Les 5S, une méthode d’organisation des postes de travail

Sommaire

 Les cinq étapes de la méthode 5S

 Implanter les 5S
 Feuille d'audit

La méthode 5S, applicable à tout espace de travail (y compris les bureaux), constitue une
forme de standardisation des postes de travail, par gestion visuelle.

Elle fait en sorte qu’un employé puisse avoir quotidiennement, à portée de la main,
l’information, les outils et le matériel requis pour effectuer sa tâche à son poste de travail, et
ainsi travailler efficacement et de façon sécuritaire.

L’objectif est d’instaurer des espaces de travail efficaces qui s’expliquent et se réglementent
par eux-mêmes en tout temps, à l’aide de procédures et d’instructions visuelles.

Les cinq étapes de la méthode 5S

Les 5S correspondent à la première lettre de chacune des cinq étapes de la méthode :

1. Sélectionner

Trier tous les objets présents au poste de travail et ne conserver que ceux qui sont utiles au
quotidien.

Ce qui n’est utilisé qu’à l’occasion ou ce qui n’ajoute aucune valeur devrait être rangé
ailleurs, en dehors de la zone de travail, et ce qui n’a pas servi durant la dernière année et
qui ne sera pas utilisé à court terme devrait être éliminé.

Utilisation Décision à prendre

Jamais À éliminer de l’aire de travail
Rarement À mettre à l’extérieur de l’aire de travail
À l'occasion À mettre dans l’aire de travail
Souvent À garder près des opérations
Toujours À garder à portée de la main

2. Situer

Déterminer un emplacement, c’est-à-dire réserver une place, pour chaque chose (outil,
document, etc.) au poste de travail, de façon à pouvoir trouver la chose nécessaire au
moment opportun, en facilitant son accès et son utilisation.

Une place pour chaque chose, chaque chose à sa place. En désignant des emplacements,
un espace vide ne constitue plus qu’un simple trou où l’on peut y ranger n’importe quel objet
qui traîne sur le plancher

3. Scintiller
 Nettoyer, peinturer et s’attaquer aux sources de saleté. Plutôt que de nettoyer de manière
répétitive, y aurait-il une méthode de travail plus efficace? Pourrait-on modifier les outils de
manière à garder le poste de travail propre?

Il est important de déterminer les causes principales des problèmes de malpropreté afin de
prendre les mesures nécessaires pour éliminer ces problèmes à la source.

Une approche efficace pour trouver les vraies causes des problèmes est la technique des
« cinq pourquoi ».

Problème Solution
Il y a une tache d’huile sur le plancher. Enlever l’huile.
Pourquoi?
Réparer la machine.
Parce que la machine laisse échapper de l’huile.
Pourquoi?
Remplacer les joints.
Parce que les joints d’étanchéité sont usés.
Pourquoi?
Changer les spécifications.
Parce que les joints achetés sont de moins bonne qualité.
Pourquoi?
Modifier la politique d’achat.
Parce que les prix obtenus sont concurrentiels.
Pourquoi?
Changer la politique d’évaluation.
Parce que le responsable des achats est évalué selon les coûts épargnés à court terme.
4. Standardiser

Désigner les emplacements et les objets en instaurant des méthodes de travail standard
respectées par tous ceux qui travaillent à un même poste de travail et des contrôles visuels
afin de pouvoir mesurer la performance des processus.

Par exemple, tous les outils d’un poste de travail pourraient être d’une même couleur (une
tache de peinture ou un ruban adhésif de couleur suffisent) : bleu à un poste, jaune ou rouge
à un autre.

Notez bien qu’avec les 5S, les outils sont attitrés aux postes de travail et non aux employés.

5. Suivre

Mettre de la rigueur dans le système de manière à ce que les 5S s’intègrent à la culture de

l’entreprise.

Assurer le suivi afin que tout demeure propre et ordonné en dressant une liste de vérification
par processus de manière à exécuter des audits de façon périodique (voir la partie

concernant la feuille d’audit à la fin du document).

Une bonne façon de procéder pour implanter les 5S consiste à commencer par un seul poste
de travail, idéalement avec un employé volontaire et motivé. Ce poste pourra ensuite servir
de modèle pour tous les autres.

Implanter les 5S
 Voici maintenant, en gros, les étapes permettant d’implanter facilement et rapidement les
5S :

1. Faire un grand ménage des postes de travail et éliminer tout ce qui n’a aucune utilité
(matières premières et produits défectueux ou invendables, matériel d’emballage
inutilisable, etc.).

2. Isoler dans un coin ou désigner clairement à l’aide d’autocollants rouges, par exemple, les
objets qui ne sont que peu ou pas utilisés (par exemple ceux n’ayant pas servi au cours de
la dernière année).

Il s’agit ensuite d’attendre quelques jours pour laisser le temps à l’équipe de retirer de ce
coin les objets susceptibles de servir à court terme (d’ici un à deux mois) et d’enlever, le
cas échéant, les autocollants rouges qui y sont apposés.

Après cette période de réflexion, tout ce qui est encore dans le coin ou qui porte encore un
autocollant rouge devrait être éliminé.

3. Séparer ce qui est utilisé quotidiennement de ce qui est utilisé occasionnellement.

Les objets utilisés quotidiennement devraient être à portée de la main à chaque poste de
travail (quitte à acheter quelques outils additionnels pour que les postes soient complets),
alors que ce qui n’est utilisé qu’occasionnellement devrait être placé un peu plus loin, à un
endroit connu de tous, de manière à ne pas nuire aux opérations.

À titre d’exemple, il est possible de garder à un poste de travail servant aux expéditions un
stock minimum de matériel d’emballage (cartons, ruban adhésif, etc.), le reste du matériel
d’emballage pouvant être placé plus loin.

Une fois les trois premières étapes terminées, vous aurez réussi à mettre en œuvre le
premier « S » (sélectionner).

4. Pour mettre en pratique le deuxième « S » (situer), il suffit de prendre le temps de

désigner une place pour chaque chose à l’intérieur de chaque poste de travail, alors que
pour le troisième « S » (scintiller), il s’agit simplement de procéder à un nettoyage et de
réfléchir à des moyens qui permettraient de réduire les sources de saleté.

5. En ce qui concerne le quatrième « S » (standardiser), il consiste habituellement en la

rédaction de procédures et d’instructions de travail pour les tâches plus complexes ou
susceptibles de causer des erreurs.

Dans certains cas, de petits aide-mémoire visuels peuvent suffire (par exemple un tableau
 indiquant à quels endroits entreposer les différents produits), de pair avec une
identification visuelle des objets aux postes de travail (par exemple les outils d’un poste de
travail peuvent être identifiés par une couleur précise, et les contours des objets peuvent
être dessinés de manière à ce que tous sachent facilement à quel endroit va chaque
objet).

6. Quant au dernier « S », soit le cinquième (suivre), c’est généralement le plus difficile à

mettre en pratique puisqu’il s’agit, une fois que les quatre premiers « S » ont été
appliqués, de maintenir les lieux de travail propres et en ordre.

Pour ce faire, il est essentiel que les employés réservent un peu de temps à la fin de
chaque journée pour ranger leurs outils au bon endroit et, possiblement, un peu plus de
temps à la fin de la semaine pour faire le ménage de leur poste de travail.

En plus de réserver du temps au rangement et au ménage, il est tout aussi essentiel de

mener des audits de façon régulière afin de s’assurer que le personnel respecte la mise en
application des 5S tout en démontrant l’importance que cela revêt pour l’entreprise.
 But de la technique de management : les 5S
Le progrès est possible si tous s’engagent ensemble. Cet engagement collectif commence par la prise en compte de l’environnement de travail
de chacun (machine, ligne, laboratoire, bureau, magasin…).

Au-delà d’une simple technique d’ordre, les 5S sont surtout une méthode de management participatif permettant de responsabiliser le
personnel dans l’amélioration de l'organisation d’un site. Cette action nécessite la participation de tous les niveaux hiérarchiques.

Les 5S sont un prérequis indispensable dans la démarche d’amélioration continue : ils permettent de partager l’état d’esprit nécessaire à
l’amélioration continue.
La méthode 5S se base sur la constatation qu’un espace propre et bien rangé est propice à une production de bonne qualité.

Avantages de la méthode 5S, résultats directs

 Instauration du rangement et de la propreté sur les postes de travail et leur environnement

 Mise en place d’une organisation visuelle
 Élimination des gaspillages de temps et de matière au quotidien
 Amélioration des flux
 Diminution des risques d’accidents de travail
 Meilleures conditions de travail
 Amélioration générale de l’environnement
 Meilleure image du site pour les visiteurs
 Amélioration de la maîtrise des équipements

Avantages de la méthode 5S en termes de comportements

 Communiquer et piloter une équipe à partir de thématiques définies : les 5S

 Établir des standards (règles)
 Capitaliser les savoirs et savoir-faires
 Respecter des engagements et des règles collectives
 Remettre en cause ses habitudes
 Exprimer des initiatives et des solutions créatives
 Déléguer certaines activités aux acteurs internes
 Rendre pérennes les résultats acquis et progresser
 Amélioration des flux