GUIDE PRATIQUE
Par :
Faya Lamine TONGUINO
Spécialiste en Suivi-évaluation
Introduction
Etablir un système de supervision à distance de projets et de Suivi &
Evaluation via KoboToolbox
Ce dont vous aurez besoin :
1. Un ordinateur portable avec connexion internet
2. Smart phone ou tablette avec capacité GPS/Localisation
Ce que nous couvrirons :
Créer et configurer un compte KoboToolbox
Créer des formulaires sur mesure avec Localisation et Données multimédias
Partager des formulaires avec d’autres utilisateurs et agents de terrain
Accéder aux questionnaires sur téléphones, tablettes, et ordinateurs via un
lien internet
Accéder aux questionnaires sur smart phone Android via l’app Kobo Collect
Voir et exporter des données collectées sur le terrain
Analyse basique des résultats de l’enquête dans KoboToolbox
Naviguez vers : http://www.kobotoolbox.org/
Cliquez “GET STARTED”
Créer un compte 1/3
Cliquez “or create an account”
Créer un compte 2/3
Remplissez le formulaire avec les informations requises et cliquez “Create Account”
Créer un compte 3/3
Lorsque vous voyez cette page, naviguez vers votre compte email
Ceci est la page d’accueil après avoir accéder au compte KoboToolbox
D’ici, vous pouvez créer de nouveaux projets ou retrouver des projets
existants (PC et Mobile)
Lorsque vous créez des questionnaires, ils seront sauvegardés dans la
section « Brouillons » de la page « Projets ».
Lorsque vous avez terminé de créer un questionnaire, vous devez le
déployer. Une fois déployé, le questionnaire apparaît dans la section
“Déployé”.
Les anciens questionnaires que vous n’utilisez plus, apparaîtront dans les
“Archivés”
Pour commencer, cliquez sur “Nouveau”,
Ensuite, cliquez sur “Projet”
Nommez votre « projet » (càd votre enquête/questionnaire) et donnez-en
une brève description.
Ensuite, sélectionnez le secteur, le pays et cliquez sur “Créer le
projet/Create Project”
J
F
Une fois que vous avez créé un projet
Le nom de votre questionnaire doit être écrit au-dessus de la page et peut
être édité en tapant dans la boîte et en cliquant SAUVEGARDER.
Tapez votre question et cliquez « AJOUTER QUESTION » ou +
Choisissez le type de question
Après avoir choisi le type de question, vous reviendrez vers le questionnaire.
Veuillez noter les icônes sur la droite de la question pour accéder aux
paramètres, copier, effacer ou ajouter la question à la bibliothèque.
Cliquez sur l’icône “Paramètres” pour ouvrir le menu suivant
Nom de la Colonne des Données : Ceci fait référence au titre de la colonne qui
reprendra les réponses à cette question lorsque vous aurez exporté les données
vers un fichier Excel. Ce titre devrait être court et précis, peut contenir des chiffres
(mais ne peut pas débuter avec un chiffre), des lettres (uniquement alphabet
latin), et des tirets bas (_). Il ne peut pas y avoir d'espaces ni de caractères
spéciaux.
Indice de question : Le texte que vous insérez ici apparaîtra en petit sous le titre
de la question. Vous pouvez utiliser ceci pour donner du contexte ou une
explication à votre question.
Réponse obligatoire : Cochez cette case pour rendre une question obligatoire.
Réponse par Défaut : Si l'enquêteur ne donne pas de réponse pour cette
question, l'information que vous inscrivez dans cette case sera utilisée par défaut
pour remplir votre fichier de données..
Apparence (avancée) : Sélectionnez une option ou entrez un code pour
changer l'apparence de la question. Ceci n'est pas requis mais peut être utile
dans certains cas.
Skip Logic (“Critères de passage”): Une fois l’icône “Paramètres” sélectionné,
naviguez à gauche de l’écran et sélectionnez “Critères de passage”. Ensuite,
cliquez sur “+ajouter une condition”
Lorsque vous êtes sur la page « Critères de passage/Skip Logic », cliquez sur «
Choisir une question depuis la liste », et choisissez la question souhaitée.
Maintenant, sélectionnez la « logique » dans « Critères de passage ». Dans cette
section, vous décidez quelle condition doit être remplie afin qu’une autre
question soit posée. Dans cet exemple, tant que le répondant répond à la
question « Nom du projet », il pourra répondre à la question « Etat du projet ».
Assurez-vous de sauvegarder votre questionnaire aussi
souvent que possible. Si vous avez terminé le
questionnaire, alors cliquez sur « X ». Vous pouvez
toujours revoir votre brouillon avant de le déployer et vous
pouvez également l’éditer après qu’il soit déployé.
Lorsque vous êtes prêt à déployer le questionnaire, cliquez sur la section «
Brouillon » et choisissez le formulaire que vous désirez déployer. Ensuite,
cliquez sur « Déployer ».
Attendez un instant ou rafraîchissez la page (CTRL + r) et vous trouverez votre
questionnaire dans la section « Déployés », ainsi que tous les nouveaux détails
à propos du questionnaire.
Au-dessus du bouton « Redéployer », vous trouverez des icônes pour les
modifications, la visualisation, le remplacement du questionnaire par un
document XLS, et plus (télécharger, copier/clôner, et partager).
Modifier : Vous pouvez toujours modifier votre formulaire après son déploiement.
Si vous choisissez de le faire, cliquez sur l'icône "Modifier" et apportez les
modifications nécessaires. "Redéployez" votre formulaire lorsque vous avez
terminé, et votre formulaire aura un nouveau numéro de version.
Aperçu : cliquez sur cette icône pour voir à quoi ressemble votre formulaire du
point de vue du répondant.
Remplacer par XLS : Si vous avez modifié votre formulaire en dehors du site Web
de KoBo, vous pouvez télécharger le fichier XLS ici.
... : Cliquer sur l'icône "Plus d'options" vous permettra de sélectionner l'une
des options suivantes:
Télécharger au format XLS ou XML : Le téléchargement du formulaire en l’un
de ces fichiers vous permettra d'effectuer des modifications manuelles (très
avancées) ou de le partager avec quelqu'un hors ligne.
Partager ce projet : Vous pouvez partager ce formulaire avec d'autres
utilisateurs de KoBo et vous pouvez leur attribuer certains privilèges. Vous
pouvez également le partager en tant que lien. (NOTE: Ceci est différent de
fournir un lien pour les enquêteurs à remplir. Il s'agit plutôt d'un lien pour les
autres utilisateurs de KoBo pour voir votre formulaire).
Cloner ce projet : Il s'agit essentiellement de copier et de sauvegarder une
nouvelle version de ce projet.
Il existe deux méthodes pour partager des formulaires avec des enquêteurs:
Tous les enquêteurs qui ont l’app KOBO Collect installée sur leur smartphone
Android peuvent directement télécharger les questionnaires déployés, dès
leur déploiement (voyez instructions sur les prochains slides)
2) Pour ceux qui n’utilise pas l’app (par ex. Si utilisation sur Iphone), le
questionnaire complète peut être partagé via le lien. Pour cela, cliquez sur
le bouton “Copier”, ouvrez un email, SMS ou autre type de message et collez
le lien copié (CTRL + v).
Ceci fait partie de la formation des
Data Manager
Remplir les formulaires via des liens URL
pour utilisation sur le terrain
Lorsque vous êtes connectés à l’internet, ouvrez le lien vers le formulaire
Sur un téléphone ou tablette, assurez-vous de copier le lien et ouvrez-le dans
votre navigateur, plutôt que de l’ouvrir via votre application email ou de
messagerie. Ainsi, votre navigateur gardera une trace de votre historique internet
et vous pourrez facilement accéder au formulaire plus tard.
Il est recommandé de mettre la page du formulaire dans vos favoris dans votre
navigateur, pour le rendre encore plus facilement accessible.
Sur le terrain, il n’est pas nécessaire d’avoir internet pour remplir le formulaire.
Naviguez simplement jusqu’à l’URL que vous aviez visité précédemment et
commencez à remplir le formulaire.
Chaque fois que le formulaire est rempli, vous recevrez un message de “succès”
et la page se rafraîchira vers un formulaire vierge.
Une fois que vous aurez une connexion cellulaire ou internet, les formulaires
complétés seront automatiquement téléchargés sur le site Kobo Toolbox.
Visualiser et exporter les données
Après la collecte sur le terrain
Une fois que les enquêteurs ont collecté les données sur le terrain, vous
pouvez les voir en naviguant vers la page des formulaires déployés et en
sélectionnant « DONNEES » ou « DATA » au-dessus de la page.
Une fois dans la section « Données », vous pouvez voir les graphiques de vos
données créés automatiquement en cliquant sur « Rapports ». Ceux-ci
peuvent être utiles pour avoir un survol rapide de vos données non traitées,
mais ne serait pas toujours utiles en fonction du type de données que vous
avez collecté. KoBo prévient, “
NB: C’est un rapport automatisé basé sur les données brutes soumises à ce
projet. Veuillez effectuer un nettoyage approprié des données avant d'utiliser
les graphiques et les figures utilisés sur cette page
Vous pouvez aussi voir vos données sous forme de tableau, format type
Excel, dans la section « Tableau ». Veuillez noter que la taille de chaque
champ est limité dans cette option, ce qui peut donner l’impression que les
données sont « coupées ». Cependant, lorsque vous téléchargez ce tableau
dans Excel, vous aurez accès à tout le contenu qui a été collecté.
A partir d’ici, vous pouvez aussi éditer les données brutes qui ont été
téléchargés sur le compte. Etant donné que les données peuvent
théoriquement être modifiées avec cette option, il est important que seuls
les administrateurs désignés aient accès à ce compte.
Dans “Gallerie Photo”, vous pouvez voir les photos, video, et autres
médias uploadés pour votre projet. Vous pouvez l’ouvrir dans une nouvelle
fenêtre ou les télécharger individuellement. Vous pouvez aussi télécharger
toutes les photos ensemble dans un dossier zippé.
Utiliser la Carte afin de voir le lieu exact où vos données ont été collectées.
La carte interactive vous permet de changer les couches de l’arrière-plan,
de catégoriser les données en fonction de code couleur, et de zoomer dans
chaque point individuellement.
Plus de flexibilité pour l’analyse de données est possible si vous les
téléchargez et ensuite les nettoyez ou formattez les données en fonction des
conditions spécifiques au projet.
Exporter des données vers un fichier Excel vous permet de les connecter
avec une base de données S & E existante et ou de créer un système de S &
E basés sur les données Kobo.
Sur la page « Téléchargements », vous pouvez télécharger les données sous
plusieurs formats. Il est recommandé de télécharger toutes les données sous
format XLS (défaut) et de travailler dans Excel. Ainsi, vous pouvez facilement
transformer vos données en format CSV et par exemple, uploadé dans
Google Earth pour cartographier vos données (voir présentation séparée).
MERCI POUR VOTRE
ATTENTION
