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SOMMAIRE
1 – Introduction
1-1 : LES BASES DE DONNEES RELATIONNELLES Page 5
1-2 : LES TABLES Page 5
1-3 : LES REQUÊTES Page 5
1-4 : LES FORMULAIRES Page 5
1-5 : LES ETATS Page 5
1-6 : LES MACROS Page 5

2 – Créer une base de données

2-1 : INTRODUCTION Page 6
2-2 : LANCER ACCESS 2000 Page 6
2-3 : CRÉER UNE BASE DE DONNÉES Page 6
2-4 : CRÉER UNE NOUVELLE TABLE Page 7
2-4-1 : CONCEVOIR LA STRUCTURE D’UNE TABLE Page 7
2-4-2 : SAISIR LA STRUCTURE D’UNE BASE Page 8
2-4-3 : INDIQUER LA CLÉ PRIMAIRE Page 19
2-4-4 : SAUVEGARDER LA STRUCTURE ET LES DONNÉES D’UNE TABLE Page 19
2-5 : SAISIR DES DONNÉES DANS UNE TABLE Page 20
2-5-1 : OUVRIR LA TABLE Page 21
2-5-2 : SAISIR LES DONNÉES Page 21
2-5-3 : MODIFIER UNE DONNÉE Page 21
2-5-4 : FONCTION ZOOM SUR UN CHAMP Page 21
2-5-5 : SE DEPLACER DANS LE FICHIER Page 22
2-6 : SÉLECTIONNER DES ENREGISTREMENTS Page 22
2-7 : IMPRIMER UNE FEUILLE DE DONNÉES Page 22
2-7-1 : APERÇU AVANT IMPRESSION Page 22
2-7-2 : LANCER L’IMPRESSION Page 22
2-8 : OUVRIR UNE TABLE Page 23
2-9 : IMPRIMER LA STRUCTURE D’UNE TABLE Page 23
2-10 : QUITTER UNE TABLE Page 24
2-11 : QUITTER UNE BASE DE DONNÉES Page 24

3 – Modifier et optimiser une table

3-1 : MODIFIER LA STRUCTURE D’UNE TABLE Page 24
3-1-1 : SUPPRIMER UN CHAMP Page 24
3-1-2 : INSÉRER UN CHAMP Page 24
3-1-3 : DÉPLACER UN CHAMP Page 25
3-2: RENOMMER UNE TABLE Page 25
3-3: SUPPRIMER UNE TABLE Page 25
3-4: COMPACTER UNE BASE DE DONNÉE Page 26

4 – Utiliser une table, mettre en forme, rechercher, filtrer, trier

4-1 : METTRE EN FORME UNE FEUILLE DE DONNÉES
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4-1-1 : MODIFIER LA POLICE, LE STYLE OU LA TAILLE DES CARACTÈRES Page 26
4-1-2 : MODIFIER LA LARGEUR DES COLONNES Page 26

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4-1-3 : MODIFIER LA HAUTEUR DES LIGNES Page 26

4-1-4 : DÉPLACER UNE COLONNE
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4-1-5 : FIGER – LIBÉRER UNE COLONNE Page 27
4-2 : GÉRER LES DONNÉES Page 27
4-2-1 : RECHERCHER UN ENREGISTREMENT Page 27
4-2-2 : AJOUTER UN ENREGISTREMENT Page 28
4-2-3 : SUPPRIMER UN ENREGISTREMENT Page 28
4-3 : TRIER LES ENREGISTREMENTS Page 28
4-4 : MASQUER – AFFICHER DES CHAMPS Page 29
4-4-1 : MASQUER UN OU DES CHAMPS Page 29
4-4-2 : AFFICHER LE OU LES CHAMPS MASQUÉS Page 29

5 – Les relations entre plusieurs tables

5-1 : ETABLIR UNE RELATION Page 30
5-2 : MODIFIER UNE RELATION Page 32
5-2-1 : SUPPRIMER UNE RELATION Page 32
5-2-2 : MODIFIER LES CARACTÉRISTIQUES DE LA RELATION Page 33

6 – Les requêtes simples sur une table

6-1 : INTRODUCTION Page 33
6-1-1 : LES REQUÊTES DE SELECTION Page 33
6-1-2 : LES REQUÊTES D’ACTION Page 33
6-1-3 : LES REQUÊTES ANALYSES CROISÉES Page 34
6-1-4 : LES REQUÊTES PARAMÉTRÉE Page 34
6-2 : CRÉER UNE REQUÊTE Page 34
6-2-1 : PLACER UN CHAMP À AFFICHER DANS LA REQUÊTE Page 36
6-2-2 : CRITÈRES DE TRI Page 37
6-2-3 : AFFICHAGE DU CHAMP DANS LA REQUÊTE Page 37
6-2-4 : SAISIR LES CRITÈRES D’EXTRACTION Page 37
6-3 : EXÉCUTER UNE REQUÊTE Page 38
6-4 : MODIFIER UNE REQUÊTE Page 38
6-4-1 : AJOUTER DE NOUVEAUX CHAMPS Page 38
6-4-2 : SUPPRIMER UN CHAMP Page 38
6-4-3 : DÉPLACER UN CHAMP Page 38
6-4-4 : MODIFIER LA LARGEUR D’UN CHAMP Page 38
6-5 : ENREGISTRER UNE REQUÊTE Page 38
6-6 : FERMER UNE REQUÊTE Page 39
6-7 : OUVRIR UNE REQUÊTE Page 39
6-8 : RENOMMER UNE REQUÊTE Page 39
6-9 : SUPPRIMER UNE REQUÊTE Page 39
6-10 : LES REQUÊTES MULTITABLES Page 40
6-10-1 : CRÉER LA REQUÊTE Page 40
6-10-2 : AFFICHER LES TABLES À UTILISER Page 40
6-10-3 : PLACER LES CHAMPS À UTILISER DANS LA REQUÊTE Page 41
6-10-4 : LES CRITÈRES DE TRI Page 41
6-10-5 : EXÉCUTER UNE REQUÊTE Page 41

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7 – Les formulaires
7-1 : INTRODUCTION Page 42
7-2 : CRÉER UN FORMULAIRE Page 42
7-2-1 : CRÉER UN FORMULAIRE AVEC L’ASSISTANT Page 42
7-2-2 : CRÉER UN FORMULAIRE PERSONNALISÉ Page 44
7-3 : MODIFIER LE CONTENU D’UN FORMULAIRE Page 46
7-3-1 : ACTIVER LE MODE CRÉATION DU FORMULAIRE Page 46
7-3-2 : SÉLECTIONNER UN OU PLUSIEURS CONTRÔLES Page 46
7-3-3 : SUPPRIMER UN CONTRÔLE OU UNE ETIQUETTE Page 47
7-3-4 : MODIFIER LE TEXTE D’UNE ETIQUETTE Page 47
7-4 : METTRE EN FORME UN FORMULAIRE Page 48
7-4-1 : POSITIONNER LES CONTRÔLES Page 48
7-4-2 : MODIFIER LA COULEUR OU LE CADRE D’UN CONTRÔLE Page 49
7-4-3 : METTRE EN FORME LE TEXTE D’UN CONTRÔLE Page 49
7-5 : FERMER UN FORMULAIRE Page 50
7-6 : OUVRIR UN FORMULAIRE Page 50
7-7 : LES PROPRIÉTÉS Page 50
7-7-1 : DU FORMULAIRE Page 50
7-7-2 : D’UN CONTRÔLE Page 52

8 – Les formulaires (fonctions avancées)

8-1 : CRÉER UN CONTRÔLE CALCULÉ Page 54
8-2 : CRÉER UNE ZONE DE LISTE Page 56
8-3 : CRÉER DES BOUTONS ET CASE À COCHER Page 61
8-3-1 : BOUTON D’OPTION, CASE À COCHER OU BOUTON BASCULE Page 61
8-3-2 : GROUPE DE BOUTONS OU CASE À COCHER
Page 62
8-4 : MODIFIER L’ORDRE DES SAISIES DANS UN FORMULAIRE
Page 64
8-5 : RENOMMER UN FORMULAIRE Page 65
8-6 : SUPPRIMER UN FORMULAIRE Page 65
8-7 : LES SOUS FORMULAIRES Page 65

9 – Les états
9-1 : INTRODUCTION Page 69
9-2 : CRÉER UN ÉTAT Page 69
9-2-1 : CRÉER UN ÉTAT INSTANTANÉ Page 70
9-2-2 : CRÉER UN ETAT AVEC L’ASSISTANT Page 70
9-3 : MODIFIER LE CONTENU D’UN ÉTAT Page 74
9-3-1 : ACTIVE LE MODE CRÉATION DE L’ÉTAT Page 74
9-3-2 : MODIFIER ET METTRE EN FORME Page 74
9-4 : EN-TÊTE ET PIED DE PAGE Page 75
9-5 : IMPRIMER L’ETAT Page 75
9-5-1 : APERÇU AVANT IMPRESSION Page 75
9-5-2 : IMPRIMER UN ÉTAT Page 75
9-6 : ENREGISTRER UN ETAT Page 76
9-7 : RENOMMER UN ETAT Page 76
9-8 : SUPPRIMER UN ETAT Page 77

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9-9 : OUVRIR UN ETAT Page 77

10 – Les macros
10-1 : INTRODUCTION Page 77
10-2 : CRÉER UNE MACRO Page 77
10-3 : EXÉCUTER LA MACRO Page 78
10-4 : UNE MACRO ASSOCIÉE À UN FORMULAIRE OU UN ETAT Page 78
10-5 : AFFICHER UN MESSAGE Page 79
10-6 : AFFECTATION DE LA MACRO A UN EVENEMENT Page 79
10-7 : DÉFINIR LA VALEUR D’UN CHAMP Page 80
10-8 : LA MACRO AutoExec Page 80
10-9 : LA CONSTRUCTION DE BARRE DE MENU Page 81

11 – Quelques exemples de VBA Page 82

12 – La finition de la base de données

12-1 : LA SUPPRESSION DES MESSAGES D’ERREURS D’ACCESS Page 85
12-2 : TOUTE LA DOCUMENTATION SUR LA BASE DE DONNÉES Page 87
12-3 : LE COMPACTAGE DE LA BASE DE DONNÉES Page 87
12-4 : LA CREATION D’UN FICHIER MDE Page 87

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1 – Introduction

1-1 : LES BASES DE DONNEES RELATIONNELLES

Une base de données est un ensemble d’informations associées à un suet particulier, tel que le suivi
des commandes ou la gestion d’une bibliothèque. Si votre base de données n’est pas stockée sur un ordinateur, où si
elle ne l’est que partiellement, vous êtes peut-être obligé de gérer des informations en provenance de sources
diverses que vous devez coordonner et organiser manuellement.
A l’aide de Microsoft Access, vous pouvez gérer toutes vos informations à l’aide d’un fichier
unique de base de données. Dans ce fichier, vous devez répartir ces données entre plusieurs contenants
appelés tables. Les requêtes vous permettent de rechercher et de récupérer les données que vous
voulez. Les formulaires en ligne vous permettent de consulter, d’ajouter et mettre à jour les données des
tables. Les états servent à analyser et à imprimer les données selon la mise en page de votre choix.
Quant aux macros, elles servent à exécuter une commande sur un formulaire ou un état.

1-2 : LES TABLES

C’est la structure fondamentale d’une base de données Access. Les tables stockent les données de la
base. Ce sont les premiers objets à créer. Dans une table, les données sont organisées sous forme de champs (les
colonnes) et d’enregistrements (les lignes).

1-3 : LES REQUÊTES

Une requête sert à poser des questions sur les données des tables et à réaliser des actions
sur ces données. Par exemple, une requête répondra à la question « Combien de nos clients
vivent en province et quels sont leurs noms et numéros de téléphone ?
Les requêtes servent aussi à combiner (ou joindre) des données issues de tables séparées. Elles
sont également utiles pour modifier, supprimer ou ajouter rapidement de gros volume de données. Elles
servent également à la construction des formulaires et des états.

1-4 : LE FORMULAIRE

Le formulaire est en quelque sorte la représentation à l’écran du formulaire imprimé classique. Il

permet l’ajout de données dans la base de données tout en les présentant sous une forme utile et
agréable : il peut être de facture simple ou très élaborée, avec des graphiques et des filets. Il
existe des possibilités de remplissage automatique de zones en fonction des données entrées dans
d’autres zones. Par ailleurs, un formulaire peut en contenir un autre, ce qui autorise l’entrée de
données dans plusieurs tables.

1-5 : L’ÉTAT

L’état sert à afficher et imprimer les données sous une forme adéquate. A titre d’exemple, on peut
citer les étiquettes de publipostage, les listes, les enveloppes, les factures. Un état sert aussi à présenter
les résultats d’une requête.

1-6 : LES MACROS

Une macro-commande est un ensemble d’instruction dont le rôle est d’automatiser une tâche que
vous réaliser souvent. Lorsque vous exécutez une macro-commande, Access reproduit fidèlement les
actions décrites, en respectant l’ordre dans lequel elles apparaissent. Sans avoir à écrire une seule ligne

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de code de programme, vous pouvez construire une macro-commande pour ouvrir automatiquement des
formulaires, imprimer des étiquettes de publipostage, traiter des commandes … Les macros commandes
permettent également de construire des applications exploitables par des utilisateurs ne connaissant rien
ou peu d’Access : ces macro-commandes servent alors à la navigation entre les diverses tables, les
formulaires …

2 – Créer une base de données

A partir de ce moment, nous allons prendre un exemple que nous développerons au fur et à
mesure du cours

2-1 : INTRODUCTION

Une table est une collection de données sur une rubrique précise, comme les produits ou les
fournisseurs. En utilisant une table séparée pour chaque rubrique vous stockez les données une seule
fois, ce qui rend votre base de données plus performante et réduit les erreurs de données. Les tables
organisent les données en colonnes (les champs) et en lignes (les enregistrements).

2-2 : LANCER ACCESS 2000

Pour lancer Access 2000, cliquez sur le menu Démarrer puis Programmes et cliquez finalement
sur Microsoft Access. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

2-3 : CRÉER UNE BASE DE DONNÉES

Pour créer une nouvelle base de données, sélectionnez le bouton radio Nouvelle base de
données Access puis cliquez sur le bouton OK. La boîte de dialogue suivante apparaît :

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Cette boîte de dialogue vous demande d’enregistrer votre base de données sous un nom. Dans la partie
nom du fichier, saisissez alors le nom de votre base de données. Ici, j’ai appelé ma base de données
Clients-Fournisseurs. Ensuite, vous pouvez choisir l’emplacement dans lequel vous allez créer votre
base de données. Par défaut, Access se place automatiquement dans le dossier Mes documents. Enfin,
il suffit de cliquer sur le bouton Créer et la fenêtre de votre base de données apparaît alors :

Boutons pour créer les tables

Boutons pour créer les requêtes
Boutons pour créer les formulaires
Boutons pour créer les états
Boutons pour créer les pages web
Boutons pour créer les macros
Boutons pour créer les modules

2-4 : CRÉER UNE NOUVELLE TABLE

2-4-1 : CONCEVOIR LA STRUCTURE D’UNE TABLE

 Faites la liste des informations à entrer dans la table, attribuez un nom significatif à chaque
champ, indiquez le format du champ, définissez pour chaque champ sa taille.

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 Lorsque le projet d’informatisation s’avère complexe, faites une analyse du projet afin de créer un
Dictionnaire des données listant toutes les données, un Modèle Conceptuel des Données
pour organiser ces données et un Modèle Logique des Données Relationnel représentant les
tables et liens à créer.

(Voir cours Analyse MERISE).

L’exemple suivant vous montre le MCD de la base de données qui va servir pendant tout le
cours :

2-4-2 : SAISIR LA STRUCTURE DE LA TABLE

Il existe deux méthodes pour saisir la structure d’une base de donnée :

 Création d’une table avec l’assistant
 Création d’une table sans l’assistant

La création d’une table avec l’assistant :

Pour créer une table avec l’assistant, double cliquez sur « Créer une table à l’aide de l’assistant ». La
boîte de dialogue suivante apparaît :

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Cette boîte de dialogue propose des modèles de tables prédéfinies dont les champs ont déjà été
paramétrés. Pour pouvoir utiliser ces tables, sélectionnez le bouton radio « Affaires » ou « Privées » pour
avoir des modèles de tables professionnelles ou personnelles. Ensuite, grâce à l’ascenseur, sélectionnez
la table que vous voulez. Sélectionnez les champs qui vont apparaître dans cette table grâce à ce bouton
. Si vous voulez sélectionner tous les champs de la table cliquez sur le bouton suivant . Pour
chaque champ que vous voulez insérer dans la table, il faut sélectionner le champ puis cliquez sur le
premier bouton.
Pour retirer un champ d’une table, cliquez sur le bouton ou sur pour retirer tous les champs de
la table. Pour renommer un champ d’une table, cliquez sur le bouton .

PS : Pour les besoins de l’exercice, j’ai choisi la table Clientèle en modèle « Affaire ». J’ai ajouté les
champs que j’avais défini dans mon M.C.D. que j’ai renommé au nom que j’avais donné dans mon
M.C.D.

Ensuite, cliquez sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante apparaît :

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Dans la zone « Comment souhaitez-vous nommer votre table », saisissez CLIENT comme dans notre
M.C.D.
Access nous propose alors de définir lui-même la clé primaire ou Access nous permet de la définir nous-
même. Choisissez cette option car dans la table CLIENT, on sait que la clé primaire de cette table est
CodeClient. Maintenant, cliquez sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Cette boîte de dialogue n’apparaît pas si vous avez laissé Access choisir la clé primaire. Dans la
liste déroulante, on peut choisir la clé primaire de la table. Par défaut, il a pris le premier champ
entré dans la table.
Ensuite, il faut définir si le type de ce champ (voir analyse MERISE : le dictionnaire des données). Il faut
savoir si vous laissez Access incrémenter le code client ou si vous allez saisir vous-même le code avec
des chiffres et ou des lettres.
Généralement, les codes clients sont faits de la manière suivante :

Une partie du nom + un numéro

Par exemple pour un client s’appelant M. Dupont Alain sont code client pourrait être le suivant : DUP001.
Vous faîtes comme bon vous semble pour créer un code. Le tout c’est de se souvenir de comment il a
été saisi. Vous pouvez cliquer sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante apparaît

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Cette boîte de dialogue vous propose 3 choix. Par défaut, le choix utilisé est « Entrer les données
immédiatement dans la table » ce qui permet la saisie des clients dans notre table client. La table se
présente alors sous forme de tableaux. C’est pas très joli et très monotone à remplir. C’est pour cela
qu’Access vous propose de remplir cette table à l’aide d’un formulaire qu’il va créer. C’est beaucoup plus
esthétique mais dans notre table il faut marquer à quoi correspondent les champs que nous venons de
créer et vérifier que les types de champs sont les bons. C’est pour cela que je vous conseille de cliquer
sur le bouton radio « Modifier la structure de la table » et de cliquer sur le bouton Terminer. La fenêtre
suivante s’ouvre alors :

Type de données

Nom du champ

Paramètres du champ

Pour chaque champ, indiquez la description du champ. C’est la description que vous avez inscrite dans le
dictionnaire des données. Cette description est importante car elle permet à une personne qui reprendra
votre base de donnée de savoir ce que vous avez voulu dire en créant ce champ.

La création d’une table sans l’assistant :

Nous venons de créer la table CLIENTS avec l’assistant. Maintenant, nous allons créer la table
FOURNISSEURS sans l’assistant. Il va falloir créer les champs. A partir de votre fenêtre de base de
données, double cliquez sur Créer une table en mode création. La fenêtre du dessus vierge apparaît
alors. Cette fenêtre est composée d’une barre de menu appelé « Barre d’outils de création de table » :

: Cet outil est composé de deux outils. Le mode création de table et le mode feuille de donnée.
Pour passer d’un outil à l’autre, il suffit de cliquer sur la liste déroulante à droite de cette icône. Le menu
suivant se déroule alors :

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Pour passer du mode création au mode feuille de données, placez-vous sur « Mode Feuille de
données », puis cliquez. La table passera en mode feuille de donnée. Pour construire une table,
laissez le mode création. Si vous voulez visualiser le contenu de votre table (voir les
enregistrements de la table ou en saisir de nouveau), sélectionnez le mode feuille de données.
: Cette icône crée la clé primaire de votre base de donnée mais aussi la clé secondaire. On verra
dans le paramétrage des champs comment on distingue la clé primaire de la clé secondaire.
: Cette icône permet de créer un index. Un index est une fonctionnalité qui facilite la recherche et le
tri sur une table.
: Cette icône permet d’insérer une ligne dans la table. Par exemple, on a oublié d’ajouter le champ
« Code postal » dans la table client. On se place à l’endroit où on veut placer ce champ puis on clique sur
ce bouton.
: Cette icône permet de supprimer une ligne de la table.
: Cette icône affiche les propriétés de la table.
: Cette icône permet de créer un champ prédéfini. L’assistant création d’un champ apparaît comme
le montre l’image suivante :

: Cette icône permet d’afficher la fenêtre base de données.

: Cette icône crée une requête, un formulaire, un état …automatiquement en fonction de la table.
Pour créer un de ces modèles, cliquez sur la liste déroulante à droite de ce bouton puis choisissez le
modèle que vous voulez.

Les différents types de données :

Les champs de la table peuvent prendre des caractéristiques différentes. Certains peuvent être
alphabétiques, d’autres numériques … Le tableau ci-dessous vous fait un récapitulatif des différents
types de donnée avec leurs explications. Pour choisir un type de donnée pour un champ, il suffit de se
placer sur la colonne « Type de données » du champ en question et de cliquer sur la liste déroulante
suivante :

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Texte ou combinaisons de texte et de chiffres telles que des

Texte adresses. Comprend aussi des nombres qui ne nécessitent aucun 255 caractères
calcul, comme les numéros de téléphone, les numéros de pièce
Longues suites de caractères alphanumériques telles que des notes Jusqu’à 64000
Mémo
ou des descriptions caractères
Données numériques auxquelles des calculs mathématiques doivent
Numérique 1, 2, 4 ou octets
être appliqués, à l'exception des calculs monétaires
Date/Heure Dates et heures 8 octets
Valeurs monétaires. Utilisez le type de données Monétaire pour
Monétaire empêcher l'arrondissement pendant les calculs. Précision jusqu'à 15 8 octets
chiffres à gauche du séparateur décimal et 4 chiffres à droite
Numéros séquentiels (augmentant d'une unité) ou aléatoires qui sont
NuméroAuto 4 octets
insérés automatiquement lors de l'ajout d'un enregistrement.
Champs qui ne contiennent qu'une des deux valeurs possibles,
Oui / Non 1 bit
notamment Oui/Non, Vrai/Faux ou Actif/Inactif.
Objets (tels que des documents Microsoft Word, des feuilles de
calcul Microsoft Excel, des images, des sons ou toutes autres
données binaires) créés dans d'autres programmes à l'aide du
Objet OLE 1 Go
protocole OLE, et qui peuvent être liés ou incorporés dans une table
Microsoft Access. Vous devez utiliser un cadre d’objet lié dans un
formulaire ou un état pour afficher l'objet OLE.
Lien Champ qui stocke des liens hypertextes. Il peut s'agir d'un chemin Jusqu'à 64000
hypertexte UNC ou d'une URL. caractères
Crée un champ qui permet de choisir une valeur dans une autre
table ou une liste de valeurs présentées dans une zone de liste
Assistant
déroulante. Le choix de cette option dans la liste des types de 4 octets
Liste de choix
données démarre un Assistant qui exécute automatiquement cette
définition.

Les paramètres d’un champ :

Texte :
 Taille : jusqu'à 255 caractères
 Format : pour un champ texte, aucun format n’est à appliquer
 Masque de saisie : Lorsque vous cliquez dans cette cellule, le bouton suivant apparaît . En
cliquant sur ce bouton, la boîte de dialogue suivante apparaît :

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Cette boîte de dialogue vous permet de créer un champ au format voulu. Choisissez dans la liste
déroulante le format qui vous convient puis cliquez sur le bouton Suivant. Une autre boîte de dialogue
apparaît :

Cette boîte de dialogue vous demande si vous voulez modifier le masque de saisie. On sait que le code
postal des villes de France est sur 5 chiffres donc on le laisse comme il est mais si vous vouliez changer,
il aurait fallu saisir le masque de saisie dans la zone de texte correspondante. Vous pouvez cliquer sur le
bouton Suivant. Une autre boîte de dialogue apparaît :

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Pour cette boîte de dialogue, il n’y a aucune différence entre « Avec les symboles dans le masque » ou
« Sans les symboles dans le masque ». Cette boîte de dialogue sert lorsque par exemple on écrit un
numéro de téléphone soit 01-23-45-67-89 soit 0123456789. Pour avoir les symboles c’est-à-dire les tirets
( - ) il faut sélectionner le bouton radio « Avec les symboles dans le masque ». Vous pouvez cliquer sur le
bouton Suivant. Une autre boîte de dialogue apparaît :

Cette boîte de dialogue vous dit qu’Access a toute les informations pour créer un masque de saisie. Donc
lorsque vous saisirez le code postal de la ville, vous ne pourrez pas mettre plus de 5 caractères pour le
code postal. Maintenant, vous pouvez cliquer sur le bouton Terminer et Access va créer le masque de
saisie.

PS : Pour créer un masque de saisie, il faut enregistrer la table. Pour sauvegarder une table, allez voir la
partie 2-4-4

 Légende : C’est le libellé du champ utilisé dans un formulaire.

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 Valeur par défaut : Si par exemple vos clients ont tous le même code postal (75000). Vous
pouvez mettre cette valeur dans cette zone de texte et lors de la saisie de vos clients vous
n’aurez pas à remplir le code postal puisque le paramètre « Valeur par défaut » sera déjà
remplit. Vous faîtes une économie de temps.
 Valide si : Dans ce paramètre vous pouvez mettre une contrainte. Par exemple, on sait que les
codes postaux français vont de 01000 à 95999 donc si vous saisissez un code postal en dehors
de cette zone, vous aurez un message d’erreur qui apparaîtra pour vous dire que le code postal
n’est pas correct.
 Message si erreur : Le message de votre paramètre précédent (Valide Si) vous allez l’inscrire ici.
 Null interdit : Ce paramètre interdit un champ vide. Par défaut, ce paramètre est sur « Non » cela
veut dire que le champ peut être vide. Pour mettre ce paramètre sur « Oui », cliquez sur la liste
déroulante puis choisissez « Oui ».
 Chaîne vide : Ce paramètre permet d’autoriser une chaîne vide « ».
 Indexé : 3 valeurs possibles pour ce paramètre :
o Oui sans doublons : Dans cette table, le champ en question ne peut avoir le même
numéro. C’est à partir de cette valeur que l’on sait si ce champ est une clé primaire.
o Non avec doublons : Dans cette table, le champ en question peut avoir le même
numéro. On sait ici que la valeur de ce champ est une clé secondaire.
o Non : C’est un champ standard qui nous permet de saisir notre base de données.
 Compression unicode : Microsoft Access 2000 utilise le système de codage de caractères
unicode pour représenter les données dans un champ texte, Mémo ou Lien hypertexte. Dans le
système Unicode, chaque caractère est représenté par deux octets au lieu d'un seul. Un système
de codage qui stocke chaque caractère dans un seul octet vous limite à une simple page de
code (ensemble numéroté contenant au maximum 256 caractères). En revanche, le système
Unicode peut prendre en charge jusqu'à 65 536 caractères, parce qu'il représente chaque
caractère à l'aide de deux octets. Le résultat est que les données d'un champ Texte, Mémo ou
Lien hypertexte nécessitent un espace de stockage plus important que dans les précédentes
versions d'Access. Vous pouvez compenser cet effet de la représentation de caractère Unicode
et garantir des performances optimales en définissant la propriété Compression unicode du
champ sur Oui. Il s'agit du paramétrage par défaut lorsque vous créez un nouveau champ Texte,
Mémo ou Lien hypertexte. Lorsque la propriété Compression unicode d'un champ est définie
sur Oui, tout caractère dont le premier octet est 0 est compressé lors de son stockage et
décompressé lors de sa récupération. Du fait que le premier octet d'un caractère latin (caractère
de langue européenne occidentale telle que l'anglais, l'espagnol ou l'allemand) est 0, la
représentation de caractère Unicode n'affecte pas la quantité d'espace de stockage nécessaire
pour les données compressées entièrement composées de caractères latins. Vous pouvez
stocker, dans un simple champ, toute combinaison de caractères prise en charge par Unicode.
Toutefois, si le premier octet d'un caractère particulier n'est pas 0, ce caractère n'est pas
comprimé.

Mémo : Les paramètres du type de données Mémo correspondent au type de données texte.
Numérique :
 Taille :
o Octet : Nombres entre 0 et 255 (pas de fractions).
o Décimal : Stocke les nombres compris entre -10^38-1et 10^38-1(.adp). Stocke les
nombres compris entre -10^28 -1 et 10^28 -1 (.mdb)
o Entier : Nombres entre –32 768 et 32 767 (pas de fractions).

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o Entier long : (Valeur par défaut) Nombres entre –2 147 483 648 et 2 147 483 647 (pas
de fractions).
o Réel simple : Nombres entre –3,402823E38 et –1,401298E–45 pour les valeurs
négatives et entre 1,401298E–45 et 3,402823E38 pour les valeurs positives.
o Réel double : Nombres entre –1,79769313486231E308 et –4,94065645841247E–324
pour les valeurs négatives et entre 1,79769313486231E308 et 4,94065645841247E–324
pour les valeurs positives.
 Format :
o Nombre général : (Par défaut) Affiche le nombre tel qu'il a été entré. (1234,567)
o Monétaire : Utilisez le séparateur des milliers ; suivez les paramètres spécifiés dans les
Paramètres régionaux du Panneau de configuration de Windows pour les montants
négatifs, les symboles décimaux et monétaires et les décimales.
(1 234,56 F).
o Euro : Utilisez un format monétaire, avec le symbole de l'euro (€), quel que soit le
symbole monétaire spécifié dans les Paramètres régionaux du Panneau de configuration
de Windows. (1 234,56 €).
o Fixe : Affichez au moins un chiffre ; suivez les paramètres spécifiés dans les Paramètres
régionaux du Panneau de configuration de Windows pour les montants négatifs, les
symboles décimaux et monétaires et les décimales. (1234,56)
o Standard : Utilisez le séparateur de milliers ; suivez les paramètres spécifiés dans les
Paramètres régionaux du Panneau de configuration de Windows pour les montants
négatifs, les symboles décimaux et les décimales. (1 234,56)
o Pourcentage : Multipliez la valeur par 100 et ajoutez un signe de pourcentage (%) ;
suivez les paramètres spécifiés dans les Paramètres régionaux du Panneau de
configuration de Windows pour les montants négatifs, les symboles décimaux et les
décimales. (123,00 %)
o Scientifique : Utilise la notation scientifique standard. (1,23E+03).

 Décimales : Nombre de chiffres après la virgule. Par défaut, le paramétrage est « Auto ». Vous
pouvez le changer en cliquant sur la liste déroulante et choisir le nombre de chiffre après la
virgule.
 Les autres paramétrage sont les mêmes que le type de données « Texte ».

Date / heure :
 Format :
o Date, général : (Par défaut) Si la valeur ne correspond qu'à une date, aucune heure
n'est affichée; si la valeur ne correspond qu'à une heure, aucune date n'est affichée. Ce
paramétrage est une combinaison des paramètres Date, abrégé et Heure, complet.
Exemples : 19/09/03, 17:34:00
o Date, complet : Identique au paramétrage Date, complet de la boîte de dialogue
Propriétés pour paramètres régionaux du Panneau de configuration Windows. Exemple :
Vendredi 19 septembre 2003.
o Date, réduit : Exemple : 19-sept-03.
o Date, abrégé : Identique au paramétrage Date, abrégé de la boîte de dialogue Propriétés
pour paramètres régionaux du Panneau de configuration Windows. Exemple : 19/09/03.
o Heure, complet : Identique au paramétrage sous l'onglet Heure de la boîte de dialogue
Propriétés pour paramètres régionaux du Panneau de configuration Windows. Exemple :
17:34:23.

Par GUE BBE Aziz

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 155

o Heure, réduit : Exemple : 5:34 PM.

o Heure, abrégé : Exemple : 17:34
 Les autres paramétrage sont les mêmes que le type de données « Texte ».

NuméroAuto :
 Taille du champ : Entier long
 Nouvelle valeur : Incrément ou aléatoire.
o Incrément : Le numéro de client par exemple est crée automatiquement et il
s’incrémente automatiquement à chaque nouveau client. Le premier client portera le
numéro 1 et chaque nouveau client sera incrémenté de 1
o Aléatoire : le numéro de client est crée automatiquement mais les numéros ne se
suivent pas.
 Les autres paramétrage sont les mêmes que le type de données « Texte ».

Oui / Non :
 Format :
o Oui / Non
o Vrai / Faux
o Actif / Inactif
 Les autres paramétrage sont les mêmes que le type de données « Texte ».

Assistant liste de choix :

Une liste de choix est communément appelée liste déroulante. Lorsque vous choisissez ce type de
données, la boîte de dialogue suivante apparaît :

Si vous savez que les éléments font partie d’une table ou d’une requête, laissez le bouton radio sur « Je
veux que la liste de choix recherche les valeurs dans une table ou requête » sinon choisissez « Je taperai
les valeurs souhaitées ». Si vous connaissez tous les éléments qui vont entrer dans votre liste de choix,
je vous conseille de choisir la deuxième solution puis cliquez sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue
suivante apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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 156

Cette boîte de dialogue vous demande de remplir la liste de choix et de choisir aussi le nombre
de colonnes qui vont être dans la liste de choix. Ici, je sais que j’ai plusieurs clients mais ils se
trouvent que dans ces 3 villes.
Si vous aviez choisi la première solution, Access vous aurez demandé de saisir la table ou la requête qui
auront permis de faire la liste puis le ou les champs correspondant.
Dans tous les cas, cliquez sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Access vous demande dans cette boîte de dialogue de saisir le nom de la liste de choix. Comme on a
construit, une liste pour les villes des clients, on va l’appeler « Ville » mais on aurait très bien pu l’appeler
« Ville-client ». Une fois le nom saisi, cliquez sur le bouton Terminer

Remarque : Vous pouvez toujours revenir sur la boîte de dialogue précédente en cliquant sur le bouton
Précédent.

Par GUE BBE Aziz

156
 157

Grâce à ces renseignements, vous pouvez construire les tables de votre base de donnée. Le
dictionnaire des données suivant va vous aider à construire les tables

F
Champs Clé primaire Clé Type de Taille ORMAT
Masque de Indexé
secondaire donnée saisie
Code client Oui Non Texte 6 Oui -sans doublons
Nom Non Non Texte 30 Non
Prénom Non Non Texte 30 Non
Adresse Non Non Texte 50 Non
Code postal Non Non Texte 5 00000;;_ Non
Ville Non Non Texte 30 Non
Téléphone Non Non Texte 10 00\00\00\00\ 0;0;_ Non
CodeFrs Oui Non Texte 6 Oui - sans doublons
Société Non Non Texte 30 Non
Adresse Non Non Texte 50 Non
Code postal Non Non Texte 5 00000;;_ Non
Ville Non Non Texte 30 Non
Téléphone Non Non Texte 10 00\00\00\00\ 0;0;_ Non
Référence Oui Non Texte 10 Oui - sans doublons
Désignation Non Non Texte 50 Non
Quantité A Non Oui Numérique Entier Oui - avec doublons
Prix vente Non Oui Monétaire Euro Oui - avec doublons
Quantité V Non Oui Numérique Entier Oui - avec doublons
Prix achat Non Oui Monétaire Euro Oui - avec doublons

2-4-3 : INDIQUER LA CLÉ PRIMAIRE ET SECONDAIRE

La clé primaire identifie chaque enregistrement de façon distincte. C’est le champ sur lequel sera
effectué le classement par défaut. Il permet d’accélérer les recherches et sera utilisé lors de créations de
liaisons. Pour indiquer une clé primaire, cliquez sur le champ qui servira de clé primaire puis cliquez sur
le bouton suivant : . Pour indiquer une clé secondaire, sélectionnez les deux enregistrements qui
serviront de clé puis cliquez sur le bouton précédent.

2-4-4 : SAUVEGARDER LA STRUCTURE ET LES DONNÉES D’UNE TABLE

Pour sauvegarder une table, choisissez Enregistrer dans le menu Fichier ou cliquez sur le
bouton suivant . Une boîte de dialogue vous demande alors le nom de votre table comme le montre
l’image suivante :

Saisissez alors le nom de la table puis cliquez sur OK ou appuyez ENTREE.

Par GUE BBE Aziz

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 158

Si aucune clé primaire n’a été définie, la boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Cliquez sur le bouton Annuler et définissez la clé primaire vous-même.

Pour passer du mode création de table en mode feuille de donnée, vous avez deux boutons :

: Ce bouton permet de passer la table en mode Feuille de donnée.

: Ce bouton permet de passer la table en mode création.
Lorsque vous êtes en mode création ou en mode feuille de donnée, vous pouvez passer d’un mode à
l’autre en cliquant sur un des deux boutons suivant :

Le mode feuille de donnée est un mode dans lequel nous pouvons remplir les tables de notre base
de données.

2-5 : SAISIR LES DONNÉES D’UNE TABLE

2-5-1 : OUVRIR LA TABLE

Lorsque vous êtes sur votre fenêtre de base de données, il suffit pour ouvrir une table, de double

cliquez sur le nom de la table ou de sélectionnez une table est de cliquer sur le bouton . Le
mode feuille de donnée apparaît comme le montre l’image suivante :

2-5-2 : SAISIR LES DONNÉES

Pour saisir des données dans une table, cliquez sur le premier champ à renseigner.
Généralement le premier champ est la clé primaire. Vous renseignerez ce champ sauf si vous avez défini

Par GUE BBE Aziz

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 159

la clé primaire en NuméroAuto. Pour se déplacer d’un champ à l’autre vous utiliserez les flèches de
direction.

ATTENTION : Vous devez suivre les règles que vous aviez définies dans le paramétrage du champ de la
table.

2-5-3 : MODIFIER UNE DONNÉE

Pour modifier une donnée dans un champ (exemple : vous avez fait une faute d’orthographe),
vous devez activer l’enregistrement à modifier puis cliquez sur le champ à modifier. Ensuite, vous faites
la modification de votre champ et vous validez par la touche ENTREE.

2-5-4 : FONCTION ZOOM SUR UN CHAMP

La fonction zoom permet d’afficher le contenu d’un champ. Par exemple, vous avez un champ
mémo, vous voulez voir tout le contenu de champ, il suffit pour cela de cliquer sur le champ que vous
voulez zoomer puis d’appuyer sur les touches MAJ + F2. La boîte de dialogue suivante apparaît alors
dans lequel vous avez le contenu du champ :

2-5-5 : SE DÉPLACER DANS LE FICHIER

En bas de votre table, les boutons suivants vous permettent de vous déplacez à l’intérieur
de votre table :

: Active la première fiche de la table

: Active la fiche précédente
: Active la fiche suivante
: Active la dernière fiche
: Active une nouvelle fiche

2-6 : SÉLECTIONNER DES ENREGISTREMENTS

Pour sélectionner un enregistrement, cliquez sur le bouton de sélection d’un

enregistrement comme le montre l’image suivante :

Par GUE BBE Aziz

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 160

Pour sélectionner plusieurs enregistrements, cliquez-glissez sur les boutons de sélection. Pour
sélectionner tous les enregistrements, cliquez sur le bouton d’intersection des lignes et des colonnes
comme le montre l’image suivante :

2-7 : IMPRIMER UNE FEUILLE DE DONNÉES

2-7-1 : APERÇU AVANT IMPRESSION

Pour faire un aperçu avant impression de votre feuille de données, cliquez sur le bouton suivant
ou choisissez Aperçu avant impression dans le menu Fichier. La fenêtre ci-dessous apparaît
alors :

2-7-2 : LANCER L’IMPRESSION

De toute la feuille de données

Pour lancer l’impression de toute une feuille de données, cliquez sur le bouton suivant ou
choisissez Imprimer dans le menu Fichier. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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 161

Cliquez sur le bouton OK pour imprimer votre table.

ATTENTION : cette boîte de dialogue apparaît que lorsque vous choisissez Imprimer dans le menu
Fichier.

Imprimer un enregistrement

Pour un imprimer un ou plusieurs enregistrements mais pas toute votre table, sélectionnez le ou
les enregistrement(s) à imprimer. Choisissez ensuite Imprimer dans le menu Fichier. La boîte de
dialogue précédente apparaît. Sélectionnez le bouton radio « Enregistrement(s) sélectionné(s) » puis
cliquez sur le bouton OK.

2-8 : OUVRIR UNE TABLE

Pour ouvrir une table, il faut que vous soyez sur la fenêtre de votre base de donnée puis il suffit

de double cliquer sur le nom de la table ou de sélectionner la table et de cliquer sur le bouton .

2-9 : IMPRIMER LA STRUCTURE D’UNE TABLE

Pour imprimer la structure d’une table, choisissez Analyse puis Documentation dans le menu
Outils. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Sélectionnez ensuite le type d’objet que vous voulez imprimer. Ici, on veut imprimer la structure d’une
table donc on sélectionne l’onglet « Tables ». Cet onglet est défini par défaut. Ensuite, cochez le nom de
la table que vous souhaitez imprimer. Vous pouvez toutes les cocher ou seulement celle que vous
voulez. En cliquant sur le bouton Options, la boîte de dialogue suivante apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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 162

Cette boîte de dialogue vous permet de sélectionner les informations à imprimer. Pour imprimer ces
informations après avoir choisi vos options cliquez sur le bouton OK.

2-10 : QUITTER UNE TABLE

Pour quitter une table et revenir sur la fenêtre de votre base de données, choisissez Fermer
dans le menu Fichier.

2-11 : QUITTER UNE BASE DE DONNÉES

Pour quitter une base de données, choisissez Quitter dans le menu Fichier

3 – Modifier et optimiser une table

3-1 : MODIFIER LA STRUCTURE D’UNE TABLE

3-1-1 : SUPPRIMER UN CHAMP

Pour supprimer un champ d’une table, placez-vous sur le bouton de sélection du champ à
supprimer. Votre souris se transforme en une flèche allant vers la droite  puis cliquer. Votre ligne de
champ devient noire. Appuyer maintenant sur la touche SUPPR du clavier et votre champ est supprimé.
Vous pouvez supprimer une ligne en cliquant sur le bouton suivant .

3-1-2 : INSÉRER UN CHAMP

Pour insérer un champ dans une table, placez-vous sous la ligne ou vous voulez insérer le
champ puis choisissez Lignes dans le menu Insertion ou cliquez sur le bouton suivant . Une ligne
s’insère à l’endroit que vous l’avez décidez comme le montre l’image suivante :

Par GUE BBE Aziz

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 163

3-1-3 : DÉPLACER UN CHAMP

Pour déplacer un champ, sélectionnez le champ que vous voulez déplacer, puis cliquez-glisser
jusqu'à l’emplacement voulu.

3-2 : RENOMMER UNE TABLE

Pour renommer une table, il faut que vous soyez sur la fenêtre de votre base de données.
Cliquez sur le nom de la table à renommer puis faites un clic droit dessus. Le menu suivant apparaît
alors :

Dans ce menu, choisissez Renommer. Maintenant, vous pouvez donner un autre nom à votre table.

3-3 : SUPPRIMER UNE TABLE

Pour supprimer une table de votre base de données, sélectionnez la table à supprimer puis
appuyer sur la touche SUPPR de votre clavier ou cliquez droit sur la table. Dans le menu contextuel qui
apparaît (voir image précédente), choisissez Supprimer ou cliquer sur le bouton suivant .

Par GUE BBE Aziz

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 164

ATTENTION : Si vous avez crée des relations entre les tables, il faudra supprimer la ou les relation(s)
existant entre les tables avant de pouvoir supprimer une table. (voir chapitre 5 : les relations entre les
tables).

3-4 : COMPACTER UNE BASE DE DONNÉES

Compacter une base de données revient à réduire la taille de cette base de données. Le
compactage de la base de données se fait généralement à la fin de la construction de la base mais vous
pouvez le faire quand vous le voulez. Pour compacter une base de données, placez-vous sur la fenêtre
de votre base de données puis Utilitaires de base de données puis Compacter une base de données
dans le menu Outils. Laissez faire Access, c’est plus ou moins long en fonction de la taille de votre base
de données (tables, requêtes, formulaires …). Enfin, Access fait réapparaître votre base de données.
Pour voir si le compactage de la base de données à fonctionner relevé avant d’utiliser cet
utilitaire la taille de votre base de données dans l’explorateur Windows puis, utilisez cet utilitaire et
revenez dans l’explorateur. Normalement, la taille du fichier a diminué.

4 – Utiliser une table, mettre en forme, rechercher, filtrer, trier, imprimer

4-1 : METTRE EN FORME UNE FEUILLE DE DONNÉES

4-1-1 : MODIFIER LA POLICE, LE STYLE OU LA TAILLE DES CARACTÉRES

Pour modifier la police, le style ou la taille des caractères, ouvrez une table en mode feuille de
données. Affichez ensuite, la barre d’outils « Mise en forme (feuilles de données » si celle-ci n’est pas
affichée en cliquant sur le menu Affichage puis Barres d’outils et enfin Mise en forme (feuilles de
données). Comme pour tous logiciels Microsoft, le changement de la police de caractère se fait avec
cette liste déroulante , la taille des caractères se fait avec cette liste déroulante
et le changement de style se fait avec ces différents boutons .

4-1-2 : MODIFIER LA LARGEUR DES COLONNES

Pour agrandir ou réduire la taille d’une colonne à la taille voulue, placez-vous à l’intersection des
noms des champs de votre table. Votre souris se transforme en deux flèches noires. Une allant vers la
gauche, l’autre vers la droite. Quand vous avez ces deux flèches double cliquez et la colonne s’agrandit
ou se réduit à la taille des enregistrements de votre table. Vous pouvez aussi choisir Largeur de
colonne dans le menu Format. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Dans la zone de texte « Largeur de colonne », vous pouvez saisir la largeur souhaitée. Si vous cliquez
sur le bouton Ajuster, vous laissez Access agrandir ou réduire la largeur de votre colonne à la taille des
enregistrements présents dans votre table (c’est ce qui revient à la première solution).

Par GUE BBE Aziz

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 165

4-1-3 : MODIFIER LA HAUTEUR DES LIGNES

Pour agrandir ou réduire la taille d’une ligne à la taille voulue, placez-vous à l’intersection des
enregistrements de votre table. Votre souris se transforme en deux flèches noires. Une allant vers le
haut, l’autre vers le bas. Quand vous avez ces deux flèches double cliquez et la ligne s’agrandit ou se
réduit à la taille des enregistrements de votre table. Vous pouvez aussi choisir Hauteur de ligne dans le
menu Format. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Dans la zone de texte « Hauteur de ligne », saisissez la hauteur de ligne souhaitée puis cliquez sur le
bouton OK. La ligne s’agrandit ou se réduit à la taille voulue.

4-1-4 : DÉPLACER UNE COLONNE

Pour déplacer une colonne, vous devez sélectionner la colonne en cliquant sur le nom du champ
à déplacer. La colonne devient toute noire. Cliquez-glissez votre colonne à l’emplacement voulue.
Maintenant vous avez déplacé une colonne.

4-1-5 : FIGER – LIBÉRER UNE COLONNE

Vous pouvez figer une ou plusieurs des colonnes dans une feuille de données de manière à les
afficher à l'extrémité gauche et à les rendre visibles à tout moment, où que vous vous déplaciez. Pour
cela, vous devez sélectionner la colonne à figer en cliquant sur le sélecteur du champ de cette colonne.
Dans le menu Format, choisissez Figer les colonnes.
Pour libérer des colonnes figer, choisissez Libérer toutes les colonnes dans le menu Format.

4-2 : GÉRER LES DONNÉES

4-2-1 : RECHERCHER UN ENREGISTREMENT

Pour rechercher un enregistrement dans une table, ouvrez votre table en mode Feuille de
données. Cliquez ensuite sur le bouton suivant ou choisissez Rechercher dans le menu Edition. La
boîte de dialogue suivante apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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 166

Dans la zone de texte « Rechercher », tapez la valeur à rechercher. Si vous ne connaissez pas
avec exactitude la valeur à chercher vous pouvez utiliser des caractères génériques dans la zone
« Rechercher ».

Caractères Description Exemples

* Représente un nombre quelconque de caractères. Il P* trouve Paris, Perpignan …
peut constituer le premier ou le dernier caractère d'une
chaîne.
? Représente un seul caractère alphabétique. ?on trouve Mon, Ton, Son …
[] Représente l'un des caractères entre crochets. B[ae]lle représente Balle, Belle
mais pas Bulle
! Représente tout caractère qui n'est pas entre crochets. B[ !ae]lle représente Bulle et Bille
mais pas Balle et Belle
- Représente l'un des caractères de la plage. Vous devez C[a-c]r représente les mots Car –
spécifier la plage dans l'ordre croissant (de A à Z et non Cbr et Ccr
de Z à A).
# Représente un caractère numérique quelconque. 2#3 trouve 203, 213, 223, 233 …

Dans la liste déroulante « Rechercher dans », vous permet de rechercher votre enregistrement dans le
champ ou vous avez demandé la recherche ou dans la table en entier. En cliquant sur le bouton Plus ou
Moins vous trouverez d’autres options de recherche comme « Respecter la casse ». La casse c’est la
différence entre les majuscules et les minuscules.
Enfin pour rechercher un enregistrement, cliquez sur le bouton Suivant.

4-2-2 : AJOUTER UN ENREGISTREMENT

Pour ajouter un enregistrement à votre base de données, vous avez 3 solutions :

 Cliquez sur la ligne vide en dessous du dernier enregistrement,
 Choisir Nouvel enregistrement dans le menu Insertion,
 Cliquez sur le bouton suivant situé en bas de la table.

4-2-3 : SUPPRIMER UN ENREGISTREMENT

Pour supprimer un enregistrement dans une table de votre base de données, sélectionnez
l’enregistrement à supprimer en cliquant sur le sélecteur d’enregistrement puis appuyer sur la touche
SUPPR du clavier ou cliquez sur le bouton suivant .

Par GUE BBE Aziz

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Remarque : Quand vous supprimez des données, vous avez peut-être intérêt à supprimer les données
connexes d'autres tables. Par exemple, si vous supprimez un fournisseur, vous devez également
supprimer les produits qu'il a fournis. Dans certains cas, vous pouvez vous assurer que les données
correctes sont effacées en appliquant l’intégrité référentielle. (voir partie 5 : les relations entre plusieurs
tables)

4-3 : TRIER LES ENREGISTREMENTS

Le tri d’enregistrement se fait par ordre croissant ou décroissant. Pour trier des enregistrements,
sélectionnez le champ qui va être comme critère de tri. Pour cela, cliquez sur le sélecteur de champ de la
colonne. La colonne va devenir noire. Elle est sélectionnée. Cliquez sur le bouton suivant pour trier
par ordre croissant les enregistrements ou sur le bouton suivant pour trier les enregistrements par
ordre décroissant.

4-4 : MASQUER – AFFICHER DES CHAMPS

4-4-1 : MASQUER UN OU DES CHAMPS

Pour masquer un ou plusieurs d’une table, sélectionnez le ou les champ(s) à masquer puis
choisissez Masquer les colonnes du menu Format. La colonne disparaît alors.

4-4-2 : AFFICHER LE OU LES CHAMPS MASQUÉS

Pour afficher le ou les colonnes masquée(s), choisissez Afficher les colonnes du menu Format.
La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Cochez le ou les cases des champs que vous voulez afficher puis cliquer sur le bouton Fermer. Dans cet
exemple, le champ « Nom » a été masqué.

5 – Relations entre plusieurs tables

Par GUE BBE Aziz

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 168

Après avoir installé diverses tables pour les différents sujets traités dans votre base de
données, il vous faut un moyen d'indiquer à Microsoft Access comment rassembler ces
informations. La première étape consiste à définir des relations entre vos différentes tables.
Après quoi vous pouvez créer des requêtes, des formulaires et des états pour afficher
simultanément des données provenant de plusieurs tables différentes.
Il existe 3 types de relations (voir cours Merise) :
Relation un à plusieurs : La relation un-à-plusieurs est la plus courante. Dans ce type de
relation, un enregistrement de la table A peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements
de la table B, alors qu'à chaque enregistrement de la table B ne correspond qu'un enregistrement de la
table A.
Exemple : Un fournisseur peut fournir plus d’un produit mais chaque produit a seulement un fournisseur.
Relations plusieurs à plusieurs : Dans une relation plusieurs-à-plusieurs, un enregistrement de
la table A peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la table B, et inversement
un enregistrement de la table B peut être mis en correspondance avec plusieurs enregistrements de la
table A. Ce type de relation n'est possible qu'après définition d'une troisième table (appelée table de
jonction), dont la clé primaire est composée de deux champs — les clés étrangères des tables A et B.
Une relation plusieurs-à-plusieurs n'est en fait rien d'autre que deux relations un-à-plusieurs avec une
troisième table.
Exemple : Une commande peut avoir plusieurs produits et chaque produit peut apparaître sur
plusieurs commande.
Relations un à un : Dans une relation un-à-un, chaque enregistrement de la table A ne peut
correspondre qu'à un enregistrement de la table B, et inversement chaque enregistrement de la table B
ne peut correspondre qu'à un enregistrement de la table A. Ce type de relation est peu courant, car la
plupart des informations qui seraient associées de la sorte font normalement partie d'une même table.
Vous pouvez utiliser une relation un-à-un pour diviser une table en plusieurs champs, pour isoler une
partie d'une table pour des raisons de sécurité, ou pour stocker des informations ne s'appliquant qu'à un
sous-ensemble de la table principale.

5-1 : ETABLIR UNE RELATION

Pour définir une relation, cliquez sur le bouton suivant dans la fenêtre de votre base de
données. La boîte de dialogue suivante s’ouvre alors :

Par GUE BBE Aziz

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 169

Sélectionnez toutes vos tables et cliquez sur le bouton Ajouter. Une fois toutes les tables ajoutées,
cliquez sur le bouton Fermer. Vous devriez avoir une fenêtre qui ressemble à ceux-ci :

Vous pouvez déplacer vos tables dans toute la fenêtre. Pour cela, cliquez-glisser sur le nom de la table et
mettez votre table à l’endroit que vous voulez.
On peut remarquer que les clés primaires, secondaire et étrangères sont écrit en gras. C’est à partir de
ces clés que l’on va pouvoir définir des relations entre les tables
Pour définir une relation entre les tables, il faut faire glisser le champ clé de la première table sur le
champ clé de la seconde table. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Pour établir une relation entre les deux tables vous devez obligatoirement cocher la case
« Appliquer l’intégrité référentielle ». Les cases à cocher « Mettre à jour en cascade les champs
correspondants » et « Effacer en cascade les enregistrements correspondants » se déverrouillent
alors. Cochez ces deux cases à cocher. Elles permettent de mettre à jour (changement sur un
enregistrement, suppression d’un enregistrement …) les enregistrements d’une table à l’autre.
Une fois les relations entre les tables accomplies, vous devriez avoir une fenêtre de relation qui
ressemble à celle-ci :

Par GUE BBE Aziz

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 170

Pour fermer cette fenêtre de relation, cliquez sur la croix en haut à droite.

ATTENTION : Si vous n’avez pas enregistré cette fenêtre de relation, une boîte de dialogue vous
demandant d’enregistrer les relations va apparaître. Cliquez sur le bouton OUI. Il faut obligatoirement
enregistrer les relations.

5-2 : MODIFIER UNE RELATION

5-2-1 : SUPPRIMER UNE RELATION

Pour supprimer une relation, cliquez sur le trait entre les deux tables puis appuyez sur la touche
SUPPR du clavier. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Si vous cliquez sur le bouton OUI, la relation sera supprimée entre les deux tables.

Par GUE BBE Aziz

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5-2-2 : MODIFIER LES CARACTERISTIQUES DE LA RELATION

Pour modifier la relation entre deux tables, cliquez droit sur la relation. Le menu
contextuel suivant apparaît :

Choisissez « Modifier une relation ». La boîte de dialogue suivante apparaît :

En cliquant sur le bouton Type jointure, vous pouvez influencer le contenu de la table qui reçoit les
données car vous pouvez seulement inclure les données d’une table ou de l’autre table mais aussi des
deux tables. Généralement c’est cette option qui est choisi. La boîte de dialogue suivante vous montre le
choix des données que vous voulez inclure dans votre table.

6 – Les requêtes simples sur une table

6-1 : INTRODUCTION

6-1-1 : QU’EST-CE QU’UNE REQUÊTE SELECTION ET QUAND L’UTILISER ?

Par GUE BBE Aziz

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 172

La requête Sélection est le type de requête le plus courant. Elle récupère des données contenues
dans une ou plusieurs tables et affiche les résultats sous la forme d'une feuille de données dans
laquelle il vous est possible d'effectuer une mise à jour des enregistrements (sous réserve de
quelques restrictions). Vous pouvez également utiliser une requête Sélection pour regrouper des
enregistrements et calculer une somme, une moyenne ou effectuer un comptage ou tout autre
type d'opération.

6-1-2 : QU’EST-CE QU’UNE REQUÊTE ACTION ET QUAND L’UTILISER ?

Une requête action est une requête capable de modifier un grand nombre d'enregistrements en une seule
opération. Il existe quatre types de requêtes action :
Requête Suppression : Supprime un groupe d'enregistrements d'une ou plusieurs tables. Par
exemple, vous pouvez utiliser une requête Suppression pour effacer des produits qui ne sont plus
fabriqués ou qui ne sont plus commandés. Lorsque vous utilisez une requête Suppression, vous
supprimez toujours des enregistrements entiers, et non uniquement certains champs dans ces
enregistrements.
Requête Mise à jour : Apporte des changements globaux à un groupe d'enregistrements dans
une ou plusieurs tables. Vous pouvez par exemple augmenter vos prix de 10% sur tous vos produits
laitiers, ou augmenter de 5% les salaires des personnes appartenant à une certaine catégorie
professionnelle. Une requête Mise à jour vous permet de modifier les données d'une table existante.
Requête Ajout : Ajoute un groupe d'enregistrements d'une ou plusieurs tables à la fin d'une ou
de plusieurs tables. Supposez, par exemple, que votre clientèle s'élargisse et que vous ayez une base de
données qui contient une table d'informations sur ces nouveaux clients. Pour éviter de taper toutes ces
informations, vous aimeriez les ajouter à votre table Clients. Utilisez aussi les requêtes Ajout pour :
 Ajouter des champs selon certains critères. Il est possible, par exemple, que vous ne vouliez
ajouter que les noms et adresses des clients dont les commandes n'ont pas encore été
traitées.
 Ajouter des enregistrements lorsque certains champs d'une table n'existent pas dans l'autre
table.
Requête Création de table : Crée une table en reprenant totalement ou partiellement les
données d'autres tables. Utilisez une requête Création de table pour :
 Créer une table à exporter vers d'autres bases de données Microsoft Access.
 Effectuer une copie de sauvegarde d'une table.
 Créer une table historique contenant d'anciens enregistrements. Vous pourriez par exemple
créer une table qui rassemble toutes vos anciennes commandes avant de les supprimer de
votre table Commandes courante.
 Améliorer les performances des formulaires, des états et des pages d'accès aux données
basés sur des requêtes multitables ou des instructions SQL. Par exemple, supposez que
vous vouliez imprimer plusieurs états basés sur une requête de cinq tables qui comprend des
totaux. Vous pouvez accélérer le processus en créant d'abord une requête Création de table
qui récupère les enregistrements dont vous avez besoin et les rangent dans une table.
Ensuite, vous pouvez baser les états sur cette table ou spécifier dans une instruction SQL
que la table représente la source des enregistrements d'un formulaire, d'un état ou d'une
page d'accès aux données. De cette manière, vous ne devez pas exécuter à nouveau la
requête pour chaque état. Cependant, les données contenues dans la table sont figées au
moment où vous exécutez la requête Création de table.

6-1-3 : QU’EST-CE QU’UNE REQUÊTE ANALYSE CROISÉE ET QUAND L’UTILISER ?

Par GUE BBE Aziz

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Une requête Analyse croisée affiche des valeurs résumées (sommes, comptes et moyennes)
issues d'un champ d'une table et les regroupe selon un ensemble de faits dont la liste apparaît dans la
partie gauche de la feuille de données, et selon un autre ensemble de faits dont la liste figure dans la
partie supérieure de la feuille de données.

6-1-4 : QU’EST-CE QU’UNE REQUÊTE PARAMÉTRÉE ET QUAND L’UTILISER ?

Une requête de paramètres affiche une ou plusieurs boîtes de dialogue prédéfinies vous invitant
à spécifier les valeurs des paramètres (critères). Vous pouvez également créer une boîte de dialogue
personnalisée permettant de spécifier les paramètres de la requête.

Par défaut, c’est la requête de sélection qui est utilisé. Quand vous voulez créer une requête autre qu’une
requête de sélection, vous deviez le spécifier après avoir sélectionnez les tables qui entrent dans votre
requête en cliquant sur le bouton suivant qui donne le menu suivant :

6-2 : CRÉER UNE REQUÊTE

Lorsque vous êtes sur la fenêtre de votre base de données, il suffit de cliquer sur le bouton
. La fenêtre principale s’ouvre avec 2 options :
 Créer une requête en mode création : c’est cette option que l’on utilisera le plus souvent
 Créer une requête avec l’assistant : Un assistant composé de plusieurs boîte de dialogue vous
aide à créer votre requête. Avec cet assistant nous allons créer la requête « Liste des clients ».
Pour commencer, double cliquez sur l’assistant requête. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Par GUE BBE Aziz

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 174

Dans la liste déroulante « Tables/requêtes », choisissez la table CLIENT puisque c’est à partir de
celle-ci que nous allons créer la requête. Ensuite, vous devez ajouter les champs qui vont vous
permettre de faire la requête pour cela les boutons suivants vont vous aider :
: Ce bouton permet d’ajouter le champ sélectionné de la table.
: Ce bouton permet d’ajouter tous les champs de la table.
: Ce bouton permet de retirer un champ.
: Ce bouton permet de retirer tous les champs.
Pour notre requête, nous allons ajouter tous les champs de la table. Pour continuer, il suffit de cliquer sur
le bouton Suivant. Une deuxième boîte de dialogue apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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Cette boîte de dialogue vous permet de nommer votre requête. Une fois le nom de la requête saisie, vous
pouvez cliquer sur le bouton Terminer. Une feuille de donnée apparaît avec votre liste des clients
comme le montre l’image suivante :

6-2-1 : PLACER UN CHAMP À AFFICHER DANS LA REQUÊTE

Dans votre fenêtre de base de donnée, double cliquez sur « Créer une requête en mode
création ». La fenêtre suivante s’ouvre alors :

Sélectionnez la table CLIENT puis cliquez sur le bouton Ajouter. La table CLIENT s’ajoute alors à la
requête. Vous pouvez cliquer sur le bouton Fermer puisque nous allons construire la requête « Liste des
clients habitant dans le 63 trié par ordre croissant sur le nom».
Maintenant, nous devons ajouter les champs qui nous permettrons de construire la requête. Pour ajouter
un champ, il suffit de double cliquer sur le champ et celui-ci vient se mettre dans la zone des propriétés

Par GUE BBE Aziz

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de la requête ou vous pouvez cliquer-glisser le champ jusqu'à la zone champ de la requête. Si vous
voulez ajouter tous les champs vous pouvez double cliquer sur le champ *.
ATTENTION : Si vous cliquez sur le champ * vous ne pourrez pas faire de critère de sélection. Pour cette
requête, le critère est le département 63 donc on ne peut pas utiliser le champ *.
Votre requête doit ressembler à l’image suivante :

6-2-2 : CRITÈRES DE TRI

Les requêtes vous permettent aussi de trier les enregistrements par ordre croissant ou
décroissant. Dans la zone de propriété de la requête, vous avez un champ « Tri ». En vous placez à
l’intersection du champ « Nom » et de la zone de tri, vous allez avoir une liste déroulante comme le
montre l’image suivante :

Nous voulons trier les clients par ordre croissant sur le nom, pour cela vous devez choisir dans la
liste déroulante « Croissant ».

6-2-3 : AFFICHAGE DU CHAMP DANS LA REQUÊTE

Dans notre requête nous voulons connaître les habitants (nom, prénom et la ville) dont le
code postal commence par 63. Les autres champs ne nous sont pas indispensables. On pourrait
faire que ceux-ci n’apparaissent pas dans la requête. Pour cela, il suffit de décocher les cases des
champs que l’on ne veut pas faire apparaître dans la zone « Afficher ». L’image suivante vous
montre la requête en mode création sans que certains champs soit affichés :

6-2-4 : SAISIR LES CRITERES D’EXTRACTION

Notre requête est presque terminée. Il suffit de dire a Access que nous voulons comme critère
que les clients habitant dans le 63. Dans la zone critères, il suffit d’ajouter l’expression Comme 63***. Les

Par GUE BBE Aziz

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3 étoiles remplacent les 3 derniers caractères du code postal. L’image suivante vous montre comment
devrait être votre requête « Liste des clients habitant dans le 63 » :

Access ajoute des guillemets au code postal puisque celui-ci est en caractère numérique.

6-3 : EXÉCUTER UNE REQUÊTE

Pour exécuter une requête il suffit de cliquer sur le bouton suivant ou de choisir Exécuter
dans le menu Requêtes. L’image suivante vous montre la requête « Liste des clients habitant dans le
63 » :

6-4 : MODIFIER UNE REQUÊTE

6-4-1 : AJOUTER DE NOUVEAU CHAMP

Pour ajouter de nouveau champ a votre, il suffit de cliquer-glisser le champ de la table vers la
zone champ de la propriété de la requête ou de double cliquer sur le nom du champ que vous voulez
ajouter.

6-4-2 : SUPPRIMER UN CHAMP

Pour supprimer un champ de votre requête, sélectionnez la colonne du champ en pointant la

souris en haut de la colonne, puis cliquer. Votre colonne devient noire. Elle est sélectionnée. Appuyez
maintenant sur la touche SUPPR du clavier. Vous pouvez aussi choisir Supprimer colonnes dans le
menu Edition.

6-4-3 : DÉPLACER DES CHAMPS

Pour déplacer un champ d’une colonne à une autre, sélectionnez la colonne du champ à
déplacer. Puis cliquez-glisser vers l’emplacement souhaité.

6-4-4 : MODIFIER LA LARGEUR D’UN CHAMP

Pour modifier la largeur d’un champ, placez votre souris en haut à l’intersection du champ que
vous voulez agrandir ou réduire. Votre souris se transforme en une petite barre noire avec une flèche
allant sur la gauche et une autre allant sur la droite. Double cliquez et votre champ s’ajuste

Par GUE BBE Aziz

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automatiquement à la largeur de la colonne. Si vous voulez définir par vous-même la largeur du champ,
clique-glisser à la largeur voulue.

6-5 : ENREGISTRER UNE REQUÊTE

Pour enregistrer votre requête, il suffit de cliquer sur le menu Fichier puis Enregistrer sous ou cliquer
sur le bouton suivant . La boîte de dialogue suivante apparaît :

Pour terminer, il suffit de cliquer sur le bouton OK.

6-6 : FERMER UNE REQUÊTE

Pour fermer une requête, il suffit de choisir Fermer dans le menu Fichier ou de choisir la
deuxième croix en haut à droite.

6-7 : OUVRIR UNE REQUÊTE

Lorsque vous êtes sur la fenêtre de votre base de données, double cliquez sur le nom de
votre requête. Celle-ci s’ouvrira en mode feuille de données. Si vous voulez l’ouvrir en mode
création cliquez sur le bouton suivant

6-8 : RENOMMER UNE REQUÊTE

Pour renommer une requête, cliquez droit sur le nom de la requête. Le menu contextuel suivant
apparaît alors :

Par GUE BBE Aziz

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Choisissez Renommer. Maintenant, vous pouvez donner un autre nom à votre requête.

6-9 : SUPPRIMER UNE REQUÊTE

Pour supprimer une requête de votre base de données, sélectionnez la requête à supprimer en
cliquant dessus puis appuyez sur la touche SUPPR du clavier. Vous pouvez aussi cliquer droit sur le nom
de la requête. Le menu contextuel précédent apparaît. Choisissez alors l’option Supprimer.

6-10 : LES REQUÊTES MULTITABLES (RELATIONNELLES)

6-10-1 : CRÉER LA REQUETE

Nous allons construire la requête suivante « Les commandes de produit (référence, désignation,
quantité et prix ) achetés par tous les clients (N° client , nom, prénom, adresse, code postal et ville)».
Nous pouvons voir que cette requête va faire référence à 3 tables de notre base de données : la table
CLIENT, la table ACHETE et la table PRODUIT. Nous allons donc créer une requête en mode création.
Double cliquez pour cela sur « Créer une requête en mode création ».
6-10-2 : AFFICHER LES TABLES À UTILISER

Lorsque vous avez double cliquez sur « Créer une requête en mode création », la fenêtre
suivante s’est ouverte :

Par GUE BBE Aziz

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Nous avons vu dans le paragraphe précédent qu’il nous fallait les tables CLIENT, ACHETE et PRODUIT,
donc il suffit d’ajouter ces 3 tables en les sélectionnant une par une ou toutes en même temps et de
cliquer sur le bouton Ajouter. Une fois les 3 tables ajouté, cliquez sur le bouton Fermer. L’image
suivante vous montre les 3 tables affichées qui vont nous permettre de construire notre requête.

6-10-3 : PLACER LES CHAMPS À UTILISER DANS LA REQUÊTE

Pour placer les champs qui vont nous permettre à construire la requête, double cliquez sur le
nom du champ. Celui-ci se déplace automatiquement dans la zone propriété de la requête. L’image
suivante vous montre une partie de la liste des champs. J’ai ajouté un champ calculé pour connaître le
montant (quantité * prix) de chaque ligne de produit :

Par GUE BBE Aziz

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ASTUCES : Pour éviter de retaper les informations clients (Nom, prénom, Adresse, Code postal et ville)
et les informations Produits (Désignation), il suffit de saisir la clé secondaire. Par exemple, pour le code
client, j’ai pris le code client de la table ACHETE et non le code client de la table CLIENT. Access va
chercher les informations concernant ce client grâce à la clé secondaire. Il en va de même pour la
désignation du produit.

6-10-4 : CRITÈRE DE TRI

On pourrait placer un critère de tri sur notre requête. Pour cela, à l’intersection de la ligne Tri de
la zone propriété de la requête, et de la colonne Nom, cliquez. Une liste déroulante va apparaître. Vous
pouvez choisir de trier par ordre croissant, décroissant ou non trié.

6-10-5 : EXÉCUTER UNE REQUÊTE

Vous pouvez exécuter la requête en cliquant sur le bouton . Bien entendu, vous devez
enregistrer la requête en cliquant sur le bouton ou en choisissant Enregistrer sous du menu
Fichier.

7 – Les formulaires

7-1 : INTRODUCTION

Le formulaire est en quelque sorte la représentation à l’écran du formulaire imprimé

classique. Il permet l’ajout de données dans la base de données tout en les présentant sous une
forme utile et agréable : il peut être de facture simple ou très élaborée, avec des graphiques et des
filets. Il existe des possibilités de remplissage automatique de zones en fonction des données
entrées dans d’autres zones. Par ailleurs, un formulaire peut en contenir un autre, ce qui autorise
l’entrée de données dans plusieurs tables

7-2 : CRÉER UN FORMULAIRE

Pour créer un formulaire, il faut cliquer sur le bouton lorsque vous êtes sur la
fenêtre de votre base de données. Cette fenêtre se découpe en 2 options :
 Créer un formulaire avec l’assistant
 Créer un formulaire en mode création

Par GUE BBE Aziz

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7-2-1 : CRÉER UN FORMULAIRE AVEC L’ASSISTANT

Nous allons construire le formulaire « Liste des clients ». Pour créer un formulaire avec
l’assistant, double cliquez sur le bouton « Créer un formulaire avec l’assistant ». La boîte de dialogue
suivante apparaît :

Il suffit de choisir dans la liste déroulante « Tables / Requêtes », la table client. Maintenant, il
faut ajouter les champs qui vont nous permettre de construire le formulaire. Les boutons suivant
vont nous aider :
: Ce bouton permet d’ajouter le champ sélectionné de la table.
: Ce bouton permet d’ajouter tous les champs de la table.
: Ce bouton permet de retirer un champ.
: Ce bouton permet de retirer tous les champs.
Nous allons ajouter tous les champs. Pour continuer, cliquez sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue
suivante apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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Cette boîte de dialogue vous permet de placer les différents éléments de votre formulaire :
 Colonne : Tous les champs vont être placés en colonne
 Tabulaire : Tous les champs vont être placés sous forme de tableau
 Feuille de données : Tous les champs vont être placés comme une table
 Justifié : Tous les champs vont être placés selon un design particulier

Pour ce formulaire, je vous conseille de prendre « Tabulaire » car ce formulaire va être une liste de client.
Vous pouvez cliquer sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Cette boîte de dialogue donne le style de fond que vous voulez. Dans la partie gauche de la boîte de
dialogue vous avez l’exemple qui correspond au style. Pour choisir un style, il suffit juste de cliquer sur le
style. Une fois le style choisi, cliquer sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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Cette boîte de dialogue permet de donner un titre au formulaire. Ensuite, vous avez 2 options soit ouvrir
le formulaire, soit le modifier (comme pour les tables et les requêtes). Cliquez sur le bouton Terminer.

7-2-2 : CRÉER UN FORMULAIRE EN MODE CRÉATION

Pour créer un formulaire en mode création double cliquez sur « Créer un formulaire en mode
création ». La fenêtre suivante s’ouvre alors :

En-tête de formulaire
En-tête de page

Détails du formulaire Boîtes à outils

Pied de page

Pied de page du formulaire

Lorsque vous créez un formulaire en mode création, les élément En-tête de formulaire / Pied de
formulaire et En-tête de page / Pied de page ne sont pas affichés. Pour afficher ces éléments, il suffit de
choisir En-tête et pied de page et/ou En-tête et pied de formulaire du menu Affichage.
Un en-tête et pied de formulaire est un en-tête que vous n’aurez qu’une fois. Par exemple, si vous avez
plusieurs pages d’un formulaire, l’en-tête ou le pied de page n’apparaîtra qu’une fois. Généralement dans
un en-tête ou pied de page ou met la date du jour.

Par GUE BBE Aziz

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Un en-tête ou pied de page est un endroit qui apparaîtra sur chaque page. Généralement, dans un en-
tête on met les coordonnées de son entreprise et dans un pied de page le nombre de page.
Avant de commencer à construire notre formulaire, il faut dire à Access sur quelle table ou requête est
basé notre formulaire. Nous allons construire un formulaire « Liste des fournisseurs ». Double cliquez sur
le bouton suivant situé en haut à gauche près de la règle. La boîte de dialogue « Propriété du
formulaire » s’ouvre alors :

Sur la ligne « source », cliquez sur la liste déroulante. Dans cette liste déroulante, vous avez toutes les
tables et toutes les requêtes. On veut baser notre formulaire sur la table FOURNISSEURS, il suffit de
cliquer sur FOURNISSEURS. Maintenant, vous pouvez voir la liste des champs qui vont composer votre
formulaire en cliquant sur le bouton suivant ou en demandant Liste des champs dans le menu
Affichage.
La boîte à outils :
La boîte à outils va nous aider à placer les éléments qui se trouvent dans nos tables ou nos requêtes.
: Cet outil crée une étiquette qui affiche du texte de description (comme un titre une légende, des
instructions …)
: Cet outil crée une zone de texte. Elle sert à saisir et/ou voir un texte. Elle est utilisé aussi pour
fournir un résultat calculé.
: Cet outil crée un groupe d’option. Il entoure un ensemble de cases à cocher, de boutons d’options
ou de boutons à bascule. Lors de l’utilisation du formulaire, une seule option du groupe peut être active à
la fois. *
: Cet outil crée un bouton à bascule. Il fonctionne comme un bouton ouvert/fermé. Il peut servir à
afficher un texte ou une image.
: Cet outil crée un bouton radio. Ce bouton peut être sélectionné ou désélectionné.
: Cet outil crée une case à cocher. Ce bouton peut être activé ou désactivé.
: Cet outil crée une liste déroulante. C’est un mélange entre une zone de liste et une zone de texte.
Lorsque de l’utilisation du formulaire, vous pouvez soit taper le texte dans la zone de saisie, soit la choisir
dans une liste déroulante. *
: Cet outil crée une zone de liste. Il vous propose une liste de choix. *
: Cet outil crée un bouton de commande. Ce bouton exécute une action grâce à une macro ou à du
code visual basic. *

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: Cet outil permet l’insertion d’une image dans votre formulaire.

: Cet outil crée un cadre d’objet dépendant. Il affiche un objet OLE (par exemple une image)
enregistré dans la table. Il est plus simple de créer des objets dépendants en faisant glisser leur nom
depuis la liste des champs. *
: Cet outil crée un cadre d’objet indépendant. Il permet d’afficher une image, un graphique ou un
objet OLE qui ne fait pas partie de la table ou de la requête. *
: Cet outil crée un saut de page. Il provoque un changement de page dans un état ou un formulaire
ou encore un changement d’écran dans un formulaire complexe.
: Cet outil crée un contrôle onglet. Vous pouvez utiliser un outil onglet pour présenter plusieurs pages
d'information sous forme d'un seul ensemble.
: Cet outil crée un sous formulaire ou un sous état. Il insère un formulaire ou un état à l’intérieur du
formulaire ou de l’état que vous êtes en train de concevoir.
: Cet outil crée un trait. Il apparaît sous forme d’une ligne droite. Il sert à décorer.
: Cet outil crée un rectangle. Il apparaît sous forme d’un rectangle. Il sert à décorer.
: Cet outil ouvre un liste d’autres outils.

Tous les outils que l’on vient de voir sont appelés sous Access des contrôles.
* Un assistant vous aidera à créer votre contrôle.
Maintenant, il ne reste plus qu’à cliquer-glisser les contrôles dans la zone détails de votre formulaire et de
l’enregistrer en cliquant sur Fichier puis Enregistrer sous. Votre formulaire prendra cette forme ci :

7-3 : MODIFIER LE CONTENU D’UN FORMULAIRE

7-3-1 : ACTIVER LE MODE CRÉATION DU FORMULAIRE

Lorsque vous êtes sur votre fenêtre de base de données, sélectionnez le formulaire à modifier en
cliquant dessus, puis cliquez sur le bouton . Votre formulaire s’ouvre alors en mode création.
Si vous avez ouvert votre formulaire en mode formulaire, cliquez sur le bouton mode création de la barre
de menu « Mode formulaire » .

7-3-2 : SÉLECTIONNER UN OU DES CONTRÔLES

Par GUE BBE Aziz

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Nous avons vu dans la partie 7-2-2 qu’un contrôle correspondait à une zone de texte, une zone
de liste modifiable, une case à cocher … Pour sélectionner un contrôle, il suffit de cliquer sur ce contrôle.
Des poignets de sélection apparaissent autour de ce contrôle.

Poignet de sélection

Pour sélectionner plusieurs contrôles à la fois, il suffit d’abord de sélectionner un contrôle, puis il
faut appuyer sur la touche MAJ du clavier puis cliquer sur les autres contrôles que vous voulez
sélectionner. Des poignets de sélection apparaissent alors sur les différents contrôles :

7-3-3 : SUPPRIMER UN CONTRÔLE OU UNE ETIQUETTE

Pour supprimer un contrôle, vous devez le sélectionner puis il suffit d’appuyer sur la touche
SUPPR du clavier. Pour supprimer une étiquette, il suffit de sélectionner l’étiquette que vous voulez
supprimer puis il faut appuyer sur la touche SUPPR du clavier

Rappel : : une étiquette

: Un contrôle

7-3-4 : MODIFIER LE TEXTE D’UNE ETIQUETTE

Pour modifier le texte d’une étiquette, il suffit de sélectionner cette étiquette, puis de faire un clic
droit dessus. Le menu contextuel suivant apparaît alors :

Par GUE BBE Aziz

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Dans ce menu choisissez « Propriétés », la boîte de dialogue suivante apparaît :

Dans « Légende », remplacez le nom de l’étiquette par celui que vous voulez donner. Ici, j’ai
remplacé « Société » par « Nom société »

7-4 : METTRE EN FORME UN FORMULAIRE

7-4-1 : POSITIONNER LES CONTRÔLES

Pour le moment, nos différents contrôles sont positionnés un peu n’importe où sur notre
formulaire. C’est pas très esthétique. C’est pour cela qu’il faut les ranger. Pour commencer, nous allons
aligner les contrôles « CodeFrs » et « Société ». Il faut sélectionner ces deux contrôles puis choisir
Aligner puis Haut dans le menu Format. Vos deux contrôles sont alors alignés horizontalement.

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Maintenant, nous allons aligner les contrôles « Adresse », « CodePostal » et « Téléphone » sur le
contrôle « Société ». Pour cela, sélectionner ces différents contrôles puis choisissez Aligner puis
Gauche dans le menu Format

Nos contrôles sont alignés mais pas nos étiquette, il faut faire de même pour les étiquettes :

Maintenant, on peut voir que l’espace verticale entre les différents contrôle n’est pas le même partout. Il
faut égaliser cet espace. Pour cela, sélectionnez les différents contrôles puis choisissez Espacement
vertical puis Egaliser dans le menu Format. Maintenant, tous vos contrôles sont égalisés et alignés
comme le montre l’image suivante :

7-4-2 : MODIFIER LA COULEUR OU LE CADRE D’UN CONTRÔLE

Par GUE BBE Aziz

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Pour modifier la couleur ou le cadre d’un contrôle, il faut le sélectionner. Ensuite, cliquez sur un
des boutons suivant de la barre d’outils :
: Ce bouton avec sa liste déroulante permet de changer la couleur de fond du contrôle.
: Ce bouton avec sa liste déroulante permet de changer la couleur du contour du contrôle.
: Ce bouton avec sa liste déroulante permet de changer l’épaisseur du contour du contrôle.
: Ce bouton avec sa liste déroulante permet de changer l’apparence du contrôle.

7-4-3 : METTRE EN FORME LE TEXTE D’UN CONTRÔLE

Pour mettre en forme le texte d’un contrôle, il suffit de cliquer sur un des boutons suivants dans la
barre d’outils :
: Cette liste déroulante permet de changer la police d’écriture du contrôle.
: Cette liste déroulante permet de changer la taille de la police d’écriture du contrôle.
: Ce bouton permet de mettre en GRAS les informations du contrôle.
: Ce bouton permet de mettre en ITALIQUE les informations du contrôle.
: Ce bouton permet de SOULIGNE les informations du contrôle.
: Ce bouton permet d’aligner à gauche les informations du contrôle.
: Ce bouton permet de centrer les informations du contrôle.
: Ce bouton permet d’aligner à droite les informations du contrôle.
: Ce bouton avec sa liste déroulante permet de changer la couleur d’écriture des informations du
contrôle.

7-5 : FERMER UN FORMULAIRE

Pour fermer un formulaire, choisissez Fermer dans le menu Fichier ou cliquez sur la croix en
haut à droite de la fenêtre du formulaire. Si votre formulaire n’a pas été enregistré ou si vous avez fait des
modifications à votre formulaire, la boîte de dialogue suivante apparaît alors :

7-6 : OUVRIR UN FORMULAIRE

Pour ouvrir un formulaire lorsque vous êtes sur votre fenêtre de base de données, il suffit de
double cliquez sur le nom du formulaire ou de sélectionner le formulaire et de cliquer sur le bouton
.

7-7 : LES PROPRIÉTÉS

Par GUE BBE Aziz

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7-7-1 : DU FORMULAIRE

Pour afficher les propriétés d’un formulaire, ouvrez un formulaire en mode création. Double
cliquez sur le carrée en haut à gauche du formulaire . La boîte de dialogue suivante apparaît :

Cette boîte de dialogue est composé de 5 onglets. Dans chacun de ces onglets, différentes
propriétés vont nous aider à créer notre formulaire. Nous allons voir les propriétés les plus
importantes :
Onglet Format :
Légende : C’est le nom qui apparaîtra dans la barre de titre de votre formulaire
Affich par défaut : L’affichage du formulaire se fait soit sous forme de formulaire soit sous en mode feuille
de données
Affich autorisé : Dans la barre d’outils « Mode formulaire », l’affichage peut être fait en mode formulaire,
en mode feuille de données ou les 2 affichages.
Barre de défilement : Vous pouvez faire afficher les barres de défilement horizontale ou verticale ou bien
une des deux ou bien aucune des deux barres.
Afficher sélecteur : Lorsque vous êtes en mode formulaire, le sélecteur est la flèche pointant vers la droite
situé en haut à gauche du formulaire . Il permet de se repérer lorsqu’il les enregistrements sont sous
forme de liste.
Boutons de déplacement : Ce sont les différents boutons situés en bas à gauche de la fenêtre

Diviseurs d’enregistrements : Le diviseur d’enregistrement permet de séparer un enregistrement d’un

autre. Le diviseur d’enregistrement trace une ligne pour séparer un enregistrement d’un autre.
Taille ajustée : La taille du formulaire doit-il être ajusté à la dimension de la fenêtre ?
Auto centrer : La fenêtre doit-elle être centrer sur l’écran ?
Style bordure : Vous avez 4 styles de bordures pour votre fenêtre :
 Dimensionnable : La fenêtre peut s’étirer comme on le veut. On peut la déplacer sur
l’écran
 Aucune : Aucune bordure n’apparaît. La barre de titre du formulaire disparaît. On ne peut
pas déplacer cette fenêtre.
 Trait simple fixe : On ne peut pas agrandir la fenêtre mais on peut la déplacer sur l’écran.

Par GUE BBE Aziz

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 Trait double fixe : idem que trait simple fixe. Les bordures sont un peu plus larges.
Boîte contrôle : C’est la boîte qui se situe à gauche dans la barre de titre . On peut ne pas faire afficher
cette boîte de contrôle.
Boutons MinMax : Ce sont les boutons réduire et Agrandir / Restaurer situé sur chaque fenêtre. On
peut ne pas les faire afficher.
Bouton Fermer : C’est le bouton Fermer situé sur chaque fenêtre ou boîte de dialogue. Vous pouvez ne
pas le faire afficher mais il vous faudra sur un bouton Fermer sur votre formulaire. Je vous conseille de
tout le temps le laisser.
Bouton Aide : Ce bouton s’affiche à gauche du bouton Fermer. Il affiche l’aide sur votre base de
données.
ATTENTION : Les boutons MinMax ne doivent pas être affichés pour que ce bouton s’affiche.
Largeur : C’est la largeur de votre formulaire
Image : C’est l’image de fond de votre formulaire. Vous pouvez mettre n’importe quelle image.
Mode d’affichage : Il existe différent mode d’affichage de votre image. Découpage, échelle, zoom
essayez les 3 puis choisissez celui qui vous convient le mieux.
Onglet données :
Source : C’est la source du formulaire c’est-à-dire sur quelles tables ou quelles requête celui-ci va être
crée.
Modif autorisée : Cette propriété permet de définir si vous autorisé ou non la modification des données. Si
c’est un formulaire en consultation, la modification n’est pas autorisée.
Suppression autorisée : Cette propriété permet de supprimer un élément de votre formulaire. Si c’est un
formulaire en consultation, la suppression n’est pas autorisée.
Ajout autorisé : Cette propriété permet d’ajouter un enregistrement à votre formulaire. Si c’est un
formulaire en consultation, l’ajout n’est pas autorisé.
Verrouillage : Cette propriété permet de verrouiller le formulaire. Si cette propriété est activé vous ne
pouvez que consulter ce formulaire.
Onglet événement :
Sur activation : Un événement ou une macro commande va s’exécuter lorsque le formulaire va être
activé.
Avant MAJ : Un événement ou une macro commande va s’exécuter avant que le formulaire soit mis à
jour.
Après MAJ : Un événement ou une macro commande va s’exécuter après que le formulaire ai été mis à
jour.
Sur ouverture : Un événement ou une macro commande va s’exécuter lorsque le formulaire va s’ouvrir.
Sur fermeture : Un événement ou une macro commande va s’exécuter lorsque le formulaire va se fermer
Sur clic : Un événement ou une macro commande va s’exécuter lorsque l’on cliquera sur le formulaire.
Sur double clic : Un événement ou une macro commande va s’exécuter lorsque l’on double cliquera sur
le formulaire.
Les événements ou les macro-commande seront
développé dans la partie 10 de ce cours
Onglet autres :
Fen indépendante : La propriété FenIndépendante vous permet de spécifier si un formulaire doit s'ouvrir
en tant que formulaire indépendant. (formulaire toujours visible). Il s’ouvrira alors comme une boîte de
dialogue. Si vous laissez cette option à « non », votre formulaire s’ouvrira sous forme de fenêtre.
Menu contextuel : Cette propriété permet de laisser ou non le clic droit sur votre formulaire.
Onglet toutes :
Cette onglet rassemble toutes les propriétés vu précédemment.

Par GUE BBE Aziz

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7-7-2 : DU CONTRÔLE

Pour afficher les propriété d’un contrôle double cliquer sur ce contrôle. La boîte de dialogue
suivante s’ouvre alors :

Cette boîte de dialogue est composé de 5 onglets. Dans chacun de ces onglets, différentes propriétés
vont nous aider à paramétrer notre contrôle. Nous allons voir les propriétés les plus importantes :
Onglet Format :
Format : Format du contrôle. Cette propriété se remplit automatiquement. Elle vient du champ du format
de la table.
Décimale : Cette propriété permet d’ajouter des décimales à un caractère numérique.
Visible : Cette propriété permet de rendre visible ou invisible ce contrôle sur le formulaire.
Afficher : Cette propriété permet d’afficher ce contrôle soit à l’écran, soit à l’impression soit dans les deux
cas.
Barre défilement : Cette propriété permet d’ajouter des barres de défilement (horizontale ou verticale) à
ce contrôle. Généralement, pour un contrôle il n’y a pas de barre de défilement à part si c’est un champ
de type Mémo.
Gauche : Cette propriété permet de connaître la distance qui sépare le contrôle du bord du formulaire.
Haut : Cette propriété permet de connaître la distance qui sépare le contrôle du haut du formulaire.
Style fond : Cette propriété permet de changer le style du fond du contrôle.
Couleur fond : Cette propriété permet de changer la couleur du fond du contrôle.
Style bordure : Cette propriété permet de changer la bordure du contrôle.
Onglet données :
Source contrôle : Cette propriété permet de connaître le nom du champ de ce contrôle. Il est en relation
avec la propriété « source contrôle » du formulaire.
Masque de saisie : Cette propriété permet de créer un masque de saisie pour ce contrôle (voir la partie 2-
4-2 : paramètre d’un champ).
Verrouillé : Cette propriété permet de verrouiller un contrôle. Vous ne pourrez pas changer les
informations attenant à ce contrôle.
Onglet événement :
Avant MAJ : Un événement ou une macro commande va s’exécuter sur ce contrôle avant que celui-ci soit
mis à jour.

Par GUE BBE Aziz

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Après MAJ : Un événement ou une macro commande va s’exécuter sur ce contrôle après que celui-ci
sera mis à jour.
Sur réception focus : Le focus est le petit rectangle noir qui apparaît sur chaque bouton ou zone de texte
dans Windows lorsqu’on appuie sur la touche TABULATION. Un événement ou une macro commande
va s’exécuter sur ce contrôle lorsque celui-ci recevra le focus.
Sur clic : Un événement ou une macro commande va s’exécuter sur ce contrôle lorsque l’on cliquera
dessus.
Les événements ou les macro-commande seront
développé dans la partie 10 de ce cours
Onglet autres :
Nom : Nom du champ que l’on a donné lorsqu’on a crée la table.
Texte barre état : Description du champ que l’on a donné lorsqu’on a crée la table. Ce texte s’affiche
dans la barre d’état de la base de données.
Arrêt tabulation : Cette propriété permet de s’arrêter ou non sur un contrôle avec la touche
TABULATION. Cette propriété est très liée à la propriété « Verrouillé ».
Texte info bulle : Cette propriété permet en passant la souris sur le contrôle d’afficher des informations
concernant ce contrôle.

Onglet toutes :
Cette onglet rassemble toutes les propriétés vu précédemment.

8 – Les formulaires (fonctions avancées)

8-1 : CRÉER UN CONTRÔLE CALCULÉ

Avant de créer un contrôle calculé, nous allons créer un formulaire basé sur la requête
« Commande client » que nous avons crée précédemment. Si vous n’avez pas crée cette requête
voici comment elle se compose :

Par GUE BBE Aziz

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 195

Nous allons crée un formulaire de forme tabulaire pour avoir la liste des commandes clients ainsi
que leur code client. Ce formulaire va être affiché par la table ACHETE. Sinon vous allez créer
un sous formulaire (on verra les sous formulaire dans la partie 9). Votre formulaire va avoir la
forme suivante :

Maintenant, il faut placer une zone de texte a coté de la zone de texte « Prix de vente ». L’étiquette de
cette zone de texte s’appellera « prix HT ». L’image suivante vous montre l’emplacement de la zone de
texte et de l’étiquette :

Maintenant, ouvrez les propriétés de la zone de texte, puis dans la propriété « source contrôle », cliquez
sur le bouton suivant . La boîte de dialogue suivante s’ouvre alors :

Par GUE BBE Aziz

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 196

Maintenant, dans le générateur d’expression, il faut calculer le prix HT pour chaque commande. Le prix
HT s’est la quantité multiplié par le prix. Dans la zone centrale du générateur d’expression, cherchez le
champ « Quantité » puis double cliquez dessus. Ce champ se place alors dans le générateur
d’expression. Maintenant, cliquez sur le signe multiplier puis faîtes de même avec le champ « Prix
vente ». Une fois terminée, cliquez sur le bouton OK. L’expression se place alors dans la propriété
« Source contrôle » de ce champ. Enregistrez de nouveau votre formulaire puis ouvrez le en mode
normal. Maintenant, vous devez avoir le prix HT pour chaque commande client :

Nous avons réalisé ce champ calculé sur le formulaire mais nous aurions très bien pu le réaliser dans la
requête comme le montre l’image suivante :

Par GUE BBE Aziz

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 197

Ensuite, il suffit de créer le formulaire à partir de cette requête. Le champ « Prix HT » apparaîtra dans la
construction du formulaire.

8-2 : CRÉER UNE ZONE DE LISTE

Nous voulons connaître maintenant l’adresse des clients ayant passée une commande supérieur à
1200 €. Pour cela, nous allons créer une requête « Liste des clients dont la commande est
supérieur à 1200 € ». L’image suivante vous montre la création de cette requête :

Vous pouvez voir que dans cette requête, j’ai décoché les champs « Quantité », « prix vente » et
« Prix HT » car je n'ai pas besoin de les voir apparaître dans mon formulaire car il me faut juste
l’adresse des clients mais ils sont important car je veux juste les clients dont le prix de la
commande est supérieure à 1200 €. Maintenant, il faut construire le formulaire suivant :

Par GUE BBE Aziz

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 198

Maintenant, nous allons remplacer la zone de texte « Code Client » par une liste déroulante. Il faut
supprimer la zone de texte « Code client » en cliquant dessus pour la sélectionner puis en appuyant sur
la touche SUPPR du clavier.
Dans la boîte à outils, prenez le bouton « Zone de liste modifiable » , puis dessinez une zone de liste
à l’endroit où vous voulez insérer cette liste. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Dans cette boîte de dialogue vous avez 3 choix. Nous allons prendre le premier choix c’est-à-dire celui
qui est sélectionné car nous recherchons les valeurs donc les codes clients dans une requête. Cliquez
ensuite sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Par GUE BBE Aziz

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 199

Cette boîte de dialogue nous demande sur quelles tables ou quelles requête va être basée notre liste
déroulante. Nous savons que c’est sur la requête « Client dont la commande est supérieur à 1200 € ».
Donc vous devez choisir celle-ci. Vous pouvez cliquer sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue
suivante apparaît alors :

Cette boîte de dialogue permet d’ajouter les champs qui vont inclure notre liste modifiable. Une fois les
différents champs ajoutés, cliquez sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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 200

Cette boîte de dialogue permet d’ajuster la largeur des colonnes de la liste modifiable. Une fois que vous
avez ajusté les largeurs des colonnes de la liste, cliquez sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue
apparaît alors :

Cette boîte de dialogue permet de stocker la valeur d’un champ dans la base de données. Nous allons
stocker la valeur code client puisque celle-ci correspond à la clé primaire. Vous pouvez cliquer sur le
bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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 201

Cette boîte de dialogue nous demande si nous voulons conserver cette valeur ou si nous voulons la
stocker dans un champ. Ce champ doit être stocker dans le champ « Code Client » puisque c’est à partir
de celui-ci que l’adresse, le code postal et la ville du client apparaîtront dans notre formulaire. Cliquez sur
le bouton Suivant pour continuer. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Cette boîte de dialogue permet de donner un nom à notre liste modifiable. Après avoir donné un nom à
votre liste, vous pouvez cliquer sur le bouton Terminer.
Enregistrez maintenant votre formulaire puis ouvrez le en mode normal. En cliquant sur la liste déroulante
que vous venez de créer le « Code client », le « Nom » et le « prénom » des clients apparaissent. En
cliquant sur un de ces clients, l’adresse, le code postal et la ville changent.

Par GUE BBE Aziz

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 202

8-3 : CRÉER DES BOUTONS ET CASE À COCHER

8-3-1 : BOUTON D’OPTION, CASE À COCHER OU BOUTON A BASCULE

Bouton d’option :
Nous allons ajouter à notre table Produit, un champ de type oui/non dont le libellé sera
Indisponible. Ce champ nous permettra de savoir si le produit est en stock ou non. L’image suivante vous
montre une copie d’écran de la table Produit :

Nous allons maintenant créer, le formulaire « produit » avec l’assistant à partir de cette table.
Votre formulaire doit ressembler à ceci :

Vous pouvez utiliser un bouton d'option dans un formulaire ou un état en tant que contrôle
autonome permettant d'afficher une valeur Oui/Non à partir d'une source d’enregistrement sous-jacente.
Par exemple, le bouton d'option dans l'illustration ci dessus dépend du champ Indisponible dans la table

Par GUE BBE Aziz

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 203

Produit d'une base de données. Le type de données de ce champ est Oui/Non. Si le bouton d'option est
sélectionné, la valeur est Oui. Sinon, la valeur est Non.
Case à cocher :

Vous pouvez utiliser un bouton d'option dans un formulaire ou un état en tant que contrôle
autonome permettant d'afficher une valeur Oui/Non à partir d'une source d’enregistrement sous-jacente.
Si le bouton d'option est sélectionné, la valeur est Oui. Sinon, la valeur est Non.

Bouton bascule :

Vous pouvez utiliser un bouton bascule dans un formulaire comme contrôle autonome pour
afficher une valeur Oui/Non à partir d'une source d’enregistrement sous-jacente. Lorsque le bouton est
activé, la valeur dans la table Produits est Oui. S'il n'est pas activé, la valeur dans la table Produits est
Non.

8-3-2 : GROUPE DE BOUTONS OU CASE À COCHER

Vous pouvez utiliser un groupe d'options dans un formulaire ou un état pour afficher un ensemble
limité d'alternatives. Un groupe d'options vous permet de sélectionner aisément une valeur, car il vous
suffit de cliquer dessus. Vous ne pouvez sélectionner qu'une seule option d'un groupe d'options à la fois.
Dans un formulaire ou un état, un groupe d'options est constitué d'un cadre de groupe et d'un ensemble
de cases à cocher, de boutons d'option et de boutons bascule. Dans une page d'accès aux données, un
groupe d'options est constitué d'un cadre de groupe et d'un ensemble de boutons d'option.
Pour réaliser notre groupe d’option sur le formulaire « Liste client », nous allons ajouter trois
champs à la table client :

Pour réaliser notre groupe d’option, cliquez sur le bouton « Groupe d’option » , puis dessinez-le. La
boîte de dialogue suivante apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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 204

Cet assistant vous permet de créer le nom des étiquettes qui va vous permettre de constituer le groupe
d’option. Une fois le nom des étiquettes saisies, vous pouvez cliquer sur le bouton Suivant. La boîte de
dialogue suivante apparaît alors :

Cette boîte de dialogue vous permet de définir une valeur par défaut pour votre groupe d’option. Par
exemple si vous laissez la case « Oui, la valeur par défaut est … », le premier bouton sera coché. En
mettant la valeur sur « Non, je ne veux pas définir de valeur par défaut », aucune option de ne sera
cochée dans le groupe. Vous pouvez cliquer sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante
apparaît alors :

Par GUE BBE Aziz

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 205

Cette boîte de dialogue définit des valeurs d’affichage à nos options. Il n’y a pas lieu de s’attarder sur
cette boîte de dialogue. Vous pouvez cliquer sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante
apparaît alors :

Cette boîte de dialogue vous demande dans quel champ vous voulez conserver cette valeur. Il faut
conserver cette valeur dans le champ « Paiement ». Vous pouvez cliquer sur le bouton Suivant. La boîte
de dialogue suivante apparaît alors :

Cette boîte de dialogue vous permet de définir le type de contrôles (bouton radio, case à cocher ou
bouton à bascule » pour vos options ainsi que le style du groupe d’option. Choisissez le type et le style
qui vous convient puis cliquez sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante apparaît alors :

Par GUE BBE Aziz

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 206

Cette boîte de dialogue vous permet de donner un nom à votre groupe d’option. Une fois le nom saisi,
vous pouvez cliquer sur le bouton Terminer.

8-4 : MODIFIER L’ORDRE DES SAISIES DANS UN FORMULAIRE

Pour modifier l’ordre de tabulation dans un formulaire, suivez la procédure suivante :

1. Ouvrez un formulaire en mode création

2. Dans le menu Affichage, cliquez sur Ordre de tabulation.
3. En dessous de Section, cliquez sur la section à modifier.
4. Effectuez l'une des actions suivantes :
 Si vous voulez que Microsoft Access crée un ordre allant de gauche à droite et de haut
en bas, cliquez sur le bouton Ordre automatique.
 Si vous voulez créer votre propre ordre de tabulation personnalisé, cliquez sur le
sélecteur du contrôle à déplacer (cliquez-glisser pour sélectionner plus d'un contrôle à la
fois). Cliquez à nouveau sur le sélecteur et glisser le contrôle vers l'emplacement
souhaité dans la liste.
5. Cliquez sur le bouton OK.
Passez en mode Formulaire pour vérifier l'ordre de tabulation (en mode Création, l'ordre de tabulation est
toujours celui dans lequel vous avez créé les contrôles).
Remarques
Si vous voulez avoir la possibilité de sélectionner un contrôle dans un formulaire mais que vous ne voulez
pas inclure ce contrôle dans l'ordre de tabulation, affectez à la propriété Arrêt tabulation la valeur Non.

8-5 : RENOMMER UN FORMULAIRE

Pour renommer un formulaire, placez-vous sur la fenêtre de votre base de données puis cliquez

sur le menu suivant . Ensuite, sélectionnez le formulaire que vous voulez renommer
puis cliquer droit sur celui-ci. Le menu contextuel suivant apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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 207

Dans ce menu, choisissez l’option « Renommer », maintenant il suffit de donner un nouveau

nom à votre formulaire.

8-6 : SUPPRIMER UN FORMULAIRE

Pour supprimer un formulaire de votre base de données, il suffit de sélectionner le formulaire que
vous voulez supprimer et d’appuyer sur la touche SUPPR du clavier. Vous pouvez aussi cliquer sur le
bouton suivant .

8-7 : LES SOUS FORMULAIRES

Un sous formulaire est un formulaire placé dans un autre. Il permet de gérer des tables entre lesquelles il
existe des relations entre elles. Nous allons créer pour cet exemple le formulaire bon de commande. Nous allons
nous aider pour cela de la requête « Client dont la commande est supérieur à 1200 € » et le requête « Commande
client ».
Nous allons copier la requête « Client dont la commande est supérieur à 1200 € ». Pour cela, il suffit de
sélectionner cette requête et de choisir Copier dans le menu Edition. Puis, vous devez coller cette
requête en choisissant Coller dans le menu Edition. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Cette boîte de dialogue nous demande le nom de la requête. Saisissez un nom pour votre requête puis
cliquez sur OK.

ATTENTION : Le nom d’une requête doit être unique dans votre base. De plus, une requête ne peut avoir
le même nom qu’une table.

Par GUE BBE Aziz

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 208

Maintenant , ouvrez la requête en mode modification puis faites les changements que montre l’image
suivante :

Une fois les changements terminés, enregistrez la requête puis fermez cette requête. Avant de
commencer la création du sous formulaire, vous devez créer le formulaire principal à partir de la requête
précédente. Vous pouvez créer ce formulaire à partir l’assistant ou non. Votre formulaire doit ressembler
à ceci :

Vous devez agrandir la zone « Détails » de votre formulaire pour mettre votre sous formulaire. Une fois
cette zone agrandit, cliquez sur le bouton suivant de la boîte à outils. Avec cet outils, dessinez une
sorte de rectangle sous votre formulaire principal. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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Cette boîte de dialogue nous demande si notre sous formulaire va être basé sur une table ou une requête
ou sur un formulaire. Nous voulons baser notre sous formulaire sur un formulaire donc il faut cliquer sur
le bouton radio « Utiliser un formulaire existant », puis il faut choisir le formulaire qui nous servira de sous
formulaire en cliquant dessus. Une fois le formulaire sélectionné, cliquez sur le bouton Suivant. La boîte
de dialogue suivante apparaît :

Cette boîte de dialogue nous demande le lien qui existe entre le formulaire principal et le sous formulaire.
Le lien du formulaire principal va porter sur le champ « code client » du formulaire « client » et le lien du
sous formulaire va porter sur le champ « code client » du formulaire « commande client ». Généralement,
Access trouve le lien qui existe entre les deux formulaire mais pour plus de sûreté, il vaut mieux cocher le

Par GUE BBE Aziz

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 210

bouton radio « Les définir moi-même » et sélectionnez les champs qui seront les liens dans le formulaire
principal et le sous formulaire. Vous pouvez maintenant cliquer sur le bouton Suivant. La boîte de
dialogue suivante apparaît :

Cette boîte de dialogue vous permet de donner un nom à votre formulaire principal. Une fois le nom saisi,
cliquez sur le bouton Terminer. Votre formulaire doit ressembler à ceci :

Nous pouvons voir ici que le lien entre le formulaire principal et le sous formulaire s’effectue
bien sur le code client. Si vous changez le code client du formulaire principal, les éléments du
sous formulaire vont changer.

Par GUE BBE Aziz

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 211

Remarque : Vous pouvez ajouter des calculs à votre sous formulaire.

9 – Les états

9-1 : INTRODUCTION

Un état est une présentation efficace des données sous forme imprimée. Du fait que vous
contrôlez la taille et l'aspect de tous les éléments d'un état, vous pouvez afficher les informations comme
vous le voulez. L’état fonctionne exactement comme le sous formulaire. Il possède aussi ces différentes
propriétés qui ressemblent pour beaucoup au formulaire.

9-2 : CRÉER UN ÉTAT

9-2-1 : CRÉER UN ETAT INSTANTANÉ

Pour créer un état instantané, cliquez sur l’onglet dans la fenêtre de votre

base de données, puis cliquez sur le bouton . La boîte de dialogue suivante apparaît :

Tout comme le formulaire, vous pouvez disposer soit votre état en colonne ou en tableau. Généralement
les états en tableau permettent de faire des sous formulaires. Puis, choisissez dans la liste déroulante la
table ou la requête qui va vous permettre de réaliser votre état. Cliquez sur le bouton OK. Votre état est
crée instantanément comme le montre l’image suivante :

Par GUE BBE Aziz

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 212

Si vous voulez que chaque clients apparaissent sous une page différentes, vous devez insérer un
saut de page sous le dernier champ.

9-2-2 : CRÉER UN ETAT AVEC L’ASSISTANT

L’assistant état ressemble beaucoup à l’assistant formulaire. L’assistant état vous aide à créer un
état de toute pièce. Pour créer un état avec l’assistant, cliquez sur « Créer un état à l’aide de l’assistant ».
La boîte de dialogue suivante apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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 213

Dans la liste déroulante « Tables/Requêtes », choisissez la table ou la requête qui serviront à construire
votre état puis ajoutez les différents champs comme pour la construction d’un formulaire. Vous pouvez
cliquer sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Cette boîte de dialogue vous demande si vous voulez afficher les données de deux façons. Cette
question est posée car l’état est construit sur une requête à deux tables. Si vous n’aviez qu’une table
cette question ne vous serez pas posé. Cliquez sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante
apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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 214

Cette boîte de dialogue vous demande si vous voulez ajouter un niveau de regroupement à votre état. Le
regroupement peut servir si on veut connaître par exemple la liste des commandes clients pour un même
client. Cliquez sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Cette boîte de dialogue vous demande si vous voulez trier les enregistrements. Ici, j’ai ajouté un tri sur le
« CodeClient » mais vous n’êtes pas obligé de réaliser un tri. Cliquez sur le bouton Suivant. La boîte de
dialogue suivante apparaît :

Cette boîte de dialogue vous demande de présenter l’état. J’ai choisi la disposition « Tabulaire » car ce
sont des données qui me permettront de construire un sous formulaire. Ensuite, vous pouvez choisir

Par GUE BBE Aziz

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 215

l’orientation de la feuille (portrait ou paysage). Cliquez sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue
suivante apparaît :

Cette boîte de dialogue vous demande le style de votre état. Choisissez le style qui vous convient puis
cliquez sur le bouton Suivant. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Cette boîte de dialogue vous demande de saisir le nom de votre état. Cliquez sur le bouton Terminer.
Votre état doit ressemble à celui-ci :

Par GUE BBE Aziz

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9-3 : MODIFIER LE CONTENU D’UN ETAT

9-3-1 : ACTIVER LE MODE CREATION DE L’ETAT

Pour passer du mode aperçu en mode création, cliquez sur le bouton suivant . Comme pour
le formulaire, vous pouvez maintenant déplacer les différents contrôles qui se trouvent sur votre état.

9-3-2 : MODIFIER ET METTRE EN FORME UN ETAT

Tout comme les formulaires, vous pouvez mettre de la couleur à vos contrôles, les mettre en
gras, en italique, changer la police ainsi que sa taille … mais vous pouvez aussi créer des champs
calculés. Nous allons mettre en place un champ calculé sur la somme des prix HT. Les calculs pour un
état se font tout le temps dans le pied d’état. Si vous ne voyez pas le pied d’état, cliquez sur En-tête et
Pied d’état du menu Affichage. Maintenant, il suffit de dessiner une zone de texte et ouvrir les
propriétés de celle-ci en double cliquant dessus ou en cliquant sur Propriétés du menu Affichage.
Ouvrez le générateur d’expression de la propriété Source de la zone de texte puis saisissez l’expression
suivante ou aidez-vous du générateur d’expression :

=Somme([Prix HT])

Fermez le générateur d’expression, puis passez en mode aperçu, votre état doit ressemble à celui-
ci :

Par GUE BBE Aziz

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 217

9-4 : EN-TÊTE ET PIED DE PAGE

Si vous créer des factures pour des clients, l’en-tête d’un état contient généralement le nom, l’adresse … de
votre société. Le pied de page peut contenir par exemple le nombre de page de la facture ou encore le montant à
payer …

9-5 : IMPRIMER L’ETAT

9-5-1 : APERÇU AVANT IMPRESSION

L’aperçu avant impression permet de visualiser votre état avant qu’il ne soit imprimé. Pour
afficher l’aperçu avant impression, choisissez Aperçu avant impression dans le menu Fichier ou

cliquez sur le bouton dans la barre de menu.

9-5-2 : IMPRIMER UN ETAT

Pour imprimer votre état, choisissez Imprimer dans le menu Fichier. La boîte de dialogue
suivante apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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 218

Vous pouvez changer les propriétés de votre imprimante en cliquant sur le bouton Propriétés … Une fois
les changements terminés, cliquez sur le bouton OK. Votre feuille sort à l’imprimante. Vous pouvez aussi
cliquer sur le bouton suivant pour imprimer mais vous n’aurez pas la boîte de dialogue précédente.
Votre feuille sortira directement à l’imprimante.

9-6 : ENREGISTRER UN ETAT

Pour enregistrer un état, choisissez Enregistrez sous du menu Fichier. La boîte de dialogue
suivante apparaît :

Une fois le nom choisi pour votre état, cliquez sur le bouton OK.

9-7 : RENOMMER UN ETAT

Pour renommer un état, placez-vous sur la fenêtre de votre base de données puis cliquez sur le

menu suivant . Ensuite, sélectionnez l’état que vous voulez renommer puis cliquer
droit sur celui-ci. Le menu contextuel suivant apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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Dans ce menu, choisissez l’option « Renommer », maintenant il suffit de donner un nouveau

nom à votre état.

9-8 : SUPPRIMER UN ETAT

Pour supprimer un état de votre base de données, il suffit de sélectionner l’état que vous voulez
supprimer et d’appuyer sur la touche SUPPR du clavier. Vous pouvez aussi cliquer sur le bouton suivant
.

9-9 : OUVRIR UN ETAT

Vous avez deux façons d’ouvrir un état lorsque vous êtes sur la fenêtre de votre base de
données :

 En mode aperçu : cliquez sur le bouton suivant

 En mode modification : cliquez sur le bouton suivant

10 – Les macros

10-1 : INTRODUCTION

La macro commande permet d'automatiser certaines tâches d'Access. Une macro est composée
d'actions. Chaque action correspond à une tâche. Lorsque vous exécutez la macro, Access exécute
automatiquement les actions qu'elle contient. Certaines de ces actions, vous permettent d'afficher des
boîtes de dialogue, de tester la réponse fournie par l'utilisateur ... sans connaître une seule ligne de code
VBA. La méthode de création d'une macro est liée à deux facteurs importants :
 L'environnement de départ de la macro : Certaines macros peuvent être exécutées quelle que
soit la fenêtre active, d'autres sont liées à un objet de la base de données (formulaire, état...).

 L'événement qui va déclencher l'exécution de la macro : Dans un formulaire, ce peut être un

clic sur le bouton, ou l'ouverture ou la fermeture d'un formulaire ...

Par GUE BBE Aziz

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 220

10-2 : CRÉER UNE MACRO

Lorsque vous êtes sur la fenêtre de votre base de données, cliquez sur le bouton suivant
puis cliquer sur le bouton . La première macro que nous allons construire
va nous permettre d’ouvrir le formulaire « COMMANDES CLIENTS ». La fenêtre suivante s’ouvre alors :

Dans la partie Action de cette fenêtre, on choisit l’action que devra exécuter la macro. Nous avons décidé
d’ouvrir le formulaire « COMMANDES CLIENTS ». Dans la liste déroulante, choisissez l’action
« OuvrirFormulaire », vous pouvez mettre un commentaire a coté de cette action. Au fond de la fenêtre
dans les propriétés de cette action, il faut définir le nom du formulaire que nous voulons ouvrir, le mode
d’affichage … Toutes ces propriétés se changent grâce à des listes déroulantes. Vous pouvez
maintenant enregistrer votre macro.

10-3 : EXÉCUTER UNE MACRO

Après avoir créer la macro, il faut tester celle-ci pour voir si elle marche et si elle fait bien ce
qu’on lui a demandé de faire. Pour cela, cliquer sur le bouton suivant . Normalement, le formulaire
« COMMANDES CLIENTS » doit apparaître.

10-4 : CRÉER UNE MACRO ASSOCIÉ À UN FORMULAIRE OU UN ETAT

Certaines macros doivent être exécutées en réponse à un événement lié au formulaire

(ouverture, fermeture ...), d'autres dépendent d'un événement lié à un contrôle du formulaire (clic,
double clic ...). Dans le premier cas, la macro doit être insérée dans la feuille de propriétés du formulaire,
dans le second cas, elle doit apparaître dans la feuille de propriété du contrôle.
Il faut définir précisément quel est l'événement qui va déclencher l'exécution de la macro. Exemple : nous

Par GUE BBE Aziz

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 221

refuserons tout les enregistrement d'une commande si la date de cette commande n'a pas été saisie.
Voici la liste des principaux événements associés au formulaire :

Voici la liste des principaux événements associés à un contrôle :

Dans notre exemple, il faut que la macro s'exécute lorsque nous allons accéder à un nouvel
enregistrement. On va donc l'affecter à l'événement "AvantMAJ" du formulaire.

10-5 : AFFICHER UN MESSAGE

Nous voulons par exemple que quand nous ouvrions le formulaire commande client un message
de bienvenue apparaisse sur ce formulaire. Nous allons créer une nouvelle macro. Dans l’action de la
macro, choisissez BoîteMsg. Dans les propriétés de l’action mettez le texte que vous voulez voir
apparaître dans votre message. Vous pouvez décider de mettre un bip ou non lors de l’ouverture de ce
message.

10-6 : AFFECTATION DE LA MACRO

Maintenant que la boîte message est crée, il faut affecter la valeur de cette macro à un
événement ou un formulaire ou état. Nous voulons que ce message apparaisse lors de l’ouverture du
formulaire « COMMANDES CLIENTS ». Vous devez maintenant ouvrir ce formulaire en mode
modification puis ouvrir les propriétés du formulaire et non les propriétés d’un contrôle. Vous devriez avoir
la boîte de dialogue suivante :

Par GUE BBE Aziz

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 222

Dans les propriétés « Sur ouverture », j’affecte la macro « Bonjour » à cet événement grâce à la liste
déroulante qui me donne les différentes macros saisies.

10-8 : DÉFINIR LA VALEUR D’UN CHAMP

On peut, grâce à une macro modifier le contenu d'un champ d'une table. Imaginons que nous
voulions que le nom de chaque client saisi soit en majuscule. Nous allons créer la macro "Majuscule" et
pour cela nous allons utiliser l'action "Définir valeur". La figure suivante vous montre comment créer
cette macro.

Quelques explications :
Élément : indique qu'est-ce qui est à modifier, ce peut être comme ici le nom d'un champ, mais
ce peut être aussi une propriété d'un contrôle par exemple.
Expression : indique la nouvelle valeur de l'élément indiqué précédemment.
Comme précédemment, on va affecter cette macro à l'événement "AvantMAJ" sur un contrôle.

10-8 : LA MACRO AutoExec

Par GUE BBE Aziz

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Avant de commencer à construire et d’expliquer cette macro nous allons construire un formulaire
qui nous servira de menu principal. Votre formulaire va ressembler à ceci :

Pour créer les différents bouton, je me suis aidé de ce contrôle . Par contre, j’ai désactivé l’aide
associée à ce contrôle en cliquant sur le bouton suivant dans la barre d’outils sauf pour le bouton
STOP. Ce bouton STOP me permet de sortir de la base de données. Aucun événement n’est pour le
moment associé au 4 autres boutons
La macro AutoExec :
Lorsque l’utilisateur ouvrir la base de données qui contient votre application, vous souhaitez
certainement que sa première impression soit bonne. La macro AutoExec peut vous aider à
réaliser cela. Cette macro se présente comme toutes les autres. Les seules différences entre la
macro AutoExec et les autres macros sont les suivantes :
 Vous devez appeler cette macro AutoExec. Aucun autre nom comme Mon AutoExec ou
Autoexec par exemple n’est autorisé.
 Dès que vous ouvrez la base, Access recherche la présence d’une macro appelée AutoExec. S’il
trouve ce nom, il l’exécute immédiatement.

Par GUE BBE Aziz

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Enregistrez maintenant cette macro sous le nom AutoExec puis fermez la base de données. En la
réouvrant, vous aurez au départ le menu principal. Pour éviter d’activer la macro AutoExec à chaque
démarrage, il faut appuyer et tenir appuyer sur la touche MAJ du clavier et double cliquez sur le nom de
votre base de données. Celle-ci s’ouvrira comme avant la création de la macro AutoExec.

10-9 : LA CONSTRUCTION DE BARRE DE MENU

Vous pouvez changer les barres de menu qui sont affichées dans votre base de données. Par exemple,
nous allons créer une barre de menu qui s’appellera Fichier et une autre Formulaire/Etat. Pour réaliser
cette barre de menu, ouvrez une nouvelle macro. Il faudra deux macros pour réaliser ce menu. Voici la
première macro pour le menu Fichier. Il en va de même pour le menu Formulaire/Etat :

Par GUE BBE Aziz

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 225

Lorsque vous avez crée la macro, n’oubliez pas de l’enregistrer. La deuxième macro se présente ainsi :

Pour ajouter la barre de menu Formulaire/Etat, il faut ajouter la même action dans cette macro.

11 – Quelques exemples de VBA

Atteindre un contrôle :
Par exemple, à l’ouverture d’un formulaire vous voulez que le curseur apparaisse sur un contrôle. Vous
devrez associer ce code à l’ouverture du formulaire. Pour cela, nous allons ouvrir le formulaire
« CLIENT » en mode modification et nous allons sur les propriétés d’ouverture de ce formulaire comme le
montre l’image suivante :

Cliquez sur le bouton suivant . La boîte de dialogue suivante apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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 226

Choisissez « Générateur de code » puis cliquez sur le bouton OK. La fenêtre suivante s’ouvre alors :

C’est dans cette fenêtre que nous allons taper des lignes de code de VBA. Ces lignes de commande sont
toujours entre :

… Sub ….

End Sub

Pour atteindre le contrôle, vous allez taper la ligne suivante :

DoCmd.GoToControl ("CodeClient")

Lorsque vous avez tapez le point ( . ) après DoCmd une aide vous ai proposé

Par GUE BBE Aziz

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 227

Fermez le générateur de code puis enregistrez votre formulaire. Ouvrez votre formulaire, le
curseur se place à l’endroit ou vous avez demandé qu’il se place.

Création d’un message de confirmation :

Dim rep As String

rep = MsgBox("Confirmez-vous la suppression", vbOKCancel, "suppression")
If rep = vbOK Then
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 8, , acMenuVer70
DoCmd.DoMenuItem acFormBar, acEditMenu, 6, , acMenuVer70
End If

En fonction de la case cocher, le formulaire se présente différemment :

If Choix = 1 Then
Me.Filter = "TypeMvt = 'Entree'"
Me.FilterOn = True
ElseIf Choix = 2 Then
Me.Filter = "TypeMvt = 'sortie'"
Me.FilterOn = True
Else: Me.FilterOn = False
End If

Remarque : Ces quelques lignes de code que je viens de vous donner m’ont été utile pour la construction de base de
données. Je n'ai pas mis toutes les lignes de code dont je me suis servi car ça ne peut vous servir si vous n’avez pas
quelques notion de programmation. On peut très bien se passer de code VBA dans une base de données ACCESS.

12 – La finition de la base de donnée

12-1 : LA SUPPRESSION DES MESSAGES D’ERREUR

A chaque fois que vous supprimer par exemple un enregistrement dans une table, une
requête ou un formulaire, Access ouvre une boîte de dialogue, comme le montre l’image
suivante, vous demandant une confirmation de cette suppression :

Par GUE BBE Aziz

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Vous pouvez annuler cette étape. Pour cela, choisissez Options dans le menu Outils lorsque vous êtes
sur la fenêtre de votre base de données. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Cliquez sur l’onglet « Modifier/Rechercher » puis décochez les cases « Modifications des
enregistrements » et « Suppressions de documents ».

ATTENTION : Après avoir décoché ces 2 cases, si vous supprimer un enregistrement volontairement ou
involontairement, l’enregistrement est définitivement perdu.

12-2 : TOUTE LA DOCUMENTATION SUR VOTRE BASE DE DONNÉES

Pour avoir toute la documentation de votre base de données (les propriétés des tables, requêtes
…), il suffit Analyse puis Documentation dans le menu Outils. La boîte de dialogue suivante apparaît :

Par GUE BBE Aziz

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Choisissez les éléments que vous voulez avoir (tables, requêtes …) en cochant ce que vous voulez puis
cliquez sur le bouton OK. La documentation apparaît sous forme d’état :

12-3 : LE COMPACTAGE DE LA BASE DE DONNEES

Compacter une base de données consiste à réduire le volume de la base de données. Pour voir
une comparaison entre avant et après le compactage de votre base de données, ouvrez l’explorateur et
affiché les détails de votre base.
Maintenant, pour compacter une base de données, il suffit de choisir Utilitaires de base de
données puis Compacter une base de données dans le menu Outils. Access réduit alors la taille de
votre base de données.

Par GUE BBE Aziz

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12-4 : LA CREATION D’UN FICHIER MDE

Si vous voulez installer votre base de données sur un ordinateur qui ne possède pas Access,
alors il faut obligatoirement créer un fichier MDE. Pour cela, choisissez Utilitaires de base de données
puis Créer un fichier MDE dans le menu Outils. Access vous demande sous quel nom et à quel endroit
vous voulez créer un fichier MDE puis vous cliquez sur le bouton Enregistrez.
Je vous conseille de donner un nouveau nom à votre fichier MDE car si vous voulez retravailler votre
base, parfois Access pose des problèmes si le fichier Access et le fichier MDE ont le même nom.

Par GUE BBE Aziz

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