La communication écrite

professionnelle

Amadou Roufai | Swiss UMEF University of Niger

 Les situations de la communication

 La communication se déroule dans les situations

suivantes avec leurs effets :

 • E R c’est informer

 • E R : c’est s’informer

 • E R : c’est se comprendre
 La rédaction administrative

 C’est l’ensemble des techniques utilisées pour rédiger les

écrits administratifs : techniques du point de vue du plan, du
style et de la présentation. L’écrit administratif a pour but
de fournir des éléments d’information, de jugement et de
décision. Par l’information, il permet de connaître des faits,
par le jugement d’apprécier ces faits pour déboucher sur la
prise d’une décision ou de toute autre action.
Savoir rédiger et maîtriser les techniques
fondamentales
 Les méthodes de la rédaction

 La méthode du questionnement

Cette méthode se présente sous forme d’association d’idées, elle permet de noter les
informations par catégories. Elle est utile dans le cadre d’une recherche d’idées pour un
projet, d’actions à mettre en œuvre…Elle peut être construite sous forme de réseau,
d’arbre, de routes…Elle peut être utilisée sur n’importe quel support

 Se poser les bonnes questions : Q Q O Q C P C :

 Qui ?, Quoi ?, Où ?, Quand ?, Comment ?, Pourquoi ?, Combien ?

 Cette méthode peut être utilisée dans n’importe quelle situation professionnelle.
Les méthodes de la rédaction

Initiale Signification

E Entrée = entrée en matière : introduction

Situation = données du problème (de quoi s’agit-il), sa situation (où), dans le

S
temps (quand).

P Problème = problème à résoudre, les causes, les difficultés à surmonter.

Résolution = décrire le principe de la (ou des) solution(s) retenue(s) mais sans

R
indiquer les détails (partie suivante)

I Information(s) = déterminer les méthodes, les coûts, les résultats prévus.

T Terminaison : conclusion
 Les méthodes de la rédaction
La lettre administrative

 L’organisation de votre lettre dans l’espace

de la page et les différences typographiques
contribuent à la compréhension du message.
La présentation de votre lettre a donc une
grande importance puisqu’elle doit faire
ressortir des indices visuels qui guideront et
faciliteront la lecture de l’usager.
 Caractéristiques de la lettre administrative

i. Le corps de la lettre occupe, dans la mesure du i. Un paragraphe est une suite de phrases qui forme une subdivision d’un

possible, la moitié centrale de la page de format A4. ensemble plus long. Un paragraphe est réalisé typographiquement par
un alinéa (retrait) initial et par un point final ou par un autre alinéa.
ii. Veillez à séparer nettement la qualité du destinataire
(“Madame”, “Monsieur”, “Madame, Monsieur”) de ii. Veillez à utiliser des alinéas et des tirets pour introduire les différents
l’en-tête et de la suite du texte. éléments d’une liste. Chaque élément doit être énoncé brièvement. Si

iii. Une des composantes essentielles de la lettre nécessaire, vous pouvez ajouter des précisions en annexe.

administrative repose sur « la réclame », elle précise iii. Mieux vaut utiliser pour l’ensemble du corps de la lettre, à l’exception
ce pourquoi nous écrivons de manière précise et des tableaux et des citations d’articles de loi, les mêmes caractères
concise.
minuscules de taille 12.
iv. Pensez à ne pas abuser de la segmentation en
iv. Pour les tableaux courts qui figurent dans le corps de la lettre, il est
paragraphes. Réservez-la à des changements
préférable d’utiliser la même police de caractères que pour le texte
importants dans votre texte : changements de phases,
même. Pour la casse et la taille de caractères, vous avez libre choix.
de thèmes, d’idées, etc.
 Construire une relation qui aide et respecte l’usager

i. Mieux vaut utiliser pour l’ensemble du corps de la lettre, à l’exception des

tableaux et des citations d’articles de loi, les mêmes caractères minuscules de
taille 12.

ii. Pour les tableaux courts qui figurent dans le corps de la lettre, il est préférable
d’utiliser la même police de caractères que pour le texte même. Pour la casse et la
taille de caractères, vous avez libre choix.

iii. Pour les citations d’articles de loi, décrets, etc., utilisez de préférence l’italique.

iv. Pensez à utiliser le gras pour mettre en relief une information particulièrement
importante ; par exemple, une échéance ou une décision grave ou encore une
démarche urgente à accomplir.
 Construire une relation qui aide et respecte l’usager

Rédiger, c’est bâtir une relation la plus égale possible entre vous, qui connaissez les rouages de l’administration, et
l’usager qui les connaît moins. Pour ce faire, il est important qu’une attitude de respect et d’aide structure en
permanence votre travail d’écriture… surtout si l’usager est dans une situation difficile.

i. Dans l’en-tête, il est inutile de mentionner tous les services concernés par voie hiérarchique. Mieux vaut citer
uniquement l’administration centrale et l’administration locale.

ii. Dans l’en-tête, veillez à donner l’identité du rédacteur (nom et numéro de téléphone) qui est l’interlocuteur de
l’usager.

iii. Lorsque vous vous adressez à une seule personne, veillez à personnaliser la qualité de l’usager en écrivant
“Madame” ou “Monsieur” et non pas indistinctement “Monsieur, Madame”.

iv. Dans le corps de la lettre, veillez, si c’est le cas, à faire savoir à l’usager que vous avez bien reçu son courrier et à
en rappeler le motif.
 Les Caractéristiques de la rédaction d’une lettre
administrative

 Elle dispose d’un plan  L’intonation dans une lettre

 Une conjugaison spécifique :  La modération au service du ton professionnel, les

nuances de ton sont toujours subtiles et modérées dans les
a) Passé écrits de communication pratique. Du ton très aimable au

b) Présent ton irrité, aucun sentiment de joie ou de colère ne

s’exprime clairement dans ce type d’écrit.
c) Futur
 La gradation joue sur le choix des mots. La phrase très
 Elle comporte toutes les mentions aimable, plus enrobée est donc souvent la plus longue. La
indispensables, elle est une preuve juridique phrase irritée exprime de manière sous-jacente une colère
d’où l’importance de bien définir la réclame. contrôlée qui transparaît dans sa brièveté.
Les Caractéristiques de la rédaction d’une lettre
administrative

 Cinq tons au service des nuances

 Rédaction de la lettre de motivation
 L’en-tête
 La proposition de rencontre
 Il indique vos coordonnées, celles de votre destinataire.
 Proposez une rencontre. Fixez une échéance pour rappeler
 L’introduction l’entreprise et convenir d’un rendez-vous prochain.

 Elle doit capter l’intérêt de votre interlocuteur. Ne parlez pas  La formule de politesse
de vous, mais de l’entreprise, des informations que vous avez
 Soyez simple et direct.
pu obtenir, en lien avec le poste que vous visez.

 Le développement

 Parlez de vous, citez des exemples tirés de votre expérience,

montrez ce que vous pouvez apporter à l’entreprise, donnez
du poids à vos arguments en citant des chiffres, des résultats.
CAS PRATIQUES

La lettre de motivation

Le curriculum Vitae