CHAPITRE
Généralités sur l’archivage
03 Les ordres de classement
L’archivage est l’action d’archiver. C’est l’ensemble des techniques et moyens
employés pour recueillir, classer, conserver et exploiter des documents jusqu’à leur
destruction éventuelle.
Il s’agit de « l'ensemble des actions, outils et méthodes mis en œuvre pour conserver à moyen
ou long terme des informations, dans le but de les exploiter éventuellement ultérieurement
Les archives concernent l’ensemble des documents produits ou reçus par une entreprise
durant tout l’exercice de son activité.
Elles doivent par conséquent être conservées : elles retracent toute l’activité économique et
sociale de l’entreprise. Quant à leurs supports, ils sont variés :
· Documents papiers
· Documents photographiques
· Données électroniques
La théorie archivistique du cycle de vie du document organise le cycle de vie du document à travers
trois périodes :
Les archives courantes :
Les archives courantesou actives correspondent aux documents actifsc'est-à-dire à l'ensemble
des documents nécessaires à l'activité de l'entreprise. Ellessontutiles pour les affaires
courantes de l'entreprise.
Les archives intermédiaires :
Les archives intermédiaires ou semi-actives représentent quant à elles les documents
conservés pour des besoins d'ordre administratif ou juridique.
Les archives définitives :
Les archives définitives sont les documents conservés définitivement considérés comme
ayant une valeur historique.
En tant que tel, l’archivage des documents papiers correspond à une procédure qui peut s’avérer vite
complexe si les règles et les bonnes pratiques si elles ne sont pas respectées, tant sur le plan
du classement que du stockage. Quelle que soit la forme ou l’activité de l’entreprise la gestion des
archives est une nécessité. Elle ne s’entreprend donc pas à la légère, bien qu’elle repose sur des actions
a priori simples :
· Ranger
· Classer
· Conserver
25
CHAPITRE
Généralités sur l’archivage
03 Les ordres de classement
/ಬ2%-(&7,)'(/ಬ$5&+,9$*(
L’objectif de l’archivage étant:
- de conserver et de garder les documents de l’entreprise en bon état,
- de les retrouverou les restituer à tout moment.
C’est pourquoi, il ne se réduit pas à un simple stockage en vue de respecter la durée de conservation
des papiers, mais repose bien sur une gestion globale de l’archivage papier qui s’inscrit dans
une politique d’archivage efficace et pérenne, depuis la création jusqu’à la destruction des archives.
07+2'(6(71250(6'ಬ$5&+,9$*(
26
CHAPITRE
Généralités sur l’archivage
03 Les ordres de classement
La gestion des archives courantes et intermédiaires à des fins administratives nécessite tout
particulièrement des outils et méthodes spécifiques prenant en compte l’ensemble des contraintes liées
à la gestion des documents. Cette procédure d’archivage demande davantage de rigueur et de logique,
car elle comprend :
· Le traitement des documents : de leur création à leur destruction
· Leur conservation dans de bonnes conditions : éviter toute dégradation ou perte accidentelle
· Leur accessibilité : rendre les archives courantes et intermédiaires disponibles pour les consulter
ou les restituer
Une méthode efficace peut prendre la forme d’un système d’archivage physique nécessitant :
· Une politique d’archivage incluant une politique de conservation à base de fiches comme dans la
plupart des bibliothèques, mais pas seulement.
· Un plan de classement
Ce système garantit la prise en charge du document de sa création à son archivage. Il offre de
nombreuses possibilités comme la mise en place de procédures et de droits d’accès.
Quant à la réglementation à respecter, il existe des normes ISO spécifiques à l’archivage et en
particulier la norme ISO 15489 qui permet de garantir :
· Le choix d’un plan de classement et sa mise en œuvre en respectant la réglementation
· La conservation des documents avec la mise en sécurité des documents afin de les préserver de tout
risque de perte et de dégradation
· L’organisation et la gestion des documents par le service des archives documentaires
&200(17$5&+,9(5"
L’archivagepapier :
Il faut veiller à ce que les documents archivés le soient dans de bonnes conditions de conservation et surtout
puissent être retrouvés facilement en cas de besoin.
a- Préparation matérielle :
Il s’agit d’éliminer tout ce qui peut empêcher la bonne conservation desdocuments :
ü Les piècesmétalliques : trombones, agrafes, épingles,
Trombones
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CHAPITRE
Généralités sur l’archivage
03 Les ordres de classement
Agrafes
Epingles
ü Les pochettesplastiques : elles « mangent » l’encre des documents,
ü Les classeurs à anneaux :ilsprennent beaucoup trop de place.
Il est donc préférable de mettre ces documents dans des chemisettes, elles-mêmes regroupées dans des
chemises cartonnées, puis dans des boîtes d’archive qu’il faut étiqueter :
Clients
Année :2018
N° 201 à N° 300
b- Préparation intellectuelle :
Il faut suivre une procédure maison. Il sera certainement demandé de remplir un bordereau de
versement indiquant :
-L’objet du dossier,
-Le type de document (facture, étude,…),
-Les dates de début et de fin du dossier.
L’archivageélectronique :
Cette forme de conservation des documents nécessite les supports suivants :
ü Disquesdursclassiques
ü Bandesmagnétiques
ü Cartouches magnétiques
ü Disquesoptiques
28
CHAPITRE
Généralités sur l’archivage
03 Les ordres de classement
ü Disques worm…
Ce type de classement présente plusieurs avantages :
ü Outiléconomique, facile, simple
ü Forte sécurité
ü Utilisationréduite du papier
ü Rapidité de fournirl’informationdemandée
48$1'$5&+,9(5"
L’archivage doit se faire régulièrement, en fonction de la façon dont les dossiers s’accroissent.
Il est primordial à certaines occasions :
-Le changement de personnel,
-Les locaux devenus insalubres,
-La réorganisation d’un service,
-Le déménagement ou le réaménagement des bureaux
/(6(7$3(6'(/ಬ$5&+,9$*(
1. Le dépoussiérage
2. Le classement
3. Le conditionnement
4. Le catalogage
5. La numérisation (qui permet de pouvoir visionner certaines archives
sur ordinateur)
29
CHAPITRE
Généralités sur l’archivage
03 Les ordres de classement
/ಬ$5&+,9$*(/(&7521,48(
Grâce à cette vidéo, vous allez pouvoir identifier les caractéristiques de l’archivage électronique.
Systèmed’ArchivageElectronique
La vocation d’un Système d’Archivage Electronique (SAE) est de permettre la
conservation des documents numériques sur le long terme et de les préserver de toute
modification, afin de pouvoir les fournir au titre de la preuve devant un tribunal en cas de
besoin.
Le Système d’Archivage Electronique prend en charge des archives, c’est-à-dire des
documents dans leur version finalisée qui doivent être conservés selon les durées de
conservation légales.
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CHAPITRE
Généralités sur l’archivage
03 Les ordres de classement
L’objectif est de préserver la vocation probatoire des documents numériques archivés selon 5
axes :
· Pérennité :préserver le document et ses métadonnées pendant une durée définie, et mettre en
œuvre tous les moyens permettant d’assurer sa lisibilité au fil des ans. Cela implique d’utiliser un
format de fichier pérenne, et de réaliser des conversions régulières de formats ainsi que des
migrations des supports de stockage.
· Intégrité : être en mesure de prouver qu’un document n’a pas été modifié depuis son versement
dans le SAE. Pour cela sont mis en place le calcul d’empreinte, l’horodatage et la journalisation de
l’ensemble des opérations réalisées. Les journaux sont eux-mêmes archivés et conservés aussi
longtemps que les documents.
· Confidentialité : 2 dispositifs permettent de répondre à ce besoin :le cloisonnement logique et
physique des documents
1/ le cloisonnement logique et physique des documents
2/ la gestion des habilitations, qui consiste à définir des droits d’accès personnalisés aux
documents en fonction de leur sensibilité. Par exemple seul le service Ressources Humaines
accède aux dossiers du personnel, et l’accès aux dossiers des dirigeants est restreint à certains
collaborateurs RH.
· Disponibilité : les documents archivés doivent être accessibles et exploitables par les utilisateurs du
dispositif. L’indexation des documents et leur classement dans une arborescence structurée facilite
les recherches par les utilisateurs, soit à partir de leur logiciel métier.
· Réversibilité : l’entreprise doit pouvoir récupérer l’ensemble de ses documents, données et journaux
de preuve en cas de changement de dispositif
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CHAPITRE
Généralités sur l’archivage
03 Les ordres de classement
L’archivage Cloud
L’archivage cloud constitue la meilleure solution pour stocker dans un environnement
sécurisé vos fichiers. Il présente l’avantage d’être facilement accessible à partir de
n’importe quel appareil. L’accès est sécurisé pour éviter les piratages.
E-signature
La signature numérique ou digitale - digital signature en anglais - (à ne pas confondre avec
un certificat numérique) est une technique de validation mathématique de l’authenticité
et de l’intégrité d’un message, d’un logiciel ou d’un document électronique.
Une e-signature (signature électronique) est une version numérique d'une signature
manuscrite classique.
Équivalent électronique, par essence plus sécurisé, d’une signature manuscrite ou de
l’apposition d’un sceau, la signature numérique est une solution à la falsification et
l’usurpation d’identité dans les communications électroniques. Elle constitue un élément
supplémentaire prouvant l’origine, l’identité et l’état d’un document électronique, d’une
transaction ou d’un message et démontre le consentement éclairé du signataire
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CHAPITRE
Généralités sur l’archivage
03 Les ordres de classement
QUIZ :
Lien du stagiaire :[Link]
Lien du formateur :[Link]
%C3%A9lectronique-des-donn%C3%A9es-l-archivage
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Généralités sur l’archivage
Partie 2 : La gestion électronique des données
Introduction :
Une entreprise acquiert et produit tout au long de son activité un grand nombre de documents.
Certains sont vitaux (les titres de propriété ou les contrats), et doivent être conservés pour
répondre à l’environnement réglementaire. D’autres encore, les documents dits « de travail »
tels que les comptes rendus, les rapports, les documents bureautiques, peuvent être consultés
dans le but de prendre une décision. Par conséquent, la gestion et la conservation des
documents au sein de l’entreprise sont des activités essentielles. Elles répondent à des
objectifs d’ordre juridique et légal, à des enjeux patrimoniaux (constituer une mémoire
d’entreprise et conserver les documents relatifs à l’histoire et à l’activité de l’entreprise) et à
des enjeux stratégiques.
De nos jours, nous constatons une croissance exponentielle de la masse de documents et la
quantité d’informations partagées, au sein des entreprises. La gestion de ces documents, leur
classement fastidieux et pénible, la dépense d’énergie qui en découle, tout ceci demeure un
problème persistant au quotidien. De même, la recherche d’information, devient une tâche
indispensable à la performance et au développement des organisations quelles que soient leurs
tailles, leurs missions, et leurs secteurs d’activité
L'arrivée et la généralisation du document numérique a bouleversé les manières d'échanger et
de communiquer. Le passage du document papier au document numérique a permis de
repenser de nouvelles organisations. En effet, le document numérique comporte des
spécificités que le document papier ne possède pas : la structuration des contenus, les
solutions techniques pérennes et la traçabilité.
Les solutions de GED (Gestion Electronique de Documents) se sont répandues dans les
entreprises à partir des années 1990. Le qualificatif « électronique » rend compte de
l’évolution des systèmes de gestion de l’information, désormais capables de reproduire le
document sous forme numérique et de proposer un accès direct à celle-ci. Ces solutions n’ont
pu voir le jour qu’en raison des évolutions technologiques qui ont rendu possible l’acquisition
de documents sous forme numérique ; les plates-formes offrent des espaces de stockage plus
importants, l’architecture réseau type Intranet favorise l’accès aux document.
CHAPITRE
La gestion électronique des données
01 Les ordres de classement
&RPS«WHQFHVYLV«HV
· ,GHQWLILHUOHVFDUDFW«ULVWLTXHVGHOD*('
· 'LVWLQJXHUHQWUHOHVGLII«UHQWVW\SHVGHOD*('
· ,GHQWLILHUOHVDYDQWDJHVGHOD*('
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Suite à la vidéo ci-dessus, répondez à ce questionnaire ci-dessous.
1- Qu'est-ce que la GED (Gestion électronique des documents)?
Un système informatisé de gestion des documents.
Des documents qui se classent et se traitent de façon automatisée.
Imprimer en double tous les documents stratégiques.
2- Classer par ordre chronologique les étapes de la GED 1 ;2 ;3 ;4
£ Le stockage
£ Numérisation des documents
£ Le classement
£ La diffusion des documents
CHAPITRE
La gestion électronique des données
01 Les ordres de classement
3- Quels sont les avantages de la GED ?
Baisse de la consommation de papier
Un partage des documents efficaces
Un gain de temps
Des économies d'énergie
Une optimisation de l'espace dans l'entreprise
4- Qu'est ce que la dématérialisation de l’archivage ?
Détruire l’ensemble de ses archives, car cela ne sert a rien.
Transformer l'archivage papier en archivage numérique.
Confier l'archivage à une machine.
5- Quelle est le moyen de stockage le plus adapté à une entreprise?
Disque dur.
Clés USB.
Serveur.
6- Compléter par les mots adaptés :
La mise en place d'un projet d'archivage se décompose en trois phases : établissement d'une
, choix du
, processus d'
Sécurisé.
7- Les logiciels de GED permettent aux entreprises :
Améliorer la gestion de leurs documents
Améliorer la productivité
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CHAPITRE
La gestion électronique des données
01 Les ordres de classement
Centraliser les différentes fonctions de l'entreprise
Accéder rapidement et facilement à l'information
48ಬ(67&(48(/$*('"
La Gestion Electronique de Documents (GED) est définie comme un « ensemble de logiciels
concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement d’un document : acquisition,
restitution, diffusion ».
Un système de GED est donc une application logicielle qui vise à gérer et organiser l’ensemble de la
documentation produite par l’entreprise.
/DJHVWLRQ«OHFWURQLTXHGHGRFXPHQWV *(' VROXWLRQRXPLUDJH"
Lessystèmesdegestionélectroniquedesdocumentssontparfoisperçuscommeune solution
miracleauxproblè[Link],letraitementintellectueldes informations
numériquesobéitauxmêmesrèglesetauxmêmesprincipes
qu
[Link]érencerésid
ebiensûrdanslatechnologieemployé[Link]’estdoncpasunepanacé[Link]
miseenplaced’unsystèmedeGEDseraparcontrel’occasionderéfléchirauxm
éthodesetdemettreaupointdesprocéduresdeclassementapplicablestantaux
documentspapierqu’auxdocumentsélectroniques(oupourtout
autresupportdeconservation).
$9$17$*(6'(/$*('
La mise en place d’une GED dans une entreprise présente notamment les avantages suivants :
· Accès rapide et à distance aux documents : le réseau (l’Intranet le plus souvent) permet
l’accès à la base de GED et rend possible une consultation immédiate des documents
· Base unique pour l’ensemble des documents de l’entreprise : les documents produits dans
l’entreprise sont tous stockés dans une même base, prévenant ainsi le risque d’une dispersion
des documents
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CHAPITRE
La gestion électronique des données
01 Les ordres de classement
· Conservation des documents : le système de GED garantit la conservation des documents
produits dans l’entreprise, et assure la pérennité dans l’accès aux documents.
· Accès ubiquiste aux documents : le système GED est accessible de partout dans l’entreprise,
plusieurs personnes peuvent accéder simultanément aux mêmes documents.
· Réduction des coûts liés au papier : l’existence d’un document papier induit des coûts
(consommables, recherche, archivage..). La GED réduit au moins en partie ces coûts.
· Démarche qualité : Tout document produit ou transitant par votre entreprise est enregistré
dans la GED. Ce côté systématique s’inscrit naturellement dans le cadre la démarche qualité
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CHAPITRE
La gestion électronique des données
01 Les ordres de classement
/(67<3(6'(*('
On distingue trois types de GED
La GED administrative
Elle consiste à numériser puis à classer les divers documents administratifs (factures, fiches
techniques, bons de commande, formulaires, devis, etc.). Ces fichiers numérisés pourront être
classés et conservés sur différents supports numériques. Ils pourront être éventuellement diffusés
via le réseau interne de l’entreprise.
La GED bureautique
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CHAPITRE
La gestion électronique des données
01 Les ordres de classement
Elle permet d’échanger des documents et de les lire dans leur format d’origine (notamment à partir
des logiciels des suites bureautiques). Ces documents sont centralisés et consultables, voire
modifiables, par tout le personnel depuis n’importe quel poste de travail.
La GED documentaire
Elle consiste à indexer un grand nombre de fichiers de tous types (texte, image, son, etc.) selon des
critères définis pour et par l’entreprise. Ce mode de gestion propose généralement de puissants
moteurs de recherche (plein texte, multicritère, index, thèmes, etc.).
Plus développée dans les grandes organisations, la GED documentaire permet un accès efficace à
l’information et aux fichiers pour tous les salariés (modèles de lettres, factures clients, formulaires,
etc.).
(1-(8;5(/$7,)6/$*('
Enjeuxorganisationnelsetstratégiques
D’un point de vue stratégique, la mise en place d’une solution de GED rend possible une
rationalisation des flux d’informations et donc un gain de temps. Elle permet notamment de :
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CHAPITRE
La gestion électronique des données
01 Les ordres de classement
· Localiser plus rapidement l’information
· Eviter la perte de documents
· Eviter le redoublement des processus
La GED présente également de nombreux avantages pour la production de documents de manière
collaborative. Couplée avec une fonctionnalité de Workflow, une solution de GED permet d’optimiser
le processus d’édition des documents.
Enjeux techniques
D’un point de vue plus opérationnel et technique, la GED garantit :
· L’interopérabilité : les documents peuvent être accessibles sur différentes plates-formes et
pour des usages divers
· La pérennité des documents et de leur support
· La sécurité des données grâce à une fonctionnalité de gestion des accès
· La traçabilité : « retrouver l’historique, l’utilisation, la localisation d’une entité au moyen
d’identifications enregistrées »
a- L’interopérabilité des formats
Dans l’environnement de l’entreprise, il est important que le document soit réutilisable et
interchangeable. Lors de l’enregistrement d’un document dans un format donné, il faut qu’il puisse
être accessible pour différents acteurs de l’entreprise et pour des usages divers (lecture à l’écran,
impression, stockage, insertion d’objets, modification). L’interopérabilité des formats caractérise
notamment la faculté pour ces formats d’être reconnus et lus sur des plates-formes, des logiciels et des
médias différents.
Les enjeux actuels consistent en la création de standards favorisant l’interopérabilité et la portabilité
des fichiers. L’élaboration du standard XML est sensée répondre à ces objectifs. XML favorise
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CHAPITRE
La gestion électronique des données
01 Les ordres de classement
notamment la diffusion et la consultation des documents sur des applications et des médias divers, tout
en conservant le document dans son intégrité et en garantissant sa pérennité.
Avantages XML :
· Il est extensible : un auteur peut définir de nouvelles balises
· Il décrit la structure du document : l’intérêt est de pouvoir conserver la structure du document
indépendamment de la plate-forme utilisée et donc de garantir l’interopérabilité du fichier
· Il dissocie la structure et la présentation du document
b- La pérennité des formats et des supports de stockage
La mise en place d’une solution de GED vise également à garantir la conservation des documents dans
leur intégrité et la pérennité dans l’accès à ceux-ci.
Plusieurs éléments doivent être pris en compte : la durée de vie des supports de stockage et celle des
systèmes de lecture utilisés.
Format d’enregistrement et systèmes de lecture
Outre les problèmes d’interopérabilité présentés plus haut, le choix d’un format de document soulève
la question de la pérennité dans l’accès au document. En effet, la lecture de documents numériques
nécessite de recourir à un appareillage spécifique à la fois matériel (micro-ordinateur, lecteur) et
logiciel (système d’exploitation, logiciel d’application). Or, le matériel et les logiciels d’application
évoluent. Certaines versions de logiciels ne sont plus capables de lire les documents produits dans les
versions précédentes. Il s’agit donc de permettre l’adaptation du document aux évolutions techniques
grâce à :
· La migration (changement de support, de version du logiciel)
· La recodification (changement du format de présentation et de structuration)
En outre, il importe de veiller à conserver le document dans son intégrité, sans modification de mise
en forme et avec les enrichissements typographiques d’origine. Le choix du format est alors très
important.
Le support de stockage
En voici les principaux, les plus performants.
· Support de stockage : disque dur réseaux, la valeur sûre. ...
· Les serveurs, la nouvelle génération de supports de stockage. ...
· La clé USB, un support de stockage mobile. ...
· CD et DVD, deux formats de support de stockage classiques mais sûrs. ...
· Les cartes mémoires, pour des besoins assez restreints.
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CHAPITRE
La gestion électronique des données
01 Les ordres de classement
c- La sécurité des données
Les enjeux relatifs à la sécurité des données conservées dans une base de GED sont identifiéscomme
suit :
· Garantie de l’authenticité des documents : la sécurisation du système de GED permet
d’attester que le document n’a pas subi de modification
· Préservation de la confidentialité des informations présentes dans la base
· Protection contre l’altération volontaire des documents : modification, brouillage des
données
· Protection contre l’altération involontaire des documents : erreurs de saisie par exemple
· Protection contre les dommages physiques (panne de matériel, incendie, etc.)
Et nous pouvons relever deux différents types de protections :
d- Les aspects juridiques du document numérique
Les projets d’archivages numériques de toutes sortes sont de plus en plus nombreux (que ce soit la
réorganisation d’une GED ou la mise à plat des process). Ils répondent à la prise de conscience par le
management des enjeux liés à la dématérialisation massive de l’information. Or, la numérisation des
documents est sujet à débat dans le domaine juridique.
La valeur légale du document numérique
Le document écrit original est (à de rares exceptions près) la seule preuve valable pour la loi. Les
documents ont en général une durée de prescription légale de 10 ans. Ces faits sont des freins au
développement du document électronique qui ne remplit pas la condition d’irréversibilité, de non
reproductibilité et de localisation caractérisant le document original.
La valeur légale du document numérique dépend d’une part du type de document numérique produit et
d’autre part de l’ensemble des textes qui s’appliquent à l’activité de l’entreprise.
Deux cas se posent :
43
CHAPITRE
La gestion électronique des données
01 Les ordres de classement
· Le document électronique est créé à partir d’un document matériel en utilisant un procédé de
numérisation. Le document numérique créé est alors une copie.
· Le document est créé directement sous forme numérique par l’emploi de procédés
informatiques. Le document numérique produit est ici le document d’origine, qui peut être
considéré comme un original sous réserve de respect des dispositions légales.
3RXUV\QWK«WLVHU
La GED expliquée simplement !
44
CHAPITRE
La chaîne des documents numériques
02 Les ordres de classement
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· ,GHQWLILHUOHF\FOHGHYLHGHVGRFXPHQWVQXP«ULTXH
· ,GHQWLILHUODG«PDUFKHGಬLQVWDOODWLRQGಬXQH*('OHVFRPSRVDQWVPDW«ULHOV
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Le document numérique représente un ensemble composé d'un contenu, d'une structure logique,
d'attributs de présentation qui permettent sa représentation et qui est pourvu d'une signification
intelligible par l'homme ou lisible par une machine. Le document numérique peut être créé à l'état natif
ou obtenu par un processus de transformation d'un document physique, on parle dans ce cas de
document numérisé.
On distingue trois modes principaux de représentation de l'information de ces documents
électroniques: mode caractère, mode image, mode vectoriel.
48ಬ(67&(48(/(&<&/('(9,('8'2&80(171805,48("
Le cycle de vie d’un document (Records life-cycle en anglais), est un concept qui permet de définir les
différentes étapes de la vie du document de sa création jusqu’à sa destruction finale.
Concernant les différentes étapes du cycle de vie du document, deux principaux points de vue
s’affrontent.
Le premier relève du domaine du Records Management, le second du domaine de l’archivage.
Ainsi du point de vue du records management, les étapes du cycle de vie du document, s’organisent
de la façon suivante :
LA CREATION
· La création du document numérique. Il peut être le résultat d’un traitement automatisé
(création directement sous forme numérique), ou le résultat d’une numérisation de documents
papiers. Dans ce cas, il est nécessaire d’avoir des consignes pour la création et la mise en
forme du document pour pouvoir en garantir l’exploitation ultérieure.
· L’enregistrement. On parle également de copie numérique. Cette phase correspond à la «
mémorisation du document pour des utilisations ultérieures (conservation, diffusion,
archivage)» ; on peut également inclure un système de workflowlors de l’enregistrement.
CHAPITRE
La chaîne des documents numériques
02
Les ordres de classement
· Le classement. Il est nécessaire de ranger le document dans un espace informatique (serveur,
…) accessible aux utilisateurs. L’organisation du classement doit être compatible avec le plan
de classement.
· L’indexation. On détermine alors les termes et les expressions clés pour pouvoir retrouver le
document dans le système de classement par la suite.
LA GESTION
La gestion concerne les opérations qui interviennent sur le document après sa création. On parle
souvent de sécurité et de droits d’accès (cela peut passer par des opérations de cryptage, de restriction
d’actions sur le contenu ou d’occultation de champs). Il s’agit de rendre le document accessible aux
personnes autorisées. Le document numérique étant facilement reproductible et modifiable, il est
également nécessaire de pouvoir gérer les différentes versions de ce document.
LA DIFFUSION
On distingue deux techniques de restitution du document :
· Le mode push : c’est la mise à disposition des documents que l’utilisateur va chercher dans la
base. Il doit alors se connecter au système de GED. Il lui est possible de visualiser les
documents après une recherche et une sélection (si celui-ci est autorisé à accéder au
document).
· Le mode pull : c’est la distribution du document. Le système transfère automatiquement les
documents (souvent par la messagerie électronique) à des destinataires qui sont désignés
préalablement. Il faut alors bien gérer les listes de diffusion (changement d’adresses
électroniques, départ de l’entreprise, …) pour que les bonnes personnes puissent avoir les bons
documents.
LA CONSERVATION
L’objectif de la conservation des documents est de prouver, de mémoriser, de comprendre et de
communiquer. Il faut donc conserver dans le temps la lisibilité des documents numériques et de ses
composants. Cela implique un choix de formats judicieux.
46
CHAPITRE
La chaîne des documents numériques
02
Les ordres de classement
/ಬ$&48,6,7,21'(6'2&80(176
La numérisation des documents, premier pas vers la transformation digitale
L’acquisitionnumérique
Pour que l’information puisse être gérée par un ordinateur, elle doit être disponible sous forme
numérique. Il existe trois modes d’acquisition :
47
CHAPITRE
La chaîne des documents numériques
02
Les ordres de classement
· L’acquisition directe sous forme numérique, que ce soit un texte saisi sur un logiciel de
traitement de texte ou une photo créée avec un appareil numérique.
· La collecte et l’assemblage de documents déjà numériques. Dans ce cas, les documents sont
situés sur différents postes ou serveurs. Il suffit alors de les rassembler, les indexer et les
convertir en un format unique.
· La conservation numérique de documents analogiques. Il existe plusieurs technologies pour
numériser les documents (les scanners, les cartes de numérisation, …)
La numérisation des documents
« La numérisation permet de passer d’une représentation analogique de la réalité à une représentation
numérique par échantillonnage. » La numérisation (ou digitalisation en anglais) est la conversion d’un
objet réel (image, texte, …) en une suite de nombres permettant de représenter cet objet en
informatique ou en électronique numérique.
Le poids du fichier va dépendre de la fréquence d’échantillonnage et de l’amplitude de la
quantification. C’est pourquoi il est important de bien connaître ses besoins et de choisir la technologie
adaptée aux types de documents (différents selon qu’on ait des documents textes, images ou vidéos,
etc.).
48
CHAPITRE
La chaîne des documents numériques
02
Les ordres de classement
Lors de la mise en place d’une solution de GED, le choix du format d’enregistrement des fichiers doit
se faire en fonction des besoins et des usages répertoriés au sein de l’entreprise :
· Modification/réutilisation des documents
· Nécessité d’une gestion des versions de documents
· Modalités de création ou d’acquisition
· Pérennité dans l’accès aux documents
· Interopérabilité entre les plates-formes
· Assemblage de fragments divers au sein d’un même document
· Intégration de documents multimédia : comprennent des textes, des images fixes
ou animées
On remarque une coexistence de nombreux formats incompatibles. On peut distinguer des formats
propriétaires, des normes et des standards.
Les documents sont scannés et traités avec des outils de capture :
LAD : Lecture Automatique des Documents
RAD : Reconnaissance Automatique des Documents
OCR : Reconnaissance Optique des Caractères (Optical Character Recognition)
Qui permettent de transformer l’image d’un texte (qu’il soit scanné ou photographié) en un texte
ASCII. Ce dernier peut être modifié, réutilisé et indexé.
Les OCR permettent de retraiter l’information dans un logiciel de traitement de texte, de l’intégrer
dans une base de donnée, etc. Ils permettent également d’indexer automatiquement les documents
(grâce à l’indexation en texte intégral). De plus, on remarque une nette diminution de la taille du
fichier. En effet, un fichier image (texte scanné) est bien plus gros qu’un fichier de texte ASCII.
Les OCR se sont beaucoup développés ces dernières années. « Ils sont désormais disponibles sur des
plateformes micro (avec scanner et logiciel OCR) pour des coûts très abordables. »
Cependant, cette technologie n’est pas encore fiable à 100%. Les logiciels peuvent reconnaître du
texte, mais si le document contient un tableau, un graphique ou une image, ils ne seront pas inclus
dans le document final.
Les logiciels sont également très dépendants de la qualité du document soumis. Les taux de
reconnaissances varient selon les polices d’écriture, les annotations manuscrites ne sont pas toujours
prises en compte, la présence d’un fonds coloré peut gêner le logiciel, etc.
49
CHAPITRE
La chaîne des documents numériques
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Les ordres de classement
L’indexation des documents numériques
a- Qu’est-ce que l’indexation ?
L’indexation d’un document consiste à décrire celui-ci pour permettre son exploitation. C’est une des
étapes cruciales de la GED. Elle doit être « la représentation la plus fidèle et la plus exhaustive du
contenu, du sens du document afin de faciliter les recherches et d’en garantir la pertinence ». Il est
important de concevoir une politique d’indexation (construction des index et leur maintenance dans de
grandes bases documentaires). Cela va conditionner le bon fonctionnement de la GED
L'indexation des documents numériques est soumise au même principe que celle des documents
traditionnels qui consiste à extraire les concepts les plus représentatifs du document et de les
représenter sous forme d'un index ou d'un modèle appelé métadonnées dans les bibliothèques
numériques.
Pour les documents numériques, cette opération consiste donc à «fournir des informations utiles sur
chaque document et ce dans le but d'en faciliter l'accès par les moteurs de recherche».
Ces informations s'appellent des métadonnées qui ont pour rôle de décrire formellement le document,
et à partir desquelles, les moteurs de recherche vont effectuer leurs requêtes.
Ces métadonnées comportent en général le titre de document, le nom de l'auteur, le type de document
(revue, livre…), Raison sociale, une liste de mots clés et le résumé du document.
Ce qui fait la différence par rapport aux documents classiques est que le document électronique
contient lui-même tous les éléments d'information pour l'indexer.
En d'autres termes, le document électronique est la source directe d'information et non plus une source
externe qu'on l'analyse pour extraire les informations nécessaires à l'indexation.
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Les ordres de classement
Il existe deux grandes catégories d’indexation :
· L’indexation classificatoire : consiste à donner une description externe et synthétique du
document, « cette approche classificatoire « universelle » est idéaliste et naïve ». Elle n’est
pas adaptée pour l’indexation de documents numériques destinés à un système de GED.
· L’indexation par concepts ou par langages combinatoires : consiste à donner une description
du contenu du document. Elle se veut « riche, exhaustive et dépassant la rationalité parfois
trop univoque de la classification ».
Le stockage
Plusieurs enjeux liés à cette étape : la notion de conservation visant à maintenir dans le temps la
disponibilité d’un document. Cela induit une notion de durée indissociable du sort final du document :
archivage prolongé, révision ou destruction. Les problématiques sont donc les suivantes :
· Le support de stockage doit être adapté le mieux possible avec le volume des documents. Il
doit aussi, en fonction de la fréquence de consultation et de l’importance des données, offrir
un temps d’accès fiable. Si besoin est, il devra prendre en compte les besoins d’intangibilité
mais de disponibilité permanente de certains documents à portée légale (contrat, facture,
élément admis comme preuve).
· L’organisation du stockage peut être hiérarchisée en fonction du contenu des documents
(texte, vidéo, image, etc.) de leurs provenances, états, types, etc.
· La durée de conservation doit permettre une épuration régulière du système afin de faciliter
le stockage et d’alimenter les archives.
· La possibilité de réviser ou de détruire le document. Un stockage en mode
lecture/écriture/suppression doit être considéré.
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Les ordres de classement
Le WorkFlow
Le terme « WorkFIow » représente «le processus industriel ou administratif au cours duquel des
tâches, des documents et des informations sont traités successivement, selon des règles prédéfinies,
en vue de réaliser un produit ou de fournir un service.
Le « WorkFIow » est donc associé à un processus métier dans l'organisation, les personnes sont
davantage concentrées sur l'objectif que sur les seules activités de production. L'objectif essentiel est
la satisfaction du client final.
Le but du « WorkFIow » est d'acheminer des documents donc il est primordial de savoir identifier les
acteurs, leurs rôles et leurs tâches à chaque étape du processus. Cette identification se fait par la
modélisation qui permet de représenter une situation afin de mieux la comprendre. Un
« WorkFIow » est donc la modélisation etla gestion informatique des tâches et des acteurs qui sont
impliqués dans la réalisation d'un processus métier.
Ainsi, le WorkFIow permet de décrire le circuit de validation, les tâches, les délais à respecter et les
modes de validation. Le WorkFIow est avant-tout un projet organisationnel avant d'être un projet
informatique.
WorkFIow repose sur 3 concepts, aussi appelés les « 3R » : Rôles, Règles et Routes.
· Les Rôles : ce sont les compétences indispensables pour assumer la responsabilité d'activités
à accomplir et de résultats à obtenir.
· Les Règles : elles regroupent les informations concernant les tâches à réaliser pour accomplir
une activité.
· Les Routes : elles définissent les itinéraires du WorkFIow, c'est-à-dire les chemins des flux
informationnels
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Les ordres de classement
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0$75,(/6(7/2*,&,(/6
La mise en place d’un outil de gestion documentaire doit respecter certaines étapes
indispensables àunedémarche structurée et maîtrisée.
Définitiondupérimètre,desobjectifsetdesenjeux
Aupréalable,uneréflexiondoitêtre menéepourdéfinirprécisément:
· Le périmètre du projet: Quels sont les départements, services ou activités impactés
?Quels sont les documents (papiers ou informatiques) concernés ? Leur
volumétrieactuelle et prévisionnelle,…,
· Les objectifs du projet: Pourquoi mène-t-on ce projet ? Quelles sont les échéances
àcourt, moyen et long terme ? Que faut-il formaliser ? A qui ces informations
seront-ellesdiffusées?Quellessontlesprioritésdediffusion?…
· Lesenjeuxduprojet:d’unpointdevuetechnique,organisationnel,financier,humain,…
/(6&20326$1760$75,(/6(7/2*,&,(/6
Pour qu’une G.E.D soit opérationnelle, différents composants hardware et logiciels sont
requis. Cette infrastructure est constituée des éléments suivants :
· Un réseau informatique et des moyens de communication. De plus en plus
fréquemment, il s'agit du réseau général d'entreprise avec des outils banalisés de
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Les ordres de classement
communication, d'une part, internes (accès aux applications informatiques et
émulation de terminaux, transferts de fichiers, messagerie interne, etc.,) et,
d'autre part, externes (passerelles fax, télex, accès à des messageries publiques,
accès à des banques de données externes, etc.)
· Un ou des serveur(s) physique(s) où résideront les informations de l'entreprise
(factures, devis, infos fournisseurs, produits, commandes,…) ; contenant les
applications qui traitent les données (méthode de calcul de la facturation,
gestion des stocks,…); où résidera le contenu des écrans (pages) qui seront
présentés aux utilisateurs (texte, graphiques, tableaux à remplir, …).
· Des postes client, banalisés ou spécialisés selon la fonction de l'utilisateur. De
plus en plus fréquemment, les postes de travail seront ceux dont l'entreprise est
équipée : PC sous MS-Windows, PC sous OS/2, stations UNIX, etc; cette
infrastructure est construite et organisée selon des choix et des règles
d'architecture, par exemple une architecture de type «client-serveur».
· Des logiciels applicatifs spécifiques : pour le traitement numérique des
documents à partir d’un copieur, scanneur, spool d’impression, l’application de
couches OCR, l’indexation, la recherche, la diffusion et la modification de
l’information, …
· Des logiciels dans les stations utilisateurs (PC) : les browsers (navigateur Web)
qui permettent d'accéder aux informations et services sont universels et
disponibles gratuitement.
QUIZZ
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Les ordres de classement
1- Le cycle de vie d’un document permet
£ Le traitement automatisé des documents
£ de définir les différentes étapes de la vie du document de sa création jusqu’à sa
destruction finale.
£ De ranger le document dans un espace informatique
2- Classez les étapes du cycle de vie d’un document numérique
£ La conservation
£ La création
£ La gestion
£ La diffusion
£ Le stockage
3- Le but du workflow est de :
£ Décrire le circuit de validation, les tâches, les délais à respecter et les modes de
validation.
£ Acheminer des documents donc il est primordial de savoir identifier les acteurs, leurs
rôles et leurs tâches à chaque étape du processus.
£ Créer la modélisation et la gestion informatique des tâches et des acteurs qui sont
impliqués dans la réalisation d'un processus métier.
4- La mise en place d’un outil de gestiondocumentairedoit respecter certainesétapes
indispensables àunedémarchestructuréeetmaîtrisée.
£ Le périmètre du projet
£ Le plan du projet
£ Les objectifs du projet
£ Les enjeux du projet
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