ENERGIE ELECTRIQUE DU CONGO (E2C)

EXECUTION DES
RECOMMANDATIONS

COMMISSION CHARGEE DE LA
MAÎTRISE DU CHIFFRE
D’AFFAIRES ASSAINISSEMENT
ET GESTION DES CREANCES
CLIENTS
  ETAPE 1 : HARMONISATION ET UNIFORMISATION DES CATEGORIES

REFERENC CONSTATS RECOMMANDATIONS SUIVI EXECUTION TEMPS OBSERVATIO

E D’EXECUTI NS
ON
R1.1 La catégorisation des clients MT et Implémenter la nouvelle DG DCOM Mettre à
BT présente un taux d’erreur élevé catégorisation dans le système DGA + Court terme disposition les
d’information DSI bordereaux MT et
BT (Année 2020
tous les centres
et mise à jour
2021 pour
Brazzaville)
R1.2 Faiblesse dans l’interprétation des Renforcer les capacités des DG
catégories Exploitants dans toutes les +DARH DCOM Moyen terme
Directions d’Exploitation
R1.3 Regrouper
Absence d’information sur l’usage -Rendre disponible et l’intégralité des
d’un point de livraison dans le renseigner le champ sur DCOM clients ayant la
fichier clientèle. l’usage du point de livraison DSI DSI Long terme même raison
dans le GDC sociale
-Indexer la catégorie sur Activer le champ
l’usage de la police pour la
modification
d’usage
R1.4 Absence de suivi du fichier Organiser un suivi régulier des
clientèle des Exploitations activités commerciales parmi DCOM Equipes DCOM Moyen et long
lesquelles le suivi du fichier DSI terme
clientèle.
R1.5 L’opération de catégorisation et Sensibiliser et conscientiser les
d’harmonisation des abonnés n’est acteurs commerciaux et DG+DGA DCOM
pas prise au sérieux par les corps comptables sur l’importance de DFC Court terme Formation
de métiers la bonne catégorisation et leur DSI
implication dans les bilans des
exercices futurs.
Référen Constats Recommandations Suivi Acteurs TEMPS OBSERVATIO
ce D’EXECUTI NS
ON
-Organiser des contrôles réguliers
des points inactifs au fichier
clientèle surtout en Moyenne Court terme
Consommation illicite sur des
R1.6 polices résiliées (cf. annexe …….)
Tension ; DE Equipes terrain
-Rendre disponible l’état des
polices résiliées dans le système
d’information.
Mauvaise mise en œuvre des Organiser des séances de
procédures de successions renforcement de capacités sur le DARH
Equipes mixtes
R1.7 d’abonnement, régularisation des début et la fin des processus sur la + DCOM
DCOM et DE
Court terme
abonnements et résiliation des souscription et la résiliation d’un + DE
abonnements. abonnement.
Organiser des séances de
Faiblesse dans la gestion du client
renforcement de capacités sur les DARH Services de la Court terme
R1.8 Moyenne Tension dans les
procédures MT par des séances de + DCOM DCOM
Direction d’Exploitation.
formation et de sensibilisation.
Polices résiliées -Actualiser la procédure de
administrativement, installations résiliation d’un abonnement, le
DFC
déconnectées au réseau de rendre plus souple dans le système Equipes DCOM Moyen terme
R1.9 distribution mais encore active et
+ DCOM
+ DFC
d’information et bien définir la
+ DAI
facturée dans le système limite avec la comptabilité ;
d’information.
-Mettre en place un modèle
d’habilitations en fonction du poste
DFC
Faiblesse dans l’attribution des occupé dans les exploitations ; Moyen terme Personnaliser les
R1.10 habilitations
DGA + DCOM
profils
-Actualiser la fiche d’attribution
+ DAI
des habilitations. d’utilisateur dans
le CRM
  ETAPE 2 : CHIFFRE D’AFFAIRES, REGLEMENTS ET CREANCES CLIENTS ETAT ET
HORS-ETAT

CLIENT HORS ETAT TEMPS OBSERVATIO

REFERENC D’EXECUTIO NS
CONSTATS RECOMMANDATIONS SUIVI ACTEURS
ES N
DPT
Intégrer le calcul de la facturation à Mise à disposition
La facture de la vente à l’export DSI
R.2.1 l’export dans le système DG+DGA Court terme de toutes les
se calcule manuellement DFC
d’exploitation factures à
DCOM
compter de 2023
Mise à disposition
Intégrer le calcul de la facturation
La facture de GVA est faite DCOM Court terme de toutes les
R.2.2 de GVA dans le système DG+DGA
manuellement DEK factures à
d’exploitation
compter de 2023

Créer tous types

de factures
travaux rattachés
DPT
Les travaux de devis de à un numéro de
DCOM
branchement et d’extension Implémenter tous les travaux et client existant ou
DD
R.2.3 des réseaux ne sont pas devis en MT et BT dans le système DG+DGA Court terme inexistant (9 999
Services
visibles dans le système d’exploitation clients
techniques
d’information génériques) à
DSI
injecter en
comptabilité
Nb : à vérifier en
Mt et en BT
R.2.4 La vente des autres services Intégrer le calcul de la facturation DG+DGA Département
(diverses locations) est faite de la vente des autres services dans du Répertorier et les
manuellement le système d’exploitation Patrimoine Court terme mettre à la
DFC disposition de la
DCOM DSI les comptes
DSI ventes
correspondants
Rédiger une
 procédure pour
les règlements
des devis et des
travaux en MT et
BT

Elaborer et faire signer des contrats

de performance pour les
opérationnels commerciaux SCOM
et Chefs D’agence.
En MT et BT, le taux limite des DCOM
R.2.5 annulations, réfections et mises Rédiger un référentiel permettant DG+DGA DCOM
en contentieux n’est régit par de fixer le taux réel des annulations,
DAI
aucun texte des réfections et des mises
contentieux

Actualiser les procédures en fixant

les délais de traitement des dossiers
Les travaux de branchements, Créer un état retraçant les DSI
R.2.6 d’extensions et frais d’études paiements MT et BT des travaux de DG+DGA DD
sont encaissés sur pièces branchements, frais d’études……
DCOM
d‘encaissements dans le système d’information
Prévoir des
rapprochements mensuels afin de
Certaines ventes ne sont pas certifier les écritures entre le
R.2.7 commercial et la comptabilité DG+DGA DCOM
injectées en comptabilité
DFC
Saisir toutes les ventes
commerciales non injectées

La Créance global de la zone Provisionner la créance de la zone

R.2.8 DG+DGA DFC
rouge a été déterminée rouge
DCOM

Inventorier tous les clients de la

catégorie 6, les retraités, les DFC
Le fichier des clients da la
détachés, les décédés, … DCOM
R.2.9 catégorie 6 agents E2C n’est DG+DGA
DE
pas exhaustif
Evaluer les consommations réelles DARH
des clients de cette catégorie
 -Corriger dans le système les
Les clients MT ayant le même irrégularités provoquant ce
numéro de branchement dysfonctionnement ;
mouvementent
R.2.10 -Prévoir une fenêtre pour les DG+DGA
automatiquement les
paiements des clients unis par opérationnels, afin de corriger les
le même numéro dans le GDC. numéros branchements dans le
GDC.

Des nouveaux abonnements

MT ont été réalisés pour la Prendre une décision sur les DFC
R.2.11 majorité des polices résiliées créances qui semblent irrécouvrable DG+DGA
DCOM
avec dettes dans la DEPC de ces polices
DE

La structure du fichier Définir et fixer la structure

d’échange de données a évolué d’échange des données lors des
DSI
avec la Migration provoquant transferts (Interface)
R.2.12 Mettre en place une équipe de DG+DGA DCOM
ainsi des dysfonctionnements
travail afin de mieux investiguer sur DFC
lors des injections de données.
la question

-Identifier et créer un répertoire des

comptes bancaires pour les
paiements de factures de
consommation d’électricité et autres
Existence de plusieurs comptes services par DE ;
bancaires pour la prise en DFC
R.2.13 compte des paiements de -Créer un état récapitulatif de DG+DGA DCOM
factures de consommation mouvements de paiements par DE
d’électricité et autres services chèques et virements bancaires ;

-Renseigner intégralement les

libellés des mouvements par chèque
et virement bancaire

Le mode de paiements par

-Rédiger une lettre afin de DG DFC
R.2.14 compensation est utilisé dans
demander l’arrêt d’usage du mode DGA DE
le GDC de la D.E PNR/Kouilou
par compensation, interdit par la loi PNR/Kouilou
des finances.
R.2.15 Les paiements du SITE DG DCOM
NGONLONDELE de GAMBOMA DGA DEPC
sont réalisés par pièces -Former le personnel commercial et
d’encaissements et par comptable ainsi que les caissier(e)
virement dans le système sur l’application des procédures en
 d’Exploitation vigueur
Le Listing des retours des
Créer un état récapitulatif retraçant
chèques impayés n’a pas été DG DCOM
R.2.16 les chèques impayés et spécifiant le
mis à la disposition de la DGA DFC
mode de changements du paiement
Commission DE
Certains clients se retrouvent
affectés dans plusieurs Formaliser le contrôle des données
DG DFC
R.2.17 catégories après prise en avant chaque injection de fichiers
DGA DCOM
compte dans Sage Ligne FR de GDC vers SAGE ligne 1000
1000
Le client ARECO dans la DEPC Désigner un point focal pour le suivi
avait effectué un paiement par de la situation du client AERCO
DFC
virement d’un montant global Courrier transmis depuis mai 2021 DG
R.2.18 DCOM
de 12 000 000 FCFA payé pour transfert des fonds vers le DGA
DEPC
dans un compte E2C clôturé de compte E2C Siège mais non encore
la MUCODEC exécuter par la banque MUCODEC.

Identifier et créer un état

Les encaissements des produits
récapitulatif pour l’ensemble des DSI
accessoires sont enregistrés DG
R.2.19 travaux et produits accessoires DFC
dans la rubrique « Autres » de DGA
selon leurs nomenclatures DCOM
l’état GDCKS011
respectives. DD
DE

Les ventes accessoires (Travaux

d’installation, frais de gestion
Faire apparaitre dans les relevés de DSI
et de coupure, fraude et DG
R.2.20 compte les ventes accessoires en DFC
pénalités, location etc.) DGA
MT DCOM
n’apparaissent pas dans le
DD
relevé de compte client MT
DE
 -Limiter les habilitations en
Trop d’utilisateurs ont
fonctions du poste (fonctions)
d’habilitation d’annulation, DSI
occupé DG
R.2.21 réfections et les mises en DCOM
-Désactiver systématiquement les DGA
contentieux dans de factures DE
utilisateurs précédents dans chaque
dans le GDC
fonction

DARH
Difficultés observées dans Former le personnel commercial et DG
R.2.22 DCOM
l’application des procédures comptable sur les procédures. DGA
DE

Ecarts significatifs dans les DFC

Formaliser des rapprochements des
rapprochements des DAI
règlements par type de paiement en DG
R.2.23 règlements par espèces, DPICG
associant la Direction Commerciale DGA
chèques et virements bancaires DE
dans les arrêts de caisses mensuels
en basse et moyenne tension DCOM

La LCDE ne paye pas ses DFC

factures de consommations en DG DAI
Mettre en place des commissions
R.2.24 Moyenne Tension sur toute DGA DPICG
afin de motiver les paiements
l’étendue nationale et les MEH DE
autres clients de la catégorie 4 DCOM

Plusieurs points de livraison

de l’Etat et ses Procéder à l’inventaire des points de
Démembrements, ainsi que livraison de l’Etat et ses
R.2.25 DG+DGA DCOM
des Municipalités ne sont pas démembrements, ainsi que des
DE
connus dans le fichier Municipalités.
Clientèle
 Tous les points de livraison de
l’Etat et ses Démembrements Procéder à la pose impérative des
R.2.26 DG+DGA DCOM DE
ainsi que le Conseil Municipal compteurs afin d’éradiquer le forfait
sont dépourvus de compteurs

la facturation faite dans le MEH

GDC en ligne et celle faite sur MFPP
la base de la convention 046 -Réviser la convention 046 du 5 Mai (ministère des
R.2.27 DG+DGA
ne reflète pas la réalité des 1970 pour intégrer toutes les Finances)
consommations d’Energie du Directions d’Exploitation DFC
client Etat. DCOM

Le fichier des clients -Procéder à l’identification de tous

Particuliers spéciaux les clients spéciaux DCOM
R.2.28 DG+DGA
(catégorie 8) n’est pas -Faire souscrire les abonnements à DE
exhaustif leurs noms

Certaines factures du client

DCOM
Etat sont mises en Réactiver les factures du client Etat
R.2.29 DG+DGA DSI
contentieux annulées et mise qui se trouvent dans cette situation
DE
en contentieux
La facturation et le
Séparer la facturation et le
portefeuille du client Etat et
portefeuille du client Etat et ses
ses Démembrements ainsi DCOM
Démembrements ainsi que les
R.2.30 que les municipalités et les DG+DGA DFC
municipalités et les collectivités
collectivités sont dans le DCSI
locales dans le système
système d’information
d’information des autres clients
actuelle
Créer un environnement spécifique
Mauvais suivi du client Etat, « Etat, Démembrement, Prise DCOM
R.2.31 Démembrements et charge par l’Etat » et DG+DGA DFC
Municipalités Démembrements dans le système DCSI
d’information

DCOM
Inexistence d’une équipe
Mettre en place une commission qui DFC
chargée du recouvrement des MEH
R.2.32 sera chargée du recouvrement de Ministère du
créances des clients Etat et DG+DGA
ces factures Budget
Municipalités
 Inexactitude de la liste des
clients spéciaux qui ont droit Se rapprocher du Secrétariat DCOM
à la gratuité en Electricité DG
R.2.33 Général de la Présidence pour la DFC
(concerne prise en charge par DGA
mise à jour des dits décrets DE
le budget de l’Etat)

DFC
DCOM
La facture émise par la mairie
de Brazzaville sur la location DD
Mettre en place une commission en
de l’implantation des poteaux, DG DPICG
R.2.34 vue de trouver des solutions
l’occupation des espaces DGA DAI
mutuelles
publics et les enseignes pose Département
des problèmes du Patrimoine
DE

DSI
Les donnée extrait du GDC Mettre en place une commission en DG
R.2.35 DCOM
ont été retraitées par les sous vue de corriger les irrégularités DGA
DFC
commissions
  ETAPE 3 : MISE EN ŒUVRE DES PROCEDURES

 Tableau résumant le résultat de la revue des procédures liées aux activités commerciales

REFERENC CONSTATS RECOMMANDATIONS SUIVI EXECUTION TEMPS OBSERVATIONS

E D’EXECUTION
Le contrôle de la consommation Mettre en place des alertes
des clients (à travers l’ancien et dans la saisie des index
R.3.1
nouvel index) n’est pas efficace. dans le système
d’information.
Certaines factures annulées au Faire des rapprochements
niveau du commercial, réguliers avant injection
R.3.2 demeurent actives dans les livres des données dans Sage FR
comptables. ligne 1000.
Conciliation des Existence des opérations de Prendre une note de
créances compensation de créances dans portée générale interdisant
certaines directions les opérations de
R.3.3
d’exploitation compensation de créances
conformément à la loi des
finances ……………….
Aucun point de contrôle n’est
prévu après l’initialisation des
index m-1 par le CSEI (Etape 4)
pour vérifier l’exactitude des dits Mettre en place des alertes
index ; dans la saisie des index
R.3.4 Facturation M.T.
dans le système
Aucun point de contrôle n’est d’information.
prévu à l’étape 6, pour vérifier
l’exactitude des index transmis
par le chef d’équipe relève

 Tableau résumant le résultat de la revue des procédures comptable

REF. DESIGNATIO CONSTATS RECOMMANDATIONS EXECUTION TEMPS OBSERVATIONS
NS D’EXECUTI
PROCEDURE ON
S
Le dispositif de vérification des Actualiser la procédure de
Comptabilis données commerciales facturation MT.
ation des numériques provenant de la DSI,
R3.5 ventes à destinées à être injecter dans le
crédit système de gestion comptable
présente des points de faiblesse.
Comptabilis Le délai pour la comptabilisation Actualiser la procédure de
ation des des règlements par chèques ou comptabilisation des virements
R3.6 virements par virement n’est pas défini en prévoyant les délais de
bancaires traitement des paiements.
Le retour d’information entre la Faire un rapprochement a une
Comptabilis comptabilité et le commercial fréquence régulière des
R3.7 n’est pas effectif données commerciales et
ation des
encaisseme comptables.
nts par Le suivi des chèques impayés Mettre en place une
R3.8 chèques est inefficace méthodologie formelle de suivi
de chèques impayés.
Comptabilis Certains encaissements espèces Renforcer les mesures dans le
ation des annulés et transformés en suivi des annulations et
encaisseme régularisation virement ne sont régularisation des paiements.
R3.9 nts par pas connus de la comptabilité
espèces.
  Tableau résumant le résultat de la revue des procédures comptables

REF. PROCEDURES
RECOMMANDATIO
COMPTABLE COMMERCIAL CONSTATS ACTEURS TEMPS OBSERVATIONS
N
S ES D’EXECUTION
La procédure facturation M.T. Actualiser les deux
n’indique pas formellement procédures tout en
Comptabilisati
Facturation des qu’il faille transmettre la harmonisant la
R3.10 on des ventes
abonnés M.T. liasse des ventes à la transition de l’une
d’électricité
comptabilité à la fin du cycle vers l’autre.
de facturation.
La procédure des
encaissements indique que le
caissier principal après avoir
retiré les espèces et les
chèques, procède à
l’archivage des supports.
Actualiser la
procédure tout en
La procédure validation des
définissant les
titres de paiements indique
actions à mener
Comptabilisatio que le chef de service
Validation des post archivage c’est-
n des comptabilité après avoir
R3.11 titres de à-dire se renseigner
encaissements validé l’injection, transmet la
paiements sur l’état des
par caisse liasse au chef de division
chèques dans les
pour classement.
banques et informer
le commercial de la
(La suite réservée aux
conduite à tenir.
chèques n’étant pas couverte
par une procédure entraine
l’existence des chèques
impayés des années
antérieures à l’exercice en
cours)
  ETAPE 4 : EXTRACTION DES DONNEES EXERCICES 2021 ET
2022

DESCRIPTIF DES DELAIS REFERENCE

ACTEURS OBJECTIFS
TACHES D’EXECUTION RECOM

Extraction des
avances sur DSI
consommation
Contrôle des
extractions sur
DFC
les avances sur
consommation

Facturations DSI

Contrôle des
extractions sur la DCOM/DFC
facturation

Extraction des
Règlements DSI

Contrôle des
extractions sur DCOM/DFC
les règlements

Extraction des DSI

Impayés

Contrôle des
extraction sur les DCOM/DFC
Impayés

Faire le point
global sur les DSI/DFC/DCOM
extractions
 PLANNING DES TRAVAUX

DIRECTIONS D’EXPLOITATION
PLANNING SUR LA DUREE DES TRAVAUX DANS LES CENTRES D’EXPLOITATION (Période : du X février au X
Avril 2023)

X jours X jours X jours X jours X jours X jours

Brazzaville

Pointe-Noire

Niari

Bouenza-Lékoumou

Plateaux-Cuvettes

Sangha-Likouala