MINISTERE DE L’HYDRAULIQUE, REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

DE L’ASSAINISSEMENT ET DE LA SALUBRITE Union-Discipline-Travail

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DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

MANUEL DE PROCEDURE
DE LA DIRECTION DES
RESSOURCES HUMAINES

1
 SOMMAIR
ABREVIATIONS ET
E
SIGLES…………………………………………………………………………………….………..… 3
I. PRESENTATION DU MINISTERE DE L’HYDRAULIQUE, DE L’ASSAINISSEMENT ET DE
LA
SALUBRITE………………………………………………………………………………………………
…………………….4
I.1
Missions…………………………………………………………………………………………………….
……….....4
I.2
Organisation………………………………………………………………………………………………
……..…...4
II. PRESENTATION DE LA DIRECTION DES RESSOURCES
HUMAINES…………………………………....7
II.1
Mission……………………………………………………………………………………………………….
……..…7
II.2
Organisation……………………………………………………………………………………………….
……..…7
SOUS-DIRECTION DE LA GESTION DU
PERSONNEL…………………………………………………….……...10
Procédure d’affectation et de Délivrance du Certificat de Première Prise de
Service…………..12
Attestation de Présence et de
Travail……………………………………………………………………….…..14
Autorisations de congés et de
Permission……………………………………………………………..........16

Pension………………………………………………………………………………………………………
………….….23

2
 Autorisation de sortie du Territoire………..
………………………………………………………………...….25
SOUS-DIRECTION DE LA FORMATION ET DE L’ACTION
SOCIALE……………………………………...…26
Renforcement des Capacités des
Agents…………………………………………………………………..….28
Autorisation de Stage…………………………..
…………………………………………………………………....29
Décès………………………….
……………………………………………………………………………………….…..31

ABREVIATIONS ET SIGLES

MINHAS : Ministère de l’Hydraulique, de l’Assainissement et de la Salubrité

MEMFPMA : Ministère d’Etat, Ministère de la Fonction Publique et de Modernisation
de
l’Administration
DRH : Direction des Ressources Humaines
SDGP : Sous-Direction de la Gestion du Personnel
DGAPCE : Directeur de la Gestion de l’Administration, du Personnel Civil de l’Etat
CGRAE : Caisse Générale de Retraite des Agents de l’Etat
DG : Directeur Général

3
 I. PRESENTATION DU MINISTERE DE L’HYDRAULIQUE, DE L’ASSAINISSEMENT ET
DE LA SALUBRITE

I.1 MISSION
Le Ministère de l’Hydraulique, de l’Assainissement et de la Salubrité (MINHAS) est
chargé de l’élaboration, de la mise en œuvre, et du suivi de la politique du
Gouvernement, en matière d’Hydraulique, de protection, d’amélioration et
d’assainissement du cadre de vie et de travail.
A ce titre, et en liaison avec les différents départements ministériels concernés, il a
l’initiative et la responsabilité des actions suivantes :
 Participation au suivi et à la protection des ressources en eau ;
 Gestion des infrastructures du secteur de l’eau potable ;
 Développement des infrastructures d’alimentation en eau potable en milieu
urbain et rural ;
Élaboration et suivi de la règlementation en matière d’études, de réalisation et
d’exploitation des ouvrages d’Hydraulique Humaine.

4
 I.2 ORGANISATION
Pour l’exercice de ses attributions, le Ministre de l’Hydraulique, de l’Assainissement
et de la Salubrité dispose, outre le Cabinet, de :
 STRUCTURES RATTACHÉES AU CABINET
 l’Inspection Générale ;
 la Direction des Ressources Humaines ;
 la Direction des Affaires Financières ;
 la Direction de la Coordination des Projets;
 la Direction de la Stratégie, de la Planification, des Statistiques et du Suivi
Evaluation;
 la Direction des Affaires Juridiques et du Contentieux;
 la Direction de la Communication;
 la Direction de la Coordination des Projets ;
 le Service de la Coopération Internationale;
 le Service Informatique;
 le Service de l’Organisation et de la Qualité ;
 le Secrétariat Permanent des Observatoires Nationaux de Lutte contre les
Nuisances ;
 la Cellule de Passation des Marchés Publics;
 le Service de Gestion du Patrimoine;
 la Brigade de l’Hydraulique, de l’Assainissement et de la Salubrité ;
 la Cellule de Passation des Marchés Publics.

 DIRECTIONS GÉNÉRALES
Le Ministère de l’Hydraulique, de l’Assainissement et de la Salubrité comprend
deux Directions Générales :
La Direction Générale de l’Hydraulique et de l’Assainissement ;
La Direction Générale de la Salubrité.
La Direction Générale de l’Hydraulique et de l’Assainissement Directions est
composée :
5
  La Direction de l’Hydrologie ;
 La Direction de l’Hydraulique Rurale ;
 La Direction de l’Assainissement Urbain et du Drainage;
 La Direction de l’Alimentation en Eau Potable ;
La Direction Générale de la Salubrité comprend :
 La Direction des Opérations de Salubrité et de Lutte contre les Nuisances ;
 La Direction des Infrastructures de Salubrité et de la Valorisation des
Déchets ;
 La Direction de la Promotion, de l’Animation et du Suivi des Comités de
Salubrité et d’Hygiène.
 STRUCTURES SOUS TUTELLE
 Office Nationale de l’eau potable (ONEP)
 Office Nationale de l’Assainissement et du Drainage (ONAD)
 Agence Nationale de Gestion des Déchets (ANAGED)
 DIRECTIONS RÉGIONALES
 DIRECTION REGIONALE ABIDJAN ET DABOU
 DIRECTION REGIONALE ABENGOUROU
 DIRECTION REGIONALE BONDOUKOU
 DIRECTION REGIONALE BOUNDIALI
 DIRECTION REGIONALE DALOA
 DIRECTION REGIONALE KORHOGO
 DIRECTION REGIONALE SEGUELA
 DIRECTION REGIONALE ODIENNE
 DIRECTION REGIONALE SAN PEDRO
 DIRECTION REGIONALE MAN
 DIRECTION REGIONALE YAMOUSSOUKRO
 DIRECTION REGIONALE GAGNOA
 DIRECTION REGIONALE ABOISSO
 DIRECTION REGIONALE ADZOPE
 DIRECTION REGIONALE AGBOVILLE

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  DIRECTION REGIONALE BOUAFLE
 DIRECTION REGIONALE DAOUKRO
 DIRECTION REGIONALE DIVO
 DIRECTION REGIONALE FERKESSEDOUGOU
 DIRECTION REGIONALE GUIGLO
 DIRECTION REGIONALE TOUBA
 DIRECTION REGIONALE DUEKOUE
 DIRECTION REGIONALE BOUAKE
 DIRECTION REGIONALE KATIOLA
 DIRECTION REGIONALE MANKONO
 DIRECTION REGIONALE BOUNA
 DIRECTION REGIONALE SASSANDRA
 DIRECTION REGIONALE SOUBRE
 DIRECTION REGIONALE BONGOUANOU
 DIRECTION REGIONALE DIMBOKRO

II. PRESENTATION DE LA DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES

II.1 MISSION

- de mettre en œuvre la politique générale de gestion des Ressources Humaines

telle que définie par le Ministère en charge de la Fonction Publique ;
- d’assurer le suivi de l’application des dispositions relatives à l’éthique et à la
déontologie ;
- d’assurer le suivi du profil de carrière des agents et de participer à
l’élaboration du cadre organique des emplois et à la définition des profils de
postes ;
- d’assurer en œuvre la politique sociale du Ministère ;
- d’assurer le suivi de la situation administrative des agents, notamment la mise
à disposition, la disponibilité, le détachement, le congé, l’avancement, la
promotion ;
- d’identifier les besoins en formation et d’assurer le suivi de la mise en œuvre
du plan de formation du Ministère ;
- d’archiver les actes de gestion du personnel et de tenir à jour le fichier du
personnel du Ministère ;

7
 - de créer les conditions d’amélioration de l’environnement du travail.

II.2 ORGANISATION
La Direction des Ressources Humaines est Dirigée par un Directeur nommé par
décret pris en Conseil des Ministres. Il a rang de Directeur d’Administration Centrale.
La Direction des Ressources Humaines comprend deux (02) Sous-Directions :
- La Sous-Direction de la Gestion du Personnel ;
- La Sous-Direction de la Formation et de l’Action Sociale.
Les Sous-Directions sont dirigées par des Sous-directeurs nommés par arrêté. Ils ont
rang de Sous-directeur d’Administration Centrale.

En outre, nous avons d’autres services rattachés directement au Directeur des

Ressources Humaines, ce sont :
- Le service Financier ;
- Le service Courrier ;
- Le service Informatique ;
- Le service Archive.

A. Le service Financier
Il a pour mission d’assister le DRH dans la gestion des ressources financières et
matérielles de la Direction des Ressources humaines à travers :
 La contribution à la gestion budgétaire de la direction qui est matérialisée par
l’appui donner dans la programmation et l’exécution du budget, dans la commande
et la réception des matériels et enfin la gestion des stocks.
 La contribution à la gestion du patrimoine qui consiste à tenir le répertoire des
fournisseurs, veiller à l’entretien (mobilier, matériel informatique), tenir à jour la liste
des matériels en stock, des approvisionnements et des sorties.

B. Le service courrier
Le service courrier est la porte d’entrée de tous les courriers au sein de la Direction
des Ressources Humaines du MINHAS.
Il est chargé d’assurer la collecte, l’analyse, l’enregistrement, la transmission, le
classement des courriers, la mise à disposition des réponses des courriers aux
usagers, et enfin l’établissement d’une statistique des courriers destinés à la DRH.
 Collecter et analyser le courrier :
- Accueillir les usagers ;

8
 - S’assurer que le courrier est bien destiné à la DRH ;
- Vérifier le contenu du courrier et, le cas échant, son adéquation avec les pièces-
jointes ;
- Réceptionner le courrier.
 Enregistrer le courrier :
- Noter la date, le numéro, l’expéditeur et l’objet du courrier « Arrivée » dans le
registre « Arrivée » et à l’ordinateur, puis lui affecter un numéro « Arrivée » ;
- Scanner à l’ordinateur le courrier « Arrivée » et « Départ » en renseignant tous
les champs proposés ;
- Décharger le courrier en y mettant le cachet, le N° du courrier et la signature.
 Transmettre le courrier « Arrivée » et « Départ » :
- Noter dans le cahier des transmissions internes, pour chaque Sous-direction
et/ou Service, le numéro « Arrivée », l’expéditeur et l’objet du courrier ;
- Noter dans les cahiers des transmissions externes le destinataire, le numéro «
Départ » et l’objet du courrier ;
- Acheminer le courrier « Départ » aux différents destinataires.

C. Le service Informatique
Le service informatique est chargé de réaliser régulièrement les mises à jour des
logiciels. L’entretien et la maintenance des équipements ou du matériel informatique
sont assurés par ce service. Il intervient aussi pour la réparation à temps des
éventuelles pannes du système informatique.

D. Le service Archive
La mission de ce service est de sauvegarder la mémoire du Ministère de la Promotion
des PME à travers la conservation de ses archives. Les dossiers des agents retracent
leur parcours professionnel à travers plusieurs pièces ou actes qui leur sont délivrés
tout au long de leur parcours professionnel.
 Classer le courrier :
- Indexer, par nature de courrier, des chemises à rabats ;
- Ranger les courriers dans les chemises à rabats des agents.
 Archiver le courrier :
- Indexer et codifier les boîtes d’archives ;

9
- Ranger les courriers dans les boîtes afférentes ;

10
SOUS-DIRECTION
DE LA GESTION
DU PERSONNEL

11
La Sous-Direction de la Gestion du Personnel (SDGP) est dirigée par un sous-
directeur avec pour mission de contribuer à la mise en œuvre de la politique de
gestion des Ressources Humaines du MINHAS, à travers la gestion des données
individuelles et collectives du personnel.
Elle se repartie en deux (02) services à savoir le service de la gestion du personnel et
celui de la Statistique avec des attributions différentes pour chacun.
 Le service de la Gestion du Personnel :
- Gérer les mouvements des agents ;
- Produire les actes administratifs.

 Le service des Statistiques :

- Veiller à la mise à jour du fichier du personnel ;
- Faire des opérations de contrôle dans les Directions du Ministères ;
- Mettre à la disposition de la DRH, tout document en liaison avec le
personnel.


12
 PROCÉDURE D’AFFECTATION ET DE DÉLIVRANCE DU
CERTIFICAT DE PREMIÈRE PRISE DE SERVICE

DEFINITION
Cette procédure permet de décrire les modalités d’affectation et de délivrance du
Certificat de Première Prise de Service pour les Agents et Personnels Civil de l’Etat
(DPCE) au Ministère de l’Hydraulique, de l’Assainissement et de la Salubrité
(MINHAS).

PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER

 Fiche d’affectation de l’agent,
 Curriculum vitae,
 Photocopie de la pièce.

PROCEDURE

01 Réceptionner et traiter la demande du nouvel agent par le service Courrier

en l’enregistrant en courrier arrivé et le transmettre au Secrétariat de la DRH

02 Enregistrement du document par le secrétariat et transmission au DRH pour

analyse et imputation au Sous-Directeur de la Gestion Personnel (SDGP)

03 Traitement du dossier par le Chef de Service ou un agent en s’appuyant sur

les besoins exprimés par les responsables d’unité administrative sur instruction
du Sous-Directeur

04 Elaborer la note d’affectation du nouvel agent dans une Direction ou service

05 Transmettre la note d’affectation au Sous-Directeur pour la vérification

06 Transmettre la note d’affectation validé par le SDGP au DRH par fichier

physique

07 Valider l’affectation du nouvel agent dans un service par la signature de la

DRH 13
08 Valider la prise de service du nouvel agent dans le SIGFAE, après que ce
dernier ait pris service dans sa Direction d’accueil. L’agent devra se rendre au
service courrier avant.
09 Transmettre la liste des nouveaux agents affectés au DRH pour l’édition et
l’impression de leurs certificats de première prise de service (CPPS)

10 Enregistrer et remettre le CPPS au nouvel agent

11 Transmettre les documents aux archives pour le classement dans le dossier

de l’agent

14
 ATTESTATION DE PRESENCE OU DE TRAVAIL

DEFINITION
L’attestation de travail et l’attestation de présence sont des documents
administratifs délivrés à la demande du fonctionnaire ou de l’agent de l’Etat pour
attester qu’il est effectivement en service dans la structure.

PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER

 Fiche de demande d’attestation de présence ou de travail renseigné,
 Certificat de Première Prise de Service,
 Certificat de Prise de Service ou une attestation de présence ou de travail.

PROCEDURE

01 Réceptionner et traiter la demande de l’agent par le service Courrier en

l’enregistrant en courrier arrivé et le transmettre au Secrétariat de la DRH

02 Enregistrement du document par le secrétariat et transmission au DRH pour

analyse et imputation au Sous-Directeur de la Gestion Personnel (SDGP)

03 Traitement du dossier par le Chef de Service ou un agent sur instruction du

Sous-Directeur

04 Transmettre le document traité au Sous-Directeur pour vérification

05 Transmettre le document validé par le SDGP au DRH par fichier physique

pour vérification et signature

06 Enregistrement du document signé par le Secrétariat de la DRH et

transmission au Service Courrier

07 Enregistrement du Document dans le registre départ ainsi qu’à l’ordinateur,

puis remise du document à l’agent
15
08 Transmettre les documents aux archives pour le classement dans le dossier
de l’agent

16
 AUTORISATIONS DE CONGES ET PERMISSIONS

 CONGE ANNUEL
DEFINITION
Le congé annuel est un document établit et remis à un agent ayant au moins un an
d’activité au cours de l’année pour laquelle le congé est demandé ; Et qui est inscrit
sur une décision de congé ou sur le planning de demande de congé de sa direction.

PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER

 Demande de l’agent,
 Certificat de Première Prise de Service,
 Certificat de Prise de Service,
 Décision de congé de la Direction.

PROCEDURE

01 Réceptionner et traiter la demande de l’agent par le service Courrier en

l’enregistrant en courrier arrivé et le transmettre au Secrétariat de la DRH

02 Enregistrement du document par le secrétariat et transmission au DRH pour

analyse et imputation au Sous-Directeur de la Gestion Personnel (SDGP)

03 Traitement du dossier par le Chef de Service ou un agent sur instruction du

Sous-Directeur

04 Transmettre le document traité au Sous-Directeur pour vérification

05 Transmettre le document validé par le SDGP au DRH par fichier physique

pour vérification et signature

06 Enregistrement du document signé par le Secrétariat de la DRH et

transmission au Service Courrier

17
 07 Enregistrement du Document dans le registre départ ainsi qu’à l’ordinateur,
puis remise du document à l’agent

08 Transmettre les documents aux archives pour le classement dans le dossier

de l’agent

 CONGE DE MATERNITE

DEFINITION
Le Congé de maternité est un document délivré à un agent en période de grossesse.
Il dure 14 semaines consécutives réparties en deux tranches : six (6) semaines avant
la date probable d’accouchement et huit (8) semaines après l’accouchement.

PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER

 Fiche de demande de congé de maternité renseignée par l’agent,
 Certificat de grossesse de sept (7) mois et demi dûment signé par un médecin
de l’administration,
 Certificat de Première Prise de Service,
 Certificat de Prise de Service.

PROCEDURE

01 Réceptionner et traiter la demande de l’agent par le service Courrier en

l’enregistrant en courrier arrivé et le transmettre au Secrétariat de la DRH

02 Enregistrement du document par le secrétariat et transmission au DRH pour

analyse et imputation au Sous-Directeur de la Gestion Personnel (SDGP)

03 Traitement du dossier par le Chef de Service ou un agent sur instruction du

Sous-Directeur

04 Transmettre le document traité au Sous-Directeur pour vérification

05 Transmettre le document validé par le SDGP au DRH par fichier physique

pour vérification et signature
18
 06 Enregistrement du document signé par le Secrétariat de la DRH et
transmission au Service Courrier

07 Enregistrement du Document dans le registre départ ainsi qu’à l’ordinateur,

puis remise du document à l’agent

08 Transmettre les documents aux archives pour le classement dans le dossier

de l’agent

 CONGE DE MALADIE DE COURTE DURÉE

DEFINITION
Le Congé de maladie est un document délivré à un agent présentant des signes de
santé fragile l’empêchant d’exercer sur une période.
Le fonctionnaire a droit à des congés de maladie d’une durée maximum de 6 mois
(par période de 3 mois) pendant une période de 12 mois consécutive selon l’article
90 du Statut Général de la Fonction Publique.

PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER

 Certificat d’arrêt de Travail,
 Rapport médical,
 Certificat de Première Prise de Service,
 Certificat de Prise de Service.

PROCEDURE

01 L’agent dépose le certificat d’arrêt de travail ainsi que le rapport médical

auprès de son supérieur Hiérarchique

02 Réceptionner et traiter la demande de l’agent transmis au service Courrier

par son Supérieur en l’enregistrant en courrier arrivé et le transmettre au
Secrétariat de la DRH

03 Enregistrement du document par le secrétariat et transmission au DRH pour

analyse et imputation au Sous-Directeur de la Gestion Personnel (SDGP)

04 Traitement du dossier par le Chef de Service ou un agent sur instruction du

Sous-Directeur
05 Transmettre le document traité au Sous-Directeur pour vérification
19
 06 Transmettre le document validé par le SDGP au DRH par fichier physique
pour vérification et signature

07 Enregistrement du document signé par le Secrétariat de la DRH et

transmission au Service Courrier

08 Enregistrement du Document dans le registre départ ainsi qu’à l’ordinateur,

puis remise du document à l’agent

09 Transmettre les documents aux archives pour le classement dans le dossier

de l’agent

 CONGE DE MALADIE DE LONGUE DURÉE

DEFINITION
Le congé de maladie de longue durée prévu à l’article 91 du statut général de la
Fonction Publique est accordé au fonctionnaire après avis du Conseil de Santé.
Article 91 : Au terme de la période de six (06) mois, si l’état de santé du
fonctionnaire exige la poursuite des soins, sur proposition du Conseil de Santé et de
Sécurité au Travail de la Fonction Publique, il est mis en congé de maladie de longue
durée ne pouvant excéder trente-six (36) mois y compris les six (06) premiers mois
de congé de maladie de courte durée.
Le fonctionnaire perçoit l’intégralité de sa rémunération durant les 12 premiers mois
du congé de maladie de longue durée. A l’issue de cette période, la rémunération est
réduite de moitié.
Si au terme des 36 mois, l’état de santé du fonctionnaire ne lui permet toujours pas
de reprendre son service, son dossier est soumis à l’avis de la Commission de
Réforme en vue de sa reconversion ou de son admission à la retraite, le cas échéant,
après avis du conseil de Santé et Sécurité au Travail de la Fonction Publique.
PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER
 Certificat d’arrêt de Travail,
 Rapport médical,
 Certificat de Première Prise de Service,

20
  Certificat de Prise de Service.

PROCEDURE

01 L’agent dépose le certificat d’arrêt de travail ainsi que le rapport médical

auprès de son supérieur Hiérarchique

02 Réceptionner et traiter la demande de l’agent transmis au service Courrier

par son Supérieur en l’enregistrant en courrier arrivé et le transmettre au
Secrétariat de la DRH

03 Enregistrement du document par le secrétariat et transmission au DRH pour

analyse et imputation au Sous-Directeur de la Gestion Personnel (SDGP)

04 Traitement du dossier par le Chef de Service ou un agent sur instruction du

Sous-Directeur

05 Transmettre le document traité au Sous-Directeur pour vérification

06 Transmettre le document validé par le SDGP au DRH par fichier physique

pour vérification et signature

07 Enregistrement du document signé par le Secrétariat de la DRH et

transmission au Service Courrier

08 Enregistrement du Document dans le registre départ ainsi qu’à l’ordinateur,

puis transfère du document au Conseil de Santé de la Fonction Publique

09 Le Conseil de Santé émet un avis sur la base duquel le Ministère de la

Fonction Publique délivre la décision de congé de maladie.

 CONGE EXCEPTIONNEL DE MALADIE

21
DEFINITION
Le congé exceptionnel de maladie est octroyé aux agents victime d’un accident de
travail ou d’une maladie professionnelle, conformément aux dispositions des articles
92, 93 et 94 du Statut Général de la Fonction Publique.
PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER
 Certificat d’arrêt de Travail,
 Rapport médical,
 Certificat de Première Prise de Service,
 Certificat de Prise de Service.

PROCEDURE

01 L’agent dépose le certificat d’arrêt de travail ainsi que le rapport médical

auprès de son supérieur Hiérarchique

02 Réceptionner et traiter la demande de l’agent transmis au service Courrier

par son Supérieur en l’enregistrant en courrier arrivé et le transmettre au
Secrétariat de la DRH

03 Enregistrement du document par le secrétariat et transmission au DRH pour

analyse et imputation au Sous-Directeur de la Gestion Personnel (SDGP)

04 Traitement du dossier par le Chef de Service ou un agent sur instruction du

Sous-Directeur

05 Transmettre le document traité au Sous-Directeur pour vérification

06 Transmettre le document validé par le SDGP au DRH par fichier physique

pour vérification et signature

07 Enregistrement du document signé par le Secrétariat de la DRH et

transmission au Service Courrier

08 Enregistrement du Document dans le registre départ ainsi qu’à l’ordinateur,

puis transfère du document au Conseil de Santé de la Fonction Publique
22
 09 Le Conseil de Santé émet un avis sur la base duquel le Ministère de la
Fonction Publique prend un arrêté de mise en congé de maladie.

 AUTORISATION D’ABSENCE et PERMISSIONS SPECIALES POUR EVENEMENTS

FAMILIAUX
DEFINITION
L’autorisation d’absence est une autorisation demandée par un agent pour des
raisons personnelles, n’excédant pas trois (03) jours.
- en cas de décès d’un ascendant ou d’un descendant en ligne directe : cinq (5) jours
;
- en cas de mariage de l’agent ou d’un enfant de l’agent : deux (2) jours ;
- en cas de naissance survenue au foyer du fonctionnaire : trois (3) jours.

PIECE CONSTITUTIVE DU DOSSIER

 Demande d’absence renseignée

PROCEDURE

01 L’agent dépose la demande d’absence renseigné auprès de son supérieur

hiérarchique

02 Le Supérieur Hiérarchique transmet la demande au Service Courrier de la

DRH pour enregistrement et traitement

03 Enregistrement du document par le secrétariat et transmission au DRH pour

analyse et imputation au Sous-Directeur de la Gestion Personnel (SDGP)

04 Classement du document dans le dossier de l’agent par le service archive

23
 PENSION

DEFINITION
Conformément à l’article 113 du Statut Général de la Fonction Publique, en cas
d’admission à la retraite, le fonctionnaire a droit à une pension dans les conditions
fixées par les lois et règlement en vigueur.

PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER

 Certificat de Première Prise de Service,
 Relevé Général des Services (RGS),
 Attestation de Présence,
 Extrait d’acte de naissance,
 Carte Nationale d’Identité,
 Arrêté de nomination et de Promotion,
 Bulletin de la solde,
 Relevé d’Identité Bancaire (RIB),
 Certificat de Cessation de Paiement,
 Acte de Mariage et extrait des enfants de moins de 18 ans.

PROCEDURE

01 En début d’année, la DRH édite la liste des agents devant faire valoir leurs
droits à la retraite au cours de l’année et les contacte

02 L’agent concerné transmet ces documents à la DRH dans le but d’avoir le

RGS

03 Le Chef de service sur instruction du SDGP établit le bordereau d’envoi au

Directeur de la Gestion Administrative des Personnels Civils de l’Etat (DGAPCE)
afin d’établir l’arrêté de radiation du retraité

04 Après l’obtention de l’arrêté de radiation ; un bordereau d’envoi est encore

établi afin de l’envoyer à la Caisse Générale de Retraite des Agents de l’Etat
(CGRAE) pour sa pension 24
AUTORISATION DE SORTIE DU TERRITOIRE

25
DEFINITION
C’est un document administratif qui donne le droit à tout fonctionnaire ou agent de
l’Etat de sortir hors des frontières de la Côte d’Ivoire.

PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER

 Demande de congé annuel renseigné en précisant le lieu du congé,
 Certificat de Première Prise de Service,
 Certificat de prise de service,
 Une copie de la décision de congé de sa Direction.

PROCEDURE

01 Réceptionner et traiter la demande de l’agent par le service Courrier en

l’enregistrant en courrier arrivé et le transmettre au Secrétariat de la DRH

02 Enregistrement du document par le secrétariat et transmission au DRH pour

analyse et imputation au Sous-Directeur de la Gestion Personnel (SDGP)

03 Le Chef de service sur instruction du SDGP établit l’autorisation de sortie du

territoire ainsi que l’attestation de travail et l’autorisation de congé

04 Transmettre le document traité au Sous-Directeur pour vérification

06 Transmettre le document validé par le SDGP au DRH par fichier physique

pour vérification et signature

07 Enregistrement du document signé par le Secrétariat de la DRH et

transmission au Service Courrier

08 Enregistrement du Document dans le registre départ ainsi qu’à l’ordinateur

par le Service Courrier, et le remettre à l’agent concerné

SOUS-DIRECTION 26
La Sous-Direction de la Formation et de l’Action Sociale est dirigée par un Sous-
Directeur avec pour mission de contribuer à la mise en œuvre de la politique de
formation et d’assistance du personnel du MINHAS.
Elle se repartie en deux (02) services qui sont :

27
 Le service de la Formation qui est chargé de :

- Concevoir, exécuter et évaluer un plan annuel et triennal de formation ;

- Gérer les formations et stage des agents au niveau national et
international ;
- Identifier les besoins en formation et assurer le suivi de la mise en œuvre du
plan
de formation du Ministère ;
- Faire l’encadrement et le suivi des stagiaires (BTS/ENA).

 Le service de l’Action Sociale qui est chargé de :

- Assister le personnel dans les cas d’événements heureux comme
malheureux ;
- Organiser les sorties détentes.

28
 RENFORCEMENT DES CAPACITES DES AGENTS

DEFINITION
Le renforcement des capacités est un processus continu et à long terme, qui englobe
les capacités humaines, scientifiques, technologiques, organisationnelles et
institutionnelles.
Ce renforcement se fait en fonction des réalités ou des attentes du Ministère.

PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER

 Terme De Référence (TDR) de l’atelier,
 Note d’information aux Responsables du Ministère.

PROCEDURE

01 En début d’année, définir et étudier les différents termes des Ateliers à faire
dans le courant de l’année

02 Informer les différents responsables concernés, le Formateur et le Contrôleur

Financier à prendre part à la formation en leur envoyant la note d’information
ainsi que le TDR

03 A la fin de l’atelier, faire le rapport et le transmettre au Contrôleur Financier

29
 AUTORISATION DE STAGE

DEFINITION
L’Autorisation de Stage est un document délivré à un Etudiant pour approfondir ces
connaissances et produire un rapport de fin de stage.

PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER

 Demande de Stage de l’intéressé,
 Photocopie du diplôme,
 Photocopie de la Carte Nationale d’Identité

PROCEDURE

01 Réceptionner et traiter la demande par le service Courrier en l’enregistrant

en courrier arrivé et le transmettre au Secrétariat de la DRH

02 Enregistrement du document par le secrétariat et transmission au DRH pour

analyse et imputation au Sous-Directeur de la Gestion de la Formation et de
l’Action Sociale
03 Le Chef de service sur instruction du Sous-Directeur établit une demande
d’avis de stage à un Responsable du Ministère afin d’avoir son accord

04 Transmettre le document traité au Sous-Directeur pour vérification

06 Transmettre le document validé par le SDGP au DRH par fichier physique

pour vérification et signature

07 Enregistrement du document signé par le Secrétariat de la DRH et

transmission au Service Courrier

08 Enregistrement du Document dans le registre départ ainsi qu’à l’ordinateur

par le Service Courrier, et le transmettre au Responsable
30
09 Lorsque le Responsable donne un avis favorable, une autorisation est établie
et remis à l’étudiant afin de se rendre dans cette direction.
Si le responsable ne donne pas d’accord, une autre demande sera faite à un
autre responsable

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 DECES

DEFINITION
La mort est l'état irréversible d'un organisme biologique ayant cessé de vivre. Cet
état se caractérise par une rupture définitive dans la cohérence des processus vitaux
de l'organisme considéré. Au niveau cellulaire, la mort désigne l’arrêt des fonctions
de base d’une cellule.

PIECES CONSTITUTIVES DU DOSSIER

 Certificat de décès,
 Certificat de Première Prise de Service,
 Photocopie de la Carte Nationale d’Identité.

 Cas d’un Agent

PROCEDURE

01 Réceptionner et traiter la demande par le service Courrier en l’enregistrant

en courrier arrivé et le transmettre au Secrétariat de la DRH

02 Enregistrement du document par le secrétariat et transmission au DRH pour

analyse et imputation au Sous-Directeur de la Gestion de la Formation et de
l’Action Sociale
03 Le Chef de service sur instruction du Sous-Directeur établit la note
d’information au Ministre, au personnel, au Ministre de la Fonction Publique, et
au DG de la Solde (pour la prise en charge du cercueil, du corbillard, linceul
etc…)

04 Transmettre le document traité au Sous-Directeur pour vérification

06 Transmettre le document validé par le SDGP au DRH par fichier physique

pour vérification et signature

07 Enregistrement du document signé par le Secrétariat de la DRH et

transmission au Service Courrier

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08 Enregistrement du Document dans le registre départ ainsi qu’à l’ordinateur
par le Service Courrier, et le transmettre aux concernés

 Cas d’un Ascendant ou descendant

PROCEDURE

01 Réceptionner et traiter la demande par le service Courrier en l’enregistrant

en courrier arrivé et le transmettre au Secrétariat de la DRH

02 Enregistrement du document par le secrétariat et transmission au DRH pour

analyse et imputation au Sous-Directeur de la Gestion de la Formation et de
l’Action Sociale
03 Le Chef de service sur instruction du Sous-Directeur établit la note
d’information au Ministre, au personnel, au Ministre de la Fonction Publique

04 Transmettre le document traité au Sous-Directeur pour vérification

06 Transmettre le document validé par le SDGP au DRH par fichier physique

pour vérification et signature

07 Enregistrement du document signé par le Secrétariat de la DRH et

transmission au Service Courrier

08 Enregistrement du Document dans le registre départ ainsi qu’à l’ordinateur

par le Service Courrier, et le transmettre aux concernés

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