Manuel de procédures comptables

ECOWAS
MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLES

October 26th 2009

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TABLE DES MATIÈRES

Introduction....................................................................................................................3
0. Contexte .................................................................................................................3
Chapitre 1 Délégation de pouvoirs ..........................................................................6
Chapitre 2. Politiques comptables ............................................................................7
Chapitre 3 Plan comptable général et procédures d’actualisation .........................10
Chapitre 4. Budgétisation .......................................................................................12
Chapitre 5 Procédures relatives aux recettes .........................................................18
Chapitre 6 Procédures de dépenses........................................................................34
Chapitre 7 Gestion de la liquidité .........................................................................39
Chapitre 8 Gestion des avances ............................................................................57
Chapitre 9 Comptabilité.........................................................................................60
Article 69 Organisation du système comptable de la CEDEAO ..................60
4. Les travaux comptables...............................................................................61
Chapitre 10 Procédures de gestion des passations de marchés et des stocks ........62
Chapitre 11 Immobilisations...................................................................................66
Chapitre 12 Masse salariale et droits du personnel ................................................73
Chapitre 13 Clôture de comptes .............................................................................78
Chapitre 14 Élaboration et communication des états financiers.............................84
Chapitre 15 Gestion de l’audit des états financiers annuels ....................................88
Chapitre 16 Le Comité d’audit de la CEDEAO .....................................................91

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Introduction

1. Contexte
Le Règlement financier, tel qu’approuvé par Décision C/REG/ ……….du Conseil des
Ministres, énonce les principes, les politiques et les procédures adoptés par la
Communauté économique des États de l’Afrique de l’Ouest (CEDEAO) à l’effet de
mettre en place une base uniforme de procédures approuvées qui vont guider les
utilisateurs dans l’exécution de leurs tâches de gestion financière. .
Le présent manuel révisé est publié dans le but de fournir les directives, les
orientations et les références visant à faciliter l’application du Règlement financier.

2 Objectif du manuel

L’objectif principal du manuel est de mettre en place une base uniforme de normes et
procédures appropriées qui vont orienter les agents comptables des institutions de la
CEDEAO dans l’exécution de leurs responsabilités de gestion financière, de gestion
comptable et de présentation des comptes. Il vise à faciliter la comptabilisation
exacte et la classification des données comptables de manière rapide et rigoureuse
afin de préserver l’actif de l’organisation et promouvoir l’efficacité et l’efficience
opérationnelles. Ceci permettra de fournir des informations financières fiables aux
principales parties prenantes de la CEDEAO

Les autres objectifs sont notamment de :

i. contribuer à la mise en place d’un système efficace et efficient régissant les processus
et les procédures de contrôle interne ;

ii. veiller à ce que des rapports financiers fiables soient produits en temps opportun et de
manière relativement aisée ;

iii. mettre à la disposition de toutes les institutions de la communauté un cadre adéquat

permettant une gestion financière efficace et efficiente ;

iv. veiller à l’uniformité et la standardisation des mesures mises en œuvre par toutes les
institutions, s’agissant de la gestion financière et la présentation des informations
comptables.

3 Organisation du manuel

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Le manuel a été structuré en 17 sections, se présentant comme suit :

Section Titre Description

Introduction
0 Brève présentation du manuel et de
son mode d’utilisation.
1 Description du schéma de délégation
Délégation de pouvoirs
de pouvoirs d’un niveau à l’autre
2 Politiques comptables Présentation des concepts, des
conventions et des principes
comptables fondamentaux, adoptés
dans le cadre du présent manuel.
3 Plan comptable général Description du canevas à suivre par
une institution de la CEDEAO en vue
de classifier et d’enregistrer ses
opérations dans le système comptable,
pour faciliter les opérations de
consolidation nécessaires à l’entité.
4 Budgétisation Description des principes de base
régissant l’élaboration et la
présentation des Plan d’action et
Budgets annuels
5 Procédures régissant les recettes Explication des procédures régissant la
répartition du produit du prélèvement
communautaire et d’autres types de
recettes
6 Procédures de dépenses Présentation de la procédure à
appliquer en ce qui concerne les
dépenses encourues par les
institutions, agences et bureaux de la
CEDEAO
7 Gestion de la trésorerie Définition des procédures régissant les
opérations bancaires et d’autres
opérations de trésorerie,
conformément aux dispositions du
Règlement financier

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Section Titre Description

8 Gestion des avances Description des procédures relatives

au décaissement et à la régularisation
des avances.

9 Comptabilité Description du système comptable et

de son mode de gestion
10 Procédures de gestion des Présentation détaillée des processus et
approvisionnements et des procédures d’approvisionnement et de
stocks gestion des stocks ainsi obtenus
11 Immobilisations Explication des procédures relatives à
l’acquisition, au transfert, à la cession
et à la comptabilisation des
immobilisations.

Section Titre Description

12 Masse salariale et droits du Description des procédures et processus

personnel régissant les salaires et les droits du personnel
13 Clôture des comptes Description des procédures à appliquer pour la
clôture des comptes et la préparation des états
financiers
14 Présentation des informations Description des différents types de rapports
relatives aux comptes comptables devant être produits par la
Direction.
15 Gestion de la vérification des
états financiers annuels
financier annuel
16 Comité d’Audit des institutions
de la CEDEAO
17 Généralités

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4 Applicabilité des présentes procédures
Les présentes procédures s’appliquent aux opérations financières et aux activités de
l’ensemble des institutions, agences et bureaux de la CEDEAO.
Toutes autres opérations (y compris les fonds des bailleurs, les fonds spéciaux, etc.),
nécessitant des procédures spécifiques, sont annexés au présent Manuel dont ils font
partie intégrante.

Chapitre 1 Délégation de pouvoirs

Article 1. Modalités de la délégation de pouvoirs

La délégation est l’acte par lequel l’ordonnateur transfère des pouvoirs à un membre du
personnel. Elle peut revêtir trois formes :

1. La délégation statutaire
C’est l’acte par lequel l’Ordonnateur délègue des pouvoirs à un autre fonctionnaire statutaire,
dans un domaine relevant de la compétence de ce fonctionnaire statutaire, selon la définition
qui en est donnée par les instruments juridiques pertinents de la Communauté.

2. La délégation latérale
C’est l’acte par lequel un fonctionnaire statutaire délègue des pouvoirs à un autre
fonctionnaire statutaire.

3. La sub-délégation
C’est l’acte par lequel certaines fonctions d’un statutaire sont déléguées à une direction ou
une division. De même, un directeur de département ou un chef de division, peut déléguer ses
fonctions aux professionnels de son département ou de sa division, en tenant compte de la
hiérarchie.

Les instruments standards régissant la délégation de pouvoirs sont joints en annexe au présent
manuel de procédures.

Article 2. Principes généraux de responsabilités

1. Les autorisations et approbations sont régulières dès lors qu’elles émanent de

l’Ordonnateur ou de délégataires, dans les limites fixées pour une telle délégation. L’objectif
est de s’assurer que les transactions sont autorisées et approuvées par des cadres désignés à
cet effet, dans les limites des pouvoirs qui leur sont dévolus.

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2. La séparation des tâches et desresponsabilités, au titre du contrôle interne des transactions,

est effectuée de sorte à permettre qu’en exécutant ses fonctions, un membre du personnel
puisse en même temps assurer un contrôle des tâches d’un autre.

3. La supervision des personnes effectuant le travail est une nécessité. Elle suppose le contrôle
du travail effectué, pour s’assurer de l’exécution par le membre du personnel concerné de ses
obligations, selon la manière prescrite.

4. Procédures de documentation – elles permettent la préparation rapide et la conservation en

lieu sûr des documents nécessaires pour attester la validité et la bonne évaluation de toutes
les transactions enregistrées.

5. Documents et procédures comptables – doivent être de nature à garantir la passation en

temps opportun d’écritures fiables concernant les transactions financières et faciliter la
présentation rapide des données comptables aux parties prenantes.

Chapitre 2. Politiques comptables

Article 3. Principes généraux

Les Politiques comptables de la CEDEAO sont conformes aux Normes comptables
internationales du secteur public (IPSAS). Il s’agit de principes, de bases, de conventions, de
règles, de pratiques et de directives spécifiques adoptés dans le cadre de la préparation et de la
présentation des états financiers de la communauté.

Article 4. Fondement des politiques comptables

1. Charges à payer
C’est une méthode de comptabilisation en vertu de laquelle les opérations et autres
événements sont constatés à mesure qu’ils surviennent (et non uniquement lorsque les espèces
ou équivalents sont reçus ou payés). Les opérations et les événements sont passés en écritures
et comptabilisés dans les états financiers des exercices auxquelles ils se rapportent. Les
éléments comptabilisés dans le cadre de la comptabilité d’exercice sont l’actif, le passif,
l’actif net/les fonds accumulés, les recettes et les dépenses.

2. Méthode du coût historique

Les états financiers sont préparés selon la méthode du coût historique.

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3. Période de présentation de comptes
L’exercice financier de la CEDEAO et de ses institutions couvre la période comprise entre le
1er janvier et le 31 décembre de chaque année.

4. Postulat de la continuité des opérations

Les états financiers sont préparés sur la base du postulat que la CEDEAO et ses institutions
continueront d’exister dans un proche avenir et que leurs opérations se poursuivront par
conséquent dans le temps.

5. Base d’évaluation
Toutes les informations financières sont évaluées en Unité de compte, équivalant aux Droits
de tirage spéciaux du Fonds monétaire international.

6. Application du critère de l’importance

Les états financiers sont préparés en tenant compte de toutes les informations considérées
comme significatives en vue de permettre leur présentation juste. Une information est réputée
importante si son omission ou des inexactitudes dans sa présentation seraient de nature à
influencer les décisions des utilisateurs ou les évaluations effectuées sur la base des états
financiers. L’importance est fonction de la nature et/ou de la valeur d’un élément ou de
l’erreur appréciée notamment au regard de l’omission ou de l’inexactitude.

7. Éléments d’actif
Ce sont les ressources contrôlées par la CEDEAO du fait d’événements antérieurs et
desquelles il est probable que découlent de futurs avantages économiques (ou un potentiel de
services) au profit de la CEDEAO.

8. Créances douteuses
Les créances douteuses incluent les ajouts aux provisions pour dépréciation des comptes des
tiers, pour lesquels aucune provision n’a été faite, mais dont les probabilités de recouvrement
sont réduites.

9. Solde en caisse
Comprend les disponibilités et les dépôts à vue.

10. Quasi-espèces
Il s’agit d’investissements à court terme, hautement liquides et facilement monnayables, qui
sont sujets à un risque minime de fluctuation de valeur.

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11. Flux de trésorerie

Ce sont des entrées et sorties de liquidités ou de quasi-espèces.

12. États financiers consolidés

Cette expression désigne les états financiers de l’ensemble des institutions de la CEDEAO
dont les recettes proviennent essentiellement des fonds communautaires, tels que définis dans
le Règlement financier de la CEDEAO, présentés comme étant ceux d’une seule et même
entité.

13. Dépenses
Ce terme désigne une diminution d’avantages économiques ou d’un potentiel de services
durant la période de la présentation des comptes, sous la forme de sorties ou de consommation
d’actifs ou la non-création de dette, entraînant une baisse de la valeur de l’actif net/du solde
d’un fonds.

14. Évaluation de stock

La méthode du coût moyen (CM) sera adoptée pour l’évaluation des stocks.

15. Taux de change : les taux de change de l’UC sont déterminés périodiquement par la
BIDC. L’unité de compte équivaut au Droits de Tirage Spéciaux du Fonds monétaire
international.

16. Gain ou perte de change

Ce terme désigne la différence résultant de la comptabilisation du même nombre d’unités
d’une devise étrangère rendu dans la monnaie de présentation des états financiers à des taux
de change différents.

17. Postes exceptionnels

Les postes exceptionnels sont des recettes ou des dépenses résultant d’un fait ou d’une
opération sortant nettement du champ des activités ordinaires de la CEDEAO. Ils ne sont pas
susceptibles de se reproduire fréquemment ou régulièrement et échappent au contrôle ou aux
pouvoirs de la CEDEAO.

18. Devises étrangères

Ce terme s’entend des devises autres que l’Unité de compte, la monnaie de présentation des
états financiers de la CEDEAO.

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19. Erreurs fondamentales
Elles correspondent aux erreurs découvertes durant l’exercice en cours et qui sont d’une telle
importance que la fiabilité des états financiers d’un ou plusieurs des exercices antérieurs à la
date de leur publication, s’en trouve remise en cause.

20. Passif
Il s’agit des obligations actuelles de la CEDEAO découlant d’événements antérieurs dont l’on
s’attend à ce que le règlement par la CEDEAO entraîne une sortie de ressources représentant
des avantages économiques ou un potentiel de services.

21. Activités ordinaires

Ce sont des activités entreprises par la CEDEAO dans le cadre de la réalisation de ses buts et
objectifs tels que définis dans le Traité et les protocoles de la CEDEAO.

22. Monnaie de compte

La monnaie d’établissement des comptes est celle utilisée pour la préparation des états
financiers. La monnaie de compte des institutions de la CEDEAO est l’Unité de compte (UC)
équivalant aux Droits de tirage spéciaux (DTS) du Fonds monétaire international.

23. Recettes
Ce terme renvoie à l’apport d’avantages économiques ou au potentiel de service durant la
période de présentation des comptes, lorsque cet apport entraîne une augmentation du niveau
de l’actif net/du solde du fonds de la Communauté, tel que défini dans le Règlement financier.

24. Excédent/déficit
L’excédent/le déficit résultant desactivités ordinaires est le solde restant, après que les
dépenses découlant des activités ordinaires ont été déduites des recettes générées par les
activités ordinaires.

25. Actif/solde de fonds nets

Les termes actif net/solde de fonds net se réfèrent à la valeur résiduelles apparaissant dans le
bilan (actif moins passif). L’actif/le solde de fonds net peut être négatif ou positif.

Chapitre 3 Plan comptable général et procédures d’actualisation

Article 5 Plan comptable et procédures d’actualisation

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La présente section du manuel de procédures comptables explique les principes sous-tendant
la structure du Plan comptable général (PCG) de la CEDEAO. Elle précise, en particulier, le
mode d’élaboration et éventuellement d’actualisation du PCG (c’est-à-dire l’ajout ou la
suppression d’un code de compte). Les procédures indiquées ci-dessous concernent également
les étapes à suivre pour la demande d’un nouveau Plan de classification des comptes, de codes
et descriptifs de comptes.

Article 6 Procédures et méthodes régissant l’ajout et la suppression de comptes

1. le processus est initié par la soumission d’une requête officielle adressée par le
Comptable (détails du compte requis dans un mémo) au Chef du service des finances
(CF) et au Chef d’institution pour approbation et autorisation ;

2. après approbation, le Chef du service des finances donne des instructions au

Comptable afin qu’il crée le code de compte sollicité ;

3. le Chef du Service des Finances actualise le plan comptable existant et fournit

également des informations tant sur le code du compte que sur sa désignation ;

4. en cas de modification majeure portant sur l’étendue des opérations des institutions
ou de survenue de tout autre événement pouvant justifier une révision importante du
Plan comptable existant, le Chef d’institution donne instruction au Commissaire
chargé de l’Administration et des Finances d’entreprendre cette révision. Après
consultation du Contrôleur financier, le Commissaire chargé de l’Administration et
des Finances approuve la révision.

Article 7. Structure du plan comptable

INSTITUTION 1 ACTIFS A COURT TERME

10 LIQUIDITES
11 CREANCES
12 STOCKS
13 COMPTES DE REGULARISATION
19 POSTES EXTRAORDINAIRES
2 ACTIFS A LONG TERME
20 DEPOTS A LONG TERME
21 PLACEMENTS IMMOBILIERS
22 LOTS DE TERRAINS A BATIR
23 PROPRIETE INTELLECTUELLE
29 POSTES EXTRAORDINAIRES
3 PASSIF A COURT TERME
30 COMPTES FOURNISSEURS
31 COMPTES DE REGULARISATION
39 POSTES EXTRAORDINAIRES
4 PASSIF A LONG TERME

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40 CREDIT REPORTE
41 FONDS SPECIAUX
42 PRETS
49 POSTES EXTRAORDINAIRES
5 RECETTES
51 PRELEVEMENT COMMUNAUTAIRE
52 FONDS SPECIAUX
53 SUBVENTIONS DES BAILLEURS
54 CONTRIBUTIONS SPECIALES DES
ETATS MEMBRES
55 REVENUS DIVERS
59 POSTES EXTRAORDINAIRES
6 DEPENSES
61 ADMINISTRATION
62 PROGRAMMES
69 POSTES EXTRAORDINAIRES
7 ACTIF NET
71 RECETTES EXCEDENTAIRES PAR
RAPPORT AUX DEPENSES
72 DEFICIT
73 POSTES EXTRAORDINAIRES
74 RESERVES

Article 8. Contrôles internes – Rôles et attributions (Plan comptable et procédures

de mise à jour)

N° Responsable Attributions

1 Responsable des finances • Détermine la nécessité d’une révision et

avise le Commissaire chargé de
l’Administration et des Finances ou le chef
de l’institution.
2 Commissaire Administration et • Approuve la demande en faveur d’une
Finances révision du Plan comptable, en concertation
avec le Contrôleur financier.

Chapitre 4. Budgétisation
Article 9. Principes
Les principes fondamentaux pour la préparation du budget sont tel qu’exposé dans le
Règlement financier. Le budget de la CEDEAO repose sur la méthodologie de « gestion axée
sur les résultats ». Le budget est la représentation financière du Plan d’action de la CEDEAO.

Article 10. Structure

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1. Le budget prend en compte les recettes et les dépenses prévues pour la période.

2. La structure du budget est conforme aux dispositions de l’article 12 du Règlement

financier de la CEDEAO :

a. les recettes font l’objet d’un classement dans le budget en fonction de leur
origine ;

b. les dépenses sont présentées en fonction d’une nomenclature indiquant leur

destination : « administration » et « programme ».

3. Les recettes et les dépenses sont classées sous des titres, des chapitres, des articles et des
rubriques.

Article 11 Eléments du budget

1. Le budget comporte deux volets : budgets de fonctionnement et des programmes.

2. Budget de fonctionnement : Il concerne les coûts liés à l’exécution des fonctions

clés d’appui aux volets services du programme. Ce sont des coûts encourus pour l’ensemble
des fonctions exécutives et administratives des institutions et d’autres dépenses à caractère
général qui ne sont pas liées particulièrement à un domaine majeur du programme des
institutions. En général, les coûts de fonctionnement ne peuvent être directement liés à un
objectif de programme spécifique sans un effort disproportionné par rapport aux résultats
(part des salaires et avantages, dépenses de fonctionnement et d’entretien, amortissement et
intérêts).

3.Budget des programmes

Le budget des programmes concerne les coûts susceptibles d’être
directement liés à un objectif spécifique de programme.

Article 12. Préparation et approbation du Plan d’Action et du Budget

1. La préparation du Plan d’Action (PA) s’inspire du Plan stratégique et suit les étapes
suivantes :
a. la publication par l’Ordonnateur d’une note circulaire de budget
assortie d’un chronogramme, en vue de la préparation du Plan
d’Action ;
b. la préparation du plan d’action et l’établissement du budget y afférent
par les différents échelons de la Direction ;
c. l’analyse du Plan d’action et du budget au niveau de chaque
institution ;

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d. la présentation du Plan d’action et du budget au Comité d’arbitrage
budgétaire inter institutionnel ;
e. la consolidation du Plan d’action global et du budget de l’institution ;
f. la soumission au Conseil, par le truchement du Comité de
l’Administration et des Finances, du Plan d’action et du budget
consolidé, pour approbation.

2. Chronogramme de préparation du Plan d’Action et du projet de budget

a. Juillet : note circulaire de budget ;
b. Début août : consultations institutionnelles ;
c. Fin août : consultations interinstitutionnelles ;
d. Septembre : consolidation ;
e. Octobre : présentation au Comité de l’Administration et des
Finances ;
f. Novembre : soumission au Conseil des ministres.

3. Instructions de préparation du budget

a. . La note circulaire de budget indique notamment :
i. les principaux objectifs fixés pour l’année à venir ;
ii. les ressources financières mobilisables pour les différentes
institutions ;
iii. le calendrier de préparation du Plan d’action et du budget annuels.

a. Dès réception de la Note circulaire, les différents Responsables convoquent leurs

collaborateurs et leur transmettent les instructions relatives à la préparation du
Plan d’action et du budget annuels.

b. Dans le souci d’harmoniser la présentation des avant-projets de budgets, des

modèles du Plan d’action et du budget annuels et des fiches budgétaires sont
présentés et remis aux différents Responsables.

c. Une date butoir est arrêtée pour la remise des documents.

Article 13. Préparation interne et intra institutionnelle du Budget et du Plan

d’action annuel

1. La préparation du Plan d’action et du Budget annuels (PABA) de la CEDEAO

s’inspire du plan stratégique de la CEDEAO.

2. Le Plan d’action et le Budget annuels de la CEDEAO mettent en évidence

l’ensemble des activités à entreprendre au cours de l’exercice financier.

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3. Les activités estimées s’équilibrent avec l’allocation annuelle en sus des fonds
éventuellement reportés, tels qu’approuvés pour les programmes pluriannuels en
cours d’exécution.

4. Au niveau de la Commission

a. Le Directeur des Finances est chargé de l’élaboration du budget administratif de la

CEDEAO qui s’inscrit dans le droit fil du plan d’action. Les différents chefs des
départements de la Commission, en ce qui les concerne, confectionnent les budgets des
programmes en se fondant sur le Plan d’action et le budget annuels, en tant qu’ils se
rapportent à leurs activités.

.
b. En annexe à ce document figurent desoutils de gestion tels que :
i. Le budget des investissements en capital de la Commission
ii. Le budget de fonctionnement de la Commission
iii. L’état prévisionnel de la performance financière de la Commission
iv. L’état prévisionnel de la situation financière de la Commission
v. L’état prévisionnel des flux de trésorerie de la Commission et
vi. le budget de trésorerie de la Commission

5. Au niveau des Institutions

Le Responsable financier de chaque institution, en concertation avec les chefs d’Unités/de
Départements, établit son budget en appliquant la circulaire budgétaire de la CEDEAO ainsi
que le plan d’action et le budget annuels de son institution. Le Responsable financier soumet
au Chef d’institution pour approbation et transmission à la Commission, un Plan d’action et
un budget annuels. En annexe à ce document figurent des outils de gestion tels que :
i. Le budget des investissements en capital de l’institution
ii. Le budget de fonctionnement de l’institution
iii. L’état prévisionnel de la performance financière de l’institution
iv. L’état prévisionnel de la situation financière de l’institution
v. L’état prévisionnel des flux de trésorerie de l’institution
vi. Le budget de trésorerie de l’institution.

Article 14. Consolidation du Plan d’action et du budget annuels de la CEDEAO

1. Le Plan d’action des différentes institutions est transmis au Commissaire chargé de

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l’Administration et des Finances aux fins de consolidation. Le Directeur des Finances étudie

les différents Plans d’action et budgets annuels au regard de la note circulaire du Président de

la Commission et organise des réunions à l’effet d’examiner et valider le budget consolidé.

2. Les budgets élaborés sont consolidés pour donner naissance à un seul et unique Plan
d’action et budget à l’échelle de la Communauté. Ces Plan d’action et et Budget mettent en
exergue et font la ventilation des budgets administratifs et de programmes.

3. Les Plan d’action/et Budget annuels consolidés sont transmis par la voie hiérarchique
au Président de la Commission pour approbation.

En annexe au document figurent des outils de gestion tels que :

i. Le budget des investissements en capital de l’institution

ii. Le budget de fonctionnement de l’institution
iii. L’état prévisionnel de la performance financière de l’institution
iv. L’état prévisionnel de la situation financière de l’institution
v. L’état prévisionnel des flux de trésorerie de l’institution
vi. Le budget de trésorerie de l’institution.

Article 15. Approbation par le Conseil des Ministres des Plan d’Action et Budget
annuels consolidés

1. Le Président de la Commission ou son délégataire, présente les Plan d’Action et

Budget annuels consolidés au Comité de l’Administration et des Finances pour
examen et approbation ultérieure par le Conseil.

2. Au cas où le budget n’aurait pas été approuvé avant le début de l’exercice

a. l’Ordonnateur est autorisé par le Président du Conseil à continuer à exécuter

jusqu’au 31 mars les opérations de recettes et de dépenses sur la base du
dernier budget approuvé, déduction faite, le cas échéant, des crédits affectés à
des dépenses non renouvelables ;

b. le montant payé par mois et par poste ne peut excéder le douzième (1/12) du
montant total du crédit inscrit à ce poste durant l’exercice précédent ;

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c. tout paiement effectué en vertu de la disposition précédente est comptabilisé
au moment où les paiements sont effectués sur la base du crédit budgétaire.

Article 16 Exécution du budget

Le budget de la CEDEAO est exécuté en se référant aux directives énoncées au présent

manuel.

Article 17. Suivi et contrôle du budget

1. Le contrôle budgétaire est un outil de gestion qui évolue tout au long de l’exercice,
comparant les éléments réels (recettes et dépenses) à ceux liés aux prévisions, pour
mesurer et analyser les différences. Cette opération permet de prendre des mesures
correctives en temps opportun..

2. Les conditions sine qua non pour un contrôle budgétaire efficace sont, entre
autres :
a. l'efficacité : la recherche de variations devrait permettre de faire ressortir les
erreurs au niveau des provisions, les changements de programmation de la
mise en œuvre ou les fluctuations excessives de valeurs ;
b. la célérité : les écarts constatés doivent être rapidement corrigés pour
minimiser le risque d’éloignement par rapport aux objectifs ;
c. la fréquence : le contrôle budgétaire mensuel constitue une condition
préalable mais avec l’accès en ligne, les utilisateurs peuvent suivre leur
budget au jour le jour.

Article 18. Virements et transferts

1. Conformément aux dispositions du chapitre 9 du Règlement financier de la

CEDEAO:
a. fixation des enveloppes budgétaires : les crédits votés au titre du budget d’un
exercice, pour chaque poste de dépenses ne doivent pas, en principe, être
affectés à d’autres postes ;
b. les transferts, d’un poste à un autre, de dépenses liées au même chapitre
budgétaire peuvent se faire au cours de l’exercice budgétaire sur autorisation de
l’Ordonnateur et sous réserve d’un audit préalable par le Contrôleur financier ;
c. les transferts entre chapitres sous le même titre ou d’un titre à un autre (à
l’exception de l’utilisation de la provision pour imprévus) ne peuvent se faire
au cours de l’exercice budgétaire que sur autorisation du Président de la
Commission et sous réserve d’un audit préalable du Contrôleur financier ;

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d. le recours aux crédits votés pour les « imprévus » doit être strictement limité
aux postes de dépenses qui ne sont pas spécifiquement prévus dans le cadre
d’autres rubriques budgétaires. L’accès à ces crédits peut être autorisé par le
Président du Conseil des ministres sur avis du Contrôleur financier.

Article 19. Collectif budgétaire

Les collectifs budgétaires sont examinés et approuvés selon les procédures d’approbation du
budget

Chapitre 5 Procédures relatives aux recettes

Article 20
1. Le présent chapitre décrit de manière détaillée les procédures et méthodes liés à
l’enregistrement et la comptabilisation des recettes de la CEDEAO.

a. les politiques et normes régissant les recettes se conforment aux dispositions du

Chapitre VII du Règlement financier ;

b. les principales sources de recettes de la CEDEAO sont le prélèvement

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communautaire et les contributions des bailleurs de fonds. Les produits du
prélèvement communautaire sont versés dans un compte ouvert à la Banque
centrale de chaque Etat membre et dédié au prélèvement communautaire. Les
recettes provenant des bailleurs de fonds font l’objet d’un transfert dans des
comptes ouverts au nom de la CEDEAO à cet effet, et parfois donnent lieu à
l’émission de chèques ;

c. les soldes reçus par la Commission de la CEDEAO pour le compte des

institutions font l’objet d’une comptabilisation au niveau communautaire ainsi
qu’au niveau institutionnel.

Article 21. Gestion du prélèvement communautaire

1. Niveau communautaire
a. Comptabilisation des recettes
La CEDEAO comptabilise au titre de ses recettes, les produits de prélèvements
effectués sur les importations en provenance de pays tiers tels qu’évalués par
les institutions douanières des Etats membres. La Commission de la CEDEAO
procède à une vérification pour s’assurer de l’exactitude du montant des
liquidations. Le taux de prélèvement communautaire ainsi que les procédures
de liquidation et de reversement des produits sont tels que stipulés dans le
Protocole relatif au prélèvement communautaire.

b. Dépôt des produits du prélèvement

Les produits du prélèvement recouvrés sont déposés sur les comptes de la
CEDEAO ouverts auprès des banques centrales des États membres, dans un
délai n’excédant pas un mois, à compter de la date de recouvrement.

c. Virements bancaires
Les produits déposés dans les banques centrales des États membres font l’objet
de transfert dans les comptes communs centralisés de la CEDEAO, dans un
délai de trois mois.

d. Décaissements au profit des institutions

i. Les produits du prélèvement communautaire sont décaissés au profit des
institutions de la CEDEAO en fonction du budget approuvé pour chaque
institution.

ii. Les allocations, faites sur une base trimestrielle, sont fonction des besoins

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 Manuel de procédures comptables
réels des institutions

iii. Chaque institutiond soumet des requêtes de fonds accompagnées des

documents appropriés et en respectant le format défini par le Comité de
gestion du prélèvement communautaire.

iv. L’Ordonnateur ou son délégataire fait transférer directement sur les comptes
bancaires des institutions ou établir des chèques en leur faveur, pour des
montants correspondant à la part qui leur est allouée au titre du prélèvement
communautaire, puis les informe par écrit.

v. Les institutions confirment par écrit à la Commission de la CEDEAO la

réception des montants transférés au titre du prélèvement communautaire,
dans un délai maximum d’une semaine à compter de la date de réception.
Une opération de rapprochement est effectuée après réception de la
confirmation.

e. Écritures comptables requises

i. Lorsqu’un montant des recettes du prélèvement communautaire dû à la
CEDEAO a été déterminé conjointement avec l’institution douanière de l’État
membre :

Dr Effets à recevoir – État membre

Cr Comptes de recettes du prélèvement communautaire

ii. La CEDEAO reçoit un avis de crédit et un relevé bancaire indiquant que des
montants relatifs au prélèvement communautaire ont été déposés sur le
compte ouvert à cet effet auprès des banques centrales des États membres.

Dr Banque (compte bancaire réservé au prélèvement

communautaire dans les banques centrales des États membres)
Cr Effets à recevoir – États membres

iii. Transfert de fonds de la Banque centrale des États membres au compte

commun de la CEDEAO
(i) Sur instructions à la Banque centrale des Etats membres pour le
transfert de fonds du compte du prélèvement communautaire au
compte commun.

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 Manuel de procédures comptables
Cr Banque - Compte bancaire ouvert au titre du prélèvement
communautaire à la Banque centrale des États membres
Dr Compte de fonds en transit

(ii.) Dès réception des fonds dans le compte commun central

Dr Banque (Comptes bancaires du prélèvement
communautaire en $US/FCFA)
Dr Compte de fonds en transit

(iii) Une fois qu’une demande d’allocation au titre du

prélèvement a été approuvée :

Dr – Comptes d’affectation (compte de charges de l’institution)

Cr – Compte des allocations à payer (de l’institution)

(iv) Après transfert du produit du prélèvement à l’institution :

Dr – Compte des allocations à payer (de l’institution)

Cr – Banque (Comptes bancaires du prélèvement
communautaire en USD/ F.CFA)

f. Subvention versée aux États membres

Un montant correspondant à 4,5 % des produits recouvrés par les États membres au
titre du prélèvement et déposés sur les comptes de la CEDEAO, est alloué aux Etats
membres respectifs au titre de la subvention pour les programmes d’intégration.

Une fois que le montant de la subvention aux États membres a été déterminé et
approuvé:

Dr – Compte (cellules nationales) des subventions (compte des charges)

Cr – Compte des subventions à payer (cellules nationales)

Après le transfert de la subvention aux États membres, les opérations

suivantes sont effectuées :

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 Manuel de procédures comptables
Dr – Compte des subventions à payer (cellules nationales)
Cr – Banque (Comptes Banques centrales du prélèvement communautaire)

Article 22. Niveau institutionnel

1. Comptabilisation des recettes
a. Dès réception de l’avis de transfert envoyé par l’Ordonnateur ou son
délégataire, au niveau de chaque institution, l’Ordonnateur ou son
délégataire donne instruction à son Comptable pour l’enregistrement
des transactions dans les livres de comptes conformément aux
dispositions de l’article 31 du Règlement financier de la CEDEAO.

b. Dès réception des fonds dans les comptes bancaires, le Chef du service
des finances donne instruction au Comptable de passer les écritures
dans les livres en utilisant le bordereau d’avis comme document source.

2. Écritures comptables pertinentes

a. Les écritures comptables suivantes sont passées au regard de l’avis reçu de
l’Ordonnateur ou son délégataire :

Dr – Prélèvement communautaire à recevoir de la Commission de

la CEDEAO
Cr – Compte de l’institution réservé aux recettes au titre du
prélèvement communautaire

b. Dès réception des fonds provenant du prélèvement, les institutions passent les
écritures suivantes en tenant compte des frais bancaires et des pertes et gains
de change :

Dr – Comptes bancaires des institutions

Dr – Compte des frais bancaires
Dr – Compte de gain (perte) sur change
Cr – Produit du prélèvement communautaire à recevoir de la
Commission de la CEDEAO
Cr - Compte de gain ou perte sur change

3. Funds Excedentaires
Selon i’article 46 du Reglement Financier, les produits du Prelevement communautaire
non utilises au 31st Decembre devront etre reverses a la Commission au cours de l’anne

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 Manuel de procédures comptables
suivant. Le remboursement du montant non utlise’ devra etre effectue par deduction
dudit montant de l’allocation du deuxieme trimestre.

Article 23. Contrôles internes du prélèvement communautaire – rôles et attributions

N° Responsable Attributions

1 Commissaire ƒ Reçoit les requêtes de fonds des institutions ;

ƒ Examine et approuve les requêtes.
Administration et
Finances
2 Contrôleur financier ƒ S’assure de la régularité et du bien-fondé de
la requête relative aux fonds du prélèvement
communautaire au regard du budget
approuvé par le Conseil ;
ƒ S’assure que les écritures requises ont été
passées dans les documents comptables.
Directeur des Finances ƒ Reçoit les approbations et procède au
3 traitement des décaissements en faveur des
institutions ;
ƒ Notifie aux différentes institutions les
décaissements effectués en leur faveur et
assure le suivi des opérations de
rapprochement portant sur les
décaissements.
Article 24. Fonds extérieurs et fonds spéciaux
1. Mobilisation des ressources extérieures
a. L’Ordonnateur donne pouvoirs aux Chefs des institutions de signer les différents
accords de financement avec les bailleurs de fonds ou mettre en place des fonds
spéciaux, conformément aux dispositions du Règlement financier.

b. Les fonds extérieurs sont utilisés dans le but de financer des objectifs stratégiques
de la Communauté, conformément au présent manuel de procédures et aux autres
textes pertinents.

2. Suivi des conventions de financement

Les procédures suivantes visent à assurer :
a. La distribution, dès après la signature, de copies de la convention à tous les
responsables de services respectifs, notamment le Commissaire/Chef
d’institution, le Contrôleur financier, les directeurs des Finances, des Affaires
juridiques, des Relations extérieures et de l’Audit interne.
b. le suivi des conventions de financement
c. l’élaboration des demandes de décaissement conformément au planning de
décaissement

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 Manuel de procédures comptables
d. la rédaction d’un rapport de suivi des activités financées

3. Ouverture des dossiers de suivi du contrat

Le Responsable des finances ouvre un dossier manuel de suivi du contrat dans lequel est
classé ledit contrat.

4. Elaboration d’un tableau de suivi des conventions de financement

Le Directeur Financier doit :

a. Elaborer et/ou mettre à jour le tableau de suivi des contrats renseignant sur les
conditions spécifiques et tous les termes contractuels concernant les
décaissements ainsi que les rapports financiers et autres conditions
spécifiques ;

b. Vérifier le respect des dispositions financières pertinentes par les

départements et programmes bénéficiaires ;

c. Informer par écrit le Chargé de programme de tout manquement ou

dysfonctionnement, dès que ces manquement et dysfonctionnement sont
constatés ;
d. Examiner et faire des rapprochements sur les soldes des fonds avec le
bailleur à la fin de chaque programme

5. Demande de décaissement

Le Directeur Financier doit

a. Elaborer les demandes de décaissement suivant le modèle exigé aux termes

de l’accord et conformément au planning de décaissement stipuléb.
Saisir les données comptables et financières relatives au contrat de
financement
c. Etablir à l’échéance contractuelle les états et rapports financiers y afférents

6. Comptabilisation des recettes

a. Les fonds des bailleurs destinés à la Communauté, sont comptabilisés en tant

que produits à recevoir dès la signature de l’accord, en se fondant sur le
calendrier de décaissement prévu dans ce cadre. Les fonds reçus sont
comptabilisés comme des recettes.

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 Manuel de procédures comptables
b. Les fonds des bailleurs, y compris les dons non monétaires à la juste valeur
du marché, sont comptabilisés dès signature de l’accord de financement, dès
lors qu’il existe une assurance raisonnable que l’entité se conformera aux
conditions liées aux dons et que ceux-ci seront effectivement reçus.

c. Les fonds des bailleurs sont gérés conformément aux règles et procédures
convenues avec les partenaires.

d. Écritures comptables pertinentes.

i. Ligne d’action en cas de signature d’un accord

Lorsqu’un accord est signé et que les conditions générales et spécifiques sont
remplies, l’opération est enregistrée comme élément hors-bilan (état de la
situation financière). Les montants décaissés par la suite sont enregistrés comme
éléments du bilan (état de la situation financière), réduisant ainsi le montant hors
bilan.
Engagements des bailleurs
DR Compte pour les engagements de fonds – bailleur de fonds
CR Compte de contrepartie d’engagement – bailleur de fonds

Engagements du bénéficiaire
DR Compte pour les engagements de contrepartie d’engagement
CR Compte de l’activité à entreprendre – bailleur de fonds

ii. Annulation de la subvention avant son effectivité pour cause de non

satisfaction des conditions :

CR Compte de contrepartie d’engagement – bailleur de fonds

DR Compte pour les engagements de fonds – bailleur de fonds

DR Compte de l’activité à entreprendre –

CR Compte de contrepartie d’engagement

iii. Dès réception des fonds :

DR Engagement de contrepartie – bailleur de fonds

CR Compte pour les engagements de fonds – bailleur de fonds
avec les montants reçus

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 Manuel de procédures comptables

DR Banque
CR Compte fournisseur/Compte du bailleur 1000
avec le montant reçu

Emploi des fonds : DR Dépenses

CR Compte fournisseur (Vendeur)

DR Compte fournisseur (Vendeur)

CR Banque

DR Compte fournisseur Bailleur

CR Compte de produits Bailleur

iv. Mise en œuvre des activités

DR Compte activité à entreprendre
CR Compte de contrepartie d’engagement

v. Remboursement de fonds non utilisés :

DR Compte fournisseur Bailleur
CR Banque

DR. Compte contrepartie d’engagement

CR Compte fonds d’engagement – Bailleur

DR. Compte activité à entreprendre

CR Compte contrepartie d’engagement
te de contrepartie d’engagement

vi. Clôture de projet avec des fonds inutilisés

DR Produits comptabilisés d’avance – Bailleur
CR Recettes/Produits – Bailleur

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 Manuel de procédures comptables
DR Compte contrepartie d’engagement reçue – Bailleur CR Compte fonds
d’engagement– Bailleur

DR Compte activité à entreprendre

CR Compte de contrepartie d’engagement

Article 25. Dons en espèces/par chèque

1. Les dons en espèces sont reçus par virements bancaires directs ou par
chèques à porter soit sur des comptes spéciaux, soit sur des
comptes généraux tenus par chaque institution.

2. L’Ordonnateur ou son délégataire accuse réception des dons par la

délivrance d’un reçu officiel (pour les entrées en espèces ou par
chèque) et/ou une lettre d’accusé de réception (s’il s’agit de
paiements bancaires directs).

.
3. Le Comptable enregistre l’opération dans le livre des comptes et conserve les photocopies
des chèques et des bordereaux de versement dans les dossiers à des fins de rapprochement et
d’audit.

4. Écritures comptables
a. Les dons en espèces donnent lieu aux passations d’écritures suivantes :

Dr - Banque / Espèces
Cr – Recettes (Source de recettes)

Article 26. Dons en nature (biens matériels)

1. Les dons sont réceptionnés dans les magasins de l’institution en présence du

représentant du département bénéficiaire, du département des finances, des contrôleurs, de la
cellule de passation de marchés et d’un spécialiste en la matière.

2. Le Chef du service des finances veille à ce que les dons en nature soient

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 Manuel de procédures comptables
comptabilisés à leur juste valeur. Il peut s’attacher si nécessaire les services d’un expert en
estimations, en vue de permettre la passation d’écritures comptables.

3. Le Magasinier enregistre les biens dans le grand livre d’approvisionnements à la

valeur déterminée par le Chef du service des finances.

4. Les affectations de biens se font sur la base de l’état d’inventaire, tel que spécifié
dans le présent manuel.

5. Écritures comptables

a. Pour les dons en nature (si l’élément d’actif a un cycle de vie supérieur à un
an) :

Dr – Élément d’actif (Équipement, par exemple)

Cr – Produits de bailleurs de fonds comptabilisés d’avance
avec la valeur totale confirmée de l’élément d’actif.

b. À la fin de l’année :

Dr – Produits de bailleurs de fonds comptabilisés d’avance

Cr – Recettes (Source de recettes)
Avec une proportion de la valeur établie de l’actif
Dr – Amortissement
Cr – Amortissement cumulé

Article 27 Dons en nature (Services)

1. Une valeur est attribuée à tous les dons sous forme de prestations de services en
faveur de la Commission de la CEDEAO, de ses institutions, agences ou bureaux.

2. L’Ordonnateur ou son délégataire veille à ce que les valeurs appropriées soient

affectées à de tels services, en tenant compte des coûts que la CEDEAO aurait supporté en
situation de pleine concurrence.

3. Écritures comptables :

a. Pour les dons en nature (lorsque des services ont été rendus) :

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 Manuel de procédures comptables
Dr. Dépenses (au titre du service rendu)
Cr Recettes (source des recettes)

Article 28 Contributions sous forme de participation aux coûts

1. Les contributions sous forme de participation aux coûts sont réceptionnées dans la
monnaie stipulée dans l’accord concerné.

2. Écritures comptables :
a. Pour les contributions sous forme de participation aux coûts, dès
la comptabilisation de la contribution :

Dr Effets à recevoir Bailleurs de fonds

Cr Contribution – Bailleurs de fonds
Dr Effets à recevoir CEDEAO
Cr Contribution – CEDEAO

b. Dès réception :

Dr Banque
Cr Effets à recevoir – Bailleurs de fonds
Dr Banque
Cr Effets à recevoir – CEDEAO

Article 29. Bordereaux de recettes

1. Toutes les réceptions de fonds font l’objet de l’établissement d’un bordereau de
recettes (BR) officiel et sont accompagnées des documents justificatifs pertinents.

2. Les reçus de caisse font l’objet d’une numérotation séquentielle et sont dûment
approuvés. Ils doivent en outre indiquer la date de réception, l’objet et le code du compte à
créditer.

3. Les bordereaux de recettes délivrés en contrepartie des fonds reçus au titre du

remboursement d’avances doivent comporter le/les numéro(s) du/des bordereau(x) de
paiement anticipé au titre duquel/desquels les avances ont été initialement effectuées.

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 Manuel de procédures comptables
4. En cas de recouvrement de produits de ventes, de location d’espace de bureau, etc.,
un reçu unique accompagné d’une liste détaillée doit être émis en fin de compte. Le livre de
caisse doit, toutefois, indiquer les opérations détaillées correspondant au montant total.

5. Les bordereaux de recettes doivent comporter les mentions ci-après:

A. le numéro du BR ;
B. le numéro d’engagement ;
C. le code de réception ;
D. le montant reçu ;
E. la date de réception ;
F. le numéro du payeur ;
G. les nom et adresse du payeur ;
H. le taux de change ;
I. une description des biens réceptionnés ou des services rendus. Les reçus
doivent comporter le numéro du reçu de transaction et, s’il y a lieu, les reçus
établis par le personnel, les agents, les experts ou les consultants doivent
indiquer la période concernée ;
J. il est affecté des numéros de série aux BR, aux chèques, aux virements
bancaires et aux traites à vue ;
K. la signature du payeur ou un reçu ou tout autre document valable remplaçant
la signature. En cas de non-obtention de la signature du payeur, les
documents adéquats doivent être joints au bordereau de réception pour
indiquer, de quelque manière, que le payeur a bel et bien effectué le paiement
(comme, par exemple, un avis de débit de compte bancaire, etc.) ;
L. les signatures des comptables, de l’Ordonnateur ou de son délégataire et du
Contrôleur financier ;
M. le titre en vertu duquel les fonds sont réceptionnés : le nom et le titre de
l’Ordonnateur, la date de référence, la lettre d’autorisation ;
N. le mode de réception – chèque , virement bancaire ou traite à vue ;
O. un échantillon du bordereau de réception est joint en Annexe au présent
document.

Article 30. Contrôles internes des fonds des bailleurs (Rôles et attributions)

N° Responsable Attributions

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 Manuel de procédures comptables
N° Responsable Attributions

1 Président de la ƒ Examine les accords passés avec les

bailleurs de fonds ;
Commission ƒ Donne autorisation au Chef des institutions
de signer les accords avec les bailleurs de
fonds.
2 Commissaire chargé de ƒ Signe les accords avec les bailleurs de fonds
concernant à la Commission de la
l’administration et des CEDEAO, lorsque le Président l’y autorise ;
finances ƒ Accuse réception pour le compte de la
Commission des fonds émanant des bailleurs
.
3 Contrôleur financier ƒ Examine l’adéquation de la valeur attribuée
aux dons en nature et en informe le
responsable concerné ;
ƒ Examine ou vise l’accord passé avec les
bailleurs de fonds en s’assurant que les
mécanismes de décaissement sont conformes
au Règlement financier ;
ƒ Est présent lorsque les biens faisant l’objet
du dons sont réceptionnés.
4 Chefs d’institutions ƒ Signent les accords avec les bailleurs de
fonds au nom des institutions ;
ƒ Accusent réception des fonds provenant des
bailleurs au profit des institutions.

5 Chef du service des ƒ Veille à ce que les valeurs approuvées soient

affectées aux biens – matériels et
finances immatériels – objets de dons ;
ƒ Autorise la préparation des grands livres et
approuve la passation d’écritures.

6 Comptable ƒ Enregistre les opérations comptables

relatives aux recettes ;
ƒ Prépare le rapprochement des comptes des
bailleurs de fonds.

7 Magasinier ƒ Enregistre tous les dons de biens matériels

dans les grands livres d’approvisionnement.

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 Manuel de procédures comptables
Article 31 Traitement d’autres fonds
Les autres fonds, tels que définis dans le cadre de l’article 34 du Règlement financier,
renvoient à ceux levés ou réceptionnés au nom de la CEDEAO et comprennent les produits de
placements auprès des banques, les prêts, les ventes de biens meubles et immeubles, les
arriérés de cotisation des États membres, et toute autre ressource que le Conseil pourrait
déterminer.

Article 32 Placement des fonds

1. Les passations d’écritures comptables ci-après sont effectuées en cas de placement de fonds
:

Dr - Compte d’investissement (placement) (n° de Compte XXX)

Cr - Banque – Compte XXXX (n° de Compte xxx)
2. À la date d’échéance de l’investissement, les écritures ci-après sont passées :

Dr - Banque – Compte (n° de Compte xxxx) – avec valeur de rachat

Cr - Compte d’investissement (n° de Compte xxx) – avec le montant investi
Cr - Produits financiers (n° de Compte xxx) – avec l’intérêt sur l’investissement

Article 33 Vente d’actifs immobilisés et de valeur mobilières

1. Comptabilisation du produit des cessions :

Au coût historique de l’élément d’actif :

Dr – Compte d’hébergement des produits de cession d’immobilisations
Cr – Compte d’hébergement des produits d’immobilisations

Dr – Compte d’amortissement cumulé

Cr – Compte d’hébergement des produits de cession d’immobilisations
avec la valeur de l’amortissement cumulé jusqu’au moment de la cession.

Dr – Compte bancaire
Cr – Compte d’hébergement des produits de cession d’immobilisations
avec les produits de la vente.

2. Comptabilisation des pertes et profits sur cession :

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 Manuel de procédures comptables

Dr – Compte d’hébergement des produits de cession d’immobilisations

Cr – Compte de résultat avec les gains sur les cessions
Ou

Dr – Compte de résultat avec les pertes sur les cessions

Cr – Compte d’hébergement des produits de cession d’immobilisations

Article 34 Arriérés de cotisations

1. Au niveau de la Communauté
a. Arriérés des cotisations dus par les Etats membres et découlant de l’ancien
régime de contributions :

PM
Dr – Effets à recevoir (arriérés de cotisations des Etats membres)
Cr – Arriérés de cotisations (Institutions)

b. Dès réception des règlements par les États membres

Dr – Banque
Cr – Effets à recevoir (arriérés de cotisations des Etats membres)
c. Après paiements aux différentes institutions
Dr – Arriérés de cotisations (Institutions)
Cr - Banque

d . Radiations
Dr – Arriérés de cotisations (Institutions)
Cr – Effets à recevoir (Etats membres)

Article 35 Contributions volontaires

1. Dès réception de contributions en nature/ sous forme de fonds :

Dr - Effets à recevoir

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 Manuel de procédures comptables
Cr - Compte du bailleur/contributeur (Compte de revenus)

Dr - Banque/Actifs
Cr - Compte débiteurs

Article 36 Retenues salariales (retenues à la source, notamment pour la prise en charge

médicale, le plan d’épargne pour le personnel, etc.)

Dr - Frais médicaux
Dr - Compte débiteurs Personnel
Cr - Compte fournisseur

Dr - Compte fournisseur
Cr - Banque

Dr - Compte des salaires à payer

Cr - Effets à recevoir Personnel

Article 37. Autres ressources (provenant notamment de l’utilisation des installations de la

CEDEAO, des placements, etc.)

Dr - Effets à recevoir
Cr - Entrées diverses (Compte de recettes)

Dr - Banque
Cr - Effets à recevoir

Chapitre 6 Procédures de dépenses

Article 38 Engagements
Conformément au Règlement financier, chaque poste de dépenses fait l’objet d’un

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 Manuel de procédures comptables
engagement ainsi qu’il suit :

1. Tout acte constituant un engagement de dépenses est initié par le Chef d’institution ou son
délégataire et appuyé par un ordre d’engagement visé par le Contrôleur financier et approuvé par
l’Ordonnateur. Le visa du Contrôleur financier a pour but de de s’assurer que :

a. la dépense est imputée à la rubrique appropriée ;

b. les fonds sont disponibles ;
c. la dépense est justifiée et conforme aux dispositions régissant la gestion de
l’institution ; l’incidence des mesures proposées sur les finances de l’institution
est prise en compte. Toutes les pièces justificatives de l’engagement sont mises
à la disposition du Contrôleur financier à cette fin.

2. Des pièces comptables relatives aux engagements, autorisation de

l’Ordonnateur et visa du Contrôleur sont tenus à jour, chaque pièce étant vérifiée au regard de
l’autre. Les éléments suivants doivent y figurer :

a. le total de la dotation figurant dans le budget ;

b. le total des augmentations et réductions de crédits résultant
des virements (le cas échéant) ;
c. le montant total de l’engagement ;
d. la dépense totale autorisée ;
e. le crédit disponible après autorisation.

Article 39. Validation

1. La validation des dépenses est l’acte par lequel l’Ordonnateur ou son délégataire :
a. vérifie l’identité du créancier
b. s’assure de l’authenticité de la créance
c. vérifie l’existence de la dette et le montant de la créance
d. vérifie les termes de remboursement de la dette.

Article 40. Autorisation

L’autorisation est l’acte par lequel l’Ordonnateur donne instruction au Comptable
d’effectuer le règlement des dépenses.

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 Manuel de procédures comptables
Article 41. Procédures de paiement

1. Paiements
a. Le paiement est l’acte par lequel l’agent comptable d’une institution apure une dette.
b. Le paiement peut se faire en espèces ou via un compte bancaire.
c. Les modalités de fonctionnement des comptes bancaires sont conformes aux
procédures définies au chapitre 7 du présent manuel.
d. Le paiement peut se faire en espèces pour certains types de dépenses par le
truchement d’un système de fonds de petite caisse à montant fixe.
e. Les modalités pour le fonctionnement des comptes de petite caisse doivent être
conformes aux procédures définies au chapitre 7 du présent manuel.
f. Tous les paiements doivent être attestés par des pièces officielles justificatives de
paiement de la CEDEAO, devant faire l’objet d’une numérotation séquentielle.
g. Pour éviter les doubles paiements, l’historique de paiement doit être consulté avant
la préparation de chaque paiement.
h. Chaque bénéficiaire de paiement se voit affecter un seul fournisseur ou membre du
personnel.

2. Dépenses encourues par une institution ou une agence pour le compte d’une autre
Les paiements effectués pour le compte des institutions, agences ou bureaux de la
CEDEAO sont imputés à l’agence concernée par le biais des comptes inter
institutionnels. Ce compte fait l’objet d’un rapprochement périodique et les
remboursements sont effectués par les institutions débitrices.

3. Les cautions remboursables pour services publiques

Les paiements effectués en guise de caution pour l’obtention de services publics tels
que le téléphone, l’électricité et le télex, etc. doivent être imputés directement au
compte de dépôt de la caution. L’original du reçu de cette caution, accompagné d’un
exemplaire de la pièce justificative de paiement, est conservé dans un dossier pour
dépôt remboursable. L’original du reçu sert au recouvrement futur de la caution au
moment de la résiliation du contrat ou de l’interruption du service. Sur demande de
l’auditeur, l’institution sollicite une confirmation par écrit des dépositaires de la
caution.

4. Aides financières
Toutes les aides financières, donations ou subventions approuvées par l’Ordonnateur sont

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 Manuel de procédures comptables
régies par un accord qui énonce clairement les modalités et conditions d’exécution et qui est
conforme aux dispositions du Règlement financier de la Communauté.

Article 42 Bordereaux de paiement

Un bordereau de paiement doit être délivré pour TOUT paiement et accompagné de
documents justificatifs.

1. Les bordereaux de paiement doivent comporter :

a. le numéro du bordereau ;
b. le numéro d’engagement ;
c. le code de la dépense ;
d. le montant du paiement ;
e. la date de paiement ;
f. le numéro du bénéficiaire ;
g. le nom et l’adresse du bénéficiaire ;
h. le taux de change ;
i. une description des biens reçus ou des services rendus. D’autre part, les paiements aux
fournisseurs doivent indiquer le numéro de facture et, s’il y a lieu, les paiements au
personnel, aux membres, aux experts et aux consultants doivent indiquer la période
concernée ;
j. les bordereaux de paiement, chèques, virements bancaires et traites à vue font l’objet
d’une numérotation séquentielle;
k. la signature du bénéficiaire ou un reçu ou encore tout autre document valable
remplaçant la signature. Au cas où la signature du bénéficiaire n’aurait pas été obtenue,
tout document idoine doit être joint au récépissé de décaissement pour indiquer, de
quelque manière, que le bénéficiaire a effectivement obtenu paiement (exemple, avis de
débit de compte bancaire, etc.) ;
l. les signatures des comptables, de l’Ordonnateur ou de son délégataire et du Contrôleur
financier ;
m. le pouvoir en vertu duquel le paiement a été effectué : le nom et le titre de
l’Ordonnateur, la date de référence, la lettre d’autorisation ;
n. le mode de paiement – chèque (C), virement bancaire (B) ou effet à vue.

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 Manuel de procédures comptables
2. Exigences relatives aux documents justificatifs

a. Les pièces justificatives de paiement doivent être accompagnées de documents appropriés

et complets : les originaux de factures, les bons d’engagement (si nécessaire), les reçus/chèques
annulés des bénéficiaires, les commandes d’achat local (CAL), l’accord de marché et d’autres
documents pertinents attestant la transaction.

b. Les paiements aux fournisseurs doivent être accompagnés de l’original de la facture, de la

CAL, des récépissés de reçus de magasins, de bons d’engagement, etc.

c. Les paiements aux consultants doivent être accompagnés de l’accord de contrat, de

l’original de la facture ou d’un reçu et doivent inclure le document de vérification des services qui
ont été rendus.

d. Le paiement des salaires doit être appuyé par les états de salaires, l’ordre d’engagement,
etc.

e. Le paiement des demandes de remboursement de frais de voyage doit être accompagné

d’un « Formulaire de retour de voyage » dûment rempli et de tous les documents justificatifs
pertinents.

Article 43 Contrôles internes (rôles et responsabilités) sur les paiements

No Responsable Responsabilité
1 Chef d’Institution Approuve les pièces justificatives de
paiement
2 Contrôleur Financier Passe au crible toutes les pièces
justificatives de paiement avant
paiement
3 Responsable des Finances • Engage les demandes de
paiement
• Signe les chèques ou les
ordres de transfert

5 Agent comptable • Rédige les chèques

• Met à jour le registre des
chèques
• Prépare les pièces
justificatives de paiement
pour l’avis du Chef
Comptable
• Emet des chèques pour les
bénéficiaires
• Classe les pièces
justificatives de paiement et
les reçus émis par les
bénéficiaires

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 Manuel de procédures comptables

Chapitre 7 Gestion de la liquidité

Ce chapitre définit les procédures régissant les services bancaires, les avances et autres
transactions en espèces, ainsi que stipulé dans le Règlement financier.

Article 44 Rentrée de fonds

1. Les rentrées de fonds peuvent provenir de :

i. montants crédités directement sur les comptes bancaires des institutions, des
agences et des bureaux de la CEDEAO ;
ii. les reçus de chèques ;
iii. les reçus de caisse

2. Tous les fonds reçus en espèces ou par chèque donnent lieu à l’établissement de reçus et
sont enregistrés et déposés au plus tard le jour ouvrable suivant la date de réception.

3. Un bordereau de réception doit être établi et dûment approuvé immédiatement pour tous les
fonds reçus.

Article 45 Pouvoir d’acceptation dans le cadre de la réception de fonds

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 Manuel de procédures comptables
1. Tous les fonds revenant aux institutions de la CEDEAO, à ses agences et à ses bureaux sont
réceptionnés sur approbation de l’Ordonnateur ou de son délégataire ou en fonction des
autorisations préalablement données aux termes des instruments juridiques de la Communauté.

2. La réception de fonds non couverts par un accord se fait sur autorisation préalable de
l’Ordonnateur.

Article 46 Validation des bordereaux de réception

Tous les bordereaux de réception doivent être vérifiés et approuvés par les agents dûment autorisés
à cet égard. Toutes ces pièces doivent également être signées par un agent d’engagement
(certificateur) et des agents de validation et d’ordonnancement :

1. l’agent d’engagement (certificateur) s’assure que l’objet du montant reçu est clairement
indiqué et que la CEDEAO est habilitée à réceptionner ces ressources ;

2. les agents commis à la validation et à l’ordonnancement enregistrent la recette et s’assurent

que les pièces justificatives ne comportent pas de rature ou de correction et portent la date du jour
où les fonds ont été effectivement réceptionnés et déposés à la banque et que la copie du bordereau
de dépôt est jointe au bordereau de réception.

3. Écritures comptables requises pour les réceptions de chèque

Dr - Compte de liquidité en transit (en attendant la compensation par la Banque

du dépôt de chèque)
Cr - Effets à recevoir

Dr - Banque
Cr - Compte de liquidité en transit (à la compensation du dépôt de chèque)

Article 47 Annulation des montants reçus

L’annulation des montants reçus peut s’avérer nécessaire si un chèque reçu et déposé est renvoyé
par la banque sans avoir été honoré. Dans de tels cas, le destinataire extourne les écritures. Un
chèque de remplacement peut être requis du payeur et dès réception d’un nouveau chèque, un
nouveau bordereau de réception est préparé.

Écritures comptables applicables aux dépôts de chèques annulés

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 Manuel de procédures comptables

Dr Effets à recevoir
Cr Compte de liquidité en transit

Article 48 Services bancaires

1. Les institutions de la CEDEAO tiennent un certain nombre de comptes bancaires dans le
but de faciliter la gestion, la comptabilisation et la présentation d’informations relatives aux fonds.
Les procédures et les processus suivants vont guider les institutions dans leurs activités bancaires :

a. la mise en place de comptes se rapportant au fonds de fonctionnement, pour les

institutions, les agences et les bureaux de la CEDEAO ;
b. la clôture d’un compte bancaire ;
c. le maintien de comptes bancaires ;
d. l’investissement des fonds excédentaires ;
e. le rapprochement des comptes bancaires.

Article 49. Mise en place de comptes se rapportant au fonds de fonctionnement

pour les institutions, les agences et les bureaux de la CEDEAO
(ouverture de comptes bancaires)

1. L’ouverture de tout compte bancaire est soumise à l’autorisation préalable de l’Ordonnateur

ou son délégataire, dans un délai d’un mois à compter de la date de réception de la requête.

2. Tous les signataires aux comptes bancaires sont soumis à l’approbation de l’Ordonnateur ou
son délégataire. Les signataires aux comptes bancaires sont classés en deux catégories : les
signataires du groupe A et ceux du groupe B. Chaque groupe de signataires comprend plus d’un
signataire. Les signataires du groupe A sont composés des membres du personnel dirigeant et ceux
du groupe B du personnel professionnel du département des finances.

3. Le pouvoir de signature est normalement accordé au membre du personnel recruté sur le

plan international. Ce pouvoir peut être concédé au personnel recruté au plan local à titre
exceptionnel, si l’effectif du personnel recruté au plan international est limité et à condition que le
compte fonctionne sur la base d’une signature conjointe.

4. Les signataires s’assurent que les requêtes de chèques et de virements bancaires ont été
convenablement préparées et sont accompagnées des documents idoines.

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 Manuel de procédures comptables

5. La Banque établit un avis bancaire et émet également un chéquier à l’ouverture du compte

bancaire, ces documents devant être conservés par le Chef du service des finances.

6. Dès l’ouverture d’un compte bancaire, , notification est faite, dans un délai d’un mois, à
l’Ordonnateur ou son délégataire, au Contrôleur financier et à l’Auditeur interne en chef.

Article 50 Clôture de comptes bancaires

1. La clôture de tout compte bancaire est soumise à l’accord préalable de l’Ordonnateur ou
son délégataire, dans un délai d’un mois à compter de la date de réception de la requête.

2. Les Chef des institutions, des agences et des bureaux de la CEDEAO informent
l’Ordonnateur de l’intention de procéder à la fermeture d’un compte, en indiquant les motivations
d’une telle décision.

3. L’Ordonnateur approuve la fermeture des comptes bancaires s’il juge satisfaisantes les
raisons données.

4. Le Chef d’institution donne à ce moment instruction à la Banque pour la fermeture du

compte.

5. La Banque adresse un avis à l’institution, l’informant de la clôture du compte.

6. À la clôture d’un compte bancaire, le Chef d’institution notifie l’Ordonnateur, le Contrôleur

financier et l’Auditeur interne en chef, en fournissant tous les détails concernant le compte, dans un
délai d’un mois à compter de la clôture dudit compte.

Article 51 Fonctionnement des comptes bancaires

1. Tous les paiements sont effectués par chèque ou virement bancaire, sauf si les paiements en
espèces sont soumis à une autorisation de l’Ordonnateur ou son délégataire. Les paiements de
montants modestes peuvent se faire sur le fonds de petite caisse.

2. Les soldes de compte bancaire doivent au minimum correspondre aux exigences liées aux
transactions officielles. L’échange de devises ne peut se faire que par le biais d’un système bancaire

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 Manuel de procédures comptables
ou, dans des situations exceptionnelles, de bureaux de change agréés. Toute dérogation à cette
disposition est soumise à l’approbation préalable de l’Ordonnateur ou son délégataire.

3. Un livre de caisse doit être conservé pour chaque compte bancaire et des rapprochements
bancaires effectués mensuellement pour chaque compte. Les livres de caisse et les rapprochements
bancaires font partie des états mensuels.

4. Les paiements sont passés en écritures à la date à laquelle ils sont effectués, c’est-à-dire
lorsque le chèque est émis, lorsque le transfert bancaire est demandé ou lorsque de l’argent en
espèces est payé.

Article 52 Recours aux virements bancaires

1. Lorsque les paiements sont effectués par virement bancaire, une requête de virement
bancaire est établie selon le format type joint au présent document.

2. Dans certains cas, les bureaux peuvent ne pas être autorisés à utiliser les formulaires autres
que ceux autorisés par les banques. Conformément aux directives contenues dans le présent manuel,
ces bureaux doivent se conformer aux règlementations bancaires et utiliser les formulaires officiels
de la Banque, en plus du formulaire standard de la CEDEAO.

3. Les paiements par virements bancaires ne doivent pas être effectués dans les cas où la
Banque n’émet pas rapidement d’avis de débit de virement bancaire, au moins mensuellement,
indiquant que le montant a été viré au bénéficiaire concerné ou ne fournit pas une liste détaillée des
virements bancaires sur le relevé bancaire.

Article 53 Virements bancaires : contrôles

1. La requête de virement bancaire est utilisée pour tous les paiements à effectuer par cette
méthode.
2. Les requêtes de virement sont préparées par l’institution, l’agence ou le bureau de la
CEDEAO et comprennent un original et une copie. Les formulaires de requêtes de virement
bancaire ne doivent comporter ni rature, ni correction et portent les mentions suivantes : « Nul et
sans effet en cas de rature ou de correction » et « Non valable après six mois ou un an », selon le
pays.
3. La requête de virement bancaire doit comporter les mentions suivantes :

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 Manuel de procédures comptables
a. date : date de la requête de virement ;
b. n° du bordereau de paiement : numéro du bordereau de paiement (BP) pour lequel
le virement bancaire est sollicité ;
c. n° de la requête du virement bancaire : un numéro d’ordre est créé par le système
comptable de l’institution, de l’agence ou du bureau ;
d. le nom de la Banque, le numéro de compte, le titre et la monnaie du compte
bancaire de la CEDEAO à partir duquel les virements sont sollicités ;
e. le(s) nom(s) du/des bénéficiaires, le(s) nom(s) de la/des banque(s) et le(s)
numéro(s) de compte bancaire sur lequel/lesquels l’on sollicite les virements ;
f. les montants à virer à chaque bénéficiaire et le montant total du/des virement(s)
requis. Le montant total de la RVB doit être indiqué à la fois en lettres et en
chiffres. Le montant en lettres doit indiquer la monnaie de paiement en lettres ; le
montant en chiffre devrait, lui, être précédé du symbole de la monnaie ;
g. le/les nom(s) et la/les signature(s) de l’Ordonnateur de la CEDEAO désigné sur les
registres de signataires de la banque
4. La RVB est envoyée à la Banque qui émet un avis de débit à l’intention du tireur.
5. Une copie de la RVB ainsi que de l’avis de débit est jointe au BP original.
6. Chaque RVB se rapporte à un seul BP. Les paiements concernant un BP sont traités sur la
base d’une seule RVB.
7. Tous les autres principes et contrôles de base concernant l’émission de chèque s’appliquent
aux RVB, notamment l’enregistrement dans le livre de caisse et d’autres formulaires
pertinents, la numérotation, les signataires et la conservation en lieu sûr.
8. Les procédures concernant les chèques égarés, abîmés, supprimés et périmés s’appliquent
également aux RVB.

Écritures comptables idoines

Dr Compte fournisseurs
Cr Banque

Dr Banque
Cr Effets à recevoir

Article 54 Approvisionnements

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 Manuel de procédures comptables
1. Cette procédure s’applique aux dépenses autorisées par les institutions de la Communauté
sur des comptes bancaires, en règlement de biens et services requis pour l’exécution
d’activités programmées.

2. Dans la pratique, les demandes de réapprovisionnement de compte sont adressées aux

bailleurs accompagnées des pièces justificatives requises par les conventions et apportant la
preuve que le paiement a été fait. Ces demandes doivent être effectuées régulièrement (une
fois par mois ou par trimestre) ou en fonction du rythme d’utilisation desdits fonds.

2. Le formulaire de demande est préparé au niveau de chaque Institution ou Agence par les
comptables. Il doit ensuite être approuvé par le Responsable des Finances et signé par les
personnes habilitées à le faire.

Article 55 Relevés bancaires

1. Des relevés bancaires doivent être reçus régulièrement à la fin de chaque mois ou selon une
périodicité plus courte convenue au préalable. Le cas échéant, des dispositions sont prises en
concertation avec la banque pour que celle-ci fournisse des relevés indiquant :

a. le solde d’ouverture au début du mois ;

b. les opérations quotidiennes (indiquant le numéro du chèque ou le numéro du
virement concerné pour chaque paiement par chèque ou virement bancaire, etc.) ;
c. le solde de clôture en fin de mois.

2. Tous les avis de débit et de crédit qui n’ont pas été émis au moment de la transaction sont
réclamés à la fin du mois.

Article 56 Relevé de rapprochement bancaire

1. L’objectif du rapprochement bancaire mensuel est de prouver que les écritures dans les
livres de caisse sont correctes et ont fait l’objet de rapprochement avec les opérations qui ont été
enregistrées par la Banque. Les différences sont analysées et donnent lieu à l’établissement d’un
rapport.

2. Les rapprochements mensuels sont vérifiés et certifiés par un agent responsable en tenant
compte des principes de séparation des fonctions (autrement dit, les fonctions de paiement,
d’enregistrement et de rapprochement doivent être séparées).

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 Manuel de procédures comptables

3. Les questions en suspens font l’objet d’un suivi et sont résolues dans un délai d’un mois
suivant le mois de rapprochement. Toutefois, s’agissant des chèques non présentés, il convient de
s’assurer qu’ils ne dépassent pas leur période de validité.

4. Lorsqu’un contentieux relatif à certains points du relevé de rapprochement bancaire, n’a pas
été résolu après un délai de douze mois et qu’un transfert à un compte d’attente est envisagé, il est
nécessaire de prévoir une éventuelle annulation.

Article 57 Traitement des chèques

1. Numérotation des chèques
La Banque est tenue de fournir des chèques numérotés par série. L’ordre de numérotation doit être
continu et sans interruption pour les carnets de chèques et les chèques individualisés reçus
ultérieurement.

2. Contrôle des chèques

a. Le stock de chèques et de chèques individualisés doit être contrôlé à l’aide d’un
registre dans lequel sont enregistrés les différentes opérations. Tous les chèques
font l’objet d’une justification.

b. Il n’est utilisé qu’un seul chéquier à la fois par compte bancaire. Les chéquiers et
chèques personnalisés non utilisés sont confiés à la garde d’un agent responsable
au niveau du département des finances, autre que les responsables de
l’approbation et de l’émission de ces documents.

c. Les chèques ne devront comporter ni rature, ni correction. Si le chèque comporte

une quelconque erreur commise par la personne responsable de son
établissement, il est annulé et un nouveau chèque établi. Les signataires
autorisés veillent à ce que cette instruction soit strictement appliquée.

d. Les chèques sont établis au nom du bénéficiaire qui est le fournisseur de biens
et/ou de services tel qu’attesté par les documents justificatifs. Les chèques ne
sont jamais établis au nom de tierces parties ou de bénéficiaires non définis,
notamment au porteur, etc.

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 Manuel de procédures comptables
e. Après émission et signature, les chèques qui ne sont pas immédiatement expédiés
ou remis au bénéficiaire doivent être conservés en lieu sûr au service des finances
et déposés dans un coffre aux heures non ouvrées. Aux heures ouvrables, les
chèques doivent être également conservés en lieu sûr sous la garde de l’agent
responsable. Lorsque les chèques sont prêts à être retirés, l’agent responsable doit
les confronter au registre des chèques avant de les remettre aux bénéficiaires. Les
bénéficiaires doivent fournir une preuve de leur identité qui est enregistrée dans
le registre des chèques avec la signature du bénéficiaire. Si le/les chèque(s)
n’est/ne sont pas récupéré(s) trois mois après son/leur émission, il/ils doit/doivent
être annulé(s) puis faire l’objet d’une nouvelle émission quand demande en est
faite.

3. Chèques égarés, abîmés et annulés

a. En cas de perte d’un chèque de la CEDEAO :

i. La perte est notifiée à la banque par la voie la plus rapide (téléphone, courrier
électronique, fax, etc.). Cette notification est immédiatement suivie d’une
lettre mentionnant le numéro du chèque, sa date d’émission, le bénéficiaire et
le montant, dans le but de faire opposition au paiement du chèque.

ii. Dès réception de la confirmation de la banque qu’elle a bloqué le paiement

du chèque, le bordereau de paiement sur la base duquel le chèque égaré a été
initialement émis, est annulé. Un nouveau chèque du même montant est émis
en remplacement du chèque égaré, par l’établissement d’un nouveau
bordereau de paiement.

b. Chèques abîmés
En cas de renvoi d’un chèque abîmé, les procédures appliquées sont les mêmes
que celles décrites ci-dessus concernant les chèques égarés. Le chèque abîmé est
annulé et classé. Les mêmes procédures que celles relatives aux chèques
égarés/annulés, sont appliquées. Une copie est jointe au « BP annulé ».

c. Chèques annulés et chèques renvoyés non encaissés

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 Manuel de procédures comptables
i. Un chèque annulé est un chèque qui, du fait d’une erreur dans sa
préparation, n’est pas utilisé. Il importe de veiller à ce qu’un tel chèque
soit « annulé » dans les règles.

ii. Les chèques annulés sont clairement marqués et estampillés « annulés ».

Ils sont joints au talon.

iii. Les détails de paiement, y compris le numéro du chèque auront déjà été
enregistrés dans le livre de caisse. Le BP doit en conséquence être
annulé. Par la suite, un nouveau BP est préparé et un nouveau chèque
émis.

iv. Si, pour quelque raison, des chèques sont renvoyés « non encaissés » par
les bénéficiaires, ces chèques doivent être « annulés » et les écritures
initiales sont contrepassées, comme indiqué plus haut.

v. Écritures comptables requises pour les chèques égarés, abîmés ou

annulés

Dr - Banque
Cr - Compte fournisseur

vi. Par la suite, un nouveau BP est établi, un nouveau chèque émis et les
écritures comptables idoines passées comme indiqué dans le cadre des procédures
de paiement.

d. Chèques périmés
Les chèques périmés après six ou douze mois, en fonction des règlementations
bancaires pertinentes, sont annulés conformément à la procédure sus-indiquée.

e. Conservation en lieu sûr

Chaque institution, agence ou bureau de la CEDEAO doit disposer d’au moins un
coffre-fort sécurisé et ignifugé où les chéquiers non utilisés, les chéquiers
personnalisés, les bons de carburant et, si nécessaire, les espèces appartenant à
l’entité, peuvent être conservés. En aucun cas, des biens ou argent personnels ne
doivent être conservés avec de l’argent appartenant à la CEDEAO dans le coffre

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 Manuel de procédures comptables
de l’organisation. Les institutions, agences et bureaux de la CEDEAO qui sont
autorisés à gérer des comptes de caisse doivent préparer des comptes journaliers
certifiés des fonds en caisse.

Article 58 Contrôles internes (Rôles et attributions)

N° Responsable Attributions

1 Président de la Commission ƒ Approuve l’ouverture/la clôture de

comptes bancaires.
2 Contrôleur financier ƒ Entreprend des vérifications
indépendantes pour s’assurer que tous
les postes de rapprochement font l’objet
d’investigations rapides et
d’éclaircissements.
3. Chef d’institution ƒ Autorise l’ouverture et la clôture de
comptes bancaires ;
ƒ Autorise les virements bancaires.

4. Chef du service des finances ƒ Initie l’ouverture/la clôture de comptes

bancaires ;
ƒ Prépare les lettres donnant instruction
aux banques de transférer les fonds d’un
compte à un autre ;
ƒ Examine les états de rapprochement
bancaire et les contresigne.

5. Comptable ƒ Effectue les opérations mensuelles de

rapprochement des comptes bancaires ;
ƒ Fait les recherches destinées à éclaircir
les situations inhabituelles en ce qui
concerne les rapprochements et signe les
états de rapprochement bancaire ;
ƒ Classe les états de rapprochement
bancaire.

Article 59. Petite caisse

1. Si les paiements par chèque pour de menues dépenses s’avèrent peu pratiques, il est
possible de les effectuer à partir du fonds de la petite caisse, à concurrence d’un montant maximum
équivalant à 250 UC pour les transactions en naira et 100 UC pour celles en CFA et autres
opérations en monnaie locale. Les paiements d’avances, de salaires, d’heures supplémentaires et
d’indemnités ne peuvent être effectués à partir de la petite caisse.

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 Manuel de procédures comptables

2. La petite caisse ne peut être tenue que dans la monnaie locale de l’État membre où
l’institution est basée.

3. Le montant la petite caisse est déterminé par le Responsable de chaque institution de la

CEDEAO, à concurrence de 5.000 UC.

Article 60. Fonctionnement du fonds de petite caisse

1. La petite caisse est gérée selon un système de fonds à montant fixe et les dépenses réelles
font l’objet de remboursement. Le fonds de caisse est réexaminé annuellement. Les mesures
nécessaires sont mises en place pour protéger la caisse. Les décaissements sur la petite caisse
concernent les demandes de remboursement en espèces soumises par le personnel pour les dépenses
encourues dans le cadre de leurs activités officielles, pour les petites réparations, les petites
fournitures de bureau, etc.

2. Dès la mise en place du fonds, un chèque est tiré, correspondant au montant exact du fonds.
Ce chèque est établi au nom du responsable de la petite caisse désigné par l’Ordonnateur ou son
délégataire.

3. Le montant tiré est déposé dans une caisse en acier pouvant être verrouillée. La caisse et les
clés sont remise contre décharge au responsable de la petite caisse pour en assurer la garde.

4. Des instructions écrites sont données au responsable de la petite caisse concernant les
dispositions physiques nécessaires pour assurer la bonne garde du fonds de la petite caisse et
indiquer les types de dépenses qui peuvent être payées sur lesdits fonds. Le responsable se réfère à
l’agent d’engagement (certificateur) pour tout paiement proposé qui n’est pas conforme aux
instructions originelles. En cas d’approbation, l’agent certificateur paraphe le bordereau de la petite
caisse.

5. Les liquidités reçues, autres que celles destinées à approvisionner la petite caisse, ne
doivent pas être déposées sur le fonds de la petite caisse.

6. Le coffret de la petite caisse doit être verrouillé et déposé dans le coffre-fort du bureau
après les heures de travail. Le double de la clé de la caisse est conservé dans une enveloppe scellée,
dans le coffre du bureau et le préposé à la petite caisse appose sa signature sur l’enveloppe. Des

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 Manuel de procédures comptables
vérifications inopinées sont effectuées de temps à autre pour s’assurer que ces instructions sont
respectées. De telles vérifications doivent être documentées, constituant ainsi une trace de l’audit.

Article 61 Avances/demandes de remboursement

1. Les requêtes relatives aux avances/demandes de paiement à partir de la petite caisse, sont
adressées au Chef du service des finances. Ce dernier, dans les limites des pouvoirs à lui délégués
par l’Ordonnateur, les approuve en fonction de leur recevabilité.

2. Le Comptable assure la tenue d’un registre de BPC destiné à enregistrer les informations
sommaires concernant les BPC et s’assurer que les bénéficiaires signent la partie appropriée du
bordereau avant le paiement.

3. Le renflouement de la petite caisse est initié par le Comptable, par la présentation d’un
registre de BPC au Chef du service des finances détaillant les BPC payés et le solde de la petite
caisse (le cas échéant). Le Chef du service des finances donne instruction au Comptable pour
préparer le BP destiné au renflouement de la petite caisse.

4. Le Comptable prépare le BP à approuver par le Chef du service des finances.

5. La mention « PAYÉ » est apposée sur les bordereaux et les pièces justificatives ou ces
documents sont annulés par le Comptable lorsque le paiement est effectué.

6. Un livre de caisse distinct est tenu par le préposé à la petite caisse, montrant toutes les
opérations effectuées sur la petite caisse. Tous les paiements font l’objet d’une description claire
dans le livre de petite caisse et sont enregistrés une fois effectués.

7. En soumettant une demande de renflouement de la petite caisse, le responsable produit

l’original du livre de petite caisse à joindre comme document justificatif accompagnant le BP de
renflouement. Les bordereaux de petite caisse sont conservés par le responsable et soigneusement
classés.

8. Les formulaires standards relatifs aux avances, aux paiements et renflouement de la petite
caisse, sont joints en annexe au présent document. .

. Écritures comptables

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 Manuel de procédures comptables
Chaque paiement effectué durant le mois est enregistré en tant que crédit sur le compte d’avances
de petite caisse. Les approvisionnements sont comptabilisés comme débit.

i. Mise en place/approvisionnement de la petite caisse :

Dr Espèces en transit
Cr Banque

Dr Petite caisse
Cr Espèces en transit
ii. Comptabilisation des opérations de petite caisse :
a. Paiement des avances de petite caisse :

Dr Effets à recevoir Cr Compte fournisseur

Dr - Compte fournisseur
Cr - Petite caisse

b. En cas de retrait d’avance (utilisation totale) :

Dr - Compte de dépenses
Cr - Effets à recevoir

c. En cas de retrait d’avance (utilisation partielle) :

Dr - Compte de dépenses
Cr - Effets à recevoir

Dr - Petite caisse
Cr - Effets à recevoir

d. En cas de retrait d’avance (dépassement) :

Dr - Compte de dépenses
Cr - Compte fournisseur

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 Manuel de procédures comptables
Cr - Effets à recevoir

Dr - Compte fournisseur
Cr - Petite caisse

Article 62 Apurement de la petite caisse

1. Le disponible dans la petite caisse au 31 décembre de chaque année ou, selon le cas, le
dernier jour ouvrable de l’année, doit être déposé sur le compte bancaire de la CEDEAO et les
dépenses approuvées afin que toutes les écritures puissent être intégrées au bilan de fin d’année. Le
fonds de petite caisse peut être rouvert le premier jour ouvrable de l’année suivante.
2. Ecritures comptables
Dr - Liquidités en transit
Cr - Petite caisse

Dr - Banque
Cr - Liquidités en transit

3. Formulaires de petite caisse

Des échantillons de ces formulaires sont annexés au présent document

Article 63 Régie spéciale d’avances

1. Une régie d’avances spéciales, alimentée à hauteur de 35 000 UC peut être maintenue pour
les situations d’urgence imprévues nécessitant des dépenses en espèces. Le montant et l’utilisation
de ces fonds, sont déterminés par le Chef d’institution sur approbation de l’Ordonnateur.

2. La régie d’avances est sous le contrôle d’un agent autre que le préposé à la petite caisse qui
effectue des décaissements en cas de besoin. Cette régie d’avances est alimentée lorsque la situation
conduisant au décaissement fait l’objet d’un traitement sur la base des procédures comptables
normales. Elle est sujette à des contrôles de liquidités inopinés et le solde du fonds doit être déposé
sur le compte bancaire de la CEDEAO à la fin de l’année.

3. Les écritures comptables requises sont similaires à celles relatives à la petite caisse.

Article 64 contrôles internes s’appliquant à la petite caisse et la régie spéciale d’avances (Rôles
et attributions)

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 Manuel de procédures comptables

N° Responsable Attributions

1 Chef d’institution Fixe le plafond de la petite caisse.

2 Contrôleur financier ƒ Vise les bordereaux de paiement de la

petite caisse avant renflouement.
3 Chef du service des finances
ƒ Approuve les requêtes de renflouement
de la petite caisse ;
ƒ Signe les chèques relatifs au
renflouement de la petite caisse
4 Comptable • Approuve les paiements sur la petite
caisse
5 Caissier Prépare les bordereaux de petite caisse
Effectue les paiements sur la petite caisse
• Prépare les requêtes de renflouement de
la petite caisse
• Classe les bordereaux de petite caisse
6 Chef de département ƒ Autorise les paiements sur la petite
caisse au profit des membres du
personnel du département.

Article 65 Investissement des Fonds

1. Les soldes de comptes bancaires doivent proportionnels aux montants requis pour les
transactions liées aux activités officielles. Les liquidités excédentaires font l’objet de placements sur
approbation de l’Ordonnateur ou de son délégataire.

a. Investissements à l’échelle de la Communauté

Un Comité mixte détermine le sort des fonds excédentaires. Les investissements se font, de
préférence, au sein de la sous-région. Toutefois, les fonds peuvent être réinvestis à l’extérieur de la
sous-région. Tous les investissements sont soumis à l’approbation de l’Ordonnateur.

b. Investissements institutionnels
Les fonds excédentaires ne peuvent être investis sans l’approbation du Chef d’institution. Un comité
siège et donne son avis sur les placements, qui doivent être limités à la sous-région. Les placements
se font sur des comptes de dépôt rémunérés ou à terme fixe, auprès de banques de bonne réputation,
pour des périodes n’excédant pas 90 jours.

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 Manuel de procédures comptables

2. Les états financiers mensuels et annuels présentent séparément les investissements réalisés
sur les ressources ordinaires et sur les fonds spéciaux.

3. Des lettres de confirmation de dépôt doivent toujours être obtenues dans le cadre des
opérations ci-après :
a. un dépôt initial ;
b. un renouvellement de dépôt existant ;
c. tout intérêt renouvelable.

4. Les certificats de dépôt confirmés sont conservés par ordre numérique.

5. Un registre de placement comportant les mentions ci-après est tenu à jour à tout
moment :
a. la banque dépositaire ;
b. le numéro du certificat ;
c. la date de dépôt/d’investissement ;
d. le taux d’intérêt ;
e. la date d’échéance ;
f. les périodes et les dates de dépôts/retraits ;
g. les transferts ;
h. les pouvoirs en matière de retraits et de transferts.

6. L’agent chargé des dépôts établit, à la fin de chaque mois, un état présentant la situation de
chaque investissement, y compris l’intérêt couru.

7. Les activités de placement sont menées conformément aux politiques de placement de la

CEDEAO relatives à l’utilisation des différents types d’investissement. Les fonctionnaires désignés
au niveau de chaque institution disposent des pouvoirs spécifiques pour approuver les opérations et
avoir accès aux certificats d’investissement.

8 Écritures comptables requises

a. Les écritures comptables suivantes sont passées, lors des placements de fonds :

Dr - Compte d’investissement (N° de compte XXX)

Cr - Banque – Compte XXXX (N° de compte .xxx)

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b. À l’échéance et au moment du rachat de l’investissement, les écritures suivantes

sont passées :

Dr - Banque – Compte xxxx (N° de compte) – avec la valeur de rachat

Cr - Compte d’investissement (N° de compte xxx) – avec le montant investi
Cr - Produits financiers (N° de compte xxx) – avec le montant de l’intérêt sur
l’investissement
c. A l’échéance et au renouvellement de l’investissement, il est procédé à
la passation des écritures ci-après :
Dr : Compte investissements (C n°XXX)
Cr : Banque – Compte XXX

Article 66 Contrôles internes (Rôles et attributions)

N° Responsable Attributions

2 Président ƒ Approuve le placement des fonds à

l’échelle de la Communauté
3 Contrôleur financier ƒ Détermine l’opportunité de
l’investissement ;
ƒ Procède à des vérifications dans tous les
cas pour s’assurer qu’il existe
réellement des fonds excédentaires à
placer.
4 Comité mixte ƒ Détermine la nécessité d’investir des
fonds à l’échelle de la Communauté.
5 Commissaire Administration et ƒ Soumet des propositions au comité
Finances mixte sur la disponibilité de fonds et sur
l’investissement.
6. Chef d’institution ƒ Approuve l’investissement des fonds
excédentaires de l’institution au sein de
la sous-région (dans le pays abritant
l’institution).
7 Chef du service des finances ƒ Détermine la nécessité d’investir les
fonds excédentaires des institutions ;
ƒ Investit les fonds excédentaires d’une
institution au sein de la sous-région pour
une période allant jusqu’à trois mois.
(dans le pays hôte)

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 Manuel de procédures comptables

Chapitre 8 Gestion des avances

Article 67 Avances recouvrables

1. Avances au personnel :
Conformément aux règlements de la CEDEAO, les avances ci-après sont consenties au
personnel des institutions, des agences et des bureaux de la CEDEAO :
a. avances sur salaire ;
b. avances de voyages ;
c. avances personnelles ;
d. avances pour tournées ;
e. avances pour frais médicaux ;
f. autres avances pour le personnel ;
g. recouvrement des paiements d’un montant supérieur aux droits.

Les avances ci-dessus sont payées et recouvrées/justifiées conformément aux

dispositions prévues par les règlements de la CEDEAO.

2. Autres avances
Les activités opérationnelles des institutions, agences et bureaux de la Communauté
peuvent donner lieu à l’octroi des avances ci-après :
a. avances à d’autres institutions, agences ou bureaux de la CEDEAO ;
b. dépôts pour carburant ;
c. dépôts pour billets d’avion (agences de voyage) ;
d. avances pour réunions ;
e. paiements en situations d’urgence ;
f. diverses avances.

3 Processus et procédures
a. Procédures de demande :
Les avances sont accordées suite à une demande appuyée par une documentation
adressée à l’Ordonnateur ou son délégataire et approuvée par l’un ou l’autre. S’agissant
des avances sur salaires, les demandes sont faites conformément au Règlement du
personnel de la CEDEAO.

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 Manuel de procédures comptables
b. Procédures de paiement
Les bordereaux de paiement sont traités en vue du décaissement des avances après
réception de l’approbation mentionnée ci-dessus.

c. Régularisation d’autres avances :

i. Les avances octroyées sont régularisées dans les délais stipulés par les instruments
juridiques en vigueur. S’agissant des avances octroyées aux bureaux de la
CEDEAO, la régularisation se fait trimestriellement.

ii. Si les fonds ne sont pas comptabilisés au terme du délai stipulé, des mesures sont
mises en places pour s’assurer que le montant total avancé est déduit du salaire du
préposé à la régie d’avances dans les mois suivant la date d’expiration.

iii. S’agissant des bureaux de la CEDEAO, les avances ultérieures sont accordées sous
réserve de la régularisation de celles antérieurement octroyées.

iv. Si le montant des fonds dépensés est inférieur à celui de l’avance, le bénéficiaire est
tenu de restituer les fonds excédentaires à la Direction des finances.

v. Si le montant des fonds dépensés est supérieur à celui de l’avance, le bénéficiaire

est tenu de se soumettre au processus d’approbation concernant le montant
excédentaire à payer.

d. Écritures comptables
i. Lorsque les fonds sont avancés au responsable de l’activité :
Dr –Effets à recevoir (Avances)
Cr – Compte fournisseur (Sous-compte)

Dr – Compte fournisseur (Avances)

Cr – Espèces / Banque

ii. Lorsque les fonds sont comptabilisés, et ne dégagent ni excédent ni

déficit :

Dr – Dépenses

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 Manuel de procédures comptables
Cr – Effets à recevoir

iii. Lorsque les fonds sont comptabilisés et dégagent un excédent de

liquidité (cas où la dépense est inférieure à l’avance) :

Dr – Dépenses
Cr – Effets à recevoir

Dr – Banque / Espèces
Cr – Effets à recevoir

iv. Lorsque les fonds sont comptabilisés et font apparaître un déficit

de liquidité (cas où la dépense excède l’avance) :

Dr- Dépenses (rubrique spéciale)

Cr- Effets à recevoir (Avances)
Cr - Compte fournisseur

Dr- Compte fournisseur (Avances)

Cr – Espèces / Banque
v. Lorsque les avances de salaires sont recouvrées sur le registre de
paie :

Dr- Dépenses
Cr Comptes créditeurs

Article 68. Contrôles internes (Rôles et attributions)

N° Responsable Attributions

1 Président de la Commission / ƒ Approuve les avances non prévues dans

le plan d’activités trimestriel ;
Chef d’institution ƒ Approuve le plan d’activités trimestriel.
2 Commissaire, Administration et ƒ Approuve les décaissements d’avances

Finances

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 Manuel de procédures comptables
N° Responsable Attributions

3 Contrôleur financier ƒ Entreprend périodiquement des revues

indépendantes afin de s’assurer de la
régularisation en temps opportun ainsi
que de la comptabilisation adéquate des
avances et formule des avis à l’intention
de la Direction.
4 Chefs de département ƒ Autorise l’octroi d’avances aux
responsables d’activités au sein de leurs
départements.
5 Chef du service des finances ƒ Examine les demandes d’avances et
procède au décaissement.
ƒ Veille aux justifications de ces avances

Chapitre 9 Comptabilité

Article 69 Organisation du système comptable de la CEDEAO

1. Comptabilité des Institutions de la CEDEAO

La comptabilité des institutions de la CEDEAO est tenue par le Responsable en charge

des finances assisté par des comptables et des caissiers. Le système comptable est
informatisé et permet de produire périodiquement des rapports de suivi financier et des
états financiers.

2. Comptabilité au niveau des agences de la CEDEAO

La comptabilité au niveau de ces agences relève du Responsable des finances. Il/Elle

prépare un état détaillé des dépenses soutenu par les pièces justificatives qu’il transmet à
la Commission au moment de la demande de réapprovisionnement. Les pièces sont
vérifiées par le Directeur des Finances et visées par le Contrôleur financier avant que les
virements soient effectuées.

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 Manuel de procédures comptables
3. Journaux comptables

Les opérations sont enregistrées chronologiquement dans les journaux en fonction de leur
nature.

4. Les travaux comptables

Les travaux comptables sont répartis en trois volets : les travaux journaliers (quotidiens),
les travaux mensuels et les travaux annuels.

Article 70 Conservation, préservation des archives, sécurité des données et plans d’urgence
1. Préservation des archives
La réception et l’émission pour l’enregistrement de toutes les copies de toutes les factures, des avis
de devis et de crédit, des reçus, des bordereaux de paiement et des carnets de chèques utilisés seront
sous la responsabilité immédiate du Chef du service des finances.

2. Archivage des pièces justificatives et des lettres

Toutes les pièces justificatives, lettres et tous autres documents seront classés quotidiennement, tous
les dossiers étant clairement marqués de la nature du contenu, de la fourchette des dates et des
numéros chronologiques contenus dans les dossiers.

3. Rangement des dossiers

Les livres de compte et archives similaires seront conservés sous verrou et sous clef dans un meuble
ignifuge. Les documents confidentiels devront être conservés sous verrou et sous clef en
permanence. L’agent chargé des dossiers est personnellement responsable de la sécurité des
documents.

4. Fiches de retrait de document

Les documents retirés de leurs dossiers à toute fin quelconque qui empêchera leur retour avant la
fermeture du bureau seront remplacés par une fiche de retrait de document signée de la personne
retirant le document et par le responsable chargé du dossier en indiquant la raison du retrait. La
fiche de retrait du document demeurera dans le dossier jusqu’au retour du document original. Le
retrait d’un dossier entier ne sera effectué en aucun cas sans traces pouvant servir de référence.

5. Effets à recevoir
Toutes les preuves de dettes dues à la CEDEAO, c’est-à-dire les signatures ou reçus de biens ou de
travaux achevés pour les avis de devis et les notifications doivent être rangées avec soin.

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 Manuel de procédures comptables

6. Conservation des documents et archives financiers

Tous les états financiers devront être conservés pendant au moins 10 ans.

7. Mesures de sécurité de routine

La période de conservation des dossiers informatisés s’entend de la période pendant laquelle le
dossier doit être conservé sur un support de sauvegarde. Des mesures appropriées doivent être
prises pour garantir la sécurité et la préservation des supports de sauvegarde de sorte que les
données puissent être récupérées chaque fois que de besoin.

8. La période de conservation indiquée ci-dessus est une période minimale. Toute décision
d’élimination de chaque catégorie de document après la période minimale doit être examinée au cas
par cas, en tenant compte de toute information disponible qui pourrait rendre la destruction des
documents mal avisée (comme, par exemple, en cas d’enquête imminente ou anticipée pour laquelle
l’on pourrait avoir besoin desdits documents). Dans tous les cas, le Contrôleur financier devra
autoriser la destruction des archives.

Chapitre 10 Procédures de gestion des passations de marchés et des

stocks

Article 71 Passation de marché

Toute activité de passation de marchés se fera conformément au Code d’appel d’offres et aux
procédures de passation de marchés de la CEDEAO.

1. Planification des rubriques d’inventaire

a. Le Magasinier devra déterminer la tendance d’usage des articles en stock afin de déterminer
la demande desdits articles. Ceci devra se faire avec l’approbation du Responsable de
l’Administration.

b. Le Responsable de l’Administration, au regard du rapport d’usage de chaque

article/catégorie d’article du stock soumis par le Magasinier de temps en temps, établira les divers
niveaux de stock tels que le niveau de stock minimum (sécurité), le niveau optimum pour le
réapprovisionnement et le niveau de stock maximum.

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 Manuel de procédures comptables
c. Le niveau de stock d’inventaire minimum sera, au sein d’une institution, le seuil en-deçà
duquel le stock ne doit pas descendre avant que ne soit enclenché le processus de requêtes d’achats
afin d’éviter la perturbation des activités, réduisant ainsi la nécessité d’achats d’urgence.

2. Renflouement du stock
a. Les niveaux optimums de réapprovisionnement et les quantités de réapprovisionnement servent
de base pour le renflouement des stocks.

b. Toutes les marchandises seront livrées aux magasins et devront être réceptionnées par le
Magasinier en présence du département utilisateur et de spécialistes s’il s’agit d’articles spécialisés
ou techniques. Pour l’enregistrement des livraisons, l’on devra utiliser un avis de biens
réceptionnés, pré-numéroté par ordre.

c. Les informations sur les pénuries et/ou les biens endommagés feront l’objet d’un rapport
adressé au Responsable de l’Administration.

d. Toute avarie non apparente, qui pourrait par la suite être découverte par le Magasinier ou
par le service utilisateur final, devra être portée à la connaissance du Responsable de
l’Administration pour mesures à prendre.

e. Dès réception de l’inventaire, l’on doit procéder à l’enregistrement du stock.

3. Sortie de stocks
a. Toutes les sorties de biens en stock doivent se faire en échange d’un Bon de sortie (BS)
dûment rempli par le requérant et approuvé par le Responsable de l’Administration.
b. Les sorties de biens en stock devront se faire avec des bons de sortie de magasin (BSM).
c. Les archives de gestion des stocks doivent être actualisées en s’appuyant sur les bons de
sortie de magasin.

4. Stockage
a. Tout élément stocké doit avoir une fiche d’inventaire qui sera placée près du matériel
en question. Un indicateur d’emplacement principal devra être conservé, indiquant les
numéros de casiers des divers matériels.

b. Tous les matériels devront être aisément accessibles, les matériels les plus lourds étant
stockés aux niveaux les plus bas dans le magasin. Les installations spéciales
d’entreposage devront être fournies, si nécessaire, pour les biens nécessitant un contrôle

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 Manuel de procédures comptables
de la température ou de l’humidité.

c. Un grand livre d’approvisionnement sera tenu au département en charge de

l’administration pour toutes les catégories de stocks en magasin.

5. Vérification physique de stocks

a. Un inventaire physique de stocks sera effectué par le Magasinier à la fin de chaque
exercice pour s’assurer que les quantités indiquées dans les états financiers
concordent avec la valeur des biens en stock. Cela devra se faire en présence du
Contrôleur financier et du l’Auditeur interne en chef.

b. Les vérificateurs externes de l’institution devront être invités à participer à

l’inventaire physique entrepris à la fin de chaque exercice financier.

c. Le Formulaire de vérification physique réservé à cet usage devra contenir les

informations suivantes :
i. la désignation ;
ii. le numéro de série/d’identification ;
iii. l’unité ;
iv. l’emplacement ;
v. la quantité dans les relevés d’inventaire ;
vi. la quantité en casier ;
vii. l’écart, le cas échéant ;
viii. les initiales du vérificateur ;
ix. les initiales du magasinier ;
x. la date à laquelle la vérification a été effectuée ;
xi. des commentaires, le cas échéant.

d. Au terme de la vérification physique, un rapport d’inventaire devra être préparé et

soumis au Responsable de l’Administration, lequel rapport devra comprendre un
volet pour une mesure appropriée relative :

i. aux articles que l’inventaire a découvert être en voie de détérioration ;

ii. aux articles manquants ;
iii. aux articles obsolètes ;
iv. à tout entreposage impropre ou inadéquat ;
v. aux articles trouvés en quantité excédentaire par rapport aux exigences prévues.

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 Manuel de procédures comptables
6. Examen et approbation
Le Responsable de l’Administration devra analyser et faire circuler le rapport d’inventaire assorti
d’une recommandation à l’Ordonnateur pour une élimination éventuelle de tous les articles
obsolètes.

7. Écritures comptables idoines :

a. Inventaire permanent

Au moment de l’achat :
Dr – Inventaire
Cr – Compte fournisseur

Quotidiennement :
Dr – Dépenses
Cr – Inventaire

Article 72 Contrôles internes (Rôles et attributions)

N° Responsable Attributions

1 Chef de l’institution ƒ Approuve l’enlèvement des éléments de

stock endommagés, sur
recommandation d’un comité mis en
place à cet effet.
2 Responsable de ƒ Définit le niveau de stock minimum et
l’Administration maximum ;
ƒ Autorise les requêtes de sortie de
magasin ;
ƒ Invite les vérificateurs à observer
l’inventaire physique des stocks ;
ƒ Invite les spécialistes et le Contrôleur
financier à la réception d’articles
spécialisés.
3 Contrôleur financier ƒ Suit tous les inventaires périodiques de
stock physique.
ƒ Vise les cessions d’actifs
4 Magasinier ƒ Actualise les registres des magasins ;
ƒ Examine les taux de rotation de stock et
identifie également les stocks
excédentaires.

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 Manuel de procédures comptables
N° Responsable Attributions

5 Services utilisateurs ƒ Formule les requêtes ;

ƒ Se font représenter au moment de la
réception des marchandises ayant fait
l’objet d’une commande spéciale pour le
département.
6 Comptable ƒ Actualise les états comptables.

Chapitre 11 Immobilisations

La CEDEAO acquiert la majorité de ses éléments d’actif sur ses propres ressources. Elle peut
également recevoir d’autres actifs sous forme de dons. Les procédures décrites dans la présente
section ont donc pour objectif de protéger, contrôler, enregistrer et faire des rapports sur l’utilisation
des immobilisations de la CEDEAO.

Article 73 Procédures et processus

1. Les procédures et les processus relatifs à la gestion des immobilisations comprendront les
éléments suivants :

a. l'enregistrement et l’immatriculation des éléments d’actif ;

b. l’affectation des éléments d’actif ;
c. l’amortissement des éléments d’actif ;
d. la cession des éléments d’actif ;
e. le transfert des éléments d’actif ;
f. l’expertise des éléments d’actif.

Article 74 Enregistrement et immatriculation des éléments d’actif

1. Les ajouts aux immobilisations qui font déjà partie du budget se font selon les besoins. Les
procédures régissant l’achat d’actifs immobilisés sont identiques à celles régissant l’achat
de tout autre bien.

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 Manuel de procédures comptables
2. Toute acquisition excédant le niveau budgétisé est assujettie à l’obtention d’une autre
autorisation (voir procédures pour les transferts).

3. Les articles achetés qui ont une durée de vie utile de plus d’un an et des valeurs en termes
de coûts de 300 UC ou plus devront être capitalisés.

4. Les archives pour mémoire devront être conservées pour tous les éléments d’actif non
capitalisés aux fins du suivi de l’existence de ces éléments d’actif.

5. Il échoit au Chef du service des finances de chaque institution de veiller à ce qu’un Registre
d’actifs immobilisés (RAI) soit conservé pour toutes les immobilisations. Les informations
contenues dans le registre devront inclure :

a. le numéro d’inventaire de l’actif ;

b. la désignation du bien ;
c. le nom du fournisseur ;
d. la marque et/ou le modèle ;
e. le numéro de série ;
f. la valeur initiale ;
g. la date d’acquisition ;
h. la date de première mise en service ;
i. la durée de vie ;
j. le taux d’amortissement ;
k. l’emplacement ;
l. les commentaires.

6. Tous les actifs immobilisés devront être assurés contre les dommages et pertes dans le cadre
d’une police d’assurance négociée à l’échelle de la Communauté (à moins que cela ne soit
pas pratique). Toutefois, chaque institution peut payer directement la prime concernant ses
éléments d’actif à la compagnie d’assurance désignée.

7. Le Responsable de l’Administration de chaque institution devra entreprendre une inspection

physique complète au moins une fois l’an pour vérifier l’exactitude du Registre des actifs
immobilisés. Le Comité de gestion des actifs immobilisés devra entreprendre des exercices
d’inspection physique. Ce comité comprendra les représentants :
a. de la Direction des finances (membre) ;

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 Manuel de procédures comptables
b. de la Direction de l’Administration (membre) ;
c. du Bureau de l’Auditeur interne en chef (observateur) ;
d. des vérificateurs externes (observateurs).

8. Chaque institution devra garder en sa possession tous les documents afférant aux
véhicules. Une personne désignée au sein de chaque institution sera chargée de la
conservation et de l’actualisation de tous les documents relatifs aux véhicules.

Article 75. Immatriculation des éléments d’actif

1. Tous les éléments d’actif immobilisés devront être identifiés et suivis dans le
Système de suivi des immobilisations de la CEDEAO. Cela se fera par le collage d’une
plaque numérisée à chaque élément d’actif, l’identifiant ainsi comme « propriété de la
CEDEAO », à consigner dans les registres des immobilisations. Les informations
pertinentes à enregistrer sur chaque élément d’actif (représentées par un code-barres)
sont, entre autres, comme suit :
a. le numéro de série ;
b. la désignation de l’article ;
c. la catégorie de l’élément d’actif et la référence numérique ;
d. la marque et/ou le modèle ;
e. le lieu où se trouve cet élément d’actif comme, par exemple, le bureau du
Président ;
f. le nom de l’institution, CEDEAO, par exemple ;
g. la ville ou la grande ville où le bureau est situé, Abuja, par exemple ;
h. le nom du fournisseur ;
i. la valeur initiale ;
j. la date d’acquisition ;
k. la date de première mise en service ;
l. le cycle de vie
m. le taux d’amortissement ;
n. les commentaires.

2. Le Département en charge de l’Administration est responsable de l’enregistrement et de

l’étiquetage du bien.

Article 76. Amortissement des immobilisations

1. Pour tenir compte de l’usure découlant de l’utilisation des éléments d’actif, le Comptable

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 Manuel de procédures comptables
devra classer les éléments d’actif sous les rubriques ci-après et les amortir au fil de leur durée de vie
utile en s’appuyant sur la méthode de l’amortissement constant et les taux d’amortissement ci-après
:
a. Véhicules à moteur : 4 ans ;
b. Ordinateurs : 3 ans ;
c. Mobilier de bureau et autres équipements : 5 ans ;
d. Mobilier d’habitation et équipements : 5 ans ;
e. Bâtiments : 20 ans.

2. Les immobilisations seront dépréciées chaque année en appliquant un taux d’amortissement

sur les années entières à l’année d’acquisition et une valeur zéro dans l’année de cession. Le
Comptable devra préparer un tableau d’amortissement à soumettre à l’examen du Chef du service
des finances.

3. Le tableau d’amortissement servira d’élément d’information pour la préparation des états

financiers et fournira les éléments d’information ci-après :

a. le coût de l’actif ;
b. le taux d’amortissement ;
c. les frais d’amortissement pour l’année ;
d. l’amortissement cumulé ;
e. la valeur comptable nette.

Article 77 Cession des éléments d’actif

1. L’objectif principal est de procéder à la session de tout bien dont toute institution n’a plus
besoin pour ses opérations. Cette situation peut se poser lorsque l’utilité de l’actif est
amoindrie du fait :

a. de sa détérioration ou de son obsolescence ;

b. de la nécessité de l’échange de l’actif contre des actifs d’usage similaire ;
c. de la perte des actifs suite à un vol ;
d. de l’expiration de la durée de vie utile.

2. Le Responsable de l’Administration devra faire des recommandations sur la cession des

actifs immobilisés après avoir pris contact avec le Chef du service des finances sur les
éléments d’actif spécifiques dont l’on doit se débarrasser. Toutes les cessions doivent se

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 Manuel de procédures comptables
faire en collaboration avec le magasinier et un spécialiste (s’il s’agit d’un équipement
technique).

3. Le Chef d’institution devra commettre une équipe pour entreprendre une inspection
formelle des actifs immobilisés qui sont considérés comme n’étant plus utiles et approuver
leur cession s’il est satisfait du rapport produit par l’équipe d’inspection. Les termes de
référence de l’équipe devront intégrer la détermination de la valeur indicative des actifs
concernés et le comité devrait disposer de l’autorité pour employer des services
d’évaluateurs professionnels, si nécessaire.

4. La cession devra se faire par appel d’offres et, dans tous les cas, la Direction devra
donner en premier au personnel de la CEDEAO la possibilité d’acheter les éléments
d’actif vendus. Les actifs examinés (mis au rebut) seront autrement éliminés sur
approbation de l’Ordonnateur ou de son délégataire.

5. Le Comptable devra actualiser le Registre des actifs immobilisés de sorte à tenir

compte des cessions. Les biens qui ont été cédés doivent être supprimés dudit Registre.

Article 78. Réévaluation de l’actif

1. A la fin de chaque année, conformément aux dispositions de l’IPSAS, la réévaluation de
l’actif sera entreprise si nécessaire, avec l’assistance d’experts, en cas de besoin. Les pertes
ou hausses de valeur seront constatées dans les états financiers.

2. Écritures comptables idoines

a. Les écritures comptables idoines, qui impliquent l’acquisition des éléments d’actif
immobilisés à crédit/en espèces, sont comme suit :

Dr - Éléments d’actif (Compte xxxx)

Cr - Compte fournisseur (Compte xxx)

Dr - Recettes (Compte xxxx)

Cr - Produit comptabilisé d’avance (Compte xxx)

b. Une fois le paiement effectué :

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 Manuel de procédures comptables
Dr - Compte fournisseur (Compte xxxx)
Cr - Banque (Compte xxx)

c. Amortissement annuel des éléments d’actif

Dr - Compte de dépenses d’amortissement (P&L)

Cr - Compte d’amortissement cumulé

Dr - Produits comptabilisés d’avance

CR Compte de recettes

Article 79 Cession des éléments d’actif

La cession des éléments d’actif par vente aux enchères impliquera les écritures comptables
suivantes :
a. Comptabilisation des produits de cession :

Au coût historique de l’actif :

Dr – Compte d’hébergement des produits de cession d’immobilisations
Cr – Compte d’hébergement des produits d’immobilisations

Dr – Compte d’amortissement cumulé

Cr – Compte d’hébergement des produits de cession d’immobilisations
avec la valeur de l’amortissement cumulé jusqu’au moment de la cession.

Dr – Compte bancaire
Cr – Compte d’hébergement des produits de cession d’immobilisations
avec les produits de la vente.

b. Comptabilisation de gain ou perte sur cession :

Dr – Compte d’hébergement des produits de cession d’immobilisations

Cr – État de recettes et de dépenses avec les gains sur les cessions
ou
Dr – Compte de résultat avec les pertes sur les cessions

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 Manuel de procédures comptables
Cr – Compte d’hébergement des produits de cession d’immobilisations

Articles 80 Contrôles internes (Rôles et attributions)

N° Responsable Attributions

1 Chef d’institution ƒ Approuve la cession des éléments

d’actif ;
ƒ Crée une équipe pour inspecter l’actif
avant sa cession.
ƒ Fait appel à un spécialiste pour
expertiser et observer la cession des
actifs spécialisés

2 Contrôleur financier ƒ Veille à ce qu’il y ait une justification

suffisante pour la cession ;
ƒ Procède à une vérification pour
s’assurer que la cession s’est faite
conformément aux procédures de la
CEDEAO ;
ƒ Assiste aux contrôles d’inventaire
physique.
3 Chef du service des finances ƒ Examine le tableau des amortissements
pour en vérifier l’exactitude et la
complétude ;
ƒ Assiste aux contrôles d’inventaire
physique.
4 Responsable de ƒ Alloue les actifs aux utilisateurs finaux
l’Administration ƒ Inspecte les actifs et fait des
recommandations relativement à leur
cession ;
ƒ Fait la publicité de la cession de l’actif
par appel d’offres ou vente aux enchères
dans les journaux.

5 Spécialiste ƒ Observe la cession s’il s’agit d’un actif à

caractère spécialisé.

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 Manuel de procédures comptables
N° Responsable Attributions

6 Comptable ƒ Actualise les archives comptables de

sorte à tenir compte de l’acquisition et
de la cession de l’actif ;
ƒ Actualise le registre des éléments d’actif
pour tenir compte de l’acquisition de
l’actif/des actifs ;
ƒ Actualise le registre des éléments d’actif
pour tenir compte des frais
d’amortissement par rapport aux actifs
en fin d’année ;
ƒ Actualise le registre des éléments d’actif
pour tenir compte de la cession de
l’actif/des actifs ;
ƒ Tient le registre des éléments d’actif.

7 Caissier ƒ Réceptionne les produits des cessions

d’actif.

Chapitre 12 Masse salariale et droits du personnel

Article 81 Droits du personnel

Conformément au Règlement du personnel et d’autres textes juridiques appropriés et connexes, les
membres du personnel de la CEDEAO ont droit aux émoluments suivants en fonction de leur
catégorie :
a. salaire de base ;
b. assurance médicale ;
c. cotisation au régime de retraite ;
d. indemnité d’adaptation au poste ;
e. indemnité de congé au pays/indemnité de transport en congé ;
f. indemnité de fonctions ;
g. allocation au conjoint ;
h. allocation aux enfants ;
i. indemnité d’études ;
j. indemnité de transport ;
k. indemnité d’intérim ;
l. heures supplémentaires (personnel d’appui) ;
m. indemnité de responsabilité ;
n. indemnité de ravitaillement de véhicule (fonctionnaires statutaires) ;

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 Manuel de procédures comptables
o. allocation pour services publics (fonctionnaires statutaires) ;
p. indemnité de communication (fonctionnaires statutaires) ;
q. prime annuelle du personnel ;
r. indemnité d’installation ;
s. indemnité de réaffectation ;
t. indemnité de départ ;
u. autres droits tels qu’approuvés par le Conseil des ministres.

Article 82 Politiques et normes – données permanentes

1. Des fichiers personnels sont conservés pour tous les membres du personnel et tout
changement apporté aux données du personnel, tels que les promotions, les retraites, les absences
autorisées, les retenues, etc., devront être actualisés par le service des ressources humaines.

2. Les retenues statutaires sur la fiche de paie sont reversées à l’organisation indiquée dans le
délai stipulé.

3. Les salaires sont déposés sur les comptes bancaires individuels des agents, au lieu où le
compte bancaire est ouvert. Autrement, les salaires devront être payés à l’individu par chèque.

4. Le Contrôleur financier entreprend un audit préalable du livre de paie tenu par les
institutions et s’assure que toutes les retenues salariales requises sont correctement traitées.

5. L’Auditeur interne en chef examine périodiquement les livres de paie.

Article 83. Paiements de salaire

1. Les paiements de salaire par chèque sont limités aux trois mois consécutifs à la
prise de fonction.

2. Les paiements de salaire par chèque sont distribués par le Comptable qui n’a pas
pour tâche d’approuver le rapport d’emploi du temps (le cas échéant), n’est pas
responsable des actions du personnel et ne prépare pas le livre de paie.

3. Les employés signent un livre de réception au titre des paiements par chèque.

4. Le Chef du service des finances et le Chef des ressources humaines approuvent et

signent conjointement le livre de paie.

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 Manuel de procédures comptables

5. Si des sommes d’argent ont été retournées à la caisse après l’écoulement du délai
de grâce de 15 jours, le paiement subséquent de tout chèque de paiement non réclamé
nécessite de la part de l’employé un justificatif d’emploi.

6. Les endos sur les chèques et les signatures dans le journal de réception de chèque
sont comparés aux signatures de l’employé enregistrées dans les archives pour s’assurer
que l’employé recevant le chèque de paiement est un employé de bonne foi.

7. Un représentant du bureau du Contrôleur financier suit la distribution des chèques

de paie à des intervalles non annoncés.

Article 84. Gestion des retenues sur la paie

Le Chef du service des finances s’assure que les retenues sur la paie sont correctement effectuées
sur les fiches de paiement individuelles et font l’objet d’audit préalable par le Contrôleur financier,
si nécessaire.

Article 85 Documents relatifs à la paie

1. Les documents relatifs à la paie sont tenus par le Responsable des ressources
humaines par rapport à chaque employé de la CEDEAO et indiquent les détails
suivants :
a. les salaires ou traitements bruts ;
b. les indemnités ;
c. toutes les retenues.

2. Toutes les demandes de paiement d’heures supplémentaires doivent être approuvées par
les chefs de départements avant que de tels paiements soient effectués.

3. Les salaires et traitements non réclamés ou non payés sont reversés sur le compte
bancaire de l’institution après écoulement d’une période de grâce de 15 jours.

4. Chaque trimestre, le Responsable des ressources humaines révise la liste des salaires
non réclamés transmise par la Direction des finances et entreprend un suivi pour attester
de l’existence ou non de l’employé.

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 Manuel de procédures comptables
Article 86. Reversement de retenue statutaire
Toutes les retenues statutaires doivent être reversées aux autorités appropriées dans un délai de 15
jours après que de telles retenues aient été effectuées.

Écritures comptables idoines

1. Le Comptable prépare un journal de paie chaque mois. Ce journal est examiné par
le Responsable des ressources humaines puis approuvé par le Chef du service des
finances.

a. Les écritures idoines en la matière sont comme suit :

Dr - Traitements et salaires (de base et indemnités)

Cr - Compte des salaires à payer – traitements et salaires (nets)
Cr - Compte des pensions à payer
Cr - Effets à recevoir (autres retenues sur la paie)

b. Après paiement du salaire net des agents, les retenues de pension et autres retenues
salariales sont enregistrées comme suit :

Dr - Compte des salaires à payer - Traitements et salaires (nets)

Dr - Compte de pension à payer
Dr - Effets à recevoir (autres retenues sur la paie)
Cr - Banque
Cr - Effets à recevoir (avec les avances sur salaire recouvrées)

c. Contribution patronale (pension)

Dr - Compte de dépenses
Cr - Compte fournisseur

Dr - Compte fournisseur
Cr - Banque

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Article 87 Contrôles internes pour les salaires et droits du personnel (Rôles et
attributions)

N° Responsable Attributions

Contrôleur financier ƒ Examine et certifie mensuellement tout

1 le livre de paie avant le paiement des
salaires ;
ƒ Observe la ventilation du paiement par
chèque ou en espèces ;
ƒ Examine périodiquement les
traitements non réclamés.
Département des ƒ Tient les données sur les agents et
2 actualise les dossiers du personnel ;
ressources humaines ƒ Examine les journaux de paie avant la
passation des écritures comptables ;
ƒ Examine les livres de paie avant
l’approbation par le Chef du service
des finances ;
ƒ Informe chaque mois le service des
finances sur les changements apportés
aux informations relatives à la paie.
Chef du service des ƒ Émet l’autorisation de dépenses pour
3 faciliter le traitement des salaires ;
finances ƒ Examine et certifie les informations
dans le livre de paie ;
ƒ Examine les données de paie pour
s’assurer de l’exactitude des données
enregistrées ainsi que des retenues sur
la paie ;
ƒ Veille à ce que le processus de paie soit
géré en temps opportun.
4 Comptable ƒ Programme le traitement des données
de paie ;
ƒ Actualise les informations dans le livre
de paie par des renseignements sur les
charges du personnel.

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 Manuel de procédures comptables

Chapitre 13 Clôture de comptes

Article 88 Traitement de fin de période

Les traitements de fin de période doivent être exécutés mensuellement et également à la fin de
chaque exercice financier.

Article 89 Responsabilité de la préparation des comptes

Les comptes de la CEDEAO sont préparés à deux niveaux distincts :

• Les comptes des institutions sont dressés par les responsables financiers
respectifs.

• Les comptes consolidés de la communauté sont préparés sous la

responsabilité du Directeur financier de la Commission

Article 90 Procédures et processus

1. Les livres comptables sont clos à la fin de chaque mois en vue de faciliter la
préparation des états financiers en fin d’année. A la fin de l’exercice, avant la
clôture des livres comptables, le Chef du service des finances s’assure que
l’ensemble du compte de résultats a été consigné dans les archives au titre de cette
année.

2. Les institutions de la CEDEAO s’emploient à régulariser les postes non réglés

avant la fin de l’exercice. Toutefois, il est possible que certaines rubriques ne
puissent être payées jusqu’à l’exercice suivant, auquel cas il conviendra de les
comptabiliser et de les provisionner.

3. Le processus de clôture de l’exercice financier implique également d’autres

activités à entreprendre, notamment :
a. La vérification des soldes de livres de compte pour en confirmer l’exhaustivité,
le caractère raisonnable et la justesse ;
b. la collecte des pièces justificatives en vue de la correction des erreurs, des
charges à payer et des charges constatées d’avance ;
c. les rapprochements entre les soldes des grands livres auxiliaires et les écritures
correspondantes dans la balance de vérification ;

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 Manuel de procédures comptables
d. l’extraction des soldes de clôture des divers grands livres auxiliaires, etc. pour
chaque fin de mois et chaque fin d’année.

4. Le Chef du service des finances veille à ce que le Comptable produise les rapports
pertinents (pour de plus amples détails, voir Chapitre sur la présentation des états
financiers). Il s’assure que les exemplaires de tous les rapports sont classés à des
fins d’archivage.

5. Le Chef du service des finances examine en outre le projet de rapport et y porte les
corrections qu’il juge appropriées. Il veille à ce que les projets d’états financiers
finaux et autres rapports soient produits et soumis au Chef d’institution pour
approbation.

6. Le Chef d’institution examine et approuve les avant-projets d’états finaux qui sont
ensuite envoyés à la Commission pour examen et consolidation.

Article 91 Inventaire

1. Les institutions de la CEDEAO sont tenues à la fin de l’exercice comptable, de

procéder à une vérification quantitative du stock conformément aux dispositions
d’article 74 (5) du présent manuel.
2. Des rapprochements entre les écritures et l’inventaire physique sont effectués et
vérifiés par le Responsable de l’Administration, les éléments de rapprochement
faisant l’objet d’un suivi et d’une correction en temps opportun/

3. En vertu de l’inventaire intermittent qu’elles appliquent, les institutions de la

CEDEAO, après l’inventaire de fin d’exercice, évaluent les stocks en se basant sur la
méthode dite du ‘cout unitaire moins pondère.

Article 92 Les Immobilisations

1. Les immobilisations sont évaluées dans un premier temps sur la base du coût puis,
en cas de détérioration irreversible, sur la base de leur valeur économique

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 Manuel de procédures comptables

Une fois constaté comme élément d’actif, tout bien, immobilisation corporelle, est
comptabilisé selon son coût, après déduction de tout amortissement cumulé et
toute perte de valeur.Afin d’évaluer la valeur comptable des actifs immobilisés, il
sera procédé lors de la clôture à un examen des rubriques pertinentes, en faisant
appel, si nécessaire, aux services d’un expert

Article 93 Ajustement des comptes

1. Les charges de fonctionnement (classe 6) et les produits (classe 5) relatifs a
l’exercice comptable concerné font l’objet d’une vérification
2. Les erreurs fondamentales susceptibles de remettre en cause l’exactitude des états
financiers de l’exercice, donnent lieu à des corrections, en accord avec le
Commissaire aux comptes, sous réserve de la renonciation au principe de
l’importance relative du solde d’ouverture en ce qui concerne les actifs nets.
3. Les opérations de rapprochement à entreprendre en application de l’article 93 (3c)
du present manuel, seront notamment les suivantes:
a. S’agissant de l’inventaire:
i. L’enregistrement fidèle de la valeur des stocks dans les
comptes,
ii. La prise en compte des articles à écoulement lent ou obsolètes.
iii. La prise en compte des articles endommagés, mis au rebut ou
inutilisables.
iv. Les écarts dans les quantités de stocks.
b. En ce qui concerne les immobilisations
i. Calcul de l’amortissement.
ii. Possibilité de recouvrement de la valeur comptable, induisant
des pertes de valeur.
iii. Montants résiduels.
c. Pour les soldes à recevoir: provision pour créances douteuses.
d. Pour les soldes débiteurs:
i. Evaluation des montants réels à payer.
ii. Passif non comptabilisé.
iii. Garantie de prêts.
iv. Pertes de change
e. S’agissant des dépenses:
i. Amortissement des charges comptabilisées d’avance.

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 Manuel de procédures comptables
ii. Charges de régularisation
f. Pour les recettes:
i. Produits comptabilisés d’avance

4. L’intégralité des comptes à payer doit être déterminée à la clôture de l’exercice.

Les règlements en faveur des fournisseurs font l’objet d’un rapprochement avec
leurs factures et le solde ainsi dégagé représente le montant de l’endettement des
institutions de la CEDEAO vis-à-vis de leurs fournisseurs. Ce solde doit être
identique aux soldes cumulés des comptes fournisseurs.
5. De même, une liste des effets à recevoir doit être dressée à la clôture de l’exercice.
Les montants reçus des débiteurs doivent donner lieu à un rapprochement avec les
factures établies. Le solde, après rapprochement, correspond aux montants dus aux
institutions de la CEDEAO et doit être équivalent au total des effets à recevoir.
6. En ce qui concerne la trésorerie de l’organisation, la supervision des opérations
de rapprochement bancaires par le responsable des finances permet d’assurer la
fiabilité des informations.

Article 94 Compte interinstitutionnel (compte pivot)

1. Il doit être mis en place un compte pivot devant enregistrer toutes les opérations
financières entre les institutions. Ce compte concernera les avances /paiements effectués par
une institution pour le compte d’une autre et les recettes enregistrées par une institution au
nom d’une autre.

2. Avances /paiements effectués par une institution pour le compte d’une autre :
a. Les fonds transférés d’une institution à une autre ou les paiements
effectués par le comptable d’une institution au nom d’une autre sont
soumis à l’approbation du Chef d’institution.

b. Le Comptable débite ce compte et crédite celui de son institution ou de

sa banque.

c. Le Comptable émet ensuite un avis de débit à l’institution concernée,

l’avis de débit étant considéré comme une pièce comptable
accompagnée de photocopies des documents justificatifs.
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 Manuel de procédures comptables

d. À la réception de l’avis de débit, le Comptable de l’autre institution

porte au crédit du compte interinstitutionnel le montant de la dépense et
débite le montant à régler ou débite directement le compte de charges
ou, s’il s’agit d’une avance, débite l’institution bénéficiaire de l’avance.

3. Montants perçus par une institution au profit d’une autre

a. Lorsqu’une institution reçoit de l’argent pour le compte d’une autre, ce type de paiement
est débité sur son propre compte bancaire et crédité sur le compte pivot.
b. Le Comptable de l’institution prépare rapidement un avis de crédit et transfère le montant
recouvré à l’institution concernée.

4. Rapprochement des comptes interinstitutionnels

a. Les institutions procèdent périodiquement à des rapprochements de leurs comptes
courants les uns avec les autres et effectuent les règlements requis.

b. Si toutes les écritures dans les comptes interinstitutionnels sont correctement passées, au
moment de la consolidation qui donne lieu à l’agrégation des comptes de toutes les
institutions, le résultat net sera égal à zéro.

Article 95 Analyse et contrôle comptables

Les comptes sensibles, notamment les comptes fournisseurs, les effets à recevoir, les comptes
bancaires, etc., seront soumis à une analyse détaillée à la fin de chaque période pour s’assurer que
les détails des opérations concordent avec les soldes des comptes concernés. Les correctifs
nécessaires seront portés en conséquence.

Article 96 Contrôles internes (Rôles et attributions)

N° Responsable Attributions

1 Président ƒ Approuve les états financiers consolidés

2 Commissaire Administration et ƒ Examine et consolide les projets d’états
Finances comptables.
3 Chefs des institutions ƒ Examinent les rapports de gestion et les
rapports statutaires et les envoient à la
CAF pour consolidation.

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 Manuel de procédures comptables
N° Responsable Attributions

4 Contrôleur financier ƒ Se procure une liste de tous les

bordereaux de journal et vérifie
soigneusement tous les ajustements
opérés en ce qui concerne les
estimations et autres montants
déterminés en se fondant sur un
jugement, , les erreurs et les omissions.
5. Chef du service des finances ƒ Examine le projet de rapport et porte
toutes les modifications jugées
appropriées ;
ƒ Examine les transactions consignées
dans les grands livres auxiliaires ;
ƒ Approuve les bordereaux de journaux ;
ƒ Examine les écritures dans le grand livre
général ;
ƒ Produit les rapports de gestion et les
rapports statutaires.
ƒ Procède à la clôture de la période
comptable dans le grand livre auxiliaire
ƒ Ouvre un nouvel exercice dans le grand
livre
6 Comptable ƒ Extrait les soldes de clôture des grands
livres auxiliaires ;
ƒ Actualise les opérations consignées dans
les grands livres auxiliaires à la lumière
des commentaires faits par le Chef du
service des finances n ;
ƒ Imprime les opérations dans les grands
livres auxiliaires et les écritures dans le
grand livre général ou dans les dossiers
à des fins d’archivage et d’audit ;
ƒ Enregistre les opérations consignées
dans les grands livres auxiliaires dans le
grand livre général ;
ƒ Classe les copies des rapports de gestion
et des rapports statutaires ;
ƒ Enregistre les opérations dans le grand
livre ;
ƒ .

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 Manuel de procédures comptables
7 Responsable des Finances • Examine le projet de rapport et y apporte les
changements jugés nécessaires
• Examine les transactions des grands livres auxiliaires
• Approuve les pièces justificatives
• Examine le rapport des écritures de journal du grand
livre général
• Génère les rapports de la Direction et les rapports
réglementaires
• Ferme les périodes comptables dans les grands livres
auxiliaires
• Crée le nouvel exercice dans le grand livre général
8 Agent comptable • Extrait les soldes de clôture des grands livres
auxiliaires
• Met à jour les transactions des grands livres
auxiliaires conformément aux commentaires du
Responsable des Finances
• Imprime les transactions des grands livres auxiliaires
et les écritures de journal du grand livre et les classe à
des fins d’enregistrement et d’audit
• Reporte les transactions des grands livres auxiliaires
dans le grand livre général
• Classe les copies des rapports de la Direction et les
rapports réglementaires
• Reporte les transactions dans le grand livre général

Chapitre 14 Élaboration et communication des états financiers

Article 97 Obligations de présentation d’états financiers

Les institutions, agences et bureaux de la CEDEAO sont tenus de préparer des rapports financiers
périodiques (trimestriels et annuels) destinés à un usage aussi bien interne qu’externe. Ces
obligations de présentation d’états financiers comprennent, entre autres :

Article 98 Les rapports de gestion

1. Ces rapports sont destinés à un usage aussi bien interne qu’externe et ont pour objectif
d’aider la Direction dans ses activités de planification, de contrôle et de prise de décisions. La

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 Manuel de procédures comptables
responsabilité de la préparation des rapports de gestion est du ressort des Chefs des services
financiers. Les rapports de gestion produits à divers niveaux des institutions, agences et bureaux de
la CEDEAO devront comprendre :
a. les rapports financiers établis par les institutions ;
b. les rapports d’étapes par bailleur de fonds ;
c. les rapports budgétaires.

2. Les institutions de la CEDEAO devront préparer les rapports tels que définis dans le
Règlement financier.

3. Les agences et bureaux de la CEDEAO préparent leurs rapports en utilisant le format

indiqué en annexe au présent manuel.

Article 99 Les rapports financiers provenant des institutions

1. Ces rapports seront produits par les Chefs des services financiers mensuellement et
annuellement. Ils sont principalement destinés à un usage interne et aident aux activités de
planification, de contrôle et de prise de décisions et fournissent également des éléments
d’information à intégrer dans les rapports d’étapes et les états financiers annuels.

2. Les états financiers des institutions devront comporter :

a. la balance de vérification pour le mois et depuis le début de l’exercice ;
b. un état de la situation financière (bilan) montrant l’actif et le passif à la fin de chaque
mois et depuis le début de l’exercice ;
c. un état des résultats financiers (compte de résultats) pour le mois depuis la fin de
l’année ;
d. un état des changements au niveau des actifs nets/des fonds propres ;
e. un état de l’évolution de la situation financière depuis le début de l’exercice ;
f. les politiques comptables et les notes d’accompagnement des états financiers.

3. Les rapports financiers ci-dessus sont élaborés comme indiqué ci-après :

a. Un solde de vérification pour le mois et depuis le début de l’exercice
Les institutions devront préparer un solde de vérification à la fin de chaque mois et en
fin d’exercice.

b. Un état de la situation financière (bilan) montrant l’actif et le passif à

la fin de chaque mois et depuis le début de l’exercice :

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 Manuel de procédures comptables
Ce rapport financier présente la situation financière des institutions à une date
particulière. Il vise à déterminer l’actif net de l’organisation à tout moment donné.

c. Un état des résultats financiers (compte de résultats) pour le mois

depuis la fin de l’année
Cet état présente une synthèse des produits générés par les institutions au cours de
l’année et des dépenses encourues dans le cadre normal des activités. Ainsi cet état
donne-t-il une vue d’ensemble des résultats et opérations financiers au titre de l’année.

d. Un état des changements au niveau des actifs nets/des fonds propres

Cet état présente une analyse des mouvements au niveau des montants résiduels sur
l’état des situations financières (actif moins passif).

e. Un état de l’évolution de la situation financière depuis le début de

l’exercice
Cet état présente des informations sommaires sur la liquidité réelle et les quasi-espèces
reçues et la manière dont celles-ci ont été utilisées au cours de la période.

f. Les politiques comptables et les notes d’accompagnement des états

financiers
i. Ce volet des états financiers comprendra les principes, les bases, les
conventions, les règles et les pratiques comptables spécifiques adoptés par la
CEDEAO et ses institutions pour la préparation et la présentation des états
financiers.

ii. Les notes accompagnant les états financiers devront indiquer des
informations générales sur la CEDEAO et ses institutions, les principales politiques
comptables et la décomposition ou l’analyse détaillée des soldes de comptes
importants apparaissant dans les états financiers.

Article 100 Rapports d’étapes destinés aux bailleurs de fonds

Ces rapports seront produits conformément aux dispositions des accords financiers conclus avec les
bailleurs de fonds.

Article 101 Rapports budgétaires

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 Manuel de procédures comptables
Les rapports d’exécution de budget seront préparés chaque mois et à la fin de l’année afin d’assurer
le suivi de l’exécution réelle par rapport au budget, d’analyser les écarts et de porter les correctifs
nécessaires.

Article 102 Rapports financiers annuels

1. Rapports financiers annuels consolidés
Les états financiers consolidés de la Communauté présentent, de manière globale, les informations
financières contenues dans les états financiers des institutions.

2. Discussions et analyse de la gestion

Celles-ci portent notamment sur :
a. la mission et la structure informationnelles de l’organisation ;
b. des informations sur les performances ;
c. des informations sur la gouvernance ;
d. des informations sur les perspectives d’avenir.

3. Mission et structure informationnelles de l’organisation

Ce point indique la nature et le champ des activités pour lesquelles une institution a été créée, son
cadre réglementaire et le système organisationnel existant.

4. Informations sur les performances

Elles fournissent des descriptions narratives des programmes et activités en cours d’exécution par
les institutions et les niveaux auxquels les programmes et activités contribuent à la réalisation d’un
ensemble de buts et objectifs de l’institution.

a. Informations sur la gouvernance

Elles ont pour but de fournir des informations sur la gestion des institutions et des systèmes
d’information, les contrôles internes et la conformité aux lois et règlementations.

b. Informations sur les perspectives d’avenir

Ce point examine les futurs développements possibles au sein de l’organisation ainsi que les risques
futurs identifiés par chaque institution et la solution pratique pour réduire leurs impacts négatifs sur
les institutions.

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 Manuel de procédures comptables

Chapitre 15 Gestion de l’audit des états financiers annuels

Les états financiers annuels de l’ensemble des institutions de la CEDEAO, conjointement avec les
états financiers consolidés de ladite organisation, font l’objet d’un audit par un vérificateur externe.

Article 103 Procédures et processus

2. La section est présentée sous les rubriques suivantes :
a. la lettre d’engagement ;
b. le calendrier d’audit ;
c. les rapports d’audit ;
d. les lettres à la Direction ;
e. les responsabilités.

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 Manuel de procédures comptables

2. Lettre d’engagement
Une lettre d’engagement, énonçant les responsabilités respectives du vérificateur et de la CEDEAO,
est signée par les deux parties. Une copie de la lettre détaillant les termes de l’engagement liant les
vérificateurs et la CEDEAO est conservée par les Chefs des institutions ou leurs délégataires. La lettre
d’engagement est révisée chaque année et des modifications apportées, en cas de besoin.

3. Calendrier d’audit
a. Le calendrier d’audit fait l’objet d’un accord entre les chefs des institutions ou les
délégataires et le vérificateur. Le calendrier de l’audit de l’état financier consolidé fait l’objet d’un
accord entre l’Ordonnateur ou son délégataire et le vérificateur.

b. Le calendrier convenu est communiqué au personnel approprié en vue d’une

planification et d’une exécution efficientes et efficaces de l’exercice d’audit.

4. Rapports d’audit
a. Le rapport d’audit comprend le rapport des vérificateurs portant sur le bilan, le
compte de résultats, l’état d’évolution de la trésorerie et les notes
d’accompagnement des états financiers.

b. S’agissant de l’audit de l’état financier consolidé, le rapport d’audit comprend les

rapports sur le bilan consolidé, l’état consolidé des résultats, l’état consolidé du
flux de trésorerie et les notes consolidées accompagnant l’état financier.

c. Le vérificateur émet une opinion professionnelle sur les états financiers vérifiés.

5. Lettres à la Direction (lettres post-vérification)

a. Il est dans la pratique des vérificateurs externes de rédiger une lettre postérieure à
l’audit, faisant des commentaires sur la vérification et résumant les faiblesses au
niveau des procédures internes de contrôle/comptabilité et sur les problèmes de
conformité constatés au cours de l’audit.

b. La lettre et les commentaires sur la gestion sont ensuite transmis officiellement aux
chefs des institutions ou à leurs délégataires et des exemplaires envoyés au Comité
d’audit pour examen.

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 Manuel de procédures comptables
c. Pour les comptes consolidés, la lettre et les commentaires à la Direction sont
officiellement envoyés à l’Ordonnateur ou son délégataire et des copies envoyées
au Comité d’audit pour examen.

6. Responsabilités
Il incombe à tous les responsables du service des finances de chaque institution de s’assurer
que les dispositions pour l’audit sont prises et que celui-ci est effectué avant la date butoir
conformément aux instructions de l’Ordonnateur ou du délégataire.

7. Planification de l’audit
Si le plan d’audit détaillé est de la responsabilité des vérificateurs externes, la coopération
de la Direction est, cependant, essentielle. Bien avant le jour des travaux sur le terrain, les
chefs des finances des institutions et les vérificateurs externes se réunissent pour examiner
le plan d’audit. Au regard des termes de la lettre d’engagement, ils conviennent de la
répartition des tâches entre le cabinet d’audit et la CEDEAO.

8. Préparation de l’audit
a. Lors d’une conférence préalable à l’audit, réunissant le personnel de la
comptabilité, l’Ordonnateur ou son délégataire et les Chefs des services financiers
(pour les autres institutions) mettent l’accent sur les avantages que toutes les parties
tireront d’un audit, sollicitent la coopération de chacun et assignent les tâches
spécifiques. Les Chefs des services financiers informent également d’autres hauts
responsables du type d’assistance qui sera attendu de leurs services.

b. Le Chef du service des finances devra :

i. veiller à ce que tous les employés commis à l’audit s’acquittent de leurs
engagements ;

ii. organiser la réunion avec la haute Direction ;

iii. prendre les dispositions physiques adéquates pour les vérificateurs afin de
garantir une sécurité idoine comme, par exemple, la zone de travail, le
téléphone, l’espace de stockage, les bureaux, les imprimantes ;

iv. s’assurer que les dispositions idoines sont prises pour la réalisation de
l’inventaire physique et que ce programme se déroule selon le plan ;

v. résoudre tout problème qui pourrait se poser et avoir un impact sur le contenu
de l’état financier ;

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 Manuel de procédures comptables

9. Activités post-vérification
a. Le Comité d’audit se réunit avec les vérificateurs externes, l’Ordonnateur ou son
délégataire, les Chefs des services financiers pour écouter leurs évaluations
individuelles concernant la conduite de l’audit, les zones à problème, les
préoccupations et toute autre question de cet ordre.

b. Ils se réunissent également avant que les états financiers ne soient signés par la
Direction et dans les meilleurs délais possibles après la réalisation de l’audit. Les
vérificateurs externes se réunissent avec le Comité d’audit afin de :

i. examiner et, si nécessaire, résoudre tout problème pendant concernant les

informations contenues dans les états financiers à l’examen et la présentation
de ceux-ci ;

ii. s’assurer qu’il y a eu une bonne coopération entre le vérificateur externe et

le personnel de l’organisation.

c. Ceci permettra au Comité d’audit de s’acquitter de sa responsabilité, d’informer le

Conseil que les états financiers donnent une image assez exacte de la situation
financière de la CEDEAO, des résultats d’exploitation et les fluctuations dans la
situation financière de l’organisation au cours de l’année à l’examen conformément
aux Normes comptables internationales pour le secteur public appliquées de façon
rigoureuse.

d. Après la signature des états financiers, le Vérificateur, la Direction et le Comité

d’audit se réunissent pour un examen post-vérification. Les discussions devront
porter sur les solutions potentielles aux problèmes qui se sont posés, les meilleures
dispositions pour l’exercice d’audit de l’année suivante, les délais pour d’autres
vérifications et l’acceptation de la lettre à la Direction soumise par les vérificateurs.

Chapitre 16 Le Comité d’audit de la CEDEAO

La présente section a pour but de définir les attributions et la structure hiérarchique du Comité

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 Manuel de procédures comptables
d’audit qui assiste le Conseil des ministres dans l’exécution de ses responsabilités de contrôle.

Article 104 Termes de référence du Comité d’audit

1. OBJECTIF
Aider le Conseil des ministres à remplir efficacement ses fonctions qui consistent à :

a. préserver l’intégrité des états financiers des Institutions de la CEDEAO et de la

Communauté;

b. assurer le respect par les Institutions de la CEDEAO, des dispositions légales, de

régulation et du code de conduite;

c. apprécier les qualifications du Commissaire aux Comptes et son indépendance;

d. s’assurer que les fonctions de l’audit interne et externe sont exécutées de manière
satisfaisante et permettent ainsi d’apporter une valeur ajoutée;

e. préserver les avoirs des Institutions de la CEDEAO et de la Communauté;

f. assurer le suivi des systèmes de gouvernance et de contrôle à la CEDEAO;

2. PREROGATIVES

Le Comité d’audit dispose de prérogatives pour mener ou autoriser des investigations concernant
toutes questions relevant de son domaine de compétence. Il est habilité à:

a. analyser les termes de référence, les qualifications et les critères d’évaluation pour la
sélection des Commissaires aux Comptes des Institutions de la CEDEAO;

b. évaluer les propositions relatives au choix du Commissaire aux Comptes et formuler à

l’intention du Conseil des ministres, des recommandations pour la nomination du
Commissaire aux Comptes;

c. superviser les activités du Commissaire aux Comptes et de l’Auditeur interne en chef des
Institutions de la Communauté;

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 Manuel de procédures comptables

d. analyser les rapports de l’Auditeur interne en chef et les états d’audit annuels des
Institutions de la CEDEAO;

e. régler les différends pouvant survenir entre l’Exécutif et le Commissaire aux

Comptes/l’Auditeur interne en chef en ce qui concerne la présentation des informations
financières;

f. s’attacher les services de consultants, de comptables indépendants ou autres pour conseiller

le Comité ou l’aider à mener des investigations;

g. Rechercher toutes informations nécessaires auprès des employés, qui reçoivent instruction
de coopérer pleinement avec le Comité, ou auprès de tiers;

h. rencontrer les fonctionnaires des Institutions de la CEDEAO, les Commissaires aux

Comptes ou des consultants indépendants, en cas de besoin;

3. COMPOSITION

a. Le Comité d’audit se compose de six membres au plus

b. Le Conseil des Ministres nomme les membres du Comité d’Audit, qui désignent en leur
sein le président du Comité.

c. Les membres du comité doivent être indépendants et posséder de bonnes connaissances en

matière de finances

d. Le Comité devra compter au moins un membre possédant une expérience pratique et

récente dans les disciplines financière et comptable et un membre justifiant d’une riche expérience
dans le domaine de l’intégration régionale. Les autres membres devront avoir une expérience en
gestion, audit ou gestion des risques. Dans le cas où les membres du Conseil ne possèdent pas
l’expertise nécessaire, le Comité peut faire appel à des compétences extérieures
(Auditeurs/Trésorier Payeur des Etats membres) pour l’assister dans ses travaux.

e. Les membres sont désignés, par rotation, pour un mandat n’excédant pas quatre ans

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f. Le Comité établit un code de conduite pour ses membres

4. REUNIONS

a. Le Comité se réunit au moins quatre fois par an et peut, si nécessaire, convoquer d’autres
réunions ;

b. Tous les membres du Comité doivent assister en personne aux réunions ;

c. Prendront part aux réunions du Comité, les Chefs des Institutions de la CEDEAO, le
Contrôleur Financier, le Responsable de l’audit interne, le chef du département des
finances. Le Commissaire aux Comptes sera invité aux réunions où son rapport fait l’objet
d’un examen.

d. Le Comité peut inviter d’autres fonctionnaires des Institutions de la CEDEAO à prendre

part à ses réunions afin de lui fournir des informations nécessaires ;

e. Le Comité peut se réunir séparément avec la Direction, les fonctionnaires des Institutions
de la CEDEAO, l’Auditeur interne en chef ou les Commissaires aux Comptes, pour faciliter
des discussions libres et franches sur des questions particulières ;

f. L’ordre du jour des réunions est préparé à l’avance et communiqué aux membres avec les
notes d’informations appropriées

g. Le procès-verbal des réunions est dressé et conservé

h. Le Comité établit son règlement intérieur en vue de la conduite des réunions

5. RESPONSABILITES
Le Comité d’Audit assume les responsabilités ci-après et formule des avis à l’intention du
Conseil des Ministres :
a. Etats financiers

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i. Vérifier l’adéquation des normes, des politiques et des méthodes comptables utilisées dans
le cadre de la préparation des états financiers

ii. Contrôler la fiabilité et la précision des états financiers

iii. Analyser les questions d’importance en matière de comptabilité et d’élaboration des

rapports et évaluer leur impact sur les états financiers

iv. Passer en revue, analyser et mettre en exergue les questions importantes en ce qui concerne
l’élaboration des rapports et l’appréciation des travaux de préparation des états financiers ;

v. Discuter des états financiers annuels vérifiés et des états financiers trimestriels avec le
Management, l’Auditeur interne en chef et le Commissaire aux Comptes.

b. Contrôle Interne

i. Contrôler l’efficacité du système de contrôle interne, du mode de délégation, des

technologies de l’information, de la sécurité et du respect des règlements

ii. Analyser le rapport relatif au Contrôle interne

iii. Apprécier les réponses et actions entreprises par le Management par rapport aux faiblesses
au niveau du contrôle interne signalées par l’Auditeur interne en chef, et le Commissaire
aux Comptes;

c. Audit interne

i. Analyser avec la Direction et l’Auditeur interne en chef la charte, les plans d’activités, le
personnel et la structure organisationnelle de l’audit interne;

ii. Analyser les plans et les budgets de l’audit interne afin de s’assurer qu’ils appuient les
objectifs du département de façon adéquate et économique;

iii. Analyser les résultats des opérations d’audit interne et des recommandations connexes
formulées dans la perspective d’améliorer le système de contrôle interne;

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iv. Analyser l’efficacité de l’audit interne y compris son respect des ‘Normes de la pratique
professionnelle de l’Audit interne’ établies par l’Institut des Auditeurs Internes;

v. Evaluer le cadre organisationnel du département de l’Audit interne, le mode de nomination

et de révocation de l’Auditeur interne en chef ainsi que l’adéquation des capacités du
personnel;

vi. Veiller à ce qu’il n’y ait pas d’entrave au travail de l’Auditeur interne en chef;

vii. Examiner les procédures régissant la nomination, le remplacement ou la révocation de

l’Auditeur interne en chef;

viii. Diligenter des études spéciales ou des investigations sur des fraudes potentielles ou d’autres
irrégularités ou vérifier le degré de respect des règles et règlements;

ix. Rencontrer séparément et de manière périodique, l’Auditeur interne en chef pour discuter
de toutes questions qui, de l’avis du comité ou de l’audit interne, doivent faire l’objet d’un
débat privé.

d. Audit Externe

i. Formuler des recommandations au Conseil des ministres sur la nomination, la rémunération

et les conditions de recrutement du Commissaire aux Comptes;

ii. Examiner le champ d’application de l’audit ainsi que l’approche du Commissaire aux
Comptes, y compris la coordination de ses efforts avec ceux de l’audit interne;

iii. Examiner les résultats de l’audit externe et les points inscrits dans la lettre de
recommandations du management;

iv. Analyser la performance du Commissaire aux comptes et formuler des recommandations

par rapport à sa nomination, au renouvellement de son mandat ou à sa révocation;

v. Contrôler et analyser l’indépendance, l’objectivité et l’efficacité du Commissaire aux

Comptes;

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vi. Elaborer et mettre en œuvre une politique relative à l’engagement du Commissaire aux
Comptes;

vii. Rencontrer, séparément et périodiquement, le Commissaire aux Comptes pour examiner

toutes questions qui, de l’avis du comité ou des auditeurs, doivent faire l’objet d’une
discussion privée.

e. Respect des Règles

i. Examiner l’efficacité du système relatif au contrôle du respect des règles et règlements,

analyser les conclusions des investigations du Management et apprécier les mesures (y
compris disciplinaires) prises en cas de manquements;

ii. Examiner le processus de communication du code de conduite au personnel de l’institution

et veiller à son respect;

iii. Recueillir régulièrement auprès de la Haute Direction et des conseillers juridiques des
Institutions de la CEDEAO, des informations sur les questions touchant aux règles et à la
gestion;

iv. Etablir des procédures pour la réception, la conservation et le traitement de plaintes

touchant aux questions de comptabilité, d’audit et aux systèmes de contrôle interne;

v. Analyser les conclusions de toute étude entreprise par les agences des donateurs, les
partenaires, les agences sœurs et tout autre auditeur.

f. Présentation de rapports

i. Rendre compte régulièrement au Conseil des ministres, des activités du Comité et des
questions évoquées par rapport à la qualité ou à l’intégrité des états financiers de la
CEDEAO, au respect des dispositions réglementaires et légales, à la performance et à
l’indépendance du Commissaire aux Comptes et à la performance de l’audit interne;

ii. Permettre une communication ouverte entre l’Auditeur interne en chef, le Commissaire aux
Comptes et le Conseil des ministres;

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iii. Examiner tout autre rapport ayant trait aux responsabilités du comité.

g. Autres responsabilités

i. Discuter avec la Haute Direction des politiques majeures relatives à l’évaluation et à la

gestion du risque ;

ii. Entreprendre d’autres activités dans le cadre de l’application des directives du Conseil des
ministres;

iii. Instituer et superviser, chaque fois que de besoin, des investigations spéciales;

iv. Analyser et évaluer annuellement l’adéquation des termes de référence du comité, solliciter
l’approbation du Conseil des ministres pour les changements proposés et assurer une
publication appropriée conformément aux règles ou règlements;

Chapitre 17 Généralités

Article 105 Elaboration du manuel

1. La mise en place du présent Manuel de Procédures comptables et financières contribue à
faciliter le bon fonctionnement de la Commission et des autres institutions de la CEDEAO. Ce

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manuel devrait également contribuer à assurer la fourniture de services de qualité aux parties
prenantes ainsi que de favoriser la réalisation de l’objectif d’intégration sous régionale.

Article 106 Mise à jour du manuel

1. La révision du manuel fait partie intégrante du mécanisme de contrôle interne de la

CEDEAO. . Il s’agit d’un outil important de gestion, de supervision et de contrôle auquel a
recours la Commission.
2. Le manuel de la CEDEAO ne gardera toute sa quintessence qu’à la condition de faire
l’objet de révisions périodiques. C’est là une manière de s’assurer que les procédures sont
correctement mises en œuvre et continuent d’être adaptées à l’évolution de l’institution et
au développement général et à la dynamique de l’intégration sous régionale.
3. Pour toute période donnée, les recommandations visant à assurer la mise à jour/la révision
du manuel, afin d’améliorer et de renforcer les procédures existantes, peuvent s’appuyer sur
le travail accompli par les responsables ci-après, procédant à des vérifications spécifiques et
périodiques dans le but de déceler des anomalies, des anachronismes et points faibles :
a. le Commissaire aux Comptes
b. le Contrôleur financier
c. l’Auditeur interne en chef
d. le Comité d’Audit
e. les responsables des services financiers des institutions de la CEDEAO
f. les partenaires au développement
g. des vérificateurs périodiquement mandatés pour des tâches spéciales par le Conseil des
Ministres
4. Les propositions d’amendements au manuel sont examinées par l’Equipe chargée du
changement de la gestion financière (ECGF). Celle-ci examine toutes les propositions
/recommandations concernant des amendements au manuel et les soumet au Commissaire
chargé de l’Administration et des Finances (CAF). Après concertation avec le Contrôleur
financier, le CAF soumet les amendements proposés à l’approbation du Président de la
Commission

5. La mise à jour du manuel peut être motivée par :

a. des changements dans l’organisation ou les activités de la CEDEAO suivant les
décisions des autorités de tutelle et/ou des bailleurs ;
b. les modifications des systèmes et procédures dans le but d’améliorer les procédures
existantes pour faire face aux nouvelles exigences de l’intégration ;
c. des changements rendus nécessaires par l’application des résolutions prises par le
Conseil des Ministres concernant l’organisation, les procédures et les droits et obligations
de la Commission ;
d. des modifications émanant de la révision des fonctions du personnel de base et d’une
restructuration organisationnelle.

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6. Les procédures de révision du Manuel pourraient se faire suivant deux volets : interne et
externe

a. En interne
i. En faisant des tests de cheminement et de conformité pour les principaux cycles : pour
sonder l’exhaustivité et l’exactitude des documents, des visas, le respect des limitations et
des délais et veiller au respect des procédures écrites ;
ii. En distribuant un questionnaire « enquête de satisfaction » afin d’évaluer la performance et
la pertinence des procédures ;
iii. En créant une « boîte à idées » permettant de recueillir les suggestions du personnel en vue
d’améliorer la bonne marche de la Commission.
• En externe
i. En envoyant un formulaire d’enquête de satisfaction aux principaux partenaires notamment
les Etats membres, nos principaux fournisseurs et les autres parties prenantes qui
bénéficient des prestations de la Commission afin de déceler les irrégularités dans la
procédure appliquée qui freineraient l’appréciation qualitative des services rendus ;

ii. En envoyant un questionnaire aux bailleurs de fonds afin de vérifier le respect de la

procédure en matière de respect des engagements pour pallier à tout litige et/ou identifier
les causes d’éventuelles irrégularités constatées lors des sondages.

7. La révision serait sanctionnée par l’émission d’un rapport d’exécution adressé aux
différents acteurs cites ci-dessus (3).

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