Access création et analyse du projet

Lorsque vous construisez un texte sur Word, par exemple, vous pouvez le taper et le modifier à votre gré.
Vous pouvez ainsi démarrer votre ordinateur et avoir un document terminé en 10 minutes.

Au contraire, quand vous allez construire une base de données sur Access, il faudra au préalable passer par
une phase d'analyse éventuellement sur support papier, aboutissant à une sorte de cahier des charges
de votre projet. Cette phase est importante :
une base de données est un outil à moyen/long terme, et une mauvaise analyse pourrait vous faire perdre
énormément de temps.

1ere Etape : Analyse de vos besoins actuel

2eme Etape : Anticiper les besoins futur
3eme Etape : Structure des informations :

Une fois que vous avez énuméré tous les besoins et toutes les informations à stocker, classez ces
informations par thème.

Vous devrez créer une fiche (appeler une table par Access) pour chaque ensemble d'informations.

Exemples :

- Une fiche Client

- Une fiche Fournisseur
- Une fiche Produit
- Une fiche Facture...
 Les 6 objets de base

Lorsque vous construisez une base de données Access, vous manipulez 6 concepts (ou objets ) de base.
Ces 6 objets correspondent à chaque onglet de la fenêtre principale (ou fenêtre de base de données).

Leur ordre n'est pas l'effet du hasard : on commence la conception d'une base de données par les tables, puis
on passe aux requêtes, aux formulaires, aux états, éventuellement aux macros et enfin aux modules.

Les tables

La table permet de stocker des informations dans une base de données, au fur et à mesure de leur saisie.
Elle est composée de champs (ex. : Nom, Prénom, Adresse, Code postal, Ville).
Chaque ligne de la table représente un client, un produit... et s'appelle un enregistrement .

En principe, une table ne doit pas comporter de champ calculé.

Exemple : une table Produits contiendrait les champs Référence, Désignation, Prix Hors Taxes, Taux de TVA,
mais pas le champ Prix TTC qui est le résultat de Prix Hors Taxes * (1 + Taux de TVA.

Lorsque plusieurs tables sont liées, vous devez également définir leurs relations. Les relations sont aussi une
notion fondamentale d'Access, mais ne font pas l'objet d'un onglet dans la fenêtre de base de données.

Les requêtes

La requête sert à exploiter les données contenues dans les tables.

Elle permet, entre autres :

de trier des données

d'extraire des données par critères
de produire des calculs

Une requête peut également servir de base à :

un formulaire
un état
une liste déroulante

Les formulaires

Un formulaire est un écran de saisie, qui permet d'entrer des informations dans une table.
Il est conseillé de saisir les données via un formulaire et non directement dans la table. En effet, le formulaire
permet une interface plus simple (listes déroulantes, boutons de commande, couleurs) et un meilleur contrôle
de la saisie.

Les états

L’état permet l'impression de données. Il est proche du formulaire, mais comporte des techniques spécifiques
à l'impression.

En clair : dès que vous pensez Imprimante, pensez Etat.

Les macros

Une macro-commande permet l'automatisation de certains traitements (ouvrir un formulaire, une table,
fermer un formulaire...

Malgré leur simplicité de programmation, les macro-commandes sont à éviter : elles ne sont pas
paramétrables, ne gèrent pas les erreurs, et sont peu évolutives. Si vous avez besoin de programmation,
pensez plutôt aux modules.

Les modules

Un module est un ensemble de fonctions écrites en Visual Basic, destinées à l'automatisation de traitements.
Les modules sont plus puissants mais également plus complexes que les macro-commandes, et permettent
de construire des applications complètes à partir d'Access.
 Principe de base de données

Dans Access, une base de données est l'ensemble de tous les éléments permettant de gérer des fichiers
généralement liés (Clients, Fournisseurs, etc..

Sur le disque dur, une base de données représente un seul document, un seul fichier se terminant par MDB
(Microsoft DataBase)
Ex. : Gestion clients.mdb .

La fenêtre de base de données permet, grâce à 6 onglets, d'accéder à chaque type d'élément d'Access.

Créer ou ouvrir une base de données

Pour créer une base de données :

1. Cliquez sur le menu Fichier, puis sur l'option Nouvelle base de données.
2. Cliquez sur l'icône " Base de données vide " (sauf si vous souhaitez vous inspirer de modèles livrés
avec Access, qu'il faut chercher dans l'onglet Bases de données.
3. Tapez le nom de votre base de données.
4. Cliquez sur le bouton Créer.

La fenêtre de base de données, qui est le noyau de votre application, apparaît alors.

Pour ouvrir une base de données existante :

1. Cliquez sur le menu Fichier, puis sur l'option Ouvrir une base de données...
2. Dans la liste, cliquez sur le nom de votre base de données (ex. : Gestion Clients.mdb).
3. Cliquez sur le bouton Ouvrir .

Renommer une base de données

En principe, cette opération ne devrait pas servir souvent ! Il faut simplement savoir qu'on ne peut pas
renommer la base de données par Fichier/Enregistrer sous .
Passez plutôt par l' Explorateur Windows pour cette opération.

Copier une base de données sur disquette

Autre opération peu utilisée (une base de données donne de meilleures performances sur un disque dur).
Si vous souhaitez copier une base de données sur disquettes (pour la transférer sur un autre ordinateur par
exemple) :

1. Démarrez l’Explorateur Windows

2. Glissez le fichier MDB (ex. : Gestion Clients.mdb ) depuis le disque dur sur l'icône de la disquette.
Note : Dans Access, un fichier LDB existe aussi. Il est inutile de le copier sur disquette : il sera
automatiquement recréé par Access. Ce fichier sert en fait à gérer les accès réseau à votre base de données.
 Créer une table

Pour créer une table :

1. Sur l'écran principal d'Access

2. Choisir l'onglet TABLES --> CREER UNE TABLE EN MODE CREATION

3. Saisir chaque CHAMPS et renseigner les options

4. Enregistrer la table sous un nom rappelant sont contenu
 Créer un champ

Pour créer un champ :

1. On suppose que la fenêtre de création de table est ouverte (

2. Dans la zone Nom du champ, tapez le nom de la rubrique de saisie.

Ce nom est limité à 64 lettres ou chiffres, les espaces et les accents y sont autorisés.
3. Dans la zone Type de données, définissez le type de données qui sera saisi dans le champ.

Une liste déroulante présente les 9 types de champs gérés par Access.
Cliquez ici pour plus de détails.
4. Dans la zone Description (facultative), précisez le rôle du champ.
5. En bas de l'écran, définissez les propriétés utiles du champ :

• Taille du champ : nombre de caractères maximum pouvant être tapés dans le champ
• Format : apparence du champ à l'écran
• Valeur par défaut : valeur qui sera proposée pour chaque nouvelle fiche.

Pour ajouter un champ en milieu de table :

1. Sélectionnez la ligne contenant le champ à décaler vers le bas (en cliquant sur le petit pavé gris qui la
précède).
2. Faites Insertion/Lignes ou cliquez sur l'icône . Une ligne vierge est insérée. Vous pouvez y créer
le champ.

Pour déplacer un champ :

1. Sélectionnez la ligne contenant le champ à déplacer, en cliquant sur le petit pavé gris qui la précède.
2. Demi-cliquez sur ce même pavé.
3. Déplacez la souris sous le champ voulu.
4. Relâchez le bouton de la souris.

Supprimer un champ :

1. Sélectionnez la ligne contenant le champ à supprimer (en cliquant sur le petit pavé gris qui la précède).
2. Appuyez sur la touche [SUPPR] ou cliquez sur l'icône
3. Si nécessaire, cliquez sur le bouton OK pour confirmer.
Si vous avez déjà saisi des données dans la table, la suppression du champ provoquera bien sûr leur perte.
 Les 9 types de champs

Champ Texte

Le type de champ Texte permet de stocker des données de type alpha-numérique, que vous souhaitez
exploiter par la suite (par des tris, des extractions par critères, par mailing...).

Exemples : • Raison sociale

• Ville
• Code postal
• Numéro de téléphone

Notes : Lorsque vous définissez un champ de type Texte, veillez à optimiser sa taille (255
caractères maximum). Ceci permet d'optimiser la taille de la base de données, et les
performances (lors des tris par exemple).

Un champ Code postal est de type Texte, même si les codes postaux ne sont composés
que de chiffres. Les champs Texte sont utilisés lorsqu'aucun calcul ne s'applique aux
données.

Champ Mémo

Les champs Mémo ont une taille maximale d'environ 64000 caractères. Utilisez ce type de données pour les
champs d'observations, de remarques...

Notes : Les champs Mémo sont réservés à des zones d'informations saisies au kilomètre, ne
nécessitant pas d'exploitation spécifique par la suite. De ce fait, il est impossible d'indexer
ou d'effectuer des tris sur un champ Mémo.

Un champ Mémo est géré dynamiquement. Kézako ? Il n'occupe pas systématiquement

64000 caractères, mais plutôt le nombre de caractères saisis.

Champ Numérique

Le type de champ Numérique peut contenir toute information calculable.

Exemples : • Taux de TVA

• Nombre de salariés dans une entreprise

Lorsque vous choisissez ce type de données, veillez également à préciser la taille du champ, en fonction du
tableau suivant :

Taille du champ Permet des valeurs... Occupe sur disque dur...

Octet de 0 à 255 1 octet
Entier de -32768 à +32767 2 octets
Entier long de -2 147 483 648 à +2 147 483 647 4 octets
Réel simple de -3,402823E38 à +3,402823E38 4 octets
Réel double de -1,79769313486232E308 à 8 octets
+1,79769313486232E308
Notes : Un code postal ou un numéro de téléphone sont de type Texte et non Numérique.

Un pourcentage sera généralement un réel simple.

Champ Monétaire

Le champ Monétaire est une variante du champ Numérique, s'affichant sous la forme 1 000,00 F.

Exemple : Prix HT d'un produit, sur le détail de facture.

Champ Date/Heure

Le type de champ Date/Heure permet de stocker des dates ou des heures, et d'effectuer des calculs sur ces
valeurs. Lorsque vous choisissez ce type de données, définissez également le format du champ (en général :
Date abrégée, Date Complet, Heure abrégée), dans les propriétés figurant au bas de la fenêtre.

Exemples : • Date de relance du client

• Date d'échéance d'une facture

Notes :

Les dates doivent généralement être saisies de la forme 01/01/95 ou

01/01/1995.

Les heures doivent généralement être saisies de la forme 14:30

Le calendrier d'Access s'étend du 01/01/100 au 31/12/9999. Ca devrait suffire !

Cela dit, pour le passage à l'an 2000, prévoyez une année sur 4 chiffres (en
définissant le format Date Complet, ou éventuellement un format manuel du
genre : jj/mm/aaaa).

Les heures s'étendent de 0:00 à 23:59.

Champ NuméroAuto (Compteur)

Le champ de type NuméroAuto (Compteur sur Access 2) permet de numéroter automatiquement les
enregistrements dans une table. Il est généralement utilisé pour la clef primaire de la table, lorsqu'aucune
autre clef ne se dégage de façon évidente.

Note : Une table ne peut comporter qu'un seul champ NuméroAuto.

Champ Oui/Non

Le champ de type Oui/Non est utilisé pour des rubriques ne pouvant prendre que 2 valeurs : Oui ou Non, Vrai
ou Faux, -1 ou 0.

Exemple : Sur la facture, le champ Réglée vaut Oui (la facture a été payée), ou Non (la
facture n'a pas encore été payée).

Champ Objet OLE (Liaison OLE)

Les champs OLE permettent de stocker dans Access des informations diverses provenant d'autres logiciels
(exemple : images Paint, textes Word, feuilles de calcul Excel...).

Exemple : Une table Produits pourrait comporter la photo de chaque Produit.

Attention cependant à la taille de la base de données !

Champ Lien hypertexte

Le champ Lien hypertexte, apparu avec Access 97, permet de gérer des adresses Internet en général.
L'avantage par rapport à un champ Texte classique : un clic sur un lien hypertexte démarre automatiquement
votre logiciel de messagerie, ou votre logiciel de navigation Internet (browser).

Exemples : • Adresse e-mail du client

• Adresse du site web du client
 La clef primaire

Définition

Une clef primaire est un champ particulier de la table :

• Elle est unique pour chaque fiche, et permet donc d'identifier une fiche précisément.
• Elle permet de trier la table automatiquement.

Exemples : • Numéro du client

• Numéro de facture

Il est conseillé de trouver une clef primaire pour chaque table. Si aucun clef évidente ne se dégage, n'en
mettez pas : Access en créera une automatiquement, de type NuméroAuto (Compteur sur Access).

Définir une clef primaire

1. Sélectionnez la ligne comportant le champ servant de clef (pour ce faire : cliquez sur le pavé gris à
gauche du nom du champ)
2. Cliquez sur l'icône

Un symbole de clef devrait apparaître sur le pavé gris à gauche du champ.

Supprimer une clef primaire

Dans Access, sélectionnez simplement la ligne qui comporte la clef, et recliquez sur l'icône
 La saisie de données

* Passer en mode Feuille de données

Le mode Feuille de données permet de visualiser le contenu d'une table ou d'une requête (par exemple : la
liste des clients, la liste des factures). Les données apparaissent alors sous forme de tableau (comme dans
Excel).

Ce mode permet également la saisie de nouvelles fiches. Cependant, il est préférable de concevoir la saisie à
partir des formulaires.

Pour saisir des données directement dans une table :

Si vous êtes déjà en mode Création de table ou de requête :

Cliquez sur l'icône

Inversement, vous repasserez au mode Création en cliquant sur

Si seulement la fenêtre de base de données est à l'écran :

Cliquez sur l'onglet Table ou Requête.

Cliquez sur la table ou la requête qui vous intéresse.
Cliquez sur le bouton Ouvrir.

* Saisir des données

La saisie des données se fait simplement, comme dans un tableau Excel.

Certains éléments seront cependant vérifiés par Access :

Le champ servant de clef primaire doit toujours être renseigné, et être unique
Les champs de type Date/Heure doivent contenir une date ou une heure correcte
Si vous souhaitez annuler une saisie, appuyez une ou deux fois sur la touche [Echap] (la 1ère fois annule le
champ en cours de saisie, la 2ème fois annule toute la ligne).

Quelques icônes, sur le pavé gris à gauche de chaque ligne servent de repère :

Ligne sur laquelle vous travaillez actuellement. Cette ligne n'est pas en cours de modification.
Vous avez commencé une saisie ou une modification sur la ligne actuelle. Celle-ci n'a pas encore été
validée.
Cette ligne (toujours en fin de tableau) représente la prochaine ligne de saisie (pour un nouveau client par
exemple).
 Les relations

Un projet complexe nécessite souvent plusieurs tables dans Access. Par exemple, une table Clients, une table
Factures...
Il existe probablement des relations entre ces tables, exprimées de la façon suivante :

"Un client reçoit plusieurs factures"

"Une ville regroupe plusieurs clients"
"Une facture comporte plusieurs échéances"

Dans Access, cette relation sera matérialisée de la façon suivante :

Le symbole (symbole de l'infini en mathématiques) se prononçant "plusieurs".

Pour qu'une relation lie deux tables, il faut qu'un champ soit commun aux deux tables. Par exemple, dans le
cas d'une relation Clients/Factures, c'est le numéro du client qui figurera à la fois sur la table Clients et sur la
table Factures.

D'une manière générale, c'est la clef primaire du côté "1" qui sera reprise dans la table du côte "Plusieurs".

Mettre en place une relation

1 Créez chaque table dans Access.

2 Définissez une clef primaire pour chaque table.
3 Repérez la table se trouvant "du côté 1", et copiez sa clef primaire dans la table "du côté Plusieurs". (le
champ copié n'étant plus une clef primaire dans la seconde table).

Note : pour qu'un champ serve de base à la relation, il doit suivre les règles suivantes :

* Le champ de liaison doit figurer dans chacune des 2 tables

* Dans la table "1", le champ doit être défini comme clef primaire
* Dans la table "Plusieurs", le champ n'est pas clef primaire
* Dans chacune des 2 tables, le champ doit avoir le même type de données, et la même taille (ex. : si le
numéro de client de la table Clients est de type Texte / 10 caractères, il doit être identique dans la table
Factures).
* Par contre, le champ de liaison peut avoir un nom différent dans chaque table.

Un cas particulier : si dans une table, la clef primaire est un NuméroAuto (Compteur dans Access), le champ
équivalent dans la table "Plusieurs" doit être de type "Numérique / Entier long".

Définir une relation

Une fois que les tables ont été créées et un champ commun défini (cf. ci-dessus), cliquez sur le menu Outils /
Relations.
Une première boîte apparaît (ci-contre). Cliquez sur chaque table listée, puis sur le bouton Ajouter (les tables
se rangent dans la fenêtre, derrière la boîte de dialogue).
Lorsque toutes vos tables sont sélectionnées, cliquez sur le bouton Fermer.

A la souris, trainez la clef primaire de la table "1" (ex. : Numéro Client de la table Clients, figurant en gras à
l'écran) sur le champ correspondant dans la table "Plusieurs" (ex. : Numéro Client de la table Factures).
Une nouvelle boîte apparaît :
Dans cette boîte, cochez la case "Appliquer l'intégrité référentielle", et éventuellement les cases "Mettre à jour
en cascade" et "Supprimer en cascade". (pour plus de détails, consultez la fiche "Intégrité référentielle")
Cliquez ensuite sur le bouton OK. Un trait avec les symboles 1 et relie désormais les tables.

Modifier une relation

Pour modifier les caractéristiques d'une relation, double-cliquez sur le trait qui relie les tables, et modifiez les
réglages d'intégrité référentielle.

Supprimer une relation

Cliquez sur le trait qui relie les tables

Appuyez sur la touche [SUPPR] du clavier
Cliquez sur le bouton OK pour confirmer.
 L'intégrité référentielle

Principe

Qu'est-ce que l' intégrité référentielle ?

Un ensemble de règles suivies par Access pour gérer les relations entre tables et éviter des incohérences
dans une base de données.

Prenons l'exemple de notre gestion Clients/Factures : un client reçoit plusieurs factures

Lorsque vous définissez la relation entre la table Clients et la table Factures, vous devez activer l'intégrité
référentielle. De cette façon, Access interdira la création d'une facture si le client n'existe pas au préalable .

D'une manière générale, l'intégrité référentielle implique de renseigner la table du côté "1" avant la table du
côté "Plusieurs".

Variantes

Mettre à jour en cascade Si cette option est cochée et que vous changez le numéro de client (dans
la table Clients), toutes les factures correspondantes verront aussi leur
numéro de client modifié.

Inversement, si la case n'est pas cochée, il sera impossible de modifier un

numéro de client si des factures lui sont attribuées.

En général, cette option peut être activée sans risque.

Effacer en cascade Si cette option est cochée et que vous supprimez un client, toutes les
factures de ce client seront automatiquement détruites (après
confirmation, quand même !)

Inversement, si la case n'est pas cochée, il sera impossible de supprimer

un client tant que toutes ses factures n'ont pas été détruites.

A vous de voir dans quels cas la suppression doit se faire

automatiquement ou pas. Par sécurité, vous pouvez laisser cette option
désactivée.
 Créer une requête

Pour créer une requête :

1. Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données

2. Cliquez sur l'onglet Requêtes

3. Cliquez sur le bouton "Créer une requêtes en mode création"

4. Ajouter les tables concernées par la requêtes.

L'écran de création de requête devrait apparaître. Les tables sélectionnées figurent en haut de la fenêtre, et
une grille quadrillée permet de définir les tris, les critères de filtre, les calculs...
Sur cet écran :

1. Sélectionnez les champs qui vous intéressent

2. Définissez éventuellement des tris .
3. Définissez éventuellement des critères de filtre .
4. Définissez si nécessaire des formules de calcul .
5. Testez votre requête.
6. Terminez le tout en cliquant sur l'icône puis en donnant un nom à votre requête.

Modifier une requête existante

Pour modifier une requête existante :

1. Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données

2. Cliquez sur l'onglet Requêtes
3. Cliquez sur la requête à modifier
4. Cliquez sur le bouton Modifier
5. Faites les modifications utiles (tris, critères de filtre, formules de calcul).
6. Enregistrez le tout.

La modification ou la suppression d'un champ peut provoquer des problèmes, si des formulaires ou des états
sont basés sur la requête.

Renommer une requête

Pour renommer une requête :

1. Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données

2. Cliquez sur l'onglet Requêtes
3. Cliquez sur la requête à renommer
4. Appuyez sur la touche [F2] du clavier
5. Tapez le nouveau nom de la requête
6. Validez par la touche [ENTREE] .

Le changement de nom d'une requête peut provoquer des problèmes, si des formulaires ou des états sont
basés sur cette requête. Donnez plutôt un nom définitif à votre requête, dès que vous la créez.

Supprimer une requête

Pour supprimer une requête :

1. Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données

2. Cliquez sur l'onglet Requêtes
3. Cliquez sur la requête à supprimer
4. Appuyez sur la touche [Suppr] du clavier.
5. Confirmez en cliquant sur le bouton Oui .
 Ajouter un champ dans une requête

Pour ajouter un champ dans la requête :

1. Appuyez à la souris sur le nom du champ, tel qu'il figure dans la table.
2. Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, trainez le champ sur la grille du bas.
3. Relâchez la souris.

Le champ s'affiche alors dans la grille.

Si vous avez relâché la souris sur un champ déjà existant dans la grille, celui-ci est décalé vers la droite, et le
nouveau champ se place avant.

Une fois les champs placés dans les grille, vous pouvez déjà tester votre requête, avant même de définir des
tris ou des critères de filtre.

Supprimer un champ dans une requête

Pour supprimer un champ :

1. Placez la souris sur la zone grise au-dessus du champ.

La souris doit se transformer en flèche noire.

2. Cliquez.
La colonne entière s'affiche en noir (elle est sélectionnée).
3. Appuyez sur la touche [Suppr] du clavier.

Déplacer un champ dans une requête

Pour déplacer un champ :

1. Placez la souris sur la zone grise au-dessus du champ.

La souris doit se transformer en flèche noire.
2. Cliquez.
La colonne entière s'affiche en noir (elle est sélectionnée).
3. Relâchez la souris.
4. Réappuyez au même endroit, cette fois sans relâcher, et déplacez la souris vers la droite ou vers la
gauche.
5. Relâchez quand vous estimez que la nouvelle position du champ est correcte.
 Définir un tri dans la requête

Pour définir un tri dans une requête :

1. Créez une requête, ou ouvrez une requête existante.

2. Sélectionnez les champs qui vous intéressent, de façon à les faire apparaître sur la grille du bas.
3. Sous chaque champ figure une case "Tri". Cliquez dans celle qui vous intéresse, déroulez la liste de
choix proposés.
4. Choisissez :
o " Croissant ", pour trier de A à Z, de 1 à 1000, du 01/01/1998 au 31/12/1998, etc.
o " Décroissant ", pour trier de Z à A, de 1000 à 1, du 31/12/1998 au 01/01/1998, etc.
o " Non trié " pour annuler un tri déjà défini.
5. Testez la requête pour voir le résultat produit.

Combiner les tris

Pour combiner les tris, il suffit de faire un réglage Croissant/Décroissant sous plusieurs champs de la grille,
comme dans l'exemple ci-dessous.
 Si vous définissez plusieurs tris, ceux-ci seront traités de gauche à droite par Access. Il
faut donc placer vos champs dans cet ordre, du général au particulier.

Dans l'exemple ci-dessus, on trie les clients d'abord par Activité , puis seulement par
Raison sociale . Comparez le résultat produit par ce tri, et par le tri inverse (Raison sociale
puis Activité).
Dans le 2ème cas, le tri sur l'activité est sans effet.

Et si on ajoute des données dans la table ?

...la requête reflète bien sûr les données ajoutées, modifiées ou supprimées dans la table, à chaque fois
qu'elle est lancée.
 Filtrer des données

Principe

Les requêtes permettent de filtrer les données par critères. Du genre :

• Quels sont les clients qui travaillent dans le secteur de la pêche ?

• Quelles sont les factures émises en juin 1998 ?
• Quelles sont les factures de juin 1998, pour les clients du secteur Pêche, qui restent impayées ?

Définir un critère dans une requête

Pour définir un critère dans une requête :

1. Créez une requête, ou ouvrez une requête existante.

2. Sélectionnez les champs qui vous intéressent, de façon à les faire apparaître sur la grille du bas.
3. Sous chaque champ figure une case " Critères ". Cliquez dans celle qui vous intéresse.
4. Tapez le critère, selon les règles données ci-dessous.
5. Testez la requête pour voir le résultat produit.

Les critères en détail

La définition des critères peut varier selon le type de champ.

Cliquez sur l'un des points suivants pour plus de détails :

• Définir des critères sur les champs Texte et Mémo

• Définir des critères sur les champs numériques
• Définir des critères sur les champs Date/Heure
• Définir des critères sur les champs Oui/Non
• Autres critères

Combiner les critères

Pour combiner les critères, il suffit d'en placer plusieurs dans différentes colonnes ou lignes.

• Si les critères sont placés sur la même ligne, ils sont liés par un ET .
• Si les critères sont placés sur des lignes différentes, ils sont liés par un OU .
Exemples :

Liste des clients dont l'activité est Cabotage ET

dont la qualité du contact est supérieure ou
égale à 3.

Cette fois, on retient les clients de l'activité

Cabotage, OU ceux de l'activité Offshore dont la
qualité est inférieure à 3, d'autre part.

Et si on modifie des données dans la table ?

...la requête reflète bien sûr les données ajoutées, modifiées ou supprimées dans la table, à chaque fois
qu'elle est lancée.
 Calculs simples dans une requête

Principe

Comme vous l'avez vu dans la création des tables , une table ne doit pas comporter de champ calculé.
Par exemple, une table Produit contiendra le prix HT du produit, le taux de TVA (par exemple), mais pas le
prix TTC.

C'est grâce aux requêtes que vous recréez ces champs calculés.

Définir un calcul dans la requête

Pour définir un calcul dans une requête :

1. Créez une requête, ou ouvrez une requête existante.

2. Sélectionnez les champs qui vous intéressent, de façon à les faire apparaître sur la grille du bas.
3. Dans une colonne supplémentaire, tapez le nom du champ calculé, et la formule de calcul (voir ci-
après).
4. Testez la requête pour voir le résultat produit.

Les calculs en détail

Les exemples ci-dessous montrent le calcul du montant de TVA, et du prix TTC :

TVA: [Prix HT]*[Taux de TVA]

Prix TTC: [Prix HT]+[TVA]

Un champ calculé se compose de 2 parties :

• le nom que vous souhaitez donner au calcul, suivi du signe "deux-points" (en rouge dans l'exemple).
Ce nom sera celui de la colonne, dans le résultat final (voir ci-contre).

• le calcul proprement dit (en bleu dans l'exemple). Un calcul est composé de signes ( +, -, *, / ) et de
noms de champs, écrits entre crochets.

Signes autorisés dans un calcul :

+ addition
- soustraction
 * multiplication
/ division
( et ) parenthèses

• Dans un calcul, un nom de champ doit être écrit entre crochets (sauf éventuellement s'il s'agit
d'un mot unique). Les crochets s'obtiennent respectivement par les touches [AltGr] 5 et [AltGr] ° ).

• Le nom du champ doit respecter la même orthographe que le champ figurant dans la table, espaces
compris.

• Comme dans Excel, les calculs respectent les règles de priorité. A savoir : les parenthèses sont
traitées en premier; suivent les produits et divisions, puis les additions et soustractions.

Compléments

-1- Si le calcul est trop long, il peut être difficile à lire. Vous pouvez alors agrandir la colonne (comme dans
Excel, en déplaçant sa limite droite), ou, mieux encore, utiliser le zoom .

Pour accéder au zoom :

1. Faites un clic avec le bouton droit de la souris sur le calcul

2. Cliquez sur l'option Zoom .

-2- Dans certains cas, le résultat du calcul sera affiché avec trop de chiffres après la virgule.
Un format de nombre (comme dans Excel) permet de régler cet affichage.

Pour définir le format d'un champ calculé (ou de tout autre champ d'ailleurs) :
1. Faites un clic avec le bouton droit de la souris sur le calcul (sur le champ en général)

2. Cliquez sur Propriétés .

3. Réglez ensuite la propriété Format (sur Standard , par exemple)
4. Réglez éventuellement la propriété Décimales .
 Requêtes paramétrées

Principe

Dans votre base de données Clients, vous avez besoin d'une liste de factures pour Janvier, puis pour Février,
puis pour Mars, etc. La 1ère solution consiste à créer une requête simple pour chaque mois, comme dans
l'exemple ci-dessous :

Par contre, il est peu intéressant d'écrire une nouvelle requête chaque mois.
D'où la notion de requête paramétrée , qui permettra de rendre les dates variables. En clair, à chaque fois que
la requête sera lancée, Access demandera la date de début de période, puis la date de fin, et affichera les
résultats sur la période concernée.

Définir un paramètre dans la requête

Pour définir un paramètre dans une requête :

1. Créez une requête, ou ouvrez une requête existante.

2. Sélectionnez les champs qui vous intéressent, de façon à les faire apparaître sur la grille du bas.
3. Dans la zone Critères de la requête, remplacez les valeurs fixes par des paramètres entre crochets
(voir plus bas pour plus de détails).
4. Testez la requête pour voir le résultat produit.

Les paramètres en détail

Dans l'exemple ci-dessous, nous avons remplacé les dates réelles par 2 paramètres, écrits entre crochets :

Lorsque vous lancerez la requête pour la tester, 2 boîtes de dialogue apparaîtront, dans lesquelles vous
devrez taper vos dates :

Remarquez que c'est le texte entre crochets qui sert de message dans la boîte de dialogue.
Le paramètre doit respecter les règles suivantes :

• il doit être écrit entre crochets (qui s'obtiennent respectivement par les touches [AltGr] 5 et [AltGr] ° )
• il ne doit pas correspondre à un nom de champ déjà existant.
• il peut comporter des espaces

Compléments

-1- Si vous suivez ce qui a été dit plus haut, votre requête paramétrée devrait fonctionner... ou presque !
Essayez par exemple de taper une date du genre 31/02/1998 : vous constaterez qu'Access n'effectue aucun
contrôle sur la saisie. Aïe !

Pour déclencher un tel contrôle, il est conseillé de définir le type de données attendu dans chaque paramètre,
comme vous le faites pour les champs de tables :

1. Cliquez sur le menu Requête , puis sur l'option Paramètres .

2. Dans la boîte de dialogue, retapez un nom de champ par ligne (sans les crochets), et précisez son
type de données (texte, date/heure, numérique, oui/non...), comme dans l'exemple ci-contre.

-2- Par la suite, si vous supprimez un paramètre sur la grille de requête, n'oubliez pas de le supprimer
également dans le menu Requête/Paramètres . Faute de quoi Access vous les redemanderait à nouveau !
 Tester une requête

Une fois la requête créée, les tris , les critères et les calculs définis, vous pouvez la tester pour voir le résultat
produit.

Pour tester une requête :

Cliquez sur l'icône " Feuille de données ", située en haut à gauche de l'écran :
Le résultat s'affiche alors, sous forme de tableau :

Pour repasser en mode " Création de requête ", cliquez sur l'icône :

Quand vous construisez une requête, ajoutez progressivement les champs, puis les tris, puis les
critères et enfin les calculs, et testez la requête après chaque étape, de façon à vérifier si elle évolue
correctement.
 Créer un formulaire

Pour créer un formulaire :

1. Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données

2. Cliquez sur l'onglet Formulaire"

3. Cliquez sur le bouton "Créer un formulaire à l'aide de l' assistant "

4. Une boîte de dialogue apparaît (cf. ci-contre) : choisissez la table ou la requête qui fournissent les
données au formulaire.

5. Une 2ème boîte apparaît, sur laquelle vous devez choisir les champs de la table que vous souhaitez
faire apparaître sur le formulaire.

• Double-cliquez sur un champ pour le faire passer à droite de la boîte (et inversement pour le refaire
passer à gauche)
• Vous pouvez également cliquer sur le bouton pour faire passer tous les champs de gauche à
droite.

La boîte suivante vous propose de définir la présentation générale de votre formulaire.

 4 choix sont proposés.

-1- Un formulaire "colonne simple" : une fiche par écran

Ce type de formulaire est pratique lorsque la saisie fait appel à de nombreux champs.
On ne voit qu'une fiche par écran, et les boutons de déplacement (en bas du formulaire) permettent de passer
d'une fiche à l'autre.
Les couleurs et la position des champs sont modifiables, et il est possible d'ajouter diverses choses sur le
formulaire (listes déroulantes, boutons de commande, images...).

-2- Un formulaire "tabulaire" : plusieurs fiches par écran

Ce type de formulaire est conseillé lorsque la saisie fait appel à peu de champs, sinon la lisibilité est moyenne,
et l'utilisateur sera peut-être obligé de faire défiler le formulaire de gauche à droite pour lire ou renseigner
toutes les données.
On voit plusieurs fiches par écran, et les boutons de déplacement (en bas du formulaire) permettent de passer
d'une fiche à l'autre.
Les couleurs et la position des champs sont modifiables, et il est possible d'ajouter diverses choses sur le
formulaire (listes déroulantes, boutons de commande, images...).
-3- Un formulaire "feuille de données"

Ce type de formulaire rappelle l'affichage d'une table ou d'une requête.

Il est pratique pour représenter les données sous forme de tableau simple (le plus souvent, ce formulaire sera
d'ailleurs géré comme sous-formulaire, et placé sur un formulaire principal).

Les couleurs et la position des colonnes sont modifiables, mais s'appliquent à tout le tableau.
Il n'est pas possible d'ajouter d'autres choses sur le formulaire (listes déroulantes, boutons de commande,
images...), contrairement aux autres types de formulaires.

-4- Un formulaire "justifié" : une fiche par écran

Ce type de formulaire est une variante du formulaire "colonne simple". Seule la présentation diffère.
On ne voit qu'une fiche par écran, et les boutons de déplacement (en bas du formulaire) permettent de passer
d'une fiche à l'autre.
Les couleurs et la position des champs sont modifiables, et il est possible d'ajouter diverses choses sur le
formulaire (listes déroulantes, boutons de commande, images...).
6. Une autre boîte vous permet de définir le style du formulaire (Couleur 1, Couleur 2, Crépuscule,
International...).

1. La dernière étape vous permet de définir le nom du formulaire. Le nom de la table ou de la requête est
proposé automatiquement (ex. : tbl Clients), mais il vaut mieux redéfinir un nom pour éviter la
confusion (ex. : frm Clients).

Le formulaire final devrait apparaître à l'écran.

Le résultat n'est pas encore parfait (notez la taille des intitulés), mais fonctionne déjà. Vous devriez par ailleurs
retrouver toute la saisie déjà effectuée dans la table.
Modifier un formulaire existant

Pour modifier un formulaire existant :

1. Cliquez sur le formulaire à modifier

2. Cliquez sur le bouton Modifier
3. Faites les modifications utiles (mise en forme, position des champs...).
4. Enregistrez le tout.

La modification ou la suppression d'un champ du formulaire peut provoquer des problèmes, si

d'autres objets en dépendent (dans d'autres formulaires, par ex.)

Renommer un formulaire

Pour renommer un formulaire :

1. Cliquez sur le formulaire à renommer

2. Appuyez sur la touche [F2] du clavier
3. Tapez le nouveau nom du formulaire
4. Validez par la touche [ENTREE] .

Le changement de nom d'un formulaire peut provoquer des problèmes, si d'autres formulaires y font
appel (dans le cas de sous-formulaires, d'appels par boutons de commande). Donnez plutôt un nom
définitif à votre formulaire, dès que vous le créez.

Supprimer un formulaire

Pour supprimer un formulaire :

1. Cliquez sur le formulaire à supprimer

2. Appuyez sur la touche [Suppr] du clavier.
3. Confirmez en cliquant sur le bouton Oui .

La suppression d'un formulaire peut provoquer des problèmes, si d'autres formulaires y font appel
(dans le cas de sous-formulaires, d'appels par boutons de commande).
 Ouvrir un formulaire en mode "Création"

Le mode Création permet de personnaliser un formulaire (déplacer des zones de saisie, changer leur
couleur...). On y travaille un peu comme sur un logiciel de PAO : en prenant les objets et en les plaçant à la
souris.

Pour passer en mode Création de formulaire :

1. Cliquez sur le formulaire qui vous intéresse.

2. Cliquez ensuite sur le bouton Modifier .

Lorsqu'un formulaire est déjà ouvert en mode Saisie (mode Formulaire), vous pouvez également
passer en mode Création en cliquant sur l'icône "Mode Création" en haut à gauche de l'écran.

Pour passer en mode Formulaire (mode Saisie) :

1. Cliquez sur le formulaire qui vous intéresse.

2. Cliquez ensuite sur le bouton Ouvrir .

Lorsqu'un formulaire est déjà ouvert en mode Création, vous pouvez également passer en mode
Formulaire en cliquant sur l'icône "Formulaire" en haut à gauche de l'écran.

Sélectionner des objets

Note : les objets placés sur un formulaire sont appelés "contrôles" par Microsoft. J'ai rarement vu un terme
aussi stupide (ou aussi mal traduit ?) :o) Je préfère donc employer le terme "Objet" au sens large.

Pour sélectionner un objet, en mode Création :

Cliquez simplement sur l'objet

Celui-ci apparaît entouré de carrés noirs (les poignées).
Il suffit de cliquer hors d'un objet (sur le fond du formulaire) pour le désélectionner.

Pour sélectionner plusieurs objets contigus :

1. Si nécessaire, faites apparaître la boîte à outils en cliquant sur l'icône

2. Sur cette boîte à outils, cliquez sur l'icône "Sélection des objets" (1ère icône, en forme de flèche
blanche).
3. Tracez un rectangle sur le formulaire, en appuyant sur un point de départ, et en relâchant ailleurs (ce
rectangle doit inclure, même partiellement, les objets à sélectionner, comme représenté en rouge dans
l'exemple ci-contre).

Pour sélectionner plusieurs objets non contigus :

1. Cliquez sur un 1er objet.

 2. Tout en maintenant la touche [MAJUSCULE] enfoncée, cliquez sur un 2ème objet, puis un 3ème, et
ainsi de suite.

Bien sûr, un [MAJUSCULE]+Clic sur un objet déjà sélectionné a pour effet de le désélectionner.

Déplacer un objet

Pour déplacer un objet, en mode Création :

1. Cliquez sur sur l'objet

2. Placez la souris au-dessus de l'objet (celle-ci se transforme en main noire).

3. Tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, traînez l'objet à sa nouvelle position.
4. Relâchez la souris !

Ceci fonctionne également si vous avez au préalable sélectionné plusieurs objets (vous retrouverez la main

noire en survolant les objets sélectionnés).

Pour déplacer un intitulé sans la zone de saisie "jumelle" :

Dans la plupart des cas, une zone de saisie est jumelée à un intitulé. Si vous déplacez l'un, vous déplacez
l'autre. Voici comment procéder
pour déplacer les 2 séparément :

1. Cliquez sur sur l'un des objets (l'intitulé ou la zone de saisie).

2. Placez la souris en haut à gauche de l'objet (celle-ci se transforme en index noir).
3. Tout en maintenant le bouton gauche de la souris enfoncé, trainez l'objet à sa nouvelle position.

Modifier la taille d'un objet

Pour modifier la taille d'un objet en mode Création :

1. Cliquez sur l'objet pour le sélectionner.

2. A la souris, déplacez l'une des poignées de cet objet (vers l'intérieur de l'objet pour réduire celui-ci,
vers l'extérieur pour l'agrandir).
 Augmenter/Réduire la largeur Augmenter/Réduire la hauteur d'un Augmenter/Réduire la hauteur et
d'un objet objet la largeur d'un objet

Supprimer un objet sur un formulaire

Pour supprimer un objet en mode Création :

1. Cliquez sur l'objet à supprimer.

2. Appuyez sur la touche [Suppr] du clavier.

Si l'objet est une zone de saisie (par exemple), il sera bien sûr impossible par la suite de renseigner
correctement la table dont le formulaire dépend.
 Ajouter des éléments sur un formulaire

Voici un formulaire après qu'il ait été généré par l'Assistant puis personnalisé au niveau couleurs et
positionnement des champs :

Pour améliorer encore son "design", vous pouvez ajouter un certain nombre d'éléments graphiques sur ce
formulaire, ce qui donne :

Ajouter un intitulé (étiquette)

On appelle intitulé (ou étiquette) un texte descriptif qui ne pourra pas être modifié par l'utilisateur.
L'assistant Formulaire génère déjà un intitulé pour chaque zone de saisie (cf. tous les textes en noir sur le
formulaire ci-dessus). Mais rien ne vous empêche d'en rajouter (cf. tous les textes en bleu sur le formulaire).
Pour ajouter un intitulé :

1. Ouvrez votre formulaire en mode Création.

2. Si la boîte à outils n'est pas affichée, retrouvez-la dans le menu Affichage / Boîte à outils .
3. Cliquez sur l'icône Intitulé. (ne confondez pas avec l'icône Zone de texte située à côté).
4. Cliquez quelque part sur le formulaire.
5. A l'endroit du curseur clignotant, tapez votre intitulé.
6. Validez par la touche [ENTREE] .

Vous pouvez bien sûr, ensuite, modifier l'intitulé, le supprimer, le déplacer, changer son apparence.
Consultez la fiche Sélectionner et déplacer pour plus de détails.

Ajouter un trait

Sur le formulaire d'exemple, un trait vertical sépare la partie Coordonnées de la partie Contact.

Pour ajouter un trait :

1. Ouvrez votre formulaire en mode Création.

2. Si la boîte à outils n'est pas affichée, retrouvez-la dans le menu Affichage / Boîte à outils .
3. Cliquez sur l'icône Trait.
4. Cliquez sur le formulaire, à l'endroit d'où doit partir le trait.
5. Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, trainez la souris à l'endroit où doit se terminer le
trait.
6. Vous pouvez relâcher :o) !

Vous pouvez bien sûr, ensuite, modifier le trait, le supprimer, le déplacer, changer son apparence.
Consultez la fiche Sélectionner et déplacer pour plus de détails.

Ajouter un rectangle

Dans le formulaire d'exemple, un rectangle met en évidence la partie "Suvi client".

Pour ajouter un rectangle :

1. Ouvrez votre formulaire en mode Création.

2. Si la boîte à outils n'est pas affichée, retrouvez-la dans le menu Affichage / Boîte à outils .
3. Cliquez sur l'icône Rectangle.
4. Cliquez sur le formulaire, à l'endroit d'où doit partir le rectangle.
5. Tout en maintenant le bouton de la souris enfoncé, trainez la souris à l'endroit où doit se terminer le
rectangle.
6. Relâchez !

Vous pouvez bien sûr, ensuite, modifier le rectangle, le supprimer, le déplacer, changer son apparence.
Consultez la fiche Sélectionner et déplacer pour plus de détails.

Ajouter une image

Pour ajouter une image (méthode 1) :

1. Ouvrez votre formulaire en mode Création.

2. Si la boîte à outils n'est pas affichée, retrouvez-la dans le menu Affichage / Boîte à outils .
3. Cliquez sur l'icône Image.
4. Cliquez quelque part sur le formulaire.
 5. Parcourez le disque de façon à vous placer dans un dossier qui contient des images.
6. Double-cliquez sur l'image que vous souhaitez intégrer au formulaire.

Pour ajouter une image (méthode 2) :

Si votre ordinateur comporte le pack Office de Microsoft, il est plus facile de chercher des images via l'utilitaire
"Clipart Gallery" :

1. Ouvrez votre formulaire en mode Création.

2. Cliquez sur le menu Insertion , puis sur l'option Objet .
3. Dans la liste des objets proposés, choisissez "Microsoft Clipart Gallery" ou "Microsoft Clip Gallery" ou
"Images de la bibliothèque" (quelque chose dans ce goût-là, quoi !).
4. Sélectionnez ensuite une image.
5. Une fois l'image sur le formulaire, faites un clic droit dessus, puis choisissez " Remplacer par / Image "
(ceci améliore un peu les performances d'affichage et de gestion de l'image par Access).

Pour éviter l'effet de découpage de l'image :

Contrairement aux logiciels classiques, Access tronque l'image lorsque vous la redimensionnez.
Voici comment régler ce petit détail :

1. Faites un clic droit sur l'image.

2. Cliquez sur l'option Propriétés .
3. Dans la boîte qui s'affiche, cliquez sur l'onglet Format .
4. Dans la propriété "Mode d'affichage", choisissez Echelle ou Zoom , à la place de Découpage.
 La liste déroulante

Principe

Un formulaire s'ouvre sur le 1er enregistrement saisi. On peut déjà se déplacer d'un enregistremen à un autre
via les boutons de déplacements (en bas du formulaire), mais il serait plus facile de rechercher un
enregistrement par son nom, dans une liste déroulante.

Mise en place de la liste déroulante

Pour créer la liste déroulante de recherche Client :

1. Ouvrez votre formulaire en mode Création.

2. Si la boîte à outils n'est pas affichée, retrouvez-la dans le menu Affichage / Boîte à outils .
3. Vérifiez dans cette boîte à outils que l'Assistant Contrôle est activé (icône enfoncée).
4. Cliquez sur l'icône Zone de liste modifiable.
5. Cliquez quelque part sur le formulaire. L'assistant devrait démarrer automatiquement.
6. 1ère étape de l'assistant : sélectionnez la 3ème option proposée, à savoir :

7. 2ème étape de l'assistant : sélectionnez les champs que vous souhaitez faire apparaître dans la liste
déroulante, en démarrant si possible par le champ qui sert de clef primaire. Dans notre exemple, nous avons
choisi les champs Numéro Client (clef) et Raison sociale .

8. 3ème étape de l'assistant : conservez la colonne clef masquée, et dimensionnez éventuellement les
colonnes apparentes.

9. Dernière étape : définissez l'intitulé qui précèdera la liste déroulante (par ex. : Chercher un client ).

10 Passez en mode Formulaire pour tester votre liste déroulante.

Vous pouvez bien sûr, ensuite, modifier la liste déroulante, la supprimer, la déplacer, changer son apparence.
Consultez la fiche Sélectionner et déplacer pour plus de détails.

Placez cette liste déroulante dans l'en-tête du formulaire. Elle sera ainsi toujours visible et accessible
pour l'utilisateur.
 Mise en place du bouton de commande

Principe

Dans les fiches précédentes, vous avez créé un formulaire Clients et amélioré sa présentation.
Imaginons maintenant que vous ayez un autre formulaire (frm Factures), et que vous souhaitiez y accéder
directement depuis la fiche Client. Voici comment faire, grâce au bouton de commande .

Mise en place du bouton de commande

Pour créer un bouton ouvrant un autre formulaire :

1. Ouvrez votre formulaire en mode Création.

2. Si la boîte à outils n'est pas affichée, retrouvez-la dans le menu Affichage / Boîte à outils .
3. Vérifiez dans cette boîte à outils que l'Assistant Contrôle est activé (icône enfoncée).
4. Cliquez sur l'icône Bouton de commande.
5. Cliquez quelque part sur le formulaire. L'assistant devrait démarrer automatiquement.
6. 1ère étape de l'assistant : sélectionnez le type d'action associée au bouton. Dans notre exemple :

7. 2ème étape de l'assistant : sélectionnez le formulaire qui devra être ouvert par votre bouton (par ex. :
frm Factures)
8. 3ème étape de l'assistant : choisissez le fonctionnement de votre bouton de commande.
Dans notre exemple :
9. 4ème étape : définissez le texte ou l'image qui apparaîtra sur le bouton.
Dans notre exemple :

10. Dernière étape : donnez un nom clair à votre bouton (par ex. : btnFactures)

Conseils

• Placez ce bouton dans l'en-tête du formulaire. Il sera ainsi toujours visible et accessible pour
l'utilisateur.
• De nombreuses autres actions sont prévues dans l'assistant (ouvrir un état en aperçu, imprimer un état
directement, ouvrir une requête) : servez-vous !
 Réglage de l'ordre de tabulation

Principe

Maintenant que vous avez modifié le formulaire (déplacé certains champs, ajouté de nouveaux objets), il se
peut que l' ordre de tabulation soit perturbé.
Pour le tester, passez en mode Formulaire (mode Utilisateur), cliquez dans la première zone de saisie, et
appuyez sur la touche [TABULATION] pour passer d'un champ à un autre.

Si l'enchaînement des champs est logique, passez cette étape.

Sinon, lisez ce qui suit !

Réglage de l'ordre de tabulation

Pour définir l'ordre de tabulation d'un formulaire :

1. Ouvrez votre formulaire en mode Création.

2. Cliquez sur le menu Affichage puis sur l'option Ordre de tabulation.
3. Dans la boîte qui s'affiche, réordonnez les champs de la façon suivante :

• Cliquez sur le pavé gris à gauche d'un champ, et relâchez (la ligne s'affiche en noir).
• Cliquez à nouveau sur le pavé gris.
• Déplacez la souris vers le haut ou le bas.
• Relâchez.

N'oubliez pas de re-tester le formulaire !

 Créer un état simple

Souvent, un état sert à imprimer des données qui elles-mêmes sont produites par une requête, rarement par
une table. Ceci signifie qu'il faut souvent créer une requête avant de créer un état.

Pour créer un état :

1. Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données

2. Cliquez sur l'onglet Etats
3. Cliquez sur le bouton Nouveau
4. Une boîte de dialogue apparaît (cf. ci-contre) : cliquez sur l'option Assistant état et, dans la liste du bas,
choisissez la table ou la requête qui fournissent les données au état (dans l'exemple, la table Clients).
5. Cliquez sur le bouton OK
6. Une 2ème boîte apparaît, sur laquelle vous devez choisir les champs de la table que vous souhaitez
faire apparaître sur l'état.
- Double-cliquez sur un champ pour le faire passer à droite de la boîte (et inversement pour le refaire
passer à gauche)
- Vous pouvez également cliquer sur le bouton pour faire passer tous les champs de gauche à
droite.
7. La boîte suivante vous permet de définir des niveaux de regroupement. Ignorez la pour l'instant
(cliquez sur le bouton [SUIVANT] . Nous y reviendrons sur la fiche Créer un état de synthèse.
8. Une autre boîte vous permet ensuite de définir les tris dans votre état (vous pouvez choisir de 1 à 4
champs, et leur appliquer un tri croissant ou décroissant).
9. La boîte suivante vous propose de définir la présentation générale de votre état.

3 choix sont proposés .

Un état "vertical" : les fiches sont imprimées consécutivement

Dans ce type d'état, les fiches sont imprimées les unes à la suite des autres (il peut donc y en avoir
plusieurs par page).
Les couleurs et la position des champs sont modifiables, et il est possible d'ajouter diverses choses sur
l'état (traits, images...).
En ajoutant un saut de page entre chaque client, il est facile de transformer cet état en fiche Client
(une page par client), ou en lettre de publipostage (un courrier par client).
Un état "tabulaire"

Dans ce type d'état, les fiches sont imprimées sous forme de tableau. Ce modèle d'état est sans doute
le plus utilisé dans Access.
Les couleurs et la position des champs sont modifiables, et il est possible d'ajouter diverses choses sur
l'état (traits, images...).

En ajoutant des niveaux de regroupement sur ce modèle d'état, vous pouvez calculer des synthèses
(nombre de clients par ville, CA par activité...).

Un état "justifié"

Ce type d'état est une variante de l'état "Tabulaire", dans laquelle les champs sont encadrés et placés
de façon à occuper toute la largeur de l'état.
Les couleurs et la position des champs sont modifiables, et il est possible d'ajouter diverses choses sur
l'état (traits, images...).
 10. Une autre boîte vous permet de définir le style de l'état (Administratif, Chic, Compact, Formel...).
11. La dernière étape vous permet de définir le nom de l'état. Le nom de la table ou de la requête est
proposé automatiquement (ex. : tbl Clients), mais il vaut mieux redéfinir un nom pour éviter la
confusion (ex. : Etat Clients).

L'état final devrait apparaître à l'écran.

Le résultat n'est pas encore parfait (les intitulés sont parfois tronqués, les titres et couleurs pourraient être
retouchés), mais fonctionne déjà.

Modifier un état existant

Pour modifier un état existant :

1. Cliquez sur le bouton Modifier

2. Faites les modifications utiles (mise en forme, position des champs...).
3. Enregistrez le tout.

La modification ou la suppression d'un champ de l'état peut provoquer des problèmes, si d'autres
objets en dépendent (dans des calculs sur le même état, par ex.)

Renommer un état

Pour renommer un état :

1. Appuyez sur la touche [F2] du clavier

2. Tapez le nouveau nom de l'état
3. Validez par la touche [ENTREE] .

Le changement de nom d'un état peut provoquer des problèmes, si d'autres objet y font référence
(dans le cas de sous-états, d'appels par boutons de commande). Donnez plutôt un nom définitif à
votre état, dès que vous le créez.

Supprimer un état

Pour supprimer un état :

1. Cliquez sur l'état à supprimer

2. Appuyez sur la touche [Suppr] du clavier.
3. Confirmez en cliquant sur le bouton Oui .
La suppression d'un état peut provoquer des problèmes, si d'autres états y font appel (dans le cas de
sous-états, d'appels par boutons de commande).
 Ajouter des éléments sur un état

Voici un état après qu'il ait été généré par l'Assistant.

Voici le même état, après quelques retouches :

Les différents travaux ont été de :

• rajouter une image dans l'en-tête de l'état

• modifier l'intitulé de l'état, toujours dans l'en-tête
• centrer les autres intitulés
• "coller" les champs de la zone de détail et les encadrer, de façon à donner un effet de quadrillage.

Pour plus de détails...

Toutes ces techniques sont identiques à celles utilisées pour la conception d'un formulaire. Pour de détails,
reportez-vous aux fiches :

• Sélectionner et déplacer
• Ajouter un intitulé, une image

Un état n'est pas interactif : contrairement au formulaire qui sert à saisir des valeurs, l'état ne sert qu'à
imprimer des résultats. Certains éléments n'ont donc pas d'intérêt sur un état :
• les boutons de commande
• les listes déroulantes
 Etat de synthèse

Principe

Un état de regroupement est une variante de l'état tabulaire.

Il s'agit d'un tableau comportant en plus des totaux, comme dans l'exemple ci-dessous :

Pour créer un état de regroupement :

Commencez la création de l'état comme indiqué dans la fiche Créer un état .

En deuxième étape, définissez un niveau de regroupement en double-cliquant sur le champ sur lequel doit se
baser le regroupement (Activité, dans l'exemple ci-contre).

Vous pouvez éventuellement définir des options de regroupement (c'est-à-dire préciser de quelle manière
regrouper les activités), en cliquant sur le bouton " Options de regroupement ".

Dans l'étape suivante, vous définissez en général les tris de l'état. Si votre état de regroupement comporte
des champs numériques, vous pourrez également cliquer sur le bouton " Options de synthèse ", qui vous
permettra de définir des calculs sur ces champs numériques (somme, moyenne, minimum, maximum).

Gérer les regroupements dans un état existant

Même si un état est terminé, il est possible de gérer ses regroupements (voire d'en ajouter, d'en supprimer).
Pour gérer les regroupements d'un état :

1. Si nécessaire, faites apparaître la fenêtre de base de données

2. Cliquez sur l'onglet Etats
3. Cliquez sur l'état à modifier
4. Cliquez sur le bouton Modifier
 5. Cliquez sur l'icône

La boîte qui s'affiche permet de paramétrer les regroupements.

Vous pouvez notamment faire apparaître des sections supplémentaires dans l'état ( en-tête de groupe = oui et
pied de groupe = oui), ce qui est utile pour définir des calculs par exemple (voir plus bas).

A titre d'exemple, voici l'état présenté plus haut, tel qu'il se décompose en mode Création :

Les différentes sections de l'état :

• L' en-tête d'état est imprimé seulement une fois, sur la 1ère page de l'état.
• L' en-tête de page est imprimé en haut de chaque page (il est vide dans l'exemple ci-dessus).
• L' en-tête de groupe Activité est imprimé à chaque fois qu'une nouvelle activité est détectée. On y
imprime le nom de l'activité (en bleu), et les titres "Raison sociale", "Numéro Client" et "Activité"
(intitulés).
• La zone de détail est imprimée pour chaque client. Si une activité regroupe 10 clients, cette zone
figurera donc 10 fois à l'impression.
• Le pied de groupe Activité est imprimé après chaque activité. On en profite pour calculer le nombre de
clients pour cette activité.
• Le pied de page est imprimé en bas de chaque page. Il comporte également quelques calculs qui ont
été générés par Access.
Quelques calculs de regroupement

Dans les zones pied de groupe , pied d'état (entre autres), il est possible de définir des calculs (l'Assistant Etat
d'Access en créera peut-être certains automatiquement, mais vous pouvez en ajouter par vous-même).

1. Ouvrez votre état en mode Création.

2. Si nécessaire, faites apparaître la boîte à outils par le menu Affichage / Boîte à outils
3. Dans la zone de détail, créez une zone de texte grâce à l'icône
4. A l'intérieur de cette zone, sur l'état, tapez le calcul, suivant les exemples ci-dessous :

Compter les clients par activités =compte([Numéro Client])

Additionner les prix d'une facture =somme([Prix HT])
Calculer la moyenne d'âges =moyenne([Age])
Calculer un CA maximum =max([CA Client])
Calculer un CA minimum =min([CA Client])

Notes :

• le nom d'un champ doit figurer entre crochets,

• les fonctions elles-mêmes ressemblent aux fonctions Excel (avec des parenthèses),
• un calcul placé dans le pied de groupe Activité s'effectuera sur les activités (comme dans l'exemple ci-
dessus, le nombre de clients par activité)
• le même calcul placé dans le pied d'état s'imprimera sur la dernière page, et donnera la valeur globale
pour l'ensemble des clients (ex. : nombre de clients total)

Sauts de page

Voici comment procéder si vous souhaitez imprimer une page distincte par Activité :

• Ouvrez l'état en mode Création

• Double-cliquez sur la barre grise représentant le pied de groupe par activité.
• Réglez la propriété " Saut de page " sur " Après section ".
 EXERCICE ACCESS

GESTION D'UNE BIBLIOTHEQUE

Le but de cet exercice est de créer une base de données destinée à une bibliothèque.
Celle ci servira à :

- Recenser les ouvrages

- Gérer le prêt des livres
- Classer les livres par auteur ou par édition

Pour analyser ce projet vous pouvez vous reporter à la leçon

Création & analyse de projet

1 - Création des différentes tables :

Leçons :

Création d'une table

Créer un champ
Les 9 types de champs
La clef primaire
La saisie de données
Les relations
L'intégrité référentielle

Cinq tables seront nécessaire :

La table : adhèrent ---> Liste de toutes les personnes adhérentes de la bibliothèque

La table : nom auteur ---> Liste de tous les auteurs
La table : nom éditeur ---> liste de tous les éditeurs
La table : nom livre ---> liste de tous les livres

La table : prêts ---> Affichant les prêts de livre en cour ou passés.

La table adhèrent :

Propriétés

Contenu
La table : nom auteur :

Propriétés

Contenu

La table : nom éditeur

Propriétés

Contenu
La table : nom livre (les premiers croisements)

Propriétés

Attention : Les champ nom éditeur et nom auteur font appel à une liste de choix correspondant au contenu des tables
nom éditeur et nom auteur.

Contenu

La table : prêts

Propriétés

Contenu

2 - Création des requêtes :

Leçons :
Créer une requête
Ajouter un champ dans une requête
Définir un tri dans la requête
Filtrer des données
Calculs simples dans une requête
Requêtes paramétrées
Tester une requête

Requête d'affichage des livres empruntés et non rendu

Résultat

3 - Le formulaire de saisie :

Leçons :

Créer un formulaire
Ouvrir un formulaire en mode "Création"
Ajouter des éléments sur un formulaire
La liste déroulante
Mise en place du bouton de commande
Réglage de l'ordre de tabulation

Création du formulaire à l'aide de l'assistant

Ce formulaire portera sur l'ensemble des champs de la table adhérent
Choisir un style de formulaire.

Le formulaire adhèrent est maintenant disponible.

Basculez en mode création pour personnaliser votre formulaire.

Réalisez un formulaire de saisie pour chacune de vos tables

4 - L'état :

Leçons :

Créer un état simple

Ajouter des éléments sur un état
Etat de synthèse

Création de l'état à l'aide de l'assistant

Le résultat apparaît à l'écran à la fin de la création du formulaire :
On peut remarquer que les intitulés de champs ne sont pas toujours lisibles basculer en mode création pour palier à ce problème.