/30 BTS Gestion de la PME, session 2023 /20
E4 – Gérer les relations avec les clients et les fournisseurs
CLAUZET Julie N° de candidature
Fiche d’analyse de situation professionnelle
GRCF Communication orale Communication écrite
Identification de la situation Modalité de réalisation
professionnelle : Avant la formation
SP N°2 Pendant la formation en établissement
Pendant la formation en PME/Organisation
Période de réalisation : Conditions de réalisation
MOIS + ANNEE En autonomie
Accompagné
En observation
Activités concernées
Activité 1.1. Recherche de clientèle et contact
Activité 1.2. Administration des ventes de la PME
Activité 1.3. Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME
Activité 1.4. Recherche et choix des fournisseurs de la PME
Activité 1.5. Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME
Activité 1.6. Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME
Intitulé de la situation Suivi des facturations clients et relances, règlements fournisseurs et comptabilité
professionnelle /1
Lieu, période et durée de E2MI DEMECO, 113 chemin du Dérontet, ZA des 2B, 01360 Béligneux
réalisation
J’ai réalisé cette mission pour éviter les retards de paiement et effectuer le suivi de la
trésorerie. Plusieurs clients ne réglaient pas à l’échéance prévue et nous sommes obligés
Cadre de la situation de les relancer pour obtenir un paiement. De même, nous devons anticiper les
professionnelle /2 règlements fournisseurs pour ne pas avoir des retards de paiement. Un suivi régulier des
comptes bancaires permet d’éviter tout problème de trésorerie.
Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation
De gestion /2 De communication orale De communication écrite
Problème de gestion : Une
vigilance accrue est
nécessaire concernant les
retards de paiement des
clients et le règlement des
fournisseurs afin d'éviter
tout litige.
Enjeux : Une mauvaise
gestion pourrait entraîner
une perte de trésorerie, un
découvert bancaire et une
détérioration des relations
avec les clients et les
fournisseurs, compromettant
ainsi la pérennité des
collaborations sur le long
terme.
Acteurs et relations entre les Acteurs internes :
acteurs /1 Assistantes de direction : responsables des enregistrements des factures, de la
tenue des comptes, de la saisie des factures clients et fournisseurs, ainsi que
des décaissements.
Service comptabilité (siège) : assure un suivi complémentaire des comptes et
gère les déclarations de TVA.
Service financier (siège) : prend en charge le suivi des règlements clients et la
prévision de la trésorerie.
Acteurs externes :
Clients, fournisseurs, et sous-traitants : partenaires clés dans le cadre des
activités opérationnelles et financières de l’entreprise
Le suivi des comptes avec les relevés bancaire quotidiens et les rapprochements, les
factures à encaisser et à décaisser, ainsi que le suivi de la trésorerie pour anticiper les
dépenses et les entrées d’argent à venir.
Objectifs /2
Cela permet d’éviter les découverts sur le compte et de limiter les frais bancaires
supplémentaires.
Contraintes dont le processus et organisation comptable : Mise en place d’un suivi
régulier des règlements clients (auparavant cela était fait uniquement grâce au grand
livre client, maintenant le suivi est réalisé via un tableau Excel renseigné).
Le suivi des factures fournisseurs et la création du bordereau en fin de mois pour un
virement le 05 du mois suivant.
Environnement numérique : Utilisation d’Outlook pour l’envoi des factures clients et
des relances, ainsi que pour la réception des factures fournisseurs et de leurs relances.
Utilisation du progiciel EPONA (progiciel Demeco) pour la création des factures clients et
de la saisie d’une partie des factures fournisseurs (liées aux chantiers).
Conditions de réalisation :
contraintes dont le processus
Utilisation du progiciel SAGE pour la saisie des factures fournisseurs (entretien ou autres
et organisation comptable,
non liées directement aux chantiers), pour l’interfaçage des ventes, des achats et des
environnement numérique
règlements enregistrés sur EPONA, ainsi que pour le suivi des comptes bancaires et de la
/2
trésorerie.
Utilisation d’Excel pour le suivi des règlements clients et la préparation des relances.
Création d’une base de données clients pour la réalisation des lettres de relance à l’aide
d’un publipostage Word.
Décaissement de la TVA via SAGE (réalisé au siège).
Utilisation d’une imprimante/scanner pour les factures (impression et scan lors de la
réalisation du bordereau des règlements fournisseurs).
Bon de commande et devis client (papier et numérique).
Facture client papier pour archivage.
Facture fournisseur papier pour traitement et archivage.
Ressources à disposition /2
Utilisation des mails pour les échanges avec les clients et les fournisseurs.
Grand livre client (numérique) pour le suivi des règlements.
Tableau Excel pour le suivi des règlements clients.
PGI : Utilisation du module comptabilité de SAGE pour le suivi des règlements clients, le
paiement des factures fournisseurs et le suivi de la trésorerie.
Excel : Tableau de suivi des règlements avec intégration de la fonction SI (tableau en
Solutions logicielles choisies cours de création, la fonction n’est pas encore intégrée).
et fonctionnalités mobilisées Word : Utilisation pour la saisie des relances clients avec publipostage lié au tableau de
/2 suivi des règlements Excel.
Outlook : Utilisé pour l’envoi et la réception de factures ainsi que pour les relances.
Epona : Progiciel interne pour la saisie et le traitement des différentes factures ainsi que
pour le suivi des marges et des encours de chaque dossier.
Excel : Tableau de suivi des règlements clients.
Word : Création des différentes relances clients en publipostage. (Relance client 1,
Productions réalisées /2 relance client 2, relance client 3 ; le nom est modifié lors de la création des relances :
Relance 1 FC624000000 NOMCLI).
PGI : Aucune modification ou création.
Word : Relance client.
Écrits professionnels
Outlook : Rédaction de mails pour l’envoi des factures, relances clients, réponses aux
produits /2
relances fournisseurs.
Oraux professionnels
ANALYSE
1) Création de la facture client via le progiciel EPONA.
2) Envoi de la facture au client par mail à la suite de la réalisation du chantier.
3) Saisie des factures fournisseurs réceptionnées sur le progiciel EPONA ou sur le
PGI SAGE.
4) Règlement des factures fournisseurs le 05 du mois (par rapport à leur échéance)
via le PGI SAGE.
Analyse de la situation : 5) Suivi des règlements clients grâce au grand livre client et au tableau Excel de
Analyse de l'activité menée, suivi des règlements clients.
démarches et techniques 6) Rédaction d’une relance client à la suite du dépassement de la date d’échéance
mises en œuvre, moyens de la facture, via Word et Excel (base de données Excel + publipostage Word).
7) Réception du règlement client et saisie sur le progiciel EPONA puis interfaçage
mobilisés, stratégie de
d'EPONA sur le PGI pour rapprocher le règlement sur le relevé bancaire.
communication, difficultés
rencontrées et solutions La difficulté rencontrée a été la création d’un suivi régulier des règlements clients, avec
proposées, évaluation de aucune mise en place ni assiduité ce qui a conduit à des règlements très tardifs et des
l'atteinte de l'objectif complications lors des relances. La création d’un tableau Excel avec toutes les
/8 informations nécessaires permet un suivi plus régulier (environ tous les 2 jours) afin de
remettre en ordre la trésorerie et de garder un bon contact avec nos clients.
Nous avons également eu en 2024 un litige avec l’un des clients qui ne pouvait pas
honorer ses factures. Cela à conduit à des retards de règlements fournisseurs et une mise
en juridique.
J’ai appris à réaliser un suivi complet des dossiers clients et à être attentive au règlement.
J’ai compris comment fonctionne une facture et à en lire un complètement (date de
facture, numéro, date d’échéance…). J’ai réalisé des règlements fournisseurs ainsi qu’un
suivi précis des comptes bancaires. Cela m’a fait progresser dans mon implication et mon
organisation au travail et ainsi éviter tout retard de règlement.
Enfin cela m’a fait comprendre le fonctionnement de l’entreprise.
Contribution à la
professionnalisation :
qu’avez-vous appris et en
quoi avez-vous progressé ?
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