Institut de formation professionnelle et technologie
Assistance administrative
Module 2 : Gestion administrative de base
• Cours 1 : Traitement des courriers (physiques et électroniques)
• Cours 2 : Gestion documentaire : organisation et archivage (physique et
numérique).
• Cours 3 : Création et gestion de bases de données simples : structuration et
suivi d’informations.
Cours 1 : Traitement des courriers (physiques et
électroniques)
Un courrier est un message ou un document envoyé d’une personne à une autre,
généralement par voie postale ou électronique. Il peut s’agir de lettres, de factures, de
documents officiels, ou même de messages envoyés par e-mail.
Pourquoi est-il important de bien gérer les courriers ?
Une gestion efficace des courriers, qu’ils soient physiques ou électroniques, est
essentielle pour assurer une bonne communication au sein d’une organisation. Elle
permet :
• De ne pas manquer d’informations importantes, comme des délais, des contrats
ou des directives.
• De maintenir une organisation claire pour éviter la perte ou le retard des
documents.
• De gagner du temps et de garantir une réponse rapide et professionnelle aux
demandes externes et internes.
Dans ce cours, nous allons voir comment gérer les courriers efficacement en suivant
des étapes claires et adaptées aux besoins administratifs.
Étapes 1
I. Recevoir les courriers
1. Courriers physiques :
La gestion des courriers physiques commence par leur réception. Ils peuvent être reçus
par la poste, remis par un coursier ou directement apportés par un partenaire.
Lorsque vous recevez un courrier, il est essentiel de vérifier son contenu, en particulier
pour les envois recommandés, afin de s’assurer que tout est conforme. Si nécessaire,
vous devez signer pour accuser réception.
Une fois le courrier vérifié, il doit être inscrit dans un registre dédié. Ce registre doit
contenir les informations suivantes :
La date de réception.
Le nom de l’expéditeur.
L’objet ou le sujet du courrier.
Etape 2
II. Trier les courriers
Le tri des courriers est une étape essentielle pour organiser efficacement les flux
d’informations au sein d’une entreprise ou d’une organisation. Cela permet d’éviter les
retards, de s’assurer que chaque courrier est traité par la bonne personne et de prioriser
les tâches importantes.
Exemple concret :
Un assistant administratif reçoit cinq courriers dans une journée :
Deux concernent des factures urgentes à régler.
Un est une convocation à une réunion prévue dans trois jours.
Les deux autres sont des catalogues promotionnels.
L’action que l’assistant doit poser :
1. Les factures sont classées comme prioritaires et transmises immédiatement au
service comptabilité.
2. La convocation est archivée dans l’agenda du responsable.
3. Les catalogues sont mis de côté pour être consultés plus tard.
Exemple d’erreur : Un courrier contenant une offre spéciale pour un partenariat arrive.
Si ce document est mélangé avec des courriers non urgents, l’opportunité risque d’être
manquée.
Organisation physique des courriers triés :
1. Urgents : Courriers nécessitant une action immédiate.
2. À traiter : Courriers à gérer prochainement.
3. À archiver : Documents à conserver pour référence future.
4. Par département : Séparez selon les destinataires ou les services concernés.
Cours 2 : Gestion documentaire : organisation et
archivage (physique et numérique).
[Link] gestion documentaire est essentielle pour assurer une organisation efficace au
sein d’une entreprise ou d’une institution. Elle consiste à organiser, classer, conserver et
retrouver rapidement des documents physiques ou numériques, garantissant ainsi la
fluidité des opérations administratives.
Organisation des documents physiques
Classement des documents
Il est important de classer les documents de manière logique pour faciliter l’accès
rapide et l’organisation. Pour cela, vous pouvez utiliser des chemises, des classeurs ou
des boîtes d’archives selon le volume et le type de documents.
Exemple : Si vous devez organiser les factures pour un mois donné, vous pouvez
regrouper toutes les factures reçues en janvier 2025 dans une chemise étiquetée
« Factures – Janvier 2025 ». Cela permet de retrouver rapidement toutes les factures du
mois en un seul endroit.
Critères de classement :
Date : Le classement chronologique est souvent le plus simple. Par exemple, si vous
avez plusieurs courriers ou documents à traiter, vous pouvez les organiser du plus
récent au plus ancien.
Exemple : Les lettres ou documents reçus en janvier seront dans un dossier marqué
« Janvier 2025 », et ceux de février dans un autre dossier intitulé « Février 2025 ».
Catégorie : Classez vos documents en fonction de leur nature : administratif, financier,
juridique, etc.
Exemple : Vous pouvez créer un dossier « Documents administratifs » pour tout ce qui
concerne la gestion interne de l’entreprise, un autre pour les « Documents financiers »
pour les factures, paiements, et rapports financiers, etc.
Nom : Classez par nom de client, fournisseur ou tout autre critère spécifique à votre
entreprise ou votre domaine.
Exemple : Si vous gérez des relations avec plusieurs fournisseurs, vous pouvez créer
des dossiers avec le nom de chaque fournisseur. Par exemple : « Fournisseur X –
Contrats ».
Étiquetage
L’étiquetage est crucial pour retrouver facilement les documents. Chaque dossier ou
classeur doit être clairement étiqueté, de manière à ce que vous puissiez trouver ce que
vous cherchez sans perdre de temps.
Exemple : Une boîte contenant des contrats peut être étiquetée « Contrats – 2024 », ce
qui vous permet de savoir immédiatement qu’elle contient tous les contrats de l’année
2024. Vous pouvez également diviser les dossiers par mois si nécessaire, par exemple
« Contrats – Janvier 2024 ».
Rangement
Une fois les documents classés et étiquetés, vous devez les ranger dans des meubles
adaptés, comme des classeurs métalliques, des étagères ou des armoires sécurisées,
en fonction du niveau de sécurité requis.
Exemple : Les documents sensibles, tels que les contrats, informations confidentielles,
ou données financières, devraient être rangés dans un classeur métallique verrouillable
ou une armoire de sécurité. Cela garantit que les informations sensibles ne peuvent pas
être consultées sans autorisation.
Astuce : Si vous devez conserver de nombreux documents sur une longue période,
utilisez des boîtes d’archivage et étiquetez-les clairement avec l’année ou le type de
document, comme « Archives – 2020 » pour les anciens dossiers. Cela vous aidera à
libérer de l’espace tout en conservant les informations nécessaires à portée de main.
Pourquoi archiver ?
C’est un moyen simple de rester organisé et de sécuriser les documents essentiels sans
encombrer votre espace de travail.
Archivage des documents physiques :
Tri des documents inutilisés mais à conserver : Lorsque vous avez des documents
que vous n’utilisez plus régulièrement mais qui doivent être conservés pour des raisons
légales ou administratives, vous devez les trier et les ranger dans des boîtes ou des
classeurs spécifiquement marqués comme « Archives ».
Exemple : Si vous avez des factures anciennes datant de plusieurs années, mais qui
doivent être conservées pour des raisons fiscales, vous pouvez les ranger dans une
boîte étiquetée « Archives – 2020 ».
Rangement dans un lieu sécurisé : Les documents archivés doivent être stockés dans
un endroit sûr pour éviter tout risque de perte ou de détérioration. Cela peut être un
local d’archives sécurisé avec un accès limité aux personnes autorisées.
Exemple : Un local fermé à clé, dans lequel les documents importants comme les
contrats, rapports financiers ou autres informations sensibles sont rangés, garantit leur
sécurité
Cours 3 : Création et gestion de bases de données
simples : structuration et suivi d’informations.
Qu’est-ce qu’une base de données ?
Une base de données est un ensemble organisé d’informations ou de données stockées
de manière à pouvoir être facilement consultées, mises à jour et manipulées. Elle
permet d’organiser les données de manière logique, ce qui facilite leur recherche et leur
utilisation. Elles sont utilisées dans de nombreux secteurs et pour divers usages,
comme le suivi des stocks, la gestion des ventes, la gestion des ressources humaines,
ou encore l’analyse de données.
Exemple simple : Si vous avez un carnet d’adresses avec les coordonnées de vos amis
(noms, numéros de téléphone, adresses e-mail, etc.), vous avez déjà une forme de base
de données. Une base de données informatique fait la même chose, mais de manière
plus précise et avec des outils supplémentaires pour effectuer des recherches
rapidement, créer des rapports ou mettre à jour les informations en temps réel.
Quand se réfère-t-on à une base de données ?
Vous vous référez à une base de données chaque fois que vous avez besoin de stocker,
gérer, et récupérer une grande quantité d’informations. Voici des situations pratiques
dans lesquelles vous pourriez vous référer à une base de données.
1. Gestion des stocks dans une entreprise de commerce :
Scénario : Une boutique en ligne vend des produits électroniques. La gestion des stocks
nécessite une mise à jour fréquente pour savoir combien de produits sont encore
disponibles. Une base de données vous permet de suivre les quantités en temps réel et
de mettre à jour les stocks à chaque vente.
Exemple pratique : Lorsque le client achète un produit, la base de données réduit
automatiquement la quantité disponible en stock. Cela permet au responsable de
connaître instantanément les produits encore disponibles.
Illustration
ID produit Nom du produit Prix Stock disponible
101 Smartphone XYZ 9000 gourdes 50
102 Casque 2000 gourdes 20
Bluetooth
2. Suivi des clients dans un centre de service clientèle :
Scénario : Un centre d’appel reçoit des demandes des clients. Pour chaque client, un
dossier est créé avec des informations telles que le nom, les achats précédents, et les
problèmes rencontrés. La base de données permet de garder ces informations
organisées et accessibles.
Exemple pratique : Un agent du service clientèle peut rechercher le dossier d’un client
par son nom ou son ID client pour voir ses précédentes demandes et solutions
apportées.
Illustration
ID ID client ID produit Quantité Date de
commande commande
5001 1 101 4 2025-01-15
5002 2 102 7 2025-08-13
3. Suivi des commandes et des factures dans une entreprise :
Scénario : Une entreprise doit suivre les commandes passées par les clients, la livraison
des produits, et générer des factures. Ces informations doivent être disponibles
rapidement pour gérer les paiements, les retours et les réclamations.
Exemple pratique : Lorsqu’un client passe une commande, la base de données crée
une nouvelle entrée avec le détail de la commande, et lorsque le paiement est reçu, le
statut de la commande est mis à jour. Cela permet de générer facilement des rapports
de ventes ou de paiements.
4. Gestion des étudiants dans une école :
Scénario : Une école utilise une base de données pour gérer les informations des
étudiants, y compris leurs notes, leurs absences, et leurs cours.
Exemple pratique : Lorsqu’un enseignant veut consulter les notes de ses étudiants ou
vérifier leurs absences, il peut interroger la base de données pour obtenir ces
informations rapidement sans avoir à fouiller dans des dossiers papier.
Comment créer une base de données ( étapes)
1. Choisir le bon outil
Le choix de l’outil dépend de la complexité de votre projet. Pour des bases simples, vous
pouvez utiliser Microsoft Excel ou Google Sheets
2. Créer les tableaux
Les tables sont des ensembles de données organisées en colonnes et lignes. Chaque
table correspond à un type d’information que vous souhaitez suivre.
Exemple :
Tableau Clients : ID client, nom, adresse, téléphone, email
Tableau Produits : ID produit, nom du produit, prix, quantité en stock
Tableau Commandes : ID commande, ID client, ID produit, quantité, date de commande
3. Définir les champs
Les champs sont les colonnes de chaque table, représentant les informations
spécifiques que vous souhaitez enregistrer.
Exemple pour le tableau Clients :
Nom
Prénom
Email
Téléphone
Adresse
