Support de cours

GESTION DES DOCUMENTS

ADMINISTRATIFS

Chargé du cours :

Junior DANKLOU K. Holonou

Conservateur des archives
Consultant, Spécialiste de la GED
Tél : 98.21.98.05 / 91.43.78.98
[email protected]
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Objectifs du cours

Ce cours offre une formation de base couvrant l'ensemble des fonctions de

la gestion des documents et des archives. Par l'acquisition des notions
fondamentales nécessaires et l'apprentissage des méthodes et traitements
intellectuels usuels.

En développant sa capacité d'effectuer toutes les interventions

professionnelles de la gestion des documents et des archives, le stagiaire
peut ainsi réussir sa mission.

Par le parcours de ces pratiques, le stagiaire acquiert une meilleure

compréhension des problématiques du monde des archives et aperçoit
indirectement, toutes les occupations requérant une habileté et une
connaissance des outils et des méthodes de gestion des archivages.
 3

INTRODUCTION

La gestion des archives porte sur l’ensemble des documents produits ou

reçus par une organisation dans le cours normal de ses activités, peu importe
le support de ces documents. Ainsi, les documents imprimés, numérisés ou
numériques, les photographies, les enregistrements sonores, les images
animées ainsi que les documents issus des banques de données sont
concernés par le système de gestion des archives mis en œuvre dans un
organisme.

Pour un organisme, les objectifs visés par la mise en œuvre d’une politique
de gestion des archives sont essentiellement de quatre ordres :

1) assurer la continuité de sa gestion;

2) se conformer aux exigences juridiques et réglementaires en vigueur;

3) assumer ses responsabilités à l’égard de son personnel, de ses

clients et, le cas échéant, de ses propriétaires ou actionnaires;

4) constituer un patrimoine archivistique.

Les objectifs de la gestion des archives consistent à doter les organismes et

les administrations, des règles et des politiques permettant :
 de réduire l’impact de la mobilité du personnel,
 de faciliter le repérage de l’information,
 de favoriser la prise de décision,
 d’éviter la perte de documents par mauvais classement ou par
destruction,
 de réduire la masse documentaire,
 4

 de protéger les documents du personnel,

 d’accroître la sécurité documentaire,
 d’assurer la bonne gouvernance en éliminant les lenteurs
administratives.

La gestion des archives demande du temps et des ressources. Pour en

minimiser les coûts et en accroître l’efficacité, il convient d’analyser
adéquatement la situation de l’organisme afin de privilégier certaines étapes
avant de procéder aux améliorations jugées souhaitables.

Ce cours vise donc à accompagner les projets de gestion des archives en

tenant compte du fait que chaque situation comporte ses particularités qui
devront être analysées en conséquence.
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CHAPITRE I : QUELQUES DEFINITIONS

1. ARCHIVES : QUE DESIGNE-T-ON PAR ARCHIVES ?

Le terme archives a trois acceptions :

• « Les archives comme l'ensemble des

documents quels que soient leur date, leur

forme et leur support matériel, produits ou
reçus par toute personne physique ou
morale, et par tout organisme public ou privé,
dans l'exercice de leur activité, documents
soit conservés par leur créateur ou leur
successeurs pour leurs besoins propres, soit
transmis à l'institution d'archives compétente
en raison de leur valeur archivistique »
(Définition officielle du Conseil international
des Archives)

Le terme « Archives » désigne aussi :

• les services et institutions qui les collectent, les classent, les conservent et
les communiquent
•Et le bâtiment qui abrite les documents ou la salle des archives
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2. ARCHIVES PUBLIQUES

Les archives publiques sont l'ensemble des archives produites, reçues ou

traitées par toute personne, physique ou morale, exerçant une mission de
service public ou tout service ou organisme public . Elles sont conservées
par leurs administrations d'origine pour leur usage propre ou pour celui des
citoyens (par exemple, pour justifier de leurs droits), puis ultérieurement par
les services d'archives publiques qui les mettent à disposition des historiens
et des chercheurs.
Les fonds d'archives publiques sont soumis à des statuts juridiques de droit
public
Le droit public regroupe les règles relatives à l'organisation et au
fonctionnement administratif, politique et financier de l'État. Il concerne
également les rapports des administrations publiques avec les personnes
privées. On distingue donc trois principes communs à tous les services
publics : principes de mutabilité, de continuité et d'égalité.
Les archives publiques sont imprescriptibles et inaliénables.

3. ARCHIVES PRIVEES

Les archives privées sont l'ensemble des archives produites ou reçues par
toute personne, physique ou morale n'étant pas assimilé service ou
organisme public, ou n'exerçant pas une mission de service public pour le
compte de l'administration publique ou territoriale. Elles sont conservées par
leurs producteurs d'origine pour leur usage propre, notamment pour des
raisons d'ordres financier ou juridique
 7

Les archives d’une entreprise, d’une association ou d’une personne sont des
fonds d’archives privées ; elles ont un statut juridique qui dépend de celui du
producteur du fonds.

Les archives privées ont toutes sortes d'origines possibles, puisque n'étant
pas limitées par le cadre des institutions publiques :

 sociétés
 entreprises privées
 associations
 associations cultuelles
 congrégations religieuses, églises…
 écoles, collèges, lycées privés
 Laboratoires et centres de recherche privés
 individus (en dehors de l'exercice d'activités de service public ou de
mandat électif)

4. LE DOSSIER

• Réunit plusieurs pièces traitant d’une affaire

• Conservé matériellement dans une chemise
cartonnée, une boîte d’archives et parfois dans
une chemise à sangle ou à rabat que l’on
appelle « liasse »
8
 9

5. QUELQUES PRINCIPES FONDAMENTAUX DE L’ARCHIVISTIQUE

5.1. LE PRINCIPE DE PROVENANCE OU PRINCIPE DU RESPECT DES

FONDS

Le Fonds est composé de documents qui ont une même origine (personne
physique ou organisation). Le respect de cette origine est le fondement de la
gestion des archives, qui interdit de séparer les documents d’un même service ou
d'un même fonds et de les répartir dans des catégories artificielles en fonction de
leur sujet. (Correspondances, rapports, comptes rendus etc.)
Le principe du respect des fonds suggère l'intégralité matérielle et intellectuelle de
chaque fonds d'archives. Il combine le respect de la provenance d'un fonds avec le
classement cohérent des documents qui le composent (sous-fonds, dossiers ayant
eux-mêmes une cohérence interne).
Le principe du respect des fonds stipule que chaque document doit être maintenu
ou replacé dans le fonds dont il provient, et dans ce fonds à sa place d’origine. Il
comprend trois notions connexes : le respect de la provenance, le respect de
l’intégrité du fonds, le respect de l’ordre originel ou primitif.

On doit la première formulation du principe de respect des fonds à l’historien

français Natalis de Wailly (1805-1886) dans une directive administrative de 1841
concernant le classement des archives départementales et communales
françaises. Le principe est vite adopté en Europe. On commence à l’appliquer aux
États-Unis au début du XXe siècle, puis peu de temps après au Canada. Au
Québec, il est difficile de déterminer si le concept est en usage avant les années
1960 vu le faible nombre de services d’archives organisés.

5.2. PRINCIPE DE L’INTEGRITE D’UN FONDS

Si un fonds est complètement classé selon un ordre interne logique, il faut

préserver cet ordre, puisqu’il donne des informations sur la méthodologie de
travail de son producteur.
 10

5.3. LA THEORIE DES TROIS AGES

En archivistique, on considère que le cycle de vie du document est divisé en trois

périodes :
- Archives courantes, 1er âge (vivantes, actives)
- Archives intermédiaires 2e âge (semi-actives)
-Archives définitives 3ème âge, (Historiques, mortes)
 LES ARCHIVES COURANTES

Regroupent les documents qui sont nécessaires à l'activité des services qui les ont
produits. Les services les conservent pour le traitement de leurs affaires courantes ;
 LES ARCHIVES INTERMEDIAIRES

Ne sont plus d'usage courant, mais doivent être conservées temporairement, pour
des besoins administratifs ou juridiques. À l'issue de la durée légale ou
réglementaire de conservation, les archives intermédiaires font l’objet d’un tri et sont
soit conservées définitivement (pour les besoins de recherches) ou soit éliminées.

 LES ARCHIVES DEFINITIVES

Ont vocation à être conservées à durée illimitée pour des raisons historiques,
légales, scientifiques ou patrimoniales.

5.4. LES DOCUMENTS ESSENTIELS

Sont ceux qui sont indispensables au fonctionnement des différentes unités

administratives des ministères ou qui assurent la continuité de leur activité.
(Les documents de procédures, les décrets de nomination, les règlements et les
statuts des services)
 11

CHAIPTRE II : TRAITEMENT DES ARCHIVES

ADMINISTRATIVES

2.1. Constitution des dossiers dans le bureau

Dès la création ou la réception d’un document (Courrier, rapport, étude, décret, loi
etc.)On doit procéder à sa constitution par son insertion dans :
 Une chemise cartonnée
 Une boite d’archive
 Une chemise à rabat
 12

Le dossier doit être identifié au minimum par :

 un intitulé ou titre indiqué dès la création (analyse du contenu) : proscrire les
thermes « divers », « affaires générales » ou « correspondance»,
 des dates extrêmes (dates de la pièce la plus ancienne et la plus récente).

Ces deux éléments constituent l’indispensable « carte d’identité » qui suivra le

dossier toute sa vie.

On peut y ajouter :
 le numéro d’ordre : si le dossier est scindé en plusieurs chemises ou boites ;
 l’action administrative : son objet, l’objet, les personnes, organismes et lieux
concernés ;
 le type du document (procès-verbal, compte rendu…).

Pour les dossiers complexes, peuvent prévoir des subdivisions et donner un sous-
titre par sous-dossier.

Dans les cas des documents électroniques, il est indispensable de choisir dès le
départ des formats de fichiers pérennes et un système de stockage fiable. De plus,
chaque document doit être décrit dès sa création, de manière à faciliter sa
recherche et le tri ultérieur des documents à éliminer et à verser aux archives
départementales.
 13

L’archiviste doit donc être consulté dès la création d’une application ou d’une base
de données.
2.2. Tenue du dossier
La bonne tenue du dossier implique le respect de quelques gestes simples:
 maintenir un ordre interne ; classer chronologiquement les pièces (la plus
ancienne au-dessous), rapprocher les documents qui vont ensemble
(exemple : une lettre et sa réponse).
 éliminer d’emblée les papiers « de corbeille « brouillon, double, formulaire
vierge, prospectus, document reçu pour l’information.
 ne pas constituer des dossiers trop volumineux (les scinder si besoin est) :
utiliser, pour le rangement, des boites de 15 cm d’épaisseur, aisément
manipulables,
 éviter : ruban adhésif, trombones, élastiques.

2.3. Classement des documents dans les bureaux et secrétariats :

Il existe 3 ordres fondamentaux de classement

• Classement alphabétique
• Classement numérique
• Classement thématique (ou idéologique)

 les ordres dérivés :

• Classement décimal
• Classement chronologique
• Classement géographique
• Classement alphanumérique

Le classement consiste pour le fonctionnaire et les secrétaires à ordonner

l’ensemble des documents qu’il crée ou qu’il reçoit, avec méthode et selon des
critères soigneusement définis, qu’il s’agisse du classement des documents à
l’intérieur des dossiers ou de l’organisation de tous les dossiers.
 14

2.3.1. Le classement interne des dossiers

Ce classement consiste pour tout dossier, qu’il soit en cours de constitution ou clos,
mais encore utilisé, à être soumis à certaines règles, notamment :
• Chaque dossier doit comporter un ordre interne. Celui-ci est le plus souvent
chronologique, la pièce ancienne se trouvant au-dessous et les documents
s’accumulent au fur et à mesure de leur arrivée ou de leur traitement ;
• Les documents doivent être regroupés en dossiers homogènes c’est à dire
comportant des pièces traitant d’une même affaires;
• Chaque dossier doit recevoir une identification :
- titre,
- date,
- et éventuellement un numéro d’ordre, si les dossiers à classer sont
nombreux;

2.3.2. Le classement externe des dossiers

Le classement externe des dossiers consiste à ordonner les dossiers les uns par
rapport aux autres. On distingue :
2.3.2.1. Le classement thématique ou idéologique :
Les documents à classer sont regroupés par thème présentant des caractéristiques
homogènes. Cette méthode exige un effort intellectuel et nécessite des
connaissances supplémentaires, donc un plan de classement qui définit les
relations entre les thèmes et les sous thèmes;
Exple : Mission
 Ordre de mission
 Frais de mission
 Rapport de mission etc.

Formation
 Formation continue
 Stage de formation
 15

 Etc.

Avantages Inconvénients
Ce classement est pratiqué pour la
Il est difficile d’organiser à l’avance
recherche qui peut être longue
un plan de classement
d’une documentation

Ne présente aucune sécurité : il ne

Extensible : il est toujours possible
permet pas de déceler l’absence
de créer de nouveaux groupes
d’un document

Emploi délicat : toute erreur sur

Rapidité dans la recherche l’idée du document prolonge la
recherche.
Peut se combiner avec d’autre ordre
de classement
Utilisation

Le classement idéologique est utilisé principalement dans les

bibliothèques et pour le classement de la documentation.

2.3.2.2. Le classement par ordre alphabétique :

Le classement alphabétique consiste à ranger les documents d’après l’ordre des

lettres de l’alphabet.
Le classement selon cet ordre est souvent délicat pour les dénominations
comportant plusieurs mots.
En effet, il faut choisir dans chaque dénomination ou chaque rubrique le mot
directeur. Puis pour faciliter les recherches, il faut mettre le mot directeur en
évidence en indexant la dénomination.
 16

Ainsi, pour déterminer les mots directeurs dans une rubrique complexe, on utilise
les règles définies par la norme l’AFNOR (Association Française de
NORmalisation).
Exemple :
Au service achats, les dossiers des fournisseurs sont tenus par ordre alphabétique.
Les dénominations comportant plusieurs mots, il faut classer suivant un terme
directeur.

Avantages Inconvénients

Simple dans son principe, le

Compliqué : lorsqu’il s’agit de classer
classement alphabétique de noms et
des dénominations
de mots n’offre pas de difficultés.

Lent : lorsqu’il porte sur un nombre

important de documents dont les
Rapide lorsqu’il porte sur un nombre
mots directeurs de classement
restreint de documents
peuvent être homonymes ou
composés de lettres identiques.

Peu sûr : sauf précautions

particulières, il est difficile de déceler
Extensible : il est toujours possible
le déclassement ou l’absence d’un
d’insérer de nouvelles dénominations
dossier
ou un nouveau dossier entre deux
dénominations ou deux dossier déjà Limite : dans son développement
existants. pas de problème matériels (liste à
modifier ou à refaire, dossier à
déplacer etc…

Utilisation
 17

Le classement alphabétique s’adapte particulièrement au classement des

noms de personnes, des raisons sociales de société, clients, fournisseurs,
personne d’une entreprise, abonnée à un service ou à un journal à une
assurance, les élèves des écoles etc…

2.3.2.3. Le classement chronologique

Ce classement est appelé encore « classement continu ». Le classement
chronologique organise les documents selon leur ordre temporel d'occurrence
Le classement chronologique consiste à classer les documents dans l’ordre de la
suite naturelle des dates : années, mois, jours (quantièmes).
Il est utilisé lorsque la date apparaît comme un élément essentiel pour identifier un
document. Le document sera classé par référence à sa date de création.
Dans ce mode de classement, le document le plus récent doit toujours être placé
au le dessus.

Le classement chronologique est complété par un classement numérique.

Exemple :
Février 2014.
1 sociétés marocaines de peinture 02/02/0214
2 sociétés de tissage « FILATIS » 12/02/2014
3 société de courtage « GRACOM » 21/02/2014
mars 2014.
4 Standard téléphonique 02/03/2014
5 sociétés industrielles Gazières 24/03/20

Avantages et inconvénients :

Avantages Inconvénients
 18

Impossible de constater l’absence

Simple
d’un document

Difficulté de retrouver un document

Extensible dont on ne connaît pas la date
précise

Le document le plus récent est

immédiatement visible.

Utilisation
Le classement chronologique est adapté pour le :
 classement de la correspondance : des doubles lettres envoyées
 classement des effets de commerce
 classement des revues et de journaux.
 Tous les dossiers produits ou reçus et surtout pour les archives
courantes

2.3.2.4. Le classement alphanumérique

Il reprend les deux systèmes vus plus haut en les combinant; on doit ici classer des
documents qui portent soient des numéros, soient des lettres, soient les deux.
Le classement alphanumérique est une combinaison entre le classement
alphabétique et numérique : il consiste d’abord à répartir les documents dans des
classes alphabétiques préétablies, puis, à l’intérieur de celles-ci, de leurs attribuer,
selon leurs ordre d’arrivée, un numéro.
Les dossiers sont d’abord classés dans l’ordre alphabétique, formant ainsi un
groupe ou une classe, on attribue un numéro à chaque document à son arrivée.
Dans chaque classe de classement alphabétique, un répertoire alphabétique
concis est donc nécessaire, il figure en général sur un guide.
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Avantages et inconvénients :

Avantages Inconvénients
Impossibilité de constater l’absence
Simplicité
d’un document

Difficile de retrouver un document

Extensibilité
dont on connaît pas la date fixe

La consultation de guide est longue,

Sûreté
surtout s’il y a des sous-classes
Nécessité de tenir un répertoire
pour chacune des classes
Les divisions alphabétiques doivent
être fixées à l’avance si non on doit
complètement changer le
classement lors de la création de
nouvelle subdivision.
Utilisation
On l’utilise dans le classement interne des dossiers ; il peut servir
également pour ranger les dossiers médicaux et classer les plaques de
voitures

Le gestionnaire pourrait, en fonction de son activité et de ses besoins, opter pour le

classement thématique ou le classement continu (Chronologique). Cependant, une
fois son choix arrêté, il est impératif de s’y tenir.
 20

2.4. Quelques critères d’un bon classement

Quelles conditions le classement doit-il remplir pour cela ? Il doit être accessible, à
jour, épuré et fiable :

Être accessible : le classement est basé sur une méthode ; les dossiers sont bien
identifiés ; il existe un plan de classement qui explique la méthode.

Être à jour : la corbeille « classement en attente » est vide.

 21

Être épuré : il est « sans bruit ». Un bruit est un document qui n’a rien à faire dans
le classement (le double, le brouillon, la énième version d’un même document, le
document ancien qui devrait être archivé, etc.).

Être fiable : Le classement est sans « silence » c’est-à-dire qu’il ne manque pas
de documents dans les dossiers. Tout document ou dossier emprunté sera
remplacé par un « fantôme », c’est-à-dire, une feuille de papier qui comportera : le
nom du document ou du dossier, le nom de l’emprunteur, la date d’emprunt.

Le matériel utilisé par le classement doit faire gagner du temps et de la fiabilité.
 22

CHAPITRE III : GESTION DES DOCUMENTS

ADMINISTRATIFS

I. LA CONSERVATION DES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Il existe deux façons de conserver les documents administratifs :

1.1. Le pré archivage

C’est le traitement des documents produits par l’administration entre le moment où

ils sortent des bureaux qui les ont produits (archives courantes) et le moment où ils
entrent dans les dépôts d’archives définitives. C’est un archivage transitoire des
documents qui sont utilisés occasionnellement par l’administration, en attendant
leur tri pour décider soit de leur destruction, soit de leur archivage définitif. Les
dossiers dont les délais de conservation au sein des bureaux ont atteint ou dépassé
la durée prescrite par le calendrier de conservation doivent être transférés au dépôt
de pré archivage.

1.2. L’archivage Définitif

Les dossiers ayant perdu leur utilité administrative courante au sein des bureaux
doivent être transférés au Archives définitives (dépôts).
Les règles devant être appliquées à tout versement destiné à l’archivage définitif
sont les suivantes :
• Les transferts et les versements d’archives dans les dépôts devront être
périodiques. Cette périodicité qui peut être semestrielle ou annuelle, sera fixée par
le responsable du Service des Archives en accord avec les unités administratives
concernées. Elle pourra être révisée en cas de besoin afin d’éviter les
encombrements des armoires et meubles de conservation.

• Ce transfert doit être effectué par le biais des bordereaux de versement établis
par le service versant en deux exemplaires
 23

• Les dossiers à transférer sont regroupés en unités homogènes, c’est à dire traitant
d’une même affaire. Les dossiers destinés au transfert doivent être soumis à un tri
préliminaire pour les alléger en éliminant les documents non archivables (ouvrages,
revues, documents personnels…).

• Les dossiers doivent être mis dans des boites d’archives et envoyés au dépôt
accompagnés d’un bordereau de versement.

Les dossiers arrivés au stade d’archives intermédiaires ou définitives, restent la

propriété exclusive du service qui a procédé à leur versement au dépôt central, ils
ne peuvent faire l’objet d’une élimination sans son autorisation.
Le bordereau comporte deux parties : 1ère partie

(à remplir par le service versant)

Page 1
INTITULÉ DU SERVICE PRODUCTEUR (à énoncer intégralement, sans sigles, et en indiquant la hiérarchie)

RESPONSABLE DU VERSEMENT
Nom : Tél :

CAS PARTICULIER (Intitulé du service versant si différent du service producteur)

VOLUMES
Cadre réservé aux Archives

Nombre d’articles (ou de boîtes)

Métrage linéaire

Nombre de pages du bordereau (non

compris celle-ci)

VISA DU CHEF DU SERVICE VERSANT Date

Nom, prénom, signature et cachet

2. ATTESTATION DE PRISE EN CHARGE (cadre réservé aux Archives)

VISA DU RESPONSABLE DES ARCHIVES Date
 2ème partie

BORDEREAU DE VERSEMENT AUX ARCHIVES

Service producteur :

N° Observation
Description Dates
d’ordre s
extrêmes

2
 3

II. TRAITEMENT PHISIQUE DES DOCUMENTS

2.3. LE TRI
Définition : Opération consistant à séparer, aux termes d’une
évaluation, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être
conservés en raison de leur intérêt historique ou patrimonial de ceux
qui sont voués à l'élimination.
Il constitue la dernière étape de la sélection des documents d’archives
qui doivent être conservés indéfiniment ; cette étape est très
importante dans le traitement des archives.
La préparation préalable à l’opération de tri contribue à déterminer le
choix de méthodes de tri appropriées.

Ainsi, selon les types de documents à évaluer et les critères de tri que
vous aurez fixés de préférence en accord avec le producteur, vous
serez en mesure de choisir la (ou les) méthode(s) de tri que vous
utiliserez. Les principales sont les suivantes :
 Sélection (les documents les plus importants)
 Échantillonnage (les dossiers de concours)
 Approche fonctionnelle

S’appuyant sur la logique de la provenance des documents, l’approche

fonctionnelle requiert :

 dans un premier temps, une analyse approfondie des activités et

des fonctions l’organisme afin de désigner les producteurs des
documents les plus importants ;

3
 4

 dans un deuxième temps, c’est sur la base de cet examen qu’elle

ordonnera la conservation des documents selon un ordre de priorité
qui porte sur la nécessité de conserver les documents qui
témoignent de ces activités et fonctions.

L’approche fonctionnelle est souvent la solution utilisée dans un

contexte où les ressources manquent pour recourir à un processus
complet de sélection. Elle assure que les personnels travaillent en
priorité sur les fonds les plus importants.

2.5. L’ÉLIMINATION
Définition : Procédure réglementée qui consiste à soustraire un
dossier ou un ensemble de dossiers du versement auquel il appartient,
ou bien encore à soustraire des documents du dossier auquel ils
appartiennent, car ils sont dépourvus d'utilité administrative et d'intérêt
historique. C’est l’une des trois possibilités du traitement final des
documents proposée dans un tableau d’archivage

Elle consiste à détruire ou éliminer les documents inutiles et périmés ;

les procédures d’élimination seront étudiées dans les chapitres qui
suivent.

Avant chaque élimination le service doit envoyer au service des

Archives un bordereau d'élimination, liste sommaire des documents
dont la destruction est envisagé, que le directeur des Archives
départementales vise ou assortit de conseils.

4
 5

BORDEREAU D’ELIMINATION

Année: N°:
BORDEREAU D’ELIMINATION
DES DOCUMENTS D’ARCHIVES

AGENT RESPONSABLE DE L’ÉLIMINATION

Nom : tél.:

VOLUMES DE LA PROPOSITION D’ÉLIMINATION

Nombre d’articles
Métrage linéaire

INTITULÉ DU SERVICE DEMANDEUR Doit être énoncé intégralement, sans sigles, et en

indiquant la hiérarchie

CAS PARTICULIER Intitulé du service auteur si différent du précédent

Bordereau d’élimination de X page(s) (non compris celle-ci)

Transmis le: Visa d’élimination du:

Le chef de service Le Responsable des Archives

Nom, prénom, signature et cachet

5
 6
Logo du service

BORDEREAU D’ELIMINATION DE DOCUMENTS D’ARCHIVES Année: N°:

Ministère :
Direction : 2010
Service:

Partie à remplir par le service Partie réservée aux Archives

N° d’ordre Description Contenu par boîte, liasse ou registre, ou groupe de boîtes, Dates extrêmes
liasses ou registres (Indiquer l’objet, l’action, la nature des documents, Date la plus ancienne DUA Observations
etc.) et la plus récente des ACTIF INACTIF
documents

Total

6
 7

2.6. LE CLASSEMENT
Définition : Opération consistant à la mise en ordre intellectuelle et
physique des documents d’archives à l’intérieur des dossiers, et des
dossiers à l’intérieur d’un fonds, réalisé en application du principe du
respect des fonds, ou, en cas d’impossibilité d’application de ce principe,
selon des critères chronologiques, géographiques, numériques,
alphabétiques ou thématiques. Le classement aboutit à la constitution des
articles, à leur cotation et à leur rangement sur les rayonnages et
conditionne la rédaction de l’instrument de recherche permettant de les
retrouver.

C’est aussi l’opération matérielle de mise en ordre des documents par

leur insertion dans le dossier correspondant.

Les documents de tous supports doivent être entreposés de façon à

pouvoir les retrouver rapidement, ce qui implique nécessairement leur
intégration dans des ensembles déjà reçus d’une même provenance ; le
classement couvre à la fois le rangement physique des divers types de
documents et les modes de désignation et d’organisation des ensembles
d’archives selon les principes fondamentaux de l’archivistique.

III. TRAITEMENT INTELLECTUEL DES DOCUMENTS

3.1. LA DESCRIPTION
Définition : C’est une présentation intellectuelle et matérielle d’une unité
de description, faite pour en donner une identification exacte et unique, en
expliquer le contexte d’origine et en permettre l’exploitation administrative
ou historique.

7
 8

L’utilisation éventuelle des archives par une diversité de chercheurs

suppose la création d’un système de repérage fondé sur les diverses
caractéristiques des documents conservés ; c’est pourquoi la description
des archives doit se réaliser selon les pratiques et les normes
archivistiques qui régissent la rédaction de notices descriptives ; la
préparation d’instruments de recherche et d’outils de repérage à la fois sur
papier et sur format numérique en assurent une éventuelle diffusion.
• Chaque dossier doit recevoir une identification :
- Un titre,
- Une date,
- et éventuellement un Numéro d’ordre, si les dossiers à classer sont
nombreux;

3.2. LA COTATION
Définition : Attribution d'une cote à un article.

La Cote étant l’ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant

chaque article d’un service d’archives et correspondant à sa place dans
le cadre de classement ou à son adresse dans les magasins.

Pour trouver un document ou un ensemble de documents, vous devrez

préciser sa cote, c'est-à-dire un ensemble de caractères (lettres, chiffres,
signes) identifiant chaque article (plus petite unité matérielle d'un fonds)
d'un service d'archives et correspondant à sa place dans le cadre de
classement ou à son adresse dans les magasins d'archives.La cote a un
emplacement déterminé sur le document. On le place souvent devant au
milieu ou en bas le plus souvent. Elle peut être accompagnée d'une bande
colorée ou d'une gommette.

8
 9

Cette opération essentielle consiste à donner l’adresse de tout document

reçu ou produit, à partir d’un plan de classement et de classification.
L'identification ne devrait pas seulement concerner les services émetteurs
ou expéditeurs ou un type particulier de documents.

La cotation est essentielle et importante car elle présente un aspect à la

fois intellectuel et matériel.

IV. - LES OUTILS ET LES INSTRUMENTS DE GESTION DES

ARCHIVES

Le Plan de classification, le calendrier de conservation, les instruments

de recherche, le bordereau de versement, le bordereau d’élimination etc.
Voilà quelques-uns des outils de gestion dont l’archiviste a besoin pour
l’organisation des fonds d’archives.

Dans ce chapitre nous nous attarderons sur le Plan de classification, le

calendrier de conservation.

4.1. LE PLAN DE CLASSIFICATION OU PLAN DE CLASSEMENT

L’archivage des documents courantes et semi courants doit s’appuyer sur

un plan de classification.

Le plan de classement est structure hiérarchique et logique permettant le

classement, le rangement et le repérage des pièces d'archives ou
l’ensemble des documents. Il s’agit d’identifier et de regrouper des
éléments semblables, d’après des caractéristiques communes par
fonction ou par sujet selon leur nature, leur structure ou leur contenu.

9
 10

Il constitue le premier instrument de repérage intellectuel des documents

à quelque niveau documentaire que ce soit. Il facilite ainsi le processus de
prise de décision et les démarches de recherche administrative et
historique.

Son existence stabilise les processus de gestion en proposant un cadre

commun de références et de procédures. Il accélérera la confection des
instruments de repérage spécifiques et les processus de transfert et de
versement des documents concernés.

Ce faisant, il contribuera à une gestion matérielle efficace et efficiente de

ces mêmes documents.

Le plan de classification présente de nombreux avantages pour les

administrateurs et les utilisateurs du service d’archives. Il permet :

- d’accélérer le classement des documents en ayant un système

de classification et de rangement des documents quel que soit leur
support

- de gagner du temps pour le repérage des documents

- de renforcer la protection des documents et de l’information

qu’ils contiennent : savoir où sont les documents de l’organisme,
parce qu’ils sont bien rangés, permet d’appliquer des mesures
adéquates de sécurité (par exemple pour l’accès à des
renseignements confidentiels)

- de diminuer l’impact du renouvellement du personnel dans

l’organisme et permettre la continuité des tâches administratives

10
 11

Longtemps basé sur les périodes chronologiques, les sujets ou

matières, les types de documents ou les structures administratives,
le plan de classification d’aujourd’hui s’arrime sur les mandats et les
activités spécifiques menées par l’entreprise.

Au besoin, ces activités seront développées en sous-activités et même

parfois en sous-sous-activités, chacune de ces réalités constituant un
niveau différent de classification identifié, en partant du général au
particulier, par les unités suivantes:

Le fonds, les séries, les sous-séries, les sous-sous-séries, composés à

leur tour de dossiers et de pièces.

4.1.1. LE CADRE DE CLASSEMENT

Le cadre de classement est le schéma rationnel qui doit servir de guide à

la mise en ordre des documents.

Il s’agit d’un plan directeur préétabli qui fixe, au sein d’un service
d’archives, la répartition des fonds et collections entre de grandes
divisions et subdivisions, appelées séries et sous-séries. Cette
répartition détermine la cotation. Le cadre de classement ne doit pas être
confondu avec le plan de classement.

Le plan de classement désigne le système qui fixe l’organisation des

archives courantes et intermédiaires en usage dans les bureaux
permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver.

11
 12

b) La structure de classification

La structure de classification est composée de trois éléments :

un code numérique de classification;
un titre de rubrique;
une description de rubrique.

c) Les niveaux de classification

Une structure de classification se divise en plusieurs niveaux:

Classes, sous-classes, divisions, sous-divisions, etc.

La structure du plan de classement correspond souvent à la structure
hiérarchique de l’administration que présente l’organigramme :

Chaque niveau représente un degré de précision dans la structure de

classification, évoluant du général au particulier.
Les classes se subdivisent en différentes sous-classes, puis divisions et
sous-divisions, afin de préciser de façon hiérarchique les nombreuses
activités de l’entreprise.

Le cadre de classement : peut être construit à partir de 2 critères

 1ère possibilité :
 Les structures administratives

On peut bâtir un cadre de classement à partir des structures

administratives sur la base d’une direction, sous-direction, service,
bureau.
Ce type de cadre de classement doit cependant être évité du fait de la
grande mobilité des structures administratives

12
 13

 2ème possibilité :
 On peut bâtir le cadre de classement à partir des fonctions
administratives qui sont définies à partir des attributions
administratives ; par exemple :

- organe de décision et de conseil (Assemblée Nationale,

Présidence de la République, Cabinet de gouverneur dans les
régions, les cabinets de préfets)
- la fonction judiciaire :(Ministère de la justice et ses
démembrements)
- La fonction administrative : (Ministère de l’intérieur, Ministère de la
fonction publique, les services de polices…)
- La fonction éducative et culturelle : (Ministère de la culture,
Ministère des sports, et des loisirs, Ministère de l’éducation
nationale)
- La fonction économique : (Ministère des finances, Ministère du
commerce, Ministère de l’industrie de l’énergie et des mines,
Ministère de l’industrie…)
- La fonction fiscale : (Les impôts, la douane, le Ministère des
impôts, Ministère des domaines, Ministère du trésor…)
- La fonction d’équipement : (Ministère de l’équipement, du
transport, Ministère de l’information et des télécommunications)
- La fonction sociale (Ministère de la santé, du développement de la
santé, Ministère du travail)
- La fonction agricole (Ministère de la pêche, de l’agriculture, de
l’élevage)
- La fonction militaire : (Ministère de la défense)

13
 14

- La fonction des relations étrangères : (Ministère des affaires

étrangères)

Les types d’organigramme

14
15

15
16

16
3.1.3. Structure supérieure et codification

Un plan de classification est composé des séries regroupant les

documents de gestion et d’exploitation.

Le plan que nous étudions en compte dix :il s’agit ici d’une classification
anglo-saxon (canada).

1000 ADMINISTRATION (la plus haute hiérarchie)

Cette série regroupe les documents relatifs à la constitution et à l’histoire

de l’entreprise de même que ceux qui résultent de ses activités de
planification et d’organisation, de contrôle et d’évaluation de nature
administrative.
On y trouve aussi les informations relatives aux décisions des différents
niveaux administratifs, aux échanges intervenus lors des réunions de
travail du personnel et à la circulation des informations.

2000 AFFAIRES LÉGISLATIVES ET JURIDIQUES

Cette série comprend les documents relatifs au comportement
professionnel, aux lois, politiques et règlements de l’organisme touchant
les activités juridiques, poursuites et réclamations en découlant. Les
versions originales de tous contrats, conventions et ententes engageant
l’entreprise sont également regroupées dans cette série.

3000 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

 18

Cette série contient les documents relatifs à l’organisation du travail, à la

gestion du personnel, à la carrière des employés, aux conditions de
travail de même qu’à la santé et la sécurité au travail.

4000 GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES

Cette série regroupe les documents relatifs au statut financier, aux
sources de financement à la gestion comptable, aux engagements
budgétaires de même qu’à la gestion des impôts et taxes de la maison
d’édition.

5000 GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES

Cette série comprend les documents relatifs à la gestion des biens
mobiliers et immobiliers appartenant à la maison d’édition. Elle concerne
tant leur acquisition, leur entretien et leur disposition que la tenue de
l’inventaire, la sécurité, les assurances et les fournisseurs de ces biens.

6000 PROMOTION ET COMMUNICATIONS

Cette série porte sur les documents relatifs aux communications et aux
relations de la maison d’édition avec le grand public, avec les médias de
même qu’avec les organismes publics et privés.

7000 DÉVELOPPEMENT ÉDITORIAL

Cette série comprend les documents générés par les activités de
direction, de coordination et de planification du travail éditorial.

8000 GESTION DES OEUVRES

Cette série est spécifique à chaque œuvre reçue ou publiée par la
maison d’édition. Elle documente toutes les interventions relatives à la

18
 19

gestion des œuvres, de la réception du manuscrit à son accueil par le

public.

9000 COMMERCIALISATION
Cette série regroupe les documents découlant des activités de
diffusion, de distribution et de conservation des ouvrages produits
par l’entreprise

10000 COOPÉRATION ET PARTENARIAT

Cette série contient les documents relatifs aux relations de la maison
d’édition avec divers organismes en vue de la réalisation d’un projet
éditorial. Il peut s’agir de documents relatifs aux accords de sous-traitance
pour fins de gestion, d’édition ou de coédition, de diffusion, de
commercialisation, voire d’entreposage, de publications importées ou
exportées par la maison d’édition. On étendra cette notion également aux
productions audiovisuelles tirées des publications, comme les productions
cinématographiques.

19
 Direction
Générale
1000

DALJ DRH DRF

DRM DCRP DDE DE DC DCP
2000 3000 4000 5000 6000 7000
8000 9000 10000
d) Le code de classification

Le code est numérique, alphabétique ou alphanumérique et sert à définir

la cote des dossiers.

Exemples 1:
1000 ADMINISTRATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1100 Constitution et historique . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1200 Planification et organisation administrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1300 Contrôle et évaluation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1400 Direction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
1500 Gestion des informations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2000 AFFAIRES LÉGISLATIVES ET JURIDIQUES . . . . . . . . . . . . . . . . .

2100 Éthique et déontologie . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2200 Législations gouvernementales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
...
2300 Opinions juridiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2400 Poursuites et réclamations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
2500 Contrats, conventions et ententes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3000 GESTION DES RESSOURCES HUMAINES . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3100 Organisation du travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3200 Gestion du personnel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3300 Gestion des dossiers individuels . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3400 Gestion des conditions de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
3500 Santé et sécurité au travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4000 GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES . . . . . . . . . . . . . . .
4100 Statut financier de l’entreprise . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
 22

4200 Apport des sources de financement externes . . . . . . . . . . . . . . . . . .

4300 Gestion comptable . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4400 Gestion des engagements budgétaires . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4500 Gestion des impôts et des taxes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

5000 GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES . . . . . . . . . . . . . . .

5100 Gestion des ressources mobilières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5200 Gestion des ressources immobilières . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5300 Gestion de l’inventaire . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5400 Gestion de la sécurité . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5500 Gestion des assurances sur les biens . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6000 PROMOTION ET COMMUNICATIONS . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

6100 Promotion et représentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6200 Relations avec les médias . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6300 Relations extérieures . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
6400 Gestion du site Web . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7000 DÉVELOPPEMENT ÉDITORIAL . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

7100 Recherche et développement . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7300 Gestion du processus d’édition . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7400 Planification des ventes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7600 Relations avec les auteurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
7700 Tenue des réunions de travail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8000 GESTION DES OEUVRES . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8100 Gestion des œuvres – Livres . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8200 Gestion des œuvres – Journaux . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8300 Gestion des œuvres – Périodiques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
8400 Gestion des œuvres – Matériel promotionnel . . . . . . . . . . . . . . . . . .

22
 23

9000 COMMERCIALISATION . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9100 Promotion auprès des diffuseurs . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9200 Distribution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9300 Gestion des stocks . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10000 COOPÉRATION ET PARTENARIAT
10100. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10200. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10300. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
10400. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

23
 24

EXEMPLE 2 :
UN CADRE DE CLASSEMENT SIMPLIFIE

ESQUISSE DU PLAN DE CLASSEMENT

LE CADRE DE CLASSEMENT :
Pour les séries : utiliser A à Z sauf i & O
Pour les sous-séries : utiliser A1….. B1….à Z1….
Pour les sous-sous séries : utiliser A1.1….B1.1… à Z1.1….
Pour les dossiers : utiliser A1.1/1…B1.1/1…à Z1.1/1…
A/ ADMINISTRATION GENERALE
A1- Documents constitutifs de l’ARP&T
A1.1- Lois
A1.2- Décrets
A1.3- Statuts
A2- Planification administrative
A3- Orientation & objectifs
A4- Planification stratégique
A5- Planification opérationnelle
A6- Planification des activités, plans d’action, plans de direction
A7- Organigrammes
A8- Désignation et délégation de pouvoir et de signature
A9- Plan d’organisation administrative
A10 -Politiques et directives
A11 -Politiques et directives gouvernementales ou ministérielles
A12 -Normes et procédures
A13 -Comités et réunions
A14 -Conseil d’Administration
A15 -Comités et groupes de travail
A16 -Comités ponctuels

24
 25

.
A17 -Comité externe
A18 -Comité interministériel
A19 -Réunion administrative (secteurs)
A20- Rapports d’activités
A21- Rapport annuel
A22- Rapport de gestion
B/ AUDIT INTERNE
B1- Suivi et contrôle
B2- Vérification interne
B3- Vérification externe
C/ AFFAIRES JURIDIQUES ET REGLEMENTATION
C1- AFFAIRES JURIDIQUES
C1.1- Jurisprudence
C1.2- Avis juridiques
C1.3- Procédures judiciaires
C1.4- Procédures devant un tribunal administratif
C1.5- Réformes législatives et réglementaires
C1.6- Entente de service
C1.7- Entente de partenariat
C1.8- Entente interministérielle
C1.9- Entente intergouvernementale
C2- LÉGISLATION &REGELEMENTATION
(Par secteur)
C2.1- Lois et règlements internationaux
C2.2- Lois et règlements du Togo
C2.3- Décrets et décisions
C2.4- Décrets et arrêtés ministériels
C2.5- Décisions du Conseil d’Administration

25
 26

C2.6- Ordonnances
C3- CONTENTIEUX
C3.1- Poursuites judicaires
C3.2- Responsabilités et réclamations
C3.3- Mises en demeure
C4- ETUDES ECONOMIQUES
D/ GESTION TECHNIQUE & EXPLOITATION
D1- TELECOMMUNICATIONS
D1.1- FREQUENCES RADIOS ELECTRIQUES
D1.1/1-Gestion des fréquences
D1.1/2-Surveillance et contrôle du spectre
D1.1/3- Plan de numérotation
D1.1/4- Autorisations d'exploitation
D1.1/5- Tarification
D1.2- RESEAUX ET SERVICES
D1.2/1-Etudes techniques et contrôle du réseau
D1.2/2-Gestion informatique
D3- SECTEUR POSTAL
D3.1- Contrôle et coordination des services postaux
D3.1/1- Autorisations d'exploitation
D3.1/2- Opérateurs postaux
D3.1/3-
D3.2- Études et planification des services postaux
D3.2/1-
D3.2/2-
D3.2/3-
E/ GESTION DES RESSOURCES FINANCIÈRES
E1- FINANCES & BUDGET
E1.1-Planification budgétaire

26
 27

E1.2-Prévisions budgétaires
E1.3-Études des crédits
E1.4-Fonds spéciaux
E1.5-Contrôle et suivi budgétaires
E1.7-Rapports financiers
E1.8-Engagements financiers
E2-COMPTABLITE
E2.1-États financiers
E2.2-Registres comptables
E2.3-Comptes à payer
E2.4-Notes de crédit,
E2.5-Demandes de paiement,
E2.6-Frais de déplacement
E2.7-Avances de voyage, frais de voyage,
E2.8-Subventions
E2.9-Revenus et recettes
E2.10-Opérations bancaires
E2.11-Relevés bancaires
E2.12-Dépôts bancaires
E2.13-Encaissement de frais
E2.14-Fiscalité et taxation
E2.15-Contrats
E3- FACTURATION
E3.1- Facture des fournisseurs
E3.2- Bons de commandes

F/ GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

F1-Organisation du travail
F2-Nomination

27
 28

F3-Affectation
F4-Mutation
F5-Personnel en disponibilité
F6-Recrutement
F7-Emplois des stagiaires
F8-Retraite
F9-Décès
F10-Conventions collectives
F11-Conditions de travail
F12-Mesures administratives et disciplinaires
F13-Autorisation d’absence
F14-Horaire de travail
F15-Primes et allocations
F16-Avantages sociaux
F17-Congé
F18-Assurances collectives
F19-Aide aux employés
F20-Développement des ressources humaines
F21-Formation Stage et perfectionnement
G/ GESTION DES RESSOURCES MATÉRIELLES
G1-Acquisition de biens mobiliers et de services
G2-Achat de ressources matérielles
G3-Analyse des besoins
G4-Appels d’offres et soumissions
G5-Fournisseurs de biens mobiliers et de services
H/GESTION DES BIENS MOBILIERS
H1- Inventaire des biens mobiliers
H2- Liste du matériel et des équipements
H3- Entretien et réparation des biens mobiliers

28
 29

H4- Disposition des biens mobiliers

H5- Récupération et recyclage
H6- Gestion des véhicules
H7- Utilisation des véhicules
H8- Certificats d’immatriculation, location des véhicules
H9- Entretien et réparation des véhicules
J/GESTION IMMOBILIERE
J1- Occupation des immeubles
J2-Gestion des locaux
J3-Aménagement et réaménagement
J4-Utilisation des locaux
J5-Identification et signalisation des locaux
J6-Sécurité des immeubles
J7-Gardiennage, contrôle des visiteurs, contrôle des cartes
J8-et des cartes d’identité, registre des visiteurs
J9- Mesures d’urgence
J10-Rapports d’enquêtes, vandalisme, plaintes pour pertes et vols
K/ GESTION DES RESSOURCES INFORMATIONNELLES
K1- Gestion des archives et de la documentation
K2- Classification des documents
K3- Plan de classification
K4- Calendrier de conservation, destruction
K5- Gestion des documents essentiels
K6- Gestion des documents actifs
K7- Gestion des documents semi-actifs
K8- Gestion des documents inactifs
K9- Documentation de référence
K10- Reproduction et transfert de support d’information
K11- Numérisation

29
 30

K12- Gestion du centre de documentation

K13- Abonnement à des périodiques
L/ COOPERATION & PARTENARIAT
L1-Partenaires en Télécommunications

30
 31

4.2. LE CALENDRIER DE CONSERVATION

Définition − Outil de gestion qui détermine les périodes d’utilisation et les

supports de conservation des documents actifs et semi-actifs d’un
organisme et qui indique quels documents inactifs sont conservés de
manière permanente et lesquels sont éliminés1.

Le calendrier de conservation ou tableau d’archivage, ou tableau de

gestion, est un document réglementaire établi par l’administration des
archives décrivant les types de documents produits par une
administration, un service, une institution ou dans le cadre de ses
fonctions, et fixant pour chacun d'entre eux le délai d'utilité administrative,
le traitement final ainsi que les modalités de tri à leur appliquer.

Le calendrier de conservation précise la durée de vie et le sort de tous les

documents produits ou traités par un service. Il constitue un document de
référence qui, lorsqu’il existe, facilite grandement la préparation des
versements et des éliminations.

4.2.1. Comment élaborer un calendrier de conservation ?

Pour définir le sort final des documents, l’archiviste doit tenir compte de
plusieurs critères :

- les critères juridiques (prescription civile, pénale, etc.) ou administratifs

(besoins du service), sur la base desquels est définie une durée
d'utilisation administrative (D.U.A.) ;

1
. Définition inspirée de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1, article 7).

31
 32

- l’intérêt historique qui est évalué par le service des Archives, avec l'aide
des services versants.

Pour chaque document produit, le calendrier de conservation indique :

- La durée de vie qui correspond à la durée d’utilisation

administrative

- Le sort final (élimination ou conservation définitive aux archives

historiques) en fonction de son intérêt administratif et/ou historique

Un calendrier de conservation, pour être complet, doit recenser tous les

types de documents produits ou reçus dans le cadre d'une attribution
donnée, quel que soit le support utilisé. Il doit être complété, modifié au
gré des changements d'attributions au sein de l’administration, de la
modification de la réglementation, voire de réformes administratives ou
institutionnelles (décentralisation, réorganisation, etc.), qui entraînent des
répercussions importantes sur la masse de documents tant produits que
reçus. Son établissement est facilité si vous disposez d’un plan de
classement ; sinon il faudra entreprendre au préalable le recensement
complet des documents de votre service.
Le calendrier de conservation, deuxième élément constitutif d’un
programme de gestion des archives, détermine essentiellement les
durées de conservation et la disposition finale des documents pour chacun
des niveaux hiérarchiques du plan de classification auquel se rattachent
les documents.
Outil indispensable à une bonne gestion des archives, le calendrier de
conservation augmente l’efficacité et la productivité du personnel en
permettant d’éliminer les documents souvent conservés en double, voire

32
 33

en de multiples exemplaires, ou encore ceux qui sont conservés

longtemps après leur période d’utilité réelle.

Le respect du calendrier de conservation entraîne des économies

substantielles en matériel et espace d’entreposage de même qu’en temps
de recherche, puisqu’il conduit à ne conserver que les documents utiles à
la gestion administrative, financière et juridique, et ce, par le détenteur le
plus approprié dans l’entreprise. De plus, cet instrument de travail permet
d’éviter la destruction de documents significatifs et importants lors
d’épurations sporadiques ou de «grands ménages».
Finalement, le calendrier de conservation assure la constitution réfléchie
de la mémoire de l’entreprise au bénéfice des utilisateurs gestionnaires,
des chercheurs et, à travers eux, de la collectivité tout entière.
La règle de conservation comporte plusieurs termes et codes élaborés par
les archivistes pour en faciliter la présentation.

33
À titre d’exemple :

Tableau d’archivage : présentation

Catégorie de documents DUA Sort final Observation

Objet : : conservation toutes observations utiles à

typologie de document Exemples : Généralement ou V : versement la connaissance des
- conseil exprimée en D : destruction documents et des
d’administration : procès-verbaux années. ou E : élimination procédures (références des
de réunions T : tri. textes réglementaires,
- attribution de support des documents,
l’allocation chômage : services co-instructeurs…),
dossier individuel explicitant le choix de la
DUA et du sort final.
 35

Exemple de calendrier de conservation

35
36

36
37

37
 38

4.3. LA DURÉE D’UTILITÉ ADMINISTRATIVE (DUA)

Définition
La DUA est le délai pendant lequel les documents sont nécessaires à
l’activité du service et /ou citoyen pour faire valoir ses droits .c’est une
période de conservation obligatoire des documents. Elle est exprimée en
années .Elle est fondée sur des critères d’ordre juridique(en particulier les
délais de prescription fixés par la loi) ou administratif (valeur
informative).Elle recouvre les deux premiers âges des archives.
Cependant certains documents conservent indéfiniment leur valeur de
preuve (état civil, hypothèques, minutes de notaires, etc.)

Tant que court la durée administrative, le dossier doit être conservé dans
son intégralité par le service producteur en raison des motifs de son
utilisation qui reposent sur les trois valeurs suivantes :
a)valeur de référence et d’évaluation; le dossier constitue une source
d’information indispensable comme aide à la prise de décision.
b) valeur de précédent : le dossier garantit la continuité d’une action
administrative,
c) valeur de justification : le dossier fait preuve en cas de contentieux.

Cette « durée » est donc une période de conservation obligatoire des

documents, soit au sein des bureaux qui les ont produits, soit au sein des
archives locales ou nationales. Ils ne doivent pas être éliminés, détruits ni
abîmés, y compris pour les supports informatiques. Certains termes, pour
des documents liés à l'identité des personnes, à la propriété, aux droits
fondamentaux et aux intérêts des états sont régis par les lois nationales,
et les codes particuliers traitant de la conservation des archives.

38
 39

Ainsi, dans plusieurs pays, la durée d'utilité administrative est définie en

fonction des obligations juridiques qui incombent aux services (en
particulier les délais de prescription fixés par la loi), mais aussi en tenant
compte des besoins d'information nécessaires à la bonne marche des
services. Elle s'exprime en années, non comprise l'année en cours, et
court, soit à partir de l'année de clôture du dossier, soit à partir d'un
événement particulier (arrêté, jugement, naissance ou décès du
bénéficiaire, fin de paiement, etc.)

C'est le cas notamment au Canada, aux États-Unis, au Royaume-Uni, en

France, en Suisse, en Allemagne. Certains services d'archives
établissent, de concert avec les producteurs des documents, des
calendriers de conservation ou tableaux de tri qui indiquent, dès la
constitution des dossiers, quelle doit être leur DUA, ainsi que leur sort final
une fois écoulée cette DUA.

Au Royaume-Uni, les documents du gouvernement sont régis depuis la loi

de 1958 par le « principe des trente ans » (Thirty year rule), usage repris
en 1990 par la législation australienne1.

En France, le sort final des documents (les prescriptions qui s'appliquent

après l'expiration de la DUA) est :

 C = conservation définitive et versement dans un service d'archives

public
 D = destruction avec visa d'élimination
 T = tri selon des modalités variables
 E = échantillonnage

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 40

Pour les archives privées, les particuliers ont tendance à méconnaître la

DUA de leurs documents personnels, hormis les bulletins de salaire « à
conserver sans limitation de durée ». Dans les entreprises, les
responsables ont tendance à n'accorder d'intérêt qu'aux documents
comptables et à limiter leur DUA aux seules prescriptions du Code civil et
des codes desquels ils dépendent, puis à éliminer leur documents, parfois
par l'intermédiaire d'un prestataire en archivage. Les archives associatives
sont méconnues. Dans le cas d'associations employant du personnel, la
DUA des documents est semblable à celle des entreprises. Les
liquidateurs de ces dernières sont incités à verser les archives des
entreprises ou des associations liquidées aux archives départementales
ou vers une institution qualifiée.

QUELQUES DUREES LEGALES DE CONSERVATION DES

DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

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 41

DOCUMENTS COMMERCIAUX Durée légale

Correspondance commerciale 10 ans

Dossiers clients 10 ans

Contrats commerciaux importants 10 ans

Autres contrats commerciaux 10 ans

Accords industriels 10 ans

Commandes clients 10 ans

Commandes fournisseurs 10 ans

Tous documents de transport intéressant 3 ans

les douanes

DOCUMENTS SOCIAUX Durée légale

Statuts et actes de société ; fusion, 30 ans

modification et cession

Registres des titres nominatifs 30 ans

Registre à souche (actions et obligations) 30 ans

Registre de présence des Conseils 30 ans

d'Administration

Registre des procès-verbaux des 30 ans

délibérations des Conseils
d'Administration

Rapports des Gérants 30 ans

Rapports des Commissaires aux comptes 30 ans

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 42

Rapports du Conseil d'Administration 30 ans

Registre des procès-verbaux 30 ans

d'Assemblées Générales

Comptes sociaux 30 ans

Comptes d'exploitation 30 ans

Comptes de pertes et profits 30 ans

Feuilles de présence aux Assemblées 30 ans

Générales et pouvoirs

DOCUMENTS COMPTABLES Durée légale

Livre journal 10 ans

Grand Livre 10 ans

Livre des inventaires 10 ans

Bilans, comptes de résultat, comptes de 10 ans

pertes et profits

Balance générale annuelle 10 ans

Journaux auxiliaires 10 ans

Comptes auxiliaires 10 ans

Journal centralisateur 10 ans

Balances auxiliaires annuelles 10 ans

Inventaires 10 ans

PIÈCES COMPTABLES Durée légale

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Investissements

Contrats d'acquisition et de cession de 10 ans

biens fonciers et immobiliers

Contrats d'acquisition des autres 10 ans

immobilisations

Contrats et documents relatifs aux 10 ans

participations (bulletins de souscription,
transferts, déclarations notariées.)

Contrats divers

Contrats de prêt, d'emprunt et d'avance 10 ans

Contrats d'assurances 10 ans

Contrats de leasing 10 ans

Marchés 10 ans

Factures clients 10 ans

Factures fournisseurs 10 ans

Bons de livraison et de réception 10 ans

Bons de commande 10 ans

Fiscalité

Justificatifs de T.V.A. 10 ans

Tout document relatif aux impôts, taxes et 10 ans

droits

Documents bancaires

Remises en banques : chèques, effets, 10 ans

carnets à souche de chèques

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Avis de débit et crédit 10 ans

Ordres de virement 10 ans

Relevés trimestriels 10 ans

Avis de débit d'agios 10 ans

Échelles d'intérêt 10 ans

Doubles des certificats d'avoirs fiscaux 10 ans

Autres pièces bancaires 10 ans

Organisation

Description des procédures comptables 10 ans

DOCUMENTS CONCERNANT LE Durée légale

PERSONNEL

Registres et états du personnel 5 ans

Livres de paies 5 ans

Bulletins de paies 10 ans

Toutes pièces comptables relatives aux 5 ans

traitements et salaires : cartes de
pointage, décomptes de commissions.

Reçus pour solde de tout compte 5 ans

Doubles des certificats de travail 5 ans

Doubles des bordereaux de paiement des 5 ans

cotisations sociales

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Journaux et récapitulatifs des charges 5 ans

sociales

Fiches fiscales par salarié 5 ans

Fiches individuelles de répartition de la 30 ans

participation et de l'intéressement

Dossiers d'accidents du travail ou de Illimitée

maladie professionnelle donnant lieu à
réparation

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