Leçon 6.
2 – Etats de sortie : Publipostage
Le publipostage est une opération qui consiste à modifier le contenu d'un document de façon
automatique sans intervention de l'opérateur. Pour ce faire, il est nécessaire d'avoir 2 objets:
- un document texte qui sera le "masque de publipostage" et dont une partie du contenu (par
exemple le nom et l'adresse du destinataire) va changer automatiquement
- une base de données qui contiendra les éléments de remplacement
Quand on a préparé ces 2 objets, on peut lancer l'opération de fusion qui consiste à imprimer des
documents (lettres, étiquettes, enveloppes, catalogues) ou a les envoyer sous forme de courrier
électronique.
1. Création d’une source de données
Une source ase de données est un tableau dont chaque ligne
correspond à un objet et chaque colonne contient une
propriété (élément d’information) de l’objet. Ce tableau est
réalisé avec Word, Excel ou Access. Il est préconisé
d’utiliser Excel car ce logiciel est vraiment adapté à la
gestion des bases de données mono-tables
2. Création du masque de publipostage
1- Créer un nouveau document Word vide ou à partir d’un document simple existant.
2- Taper le document sans mise en forme en ignorant les parties qui doivent changer dans chaque
document (nom, adresse, ...). L'enregistrer avec un nom significatif.
3- Cliquer sur "publipostage" pour faire apparaître le ruban correspondant.
4- Clic sur le bouton "sélection des destinataires" puis "utiliser la liste existante".
5- Double-clic sur votre document Excel dans la boîte de dialogue.
6- Double-clic sur le nom de la feuille qui contient votre source de données (en principe la
première feuille).
7- Positionner le point d'insertion à l'endroit où l'on désire mettre la première partie mobile (la
barre verticale clignote).
8- Clic sur le bouton "insérer un champ de fusion" et double-cliquer sur le nom du champ choisi.
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TD 5 – ETATS DE SORTIE :PUBLIPOSTAGE
9- Répéter l'opération autant de fois que nécessaire pour obtenir ce type de document.
3. Opérations
- Aperçu : En cliquant sur le bouton "aperçu des
résultats", les codes des champs sont remplacés par
leur valeur. A droite de ce bouton, un sélecteur
permet de se déplacer dans les enregistrements.
- Tris et requêtes : Un tri permet d'imprimer les documents dans l'ordre choisi (par exemple
par ordre alphabétique des noms ou par code postal). Une requête sert à n'imprimer que
certains enregistrements qui satisfont une ou plusieurs conditions (par exemple les personnes
qui habitent dans une ville donnée).
Clic sur le bouton "modifier la liste des destinataires".
Il est à ce niveau déjà possible d'exclure certains destinataires en décochant la case
correspondante.
En bas, il y a possibilité de "trier" et de "filtrer".
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TD 5 – ETATS DE SORTIE :PUBLIPOSTAGE
Clic sur "trier". Les listes déroulantes présentent les champs correspondants. La
première ligne est naturellement la plus prioritaire.
L'onglet "filtrer les enregistrements" permet d'effectuer des requêtes.
Dans ce cas, seuls les enregistrements qui satisfont à toutes les conditions (opérateur
"et") ou à l'une des conditions (opérateur ou) seront pris en compte.
La vérification est facile grâce à l'aperçu des résultats.
4. Fusion
- Vérification de la fusion
Clic sur le bouton "rechercher les erreurs"
Il est recommandé d'utiliser la première option. En cas d'erreurs, enregistrer et fermer
tous les documents. Ouvrir le document "base de donnée" (souvent sous Excel) et
rectifier les erreurs. Enregistrer puis fermer. Réouvrir le masque de publipostage et
continuer les manipulations.
- Fusion vers imprimante
Approvisionner l'imprimante en papier (quantité suffisante).
Clic sur le bouton "terminer et fusionner". Choisir "imprimer les documents".
On peut faire un essai avec "enregistrement en cours". Si tout est OK, on peut dire
"tous" et valider.
- Fusion vers un document
Clic sur le bouton "terminer et fusionner". Choisir "modifier les documents
individuels".
Un nouveau document sera créé à l'écran (correspond à ce qui sortirait normalement
de l'imprimante). On peut alors rajouter une mention individualisée pour chaque
destinataire.
- Fusion vers messagerie électronique
Clic sur le bouton "terminer et fusionner". Choisir "envoyer des messages
électroniques
Dans la ligne "a : ", il faut choisir le champ qui contient l'adresse mail. La ligne "objet"
sera le titre du message. Le format recommandé est "pièce jointe" afin de garder la
présentation intacte. Se rendre ensuite dans le logiciel de messagerie et faire partir les
messages grâce à la commande "envoyer/recevoir".
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TD 5 – ETATS DE SORTIE :PUBLIPOSTAGE
5. Etiquettes
Ne surtout pas utiliser les 2 premiers
boutons "enveloppes" ou "étiquettes",
c'est un piège!
Clic sur le bouton "démarrer le
publipostage" Choisir "étiquettes".
Si vous ne trouvez pas votre modèle dans la liste, cliquez sur "nouvelle étiquette".
Vous pouvez alors rentrer les mesures que vous aurez faites sur vos planches d'étiquettes.
Un document correspondant est alors créé. Vous placerez les champs (après avoir fait le lien
avec la base de données)
Il faut ensuite cliquer sur le
bouton "mettre à jour les étiquettes" afin que chaque étiquette soit remplie. Le reste des
manipulations est identique au publipostage précédent.
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TD 5 – ETATS DE SORTIE :PUBLIPOSTAGE
Exercice :
Vous êtes secrétaire d'une association d'étudiants qui s'occupe de rechercher des stages rémunérés en juillet et
août pour ses membres. Périodiquement, vous écrivez aux étudiants pour les informer des réponses des
employeurs sollicités
Vous utilisez la technique du publipostage Vous n'écrivez qu'aux étudiants pour qui vous avez la réponse de
l'employeur et, bien sûr, pas deux fois au même étudiant. Pour cela, dans le fichier des adhérents
MEMBRES.XLS, chaque enregistrement se termine par deux champs qui sont vides au départ :
- Avant chaque impression, vous renseignez l'avant-dernier avec la décision de l'entreprise en abrégé :
o acc pour accepter,
o ref pour refusé
o ou rés pour accepter sous réserve de succès à l'examen.
- Après l'impression, vous complétez le dernier champ avec la date du jour
Voici les cinq premiers enregistrements du fichier MEMBRES.XLS. Utilisez les cellules de la ligne 1 pour
nommer les champs :
Travail à faire
Rédigez dans le cadre suivant le document exact permettant l'envoi des lettres
