Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Alfresco SHARE
Travaillons ensemble !

Guide à destination de l’usager

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 1 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

I. INTRODUCTION ................................................................................................................ 5

1. Qu’est-ce-que le travail collaboratif ? .......................................................................................................5

2. Alfresco Share une réponse adaptée .........................................................................................................6

II. ACCEDER A L’OUTIL ALFRESCO (ENVIRONNEMENT SHARE).......................................... 7

III. ESPACE PERSONNEL ..................................................................................................... 8

1. Accéder à votre tableau de bord ...............................................................................................................8

2. Configurer l'affichage de votre tableau de bord ......................................................................................9

IV. ESPACES COLLABORATIFS.......................................................................................... 12

1. Accéder à un site collaboratif ...................................................................................................................12

2. Présentation d’un site collaboratif .............................................................................................................13

3. Création d’un site collaboratif ...................................................................................................................14

4. Configurer un site collaboratif ...................................................................................................................15

 Ajouter retirer des fonctionnalités dans le bandeau outils ...................................................................16
 Configurer le tableau de bord du site collaboratif ................................................................................17

V. OUTILS COLLABORATIFS ............................................................................................. 19

1. Membres des sites .......................................................................................................................................19

 Visualisation des membres et de leurs rôles .............................................................................................19
 Inviter des membres ......................................................................................................................................19
 Modification des rôles et gestion des membres .....................................................................................21

2. Espace documentaire des sites ................................................................................................................22

 Documents : Partager et construire un document de façon collaborative. ....................................22
 Gérer les droits d‟accès ...............................................................................................................................24
 Gestion des rôles dans un dossier ..............................................................................................................24
 Vue simplifiée, vue détaillée .......................................................................................................................26
 Menu déroulant « Nom » ..............................................................................................................................26
 Visionneuse de documents .........................................................................................................................26
 Visualiser les détails d‟un dossier ................................................................................................................27
 Création dossiers / sous- dossiers ................................................................................................................28
 Ajout de documents .....................................................................................................................................28
 Travail collaboratif .........................................................................................................................................29
 Télécharger .....................................................................................................................................................29
 Editer hors-ligne ..............................................................................................................................................30
 Annuler l‟édition .............................................................................................................................................30
 Remplacer par une nouvelle version ........................................................................................................30
 Gérer l‟historique des versions (versionning) ............................................................................................31
 Renommer un dossier, un document ........................................................................................................31
 Copier / déplacer un dossier ou un document ......................................................................................31
 Supprimer un dossier / un document ........................................................................................................31
 Gérer les commentaires associés aux dossiers ........................................................................................32
 Tagger un dossier ou un document ...........................................................................................................32
 Mettre des documents en favoris ..............................................................................................................33
 Sélection multiple de dossiers et documents ..........................................................................................34

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 2 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

 Partager un document hors Alfresco ........................................................................................................34

3. Wiki ................................................................................................................................................................35
 Dashlet wiki .....................................................................................................................................................35
 Créer une page wiki .....................................................................................................................................36
 Fonctionnalités de l‟éditeur embarqué ....................................................................................................36
 Naviguer dans les pages du wiki ................................................................................................................41
 Renommer une page wiki ...........................................................................................................................42
 Editer / modifier une page du wiki .............................................................................................................42
 Supprimer une page du wiki .......................................................................................................................43
 Fonction « Détails » des pages du wiki ......................................................................................................43

4. Blog ...............................................................................................................................................................44
 Onglet Blog .....................................................................................................................................................44
 Créer un article dans le blog ......................................................................................................................44
 Editer / Modifier un article............................................................................................................................45
 Supprimer un article ......................................................................................................................................46
 Ajout d‟un commentaire sur un article .....................................................................................................46
 Edition et suppression d‟un commentaire ................................................................................................47
 Configurer un blog externe .........................................................................................................................47

5. Liens ..............................................................................................................................................................48
 Dashlet lien......................................................................................................................................................48
 Onglet lien.......................................................................................................................................................48
 Créer un lien ...................................................................................................................................................48
 Vue simplifiée/vue détaillée ........................................................................................................................48
 Editer/modifier un lien ...................................................................................................................................49
 Sélection multiple de liens ...........................................................................................................................49

6. Discussion .....................................................................................................................................................49
 Onglet Discussion...........................................................................................................................................50
 Créer une nouvelle discussion ....................................................................................................................50
 Répondre ........................................................................................................................................................50
 Editer / Modifier un message ......................................................................................................................51
 Supprimer une discussion .............................................................................................................................51

7. Calendrier.....................................................................................................................................................52
 Ajouter un nouvel événement ....................................................................................................................52
 Modifier/éditer un événement ...................................................................................................................53
 Supprimer un événement ............................................................................................................................53

VI. AUTRES OUTILS ET FONCTIONS ................................................................................... 53

1. Corbeille .......................................................................................................................................................53

2. Notifications .................................................................................................................................................56

3. Suivre .............................................................................................................................................................57
 Rechercher des personnes à suivre ...........................................................................................................57
 Voir qui je suis et qui me suis ........................................................................................................................57

4. Tags ...............................................................................................................................................................59
 Objectifs ..........................................................................................................................................................59
 Fonctionnement ............................................................................................................................................60
 Unité à laquelle est attaché un tag ..........................................................................................................60
 Saisie des tags dans Wiki, Blog, Calendrier, Liens et Discussion ............................................................60
 Saisie des tags dans Documents – Dossiers et Fichiers ...........................................................................60
 Affichage des tags ........................................................................................................................................61

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 3 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

 Suppression des tags : Wiki, Blog, Calendrier, Liens, Discussion, Documents ....................................61
 Recherche à l‟aide des tags.......................................................................................................................61
 Méthodologie d‟utilisation des tags ..........................................................................................................61
 Classification hybride ....................................................................................................................................62
 A retenir sur les tags.......................................................................................................................................62

5. Flux RSS .........................................................................................................................................................62

6. Cycle de vie d’un site .................................................................................................................................63

 Modification de la visibilité d‟un site..........................................................................................................63
 Désinscription d‟un site .................................................................................................................................63
 Suppression d‟un site.....................................................................................................................................63

7. Accès Webdav ............................................................................................................................................64

 Montage d‟un répertoire Webdav sous Windows XP ............................................................................64
 Montage webdav sous Windows Seven ..................................................................................................67
 Montage webdav sous Mac OS ................................................................................................................70

VII. ANNEXES ..................................................................................................................... 72

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 4 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

I. Introduction
1. Qu’est-ce-que le travail collaboratif ?

Le travail est souvent naturellement collectif et collaboratif, c'est-à-dire qu'il fait interagir
plusieurs acteurs pour la réalisation de tâches qui visent à atteindre un but commun. Mais la
notion de travail collaboratif, n'étant plus fondée sur l'organisation hiérarchisée traditionnelle,
désigne aujourd'hui plus spécifiquement un nouveau mode de travail où se joignent de
nombreuses personnes au moyen des technologies de l'information et de la communication,
l'objectif étant bien sûr de maximiser la créativité et l'efficience d'un groupe associé à des
projets d‟envergure.

Le travail collaboratif suppose que l‟on s‟affranchisse de plusieurs paradoxes :

- Le paradoxe du rapport aux autres : nous devons vivre à la fois séparés et ensemble.
Chacun participe à un mouvement collectif tout en jouant sa propre partition. Nous
faisons partie d‟un collectif sans pour autant être dissous dans ce collectif ;

- Le paradoxe du rapport au temps : nous devons accepter de perdre du temps pour

pouvoir en gagner ;

- Le paradoxe du rapport à l‟espace : avant, pour faire partie d‟un réseau, pour
collaborer, une proximité géographique était nécessaire, ou alors il fallait du temps
pour communiquer. Aujourd‟hui la nécessité de travailler ensemble, tout en réduisant
nos déplacements et en étant le plus rapide possible nous conduit à utiliser des
technologies nous permettant de sortir du modèle de proximité géographique ;

- Le paradoxe de notre rapport à l‟organisation : les actions anticipées, préparées se

voient de plus en plus « bousculées » par des organisations de dernière minute.

Nous devons être réactifs en temps réel sans être « ensemble ».

Les échanges électroniques se multiplient et il devient nécessaire de disposer de plates-
formes permettant :

- de centraliser et partager l'information

- de collaborer efficacement
- d'enrichir et de capitaliser sur l'information
Ces besoins de partage et de collaboration adressent de nombreux besoins :
- des groupes de travail
- des échanges avec vos partenaires
- l'accès à l'information pour les membres d‟une communauté
- la gestion des connaissances
Dans le cadre de ces projets, les solutions doivent présenter des garanties en terme :
- d'ergonomie et d'interactivité
- de sécurité et de confidentialité.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 5 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

2. Alfresco Share une réponse adaptée

Alfresco SHARE met à disposition un outil collaboratif complet pour gérer le partage
d'informations entre les utilisateurs ayant un projet ou un centre d'intérêt commun en
centralisant en un seul endroit tous les éléments associés :

- les documents,
- la documentation dans un wiki,
- la communication dans un blog,
- la liste des événements,
- un forum

pour ainsi faciliter la communication dans des équipes liées à un projet ou partageant un
centre d'intérêt commun.

Un tableau de bord utilisateur qui vous présente la synthèse de l'activité des sites auxquels
vous collaborez :

- les éléments mis à jour (blog, pages wiki, documents)

- les calendriers
- vos tâches à réaliser dans le cadre de workflows
- des informations externes (lien rss sur des sites...)

Une interface :

- accessible avec votre navigateur, sans aucune installation sur votre poste
- sécurisée
- simple d'utilisation, intuitive
- personnalisable...

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 6 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

II. Accéder à l’outil Alfresco (environnement SHARE)

Vous pouvez y accéder à partir du portail de votre établissement :

- Pour l‟université Joseph Fourier : http://portail.ujf-grenoble.fr

- Pour l‟Université Pierre Mendès-France : http://portail.upmf-grenoble.fr/ onglet «

Accueil »

- Pour l‟Université Stendhal : http://portail.u-grenoble3.fr onglet « Activités »

- Pour l‟Institut Polytechnique de Grenoble (Grenoble INP) : http://portail.grenoble-

inp.fr/

- Pour l‟université de Savoie : https://uds-intranet.univ-savoie.fr/

La connexion s‟effectue avec vos identifiant et mot de passe habituels. Sur le portail de
votre établissement, cliquez sur le lien vers l‟espace collaboratif Alfresco dans la partie
« Espace collaboratif ».

Sinon vous pouvez accéder directement à l‟application Alfresco via l‟adresse :

https://espaces-collaboratifs.grenet.fr (respectez les consignes de connexion).

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 7 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

III. Espace Personnel

1. Accéder à votre tableau de bord
Une fois connecté, vous accédez à votre tableau de bord personnel. Cet espace regroupe
les informations concernant les activités de vos sites ainsi que les activités des sites dont vous
êtes membre. Il est personnel, et personnalisable.

Tableau de bord personnel

La barre noire en haut des écrans est rattachée à votre tableau de bord personnel.

Elle est disponible en permanence lors de votre navigation sur la plateforme Alfresco. Elle est
composée de différents onglets :

Accueil : Permet d‟accéder à votre tableau de bord personnel.

Mes fichiers : Espace permettant de stocker des documents dans un espace qui vous est
personnel.

Fichiers partagés : Espace permettant de partager vos fichiers avec l‟ensemble de la

communauté Alfresco. Attention : Tous les documents déposés ici sont visibles par toutes les
personnes ayant accès à la plateforme Alfresco (étudiants et personnels des universités de
Grenoble et de Savoie, membres extérieurs invités)

Sites : Permet d‟accéder à un menu déroulant dans lequel vous retrouvez vos sites
récemment consultés et vos sites favoris. Il vous permet également d‟accéder à la
« Recherche de sites », ou à la fenêtre de création de site (voir p.14).

Tâches : Permet d‟accéder aux tâches qui vous ont été assignées, ou à celles que vous avez
assignées.

Personnes : Permet de rechercher tous les membres de la communauté Alfresco.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 8 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Entrepôt : Cet espace est lié à des fonctionnalités avancées. Vous n‟aurez jamais besoin d‟y
accéder.

Prénom Nom de l‟utilisateur : Permet de se déconnecter, d‟accéder à la page d‟Aide

Alfresco, et de gérer son Profil (informations sur votre compte, sites desquels vous êtes
membre, contenu récemment ajouté ou modifié par vous, corbeille (voir p.53),
activer/désactiver les notifications (voir p.56), les membres que vous suivez ou qui vous
suivent (voir p.57).

2. Configurer l'affichage de votre tableau de bord

Votre tableau de bord est composés de plusieurs cadre, appelés « dashlets ».

Définition : Dashlet
Elément graphique présenté sous la forme d'un cadre qui représente un service ou
une fonctionnalité et est accessible depuis le tableau de bord personnel ou le
tableau de bord d‟un site. Exemples :
- tableau de bord personnel : dashlet « Mon profil », « Mes documents », « Mes
activités », « Mes sites », etc.
- tableau de bord des sites collaboratif : « Calendrier », « Wiki », etc.

L’icône point d’interrogation

L‟icône « ? » se trouve au survol (lorsque vous

passez votre curseur de souris) au coin de
chaque dashlet. En cliquant dessus, vous
aurez une présentation de la dashlet et de ses
fonctionnalités.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 9 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Liste des dashlets qu’il est possible d’afficher sur le tableau de bord personnel :
Mes activités : Permet d‟avoir une information sur les activités des sites dans lesquels vous
êtes membre (dépôts de documents, modifications….).

Documents édités par moi : Permet de lister les derniers documents (documents, messages
de blog, pages de wiki et messages de forum) que vous avez édités. Il n‟y a pas d'affichage
par défaut sur le tableau de bord.

Mes documents : Permet de visualiser mes documents, organisés en 3 catégories : favoris,

verrouillés par moi et modifiés.

Mes espaces de réunion : Un espace de réunion est un type de site créé en dehors
d'Alfresco. Ce dashlet répertorie tous vos sites de type espace de réunion.

Mon profil : Ce dashlet présente un résumé de vos données personnelles. A partir de ce

dashlet, vous pouvez accéder à votre profil utilisateur complet.

Mes sites : Permet de lister les sites collaboratifs auxquels vous avez accès. Tous les sites sont
listés sans distinction des rôles que vous avez dans ces sites.

Mes tâches : Ce dashlet répertorie toutes les tâches qui vous ont été assignées.

Mes espaces documentaires : Un espace documentaire est un type de site créé en dehors
d'Alfresco. Ce dashlet répertorie tous vos sites de type espace documentaire.

Mon calendrier : Ce dashlet présente les événements à venir pour les sites dont vous êtes
membre.

Mes discussions : Permet de visualiser les derniers commentaires sur les forums de discussion
des sites desquels vous êtes membre.

Recherche de site : Ce dashlet permet d'effectuer une recherche de sites et d'afficher les
résultats.

Recherche sauvegardée : Ce dashlet permet de configurer une recherche et d'afficher les

résultats. Configurez le dashlet pour sauvegarder la recherche et définir le texte du titre du
dashlet.

Vue web : Permet d‟afficher le contenu d‟un site web extérieur. On peut modifier le nom de
cette dashlet et imposer la taille en hauteur d‟affichage du site web visualisé.

Flux RSS : Ce dashlet présente le flux RSS de votre choix.

Flux d’actualités Alfresco : Cette dashlet affiche les dernières nouvelles des évolutions de
l‟outil Alfresco.

Choix des dashlets à afficher

Pour choisir les dashlets à afficher ainsi que leur
emplacement, vous pouvez utiliser la petite roue
dentée située en haut du tableau de bord.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 10 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

En cliquant sur « Changer la disposition », vous pouvez changer le nombre de colonnes à

afficher, de façon à répartir les « dashlets » sur la fenêtre de votre navigateur web.

Configuration
du nombre de
colonnes

Ajout ou suppression
de dashlets

Attention, quand on diminue le nombre de colonnes d'affichage, les dashlets

des colonnes masquées disparaissent. Il faut donc d'abord répartir les dashlets
utiles sur les colonnes à afficher.

En cliquant sur le bouton « Ajouter des dashlets », vous pouvez ajouter, enlever, bouger les
dashlets selon vos envies, simplement en les faisant glisser vers la position souhaitée dans la
colonne choisie. Vous pouvez ajouter plusieurs fois la même dashlet si vous le souhaitez.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 11 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Pour enlever une dashlet

des colonnes de votre
tableau de bord, glissez-la
dans la corbeille.

IV. Espaces collaboratifs

1. Accéder à un site collaboratif
Définition : Site collaboratif
Un site collaboratif est un espace de travail numérique accessible à plusieurs usagers ou
groupes d‟usagers.
Cet espace collaboratif permet de partager, produire et/ou co-produire des documents
numériques. A cela s‟ajoute un ensemble de services de planification, d‟organisation, de
communication et d‟information. Les différents rôles alloués aux membres du site leurs
permettent d‟avoir des droits gradués.

Vous disposez de plusieurs modes d‟accès aux sites collaboratifs qui vous sont autorisés.

Accéder à un site depuis la dashlet « Mes sites » :

Cette dashlet vous propose une liste des

sites dans lesquels vous êtes membre. Il vous
suffit de cliquer sur le titre du site.

Si vous cliquez sur situé sous la description du site, alors ce site sera classé
dans vos favoris dans Alfresco-Share et non pas dans votre navigateur.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 12 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Accéder à un site classé dans vos favoris :

Sur le bandeau haut de votre tableau de bord, vous disposez

d‟un bouton « Sites ». Si vous cliquez sur ce bouton, vous avez
accès à vos sites favoris.

Rechercher un site collaboratif public

Alfresco-Share permet de créer des sites collaboratifs publics. Ces sites sont accessibles à
tous les membres de la communauté « Université de Grenoble » (étudiants, personnels,
invités extérieurs). Pour accéder à ces sites vous n‟avez pas besoin d‟en être membre. Par
contre ces sites ne sont pas listés dans la dashlet « Mes sites ». Pour les trouver, il faut utiliser la
fonction « Recherche de sites » (voir illustration ci-dessus : la recherche de sites apparaît au-
dessus de vos sites favoris).

2. Présentation d’un site collaboratif

Lorsque vous accédez à un site collaboratif, vous arrivez sur le tableau de bord du site.

Attention : ne pas confondre votre tableau de bord et le tableau de bord du site

collaboratif.

Le tableau de bord du site collaboratif regroupe des dashlets relatives au site. Les dashlets et
leur positionnement sur le tableau de bord sont modifiables par certains membres du site
(gestionnaires).

Définition : Les rôles dans un site collaboratif

Les membres d‟un site collaboratif peuvent avoir différents rôles. A chacun des rôles
Université de Grenoble - Equipe Usages p. 13 25/08/2015
Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

correspondent des droits sur les services du site (c.f. le « Tableau des rôles » en annexe).

Il existe 4 rôles :

- Gestionnaire
- Collaborateur
- Contributeur
- Lecteur

Le créateur d‟un site collaboratif a le rôle de « Gestionnaire ». Il peut configurer le site, inviter
des membres et leur attribuer un rôle. Il est préférable qu‟un site compte deux membres «
Gestionnaire » au minimum afin d‟assurer sa continuité en cas d‟absence de l‟un ou de
l‟autre.

Il est également important pour un « Gestionnaire » de gérer et de mettre à jour

régulièrement les sites collaboratifs et leurs membres (changement de rôles, suppression de
membres, documentation, suppression de site obsolète, etc.).

Vous trouverez la description détaillée des rôles Alfresco dans l’annexe du guide (p.73).

3. Création d’un site collaboratif

A partir de votre tableau de bord

personnel vous pouvez créer un site
collaboratif, soit à partir de la dashlet
«Mes sites », en cliquant sur «Créer un site».

Ou en utilisant le bouton « Sites » dans le bandeau haut, que ce soit sur votre tableau de
bord personnel ou lorsque vous êtes dans un site collaboratif. Choisissez « Créer un site » dans
le menu déroulant ».

La demande de création de site provoque l‟ouverture d‟une boite de dialogue :

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 14 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Vous devez obligatoirement renseigner les champs suivants (marqués d‟un astérisque) :
- Nom : c‟est le nom qui apparaîtra dans la dashlet « Mes sites », choisissez le explicite.
- Nom de l'URL : c‟est une partie de l‟url du site.

Attention : Le nom de l‟url constitue une partie de l‟adresse qui permet d‟accéder au
site sur Internet. Seuls les lettres minuscules non accentuées, majuscules et les chiffres sont
autorisés. Les espaces ne sont pas autorisés.

- Type (de site) : à ce jour vous ne pouvez créer qu‟un seul type de site, “un site de
collaboration”.
- Accès : vous avez le choix entre trois catégories de sites :

Sites publics, visibles par tous les membres de la communauté de l‟Université de Grenoble
sans restriction, les visiteurs ne peuvent que visualiser le contenu du site collaboratif. Ils n‟ont
aucun droit sauf celui de rejoindre le site public en tant que lecteurs.

Sites publics avec accès modéré. Si vous souhaitez modérer l‟accès à ce site sans désigner
nominativement les membres, il suffit de cocher la case “Site modéré”. Dans ce cas, les
“visiteurs” demandent à accéder au site et le ou les gestionnaires peuvent décider si ils
donnent ou non l‟accès au site. Cette fonctionnalité permet de contrôler l‟accès à un site
collaboratif sans avoir à désigner a priori les membres, mais elle demande un travail de
modération important aux gestionnaires.

Sites privés. Seuls des membres ou groupes de membres désignés par le ou les gestionnaires
du site collaboratif ont accès à ce site "privé”. De plus ils peuvent se voir affecter des rôles
différents.

4. Configurer un site collaboratif

L‟apparence visuelle d‟un site collaboratif peut être modifiée par le créateur du site et toute
autre personne ayant le rôle de gestionnaire. Cette modification peut porter sur deux
éléments du site collaboratif : le bandeau outils et le tableau de bord du site.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 15 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

 Ajouter retirer des fonctionnalités dans le bandeau outils

Les différentes fonctionnalités d‟un site collaboratif sont accessibles depuis un bandeau
outils. Les fonctionnalités disponibles sont :

- Wiki - Liens
- Blog - Discussions
- Espace documentaire - Listes de données
- Calendrier - Membres du site (accès gestionnaire)

Les fonctionnalités disponibles sur ce bandeau

peuvent être modifiées par suppression ou ajout
en utilisant la fonction « Personnaliser le site »,
accessible via la roue dentée (réservée aux
gestionnaires).

Cette action ouvre une page

permettant de choisir le « Thème du site
» (couleur).

Ensuite, vous pouvez organiser les outils du bandeau outils de votre site.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 16 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Suivre les indications

affichées sur la page.

 Configurer le tableau de bord du site collaboratif

Vous pouvez changer la disposition,

ajouter et supprimer des dashlets, de la
même façon que pour votre tableau de
bord personnel, en cliquant sur le bouton
« Personnaliser le tableau de bord ».

Attention : Seuls les membres du site ayant le rôle de gestionnaire peuvent configurer
le site et le tableau de bord du site. Ne pas confondre tableau de bord du site et tableau
de bord personnel.

Liste des dashlets qu’il est possible d’afficher sur le tableau de bord d’un site :
(Pour avoir des informations complémentaires sur chaque dashlet, cliquer sur « ? » qui s‟affiche au
survol de la dashlet)

Contenu du site : Visualiser le suivi des modifications des documents.

Activités du site : Lister les dernières activités sur le site (ajout d‟un document, modification
d‟une page Wiki, etc.) réalisées par les membres. Et permet de savoir qui a rejoint et quitté le
site.

Les filtres permettent d'afficher les activités par période de temps et par propriétaire :

Premier filtre
- Mes activités 
- Les activités de tous les autres 
- Les activités de tous
- Je suis  (voir p.57)

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 17 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Deuxième filtre
- appartenances 
- tous les éléments 
- mises à jour de l‟état 
- commentaires 
- contenu 
Troisième filtre
- aujourd‟hui 
- au cours des 7 derniers jours 
- au cours des 14 derniers jours 
- au cours des 28 derniers jours 

Wiki : créer et personnaliser des dashlets.

Remarque sur le site : afficher un message spécifique.

Profil du site : afficher les caractéristiques du site.

Membres du site : afficher les membres du site et leur profil et prendre connaissance des
données les concernant

Recherche de sites : effectuer une recherche de sites et d'afficher les résultats.

Calendrier du site : présenter les événements à venir pour ce site.

Liens du site : présenter les liens pertinents pour ce site.

Prévisualisation d’images : afficher les images figurant dans un dossier de l‟espace

documentaire.

Listes des données du site : afficher des listes de données créées par le gestionnaire.

Flux RSS : (Alfresco Blog) présenter le flux RSS de votre choix. Cliquer sur l'icône d'édition du
dashlet pour modifier le flux.

Vue web : présenter le site Web de votre choix. Cliquez sur l'icône d'édition du dashlet pour
modifier l'adresse Web. Lorsque vous cliquez sur le titre du dashlet, le site Web s'affiche dans
une autre fenêtre.

Flux d’actualité Alfresco (Newest Add-ons): afficher les dernières nouvelles sur les addons
d'Alfresco. Cliquer sur l'icône d'édition du dashlet pour modifier le flux.
Mes discussions : Dashlet Forum de discussion. Consulter les derniers messages sur le forum
de discussion.

Recherche sauvegardée : configurer une recherche et afficher les résultats.

Ce dashlet est idéal pour générer des vues de rapport dans un site.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 18 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

V. Outils collaboratifs
1. Membres des sites

 Visualisation des membres et de

leurs rôles

Vous avez deux manières d‟accéder à la

liste des membres d‟un site :

- Grâce à la dashlet « Membres du site »

située sur le tableau de bord du site.

- En cliquant sur « Membres du site » dans

le bandeau outils

Pour rechercher plus rapidement un membre du site, inscrivez son nom dans le champ.

 Inviter des membres

Attention : Seuls les gestionnaires peuvent inviter des membres et gérer leurs rôles.

À partir de la liste des membres ci-dessus, il est possible d‟inviter des utilisateurs en cliquant
sur « Inviter des personnes » et la page ci-dessous s‟affiche.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 19 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Inviter un utilisateur interne à l’annuaire Alfresco (membres des universités)

- Recherchez une personne en renseignant le premier champ avec au moins trois

caractères.
- Cliquez sur « Ajouter » face à la personne choisie (en cliquant seulement sur le nom,
vous avez accès à la fiche du membre mais il n‟est pas ajouté comme membre dans
le site).
- dans le pavé de droite sélectionnez son rôle (voir annexe – tableau des rôles p. 72).

- Validez l‟invitation en cliquant sur « Inviter »

Inviter un utilisateur externe à l’annuaire Alfresco (personne extérieure à l‟Université)

- Dans le pavé « Ajouter des utilisateurs externes » renseignez tous les champs.
- Cliquez sur « Ajouter » puis dans le pavé de droite sélectionnez un rôle (voir annexe –
tableau de rôles p. 72).
- Validez l‟invitation en cliquant sur « Inviter »

Attention : Cette invitation se fait sous la responsabilité de la personne qui invite. Il

est donc vivement recommandé de demander aux personnes invitées de lire les
conditions d‟utilisations de la plateforme Alfresco (accessible dans le bandeau en bas
du site), ces dernières renvoyant également à notre charte d‟usage du système
d‟information.
Université de Grenoble - Equipe Usages p. 20 25/08/2015
Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Un mail avec des identifiants de connexion au site lui sera envoyé à l‟adresse renseignée.
Un utilisateur extérieur ne peut pas inviter d’autres personnes extérieures à la plateforme, par
contre, Il peut créer un site, et inviter des personnes sur ce site à condition qu‟elles soient
déjà connues d‟Alfresco.

Il est également possible d‟inviter de nouveaux membres à partir de la dashlet « Membres

du site » en cliquant sur « Inviter ».

Inviter un groupe
Il est possible d‟inviter un groupe d‟utilisateurs.
- Cliquez sur l‟onglet « Groupes » de la page Membre du site.

- Renseignez le champ de recherche avec les informations du groupe (AGALAN). Vous

devez ajouter une étoile avant et après le nom du groupe, exemples : *ugr3-etu-vet-
2013-AL0AGE401*, *inpg-informaticiens*, lancez la recherche.
- Cliquez ensuite sur le bouton « Ajouter » situé à droite, puis attribuez le rôle voulu au
groupe, et cliquez sur « Ajouter les groupes ».
Pour cette opération, vous devez bien sûr connaître le nom du groupe. Pour vous
renseigner sur les groupes disponibles et leur composition, vous pouvez vous
rapprochez de vos services informatiques de proximité.

 Modification des rôles et gestion des membres

Les membres ainsi que leurs rôles peuvent être modifiés à tout moment par les gestionnaires
du site en cliquant sur « Membres du site » dans le bandeau outils.

Ensuite vous recherchez le membre (ou les membres) que vous voulez gérer, et lui attribuez
un nouveau rôle ou le retirez du site.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 21 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

2. Espace documentaire des sites

Les sites collaboratifs Alfresco-Share permettent de travailler de façon collaborative, en
mettant à disposition des membres d‟un site, des outils et des droits, en fonction des rôles de
chaque membre (voir Tableau des rôles en annexe p. 72).

 Documents : Partager et construire un document de façon collaborative.

L‟outil « Espace documentaire » est accessible via les onglets du bandeau outils dans un site
collaboratif. La page « Espace documentaire » est découpée en trois parties :

- une colonne navigation,

-
- une colonne contenu,
-
- un volet actions (au survol).

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 22 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Nota : Dans la colonne Navigation, cliquer sur la flèche  devant « Documents » permet d’afficher les
répertoires.

La colonne Navigation
Cette colonne permet d‟accéder rapidement aux documents du site collaboratif en
fonction de leurs attributs.

Documents

Tous les documents :

Permet de visualiser tous les documents disponibles sur le site.

Verrouillés par moi :

En cliquant sur « Verrouillés par moi » vous obtenez la liste des

documents que VOUS avez verrouillés et que vous seul pouvez
déverrouiller.

Un document peut être « verrouillé » c‟est à dire que vous avez choisi
de l‟éditer et pendant l‟édition vous le rendez uniquement
consultable en lecture pour les autres membres du site ce qui évite
ainsi qu‟un document soit modifié par deux personnes en même
temps.

Verrouillés par d’autres - Récemment modifiés - Récemment ajoutés :

Vous pouvez consulter la liste des documents du site verrouillés par

d‟autres membres, les documents récemment modifiés et/ou ajoutés.

Mes favoris :

Vous avez la possibilité de vous constituer une liste de favoris dans les documents. La
fonction « Mes favoris » vous en affichera la liste.

Lien webdav :

Le lien Webdav permet d‟utiliser ce protocole particulier pour manipuler les documents
contenus dans le site. (voir p.64 Accès Webdav)

 Fichiers

Dans « Fichiers » vous pouvez retrouver l‟arborescence des dossiers du site et leur
contenu.

 Catégories :

Cet espace est lié à des fonctionnalités avancées. Vous n‟aurez jamais besoin d‟y
accéder.

 Tags :

Cet espace vous permet de retrouver vos différents tags. Cliquez sur un nom de tag (si
vous en avez) pour voir les éléments qui y sont rattachés (voir p.59)

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 23 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

 Gérer les droits d’accès

Définition : Les rôles dans un site collaboratif

Les droits des collaborateurs sur les différents documents dans « l‟espace documentaire »
dépendent des rôles qui leurs sont attribués par les gestionnaires du site. (voir annexe
Tableau des rôles p. 72)

 Gestion des rôles dans un dossier

Au niveau d‟un site les membres ont un rôle défini, mais dans chaque dossier, il est possible
de gérer les permissions (droits) en attribuant des privilèges à des personnes ou à des
groupes d‟utilisateurs.

Par exemple, dans le dossier « Divers testsv4 » le « Gestionnaire » du site peut décider que le
groupe des « Lecteurs » va avoir des privilèges de « Contributeurs », uniquement dans ce
dossier.

Pour modifier les permissions, il faut utiliser le volet « actions » (au survol) en cliquant sur «
Plus… ».

Puis choisir « Gérer les droits d‟accès ». Vous aurez accès à une page vous permettant de
modifier les permissions par personne ou groupe d‟utilisateurs.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 24 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Par hérédité, les rôles conférés aux membres dans le site sont appliqués à tous les documents
du site.

Pour modifier les permissions de certains utilisateurs sur un document, vous devez « Ajouter un
utilisateur/groupe » en cliquant sur le bouton en haut à droite. S‟ouvre alors une barre de
recherche qui vous permet de rechercher et ajouter les personnes ou groupes pour lesquels
vous voulez changer les permissions.

Dans l‟illustration ci-dessus, les collaborateurs du site ont maintenant une permission de
lecteur sur le dossier « Divers test_v4 ».

Malgré les « Droits d’accès hérités », seuls les « droits d’accès locaux » sont appliqués.

Si vous voulez qu‟un document soit visible uniquement par les gestionnaires du site, vous
pouvez simplement cliquer sur « Hériter des droits d‟accès », pour le décocher. Une fenêtre
s‟ouvre alors pour vous demander si vous êtes sûr de ne pas vouloir activer l‟héritage, cliquez
sur « Oui », cliquez ensuite sur « Enregistrer ». Pour réattribuer les droits d‟accès du site au
document, vous n‟aurez qu‟à cocher à nouveau « Hériter des droits d‟accès », et cliquer sur
« Enregistrer ».

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 25 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

 Vue simplifiée, vue détaillée

Lorsque vous êtes dans l‟outil « Espace documentaire », la

vue simplifiée (disponible en cliquant sur le bouton
« Options » à droite) permet d‟afficher la liste des dossiers
et documents avec un minimum d‟informations (nom,
date de modification, nom de la dernière personne à
avoir modifié le dossier / document).

La vue détaillée affiche la taille de l‟élément et une

description. Elle est plus pratique, et vous donne accès à
quatre actions supplémentaires :
Favori | Aimer | Commentaire | Partager
Vous pouvez ajouter cet élément dans votre liste des
« favoris ». Vous pouvez spécifier que vous « l‟aimez », vous
pouvez lui ajouter un « commentaire » ou accéder au(x)
commentaire(s) des autres membres du site. Enfin, vous
pouvez « partager » le lien du document.

 Menu déroulant « Nom »

Le menu déroulant « Nom » permet de classer les

documents selon les critères proposés : titre, créateur,
description, etc.

 Visionneuse de documents

En cliquant sur le titre d‟un document, vous accédez à la visionneuse de contenu (dans
l‟exemple ci-dessous fichier au format pdf « Tableau_des_rôles»).

Outre le contenu du document, vous pouvez visualiser des détails comme les propriétés,
tags, commentaires, permissions, ainsi que les actions qui vous permettront de modifier le
document (télécharger, copier, déplacer, etc.)

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 26 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

La plupart des formats de documents peuvent être visualisés grâce à la visionneuse Alfresco.
Si vous ne parvenez pas à le visualiser, vous devrez télécharger votre document pour avoir
accès à son contenu.

 Visualiser les détails d’un dossier

L‟entrée « Afficher les détails » du volet

« Actions » (disponible au survol), vous donne accès aux
fonctionnalités suivantes :
- Actions sur le dossier (copier/déplacer/supprimer)
- Modifier les propriétés, tags et droits d‟accès

Nota : L‟entrée « Plus… » du volet action vous donne accès à

différentes fonctionnalités suivant qu‟il s‟agisse d‟un document
ou d‟un dossier.

Si vous n’avez pas le même affichage que celui présenté ci-dessus, c’est sans doute parce que vous
êtes en « vue simplifiée ». Pour avoir accès à plus d’action au survol d’un document, nous vous
conseillons de passer en « vue détaillée » (voir p.26).

Il est possible également que vous n’ayez pas les droits nécessaires sur le dossier ou le document pour
avoir accès à toutes les actions.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 27 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

 Création dossiers / sous- dossiers

Vous pouvez créer dossiers et sous-dossiers à partir de

la page de l‟outil « Espace documentaire », en
cliquant sur le bouton « Nouveau dossier ».

Vous devez obligatoirement renseigner le champ

« Nom » et éventuellement les champs « Titre » et
« Description ».

Attention : le nom ne doit pas contenir de caractères spéciaux (* < > / \ . ? : I ), sinon
le bouton « valider » est inactif.

 Ajout de documents

Vous devez vous positionner dans l‟« Espace documentaire », à l‟emplacement désiré, en
navigant dans la structure des dossiers, par la colonne navigation.

- Cliquez sur le bouton « Importer dans

l‟entrepôt ». La fenêtre « Importer des
fichiers » apparaît.

- Cliquez sur le bouton « Sélectionner les

fichiers à ajouter » et cherchez sur votre
poste de travail le fichier à ajouter.

- Validez en cliquant sur « Ouvrir »

- Cliquez sur le bouton « Ajouter un

fichier » pour valider l‟opération.

Le document a été ajouté à votre

bibliothèque de documents.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 28 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Fonction « glisser/déposer »
Vous pouvez aussi « glisser/déposer » un (ou plusieurs) document(s) depuis votre ordinateur
directement vers l‟Espace documentaire.

(Espace
documentaire) (Bureau)

Sélectionnez le(s) fichier(s) depuis votre ordinateur et glissez-le(s) dans l‟Espace

documentaire.

Le document déposé dans l‟Espace documentaire apparaîtra également dans la dashlet «

Contenu du site » avec le logo du format (.docx ou .pdf,…) sur le tableau de bord du site.

 Travail collaboratif

Les actions possibles sur un document sont :

- Téléchargement sur votre poste de travail

- Editer hors-ligne
- Remplacement par une nouvelle version

 Télécharger

Vous pouvez télécharger un élément de l‟espace documentaire sur votre poste de travail.

Attention, lorsque vous sélectionnez un élément verrouillé, vous téléchargez la

dernière version archivée dans l‟espace documentaire. Il est important de réaliser que
cette version peut ne pas être à jour. Le document étant en cours de modification par
un autre membre du site, une version plus récente peut exister en dehors de l‟espace
documentaire.

- Cliquez sur « Télécharger »

- Une fenêtre vous invite à ouvrir ou enregistrer le fichier
- Choisissez d'enregistrer le fichier sur votre ordinateur
- Une fois le téléchargement terminé, fermez la boîte de dialogue.
Université de Grenoble - Equipe Usages p. 29 25/08/2015
Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

 Editer hors-ligne

L‟édition d‟un document hors-ligne crée une copie de

travail du fichier concerné. Alors que l'élément d'origine
reste dans le répertoire, les membres du site ne peuvent
que visualiser ou télécharger le fichier (voir note ci-dessus).

Une icône crayon, en regard du

fichier, vous indique que vous
avez verrouillé le document. Le
document apparaît également
dans la liste « Verrouillés par
moi » de la colonne navigation.
Pour les autres membres, le document apparaît verrouillé et présent dans la liste «
Verrouillé par d‟autres » de la colonne navigation.

 Annuler l’édition

Le document est libéré. Il est à nouveau disponible et éditable.

 Remplacer par une nouvelle version

Une fois vos modifications en mode hors-ligne terminées, vous devez déposer votre
document modifié sur la bibliothèque de documents.

Pour déposer la nouvelle version, cliquer sur « Plus… », volet « actions » au survol, puis sur «
Télécharger nouvelle version ». La fenêtre « Mettre le fichier à jour » apparaît.

- Cliquez sur le bouton «

Sélectionner les fichiers à
ajouter » et cherchez sur votre
poste de travail le fichier à
ajouter.
- Validez en cliquant sur « Ouvrir »
- L‟élément à ajouter apparaît
alors dans la liste
- Indiquez si la révision est
mineure ou majeure
- Dans la zone « Commentaires »,
tapez les informations relatives aux mises à jour apportées au fichier
- Cliquez sur le bouton « Ajouter » pour valider l‟opération.

Le document est alors libéré. Il est à nouveau disponible et éditable.

Attention, il est conseillé de vérifier que vos modifications ont bien été prises en
compte, en utilisant la visionneuse, en cliquant sur le titre ou la vignette du document.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 30 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

 Gérer l’historique des versions (versionning)

L‟historique des versions est accessible via

la visionneuse (en cliquant sur le titre du
document).

Les icônes vous donnent accès à

différentes actions : télécharger, mettre à
jour, afficher les propriétés du document.

 Renommer un dossier, un document

Un dossier / document peut être renommé

via l‟icône « Editer les propriétés » du volet «
Actions » (disponible au survol). Modifiez
ensuite le champ « Nom ».

 Copier / déplacer un dossier ou un document

Dans le volet « Actions » relatif au dossier

(document) concerné, cliquez sur « Plus… »
puis « Copier ou déplacer vers… » en
sélectionnant votre site de destination
(fonction copier) ou votre répertoire
(fonction déplacer).

 Supprimer un dossier / un document

Dans le volet « Actions » relatif au dossier (document) concerné, cliquez sur « Plus… » puis «
Supprimer le dossier (document) ».

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 31 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

 Gérer les commentaires associés aux dossiers

Vous pouvez ajouter un commentaire, modifier ou supprimer les commentaires que vous
avez créés précédemment en utilisant l‟entrée « Visualiser les détails » du volet « Actions ».

 Tagger un dossier ou un document

Afin de localiser
facilement le contenu
d‟un site (dossiers ou
documents), vous
pouvez utiliser des tags
(balises) pour marquer
des contenus similaires.

Une fois les éléments

marqués, vous pouvez
les rechercher, par
tag, dans le volet
« Navigation »

Cliquer sur un tag a pour effet d‟afficher les éléments associés à ce tag. Les nombres entre
parenthèses indiquent le nombre d‟occurrences relatives à cette balise.

Les tags sont accessibles via le lien « Editer les propriétés » du volet « Actions ».

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 32 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Pour ajouter un nouveau tag :

- Cliquez sur le bouton « Sélectionner » et tapez le

tag dans le champ de saisie.

- Cliquez ensuite sur le bouton de validation pour que votre tag s‟affiche dans la zone
de droite.

Attention, le nom ne doit pas contenir de caractères spéciaux (* < > / \ . ? : I), sinon le
bouton « Ajouter » est inactif.

Pour ajouter des tags multiples,

séparez chaque tag par un
espace.
Pour ajouter un tag existant :
- cliquez sur un tag
(marqué du symbole+)
afin de l'associer à ce
contenu.
Pour supprimer un tag :
- cliquez sur le tag à
supprimer (marqué du
symbole X).

Attention : Pour les tags composés de plusieurs mots, il faut relier les mots en une seule
unité : soit les accoler, soit utiliser p. ex. le signe tiret « - » ou souligné « _ » ou encore
encadrer les mots par des guillemets.

 Mettre des documents en favoris

L'étoile à la gauche d'un

document permet de le
marquer comme favori. Les
éléments marqués comme
favoris apparaissent dans la
vue « Mes Favoris » de la
colonne navigation pour un
accès plus facile.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 33 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Ces documents favoris apparaissent

également sur la dashlet « Contenu du site »
disponible sur le tableau de bord „un site, ou
sur la dashlet « Mes documents » du tableau
de bord personnel.

Une fois le document marqué favori, l‟étoile

devient jaune :
- Cliquer sur une étoile de couleur grise
permet de marquer l'élément comme
un favori.
- Cliquer sur une étoile de couleur jaune
permet de retirer la mention « Favori »
pour l‟élément.

 Sélection multiple de dossiers et documents

La sélection multiple
de plusieurs éléments
(dossiers ou
documents) vous
permet de réaliser
une même action sur
cette sélection.

Pour sélectionner
plusieurs éléments de
la vue en cours, il suffit
de cocher les cases à
gauche des éléments
souhaités.

Les actions autorisées sur cette sélection sont disponibles dans l‟entête « Éléments
sélectionnés ».

 Partager un document hors Alfresco

Il est possible de partager un document avec des personnes extérieures à Alfresco, sans que
cette personne ne soit nécessairement membre Alfresco.

Cette possibilité de partage de document est également intéressante au sein de membres

de communautés d‟un site, l‟envoie groupé aux listes de destinataires. Cette option donne
des possibilités de télécharger le document sans être obligé de s‟identifié sur la plateforme,
aller dans un site, et seulement après, télécharger le document.

A partir du dossier de l'espace documentaire qui contient le document, dans le menu

Options à droite, choisir Vue détaillée afin d‟afficher l‟action « Partager » sous les documents.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 34 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Lorsque vous cliquez sur Partager : une fenêtre flottante apparaît :

Dans cette fenêtre, vous trouverez, en grisé, l'url qui vous permettra de partager ce
document avec les personnes de votre choix. Il suffit d'envoyer cette url dans un e-mail
accompagné éventuellement d‟un message personnalisé. Vous avez aussi la possibilité
d'arrêter ce partage à tout moment en cliquant à nouveau sur le bouton « Partager », puis
sur « Ne pas partager ».

3. Wiki
Un wiki est un système de communication tout à fait original, tout à la fois système de
composition Web, outil de travail collaboratif et espace de discussion. Un wiki est beaucoup
plus qu'un simple forum de discussion, c'est un site Web auquel des personnes autorisées
peuvent contribuer. Cet outil permet de construire des pages où les personnes autorisées
sont un auteur potentiel, et peuvent modifier le contenu du site depuis leur navigateur, en
tapant du texte structuré. Le wiki permet donc une interaction entre des personnes,
généralement à distance pour coproduire un même objet ou résultat. Ces outils offrent la
possibilité d'écrire à deux ou plusieurs sur le même document.

 Dashlet wiki

La dashlet Wiki d‟un site collaboratif peut être affichée sur le tableau de bord du site. Sur
cette dashlet vous pouvez choisir la page à afficher. Pour choisir la page à afficher, cliquez
sur l‟icône crayon disponible au survol « Configurer cette dashlet ».

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 35 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Le contenu du wiki est également modifiable en cliquant sur l‟onglet « Wiki » du bandeau
haut du site collaboratif.

Les droits de création et d‟édition dans le wiki d‟un site collaboratif sont dépendants des
rôles des membres, tels que définis dans le tableau des rôles (Wiki) en annexe (voir p. 73).

 Créer une page wiki

Pour créer une page wiki, il faut accéder à l‟outil wiki en cliquant sur l‟onglet « Wiki » du
bandeau haut du site, puis en cliquant sur « Nouvelle page ».

Vous accédez ensuite à une page proposant l‟éditeur standard Alfresco-Share ainsi qu‟aux
champs permettant de nommer la nouvelle page et de la tagger.

L‟éditeur embarqué dans

Alfresco-Share propose un
ensemble de fonctionnalités
d‟édition et de mises en
forme (police, format de
paragraphe, tableau,
insertion d‟images, insertion
de liens).

Attention : ne pas utiliser

de caractères spéciaux ( ?, ;./
:) dans le titre de la page
Wiki.

 Fonctionnalités de l’éditeur embarqué

Insérer une image

Vous pouvez insérer des images dans une page du wiki soit en sélectionnant une des images
contenues dans la librairie de documents du site :

Soit en insérant une image accessible sur le web.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 36 25/08/2015
Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Attention : Vous devez veiller à ce que l‟image soit accessible pour tous les lecteurs.

Insérer des liens vers d’autres pages

L‟éditeur du wiki Alfresco-Share

permet d‟insérer des liens dans les
pages du wiki. Il suffit de
sélectionner le texte sur lequel sera
appliqué le lien et de cliquer sur
l‟icône « Liens ».

Dans la boite de dialogue « Insérer/Editer lien » vous devez saisir l‟URL du lien. Vous pouvez
choisir la « Cible » (ouverture dans une nouvelle fenêtre ou dans la même fenêtre) et vous
pouvez ajouter un titre au lien. Vous pouvez créer des liens pointant sur des pages web
externes, sur d‟autres pages du wiki, ou sur des documents contenus dans la librairie de
documents.

Insérer des liens vers des documents Alfresco

Vous pouvez insérer des liens qui renvoient à des documents de l‟espace documentaire de
votre site Alfresco. Il vous suffit, soit de sélectionner le mot ou la phrase qui servira de lien, soit
de placer votre curseur à l‟endroit où vous voulez faire un lien vers le document, puis de
cliquer sur l‟icône comme ci-dessous :

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 37 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Une fenêtre s‟ouvre, sélectionnez le document concerné en cliquant sur le bouton . Une
fois que le document apparaît dans la partie de droite de la fenêtre, cliquez sur « OK ».

Insérer des liens internes à une page wiki

Dans une page wiki, vous pouvez insérer des liens internes qui renvoient à des endroits précis
au sein de cette même page (comme peut le faire un sommaire avec liens directs, par
exemple). Pour cela, vous devez placer votre curseur à l'endroit où vous voulez que le lien
renvoie (avant ou après le nom d'un titre de partie par exemple), puis cliquer sur l'icône .
Une petite fenêtre s'ouvre, vous devez alors renseigner le champ « Nom de l‟ancre », dans
l‟exemple ci-dessous, nous l‟avons appelé « ancre_demo ».

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 38 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Cliquez ensuite sur « Insérer », une ancre apparaît à l‟endroit où vous aviez placé votre
curseur.

Vous devez ensuite créer le lien qui renverra à cette ancre. Pour ce faire, vous devez
sélectionner le mot ou la phrase sur laquelle vous souhaitez que les utilisateurs cliquent pour
accéder à l‟ancre, puis cliquer sur l‟icône « chainon » d‟ajout de lien dans la barre de
fonctionnalités.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 39 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Comme dans l‟exemple ci-dessus, vous devez ensuite renseigner le nom de l‟ancre dans le
champ « URL du lien », précédé du caractère « # ». Cliquez sur « Insérer » pour créer le lien.
Une fois vos modifications terminées, enregistrez votre page Wiki.

Insérer un tableau
Pour insérer un tableau, vous devez placer le curseur de votre souris à l‟endroit où vous
souhaitez le faire apparaître. Cliquez ensuite sur l‟icône correspondant.

Une fenêtre s‟ouvre, vous pouvez alors renseigner plusieurs informations, comme le nombre
de colonnes et de lignes, l‟espacement dans et entre les cellules, l‟alignement du tableau, la
taille de la bordure, la hauteur et la largeur du tableau. Dans l‟onglet « Avancé » de cette
même fenêtre vous pourrez également ajouter une image de fond, ou changer la couleur
de la bordure ou du fond.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 40 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Une fois vos choix faits, cliquez sur « Insérer » pour créer votre tableau dans votre page Wiki et
pouvoir le compléter.

Autres fonctionnalités utiles

L‟éditeur possède d‟autres fonctionnalités qui peuvent vous être utiles :

- Texte gras, italique, souligné, barré :

- Alignement du texte :

- Style, police, taille et couleur de texte :

- Insertion de puces ou de numéros :
- Insertion de la date, de l‟heure :
- Insertion d‟un trait horizontal :
- Insertion de caractères spéciaux :
- Editeur de texte en mode plein écran (pour votre confort) :

Nota : Passer le curseur de la souris sur les différents icônes (sans cliquer) vous permet
d’obtenir des informations sur le rôle de chacun.

 Naviguer dans les pages du wiki

Vous pouvez afficher la liste des pages du wiki d‟un site en cliquant sur « Liste des pages du
wiki ».

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 41 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Cette fonction permet

d‟afficher la liste des
pages du wiki dans une
page comportant à
gauche des fonctions de
navigation, et dans le reste
de la page, la liste des
pages du wiki.

Pour chacune des pages, et en fonction des droits liés à votre rôle dans le site, vous pouvez
éditer, voir les détails ou supprimer une page du wiki.

 Renommer une page wiki

Vous pouvez renommer les pages du wiki à l‟exception de la première page qui conserve le
nom de « Main page ». Pour renommer une page il vous suffit d‟accéder à la page puis de
cliquer sur le bouton « Renommer ».

Vous pouvez ensuite modifier le nom de la page via une boite de dialogue contenant un
champ texte permettant de saisir le nouveau nom de la page du wiki.

Attention : Ne pas mettre de caractères spéciaux ( ?, ./ :) dans le nom des pages.

L'ancienne page est conservée avec pour contenu un lien pointant vers la page
renommée.

 Editer / modifier une page du wiki

Si vous êtes gestionnaire ou collaborateur, vous pouvez éditer les pages du wiki. Pour
accéder à la fonction d‟édition des pages du wiki, vous avez 2 choix possibles :

- Accès à l‟édition via la liste des pages du wiki, lien « Modifier » (voir page précédente
Naviguer dans les pages du wiki).

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 42 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

- Accès à l‟édition depuis la visualisation de la page du wiki, lien « Modifier la page »

Les deux actions précédentes lancent l‟éditeur Alfresco-Share avec lequel vous pouvez
modifier le contenu de la page.

 Supprimer une page du wiki

Seule(s) la ou les personne(s) ayant le rôle de gestionnaire d‟un site peuvent supprimer une
page du wiki.

- Accès à la fonction de suppression de page via la liste des pages du wiki, lien «
Supprimer » :

- Accès à la fonction de suppression de page depuis la visualisation de la page du wiki,

lien « Supprimer » :

Dans les deux cas, une boite de dialogue vous invitera à confirmer la suppression de la
page du wiki.

Attention, vous ne devez pas supprimer la page principale « Main Page »

 Fonction « Détails » des pages du wiki

Vous pouvez voir les détails de chaque page du wiki d‟un site collaboratif.

- Soit via la liste des pages du wiki, lien « Détails » :

- Soit depuis la visualisation de la page du wiki, lien « Détails » :

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 43 25/08/2015
Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

La fonction « Détails » donne accès à l‟historique des modifications d‟une page de wiki.
Vous pouvez rétablir une version précédente ou simplement la visualiser.

4. Blog
Un blog est un site Web constitué par la réunion de billets (messages et commentaires)
agglomérés au fil du temps. Chaque message ou réponse est, à l'image d'un journal de
bord, un ajout au blog. Le contenu des messages est souvent textuel, enrichi d'hyperliens et
d'éléments multimédias, sur lequel des membres autorisés peuvent apporter des
commentaires.

Le blog d‟un site collaboratif Alfresco-Share comporte deux éléments importants :

- Des messages, ou articles. Ce sont les points de départ pour chacun des thèmes
abordés dans le blog.
- Des commentaires. Ces sont les réponses ou réactions des participants au blog liés à
un message.

Dans un site collaboratif, les membres ont des rôles. A chacun de ces rôles correspondent
des droits pour l‟usage du blog, tels que définis dans le tableau des rôles (Blog) en annexe.

 Onglet Blog

Le blog est accessible à partir de l‟onglet « Blog » situé dans le bandeau haut du site
collaboratif.

 Créer un article dans le blog

Tous les membres d‟un site collaboratif ayant le rôle de gestionnaire, collaborateur ou
contributeur peuvent créer un article dans le blog. Pour cela il vous suffit de cliquer sur le
bouton « Nouvel article ».

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 44 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Cette action lance l‟éditeur standard intégré. Vous pouvez saisir un message sous forme de
texte enrichi.

Vous avez la possibilité de publier ou de sauvegarder votre message selon 3 options :

- « Enregistrer en tant que brouillon ». Cette option vous permet de conserver le

message comme brouillon sans qu‟il soit vu par d‟autres membres du site. Vous
pourrez reprendre ce message ultérieurement.

- « Publier en interne ». Cette option vous permet de publier le message dans le blog du
site collaboratif.

- « Publier en interne et en externe ». Cette option vous permet de publier le message

dans le blog du site collaboratif, mais aussi sur un blog externe type Wordpress ou
Typepad. Reportez-vous à la rubrique « Configurer un blog externe » pour plus
d‟informations.

 Editer / Modifier un article

Si, au sein du site collaboratif, vous avez le rôle de « Collaborateur » ou de « gestionnaire »

vous pouvez éditer un article.

Vous pouvez lancer l‟éditeur de message à partir de l‟onglet « Blog », en cliquant sur l‟icône
« Modifier » de l‟article :

Vous pouvez ensuite modifier cet article.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 45 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

 Supprimer un article

Si vous êtes « Gestionnaire » du site collaboratif, vous êtes autorisé à supprimer un article en
cliquant sur l‟icône « Supprimer » :

Une boite de dialogue vous demandera de confirmer la suppression de l‟article.

 Ajout d’un commentaire sur un article

Tous les membres d‟un site collaboratif ayant au minimum le rôle de « Contributeur » peuvent
ajouter des commentaires à un article. Pour cela, ils doivent ouvrir l‟article en cliquant sur son
titre.

Vous aurez alors accès au contenu de l‟article et à diverses actions. Sur la première partie
de cette page vous pouvez trouver :

- un lien pour revenir à la liste des articles,

- le titre et le contenu de l‟article en question,
- les commentaires éventuels.

Sur la deuxième partie vous trouvez un éditeur simplifié permettant de saisir un commentaire.
Lorsque vous cliquez sur « Ajouter le commentaire », celui-ci est enregistré et il est visible par
tous.

Attention : Seuls les gestionnaires et les collaborateurs peuvent modifier un

commentaire qui n‟a pas été créé par eux initialement. De même, seuls les gestionnaires
peuvent supprimer un commentaire qu‟ils n‟ont pas créé.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 46 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Lorsque la liste des messages est affichée, le nombre de commentaires est indiqué en face
du terme « Réponses » :

 Edition et suppression d’un commentaire

Seuls les « Collaborateurs » et les « gestionnaires » peuvent éditer

un commentaire en cliquant sur l‟icône « Modifier » située à
droite du commentaire (disponible au survol).

Seuls les « gestionnaires » peuvent supprimer les commentaires

des autres.

 Configurer un blog externe

Cette fonctionnalité, accessible via l‟onglet « Blog » en cliquant sur le bouton « Configurer un
blog externe », permet de publier les messages du blog d‟un site collaboratif à l‟identique sur
un blog externe de type Wordpress ou Typepad.

Cette action ouvre une boite de dialogue où vous

pouvez saisir les paramètres du blog externe.

Lorsque vous cliquerez sur « Publier en interne et en

externe » lors de la création d‟un message, ce dernier
sera publié sur le blog du site collaboratif mais aussi
sur le blog que vous avez désigné.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 47 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

5. Liens
 Dashlet lien

La dashlet lien peut être affichée sur le

tableau de bord d‟un site collaboratif. Vous
pouvez aussi déplacer voire supprimer cette
dashlet à cet emplacement si vous avez le Pour cela, à partir du tableau de bord du
rôle « gestionnaire » du site. site, cliquez sur la roue dentée,
« Personnaliser le tableau de bord », puis
sur « Ajouter des dashlets ».

Dans un site collaboratif, les membres ont des rôles. A chacun de ces rôles correspondent
des droits pour l‟usage des liens, tels que définis dans le tableau des rôles (Liens) en annexe.

 Onglet lien

L‟outil « Liens » est accessible à partir de l‟onglet « Liens » dans la barre d‟outils en haut du
tableau de bord du site collaboratif.

 Créer un lien

Si vous avez le rôle contributeur, collaborateur ou gestionnaire vous pouvez créer un lien.

Pour créer un lien, il faut accéder à l‟outil lien en

cliquant sur l‟onglet « Liens » accessible à partir
de la barre d‟outils en haut du tableau de bord
du site. Vous pouvez aussi réaliser cette action à
partir de la dashlet.

En cliquant sur le bouton « Nouveau lien », vous

accédez ensuite à une page proposant l‟éditeur
standard Alfresco-Share. Lorsque vous avez créé un lien, cliquez sur le bouton « Enregistrer »
pour valider cette opération.

 Vue simplifiée/vue détaillée

La vue simplifiée permet d‟afficher le titre du lien ainsi que son url (adresse) tandis que la vue
détaillée affiche aussi la date de création du lien, son auteur, une description et
éventuellement le ou les tags associés.

Pour activer la vue détaillée à partir de la vue simplifiée, cliquez le bouton « Vue détaillée » à
droite en regard du lien. Inversement, cliquez ensuite sur le bouton « Vue simplifiée » pour
revenir à une vue simplifiée.
Université de Grenoble - Equipe Usages p. 48 25/08/2015
Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

 Editer/modifier un lien

Pour modifier un lien, en mode affichage détaillé, cliquez sur l‟icône « Modifier » à droite en
regard de l‟affichage du lien.

Si vous êtes en vue simplifiée, cliquez sur les icônes qui apparaissent au passage de la souris
à droite du lien.

 Sélection multiple de liens

A partir de l‟onglet lien, vous pouvez sélectionner plusieurs liens pour effectuer une même
action sur le groupe.

Pour sélectionner plusieurs éléments de la vue en cours, il suffit de cocher les cases à gauche
des éléments souhaités.

Les actions autorisées sur cette sélection sont la suppression ou la désélection des «
Éléments sélectionnés ».

6. Discussion
Il s‟agit de l‟outil forum, un espace de discussion publique ouvert aux membres du site. Les
discussions y sont archivées ce qui permet une communication asynchrone.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 49 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Chaque nouvelle discussion créée constitue un « fil de discussion » ou « sujet » enrichi au fur
et à mesure par les réponses qui s‟y rajoutent.

 Onglet Discussion

Le forum est accessible à partir de l‟onglet « Discussions » en haut du tableau de bord du site
collaboratif.

A chaque rôle des membres du site correspondent des droits sur le forum tels que définis
dans le tableau des rôles (Discussions) en annexe.

 Créer une nouvelle discussion

Si votre rôle n‟est pas « lecteur », vous avez la possibilité de créer une nouvelle discussion.

Cliquez sur le bouton « Nouveau sujet ».

Cette action lance l‟éditeur intégré standard. Vous pouvez saisir un message sous forme de
texte enrichi.

Lorsque vous avez fini de saisir le texte de la nouvelle discussion, pour publier, cliquez sur le
bouton « Enregistrer ».

Attention : N‟oubliez pas de donner un titre à votre discussion.

 Répondre

Si, sur le site, votre rôle est contributeur, collaborateur ou gestionnaire, vous pouvez participer
à une discussion en rajoutant un message. Sur le tableau de bord du site, à partir de l‟onglet
discussion, la liste des nouveaux sujets s‟affiche ; cliquez sur le titre du sujet sur lequel vous
souhaitez contribuer ou bien cliquez sur l‟icône « Afficher » à droite en regard du sujet choisi.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 50 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Cliquez ensuite sur le bouton « Répondre » au niveau de la discussion ou d‟un message.

Lorsque vous avez fini de saisir la réponse au message, cliquez sur le bouton « Créer » pour la
valider.

 Editer / Modifier un message

Si, sur le site, votre rôle est contributeur, collaborateur ou gestionnaire, vous pouvez modifier
les messages que vous avez rédigés.

Par ailleurs, pour modifier le message de quelqu‟un d‟autre, vous devez être « collaborateur
» ou gestionnaire ». A partir de l‟onglet « Discussions », à droite en regard du message à
modifier, cliquez sur l‟icône « Modifier ». Vous accédez à l‟éditeur de texte intégré. Vous
pouvez ensuite modifier ce message.

Cliquez sur le bouton « Enregistrer » pour valider ces changements.

 Supprimer une discussion

Vous ne pouvez pas supprimer un seul message dans un fil de discussion. Il faut supprimer
l‟intégralité de la discussion dans laquelle se situe ce message.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 51 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Si vous avez le rôle « gestionnaire » sur le site, vous pouvez supprimer un fil de discussion et
par là-même l'ensemble des messages associés. Pour cela, dans l‟onglet « Discussions », à
partir de la liste des sujets cliquez sur l‟icône « Supprimer » située à droite de l‟écran en
regard du nom de la discussion choisie. Une boite de dialogue vous demandera de
confirmer la suppression de la discussion.

7. Calendrier
L‟outil calendrier permet de consulter, de noter et ainsi de planifier les événements liés au
site collaboratif.

Tous les membres d‟un site, quels que soient leurs rôles, peuvent consulter le calendrier du
site.

A chaque rôle des membres du site correspondent des droits sur le calendrier tels que définis
dans le tableau des rôles (Calendrier) en annexe.

Cet outil est accessible à partir de l‟onglet « Calendrier » situé dans le bandeau haut du site
collaboratif.

Vous pouvez aussi « Personnaliser le tableau de bord » avec la dashlet Calendrier sur la page
d‟accueil du site.

Dans Alfresco-Share, sur votre tableau de bord personnel, vous pouvez aussi afficher une
dashlet « Mon calendrier » qui synthétise l‟ensemble des événements créés sur tous vos sites
collaboratifs (voir configurer votre tableau de bord, p.9).

 Ajouter un nouvel événement

Si vous disposez du rôle collaborateur ou gestionnaire, vous pouvez créer un nouvel

événement. Pour cela, à partir de l‟onglet « Calendrier », cliquez sur le bouton « Nouvel
événement ».

Saisissez le titre, choisissez la date, l‟heure, au besoin des indications concernant

l‟événement. Lorsque vous avez fini, cliquez sur le bouton « OK ».

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 52 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

 Modifier/éditer un événement

Si vous disposez du rôle contributeur, collaborateur ou

gestionnaire, vous pouvez modifier un événement que
vous avez créé.

Pour cela, à partir du tableau de bord du site, cliquez

sur l‟onglet « Calendrier » puis, cliquez sur le titre de
l‟événement à modifier.

Une boîte de dialogue s‟ouvre, cliquez sur le bouton

« Editer », modifiez l‟événement puis validez en
cliquant sur le bouton « Ok ».

 Supprimer un événement

Si vous disposez du rôle contributeur, collaborateur ou gestionnaire, vous pouvez supprimer

un événement que vous avez créé. Accédez aux événements en cliquant sur l‟onglet «
Calendrier », puis cliquez sur le titre de l‟événement. Une boîte de dialogue s‟ouvre, cliquez
sur le bouton « Supprimer ». Confirmez ensuite la suppression.

VI. Autres outils et fonctions

1. Corbeille
Lorsque vous décidez de supprimer un
élément des sites desquels vous êtes
gestionnaire, ou de votre espace de
stockage personnel de fichiers (« Mes
Fichiers »), il est conservé dans une
« corbeille ».

Cela vous permet de récupérer et de restaurer les éléments que vous auriez supprimés trop
vite ou involontairement.

Chaque utilisateur de la plateforme Alfresco possède sa corbeille personnelle, avec les

éléments qu‟il a lui-même supprimés. Vous pouvez la retrouver en cliquant sur votre nom
dans la barre de menu supérieure, puis sur « Mon profil ».

En cliquant ensuite sur l‟onglet « Corbeille », vous accédez à la liste de tous les éléments que
vous avez supprimés sur les sites et sur votre espace personnel Alfresco, qu‟il s‟agisse de
documents, de wikis, de discussions, de liens, etc.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 53 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Vous avez la possibilité de restaurer un élément tel quel sur l‟espace duquel il a été
supprimé, ou de le supprimer définitivement de la plateforme Alfresco. La suppression des
éléments se trouvant dans la corbeille est irréversible. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le
bouton « Récupérer » ou « Supprimer » en face de l‟élément concerné.

Vous pouvez également sélectionner plusieurs éléments en les cochant, ou en utilisant le

bouton « Sélectionner » pour sélectionner tous les documents se trouvant dans la corbeille.
Ce bouton vous permet également de désélectionner les éléments.

Pour trouver un document plus rapidement dans la corbeille, vous pouvez taper son nom
dans la barre de recherche, puis cliquer sur « Rechercher ».

Nota : Le bouton « Supprimer » à côté du bouton « Rechercher » vous permet de supprimer

votre recherche, et de revenir à la liste complète des documents présents dans la corbeille.
Université de Grenoble - Equipe Usages p. 54 25/08/2015
Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Une fois que vous avez sélectionné les éléments de votre choix, vous pouvez cliquer sur le
bouton « Eléments sélectionnés » pour « Récupérer » ou « Supprimer » tous ces éléments en
une fois.

Lorsque vous choisissez de « Récupérer » un ou plusieurs éléments, un message de

confirmation apparait, cliquez sur « OK ». Les éléments sont enlevés de la corbeille, vous les
retrouverez dans leur espace d‟origine.

Lorsque vous décidez de supprimer un ou plusieurs éléments, vous devez confirmer votre
choix. Vous pouvez encore « Annuler » la suppression. Si vous cliquez sur « OK » le ou les
éléments concernés seront définitivement supprimés de la plateforme Alfresco.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 55 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Vous avez la possibilité de « Vider » la corbeille afin de supprimer l‟ensemble de son contenu.
Lorsque vous cliquez que le bouton « Vider » vous devez confirmer votre choix. Vous pouvez
encore « Annuler » la suppression. Si vous cliquez sur « OK » tous les éléments qui se trouvent
dans la corbeille seront définitivement supprimés de la plateforme Alfresco.

2. Notifications
La fonction « Notifications » est disponible et activée par default dans l‟Alfresco. Cette
fonction consiste à notifier les évènements récents sur des sites collaboratifs. Les membres
de ces sites reçoivent par e-mail le rapport sur l‟activité de ces sites (ajout, modification,
suppression, etc) La notification (envoie de e-mail) est effectué 1 fois par semaine
(dimanche). Il est possible de configurer cette option dans son espace personnel afin de
recevoir ou pas ces notifications.

Pour configurer les notifications sur les sites où on est inscrit, sélectionner dans la barre noire
du tableau de bord personnel, au niveau du nom « Mon profil », puis « Notifications »

La case cochée permet de sélectionner les sites à notifier, case décochée supprime la
notification par e-mail. Sans personnalisation de notifications tous les sites dont on est
membre sont notifiés et

Pour personnaliser les notifications pour des sites particuliers, il faut afficher la liste des sites de
l‟utilisateur, toujours à partir du « Mon profil » du tableau de bord personnel.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 56 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

On peut activer ou désactiver les notifications pour chaque site dont on est le membre.

Cette action est modifiable à tout moment.

3. Suivre
Couplée à la dashlet Mes activités du tableau de bord personnel ou Activités du site sur les
sites collaboratifs, la fonction « Suivre » permet aux utilisateurs d‟être avertis de l‟activité des
personnes de leur choix sur les sites communs et publics (que l‟on en soit membre ou non).

Pour trouver des personnes, il est possible de passer par l‟onglet Personne de la barre de
menu en haut de l‟écran.

 Rechercher des personnes à suivre

Une fois la personne trouvée, vous pouvez cliquer sur « Suivre ».

 Voir qui je suis et qui me suis

Pour voir quels sont les personnes que vous suivez et celles qui vous suivent, vous devez vous
rendre sur votre Profil.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 57 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Dans l‟onglet « Me suit », vous retrouverez les personnes qui suivent vos activités dans les sites
que vous avez en commun avec elles, ou dans les sites publics.

Dans l‟onglet « Suivis par moi », vous avez accès à la liste des personnes que vous suivez,
vous avez la possibilité de ne plus les suivre en cliquant sur le bouton « Ne pas suivre ».

Dans l‟onglet Mes activités de votre tableau de bord personnel, vous pouvez suivre les
activités des personnes figurants dans votre liste « Suivis par moi ». Vous avez même la
possibilité de ne suivre que leurs activités, en sélectionnant « Je suis » dans le menu déroulant
de votre dashlet.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 58 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Lorsque vous laissez la case « Liste privée »

cochée, les autres utilisateurs ne pourront pas
voir sur votre fiche profil qui sont les personnes
que vous suivez.

Cependant, si vous la décochez, les

personnes que vous suivez apparaîtront sur
votre fiche profil dans un onglet appelé
« Suivant ».

4. Tags
 Objectifs

Tous les outils (Wiki, Blog, Espace documentaire, Calendrier, Liens et Discussions... à
l'exception de l‟outil Membres) proposent la classification et la recherche des objets à

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 59 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

travers l'utilisation des tags. Cette partie du guide vous permettra d'en prendre connaissance
et vous apprendra à les utiliser efficacement.

Définition : Tag
Un tag (balise, étiquette) est un mot-clé attaché à un objet dans le but de permettre la
classification et la recherche de cet objet. Il est, soit créé par l'utilisateur, soit généré
automatiquement. Sur Alfresco Share il n'y pas de génération automatique, c'est
l'utilisateur qui choisit librement (ou presque) ses tags et les dépose au sein de chaque
outil. On peut associer à chaque élément un ou plusieurs tags.

 Fonctionnement

Chaque tag est présenté sous la forme d'un hyperlien pointant vers une page d'index. Cet
index répertorie tous les objets qui utilisent ce tag. Cela permet à un utilisateur de trouver
rapidement tous les objets associés à ce tag.

 Unité à laquelle est attaché un tag

Wiki Une page

Blog Un message
Documents Un dossier et aussi un
fichier
Calendrier Un événement
Liens Un lien
Discussions Une discussion

 Saisie des tags dans Wiki, Blog, Calendrier, Liens et Discussion

Vous devez être en mode Edition : saisissez alors votre (ou vos) tag(s) dans la zone prévue et
cliquez sur « Ajouter ». N‟oubliez pas de cliquer ensuite
sur « Enregistrer ».

Ajout de tags existants

Vous pouvez aussi choisir parmi les tags populaires de

chaque site en cliquant sur ce lien afin d‟afficher les
tags existants. Tous les tags s‟affichent alors. Au survol de la souris, chacun fait apparaître le
signe +. En cliquant alors sur le tag ainsi marqué, on le rajoute à l‟objet courant.

 Saisie des tags dans Documents – Dossiers et Fichiers

En survolant le nom des fichiers ou des dossiers avec la souris, on fait apparaître le volet «
Actions » à droite. Dans ce volet, cliquez sur « Editer les propriétés ». Suivez ensuite les détails
de saisie vus dans la partie « Travaillez de façon collaborative » puis « Tagger un dossier ou un
document » (voir p. 32).

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 60 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

 Affichage des tags

Pour chacun des outils (sauf Membres), tous les tags leur appartenant sont affichés dans la
colonne de gauche (Navigation) avec, entre parenthèses, le nombre d‟occurrences de
chaque tag. L‟ordre d'affichage se fait par nombre d‟occurrences (du plus grand au plus
petit). L‟affichage peut être déplié ou replié grâce au boutons (+ / -) placés à côté du mot «
Tags ».

 Suppression des tags : Wiki, Blog, Calendrier, Liens, Discussion, Documents

Pour les wikis, blog, calendrier, liens, discussions, vous devez être en mode Edition : en
survolant vos tags, une croix apparaît à côté de chacun. Cliquez sur la croix à côté du tag à
supprimer. N‟oubliez pas de sauvegarder.

Pour les documents, vous pouvez supprimer le tag en cliquant sur l‟icône crayon à côté du
tag, ou en passant par le volet « Actions » > « Editer les propriétés ».

 Recherche à l’aide des tags

Trois niveaux de recherche sont possibles :

- Dans un outil (p. ex. Wiki), il faut alors cliquer sur le tag choisi dans la colonne de
gauche (Navigation)
- Dans un site
- Dans tous les sites (dont on est membre ou les sites « publics »)

Ces deux derniers types de recherche se font

en saisissant le tag recherché dans la fenêtre
de recherche et en validant par « Entrée ». Le
résultat sera la combinaison des objets taggés
par le terme ainsi que des objets contenant
simplement ce terme.

On aboutit alors aux résultats de recherche, où tous les éléments contenant le tag recherché
sont cliquables. On peut aussi choisir entre effectuer une recherche sur tous les sites et
effectuer une recherche dans le site courant seulement.

 Méthodologie d’utilisation des tags

Bien que l'utilisation de tags en tant que système de classement possède des avantages de
souplesse et de facilité, ce système n‟est pas sans inconvénients. Les tags sont
habituellement choisis de façon informelle et personnelle par l'auteur ou l‟utilisateur de
l'objet. Au sein d‟un groupe de travail, différents collaborateurs peuvent comprendre et
utiliser différemment ces termes si un schéma de classification n‟est pas rigoureusement
défini. Pour éviter ces problèmes, on peut adjoindre à chaque site collaboratif un glossaire
de tags. L‟outil spécifique « Glossaire » n‟existe pas mais on peut se servir d‟un wiki pour
définir le répertoire disponible des tags et leur signification.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 61 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

 Classification hybride

Bien que le fait de tagger soit souvent proposé comme une alternative commode et
« moderne » à l'organisation par une hiérarchie de catégories classique, pour des sites
volumineux, la recherche par tags n‟est pas forcément aisée. On peut alors imaginer un
système hybride, où les documents sont regroupés dans les dossiers selon de grandes
catégories et chaque dossier a son propre répertoire de tags.

 A retenir sur les tags

- Un objet peut être marqué par un ou plusieurs tags.

- Il est possible d‟utiliser les tags pour une recherche sur 3 périmètres différents :
- Un outil
- Un site
- Un ensemble des sites
- Pour une utilisation efficace des tags, surtout en recherche, il est indispensable de
partager la signification des tags au sein d‟une équipe collaborative.

Pour retrouver les informations sur les tags

http://www.youtube.com/watch?gl=FR&hl=fr&v=xRbdhsf9LCM

5. Flux RSS
Un « flux RSS » (RSS : « Really Simple Syndication » : syndication vraiment simple) est un fichier
texte mis à disposition des internautes. Il est basé sur le langage XML et contient les titres des
derniers articles mis en ligne par un site web ainsi que les liens vers ceux-ci. Ce fichier est
généré périodiquement pour que le sommaire soit toujours à jour. Les flux RSS sont souvent
symbolisés par ce signe : . Ils sont accessibles sur les sites ou bien à partir d‟annuaires de
fils rss (par exemple : http://www.lamoooche.com )

Les informations disponibles sur Internet sont plus nombreuses chaque jour, obligeant les
internautes à fréquenter de plus en plus de sites pour avoir une information complète et
objective. La technologie RSS permet de concentrer les sources d'information et de filtrer les
données pour ne garder que les informations qui sont utiles.

Vous pouvez configurer votre tableau de bord personnel pour y ajouter des dashlets « flux
RSS » (voir Personnaliser votre tableau de bord p.9). Si vous avez le rôle gestionnaire sur un
site collaboratif, vous pouvez également ajouter des dashlets « flux RSS » sur le tableau de
bord du site (Personnaliser le tableau de bord).

Pour configurer la dashlet « flux RSS » (sur

votre tableau de bord personnel ou sur le
tableau de bord d‟un site collaboratif),
vous devez cliquer sur l'icône d'édition de
la dashlet pour modifier le flux (icône
crayon).

Entrez l‟adresse du flux que vous avez copiée sur le site de votre choix ou sur l‟annuaire RSS
de votre choix.

Visualiser l‟affichage du flux sur le tableau de bord.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 62 25/08/2015
Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

6. Cycle de vie d’un site

Un site collaboratif est créé pour répondre à un besoin. Ce besoin est limité dans le temps. Le
site collaboratif va fonctionner selon un cycle de vie.

A un instant « t », un des membres de la communauté Alfresco-Share des Universités de

Grenoble-Savoie crée un site collaboratif, ce site pouvant être privé ou public.

 Modification de la visibilité d’un site

Par défaut la plupart des sites créés sont des sites « privés ». Les circonstances peuvent
conduire à transformer un site initialement « privé » en un site « public » visible par l‟ensemble
de la communauté Alfresco-Share des Universités de Grenoble-Savoie.

Sur chaque site collaboratif, vous disposez

d‟une roue dentée permettant d‟accéder à
un ensemble de fonctions pour le site (selon
votre rôle sur le site), présentées sous forme
de menu déroulant.

Le deuxième item du menu déroulant «

Modifier les détails du site » est accessible uniquement aux membres ayant le rôle de «
gestionnaire ».

Une action sur ce menu lance la boite

de dialogue suivante :

Dans cette boite vous pouvez :

- Editer le nom du site
- Editer la description du site
- Modifier le mode d‟accès (dans
cet exemple, le site est privé)

 Désinscription d’un site

Si vous le souhaitez, vous pouvez vous

désinscrire d‟un site collaboratif en utilisant
l‟item « Se désabonner du site » dans le
menu de la roue dentée.

Attention : se désinscrire du site vous désinscrit de façon définitive du site, seul un

gestionnaire pourra vous réinscrire.
 Suppression d’un site

Seuls les membres ayant le rôle de « gestionnaire » peuvent supprimer un site. La suppression
s‟effectue à partir de votre tableau de bord personnel dans la dashlet « Mes sites ».

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 63 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Attention : cette action est définitive, le site et tous les éléments de ce site seront
supprimés.
Au survol des noms de sites un bouton en forme de croix apparaît à droite du nom du site.
Une action sur ce bouton lance une boite de dialogue vous demandant de confirmer ou
d‟annuler la suppression du site.

7. Accès Webdav
Le protocole Webdav permet de récupérer, déposer, modifier, supprimer des fichiers et
dossiers rapidement et facilement sur un serveur distant. Sur Windows, le protocole webdav
passe par la création de favoris réseaux.

Dans Alfresco-Share vous pouvez créer un favori réseau qui mènera vers l‟espace
documentaire de votre site collaboratif. Vous accèderez ainsi à vos documents sans avoir
besoin d‟ouvrir un navigateur, vous gèrerez simplement vos fichiers à partir de ce favori
réseau qui constituera en quelque sorte un répertoire sur votre ordinateur.

 Montage d’un répertoire Webdav sous Windows XP

A partir du tableau de bord du site, cliquez sur l‟onglet « Espace documentaire », dans la
barre supérieure. A gauche de l‟écran, dans le volet de navigation, placez votre souris sur «
Lien Webdav », effectuez un clic droit et dans la fenêtre qui s‟ouvre, sélectionnez « Copier
l‟adresse du lien » (si votre navigateur ne propose pas la fonction « Copier l'adresse du lien »,
ouvrez le lien et copiez-le depuis la barre d'adresses).

Accédez aux « favoris réseau » à partir du menu « Démarrer » :

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 64 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Cliquez sur « Ajouter un favori réseau » en haut du volet de navigation (à gauche) puis sur le
bouton « suivant ».

Dans la fenêtre suivante, vous pouvez éventuellement personnaliser le nom du favori réseau
que vous êtes en train de créer. Pour cela, cliquez dans la zone où est indiqué « Choisissez un
autre emplacement réseau Spécifiez l‟adresse d‟un site web, un emplacement réseau ou un
site FTP ».

Collez le lien que vous avez copié depuis l‟espace documentaire du site Alfresco Share,
cliquez sur suivant :

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 65 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Entrez vos identifiant et mot de passe (ceux que vous utilisez pour vous connecter à Alfresco
Share).

Vous accédez ainsi aux dossiers et fichiers présents dans l‟espace documentaire de votre
site collaboratif sur Share, et vous pouvez déposer des dossiers et fichiers, en supprimer…

Par la suite, pour accéder à ce répertoire, passez par « Favoris réseau » et double-cliquez sur
le nom du favori réseau correspondant à l‟espace documentaire du site.

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 66 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

 Montage webdav sous Windows Seven

A partir du tableau de bord du site, cliquez sur l‟onglet « Espace documentaire », dans la
barre supérieure. A gauche de l‟écran, dans le volet de navigation, placez votre souris sur «
Lien Webdav », effectuez un clic droit et dans la fenêtre qui s‟ouvre, sélectionnez « Copier
l‟adresse du lien » (si votre navigateur ne propose pas la fonction « Copier l'adresse du lien »,
ouvrez le lien et copiez-le depuis la barre d'adresses).

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 67 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Accédez au « Réseau » à partir du menu « Windows » :

Dans la fenêtre « réseau », faites un clic-droit sur « Réseau », et sélectionnez « Connecter un

lecteur réseau » :

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 68 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Dans la fenêtre qui s‟ouvre, coller le lien copié depuis l‟espace documentaire dans le
champ « dossier ».

Attention : bien cocher la case « se connecter à l‟aide d‟informations d‟identification

différentes ».

Nota : si vous voulez conserver votre accès webdav dans vos favoris réseau, cochez bien la
case « Se reconnecter à l‟ouverture de session », cliquez sur « terminer ».

Entrez vos identifiant et mot de passe (ceux que vous utilisez pour vous connecter à Alfresco
Share).

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 69 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Vous accédez ainsi aux dossiers et fichiers présents dans l‟espace documentaire de votre
site collaboratif sur Share, et vous pouvez déposer des dossiers et fichiers, en supprimer…

Par la suite, pour accéder à ce répertoire, passez par « Ordinateur » et double-cliquez sur le
nom du favori réseau correspondant à l‟espace documentaire du site.

 Montage webdav sous Mac OS

A partir du tableau de bord du site, cliquez sur l‟onglet « Espace documentaire », dans la
barre supérieure. A gauche de l‟écran, dans le volet de navigation, placez votre souris sur «
Lien Webdav », et faites un clic-droit (ou appuyez sur la touche « Ctrl » du clavier en même
temps que vous cliquez). Vous obtenez un menu contextuel. Choisissez « Copier le lien ».

Sous le Finder dans le menu « Aller », sélectionnez « Se connecter au serveur ».

Dans la boite de dialogue qui apparaît, collez le « lien Webdav » dans le champ « Adresse
du serveur », puis cliquez sur « Se connecter »

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 70 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Vous êtes invité à saisir vos identifiant et mot de passe.

Un lecteur réseau apparaît dans le Finder et dans le menu navigation

Vous accédez ainsi aux dossiers et fichiers présents dans l‟espace documentaire de votre
site collaboratif sur Share.

Nota : en cas de problèmes avec le montage Webdav sous Mac OS, vous pouvez utiliser un
logiciel dédié pour vous connecter, comme Cyberduck (http://cyberduck.ch/, logiciel
Opensource gratuit).

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 71 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

VII. ANNEXES
Tableau des rôles
Usages dans le site

Documents Lecteur Contributeur Collaborateur Gestionnaire

Fonctions sur ses propres documents

Créer un dossier Oui Oui Oui

Ajouter un document Oui Oui Oui

Editer hors ligne Oui Oui Oui

Editer les métadonnées Oui Oui Oui

Voir les détails Oui Oui Oui Oui

Copier vers Oui Oui Oui Oui

Déplacer vers Oui Oui Oui Oui

Supprimer Oui Oui Oui

Gérer les droits d'accès Oui Oui Oui

Gérer les aspects Oui Oui Oui

Voir les dossiers ou fichiers Oui Oui Oui Oui

Télécharger (fichier) Oui Oui Oui Oui

Ajouter un commentaire Oui Oui Oui

Editer un commentaire Oui Oui Oui

Supprimer un commentaire Oui Oui Oui

Remplacer par une nouvelle version (fichier) Oui Oui Oui

Assigner un workflow Oui Oui Oui

Fonctions sur les documents des autres

Editer hors ligne Oui Oui

Editer les métadonnées Oui Oui

Voir les détails (dossiers) Oui Oui Oui Oui

Copier vers Oui Oui Oui Oui

Déplacer vers Oui

Voir les dossiers ou fichiers Oui Oui Oui Oui

Télécharger (fichier) Oui Oui Oui Oui

Gérer les droits d'accès Oui

Gérer les aspects Oui Oui

Supprimer un document Oui

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 72 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Usages dans le site

Wiki Lecteur Contributeur Collaborateur Gestionnaire

Fonctions sur ses propres pages

Créer une nouvelle page Oui Oui Oui

Supprimer une page Oui Oui Oui

Renommer une page Oui Oui Oui

Editer une page Oui Oui Oui

Voir les détails Oui Oui Oui Oui

Voir la page Oui Oui Oui Oui

Fonctions sur les pages des autres

Supprimer une page Oui

Renommer une page Oui Oui

Editer une page Oui Oui

Voir les détails Oui Oui Oui Oui

Voir la page Oui Oui Oui Oui

Blog Lecteur Contributeur Collaborateur Gestionnaire

Fonctions sur ses propres messages

Créer un nouveau message Oui Oui Oui

Configurer un blog externe Oui Oui

Voir Oui Oui Oui Oui

Editer Oui Oui Oui

Supprimer son message Oui Oui Oui

Ajouter un commentaire Oui Oui Oui

Editer son commentaire Oui Oui Oui

Supprimer son commentaire Oui Oui Oui

Fonctions sur ses les messages des autres

Voir Oui Oui Oui Oui

Editer Oui Oui

Supprimer un message Oui

Editer un commentaire Oui Oui

Supprimer un commentaire Oui

Liens Lecteur Contributeur Collaborateur Gestionnaire

Fonction sur ses propres liens

Créer un lien Oui Oui Oui

Editer Oui Oui Oui

Supprimer Oui Oui Oui

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 73 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

Usages dans le site

Voir Oui Oui Oui Oui

Fonction sur les liens des autres membres

Editer Oui Oui

Supprimer Oui

voir Oui Oui Oui Oui

Discussions Lecteur Contributeur Collaborateur Gestionnaire

Créer une discussion Oui Oui Oui

Voir Oui Oui Oui Oui

Fonctions sur ses propres messages

Editer un message/discussion que l'on a

créé(e) Oui Oui Oui

Supprimer un message/discussion que l‟on a

Oui Oui Oui
créé(e)
Répondre Oui Oui Oui

Fonctions sur les messages des autres

membres
Répondre Oui Oui Oui

Editer y compris les tags Oui Oui

Supprimer Oui

Calendrier Lecteur Contributeur Collaborateur Gestionnaire

Fonctions sur ses propres événements

Nouvel événement Oui Oui Oui

Editer Oui Oui Oui

Supprimer Oui Oui Oui

Voir Oui Oui Oui Oui

Fonctions sur les événements des autres

Editer Oui Oui

Supprimer Oui

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 74 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification
 Université de Grenoble - Guide Alfresco-Share

De façon synthétique, on peut retenir :

Un lecteur ne peut que lire les éléments auxquels il a accès. Concernant les fichiers, il peut
les copier ou les télécharger. Le lecteur ne peut pas remplacer par une nouvelle version le
document d'un autre sauf si son rôle est passé à collaborateur ou gestionnaire sur ce
document.

Un contributeur ne peut pas modifier, supprimer ou déplacer les éléments créés par d'autres
; il peut simplement les commenter. Il peut, par contre, créer de nouveaux éléments sur
lesquels il a tous les droits.

Un collaborateur peut modifier les éléments créés par d'autres, mais ne peut pas les
supprimer ou les déplacer. Il peut, par contre, créer de nouveaux éléments sur lesquels il a
tous les droits.

Le gestionnaire a tous les droits sur le site (gestion des accès et des rôles, paramétrages des
outils et du tableau de bord du site, actions sur tous les éléments).

Université de Grenoble - Equipe Usages p. 75 25/08/2015

Ce document est publié sous licence Creative Commons Paternité, Pas d'Utilisation Commerciale, Pas de Modification