GUIDE POUR ÉLABORER UN

TABLEAU DE BORD
Grâce à lui, vous êtes à même de maîtriser le
développement de votre activité en suivant les
écarts entre la prévision et la réalité. Le tableau
de bord occupe une place centrale dans les
outils de gestion de tout dirigeant, manager,
cadre, chef d'équipe... Que ce soit pour votre
propre besoin ou pour celui d'autres
collaborateurs, voici les points clés pour
élaborer un tel outil.

Sommaire

 1 - Définition
 2 - Les différents types de TB
 3 - Comment construire un "bon" tableau de bord ?
 4 - Les étapes pour élaborer un TB
o 4.1 Le contenu
o 4.2 Le choix de la solution technique
o 4.3 La structure du tableau de bord
o 4.4 Quels graphiques choisir ?
o 4.5 Choix des couleurs

1 - Qu'est qu'un tableau de bord ?

Commençons par la définition. Le "dashboard" a pour fonction de
permettre la visualisation, le suivi et l'exploitation facile de
données pertinentes sous forme de chiffres, ratios et de graphiques.
Ces indicateurs ( appelés aussi KPI ) sont reliés à des objectifs dans le
but de prendre des décisions.

Exemple - Le tableau de bord d'une voiture illustre parfaitement de quoi il

s'agit. Dans votre véhicule, vous visualisez les métriques principaux :
compteur de vitesse, jauge d'essence, alerte de manque d'eau... les
informations essentielles et importantes pour conduire (piloter) votre
véhicule.

Pour le management, le principe est le même. Un ensemble

d'indicateurs vous alerte de dérives critiques, vous aide à évaluer
une situation, vous guide dans vos décisions, vous appuie pour
communiquer des faits et motiver vos équipes autour d'un suivi
d'objectifs.

Si vous êtes créateurs d'entreprise, vous contrôlez plus facilement le

développement de votre affaire grâce au suivi de vos objectifs financiers,
marketing, commerciaux... Vous êtes en mesure d'apprécier les écarts
entre le prévisionnel de votre business plan et le réalisé (les chiffres réels)
- et prendre, le cas échéant, les décisions qui s'imposent et mener les
actions nécessaires afin de rectifier le tir et atteindre les objectifs fixés.

2 - Les différents types de TdB

Comme nous venons de le voir, la finalité principale d'un TB est de piloter
une activité, c'est-à-dire prendre des décisions pour agir à partir de
résultats constatés. Il peut toutefois également être utilisé pour analyser
une situation : comprendre les raisons d'un échec (ou même d'un succès),
anticiper des menaces, etc. Ce qui donne 3 finalités :

 le pilotage opérationnel : il assure le suivi de l'exécution de

tâches au niveau des opérations et de la mise en oeuvre d'un plan
d'actions - exemple : nombre de nouveaux clients pour les vendeurs,
taux de rupture de stock pour le service approvisionnement, taux de
décroché pour un call-center, gestion de projet, tableau de bord de
gestion pour le suivi budgétaire, gestion des risques, etc. Piloter son
entreprise devient "Agile" - la réactivité est un facteur clé de succès.
Avec ces outils d'aide à la décision, il est aisé de mettre en œuvre
des actions correctives appropriées si la situation l'exige.
 le pilotage stratégique : il donne une vision globale des activités
de l'entreprise au comité de direction (progression du chiffre
d'affaires, nombre de clients, parts de marché, évolution de la
rentabilité...) et aux parties prenantes. Voir le tableau de bord
prospectif de Kaplan et Norton . Il facilite la prise de décision.
 l'analyse de données : cette utilisation est moins
conventionnelle que les autres. Son objectif n'est pas de délivrer de
l'information synthétique et opérationnelle, mais au contraire donner
de la matière pour la compréhension des chiffres. Une des
applications est l'amélioration continue des processus. Nous
sommes dans la recherche de causes. Il est permis de s’interroger
 s'il s'agit encore d'un tableau de bord sans remettre bien sûr en
cause son utilité.

3 - Comment construire un "bon" tableau de

bord ?
Pas question de produire des outils pour rien. Vous pouvez crier victoire si
le fruit de votre travail est réellement utilisé par ses destinataires, que ce
soit vous ou vos collaborateurs ! Mettre en place un tableau de bord
accepté et compris est forcément simple et pertinent.

Ce qui signifie :

1. 1 - la participation des futurs utilisateurs à la conception du

tableau et la sélection des indicateurs. Pour qu'il soit accepté, il est
important de les impliquer dès la création. Les risques de faire fausse
route (mauvais choix, trop d'informations, etc.) sont fortement réduits. De
plus, en étant acteur dans l'élaboration des outils, l’appropriation des
utilisateurs est naturelle. Encore faut-il réellement les impliquer en non
imposer vos propres idées à chaque étape.
2. 2 - Un nombre limité de mesures pour se focaliser sur
l'essentiel. Surtout ne pas surcharger vos tableaux au risque de les
rendre illisibles. Certains disent que l'ensemble des mesures doit tenir sur
une seule page.
3. 3 - Des résultats incontestables - avec une définition transparente,
simple et compréhensible, sans contestation possible - un périmètre
défini, concret, pas d'usine à gaz pour calculer les valeurs...
4. 4 - Des indicateurs permettant l'action - un niveau de détail
suffisamment précis pour agir.
5. 5 - Des sources de données accessibles (pour le calcul des mesures)
6. 6 - Un modèle de tableau de bord clair, convivial - motivant pour
l'exploiter au maximum

4 - Les étapes pour élaborer un TdB

Au fil du déroulé des étapes, nous vous suggérons des questions à vous
poser pour construire un tableau de bord indispensable, pertinent et
opérationnel. Cette méthodologie vous aidera à mettre place un outil
efficace.
4.1 Le contenu

Déterminez les buts du tableau de bord

Pour qu'il soit utile et utilisé, il convient de cerner qui en fera usage et
comment (suivi d'action, analyse de données...). Menez une étude du
besoin pour fixer le cadre général de construction de l'outil de mesure.

Exemple de questions :

Utilisateur Qui est le destinataire ? Possède-t-il déjà un système de reporting ? Est-il à l'aise avec les rapp
dématérialisés ?

Utilisation De quel type de tableau de bord a-t-il besoin ? Quelles informations ? Dans quels cas ? Que v
avec ? Suivant quelle fréquence va-t-il consulter les résultats ? Sous quelle forme souhaite-t-il
tableau de bord ?

Ces informations vous seront également utiles pour choisir la solution

technique (voir plus bas)

Identifiez les objectifs et choisissez les indicateurs clés

Il existe globalement 2 types d'indicateurs de performance :

 les indicateurs d'activité (ou de processus) : ils mesurent des

volumétries en lien avec des objectifs de suivi de productivité
(quantités vendues, quantités achetées, nombre de références en
stocks,...).
 les indicateurs de résultats : financiers, qualité, rentabilité,
coûts... ils évaluent une performance. En termes d'efficacité, pour
l'atteinte d'un objectif fixé - efficience : pour l'utilisation optimum de
moyens.
Pour piloter une activité, les indicateurs doivent être reliés à un ou
plusieurs inducteur(s) de performance . Pour un objectif donné, il
s'agit des causes qui ont un effet majeur sur la performance de l'activité.
On parle aussi de variables d'action (chères à la méthode OVAR ).

Exemple pour définir vos indicateurs

Activité Objectif de l'activité Inducteur de Indicateur

performance

Gestion des Maximiser la Rapidité de traitement Temps de traitement moyen

réclamations satisfaction client du (indicateur de résultat) - Temps
client traitement de la écoulé entre la prise en compte au
réclamation téléphone la réponse apportée au
client

Nombre de dossiers traités par jour e

par personne (indicateur d'activité)

Résolution du problème Taux de réclamations satisfaites

- Apporter une réponse (résultat)
qui satisfait le client

Les questions :

En fonction des objectifs définis, quels sont les inducteurs de

performance ? Quels indicateurs choisir ? Quels sont les objectifs chiffrés
alloués à chaque indicateur ?

N'oubliez pas que pour être efficace, un indicateur doit être

"smart" . Autre point, toute mesure s'inscritdans une notion de
Qualité, Coût ou Délai . Gardez en tête cette triade pour choisir vos
metrics et ratios.

Organisez la hiérarchie du pilotage

Si vous êtes amenés à construire un ensemble d'outils pour le pilotage de
votre entreprise, soyez vigilant à respecter la cohérence entre les TB de
chaque niveau. Par exemple, les objectifs des services doivent se
retrouver sous une forme consolidée au niveau supérieur.

L'alignement stratégique est un impératif à respecter !

Définissez les fréquences de mise à jour

A lire : Concevoir le tableau de bord - Méthodologie, outils et
exemples visuels
En partenariat avec Amazon

Pour savoir quelle périodicité de rafraîchissement des indicateurs retenir

(journalière, hebdomadaire, mensuelle... ), il convient de s'interroger sur
plusieurs points :

Suivant quelle fréquence les changements sont-ils notables ? Suivant

quelle périodicité l’interprétation est-elle pertinente et permet-elle d'agir ?
Plus vous êtes proche des opérations élémentaires et plus la
périodicité doit est réduite . Un opérateur qui suit la productivité de sa
machine a besoin de réagir très rapidement à toute dérive. A l'inverse
pour un pilotage stratégique, prendre des décisions sur une évolution
hebdomadaire du chiffre d'affaires n'a aucun sens. Le décideur cherche à
analyser une tendance marquée donc généralement sur plusieurs mois.

4.2 Le choix de la solution technique

Sélectionnez le support
Allez-vous vous reposer sur le tableur Excel ? Votre outil de reporting
intégré dans votre suite de business intelligence ou votre logiciel de
gestion ? Un service spécialisé Saas sur internet ?

Encore une fois, ne perdez pas de vue que l'important est la simplicité
et l'efficacité du support. Une interface conviviale, des graphiques
agréables à consulter... jouent un rôle non négligeable dans l'appropriation
de l'outil.

Identifiez les sources de données

Comment allez-vous collecter les données pour le calcul des indicateurs ?
Où aller chercher l'information ?

Dans cette étape vous identifiez les sources de données qui vont
alimenter le tableau de bord : logiciel de comptabilité, de gestion
commerciale, ERP, CRM , datawarhouse... - puis vous définissez comment
ces données vont remonter dans votre outil (import de fichier excel, lien
entre bases de données, etc.)

Définissez comment livrer le TB aux destinataires

Comment les tableaux de bord vont-ils être distribués à leurs destinataires
? Cette question est intimement liée au choix du support. Certains services
Saas permettent en effet une distribution directe aux utilisateurs.

Pour les autres solutions, le choix se divise entre la mise à disposition dans
un répertoire dédié (sur un serveur, via un intranet...) - l'utilisateur allant
chercher lui-même son tableau de bord - et une autre option où le
document est "poussé" vers son destinataire par email. A noter que dans
le premier cas, un système d'alerte par email informe de la présence d'un
nouveau document.

Dans certains cas encore, le tableau de bord est sous format papier.
Une autre piste pour guider le type de déploiement à retenir est de
reprendre l'analyse de son utilisation.Sera-t-il partagé ? L'utilisateur a-t-il
besoin d'accéder à distance ?

4.3 La structure du tableau de bord

Autre point critique, la mise en page et l'organisation des informations au
sein du tableau de bord. N'oubliez pas qu'il est indispensable de formater
et structurer un ensemble simple, cohérent, efficace, orienté
action !

Plusieurs options sont possibles pour présenter les informations.

Par groupe d'indicateurs

Assembler les indicateurs par objectif en créant des sections.

Exemple : Ventes, marketing, RH pour un pilotage stratégique

Par niveau de détail

Du plus synthétique au plus détaillé. Représentez une hiérarchie entre les
indicateurs.

Par lien de causalité

En reliant ensemble les indicateurs qui ont un effet l'un sur l'autre.

4.4 Quels graphiques choisir ?

Un graphique permet d'interpréter une mesure d'un seul coup d’œil. Il
complète avantageusement les chiffres clés affichés. Mais comment
choisir le bon graphique pour une visualisation efficace ? Voici quelques
recommandations avec les types de graphique de base.

Représenter une proportion

Pour visualiser un % parmi un ensemble donné, le camembert (appelé
aussi diagramme circulaire) est bien approprié :

Attention toutefois de limiter la représentation à 5 valeurs maxi pour ne

pas rendre le graphique trop chargé et donc illisible.

Représenter un ratio
Le camembert peut être utilisé, mais la jauge est plus pertinente, car elle
montre le positionnement entre 0% et 100%

Représenter une progression

Les graphiques de type ligne permettent de visualiser rapidement des
tendances, des progressions sur un espace-temps donné. Il est possible
également d'utiliser l'histogramme (voir ci-dessous). Qui plus est pour
mettre en valeur des progressions positives et négatives à l'aide de
couleurs .

Comparer des catégories, des niveaux

L'histogramme (ou diagramme en barres ou encore "en bâtons") est tout
indiqué pour mettre cote à cote des données afin de faciliter la
comparaison de valeurs. Pour rappel le camembert met, quant à lui, en
relief des proportions, soit des %.

Ainsi, les ventes entre différents produits peuvent aussi bien être
représentées à l'aide d'un camembert pour suivre le poids de chacune
dans le chiffre d'affaires global, qu'à l'aide d'un diagramme en barres pour
visualiser et comparer le niveau de résultat entre chaque.

A noter que les barres du diagramme peuvent être horizontales.

Pour une visualisation de tendance en plus de volume, voici un

histogramme en colonnes empilées.

Il est possible de cumuler des informations à l'aide de graphiques

composites. Par exemple une série en courbe et une autre en bâtons.
Conseils : attention aux graphiques trop sophistiqués comme les
visualisations 3D. Esthétiques certes, et encore... elles perdent en
efficacité en complexifiant la lecture des résultats.

4.5 Choix des couleurs

Elles sont là pour aider et non brouiller le message. Il convient donc
d'éviter les couleurs criardes.

L'idéal est d'utiliser des palettes, chères aux graphistes. Vous aurez ainsi
des teintes harmonieuses, agréables à consulter.

Pour distinguer les chiffres positifs (des hausses ou des objectifs dépassés)
des négatifs (des pertes, des objectifs non atteints), le vert et le rouge
sont toujours de rigueur.