Fiche séquence
Séquence N° Utiliser les fonctions du publipostage. Temps prévu : 5 H
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Objectif de Le stagiaire doit apprendre à envoyer des documents
la principaux en se basant sur une liste des destinataires.
séquence :
1) Rôle du publipostage
Le processus de fusion et publipostage permet de créer un ensemble de documents, par exemple
une lettre type envoyée à un grand nombre de clients. Chaque document possède le même type
d’informations, mais une partie de chaque contenu est unique. Par exemple, dans les lettres
adressées à vos clients, vous pouvez personnaliser chaque lettre de façon à indiquer le nom du
client. Les informations uniques de chaque lettre proviennent des entrées stockées dans une
source de données.
Dans notre exemple il s’agit d’envoyer une convocation (document de base) à des candidats pour
passer un entretien d’embauche le contenu de la convocation sera le même pour tous les
candidats, par contre d’autres informations (liste des destinataires : champs de fusion) sont
personnalisées telles que les coordonnées du candidat (nom, prénom, adresse), numéro de
dossier et heure de l’entretien.
Les principales étapes du processus de fusion et publipostage sont les suivantes :
a) Définir le document De base Le document de base comporte des éléments de texte et de
graphisme communs à toutes les versions du document fusionné. Par exemple, l’adresse
d’expéditeur dans une lettre type.
Ouvrir un nouveau document et sauvegarder sous le nom « Convocation »
A:
Adresse :
Numéro de dossier :
Date d’entretien : heure :
Dans l’onglet publipostage ; sous le groupe Démarrer la fusion et le publipostage, cliquer
sur Démarrer la fusion et le publipostage
Cliquer sur lettres
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On peut également créer des messages électroniques, enveloppes, étiquettes, répertoire
et un document Word normal.
Sur votre document saisissez :
b) Connecter le document à une source de données : Une source de données est un fichier qui
contient les informations à fusionner dans un document. Par exemple, les noms et adresses
des destinataires d'une lettre.
Pour fusionner les informations dans votre document de base à envoyer, vous devez relier
le document à une source de données ou à un fichier de données.
Créer la source de donne suivante sous Word et enregistrer le doc sous le nom base de
donnée :
Titre Prénom Nom Adresse Ville
Mme Salma El mernissi 33,Rsd la perle app 5 Kenitra
Mr El mehdi Ghellab 12 , Bloc B BV Nations unies Rabat
Mr Naim Majdoub 89, BV Roudani rue 3 N°20 Fés
Cliquer sur Sélection des destinataires dans le doc de convocation :
Dans notre exemple on clique sur Entrer une liste existante .
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Cliquer sur OK
Enregistrer la liste d’adresses sous le nom « Destinataires à convoquer »
c) Insérer un champ de fusion
Après avoir connecté le document de base à une source de données ; il faut insérer les champs
de fusion dans les espaces réservés pour afficher les informations uniques.
Placer le curseur dans l’espace correspondant à chaque champ.
Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Champs d’écriture et d’insertion, cliquer sur
Insérer un champ de fusion
Cliquer sur les champs
Qu’on termine l’insertion des en-têtes qui s’affichent entre des guillemets avec une
surbrillance si l’option est activée.
d) Afficher un aperçu et lancer le processus de fusion.
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Vous pouvez afficher un aperçu de vos documents fusionnés et y apporter des modifications
avant de lancer le processus de fusion proprement dit.
Pour afficher un aperçu, dans le groupe Aperçu des résultats de l'onglet Publipostage,
cliquer sur Aperçu des résultats.
e) Terminer la fusion
Vous pouvez imprimer les documents fusionnés ou les modifier un par un. Vous pouvez
imprimer ou modifier tout ou partie des documents.
Modifier des copies individuelles du document
Sous l’onglet Publipostage, dans le groupe Terminer, cliquez sur Terminer et fusionner,
puis cliquez sur Modifier des documents individuels.
TP 01 : Microsoft Word : Publipostage
1. Démarrer Microsoft Excel
2. Enregistrer le fichier sous le nom : CarnetAdresses
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3. Il faut créer la base de données qui contient les noms et les adresses des personnes.
Saisir le tableau suivant :
CIVILITE NOM PRENOM ADRESSE FONCTION SITE
Directeur du
Mr. Abdallah Mohamed 75 Rue Ali Becha, 4000 Sousse Tunisie
Site
Directeur
Mr. Koodrov Benjamen 66 Blender Street, 4456 Prague Tchèque
Technique
Directeur de
Mr. Okinawa RikiTan 55 Ochikawa Road, 34977 kyoto Japon
Production
Directeur
Mme. Gaudet Laure 24 Rue Charles, 54009 Lille France
Commercial
Directeur
Mlle. Alberstein Germani 123 Merkell Str, 20999 Dusseldorf Allemagne
Artistique
4. Enregistrer le fichier et quitter Excel
5. Lancer Microsoft Word
6. Enregistrer le fichier sous le nom : Lettre
7. Ecrire le texte suivant avec la mise en forme suivante :
Objet: Convocation pour participer aux travaux de la Commission de Sécurité
Vous êtes invités à participer aux travaux de la Commission de Sécurité
qui se réunira dans notre établissement le 22/02/2010 dans la salle des réunions à
10h pour une durée estimative de 2 heures.
Vous trouverez ci-joint les documents suivants :
- l'ordre du jour de la réunion
- la liste de personnes participantes à la réunion
- les nouvelles normes de sécurités internationales
Vous voudrez bien confirmer votre participation le plus rapidement
possible (par téléphone ou courrier) à mon secrétariat afin que je puisse inviter
éventuellement votre suppléant.
Je vous remercie de votre collaboration.
Le chef d'établissement,
8. Lancer le publipostage : Publipostage/démarrer la fusion
9. Etape1 : Choisir le type Lettre comme document de travail
10. Etape2 : Sélectionner la liste des destinataires en utilisant une liste existante puis choisir
le fichier Excel CarnetAdresses, cliquer sur Feuille1 et ok puis sélectionner l’ensemble
des destinataires et ok
11. Etape3 : Insérer les champs de fusion qui vont contenir la civilité, le nom, le prénom,
l’adresse, la fonction et le site en cliquant sur Autres éléments puis champs de base de
données (insérer les champs un par un)
12. Etape4 : Visualiser un exemple de la lettre avant de fusionner (parcourir l’ensemble des
lettres en utilisant les flèches)
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13. Etape6 : Les lettres sont désormais prêtes, lancer la fusion de la lettre avec la base de
données (Terminer & fusionner)
➔ Le résultat sera un nouveau fichier qui contient l’ensemble des lettres fusionnées
Utiliser une liste existante des destinataires .
TP01 Microsoft Word : Publipostage
Travail à faire :
1. Créer un dossier sous le nom « Projet publipostage-votre filière »
2. Créer la liste des destinataires sous le nom « destinataires invitation » dans un classeur
Excel, sauvegarder et fermer.
Titre Civilité Nom Prénom Adresse Ville
Cher Monsieur El iraki Ahmed 9, résidence les fleurs QT Nassim Casablanca
Chère Madame Sabil Imane 22, immeuble Yasmine BV el Casablanca
Massira el khadra maarif
Cher Monsieur Chorfi Ismail 89- avenue el Mansour agdal Rabat
Chère Mademoiselle Youssri Asmaa 33,riad nezaha al médina Marrakech
3. Ouvrir un nouveau document Word et enregistrer sous le nom « invitation type1 »
4. Saisir la lettre type
NB : Les champs entre guillemets sont des champs à insérer et non à saisir.
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Restaurant Le Cinq
« Nom et prénom »
« adresse » « Ville »
Casablanca, le 02 Novembre 2014
Objet : invitation pour l’ouverture de notre restaurant
« Titre» « Civilité » ;
Vous êtes chaleureusement invités à l’ouverture de notre restaurant Le Cinq.
Implanté sur la corniche, notre restaurant vous offre une vue imprenable sur la mer et
sur la mosquée Hassan II.
Le Cinq vous invite à déguster ses délicieuses recettes élaborées par produits mer et
inspirées des nombreux voyages à travers le monde.
Notre restaurant vous attend pour partager avec vous une belle table et le plaisir de
s’amuser sur les chants d’une excellente sélection musicale.
Dans l’attente de vous rencontrer chez nous sur notre adresse :
50 corniche Ain Diab Casablanca le vendredi 15 novembre à partir de 19 h, nous vous prions
d’agréer, « Titre» « Civilité » ; l’expression de nos salutations les plus distinguées.
LE MANAGER
Monsieur Sellam Farid
« Titre» Civilité »
5. Insérer un retrait de 1 cm pour les 1éres lignes
des paragraphes
6. La lettre doit être mise en forme pour avoir l’aspect d’une invitation
7. Ajouter le slogan de la société « Quand c’est 5/5 c’est le Cinq » d’une façon
remarquable
8. Créer la fusion et le publipostage en sachant que la liste des destinataires est une liste
existante.
11. Insérer les champs de fusion.
12. Visualiser la présentation (Aperçu des Résultats)
13. Terminer et fusionner
TP02 Microsoft Word : Publipostage
1-Faite la saisie du tableau suivant :
Fichier [Link]
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Nom Numéro Matière1 Matière2 Matière3 Matière4 Total Moyenne Résultat
Mohamed 7 7 18 18 18 61 15,25 Reçu
Mustapha 8 1 8 3 6 18 4,5 Ajourné
Nada 9 12 16 3 13 44 11 Reçu
Wissal 10 12 3 6 14 35 8,75 Ajourné
Driss 11 6 6 15 10 37 9,25 Rattrapage
Fatima 14 3 12 9 14 38 9,5 Rattrapage
Farid 15 2 15 17 13 47 11,75 Reçu
Khadija 16 16 15 1 12 44 11 Reçu
Youssef 17 13 10 7 11 41 10,25 Reçu
Fadwa 18 3 20 11 15 49 12,25 Reçu
2-Réaliser l'attestation suivante en fusionnant avec le fichier Excel
"[Link]".
Attestation
Résultats du 1er Semestre
Nom : Numéro d’ordre :
………………………………………………………………… ……………………………………………..
Note /20 Note /20
Matière1 Matière 2
Matière 3 Matière 4
Moyenne
Résultat
