°…….

CODIFICATION DES
PIECES

NATURE DES PIECES Pièces De Caisse / Pièces De Banque + Etats D’OD Etats D’OD Etats D’OD Etats D’OD
JUSTIFICATIVES Photocopie Cheques
Bons Provisoires & Effets : Avis De + Etats Justificatifs + Etats Justificatifs + Etats Justificatifs + Etats Justificatifs
Débit D’intérêts
+Factures Ou Etats De Débiteurs D’agios &
Frais Payes D’autres Frais

TACHES A Vérifier La Régularité . Vérifier La Vérifier La Justesse . . Vérifier La Justesse Vérifier La Justesse . Vérifier La Justesse
ACCOMPLIR De La Pièce Régularité De La Et La Régularité Des Et La Régularité Des Et La Régularité Des Et La Régularité Des
Justificative Pièce Justificative Etats D’OD Etats D’OD Etats D’OD Etats D’OD

. Rapprocher Le . Rapprocher Le . Imputer . Imputer . Imputer . Imputer

Montant Décaissé Avec Montant Décaissé
Le Justificatif Avec Le Justificatif . Préparer Les Etats . Préparer Les Etats . Préparer Les Etats . Préparer Les Etats
De Correction De Correction De Correction De Correction
.Contrôler L’exhaustive .Contrôler
L’exhaustive
. Imputer
. Imputer

. Pointer Avec Le
Relevé De Banque

. Dégager Les
Ecritures A Passer

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Description analytique du système comptable du Projet CEA

Liste des livres obligatoires

En vue d’assurer un traitement cohérent de l’information comptable, le système comptable du Projet CEA
est basé sur les journaux ci-après :
Le livre - journal qui enregistre les opérations dans l’ordre chronologique. Les journaux suivants seront
créés :
• un journal de subvention par bailleur
• un journal par Compte Projet et par bailleur;
• un journal pour la caisse CEA;
• un journal des demandes de reconstitution ou de retrait de fonds (DRF) ;
• un journal des Paiements Directs
• un journal des Opérations Diverses (OD)
• un journal de prise en compte des opérations (PCO)
Ils doivent être tenus chronologiquement en francs CFA et en langue française et conservés pendant la
durée du Projet CEA.

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[Link]. Système para-comptable périphérique

Outre la tenue des journaux et des chronos de pièces justificatives d’autres éléments sont nécessaires
sous forme informatique ou manuelle. Il s’agit :
Des brouillards :
• De banques
• De caisses (vivement conseillé)
• Des bons (ou suspens) de caisses
Des registres :
• Factures entrées
• Bons de carburants
• Ordres de Missions
• Marchés
• Bons de commandes
• Contrats
• Conventions de financement
• Conventions de Partenariat
• Demande de Retrait de Fonds (DRF)
• Demande de Paiement Direct (DPD)
Des fichiers :
• D’immobilisations
• De stocks
• Du personnel
• Des Fournisseurs de biens
• Des Consultants
• Des Autres Prestataires
Des dossiers/chronos :
• Marchés
• Commandes
• Eléments juridiques permanents regroupant non pas des pièces comptables proprement
dites mais toutes les lettres ayant valeur de contrat pouvant avoir une incidence sur les
comptes du Projet CEA.
Des classeurs de conservation :
• Courrier de la comptabilité (i.e. hors pièces comptables (ou justificatives) ou document
ayant valeur de contrat).
• Des tableaux de Prévision et Suivi
• De la trésorerie (avec la mise en jeu d’une gestion télématique des comptes bancaires)

Manuel de procédures de gestion administrative, financière, comptable et de suivi-évaluation 69

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CEA financière, comptable et de suivi-évaluation

Procédures de gestion budgétaire, financière et comptable
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• Des budgets (partiels ou globaux) et Des plans d’investissement et de financement.

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2.2.2. CIRCUIT D’ENREGISTREMENT DES INFORMATIONS COMPTABLES

PROCEDURE INDEX
Généralités
Etapes de la procédure d’enregistrement des pièces comptables
Liaison entre les pièces justificatives et les livres comptables

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[Link]. Généralités

La comptabilité peut être définie comme étant le processus par lequel l’information économique est
identifiée, mesurée et communiquée aux différents utilisateurs dans le but de leur permettre de formuler
des décisions et des jugements éclairés.
Elle s’identifie bien à un système d’information en bonne et due forme avec des caractéristiques
spécifiques ayant trait à son domaine (informations chiffrées) et à son mode d’action (principes et
normes)

Modes de
Récepteurs
Sources de transmission
Emetteurs
l’information
Supports Internes Externes

Manuel
Externes Comptables Electronique Gestionnaires IDA,
Internes Personnel Créanciers
Rapports
Financiers Investisseurs
Tableau de Bord Banquiers
Gouvernement
Autres partenaires
techniques ou financiers

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[Link]. Etapes de la procédure d’enregistrement des pièces comptables

La procédure d’enregistrement des pièces comptables du Projet CEA quel que soit la source de
financement se déroule en cinq (05) étapes :
a) Réception et enregistrement des factures et pièces justificatives ;
b) Vérification et approbation ;
c) Analyses comptables, Imputation et saisie comptables ;
d) Contrôle et Classement ;
e) Edition des documents comptables.

a. Réception et enregistrement des factures et pièces justificatives

A la réception des factures, elles sont enregistrées dans le Registre d’arrivée par l’Assistante du
Coordonnateur avec un numéro et la date d’arrivée.
b. Vérification et approbation
Transmission des pièces justificatives au service fonctionnel concerné pour validation technique
puis au RAF, pour vérification financière (régularité ; exactitude) et approbation.
c. Codification, Analyses comptables, Imputation et saisie comptables
• Transmission de la facture au comptable pour codification, analyses comptables et
imputation ; saisie informatique par le comptable.
• Calcul des parts payables par source de financement ;
• Imputation comptable ;
• Saisie informatique dans les journaux appropriés.
d. Contrôle et Classement
- Retour pour contrôle et Classement chronologique par le comptable de la liasse
comprenant:
o Facture ;
o Bon de commande ;
o Bon de livraison ;
o Contrat ;
o Pièce justificative de paiement.

e. Edition des documents comptables

• Edition périodique par le comptable et validation par le RAF des documents suivants :
• Journaux (En cas de besoin);
• Grand-livre (En cas de besoin);
• Balance ;
• Etats financiers (Etat des Ressources et Dépenses, Situation Patrimoniale, Etat d’Exécution
du Budget, Etat de Rapprochement Bancaire, Etat Justificatif de l’utilisation du Compte
Projetl, Plan de Financement, etc.)

f. Dispositifs de contrôle des dépenses

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Pièces justificatives
Tout enregistrement comptable doit préciser l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée
ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appui. La pièce justificative revêt en conséquence
une importance capitale. Elle peut être :

• une pièce de base justifiant une seule écriture comptable,

• une pièce récapitulative d’un ensemble d’opérations, à condition que celles-ci soient de
même nature, réalisées en un même lieu et au cours d’une même période.
• La pièce justificative peut émaner d’un tiers ou être d’origine interne.

Validité des pièces justificatives

Les pièces justificatives sont fonction de la procédure utilisée pour l’engagement des dépenses. Les
pièces comptables doivent être accompagnées des pièces suivantes suivant la nature de la dépense.

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CONTROLES
NATURE JUSTIFICATIFS AUTEURS
SPECIFIQUES

Contrôle hiérarchique Responsable service

concerné in fine

Contrôle des visas et signatures

autorisés RAF

Rapprochement PV/Bon de RAF/CB

livraison / BC (ou Marché)/ -Commission de
Facture du point de vue de la réception - structure
conformité Qualité fonctionnelle
/Quantité/prix
Facture ; concernée
Bon de
Achat de Biens commande/Dossier RAF
(Immobilisation Marché/ facture Contrôle respect des délais
proforma Commission de
/ Biens
réception
stockable) Bon de livraison ;
Pv ou Bon de
réception ;
Contrôle existence de garanties de RAF
mise en service et d’après-vente -Commission de
réception - structure
fonctionnelle
concernée
Contrôle par sondage des
opérations et du réel (inventaire
périodique et/ou inopiné)

RAF

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CONTROLES AUTEURS
NATURE JUSTIFICATIFS SPECIFIQUES

Contrôle hiérarchique Structure concernée in

fine

Contrôle des visas et signatures

autorisés RAF
Facture ;
Achats de
Bon de Rapprochement PV/Bon de
services
commande/Dossier Certification du service /BC (ou
(différents RAF
Marché/ facture Marché) / Facture du point de
commandes et
proforma ; vue de la conformité Qualité -Commission de
Contrats de
prestation de Pv ou Etat de /Quantité/prix réception - Structure
services) Certification du fonctionnelle
Contrôle respect des délais
service ; concernée
RAF
Contrôle par sondage des
opérations et du réel (inventaire
périodique et/ou inopiné) Commission de
réception
RAF

Contrôle hiérarchique Structure concernée in

fine
Ordre de mission ;
TDR ; Contrôle des visas et signatures RAF
autorisés
Rapport de mission
ou tout document RAF
pouvant en tenir Rapprochement Rapport de -Commission de
lieu ; mission /TDR / Ordre de réception – Structure
Frais de mission Talon ou souche de Mission fonctionnelle
billets concernée
d’avion/Ticket ou
billet de transport
RAF
Notes de frais et ou
factures y relatives Contrôle des calculs (Tirage)
Demandes d’avance
RAF
Contrôle respect des délais

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Contrôle des visas et signatures Structure concernée in

autorisés fine

RAF
Rapprochement PV/Bon de
livraison / BC (ou Marché)/
Facture Facture du point de vue de la
conformité Qualité
Bon de commande /Quantité/prix
/Dossier Marché
Contrôle des calculs (Tirage) RAF
Carburants Bon de livraison
/Pv ou Bon de -Commission de
réception Contrôle respect des délais réception - Structure
fonctionnelle
Carnet de bons concernée

RAF

Contrôle par sondage des

RAF
opérations et du réel (inventaire
périodique et/ou inopiné)

Contrôle hiérarchique RAF in fine

Contrôle des visas et signatures RAF

autorisés

Echelle
de Rapprochement
d’intérêt/Avis Conditions
RAF
débit générales et particulières de
banque/ Echelle d’intérêt/Avis
Frais de Relevé/historique de débit/Relevé de compte
banque/agios de compte Talons/Copies de Chèque du
Talons/Copies de point de vue de la conformité
Chèque conditions particulières des
opérations/ Budget et ou non
objection

Rapprochement bancaire RAF

RAF

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Contrôle respect des dates de

valeur

RAF
Contrôle par sondage des
opérations et du réel (inventaire
périodique et/ou inopiné)

Contrôle hiérarchique RAF in fine

Contrôle des visas et signatures RAF

autorisés

Factures de loyer
et/ou de charges Rapprochement termes du RAF/RPM
locatives contrat de bail / Facture de loyer
et/ou de charges locatives
Contrat de bail
/ Budget et ou non objection
TDR/Cahier des
Location/Loyer
Charges du point de vue de la conformité
conditions particulières des RAF/RPM
Budget et ou non
opérations
objection
Dossiers de
Consultation Contrôle respect des dates et
autres clauses contractuelles RAF

Contrôle par sondage des

opérations et du réel (inventaire RAF
périodique et/ou inopiné)

Contrôle hiérarchique RAF in fine

Contrôle des visas et signatures
autorisés RAF
Quittance Rapprochement TDR/Cahier des
d’assurance Charges/ Contrat d’assurance
/Budget du point de vue de la
TDR/Cahier des conformité des conditions RAF
Assurances
Charges particulières des opérations
Dossiers de Contrôle respect des délais et
Consultation autres clauses contractuelles ou RAF/RPM
d’usage (usances)

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Contrôle par sondage des RAF

opérations et du réel (inventaire
périodique et/ou inopiné)

Contrôle hiérarchique Coordonnateur in fine

/RAF

Contrôle des visas et signatures

autorisés RAF

Rapprochement Eléments
variables / Eléments fixes par
Bulletin de Paie RAF
rapport aux contrats de travail et
Etats justificatifs aux éléments normatifs de (coûts
des éléments unitaires) et du temps ouvrés du
Frais de
variables et / ou point de vue de la conformité
personnel
exceptionnels de conditions générales et
salaire particulières de travail d’une
période donnée (Mois)

Contrôle respect des dates de

présence
RAF

Contrôle par sondage des

opérations et du réel (inventaire RAF
périodique et/ou inopiné)

Contrôle hiérarchique RAF in fine

Contrôle des visas et signatures RAF

Etat d’assiette et/ou autorisés
de liquidation
Pièces justificatives
de l’opération Rapprochement Eléments RAF
Impôts et taxes taxables à la charge d’assiette (Facture de l’opération
du Projet CEA taxable) / Eléments de liquidation
(éléments émis par le fics) /
Quittance de Eléments de preuve du paiement
paiement (en cas de
paiement)
Contrôle respect des délais
(Calendrier fiscal)
RAF

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Contrôle par sondage des

opérations

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[Link]. Liaison entre les pièces justificatives et les livres comptables

Les écritures (et par conséquent les documents comptables et les comptes) doivent être appuyées par
des pièces justificatives qui doivent être conservées de manière qu’il soit possible de contrôler la validité
d’un enregistrement porté dans un compte, à l’aide de la (ou des) pièce (s) justificative (s) ou
récapitulative (s) et vérifier la validité des pièces justificatives de base qui ont été utilisées pour la pièce
récapitulative.

Délais et formes de conservation des pièces justificatives

Les pièces justificatives à classer sont issues des cycles et procédures décrites dans les autres sections.
Les pièces justificatives doivent être conservées aussi longtemps qu’est exigée la présentation des
documents comptables auxquels elles se rapportent.

Les pièces justificatives peuvent être classées selon les méthodes courantes de classement utilisées:
chronologique, alphabétique, numérique, alphanumérique et par nature de journaux.

Principes généraux de traitement des pièces

Le traitement comptable des pièces justificatives exige les diligences ci-après :
• Le contrôle de la validité des pièces comptables avant leur prise en charge en
comptabilité,
• Le contrôle de toutes les imputations,
• La matérialisation des contrôles par visa sur les pièces et documents comptables,
• L’analyse de comptes et la justification mensuelle des soldes,
• Le classement approprié des pièces et livres comptables.

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2.3.3. SCHEMAS COMPTABLES TYPES

PROCEDURE INDEX
Généralités
Quelques écritures types
Prise en charge comptable des factures
Timing de traitement des factures et décomptes

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[Link]. Généralités
a. Méthode générale de la comptabilisation des transactions
Rappelons que le principe de comptabilisation retenu dans les règles et principes comptables est la
comptabilité d’engagement. Le schéma général de comptabilisation ci-après a été réaménagé dans un
souci d’allègement et de s’en tenir aux informations intéressant les parties prenantes.

b. Comptabilisation des engagements souscrits par le Projet CEA

Lors de la réception de la facture et de la livraison des biens ou services, l’écriture suivante est passée :
• débit des comptes de dépenses de fonctionnement ou d’équipement concernés en
renseignant les axes analytique, budgétaire, financière (Bailleur, Fonds de
contrepartie) et géographique.
• crédit du compte fournisseurs.
• débit de la subvention à recevoir
• crédit de subvention correspondante (exploitation ou équipement)

Comptabilisation des achats

Acquisition d'immobilisation

Dt 2XXXX Comptes d'immobilisations correspondants X

Ct 40XXX Fournisseur X

Achat de fournitures ou de services

Dt 6XXXX Comptes de charges correspondants X

Ct 40XXXX Fournisseur X

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Constatation de la subvention à recevoir

• Pour la quote part des dépenses imputables au financement IDA

Dt 4582XX IDA, subvention à recevoir X

Ct 718XXX IDA, subvention d'exploitation ou
Ct 478XXX IDA, Produits différés subvention d’équipement X

• Pour la quote part des dépenses imputables au financement ETAT

Dt 4494XX Etat, sub. d’inv. à recevoir (montant brut) X

Dt 4495XX État, subventions d'exploitation à recevoir X
Ct 47811XX Etat, Produits différés subvention d’équipement ou X
Ct 71811XX Subvention d'exploitation Etat à recevoir X

c. Règlement des engagements souscrits par le Projet CEA

L’écriture suivante est passée :
• débit du compte fournisseurs,
• crédit des comptes financiers (Compte Projetl, Compte banque ou Compte caisse)

Règlement sur le compte de fonctionnement

Dt 40XXX Fournisseur X
Ct 521XXX Banque ou X
Ct 571XXX Caisse X

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En cas de paiement direct

Dt 40XXXX Fournisseur X
Ct 4582XX DRF X

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[Link]. Quelques écritures types

a. Etablissement d’une Demande de Retrait de Fonds

Après avoir réglé le fournisseur, le Projet CEA établit une Demande de Retrait de Fonds qu’il adresse
à la Dette Publique pour contrôle et signature, puis envoi à l’IDA.
A l’émission des Demandes de Retrait de Fonds (DRF), le Comptable passe l’écriture suivante :

Constatation de la DRF

4582XX DRF IDA X

4582XX IDA subvention à recevoir X

b. Règlement par l’IDA de la Demande de Retrait de Fonds

A la réception de l’avis de crédit de la Banque commerciale où est ouvert le Compte Projet, ou de l’avis
d’opération de l’IDA (avis de paiement ou relevé mensuel des décaissements) confirmant le
remboursement de la Demande de Retrait de Fonds (DRF) le Comptable passe l’écriture suivante :

Au remboursement de la DRF

Dt 521XXX Banque X
Ct 4582XX DRF IDA X

Cas du dépôt initial

Il n’est pas toujours possible de constater l’émission de la demande du dépôt initial et a fortiori sa
contre-passation, si tel avait été le cas le schéma ci-dessus seraient valables, par contre l’encaissement
du dépôt initial serait constaté de la manière suivante :

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Avance de fonds

Dépôt avance de fonds sur compte désigné

Dt 458710 IDA, demande d’avance à recevoir X

Ct 458200 IDA, avance en compte désigné X

Réception de l’avis (avance initiale IDA)

Dt 525000 BCEAO, Compte désigné CEA X

Ct 458710 IDA, demande d’avance à recevoir X

Réception de l’avance initiale sur Compte Projet

Dt 521100 Compte Projet IDA X

Ct 525000 BCEAO, Compte désigné CEA X

Le dépôt initial n'est pas une subvention en tant que telle. Il est une avance qui va se transformer en
subvention d'équipement ou d'exploitation au fur et à mesure des demandes de remboursement ou de
reconstitution du dépôt initial.

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[Link]. Prise en charge comptable des factures

Objectifs
Cette procédure a pour objectif de décrire le processus de prise en charge comptable des factures;
documents permettant de transcrire au plan comptable les transactions entre le Projet CEA et les
tiers réalisées dans le cadre du projet.
La procédure du traitement des factures vise donc un contrôle rigoureux et une comptabilisation
rapide et correcte des factures afin d’éviter tout blocage préjudiciable au bon déroulement du projet.
Sa mise en œuvre devrait permettre au CEA de minimiser les risques de double comptabilisation ou
de non- comptabilisation de certaines factures, et de double paiement.

Règles de gestion
- Les factures reçues sont enregistrées chronologiquement par le Comptable et visées par
le Responsable Administratif et Financier (RAF).
- Les factures fournisseurs doivent être accompagnées du BC et/ou du contrat et du BL
dûment signés dans le cas des fournitures.
- Toutes les factures doivent être certifiées par le bénéficiaire du bien ou de la prestation de
service.
- Toute facture comptabilisée doit porter la mention "Saisie".

Etapes
1. Réception et enregistrement des factures
2. Contrôle matériel de la facture
3. Signature des instruments de règlement
4. Prise en charge de la facture
5. Signature des instruments de règlement
6. Remise des chèques

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Etapes Intervenants Description des tâches Documents

ou
interface
1 Assistant (e) du
Réception et enregistrement des factures Facture
Coordonnateur
- A la réception de la facture fournisseur,
vérifie qu’elle est destinée au CEA;
- S’assure qu’elle porte la référence
d’un contrat ou d’un bon de
commande, sinon réclame la
référence ;
- Au besoin, retourne la facture pour
complément d’informations ;
- Si le contrôle est satisfaisant, appose le
Cachet « COURRIER ARRIVEE »
sur la facture ;
- Mentionne la date d’arrivée et donne
un numéro interne à la facture ;
- Enregistre la facture : numéro,
fournisseur, date de réception,
montant total ;
- Transmet la facture à la cellule
financière.
2 Comptable Contrôle matériel de la facture Facture
- Vérifie l’authenticité de la référence du fournisseur
contrat ou du bon de commande
portée sur la facture ;
- Retourne, au fournisseur la facture
comportant des anomalies ;
- Vérifie que
o le BL et le BC
correspondants sont joints à
la facture ;
o ou que la facture correspond à
une période de facturation
o conformément aux clauses du
contrat dans le cas d’une
prestation de service

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Etapes Intervenants Description des tâches Documents

ou
interface
3 Comptable - Contrôle, le cas échéant, les quantités Facture
figurant sur la facture par rapport aux
quantités mentionnées sur le BL ;
- S’assure que le montant de la facture
est correct, si c’est le cas le fait viser
par le RAF;
- Si le contrôle révèle une anomalie,
retourne la facture au fournisseur pour
correction ;
- Transmet la facture dont le contrôle
est satisfaisant au bénéficiaire des biens
ou des prestations pour certification.
4 Comptable Prise en charge de la facture Facture et
- Enregistre la facture dans le logiciel chèque
comptable conformément aux
procédures.
- Prépare les instruments de règlement et
transmet la liasse au RAF (Ordre de
paiement et autres pièces justificative)
5 RAF et Signature des instruments de règlement Ordre de
Coordonnateur - Signe les instruments de règlement paiement et
- Transmettent la liasse au Contrôleur autres pièces
budgétaire justificatives
6 Contrôleur Contrôle des pièces Bordereau de
budgétaire procède aux contrôles qui relèvent de sa transmission,
compétence en vérifiant notamment la Ordre de
disponibilité des crédits budgétaires, la correcte paiement et
imputation de la dépense, le contrôle de la réalité autres pièces
du service fait ou tout autre contrôle qu’il juge justificatives
nécessaire
7 Coordonnateur Transmet le dossier de paiement à l'Agent Bordereau de
transmission,
Comptable du Projet via un bordereau de Ordre de
transmission. Le paiement de la facture est du paiement et
ressort exclusif de l'Agent Comptable du Projet. autres pièces
justificatives
8 Agent Il effectue les contrôles et procède au paiement Ordre de
comptable virement,
immédiat si les fonds sont disponibles et si le chèques
prestataire a déposé auprès des services de etc…
l’Agence Comptable, une main levée et une copie

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de son attestation de régularité fiscale, toutes

deux en cours de validité.

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[Link]. Timing de traitement des factures

Temps de
Nature des travaux Responsable
traitement
Réception et Transmission au
0,5 jour Assistant(e) du Coordonnateur
Coordonnateur
Contrôle et validation du RAF et
1,5 jour RAF, Comptable
Etablissement de l’Ordre de paiement
Transmission au Contrôle budgétaire 1 jour RAF, Coordonnateur
Contrôle et revue par le CB 5 jours Contrôle budgétaire
Transmission à l’AC pour paiement par le
2 jours RAF, Coordonnateur
Coordonnateur
Paiement par l’AC 5 jours Agent comptable
Total 15 jours

En cas de rejet ou différé du Contrôleur budgétaire auprès du Projet, le Coordonnateur du Projet

dispose de trois jours ouvrables pour satisfaire le rejet ou le différé et ramener le dossier au Contrôleur
budgétaire.

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2.3.4. TRAVAUX ET PRODUCTION COMPTABLES

PROCEDURE INDEX
Travaux quotidiens
Travaux mensuels
Travaux trimestriels
Travaux annuels
Analyse des soldes
Traitement des cut-off (séparation des exercices)
Planning des travaux de clôture

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Au niveau de la Coordination, le RAF assure la supervision des travaux et productions assurés par la
comptabilité. Il faut distinguer entre autres les travaux :
• Quotidiens
• Mensuels
• Trimestriels
• Annuels
Une situation mensuelle sous forme de balance est arrêtée tous les 15 du mois suivant.

Une situation trimestrielle est arrêtée et un rapport du type RSF est apprêté à la fin du mois suivant par
le RAF pour analyse interne et finalisation.

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[Link]. Travaux quotidiens

Trésorerie : Caisse/caissier
• Tenue du brouillard de Caisse.
• Contrôle des pièces de caisse et du brouillard de caisse ;
• Codification des pièces de caisse ;
• Saisie des pièces de caisse.

Ces travaux donnent lieu à la production de :

• La situation journalière de l’encaisse
• Etat de suspens de Caisse (Bons de carburant, Chèques reçus; Suspens à justifier.)

Trésorerie : Compte désigné et Compte Projetl

• Imputation des transactions bancaires (chèques, ordres de virements, bordereaux de
versements, avis de débit et crédit et remises de chèques) ;
• Contrôle des imputations ;
• Saisie des transactions bancaires.

Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :

• Position journalière de trésorerie bancaire
• Etat journalier de chèques reçus
• Etat séquentiel de suivi des chèques émis

Achats
• Imputation des factures ;
• Contrôle des imputations ;
• Saisie des factures.

Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :

• Mise à jour de la situation des engagements liquidés
Stocks
• Saisie de bons d’entrée et de bons de sortie
• Mise à jour des fiches de stocks.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
• Etat d’entrée en Stock
• Etat de sortie de Stock.
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[Link]. Travaux mensuels

Trésorerie : Caisse
• Inventaire physique de la caisse et rapprochement avec le solde comptable ;
• Edition du journal de caisse et rapprochement avec la comptabilité générale ;
• Contrôle de la saisie ;
• Classement des pièces de caisse ;
• Vérification du classement des pièces justificatives.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
• Position de l’encaisse
• Etat de suspens de Caisse (Bons de carburant, Chèques reçus ; Suspens à justifier.)
• Situation des flux de trésorerie de la période
• Encaissements
• Décaissements
• Flux nets
• Suivi réalisations de la trésorerie
• Actualisation du budget de trésorerie

Trésorerie : Compte désigné et Compte Projet

• Collecte des relevés bancaires ;
• Comptabilisation des frais bancaires ;
• Saisie des frais bancaires ;
• Edition des journaux de banques et rapprochement avec la comptabilité générale ;
• Contrôle des saisies du mois ;
• Etablissement des états de rapprochement bancaire et analyse ;
• Vérification de la cohérence du solde du compte (rapprochement avec le solde
annoncé par l’IDA) ;
• Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation ;
• Edition des journaux de banque définitifs et contrôle de la cohérence avec la
comptabilité générale ;
• Vérification du classement des pièces et documents de banque (relevés bancaires,
avis de crédit et de débit, ordres de virement) ;
•
Suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en attente,
chèques ou documents réceptionnés mais non transmis.)
Ces travaux donnent lieu à la production de :

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• Position de la trésorerie bancaire

• Situation des flux de trésorerie de la période
• Encaissements
• Décaissements
• Flux nets
• Suivi réalisations de la trésorerie
• Actualisation du budget de trésorerie
• Etat de suivi séquentiel des chèques émis
-
Achats
• Edition du journal d’achats ;
• Contrôle de la saisie ;
• Rapprochement des documents informatiques pour cohérence ;
• Justification des soldes fournisseurs et analyse ;
• Classement des pièces justificatives ;
• Vérification du classement des pièces justificatives ;
• Rapprochement des documents informatiques pour cohérence.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
• Balance fournisseurs
• Etat des engagements liquidés

Stocks
• Inventaire des stocks
• Saisie de bon d’entrée et de bons de sortie
• Mise à jour des fiches de stocks.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
• Etat d’entrée en Stock
• Etat de sortie de Stock
• Etat de rapprochement Comptabilité/ Gestion des stocks

Financement IDA du Projet CEA

• Etablissement de l’état de reconstitution du Compte Projet de l’IDA;

• Collecte des relevés mensuels des décaissements de l’IDA;

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• Edition du journal des demandes de retrait de fonds et rapprochement avec la

comptabilité générale ;
• Edition du journal des demandes de paiement direct et rapprochement avec la
comptabilité générale ;
• Justification du solde des comptes de suivi des demandes de retrait de fonds et de
paiement direct (comptes d’actif et de passif) et rapprochement avec le registre de
suivi des demandes de retraits de fonds ;
• Justification du solde des comptes de crédit et contrôle de la cohérence du solde
avec les informations figurant sur les relevés mensuels de décaissements de l’IDA ;
• Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
• Etat de reconstitution du Compte Projet de l’IDA;
• Synthèse mensuelle des décaissements de l’IDA;
• Synthèse mensuelle des demandes de paiement direct et de leur suivi
• Synthèse mensuelle des demandes de retrait de fonds et de leur suivi

Paie
• Préparation des éléments de paie ;
• Saisie des éléments de paie dans le logiciel de paie ;
• Préparation des chèques et virements ;
• Préparation de la fiche mensuelle de la paie ;
• Saisie des écritures comptables ;
• Classement des doubles de bulletins de paie ;
• Edition du journal de paie ;
• Rapprochement entre le journal de paie et la comptabilité générale.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
• Etat des salaires
• Bulletins de paie
• Etat des retenues sur salaires
• Etat de journalisation de la paie
• Etat des avances et des acomptes

Immobilisations
• Mise à jour des acquisitions d’immobilisations ;

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•Etablissement ou édition des fiches d’immobilisations relatives aux acquisitions du

mois et rapprochement avec les pièces justificatives.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
•
Etat détaillé des immobilisations après rapprochement entre Grand
livre/Fiches/listing
-
Travaux de synthèse
• Edition de la balance générale
• Edition du grand-livre général;
• Edition des états de suivi analytique ;
• Edition des états de trésorerie ;
• Edition des états de suivi budgétaire ;
• Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des écarts.

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[Link]. Travaux trimestriels

Trésorerie : Caisse
• Inventaire physique de la caisse et rapprochement avec le solde comptable ;
• Edition du journal de caisse et rapprochement avec la comptabilité générale ;
• Contrôle de la saisie ;
• Classement des pièces de caisse ;
• Vérification du classement des pièces justificatives.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
• Position de l’encaisse
• Situation des flux de trésorerie de la période
• Encaissements
• Décaissements
• Flux nets
• Suivi réalisations de la trésorerie
• Actualisation du budget de trésorerie

Trésorerie : Compte désigné et Compte Projet

• Collecte des relevés bancaires ;
• Comptabilisation des frais bancaires ;
• Saisie des frais bancaires ;
• Edition des journaux de banques et rapprochement avec la comptabilité générale ;
• Contrôle des saisies du mois ;
• Etablissement des états de rapprochement bancaire et analyse ;
• Vérification de la cohérence du solde du compte (rapprochement avec le solde
annoncé par l’IDA concerné;
• Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation ;
• Edition des journaux de banque définitifs et contrôle de la cohérence avec la
comptabilité générale ;
• Vérification du classement des pièces et documents de banque (relevés bancaires,
avis de crédit et de débit, ordres de virement) ;
•Suivi des opérations de trésorerie non dénouées (opérations de virement en attente,
chèques ou documents réceptionnés mais non transmis.)
Ces travaux donnent lieu à la production de :
• Position de la trésorerie bancaire
• Situation des flux de trésorerie de la période
• Encaissements
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• Décaissements
• Flux nets
• Suivi réalisations de la trésorerie
• Actualisation du budget de trésorerie
• Etat de suivi séquentiel des chèques émis
• Etat de suivi des chèques reçus

Achats
• Contrôle de la saisie ;
• Rapprochement des documents informatiques pour cohérence ;
• Justification des soldes fournisseurs et analyse ;
• Classement des pièces justificatives ;
• Vérification du classement des pièces justificatives ;
• Rapprochement des documents informatiques pour cohérence.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
• Balance fournisseurs
• Etat des engagements liquidés

Stocks
• Inventaire des stocks
• Saisie de bon d’entrée et de bons de sortie
• Mise à jour des fiches de stocks.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
• Etat d’entrées en Stock
• Etat de sorties de Stock
• Etat de rapprochement Comptabilité/ Gestion des stocks

Financement bailleur de fonds

• Etablissement de l’état de reconstitution du Compte Projetl du bailleur de fonds
concerné;
• Collecte des relevés trimestriels des décaissements du bailleur de fonds concerné;
• Edition du journal des demandes de retrait de fonds et rapprochement avec la
comptabilité générale ;
• Edition du journal des demandes de paiement direct et rapprochement avec la
comptabilité générale ;

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• Justification du solde des comptes de suivi des demandes de retrait de fonds et de

paiement direct (comptes d’actif et de passif) et rapprochement avec le registre de
suivi des demandes de retraits de fonds ;
• Justification du solde des comptes de crédit et contrôle de la cohérence du solde
avec les informations figurant sur les relevés trimestriels de décaissements de l’IDA;
• Comptabilisation des éventuelles écritures de régularisation.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
• Etat de reconstitution du compte de l’IDA
• Synthèse trimestrielle des décaissements de l’IDA
• Synthèse trimestrielle des demandes de paiement direct et de leur suivi
• Synthèse trimestrielle des demandes de retrait de fonds et de leur suivi

Immobilisations
• Inventaire tournant des immobilisations
• Mise à jour des acquisitions d’immobilisations ;
•
Etablissement ou édition des fiches d’immobilisations relatives aux acquisitions du
mois et rapprochement avec les pièces justificatives.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
• Etat détaillé des immobilisations après rapprochement entre Grand
livre/Fiches/listing

Travaux de synthèse
• Edition de la balance générale
• Edition du grand-livre général (à titre exceptionnel);
• Edition des documents de synthèse (Bilan ; grand livre ; Compte de résultat, Tableau
emplois-ressources, Etat récapitulatif, Rapprochements bancaires, Annexes.)
• Edition des états de reporting
• Edition des états de suivi analytique :
• Edition des états de trésorerie ;
• Edition des états de suivi budgétaire ;
• Comparaison des réalisations de la période avec le budget et explication des écarts.
• Les Rapports de Suivi Financier/RAF

Les principes qui gouvernent les rapports financiers sont les suivants :
• Les rapports financiers doivent contenir des informations utiles pour le Bénéficiaire
tout en fournissant à l’IDA des indications suffisantes pour déterminer :

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▪ Si les fonds décaissés au titre des projets servent aux fins pour
lesquelles ils ont été fournis,
▪ Si l’exécution du Projet CEA est en bonne voie, et si les coûts
budgétaires ne seront pas dépassés.

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Les données financières doivent être liées aux renseignements concernant l’avancement physique des
activités et la passation des marchés pour permettre de vérifier la cohérence entre l’évolution de la
situation financière et les progrès au plan physique. Le suivi des dépenses par rapport au déroulement
des opérations est un élément clé pour s’assurer de la maîtrise financière du Projet CEA.
Le RIF comprend un rapport financier, un rapport sur l’avancement physique des activités et un rapport
sur la passation des marchés.
Des modèles de format pour le Projet CEA sont fournis en annexe.

Les rapports financiers sont établis et soumis à l’IDA selon une périodicité qui doit être déterminée au
stade de l’évaluation du Projet CEA et arrêtée lors des négociations et qui doit coïncider dans toute la
mesure du possible avec celle des rapports similaires soumis à ces institutions. La périodicité devrait
être trimestrielle dans la plupart des cas. Pour le Projet CEA, la périodicité sera mensuelle en interne
mais trimestrielle pour les rapports établis pour l’IDA.

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[Link]. Travaux annuels

Travaux de fin d’exercice

Inventaire physique de la caisse en présence de l’auditeur externe ;
Contrôle de la séparation des périodes comptables.
Ces travaux donnent lieu à la production des documents suivants :
• Budget de trésorerie
• Situation de trésorerie
Paie
Les travaux ici donnent lieu à la production des documents suivants :
• Edition du récapitulatif annuel des salaires par employé.
• Edition du récapitulatif annuel des retenues d’impôts et de charges sociales (DISA)
sur salaires

Immobilisations
Les travaux ici donnent lieu à la production des documents suivants :
• Inventaire physique des immobilisations du Projet CEA ;
• Edition du tableau des immobilisations et rapprochement avec les pièces
justificatives et la comptabilité générale ;
• Edition du tableau de la balance de contrôle Comptabilité Générale / Etat des
immobilisations (Module de gestion comptable des immobilisations)/ Fichier des
Immobilisations (Gestion physique des immobilisations).
-
Rapports de Gestion
La gestion financière et comptable au niveau de la Coordination du Projet CEA doit obéir aux
principales étapes suivantes :
• Préparation du rapport d’exécution des activités ;
• Le projet du plan de travail et du budget annuel comprenant une prévision de
trésorerie annuelle (puis trimestrielle) ;
• Elaboration des états financiers notamment :
• Le tableau des ressources et emplois des Fonds du Projet CEA ;
• Le tableau d’emploi des Fonds par activité du Projet CEA ;
• L’état de la situation patrimoniale du Projet CEA ;

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[Link]. Analyse des soldes

Objectifs

L’analyse de solde a pour objectif de s’assurer, pour les comptes de la comptabilité générale,
analytique et des postes budgétaires :

- d’une part, que les soldes de certains comptes collectifs sont bien supportés dans le
détail par les comptes individuels correspondants

- et d’autre part, que les comptes individuels sont bien justifiés par le détail des
opérations. Il s’agit de façon générale de tous les comptes de la classe 4 (comptes de
tiers à moins d’un an) et 5 (Comptes financiers à moins d’un an).

Etapes

1. Préparation des analyses de soldes

2. Analyses de soldes

3. Mise à jour des fiches d’analyses de soldes

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Etapes Intervenants Description des tâches Documents ou

interface
1 Comptable Préparation des analyses de soldes
- Édite la balance provisoire et les
fiches d’analyse de soldes Balance
comptables, analytiques et provisoire
budgétaires ;
- Procèdent à la demande des
confirmations de soldes des
tiers.
2
Analyses de soldes
- Procèdent à l’analyse des comptes en
Comptable matérialisant sur les fiches les soldes
analysés ;
- Déterminent des éventuelles Fiches
régularisations ; d’analyse des
- Prépare les fiches d’imputations de comptes
ces régularisations, y adjoint les copies
des justificatifs correspondants et les
soumet à l’approbation du RAF ;
- Contrôle les propositions d’écritures
RAF de
régularisation ;
- Vise les fiches d’analyses de soldes en
cas d’approbation
- Procède à la comptabilisation des
OD.
3
Mise à jour des fiches d’analyses de
soldes
Comptable - Met à jour les analyses de soldes
conformément aux instructions du
RAF. Fiches
- Édite les fiches d’analyses de soldes d’analyse de
après régularisation ; comptes
- Soumet les fiches d’analyse
régularisées au RAF.

Manuel de procédures de gestion administrative, financière, comptable et de suivi-évaluation 107

 Manuel de procédures de gestion administrative,
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Etapes Intervenants Description des tâches Documents ou

interface
3 suite RAF - Vérifie que les corrections ont été Fiche de solde
prises en compte ;
- Vise les fiches d’analyses de soldes
modifiées pour matérialiser son
accord ;
- Le cas échéant, demande des
corrections.
- Archive les fiches d’analyse de soldes
dans un classeur approprié et par ordre
chronologique.

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[Link]. Traitement des cut-off (séparation des exercices)

Objectifs

Le traitement des cut-off a pour objectif de vérifier que toutes les factures reçues et traitées pendant le
mois ont bien été enregistrées en comptabilité, c’est une comptabilité d’engagement. Les contrôles
seront effectués en rapprochant :
- d’une part :
o Le nombre de factures contenues dans le brouillard d’achat du mois.
o Le nombre de factures reçues dans le mois calculé par la différence entre le dernier
numéro attribué et le premier numéro du mois à partir du registre des factures.
- et d’autre part :
o Le nombre de factures reçues dans le mois indiqué sur les bordereaux de transmission.
o Les régularisations opérées seront indiquées dans les rapports de gestion.
Etapes
1. Cut-Off des frais généraux

2. Cut-off des achats

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documents ou
Etapes Intervenants Description des tâches interface

Balance provisoire
Cut-off des frais généraux
- Complète si nécessaire la liste ci-dessous
relative aux opérations susceptible de
générer un risque de cut-off :
o Loyer,
o électricité, eau,
o téléphone, service Internet
o agios bancaires,
o primes d’assurance,
o congés à payer
- Vérifie pour, chacune des opérations, que
les factures pris en charges couvrent bien
l’exercice en cours sinon procède à
1 Comptable l’estimation d’une charge constatée
d’avance.
- Archive tous les travaux dans un classeur
d’OD.
- A partir du registre courrier arrivé tenu
par l’assistante de la coordination effectue
copie des pages mentionnant les factures
transmises sur la période allant de la
deuxième quinzaine du dernier mois de
clôture à la fin du mois suivant.
- Pour chacune des opérations ainsi
recensées ressort les factures et BL
correspondants et procède à la
comptabilisation sur l’exercice sur lequel les
prestations ont été réalisées

Manuel de procédures de gestion administrative, financière, comptable et de suivi-évaluation 110

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documents ou
Etapes Intervenants Description des tâches interface

Factures
Cut-off des achats
- S’assure que les factures correspondant
aux travaux non-livrés n’ont pas été
comptabilisées en charges sur l’exercice en
cours.
- Pour chacune des commandes livrées sur
les deux derniers mois de l’exercice, vérifie
que les factures sont réceptionnées et
2 RAF comptabilisées ;
- Sinon relance les tiers concernés par
téléphone et fax.
- Enl’absence de réponse procède à une
estimation des charges correspondantes.
- Comptabilise les régularisations
nécessaires.
- Archive les travaux dans un classeur
spécifique.

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[Link]. Planning des travaux de clôture

Niveau
Nature des travaux Période Responsable
d’intervention
Arrêté balance des
5 janvier RAF/Comptable
opérations courantes
Passation des écritures
Du 6 au 8 janvier Comptable
de fin d’exercice
RAF Arrêté balance
provisoire de fin Du 9 au 10 janvier RAF/Comptable
d’exercice
Edition états
12 janvier RAF/Comptable
financiers provisoires
Analyse des
14 janvier RAF/Comptable
corrections proposées
Passation des écritures
16 janvier Comptable
de correction
Edition de la balance
17 janvier Comptable
provisoire
Edition des états 19 janvier Comptable
RAF/ Coordonnateur Edition rapport
21 Janvier RAF
provisoire
Présentation rapport
provisoire à la 22 Janvier RAF
Coordination
Validation rapport
Du 24 au 26 Janvier Coordonnateur
provisoire
Transmission rapport
28 Janvier Coordonnateur
provisoire

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2.3.5. RAPPORT DE SUIVI FINANCIER ET ETATS COMPTABLES

PROCEDURE INDEX
Rapport de suivi financier

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[Link]. Rapport Intérimaire Financier

Le système doit produire des «Rapport Intérimaire Financier» (RIF).

Les RIF doivent contenir des informations utiles pour le Projet CEA tout en fournissant au
bailleur des indications suffisantes pour déterminer :

• si les fonds décaissés au titre du Projet CEA servent aux fins pour lesquels ils ont
été fournis,
• si l’exécution du Projet CEA est en bonne voie, et
• si les coûts budgétisés ne seront pas dépassés.
Les RSF comprennent :

• les Rapports financiers,

• les Rapports sur l’avancement physique des activités, et
• les Rapports sur la passation des marchés.
Rapports financiers

Les rapports financiers doivent inclure au moins un état financier indiquant, pour la période considérée
et en valeur cumulée (depuis le début du CEA ou de l’année en cours), les fonds reçus, par origine, et
les dépenses, par grand poste de dépenses ; les soldes de trésorerie du Projet CEA en début et en fin de
période ; et les tableaux comparant les dépenses effectives et les dépenses prévues. Ils signalent les écarts
observés entre les coûts prévus et les coûts effectifs. Ils doivent également ressortir les taux de
décaissement.

Les données financières doivent être liées aux renseignements concernant l’avancement physique des
activités et la passation des marchés pour permettre de vérifier la cohérence entre l’évolution de la
situation financière et les progrès au plan physique. Le suivi des dépenses par rapport au déroulement
des opérations est un élément clé pour s’assurer de la maîtrise financière du Projet CEA.

Rapports sur l’avancement des activités

Les rapports sur l’avancement physique des activités doivent inclure des informations descriptives et
des indicateurs de réalisation (conformément à ce qui a été convenu lors de la préparation du Projet
CEA) établissant la liaison entre les données financières et l’avancement physique des opérations, et ils
doivent attirer l’attention sur les problèmes à examiner.

Rapports sur la passation des marchés

Les rapports sur la passation des marchés fournissent des renseignements sur les travaux, les achats de
fournitures et de services y afférents et sur la sélection des consultants, en indiquant si les méthodes de
passation des marchés convenues ont été respectées. Ils comparent l’exécution des marchés avec les
plans arrêtés lors des négociations ou actualisés ultérieurement, et attirent l’attention sur les principaux
problèmes rencontrés, tels que les problèmes de dotation en personnel ou de renforcement des

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capacités. En outre, les rapports contiennent des informations sur tous les changements autorisés qui
ont été apportés aux contrats. Ils peuvent aussi faire état de plaintes déposées par les soumissionnaires,
de problèmes d’exécution des marchés par les entreprises et de tout différend contractuel majeur.

Soumission des Rapports Intérimaires Financiers

Les rapports de suivi financier sont établis et soumis à l’IDA selon une périodicité qui doit être
déterminée au stade de l’évaluation du Projet et arrêtée lors des négociations et qui doit coïncider dans
toute la mesure du possible avec celle des rapports similaires soumis à l’institution. Cette périodicité, au
moins semestrielle, devrait être trimestrielle dans la plupart des cas. Les projets complexes ou à haut
risque peuvent nécessiter des RIF plus fréquents. Le premier rapport couvrira normalement la période
allant de la date d’entrée en vigueur jusqu’à la fin du premier trimestre suivant cette date.

Les Rapports Intérimaires Financiers doivent normalement être soumis à l’IDA dans les 30 jours qui
suivent la fin de la période couverte par le rapport. Tout retard de présentation d’un RIF entraînera
normalement un resserrement de la supervision par l’équipe du Projet du partenaire financier et pourrait
donner lieu à des recours juridiques pour non-respect des clauses de l’accord. En outre, les
décaissements au titre du Projet CEA, s’ils sont effectués sur la base de rapports, s’en trouveront
retardés.

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ANNEXES
Annexe 1: Fiche d’imputation

Annexe 2: Tableau Rapport Intérimaire Financier

Annexe 3: Rapport financier par activité du Projet

Annexe 4 : Rapport sur l'avancement des activités

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CEA FICHE D’IMPUTATION N° ……………

CODE FACTURE Montant en devises
ENGAGEMENT

Date : Exercice : Débit Crédit

Référence :

Date d’opération Code comptable Budget Débit Crédit

Général auxiliaire Activité Poste /géo Fin/

Cat

Libellé :……………………………………………………………………………………. Etabli par : Saisi par :

…………………………………………………………………………………………….
Le : Le

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République de Côte d’Ivoire

Projet CEA
Sources et utilisations des fonds ……….
Pour le trimestre finissant le ……………
En milliers de Francs CFA
Prévisions 6 mois à venir

Encaissements Trimestre Cumulatif

Financements de l'Etat
Financement IDA
Financements de l'Etat
Autres ressources
Financement IDA
FINANCEMENT
Autres ressources TOTAL
Moins : dépenses par
FINANCEMENT composante
TOTAL
Moins : dépensesAlimentation en eau urbaine
Dépenses d’investissement
Assainissement urbain (eau usée)
Gestion des
Dépenses dedéchets solides
fonctionnement
Réhabilitation de la voirie urbaine
Dépenses ordinaires
Contrats de ville Gestion du Projet
TOTAL DEPENSES
Encaissements moins dépenses TOTAL DEPENSES
Encaissements
Ajouter : moins dépensesde taux de change
Différence
Ajouter : Différence de taux de change
Evolution nette de l'encaisse

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Solde d'ouverture de l'encaisse Compte IDA

Compte désigné
Compte Projet Etat
Total de l'encaisse l'ouverture
Ajouter : évolution nette de l'encaisse
Encaisse net disponible
Solde de clôture de l'encaisse Compte IDA
Projet
Compte désigné
Compte Projet Etat
Solde total de clôture de l'encaisse

Note :

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Projet CEA
Sources et utilisations des fonds ……….
Pour le trimestre finissant le ……………
Trimestre Cumulatif Durée de vie du Durée de vie du
En milliers de Francs CFA
Programme Programme révisé
Activité de Projet Prévu Effectif Ecart Prévu Effectif Ecart

Note :

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Projet CEA
Sources et utilisations des fonds ……….
Rapport sur l'avancement des activités-
En date du................................................................
En milliers de Francs CFA

Activité du Projet Avancement des Coût à ce jour Prévisions d'achèvement

activités révisées initiales
N° Description Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif en % du Coût Date Coût Date d'achève-
plan total d'achèvement total ment

a
b
c

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Projet CEA
Sources et utilisations des fonds ……….
Rapport sur l'avancement des activités
En date du ...............................................................
En milliers de Francs CFA

Activité de Programme Avancement des Coût à ce jour Prévisions d'achèvement

Travaux révisées initiales
N° Description Effectif Prévu Effectif Prévu Effectif en % Coût Date Coût Date d'achève-
du plan total d'achèvement total ment

b
c

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Projet CEA
Sources et utilisations des fonds ……….
Rapport sur l'avancement des activités-
TABLEAU 1 : Passation des marchés pour des biens En date du
N° de Description Devise Méthode de Date Publicité
Début En milliers de Francs CFA Ouverture
Appel Fin de Signature du Livraison Montant du Nom du
Réf. passation Rapportprépa.
de suivi du processus ded'offre desmarchés
passation des plis l'évaluation contrat finale contrat fournisseur
Doc.
En milliers de Francs CFA
Prévu effectif

TABLEAU 2 : Passation des marchés pour les travaux

TABLEAU 3 : Sélection des consultants

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