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Les compte-rendu de réunions ne sont pas simplement des documents de routine ou des notes
inutiles.
Ce sont des documents qui vous permettent d'aligner votre équipe longtemps après la fin de la
réunion.
Ils s'assurent que chaque décision et tâche issues de vos réunions soient claires, traçables
et suivies.
Voici les meilleurs exemples modèles de compte rendu de réunion que vous pouvez
copier/coller, que vous organisez une réunion formelle ou informelle.
Pourquoi rédiger un compte rendu de réunion ?
Les compte-rendu de réunions ne sont pas qu'une simple formalité. Voici pourquoi vous ne
devriez jamais omettre de documenter vos réunions :
Protection juridique
Les compte-rendu de vos réunions officielles (CSE, assemblée générale, etc...) sont votre
protection juridique. Ils sont reconnus comme des documents officiels par des entités telles
que les auditeurs, les impôts et les tribunaux. Ces documents confirment les décisions prises
par vos dirigeants et sont essentiels si vos actions font l'objet d'un examen minutieux. Si
quelque chose n'a pas été enregistré dans vos comptes rendu, légalement, c'est comme si cela
ne s'était jamais produit.
Il est essentiel d'enregistrer avec précision les décisions prises dans chaque réunion. Cela
consiste à noter comment les décisions ont été prises, qui y a participé, toutes les motions
proposées et à s'assurer que ce procès-verbal est approuvé lors de votre prochaine réunion.
Cela correspond non seulement aux attentes légales, mais permet également de structurer vos
réunions et d'aligner votre équipe.
Actions à suivre
Les compte-rendus des réunions sont essentiels pour transformer les discussions en
actions. En documentant clairement les décisions et en attribuant des mesures à prendre, vous
vous assurez que rien de ce qui a été discuté n'est oublié ou négligé. Cette clarté est essentielle
pour maintenir l'élan et garantir que les tâches sont achevées comme prévu.
Traçabilité
Ces documents servent à suivre les progrès. Ils vous permettent de revenir sur vos décisions
passées, de voir le chemin que vous avez parcouru et de responsabiliser les membres de
l'équipe. Il ne s'agit pas simplement de regarder en arrière ; il s'agit de s'assurer que vous allez
dans la bonne direction, en effectuant les ajustements nécessaires.
Transparence et responsibilité
L'enregistrement des décisions et des tâches assignées dans les comptes rendu de vos réunion
permet aussi d'indiquer la responsabilité de chacun. Cette transparence est vitale pour la
responsabilisation.
Il indique qui est responsable de quoi et protège les personnes impliquées dans la prise de
décisions.
Quels éléments inclure dans le compte-rendu d'une
réunion ?
Maintenant que vous comprenez pourquoi vous devez rédiger des compte-rendu de réunion,
voyons ce que vous devez y inclure exactement :
Elements de base d'un compte-rendu de réunion
À la base, les compte-rendu de réunion doivent inclure plusieurs éléments clés :
1. Détails de la réunion : Commencez par les éléments de base : la date, l'heure et le
lieu de la réunion, ainsi que le type de réunion (régulière, spéciale, annuelle, etc.).
Cela prépare le terrain pour ce qui va suivre.
2. Participants : Dressez la liste de toutes les personnes présentes et notez les absences.
Cela est crucial pour la responsabilisation et garantit que chacun sait qui a participé
aux discussions et aux décisions.
3. Points à l'ordre du jour : Pour chaque point de l'ordre du jour, résumez les
principaux points de discussion. Vous n'avez pas besoin de saisir tous les détails, mais
l'essence de la conversation doit être claire.
4. Décisions prises : Documentez clairement toutes les décisions qui ont été prises, y
compris les votes. Il s'agit de l'une des parties les plus critiques des procès-verbaux de
réunions, car il enregistre les résultats qui sous-tendent les actions futures.
5. Mesures à prendre : Les actions qui en découlent sont tout aussi importantes que les
décisions. Dressez la liste des tâches à accomplir, qui est responsable de chaque tâche
et leurs délais. Cela garantit la responsabilisation et le suivi.
6. Prochaines étapes : Parfois, les discussions aboutissent à la nécessité de prendre de
nouvelles mesures ou de tenir des réunions de suivi. Notez tous les plans ou réunions
futurs qui ont été convenus.
Quelques régles de rédaction
Pour rendre le compte rendu de votre réunion aussi clair que possible, tenez compte de ces
règles de rédaction :
Soyez concis : Veillez à ce que vos phrases soient courtes et précises. Vous
recherchez la clarté et la concision, et non une transcription détaillée de la réunion.
Utilisez un langage neutre : Les comptes rendus des réunions doivent être objectifs et
exempts de commentaires personnels ou de préjugés.
Suivez un format standard : L'utilisation d'un format uniforme facilite la lecture et la
consultation de vos comptes rendu par la suite. Que vous développiez votre propre
modèle ou que vous utilisiez un modèle standardisé, la cohérence est essentielle.
Réviser et approuver : Avant de distribuer le procès-verbal, faites-le réviser et
approuver par le président de la réunion ou un participant désigné. Cela garantit
l'exactitude et l'accord sur ce qui a été discuté et décidé.
7 modèles de compte rendu de réunion pour tous vos
besoins
Chaque type de réunion, qu'il s'agisse de réunions d'équipe ou de discussions financières, a
ses propres besoins en matière de tenue de registres. Nous vous proposons ici des modèles de
compte-rendu prêts à l'emploi pour vous aider à saisir tous les détails essentiels de toutes vos
réunions professionnelles.
Il suffit de les copier/coller et de remplir les instructions
