MANUEL DE
TRACABILITE
DE LA
SOCOOPLAGUE
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PROCEDURE DE TRACABILITE
1- Introduction
Le manuel de traçabilité est le document du SGI qui décrit les différentes
étapes et procédures de la traçabilité du cacao des producteurs de la
SOCOOPLAGUE depuis la plantation jusqu’à l’acheminement du produit
chez l’exportateur (SACO). En outre, pour permettre aux personnes
externes de mieux comprendre les défis ainsi que l’enjeu de la
certification pour la coopérative il est donc important de présenter tous les
acteurs qui interviennent dans le processus et même de décrire les
différentes étapes du processus.
2- Généralité
Le système de traçabilité permet au produit du groupe de maintenir sa
qualité et son intégrité.
Le système doit être capable d’identifier tous les producteurs qui sont
impliqués dans le programme ainsi que leurs plantations soumises à la
certification. Il doit pouvoir assurer, à tout moment, la séparation du cacao
certifié RA (Rainforest Alliance) des autres qualités de cacao depuis toutes
les étapes de récolte et de traitement post-récolte, de transport, de
stockage et de commercialisation.
Le système sera géré au premier plan par le GLD mais qui sera représenté
au bord champ par les COACHES auprès des producteurs.
Le système aura pour rôle de :
Renseigner la base de données de la coopérative concernant les
certifications RA (Rainforest Alliance).
Former les délégués et tous les intervenants de la chaîne de
traçabilité.
Identifier et délimiter le magasin de stockage une zone
exclusivement réservée au cacao certifié RA (Rainforest Alliance).
A- LE PROCESSUS DE CERTIFICATION
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La certification est un processus qui exige que chaque acteur se conforme
aux exigences de la norme RA. Ce processus comprend huit (08) étapes
qui sont :
1- La Phase de Sensibilisation
Cette étape est réalisée par le conseil d’administration et le responsable
du SGI qui à travers les sections de la coopérative expliquent aux
producteurs ce qui est la certification, ses enjeux et les bénéfices qu’ils en
tireront. C’est à travers cette phase qu’on enregistre les producteurs
désireux d’intégrer le programme.
2- La Phase des identifications
Il est important de mentionner que ce sont les Paysans Relais ou COACHES
qui ont l’exclusivité des identifications sur la base des producteurs
volontaires lors de la phase de sensibilisation. Cette opération est
obligatoire pour tous les nouveaux producteurs désireux d’intégrer le
programme. Elle permet d’obtenir des informations générales sur le
producteur, sa famille, sa plantation, son plan de gestion environnemental,
social et économique. Ces informations sont centralisées au niveau de la
coopérative.
3- La Phase de Formation
La formation des producteurs se fait à travers les champs école paysan
(CEP). Les modules de formation sont toujours dispensés par les Paysans
Relais (PR) ou les COACHES et tient compte du calendrier élaboré par le
GLD. Elles portent essentiellement sur les exigences de la norme RA
(Rainforest Alliance).
4- La Phase des Inspections Internes
Après quelques mois de formation, une deuxième inspection dite interne
est réalisée par les paysans Relais (PR) ou les COACHES. Elle permet de
vérifier si le producteur à bien assimilé et mis en pratique les
enseignements reçus lors des sessions de formation et de démonstration
réalisées dans la phase précédente. Elle donne l’opportunité à l’inspecteur
interne (PR) ou COACHES de se prononcer sur la candidature du
producteur pour l’audit externe. S’il ne l’est pas, il est invité à
entreprendre des mesures correctives afin qu’il soit retenu pour l’audit
externe ; auquel cas il sera suspendu pour une durée d’un an pendant
laquelle il devra se conformer aux exigences de la norme RA pour espérer
réintégrer le programme.
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5- Délibération du Comite d’Approbation
C’est le comité qui a pour mission de statuer sur l’approbation ou non des
potentiels candidats à la certification. Ledit comité se prononce
définitivement sur le statut des candidats inspectés lors des inspections
internes.
A partir de ce travail, la liste définitive des candidats est produite et mise
à la disposition de l’auditeur externe. Il est judicieux de préciser que le SGI
doit s’assurer que les producteurs sont fins prêts en organisant un
autocontrôle qui va permettre d’entreprendre des mesures correctives
selon la procédure mise en place.
6- La Phase de l’Audit Externe
Dès lors que le SGI estime que les producteurs sont prêts pour l’audit
externe, un auditeur ou une équipe d’auditeur est commis par l’organisme
de certification pour effectuer l’inspection externe. Au cours de ladite
inspection, l’auditeur vérifie si la SOCOOPLAGUE et les producteurs sont
conformes aux exigences de la norme pour RA; après quoi il délivre à la
coopérative un certificat qui donne droit à celle-ci de vendre son potentiel
déclaré sous le label de certification. Si la moyenne d’obtention du
certificat n’est pas atteinte, la SOCOOPLAGUE est déclarée non certifiée et
elle devra se préparer davantage pour subir un autre audit dès qu’elle
sera prête.
7- La Phase de Collecte et de Commercialisation
Cette phase consiste à collecter auprès des producteurs et aller revendre
chez l’exportateur avec toute la documentation qui s’y rattache.
8- La phase de déclaration sur Multitrace
Après la vente chez l’exportateur, cette phase consiste aussi à faire les
déclarations des différentes livraisons sur la plateforme de traçabilité
Rainforest Alliance deux semaines après à la fin du trimestre par le
responsable de la plateforme MTT (Multi trace). Le GLD est donc désigner
pour effectuer cette opération.
9- La Phase de Remise de Prime
Tous les producteurs certifiés qui ont effectivement livré du cacao certifié
sont conviés à la cérémonie de remise de prime en présence d’au moins
un membre du Conseil de Gestion, le Directeur, le délégué de section, le
magasinier les COACHES et le GLD. Le reçu de payement de la prime est
signé par le conseil de Gestion et/ou Directeur. Le producteur après avoir
reçu la prime émarge sur la liste de payement des primes. Si après la
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distribution de la prime des cas de plaintes se signalent, le SGI enregistre
ces plaintes et les transmet au Comité d’approbation ou au responsable
des plaintes qui est chargé de régler les différends.
B- PRESENTATION ET DESCRIPTION DES TACHES DES ACTEURS
DANS LA CHAINE DE TRACABILITE.
Les acteurs intervenants dans la chaîne de traçabilité du cacao certifié RA
(Rainforest Alliance) sont les suivants :
1- LES COACHES et le GLD :
Ils ont pour rôle :
d’assurer la formation des producteurs et tous les intervenants
dans la chaîne de traçabilité sur le système de traçabilité arrêté
par la coopérative. Ces intervenants sont entre autres : les
producteurs et leurs manœuvres, les producteurs, les délégués
des sous- sections, le magasinier peseur, analyseur du magasin
central, les chauffeurs, les apprentis, les chargeurs ou tous autres
convoyeurs du cacao.
Renseigner, avec le magasinier, les registres de réception du
cacao des sections et les fiches de suivi qui accompagnent les
connaissements départ chez l’exportateur SACO.
2- Les Producteurs et les Manœuvres :
Les producteurs et leurs manœuvres sont les acteurs premiers de la
chaîne de traçabilité, ils sont tenus de séparer le cacao certifié, du cacao
non certifié depuis la plantation au stockage dans leurs locaux et à son
évacuation au magasin section.
3- Les Délégués ou les producteurs
Il réceptionne et identifie le cacao certifié à l’aide d’un marquage qui lui
est propre, et est aussi chargé de séparer les différentes qualités de cacao
marqués vers le magasin central.
4- Les Chauffeurs, Apprentis et Chargeurs
Les chauffeurs et apprentis interviennent lors du transport du produit
certifié RA (Rainforest Alliance). Ils sont tenus de séparer les différents
types de cacao certifié du cacao non certifié tout le long du transport. Pour
éviter les risques de mélange il est conseillé de ne pas transporter dans un
même véhicule le cacao certifié et le cacao non certifié. Dans le cas
contraire il y a séparation physique à l’aide d’une bâche.
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5- Les Convoyeurs :
Les convoyeurs sont pour la plupart les délégués des sections ou les
planteurs eux même. Lors du convoi des différents produits, Ils mettent un
signe qui leur propre ou leurs codes de certification.
6- Analyseur :
Il effectue l’analyse des stocks de produits certifiés provenant des sections
et qui retrace la qualité des produits livrés par chaque producteur qui
constitue le lot expédié ou à expédier, il contrôle en faisant une moyenne
des différents paramètres de qualité des producteurs qui constituent le lot.
7- Magasinier-peseur du magasin central
Il est chargé de peser toutes les quantités de cacao en provenance des
sections et des producteurs. Il est aussi chargé de la séparation des types
de cacao dans le magasin central en collaboration avec les
manutentionnaires, l’analyseur fait la sonde des pour apprécier la qualité
du cacao. Une fois fait, il ordonne la pesée Ensuite nous passons à la
pesée, le code, l’origine, nombre de sac, poids net, date de livraison, prix
unitaire et montant à recevoir
C-PRESENTATION DES SECTIONS
La coopérative dispose de quatre (5) sections qui sont
Section de JACOB
Section de ZIWAYO
Section de DENISKRO
Section d’ATTIEGOUAKRO
Section de LAKOTA CARREFOUR
D-CODIFICATION DES PRODUCTEURS
Dans le cadre de notre programme de codification chaque planteur inscrit
dans le projet est identifié par un code : le code est constitué de trois
parties, la première partie désigne le code SAP de la COOPERATIVE
(901724) ». La deuxième désigne la 1ere lettre de la section (A) et la
3eme le numéro d’ordre du producteur inscrit sur la liste par section,
(0001)
Pour les planteurs ayant plusieurs plantations on précise le numéro de la
plantation par un (UA) suivi d’un numéro d’ordre croissant en fonction du
nombre de plantation du producteur.
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Nb : Une section peut avoir plusieurs les lettres.
E- PROCEDURE DE L’APPLICATION DE LA TRACABILITE
L’opération de récolte et post-récolte dans la sous-section
Le planteur peut se faire aider par la communauté villageoise pour récolter
son cacao. Ensuite intervient l’écabossage en communauté, la
fermentation et le séchage suivent après. Précisons que tous les
producteurs sont formés à travers les CEP pour la production d’un cacao
de bonne qualité (délais de récolte – Ecabossage – Fermentation –
Séchage – Stockage). Le cacao, une fois sec est stocké chez le
producteur en attendant qu’on atteigne un volume conséquent pour
l’évacuation au magasin central. Le Délégué ou le planteur met un signe
qui lui propre sur les sacs brousses de chaque planteur certifié et évacue
au magasin central lors du ramassage.
1- Le transport du cacao de section au magasin central
Lorsqu’une quantité jugée conséquente est atteinte, le délégué ou le
producteur sollicite un véhicule de la coopérative pour l’enlèvement du
produit. Lors de l’évacuation, le convoyeur (Délégué)(Producteur
accompagne le chargement, leur code d’identification, leur nombre de
sac, la date d’évacuation. Le même chargement pourrait contenir du
cacao certifié RA, comme non certifié, la différence se fera à travers la
codification des sacs.
2- Traitement du cacao au magasin central
Le chargement une fois sur le site d’accueil du magasin central est
déchargé et regroupé planteur par planteur en tenant compte des codes
sous le contrôle du convoyeur. L’analyseur procède à un prélèvement
d’échantillon et à l’analyse qualité planteur par planteur.
3- Evacuation du cacao du magasin central à l’usine.
Le stock évacué est accompagné par un connaissement départ faite par
le Magasinier à l’aide de l’ADG, ou le GLD Le cacao réceptionné par SACO
est analysé et validé ou non par celle-ci. En retour elle délivre un
bordereau de réception. Une copie du bordereau de réception est faite et
remis à la comptabilité qui archive les copies des documents officiels.
