Brochure d’information

Santé
psychologique
Quelques clés pour
avoir des réunions efficaces
Santé psychologique

QUELQUES CLÉS POUR

AVOIR DES RÉUNIONS EFFICACES

Définir les objectifs de la rencontre

Avant de planifier une rencontre, il importe de réfléchir à ce qu’on désire at-

LE RÔLE DU COMITÉ teindre. Est-ce qu’une réunion est le meilleur moyen pour atteindre cet objec-
tif ? Peut-on envisager la transmission des informations et des documents par
Le comité de santé et de courriel, les réunions en ligne, etc.
sécurité peut organiser
Sélectionner les participants
diverses activités de
formation, d’information, Il s’agit de cibler les personnes qui sont concernées et contribueront aux su-
de sensibilisation et de jets à l’ordre du jour. Si une collaboration particulière est attendue d’un partici-
promotion et peut faire pant, il faut veiller à l’en informer pour qu’il puisse se préparer adéquatement.
toute recommandation
qu’il juge pertinente Déterminer un ordre du jour
au regard de la prévention
collective en matière de L’ordre du jour doit contenir les informations suivantes : la liste des partici-
santé psychologique pants obligatoires et invités, l’endroit, l’horaire détaillé incluant les pauses, les
au travail. sujets traités, et surtout, l’objectif de la rencontre. Il peut être utile de revenir
brièvement sur le contenu de la dernière rencontre et valider s’il y a des com-
mentaires ou des questions. Par la suite, il est suggéré de débuter par les sujets
les plus importants à l’ordre du jour. Il importe également d’estimer le temps
alloué pour chaque sujet et d’éviter de déborder. Prévoyez plus de temps si
des échanges sont requis.
BESOIN D’AIDE ? Bien choisir le lieu et l’heure de la réunion

L’APSSAP a créé un guide Il importe de bien choisir le lieu de la réunion. Par exemple, si les participants
pour aider les comités doivent prendre des notes, il serait préférable de prévoir des tables et suf-
de santé et de sécurité à fisamment d’espace. Portez également attention à la température de la pièce
jouer leur rôle en matière et à l’éclairage. De même, le choix de l’heure de la réunion importe : évitez si
de santé psychologique possible les réunions après le dîner car, habituellement, les gens sont moins
au travail. concentrés à cette période. Aussi, prévoyez des pauses pour les rencontres
plus longues. Sachez que la majorité des gens ont de la difficulté à se concen-
trer après deux heures consécutives de rencontre.
Pour de plus amples
informations à ce sujet, Se préparer et informer
consultez ce guide ou
communiquez avec nous Pour maximiser l’efficacité de la rencontre et faciliter la gestion du temps, il
au 418 624-4801. est important de fournir aux participants les informations suivantes quelques
jours avant la rencontre : la date, l’heure, l’ordre du jour et tout autre docu-
ment pertinent. Il est pertinent de connaître les attentes des participants face
à la rencontre et de les informer des vôtres.

Attribuer des rôles

Pour favoriser la participation et éviter de surcharger l’animateur, il est intéres-

sant de désigner des responsables parmi les participants réguliers, comme
un gardien du temps, un secrétaire et un évaluateur. L’attribution de ces rôles
peut varier d’une réunion à l’autre.
 Santé psychologique

Établir des règles de fonctionnement

Pour s’assurer du bon déroulement de la rencontre, s’entendre avec l’équipe

sur les règles de fonctionnement. Vous pouvez les afficher ou les inclure dans LE RÔLE
l’ordre du jour. De façon générale, les comportements suivants sont associés DES PARTICIPANTS
à un meilleur déroulement de rencontre : être ponctuel, respecter le droit de
parole de chacun, écouter activement, ne pas juger, etc. Pour maximiser l’efficacité
des réunions, les partici-
Animer efficacement pants ont également des
responsabilités. En voici
Animer, c’est d’abord savoir bien écouter les participants. L’animateur veillera quelques-unes :
à ce que les participants puissent s’exprimer sur le sujet de la rencontre, et à
Écouter et prendre part
ce que les objectifs de la rencontre soient atteints. Il n’hésite pas à reformuler,
à la discussion;
à résumer et valider les informations reçues des participants. Il s’assure égale-
ment de réguler le temps de parole de même que celui de la réunion. F aire preuve d’ouverture
d’esprit;
Varier les supports visuels
 e pas dévier de l’ordre
N
Les supports visuels peuvent faciliter la compréhension du contenu. Par con- du jour, ni de l’objectif
tre, il faut varier ces supports pour s’assurer du maintien de l’attention de cha-
cun. Par exemple, si vous voulez susciter la participation, il est possible qu’un Éviter d’être distrait;
tableau de conférencier soit plus utile qu’une présentation de type power-
point. Si vous utilisez des diapositives, placez seulement l’information essenti-  oser des questions
P
elle. Le visuel doit être épuré pour s’assurer que les participants vous écoutent pour faciliter la
et restent attentifs. D’autres supports peuvent être envisagés : de la musique, compréhension;
des photos, des feuilles à compléter, etc.
Prendre des notes sur
Conclure la rencontre les actions à mener.

À la fin de la réunion, l’animateur résume les conclusions des discussions, rap-

pelle les actions prévues et les rôles de chacun. Il valide la compréhension
des participants et détermine la date de la prochaine rencontre, si besoin est.
DES SIGNES D’UNE
Rédiger un compte rendu RÉUNION EFFICACE
Le compte rendu doit prévoir un résumé des discussions, des actions prévues, L’objectif de la réunion
des échéances et des responsables. Il est à transmettre aux personnes présen- est atteint;
tes, aux invités et à toute autre personne visée. Ce compte rendu doit être
produit dans les 24 heures suivant une réunion et être succinct. La participation des
membres est active;
Bibliographie
La motivation du groupe
CAVELIER, Jeanne, (2008), « 7 conseils pour une réunion efficace ». En ligne. augmente;
[Link]
La productivité du groupe
[Link]. Consulté le 13 août
augmente;
2010.
Les membres sont
FACQ, A. (2009), « Ingrédients d’une réunion efficace ». En ligne. [Link]
satisfaits en partant de
[Link]/IMG/pdf/[Link]. Consulté le 13 août 2010. Avec
la réunion.
l’autorisation de l’auteur.

TEASDALE, Chantal, CRHA, article publié dans le quotidien La Presse,

le 5 février 2005
Toute reproduction d’un Notre mission
extrait ou de la totalité
de cette fiche doit être Nous avons pour mission de favoriser la prise en charge paritaire de la préven-
préalablement autorisée tion en matière de santé, de sécurité et d’intégrité physique des personnes du
par écrit par l’APSSAP et secteur de l’Administration provinciale. Pour ce faire, nous offrons des services
porter la mention de formation, d’information, de conseil et d’assistance auprès des membres
de sa source. du secteur de l’Administration provinciale.

Tél. : 418.624.4801 Notre clientèle

Téléc. : 418.624.4858 Le secteur de l’Administration provinciale regroupe plus de 1 600 établisse-

ments qui emploient au-delà de 70 000 personnes. Dans le cadre de son
apssap@[Link] programme d’action, l’APSSAP répond aux demandes des comités de santé
et sécurité, des mécanismes de participation ainsi que des coordonnateurs
[Link] ministériels et syndicaux. Cette procédure permet aux travailleurs et aux ges-
tionnaires du secteur de bénéficier des services auxquels ils ont droit.

Nos conseillers

›› Annie Drouin

›› Jean-Philippe Lamonde