Thème : «Les Règles de gestion des déchets et la préservation de l’environnement»
2023
SOMMAIRE
INTRODUCTION……………………………………………………
……………………..2
I- Histoire et
définition……………………………………………………
……2
1- Histoire……………………………………………………
……………………..2
2- Définition…………………………………………………
…………………….3
II- Activité à risque et
règlementée…………………………………….3
III- Principe de gestion des
déchets…………………………………….3
1- Principes de
responsabilité…………………………………………4
2- Hiérarchie des stratégies et des
usages………………..4
3- Ressources à
valoriser…………………………………………………
4
4- Recyclage………………………………………………
……………………….5
IV- Gestion des
déchets………………………………………………………
….6
1- Techniques de
gestion…………………………………………………6
1
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2- La
collette……………………………………………………
…………………6
3- Décharge (site d’enfouissement)
………………………………7
V- Les différentes étapes et défis à
relever…………………….8
1- Les différentes étapes de bonne
gestion……………….8
2- Les défis à
relever……………………………………………………
….8
VI- Quelques
images…………………………………………………………
……….9
CONCLUSION………………………………………………………
………………………10
INTRODUCTION
Le terme anglais “document management” désigne
l’administration de documents sous forme de fichiers avec une
fonction de check-in et de check-out pendant les différentes
procédures du traitement, de versioning et d’archivage
sécurisé. Une partie importante de la gestion des documents
concerne l’administration des documents, qui vise à classer les
documents de manière ordonnée afin de pouvoir les retrouver
rapidement et facilement. Elle constitue la base de toute
gestion documentaire efficace… Quels en sont donc ses
principes et ses avantages ?
I- Définitions
1- Gestion
Action ou manière de gérer, d'administrer, de diriger,
d'organiser quelque chose.
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2- Document
Un document est un support d’information qui enregistre de
manière permanente le contenu d’une idée sous forme écrite
afin de pouvoir l’archiver, la diffuser et l’utiliser dans le
processus.
3- Gestion de document
Par gestion de document, on peut désigner l’ensemble des
ressources déployées par une entreprise afin de piloter son
patrimoine documentaire et rendre accessible l'information à
ses collaborateurs.
II- Les différentes formes de gestion de documents
Au gré des évolutions technologiques, la gestion des
documents s’est transformée, d’abord timidement, puis de
façon extrêmement rapide avec l’essor du numérique.
Ces mutations ont totalement révolutionné les usages, au point
que l’on distingue maintenant trois grandes formes de gestion
documentaire.
1- La gestion papier, reliquat d’une ère révolue
Utilisé depuis plus de deux millénaires, le papier est
longtemps resté l’une des seules options viables pour compiler
des informations. Des dossiers physiques sont constitués,
généralement nommés puis rangés dans des boîtes ou des
classeurs avant d’être placés dans ces armoires ou autres
espaces de rangement.
Considérée comme obsolète, cette approche comporte en effet
de nombreuses limites, ce qui ne l’empêche pourtant pas de
rester d’actualité dans bien des organisations.
2- La gestion hybride, un entre-deux populaire
Entre la démarche 100 % papier et le 0 % papier, l’écart
est conséquent et pas toujours évident à combler pour les
entreprises. Ainsi, nombre d’entre elles ont initié leur transition,
sans toutefois être complètement passées au tout numérique.
Par exemple, la génération de documents papier suivie d’un
processus de numérisation et de classement manuel est un
modèle d’entre-deux fréquemment retrouvé.
3- Le zéro papier, l'avenir de la gestion documentaire
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Pour les organisations ayant entamé leur projet de
dématérialisation et ne recourant plus que marginalement au
papier, l’objectif est atteint… ou presque.
En effet, le zéro papier seul ne présente qu’un intérêt
limité, s’il n’est pas associé à des technologies
d’automatisation, de workflows ou encore à des mesures de
sécurité suffisantes : à quoi bon posséder des documents
totalement numérisés, s’ils ne sont pas correctement nommés
et entreposés sans hiérarchie dans des dossiers partagés sans
discernement des cibles visées ?
Pour cette raison, les logiciels de gestion électronique des
documents (GED) ou de gestion de contenu d'entreprise (ECM)
vont au-delà de la dématérialisation en combinant diverses
briques fonctionnelles.
Son objectif est donc l’atteinte d’une meilleure qualité
documentaire par davantage d'efficacité, d’accessibilité, de
sécurité et de collaboration.
III- La gestion des documents : étapes, l’archivage et
sécurité
La gestion de document est une tâche assez complexe qui
nécessite du temps et une certaine exigence en matière
d’organisation.
En effet, l’entreprise produit et reçoit une quantité non
négligeable de documents de divers ordres qu’il faut trier,
ranger, conserver soigneusement et archiver. Un bon
classement des documents permet d’éviter une perte de temps
inutile lors d’une recherche particulière. Concernant l’étape de
conservation, elle peut être temporaire ou définitive, et cela, en
fonction de la valeur du document. Qu’il s’agisse de factures, de
bail, de location, de contrats de travail, de numéro de Siret ou
de contrats d’assurance, le Code de commerce et le Code civil
prévoient des durées réglementaires et obligatoires de
conservation. Du rangement à l’archivage, il existe des
procédés prédéfinis qui peuvent se faire de façon manuelle
(archivage dans des classeurs physiques) ou automatisée grâce
à une GED (numérisation de tous les papiers et rangement dans
des classeurs numériques). Quelle que soit la méthode choisie,
une mauvaise gestion est un risque pour l’entreprise.
1- Les étapes de gestion
Tout d’abord, il est important de préciser que la gestion
des documents est une tâche chronophage qui exige méthode,
rigueur et professionnalisme. De leurs émission ou réception
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jusqu’à leur destruction, le processus de gestion des documents
peut être organisé en quatre étapes :
La première est celle de l’identification du document afin
d’établir son authenticité et en déduire les conditions pour une
conservation optimale. Une fois identifié et authentifié, le fichier
devra alors être stocké ;
La seconde étape qui est le stockage vise à classer,
conditionner (dans des cartons, caisses ou bacs) et entreposer
les dossiers de manière à retrouver facilement et rapidement
un document souhaité.
De plus les documents doivent être archivés dans un espace
offrant des conditions optimales en termes de sécurité incendie,
de protection contre l’humidité ;
La troisième étape consiste à garantir la conservation et
la consultation des informations. Il est question ici de ne perdre
aucun document. Aussi, l’archiviste veillera à limiter l’accès aux
données de manière à ce qu’une personne désirant consulter
des archives doive bénéficier d’une autorisation.
La quatrième étape concerne la conservation des
documents qui n’est pas optionnelle pour l’entreprise, mais
plutôt régie par une obligation légale sur une durée de 2 à 10
ans, voire même indéfiniment selon la nature et l’importance du
document. Une fois le délai de conservation écoulé, l’archive
peut alors être détruite. La destruction des documents qui
représente l’étape ultime de la gestion documentaire est du
ressort de l’archiviste qui, malgré le délai de conservation
écoulé, doit encore se rassurer de l’utilité du document avant
sa destruction. Les archives obsolètes et inutiles peuvent être
jetées à la poubelle ou brûlées en fonction des informations
qu’elles contiennent ou du coût alloué à la destruction.
2- Archivage et sécurité
Il existe deux modes d’archivage des documents en
entreprise, la méthode manuelle (avec des documents au
format papier) et le procédé numérique (utilisé dans le souci de
numériser les documents avant de les archiver). Quel que soit
le mode choisi, l’archivage permet de répondre à trois
nécessités primordiales :
Permettre à l’entreprise d’avoir dans un espace
centralisé (physique ou électronique), des données classifiées
sur le fonctionnement de l’entreprise ;
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Avoir l’ensemble des dossiers traités dans un espace
sécurisé de manière à les utiliser comme pièce justificative en
cas de contrôle ;
Sauvegarde de l’activité globale de l’entreprise sur
plusieurs années.
La sécurisation des données est rendue possible grâce à une
restriction d’accès du lieu de stockage. La mise à disposition
d’un code d’accès est un impératif pour la traçabilité des
consultations de données stratégiques.
En définitive, il est plus que nécessaire de gérer
efficacement les flux circulants, car une gestion des documents
garantit une excellente productivité de celle-ci. Cette gestion
efficace permet aussi de fluidifier la chaîne de traitement
interne.
IV- Cycle de vie, avantages et finalité de la gestion
des documents
1- Cycle de vie des documents
La théorie du continuum des archives est à appliquer tout
au long du cycle de vie des documents d’activité.
Ce cycle de vie est présenté ci-dessous.
Les documents d’activité sont détruits ou susceptibles d’être
transférés vers une institution d’archives séparée où leur
conservation et leur prise en charge n’est plus du ressort de
l’organisme.
Les documents d’activité et les preuves sont créés ou
rassemblés, leur prise en charge et leur conservation étant à la
charge de l’organisme.
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Le cycle de vie d’un document représente son parcours de
son « début » jusqu’à sa « fin ». En adoptant une approche
axée sur le cycle de vie, les organismes mettent en application
des processus efficaces qui vont de la mise en œuvre d’actions
ou de la prise de décisions, en passant par la création,
l’utilisation et la conservation de documents et de preuves, et
aboutissent à la destruction des documents obsolètes ou à leur
conservation définitive en tant qu’archives.
2- Avantages de la gestion des documents
La gestion des documents facilite la reddition de comptes
vis-à-vis du public, améliore l’efficacité de l’organisme, permet
un plus grand accès du public, fait gagner en transparence et
favorise des pratiques professionnelles efficaces.
En suivant un programme de gestion documentaire efficace et
efficient, un organisme peut :
situer immédiatement l’emplacement de l’exemplaire
original d’un contrat signé grâce à un classement logique ;
reprendre facilement les négociations avec un client
en accédant à un ensemble complet de documents y afférents ;
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envoyer rapidement la version finale des rapports
annuels à ses actionnaires en supprimant immédiatement les
versions caduques ;
protéger les données à caractère personnel des
citoyens en assurant la conservation, en toute sécurité, des
documents sensibles ;
réduire les coûts de stockage par une destruction
systématique des documents obsolètes ;
garder la trace des actions menées et des décisions
prises par le passé, ce qui lui permettra de travailler plus
efficacement.
3- Finalité de la gestion des documents
La gestion des documents est au service de l’efficience, de
l’efficacité, de la responsabilité et de la transparence.
Pour gérer les documents selon le principe du continuum des
archives tout au long de leur cycle de vie, les organismes
doivent élaborer des processus visant plusieurs finalités, qui
sont définis ci-après et qui sont au nombre de sept, mais avec
des destinations reliées entre elles :
Finalité/Destination no 1 : Reconnaître la valeur d’une
gestion documentaire efficace.
Finalité/Destination no 2 : Gérer le programme de gestion
documentaire de manière stratégique. Finalité/Destination no
3 : Consacrer les moyens nécessaires à la gestion
documentaire.
Finalité/Destination no 4 : Reconnaître le lien entre
documentation et technologies de l’information.
Finalité/Destination no 5 : Gérer des documents d’activité
de manière efficace et responsable.
Finalité/Destination no 6 : Offrir un accès satisfaisant aux
documents d’activité.
Finalité/Destination no 7 : Conserver des documents de
manière appropriée et en assurer le traitement final comme il
se doit.
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CONCLUSION
Au terme de notre exposé, nous pouvons retenir que sans
gestion de documents, les organismes sont vulnérables.
Chaque jour, les actualités relatent des informations sur des
piratages de données, la perte de fichiers, une mauvaise
gestion des informations détenues par un gouvernement et des
atteintes à la vie privée. Nombre de ces histoires révèlent des
failles dans la gestion des documents des organismes
concernés.
Une mauvaise gestion documentaire peut donc avoir des
conséquences financières très lourdes. Les ressources sont mal
utilisées, le personnel ne peut exécuter ses tâches efficacement
et la réputation de l’organisme en question est en péril. Ce
n’est pourtant pas une fatalité. Nous espérons que cette Feuille
de route aidera votre organisme à réduire le risque auquel il est
exposé et à améliorer son fonctionnement au quotidien.
