CHAPITRE 3 : LE CLASSEMENT ET L’ARCHIVAGE DES DOCUMENTS

1 – La PME Domespace est confrontée à une difficulté croissante de retrouver des documents, de
gérer l’accès des salariés à différents types de documents (accessibles à tous, confidentiels.).
2 – Les solutions envisagées sont la dématérialisation des documents de la PME ainsi que l’évolution
de l’archivage actuel vers un archivage électronique.
3 – Les intérêts d’une meilleure gestion documentaire résident dans le fait que les différentes
opérations effectuées sur les documents (recherche, consultation, création, tri, classement,
modification, suppression) soient assistées par l’outil informatique et procureront un gain significatif
de la productivité de Domespace.

Travail à faire :
1. Tout d’abord, on ne comprend pas le nom de ce répertoire, qui pourrait porter un nom plus
approprié, tel « documents », puisqu’il stocke les documents de l’entreprise. On constate que le
répertoire racine contient quatre répertoires et que les mêmes noms de fichiers apparaissent
dans deux d’entre eux (« Chantiers » et « Commandes ») ; ce qui peut prêter à confusion et ne
permet aucune recherche prise.
Quant au dossier « documents », il contient des documents qui n’ont pas toujours de rapport
entre eux et qui sont en double dans des formats de fichiers différents, ce qui occupe
inutilement de l’espace disque. Enfin, le dossier « factures » contient des factures dont le
nom est composé de « Fact_ » suivi du numéro de facture, ce qui ne permet pas de
rechercher une facture sur le nom du client, à moins de connaitre le numéro de sa facture, ce
qui est très limitant.
2.

Document

Clients Documentation

Nom_client_x Nom_client_y Nom_client_z Technique Autres

3. Bons de commande : BDC Nom du client

Suivis du chantier : SUIVI Nom du client
Factures : FACT Nom du client

Dans le cas de factures multiples pour un même client, on pourrait étendre la règle de
nommage :
- Soit : FACT Nom du client N° Séquentiel ;
 - Soit : FACT Nom du client Date Facture ;
- Soit : FACT Nom du client N° Facture.
NB : Concaténer l’ensemble de ces informations dans un même nom de fichier risquerait de
le rendre moins lisible.

Enfin, les documents pourraient être préfixés selon leur contenu. Exemple :
- Pour la documentation : DOC Description courte ;
- Pour les autres documents divers qui ne font pas partie des autres catégories : DIV
Description courte
-
4.

Bonjour à tous,

J’aimerais attirer votre attention sur un élément important de la gestion documentaire

Les logiciels bureautiques permettent d’attribuer à chaque document :
- Des propriétés (ou métadonnées) pour décrire le document lui-même (auteur, date de
création, nombre de pages, nombre de mots...)
- Des mots-clés pour décrire le contenu du document.
Ces informations additionnelles optimisent la recherche de documents en permettant de
les retrouver plus rapidement et plus facilement.
En cas de copie d’un fichier, ces informations additionnelles sont conservées dans le
nouveau fichier. A charge pour l’utilisateur de les supprimer ou de les modifier si besoin.

5.

Pour sécuriser l’accès aux documents, il est nécessaire de déterminer, pour chaque utilisateur,
les droits (créations, consultation, modification, suppression) dont il peut disposer sur chaque
fichier. Cela s’appelle la gestion des habilitations.
Pour cela, on crée des groupes d’utilisateurs sous Windows ou sous un logiciel de GED puis on
affecte des droits au groupe soit sur chaque fichier, soit directement sur des dossiers.

6. Pour réduire le nombre de documents papier, on peut commencer par les trier afin de vérifier
s’ils sont encore utiles ou non pour la PME et s’ils font l’objet d’une obligation légale de durée
de conservation. Plusieurs cas peuvent exister avec des solutions différentes :
 Utiles Documents papier à numériser et Documents papier à numériser puis
à conserver sans limitation à supprimer
Non utiles Documents papier à numériser et Documents papier à supprimer
à conserver le temps de la dure
légale
Obligation légale de conservation Pas d’obligation légale de
conservation

Il faut bien comprendre que l’utilité d’un document varie au cours du temps selon le cycle de
vie de celui-ci. Ainsi, des documents considérés comme utiles durant l’année N pourront être
inutiles l’année suivant. De même, un document faisant l’objet d’une durée de conservation
légale en année N ne sera peut-être plus à conserver l’année suivante.
Cet inventaire est donc à effectuer régulièrement selon la politique d’archivage décidée par la
PME.
7.

8. Les documents numérisés par un scanner produisent des fichiers numériques au format
« image » ou « PDF ». Le format conseillé pour conserver des documents numériques est le PDF,
ceci pour deux raisons :
- A qualité égale, le fichier PDF sera le moins volumineux,
- Ce format de fichier universel est lisible sur n’importe quel ordinateur.
9. La numérisation du texte d’origine a produit une image du texte d’origine et non véritable
fichier au format « texte ». Pour remédier à ce problème, il convient d’effectuer une
reconnaissance optique de caractères sur le fichier « image ». Les caractères reconnus seront
transformés en lettres et le fichier ne sera plus une image mais bien un texte modifiable. Cette
reconnaissance s’effectue au moyen d’un logiciel spécialisé ou directement en ligne (on
télécharge le fichier « image » et on reçoit un fichier « texte »).
10. Les tiers archiveurs sont des ESN (entreprises de services numériques) spécialisées dans la
gestion et l’archivage électronique de documents. Leur rôle est de garantir la conservation et
 l’intégrité de documents, qu’ils soient électroniques ou non, et ainsi le respect des contraintes
légales, plus précisément de la norme NF-Z42-013. L’intérêt de faire appel à ce type de
prestataires est qu’ils savent mettre en œuvre les techniques informatiques comme
l’horodatage et la signature électronique des documents afin de garantir l’intégrité, la sécurité
et la pérennité des documents archivés.

III. Préconiser une solution de GED

11.

Monsieur Marsilli,

Suite à la veille effectuée sur la GED professionnelles, voici les intérêts d’un tel système :
- Maîtriser le flux des innombrables documents papier et électroniques reçus
quotidiennement dans l’entreprise et optimiser les processus en traitant une seule fois
l’information et en la mettant à disposition des personnes qui doivent l’exploiter (via la
dématérialisation et les possibilités de workflow).
- Augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des
processus ;
- Améliorer la traçabilité des documents et leurs contenus lors de leur traitement ;
- Améliorer la fluidité de circulation et de traitement de l’information ;
- Accélérer et développer le partage, la mutualisation et la valorisation des informations.
La mise en place d’une GED et les avantages qu’elle induit ne peuvent se cantonner à la
simple mise en place d’un outil mais bien à une modification globale des méthodes de
travail de l’entreprise vers le travail collaboratif, la circulation des documents et leur
traçabilité.
Les étapes de mise en œuvre de ce système impliquent d’acquérir, dans un premier
temps, un scanner pour numériser les documents papier et, dans un deuxième temps, un
logiciel de GED. Concernant ce dernier point, il existe des solutions payantes et d’autres
gratuites. Ces solutions peuvent être installées soit en interne dans notre système
informatique, soit en externe chez un prestataire.
Dans un troisième et dernier temps, il conviendra de paramétrer ce logiciel d’apprendre à
s’en servir.

Bien cordialement,
L’assistant(e) de gestion

APPLICATION 1, 2 :

Pour gérer ce devis, il faut :

1. Numériser le document avec un scanner ;
2. Nommer le fichier avec la codification « DEV_15/06/2018_01.jpg » et l’enregistrer dans
le répertoire « 2018 », sous répertoire « Devis » ;
3. Reporter la codification « DEV_15/06/2018 » sur le devis puis le ranger dans le dossier
« Devis », sous-dossier « 2018 ».
APPLICATION 3 :
1. Le contexte nous apprend que les six postes informatiques sont plus réseau. La
configuration actuelle ne permet pas la mise en place d’une GED. En effet, il manque :
- Au niveau du matériel : scanner pour numériser les documents ;
- Au niveau logiciel : une application de gestion électronique de documents.
2. Les apports d’une GED pour cette PME de services d’aide à la personne sont lui suivants ;
-Maîtriser le flux des innombrables documents papier et électroniques reçus
quotidiennement dans l’entreprise et optimiser les processus en traitant une seule fois
l’information et en la mettant à disposition des personnes qui doivent l’exploiter (via la
dématérialisation et les possibilités de workflow).
- Augmenter les gains de productivité en réduisant le temps consacré au traitement des
processus ;
- Améliorer la traçabilité des documents et leurs contenus lors de leur traitement ;
- Améliorer la fluidité de circulation et de traitement de l’information ;
- Accélérer et développer le partage, la mutualisation et la valorisation des informations
La mise en place d’une GED et les avantages qu’elle induit ne peuvent se cantonner à la simple
mis en place d’un outil mais bien à une modification globale des méthodes de travail de
l’entreprise vers le travail collaboratif, la circulation des documents et leur traçabilité.
3. Recherchez les fournisseurs de solutions de GED sur Internet. Pensez aux mots-clés suivants :
« logiciel », « gestion », « électronique », « document ».
Une recherche sur Internet des « logiciels de gestion électronique de documents » fait
apparaître de nombreuses offres commerciales.
Certaines sont propriétaires (sous-licence-payante), d’autre sont libres de droit (exemple : open
source -gratuites).
Bien souvent, les solutions payantes offrent une période d’essai gratuite ou l’utilisation limitée
de leur logiciel. La tendance actuelle est l’utilisation d’une solution GED externalisée.
Voici deux exemples de solutions payantes :
- My GED (http://www.my-ged.net/)
- Therefore (http://www.daltoner.fr/la-solution-therefore.html)