Année: 2023-2024

Filière: ASSISTANTE DE DIRECTION

GESTION
ELECTRONIQUE DES
DOCUMENTS
Enseignant: Malik SAWADOGO
Consultant formateur Tel: +226 70134380 BF +225 0709057132 Cote d’Ivoire
Directeur Axium BURKINA 1
Présentation
Enseignant:
MALIK SAWADOGO
Consultant Formateur
Directeur AXIUM BURKINA
Directeur Général de INDUSTRIES AFRIQUE SA

Support de cours Gestion Electronique des Documents -

ADB 2
/IST 2022
Objectif du cours:
Donner aux étudiants les connaissances sur la Gestion Electronique
des Documents et leur application dans la gestion et automatisation
des tâches du bureau(bureautique).
Objectifs spécifiques
A termes, les étudiants seront capables:
•Définir la GED et le cycle de vie des documents numériques
•Maitriser le processus de numérisation ou dématérialisation

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ADB 3
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Sommaire
• I. Qu’est ce que la Gestion Electronique des
Documents? GED
• II. Processus de dématérialisation des documents et
mise en place d’un projet GED.
• III. Application de la GED à la bureautique:
Gestion Electronique du Courrier . Cas pratique

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Introduction

Une entreprise acquiert et produit tout au long de son

activité un grand nombre de documents. Certains sont
vitaux (les titres de propriété ou les contrats), et doivent
être conservés pour répondre à l’environnement
réglementaire. D’autres encore, les documents dits « de
travail » tels que les comptes-rendus, les rapports, les
documents bureautiques, peuvent être consultés dans le
but de prendre une décision. Par conséquent, la gestion
et la conservation des documents au sein de l’entreprise
sont des activités essentielles. Elles répondent à des
objectifs d’ordre juridique et légal, à des enjeux
patrimoniaux (constituer une mémoire d’entreprise et
conserver les documents relatifs à l’histoire et à l’activité
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de l’entreprise) et à des enjeux stratégiques.

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Les premières solutions développées pour permettre la
gestion des documents produits dans l’entreprise ont été
les tableurs ou les systèmes de gestion de bases de
données (SGBD). Ceux-ci rendaient possible le traitement
de documents externes au système de gestion, le plus
souvent papiers : catalogues de bibliothèque, bases de
références.

Les entreprises sont confrontées à la problématique de

leur gestion que ce soit à des fins juridico-légales ou à
des fins patrimoniales (constitution d’une mémoire
d’entreprise). C’est pour cette raison que le Knowledge
Management s’appuie sur des outils informatiques
notamment la Gestion Electronique de Documents (GED).

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Son rôle est avant tout de pouvoir organiser et contrôler son
évolution, son classement, sa transmission ou sa diffusion,
son archivage et à tout moment sa recherche pour
consultation ou action. Elle permet donc de remplacer tout
document papier de l’entreprise par un document
électronique et de gérer son cycle de vie en fonction des
besoins spécifiques des entreprises.

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Les solutions de GED (Gestion Electronique de Documents) se sont
répandues dans les entreprises à partir des années 1990. Elles sont
désignées en anglais par l’expression Electronic Document Mangement
(EDM). Le qualificatif « électronique » rend compte de l’évolution des
systèmes de gestion, désormais capables de reproduire le document sous
forme numérique et de proposer un accès direct à celle-ci. Ces solutions
n’ont pu voir le jour qu’en raison des évolutions technologiques : les
technologies de numérisation (scanners) et les OCR (Optical Caracter
Recognition) ont rendu possible l’acquisition de documents sous forme
numérique ; les platesformes
offrent des espaces de stockage plus importants, l’architecture réseau type
Intranet favorise l’accès aux documents.

Nous présentons d’abord une définition de la GED et de la gestion du cycle de vie

du
document. Nous proposons ensuite le processus de dématérialisation des
Support de cours Gestion Electronique des Documents -
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documents
.Enfin, nous revenons l’application de la GED au domaine de la bureautique.

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0
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I. Qu’est-ce que la GED ?
 I. Qu’est-ce que la GED ?
Définition et Objectifs de la

A. Définition et objectifs
•1.Définition
Dans le Dictionnaire encyclopédique de l’information et de la
documentation, Jacques Chaumier définit la GED ou Gestion
Electronique de Documents comme un « ensemble de logiciels
concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement
d’un document : acquisition, restitution, diffusion ».
•Un système de GED est donc une application logicielle qui vise à
gérer et organiser l’ensemble de la documentation produite par
l’entreprise.
GED

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 AVANTAGES
Définition et Objectifs de la
La mise en place d’une GED dans une entreprise présente notamment les avantages suivants:

accès rapide et à distance aux documents : le réseau (l’Intranet le plus souvent) permet l’accès à la base de GED et
rend possible une consultation immédiate des documents

base unique pour l’ensemble des documents de l’entreprise : les documents produits dans l’entreprise sont tous
stockés dans une même base, prévenant ainsi le risque d’une dispersion des documents

conservation des documents : le système de GED garantit la conservation des documents produits
dans
GED

l’entreprise, et assure la pérennité dans l’accès aux documents GED/GEIDE

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Définition et Objectifs de la

L’appellation GEIDE a été proposée par l’Aproged (Association des

professionnels de la GED) et désigne un système de gestion
documentaire au sein duquel les documents ont été directement créés
sur un support électronique. Cette appellation permet de mieux
rendre compte de l’évolution des types d’information traités par la
GEIDE : messages électroniques, etc.
GED

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 La GED, le Records Management et l’archivage
Définition et Objectifs de la

La GED, le Records Management et l’archivage ont chacun pour objet

la gestion du cycle de vie du document. Cependant, ces différentes
approches doivent être distinguées. Le Records Management est mis
en œuvre pour répondre à des besoins de type légal et juridique. Il est
destiné à la gestion des documents présentant une valeur probante et
aux documents vitaux pour l’entreprise..
L’archivage renvoie par ailleurs à la gestion des archives présentant un
intérêt pour la recherche et l’histoire.
GED

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Définition et Objectifs de la

Ainsi, archivage et Records Management s’intéressent tous deux aux

documents d’archives mais considérés à des âges différents. Le schéma
suivant permet d’identifier les différentes étapes du cycle de vie des
archives.
Records Management Archivage
GED

Archives courantes Archives intermédiaires Archives historiques

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Définition et Objectifs de la

La loi du 3 janvier 1979 précise les objectifs de la gestion des archives :

« la conservation de ces documents (les archives) est organisée dans
l’intérêt public, tant pour les besoins de gestion et de justification que
pour la documentation historique et la recherche ». L’anglais permet
également de faire la distinction. Le terme « document » désigne «
tout écrit ou enregistrement considéré comme une unité ». Le terme «
records » renvoie aux documents d’archives. Il désigne les « documents
créés, reçus ou préservés à titre de preuve ou d’information par une
personne physique ou morale dans ses obligations légales ou la
conduite de ses activités ».
GED

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Définition et Objectifs de la

Les documents d’archives sont donc conservés pour répondre à des

besoins spécifiques (légaux, juridiques ou historiques), tandis que les
solutions de GED sont plus spécifiquement appliquées aux documents
de travail (rapports, comptes-rendus, documents bureautiques, etc.).
GED

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Définition et Objectifs de la

Le tableau suivant, extrait de la norme Moreq sur le Records

Management met bien en évidence la finalité de chacune de ces deux
approches. Il confronte les fonctionnalités et les objectifs d’un système
de GED et d’un SAE (Système d’Archivage Electronique).
GED

Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB

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 Un système de GED… Un SAE…
Définition et Objectifs de la
permet la modification des interdit la modification des documents ;
documents et la production
de plusieurs versions ;

peut permettre la destruction des interdit la destruction de documents en dehors d’un

documents par leurs auteurs ; contrôle strict ;
peut comporter la gestion de durées comprend obligatoirement un contrôle rigoureux des
de conservation ; durées de conservation ;

peut comprendre une comprend obligatoirement une structure rigoureuse de

structure
classement (le plan de classement), gérée et contrôlée par
organisée de stockage, sous le
l’administrateur ;
contrôle des utilisateurs ;
est a priori dédié à la gestion peut faciliter les tâches quotidiennes mais est aussi
quotidienne des documents pour la conduite destiné à la constitution d’un fonds sécurisé des documents
GED

des affaires. probants de l’entreprise.

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 Une solution de GED est donc mise en œuvre pour répondre aux besoins
Définition et Objectifs de la

des utilisateurs. Son objectif premier est de faciliter l’accès aux

documents par les membres de l’entreprise. Par conséquent, les
fonctionnalités de recherche, la gestion des accès aux documents et les
processus de publication sont les principales fonctionnalités d’un
système de GED.

En revanche, les documents présents dans la base documentaire d’un

système d’archivage ont pour but de constituer un ensemble exhaustif
de documents de preuve pour l’entreprise. Pour cette raison, les
documents ne doivent pas subir de modification, le contexte de
création du document doit être transparent (auteur, date, motif,
destinataire).
GED
Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB
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 Enjeux organisationnels et stratégiques
Définition et Objectifs de la

D’un point de vue stratégique, la mise en place d’une solution de GED

rend possible une rationalisation des flux d’informations et donc un
gain de temps. Elle permet notamment de :
localiser plus rapidement l’information
éviter la perte de documents
éviter le redoublement des processus
La GED présente également de nombreux avantages pour la production de documents de
manière
GED

collaborative. Couplée avec une fonctionnalité de Workflow, une solution de GED permet
d’optimiser le processus d’édi St uioppnortddee scodur/IST
os G2022
ceustmioneEnletc stronique des Documents - ADB 20
 Enjeux techniques
Définition et Objectifs de la

D’un point de vue plus opérationnel et technique, la GED garantit :

La pérennité des documents et de leur support
L’interopérabilité : les documents peuvent être accessibles sur
différentes plates-formes et pour des usages divers
La sécurité des données grâce à une fonctionnalité de gestion
des accès
La traçabilité : « retrouver l’historique, l’utilisation,
la localisation d’une entité au moyen d’identifications
enregistrées »
GED

Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB

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2022
 On distingue plusieurs types de GED :
Définition et Objectifs de la

•La GED Administrative: Elle permet la numérisation et le

classement des différents documents administratifs (factures,
devis, bons de
commande, formulaires…) pouvant être diffusés à travers le réseau
interne de l’entreprise.
• La GED Bureautique: Elle dispose d’un ensemble de progiciels de travail
collaboratif permettant de lire, échanger et modifier des documents
dans leur format d’origine. Ces documents peuvent être consultés par
l’ensemble du personnel de l’entreprise à travers intranet ou extranet.

• La GED Documentaire: Elle permet d’indexer un grand nombre de

documents aux formats divers (son, image, texte…) selon les critères
voulus par l’entreprise. Ce type de GED propose de puissants moteurs de
GED

recherche et souvent un thésaurus qui se doit d’être assez générique mais

en même temps SpupeporrttdiencoeursnGtesteiontElpectrroéniqcuiesde.s Documents - ADB 22
/IST 2022
 On distingue plusieurs types de GED :
Définition et Objectifs de la

•La GED Technique: Elle permet de gérer les documents techniques

propres à un métier tels que les plans d’architectes, des bureaux
d’études, etc.

•La GED COLD (Computer Output Laser Desk:Il s’agit d’une

application de GED qui porte sur l’archivage électronique des
données informatiques.
GED

Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB

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 Objectifs professionnels de la GED
Définition et Objectifs de la

1. Réduire les volumes et les couts de stockage

[Link] et harmoniser l’organisation de l’information

3. Permettre la recherche et l’accessibilité des données

4. Sécuriser l’intégrité des données et assurer une traçabilité

GED

Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB

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2022
 B. La chaine du document numérique
Pourquoi parler de cycle de vie du document numérique ? Le document
numérique s’impose de plus en plus dans les entreprises (qu’elles soient
B. La chaîne du document

publiques ou privées). Il est donc nécessaire de s’interroger sur la

gestion de ces documents au fil du temps. Le document numérique ne se
traite pas comme un document papier. Il nécessite un ensemble de
procédures adaptées.
•La création
•La gestion
•La diffusion
numérique

•La conservation

Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB

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 [Link] cycle de vie du document numérique
La création
La création du document numérique. Il peut être le résultat d’un traitement
automatisé (création directement sous forme numérique), ou le résultat d’une
numérisation de documents papiers. Dans ce cas, il est nécessaire d’avoir des
consignes pour la création et la mise en forme du document pour pouvoir en
B. La chaîne du document

garantir l’exploitation ultérieure.

L’enregistrement. On parle également de copie numérique. Cette

phase correspond à la « mémorisation du document pour des
utilisations ultérieures (conservation, diffusion, archivage) » ; on
peut également inclure un système de workflow lors de
l’enregistrement.

Le classement. Il est nécessaire de ranger le document dans un

espace informatique (serveur, …) accessible aux utilisateurs.
numérique

L’organisation du classement doit être compatible avec le plan de

classement.

L’indexation. On détermine alors les termes et les expressions clés

pour pouvoir retrouver le document dans le système de classement
Support de cours Gestion Electroniqpueadre ls [Link] - ADB 26
/IST 2022
 La gestion

La gestion concerne les opérations qui interviennent sur le document après

B. La chaîne du document

sa création. On parle souvent de sécurité et de doits d’accès (cela peut

passer par des opérations de cryptage, de restriction d’actions sur le contenu
ou d’occultation de champs). Il s’agit de rendre le document accessible aux
personnes autorisées. Le document numérique étant facilement
reproductible et modifiable, il est également nécessaire de pouvoir gérer les
numérique

différentes versions de ce document.

Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB

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2022
 La diffusion

On distingue deux techniques de restitution du document :

- le mode push : c’est la mise à disposition des documents que l’utilisateur
B. La chaîne du document

va chercher dans la base. Il doit alors se connecter au système de GED.

Il lui est possible de visualiser les documents après une recherche et une
sélection (si celui-ci est autorisé à accéder au document).
- le mode pull : c’est la distribution du document. Le système transfère
automatiquement les documents (souvent par la messagerie électronique) à des
destinataires qui sont désignés préalablement. Il faut alors bien gérer les liste de
numérique

diffusion (changement d’adresses électroniques, départ de l’entreprise, …) pour

que les bonnes personnes puissent avoir les bons documents.

Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB

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 La conservation

• L’objectif de la conservation des documents est de prouver, de mémoriser, de

B. La chaîne du document

comprendre et de communiquer. Il faut donc conserver dans le temps la lisibilité

des documents numériques et de ses composants. Cela implique un choix de
formats judicieux.
numérique

Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB

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2022
 2. L’acquisition des documents

L’acquisition numérique
Pour que l’information puisse être gérée par un ordinateur, elle doit être disponible sous forme
B. La chaîne du document

numérique. Il existe trois modes d’acquisition :

- l’acquisition directe sous forme numérique, que ce soit un texte saisi sur un logiciel de
traitement de texte ou une photo créée avec un appareil numérique.
- La collecte et l’assemblage de documents déjà numériques. Dans ce cas, les documents sont
situés sur différents postes ou serveurs. Il suffit alors de les rassembler, les indexer et les
convertir en un format unique.
numérique

- La conservation numérique de documents analogiques. Il existe plusieurs technologies pour

numériser les documents (les scanners, les cartes de numérisation, …)
Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB
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2022
 La numérisation des documents

• « La numérisation permet de passer d’une représentation analogique de la

B. La chaîne du document

réalité à une représentation numérique par échantillonnage. »6 La numérisation (ou

digitalisation en anglais) est la conversion d’un objet réel (image, texte, …) en une
suite de nombres permettant de représenter cet objet en informatique ou en
électronique numérique.
• Le poids du fichier va dépendre de la fréquence d’échantillonnage et de
l’amplitude de la quantification. C’est pourquoi il est important de bien connaître
numérique

ses besoins et de choisir la technologie adaptée aux types de documents (différents

selon qu’on ait des documents textes, images ou vidéos, etc.).
Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB
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 Choix des Formats de document
Bien choisir son format
• Lors de la mise en place d’une solution de GED, le choix du format d’enregistrement
des fichiers doit se faire en fonction des besoins et des usages répertoriés au sein de
B. La chaîne du document

l’entreprise :
- modification/réutilisation des documents
- nécessité d’une gestion des versions de documents
- modalités de création ou d’acquisition
- pérennité dans l’accès aux documents
- interopérabilité entre les plates formes
- assemblage de fragments divers au sein d’un même document
numérique

- intégration de documents multimédia : comprennent des textes, des images fixes ou animées

• On remarque une co-existence de nombreux formats incompatibles. On peut distinguer des formats
propriétaires, des normes et des standards
Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB
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2022
 Voici ci-dessous les principaux formats de texte, image et vidéo, sans
exhaustivité.
B. La chaîne du document
numérique

Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB

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2022
 Voici ci-dessous les principaux formats de texte, image et vidéo, sans
exhaustivité.

C'est un des formats les plus utilisés sur le web. Format de

Format gif compression sans perte, il devient possible de définir une couleur comme transparente.
B. La chaîne du document

Nouveau format conçu pour remplacer le gif. Il compresse

Format png
mieux que le .gif et permet une transparence progressive.
Le format jpeg est une norme. Format de compression sans
Format jpeg perte, il permet de sauvegarder en 16 millions de couleurs. C'est le format le plus utilisé pour les
photographies.

Format mpeg (Moving C'est une norme de compression numérique. Ce format

s'attache à détecter les redondances temporelles dans une séquence vidéo. Le principe étant une
Pictures Experts Groups)
compression où les éléments répétitifs d'une même séquence ne sont pas répercutés d'image en image.

Vidéos
numérique

C'est le standard de la vidéo numérique sur Mac. Les

fabricants de logiciels et de carte vidéo l'emploient pour la compatibilité de leur système avec l'interface
Format .mov
graphique Mac. Le suffixe .mov est utilisé par le logiciel QuickTime.

C'est le format de vidéo incontournable pour windows. Il est

Format .avi
l'équivalent de QuickTime sur Mac.
Support de s Gestion Electronique des Documents - ADB
cour 34
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 [Link] OCR
• La technologie d’OCR (Optical Character Recognition) ou Reconnaissance optique de Caractères est une
technologie qui permet de transformer l’image d’un texte (qu’il soit scanné ou photographié) en un texte ASCII. Ce
dernier peut être modifié, réutilisé et indexé.
B. La chaîne du document

• Les OCR permettent de retraiter l’information dans un logiciel de traitement de texte, de l’intégrer dans une base de
donnée, etc. Ils permettent également d’indexer automatiquement les documents (grâce à l’indexation en texte intégral).
De plus, on remarque une nette diminution de la taille du fichier. En effet, un fichier image (texte scanné) est bien plus
gros qu’un fichier de texte ASCII.

• Les OCR se sont beaucoup développés ces dernières années. « Ils sont désormais disponibles sur des plateformes
micro (avec scanner et logiciel OCR) pour des coûts très abordables. »

•
numérique

Cependant, cette technologie n’est pas encore fiable à 100%. Les logiciels peuvent reconnaître du texte, mais si le
document contient un tableau, un graphique ou une image, ils ne seront pas inclus dans le document final.
• Les logiciels sont également très dépendants de la qualité du document soumis. Les taux de reconnaissances varient
selon les polices d’écriture, les annotations manuscrites ne sont pas toujours prises en compte, la présence d’un
fonds coloré peut gêner le logiciSeu pl,p oertt cd.e cours Gestion Electronique des Documents - ADB
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 3.L’indexation des documents numériques
Qu’est-ce que l’indexation ?
L’indexation d’un document consiste à décrire celui-ci pour permettre son exploitation. C’est une des étapes cruciales de
la GED. Elle doit être « la représentation la plus fidèle et la plus exhaustive du contenu, du sens du document afin de
faciliter les recherches et d’en garantir la pertinence ». Il est important de concevoir une politique d’indexation
B. La chaîne du document

(construction des index et leur maintenance dans de grandes bases documentaires). Cela va conditionner le bon
fonctionnement de la GED.

Il existe deux grandes catégories d’indexation :

- l’indexation classificatoire : consiste à donner une description externe et synthétique du document. Selon Jean Yves
Prax, « cette approche classificatoire « universelle » est idéaliste et naïve ». Elle n’est pas adaptée pour l’indexation
numérique

de documents numériques destinés à un système de GED.

- l’indexation par concepts ou par langages combinatoires : consiste à donner une description du contenu du
document. Elle se veut « riche, exhaustive et dépassant la rationalité parfois trop univoque de la classification ».

Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB

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 3.L’indexation des documents numériques
• Les langages combinatoires se divisent en deux parties :

- les langages libres qui sont constitués à partir des concepts des documents enregistrés. Ils utilisent les mots clés et les
descripteurs libres
B. La chaîne du document

- les langages contrôlés, l’objectif est de représenter le document à partir d’une codification univoque (liste de termes
contrôlés). Ils utilisent les listes d’autorités et les thésaurus.

Les langages combinatoires sont plus complexes à mettre en place, cependant, ils offrent une indexation beaucoup plus
pertinente pour des entreprises qui travaillent sur des sujets précis et homogènes.

La construction du thésaurus
numérique

L'AFNOR définit le thésaurus comme un « langage documentaire fondé sur une structuration hiérarchisée d'un ou
plusieurs domaines de la connaissance et dans lequel les notions sont représentées par des termes d'une ou
plusieurs langues naturelles et les relations entre notions par des signes conventionnels » (AFNOR 1987).

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 3.L’indexation des documents numériques
Il s'agit d'un vocabulaire contrôlé puisqu'il résulte d'un long processus de tri des mots, appellations et expressions utilisés
de manière informelle dans un domaine particulier.

Selon Jean Yves Prax, le processus de construction d’un thésaurus comporte 5 grandes étapes :
B. La chaîne du document

- la collecte du vocabulaire.
- la subdivision du domaine en micro disciplines
- la transformation du langage libre en un langage contrôlé
- l’établissement des relations d’équivalences.
- l’enrichissement du thésaurus par des notes explicatives, des associations

Deux normes existent pour l’élaboration d’un thésaurus :

numérique

- Norme ISO 2788-1986 : Principes directeurs pour l'établissement et le développement des thésaurus monolingues.
- Norme ISO 5964-1985 : Principes directeurs pour l'établissement et le développement des thésaurus multilingues.

Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB

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 4. Le Stockage
• Différents supports peuvent être utilisés pour le stockage des données. Les solutions présentées ne sont pas
indépendantes : certaines favorisent plutôt la conservation du document sur le court terme et d’autres l’archivage. La liste
suivante n’est pas exhaustive.
B. La chaîne du document

Le disque magnétique: Ils offrent une grande capacité de stockage (quelques dizaines de Go) et un temps de recherche
de quelques millisecondes
Structures RAID : cette technologie permet de découper les données en blocs et de stocker chacun en bloc sur un disque
avec un accés Ecriture/Lecture.
Le disque optique : Les disques optiques numériques (DON) offrent une capacité de stockage allant jusqu’à environ 10
Go et actuellement en To. Ils ne se posent pas comme remplaçants du disque magnétique mais plutôt comme
numérique

compléments.
Disque WORM (Write Once Read Many) : il n’est inscriptible qu’une seule fois. Cette solution garantit par conséquent
l’intégrité des données. Elle est particulièrement utilisée pour l’archivage et pour la conservation sur le long terme des
documents.
Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB
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 4. Le Stockage

- Le disque optique WMRA (Write Many Read Always) : réinscriptible, il est utilisé pour la gestion de documents à
courte durée de vie.
B. La chaîne du document

- Le CD-RW (Compact Disque Recordable) : il permet de stocker jusqu’à 650 Mo. Il est réinscriptible. Les données
doivent être préformatées à l’aide de logiciels adaptés. L’inscription est lente (environ 20 minutes par CD) et ne
convient pas pour l’enregistrement de grands volumes de données. Il constitue une bonne solution de stockage pour
les productions limitées.
- Juke-boxes ou librairies optiques : ces librairies sont intéressantes pour stocker un grand volume de données grâce à
la gestion d’un ensemble de disques optiques. Le temps de chargement reste cependant trop important (il va de 2,5 à
25 secondes selon le type de disque).
numérique

Support de cours Gestion Electronique des Documents -

ADB 40
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Support de cours Gestion Electronique des Documents -
ADB 41
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II. Processus de dématérialisation
des documents?

PROJET DE NUMERISATION DE DOCUMENTS

 La numérisation des archives et des documents apparaît aujourd’hui comme
une nécessité pour en préserver l’intégrité et palier à la raréfaction de
l’espace.

Un projet de numérisation de documents est un ensemble d’activités qui vise

à transférer une information consignée sur un support analogique vers un
Processus de numérisation des

support numérique pour répondre à un besoin fonctionnel ou à une priorité

institutionnelle. Comme tout projet, il est exécuté dans un délai précis par
une équipe temporaire et multidisciplinaire selon un budget alloué et doit
déboucher sur la production d’un ou de plusieurs livrables.

Les objectifs d’un projet de numérisation de documents peuvent être de

quatre ordres, soit :
documents

a. La préservation des documents

La numérisation à des fins de préservation vise les documents dont le support est
obsolète, qui présentent des altérations ou dont la manipulation peut causer une
détérioration irréversible. Les documents originaux seront conservés, à moins qu’ils ne
soient complètement irrécupérables.
Support de cours Gestion Electronique des Documents - ADB
La copie numérisée constitue la copie de con/ I SsT u2 0l2t 2ation privilégiée auprès des
utilisateurs. 43
 b- La diffusion des documents

La numérisation à des fins de diffusion vise les documents qui seront utilisés dans le
cadre d’un projet de diffusion telle une exposition ou pour rendre accessibles des
documents aux utilisateurs sur place ou à distance.
Processus de numérisation des

Les documents originaux seront conservés, mais, la consultation se fera à partir de

la copie numérisée.

c- La sauvegarde des documents

La numérisation à des fins de sauvegarde de documents vise essentiellement des documents

d’une importance vitale pour les institutions (documents essentiels) et qui nécessitent la
conservation d’un deuxième exemplaire, par mesure de précaution (copie de sécurité).
Habituellement, cette copie de sécurité sera effectuée sur un support différent et, de préférence,
documents

conservée dans un autre lieu que les originaux. Les documents originaux seront conservés, mais
la consultation se fera à partir de la copie numérisée.

Support de cours Gestion Electronique des Documents -

ADB 44
/IST 2022
 d- La substitution des documents
La numérisation à des fins de substitution vise à rationaliser les coûts de conservation liés aux
espaces et aux ressources matérielles nécessaires pour l’entreposage des documents. Elle vise
également à faciliter l’accès et la consultation des documents.
Le recours à ce type de numérisation se répand de plus en plus dans les institutions publiques et
Processus de numérisation des

privées, étant donné les problèmes de pénurie d’espace physique pour l’entreposage des
documents dans les bureaux ou dans les dépôts de documents.
documents

Support de cours Gestion Electronique des Documents -

ADB 45
/IST 2022
 Les étapes de la numérisation

Le processus de numérisation comporte des étapes essentielles qui sont :

 Le scannage ;
Processus de numérisation des

 Le traitement du fichier ;
 L’application de la reconnaissance optique ;
 L’indexation ;
 L’attribution de cotes ;
 La création d’un répertoire ;
documents

 La sécurisation des archives numériques ;

 L’assermentation.

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 a) Préparation des dossiers et numérisation
La numérisation consiste à faire passer chaque dossier par un scanner en
respectant scrupuleusement l’ordre dans lequel l’ensemble des éléments des
dossiers est classé. Il y’a le contrôle image sur image de la qualité,
l’encadrement, le rognage et autres améliorations.
Processus de numérisation des

Compte tenu du fait que certains dossiers comportent des agrafes, spirales et
autres objets de reliure, ces objets doivent être retirés avant leur passage au
scanner.

Quel est son but ? Tout simplement, de conserver, stocker et partager, mais
aussi de pérenniser, consulter facilement sur un écran ou un réseau, protéger
documents

les documents du public et les valoriser grâce à une duplication à l'infini sans
perte etc. La numérisation est une technique dédiée à la protection des
documents, c'est-à-dire notre patrimoine ainsi qu’à leur diffusion à tous.

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ADB 47
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 b. Le traitement du fichier
Processus de numérisation des

Le traitement est une étape qui consiste à corriger les tâches et parties
cornées dans le fichier tout en maintenant intacte son contenu afin de le rendre
plus lisible.

c. L’application de la reconnaissance optique

L’application de la reconnaissance optique des caractères (ORC) permet le
documents

reclassement des documents selon l’ordre de pagination. Elle permet surtout au

logiciel de mémoriser l’ensemble des mots que contient le fichier afin de faciliter
la recherche personnalisée dans le fichier ou dans un dossier contenant un
ensemble de fichiers.

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ADB 48
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 d. L’indexation
Processus de numérisation des

Elle permet au logiciel de mémoriser les mots clés de chaque fichier. Si elle est bien
effectuée elle contribue tout comme la reconnaissance optique à faciliter les
recherches.

e. L’attribution de cotes
La cote d’un document ou d’un fichier est son identifiant ; elle permet de distinguer le
dossier ou
le fichier des autres fichiers de la base de données.
documents

Si les archives à numériser avaient déjà fait l’objet d’un traitement physique
intégral, les cotes des archives numérisées doivent être identiques à celles des
archives physiques. En d’autres termes, on réaffecte la cote des archives physiques
à leurs versions numériques.
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ADB 49
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Dans le cas où il n’y a pas de version physique intégrale des archives, on attribue
une cote à chaque dossier traité.

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ADB 50
/IST 2022
 f. La création d’un répertoire (Référentiel)
Processus de numérisation des

Elle prend en compte, la rédaction manuelle et la saisie, qui permet de

consigner toutes les données dans un instrument de recherche appelé «
Répertoire Numérique ».
Le répertoire est une sorte de registre contenant l’ensemble des identifiants des
fichiers et par lequel on peut identifier l’emplacement exact d’un document
dans les rayons ou dans une base de données.
documents

Il est généré à partir de l’ensemble des cotes attribuées aux fichiers. Il permet à
ceux qui ne sont pas à mesure d’effectuer des recherches à travers le logiciel de
retrouver le fichier qu’ils voudraient exploiter.
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ADB 51
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 g. La sécurisation des archives numériques
Processus de numérisation des

A la fin du processus de numérisation qui débouche sur la création d’une base

de données ; Il est conseiller de sécuriser une copie de ladite base de données
dans un serveur si l’entreprise en dispose et l’original dans un emplacement
différent des locaux où la copie est sécurisée.

Cela a pour avantage de faire face aux intempéries telles que les incendies et
autre catastrophes naturelles ou provoquées.
documents

A défaut de disposer d’un serveur, une copie de la base de données peut être
enregistrées sur deux disques durs externes de conservées en des lieux
différents.
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ADB 52
/IST 2022
 h. Assermentation
Processus de numérisation des

Certification confirmant que les travaux ont été faits dans le respect des lois,
règlements et directives des autorités compétentes, selon les règles de l’art et
en vertu du code de déontologie des archivistes du service de numérisation de
documents

Contrairement à ce que l’on croit généralement, le processus de transfert

numérique (numérisation) ne consiste pas simplement à numériser des
documents pour ensuite les enregistrer sur des disques externes à ranger sur
documents

une tablette. Le processus de numérisation se veut d’abord et avant tout un

système de classement de documents dont l’application s’effectue selon une
méthode rigoureuse et agréée par des archivistes professionnels.

Le repérage, la consultation et la transmission de l’information et la libération de

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l’espace
sont les avantages majeurs de la numérisation.

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ADB 54
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 Le processus de numérisation des documents consiste à classer dans une
Processus de numérisation des

banque de données informatisée qui pourra être facilement consultée par la

société ou l’institution
.Mise à jour sur une base régulière, cette banque de données deviendra la «
mémoire » de l’entreprise ou de l’organisme. Il en va de même pour tous
documents historiques dont la valeur patrimoniale est inestimable pour les
générations futures.

Grâce à la numérisation, vous serez apte à réduire les coûts reliés à l’espace
documents

occupé par vos documents et à réduire les coûts associés au classement et à la

recherche.

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 de cours Gestion Electronique des Documents - ADB
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 1. Le schéma technique de traitement numérique des dossiers

NUMERISATION
Base de données des
documents numérisés

Documents à Scannage
Processus de numérisation des

numériser

Traitement du fichier
Sécurisation des archives
numériques

Reconnaissance optique

Manuel de Indexation
recherche des
documents
documents

Attribution de cotes
Base de données
des
documents
Création d’un répertoire numérisés
sauvegardée

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ADB 54
/IST 2022
 Démarche d’implémentation d’une
Processus de mise en place d’un projet GED

GED
La mise en place d’un projet GED se fait suivant le processus ci après:
• Audit du système d’information
• Identification des acteurs du projet(décideurs, responsables, utilisateurs)
• Définition de l’information qui doit alimenter le système GED,inventaire
des documents existants.
• Etablissement d’un scénario de cycle de vie pour chaque document
• Mise en place progressive du nouveau système de validation(cohabitation
avec l’ancien système)
• Acquisition , Indexation, Archivage et publication de l’information
• Formation des utilisateurs
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• Exploitation et maintenances

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 Synthèse des Etapes de la mise en production d'une G.E.D
Processus de mise en place d’un projet GED

Audit technique et organisationnel des systèmes documentaires existant

■ Architecture du système d'informations
Système d'information ■ Environnement applicatif
■ Habitudes de travail
■ Utilisation des documents papiers, électroniques, .
Utilisateurs
Acquisition de l'information
■ documents de texte (word, PDF ...)
■ images (GiF, JPG, TiFF, PNG ...)
■ enregistrements sonores (Wave, RealAudio, MP3 ...)
Type de document ■ vidéos (AVi, Quicktime, RealVideo ...)
électronique ■ pages web (HTML, CGi, ASP, PHP ...)

Recensement des ■ inventaire des formats

■ classement thématique
documents électroniques ■ localisation physique
existant
■ choix du format de stockage
■ numérisation brute par scanner
Numérisation des ■ reconnaissance de caractères
documents papier
Production de nouveaux ■ peu de changement dans les pratiques
■ enregistrement directement dans le format de stockage retenu
documents électroniques
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 Stockage / Archivage de l'information
Choix du média : disque dur (SCSi, ATA) ou bande (LTO, AiT, DLT,
Processus de mise en place d’un projet GED
■

.)en fonction du rapport coût au Go/performance

■ Choix de la localisation : sur site/déporté, Serveur dédié, baie destockage
Accessibilité externe
■ Estimation du niveau de Bande passante disponible en fonction delataille
des
documents, du traffic journalier, .
■ Gestion de la sauvegarde des données (bandes ou disques optiques)
Sécurisation ■ implémentation filtre antivirus + anti intrusion
■ Gestion de la confidentialité
Mots clefs
index
indexation de l'information
Outil de recherche

Partage l'Information
■ Validation des contenus
■ Arborescence
Mise en ligne ■ Gestion des accès
■ Déploiement de l'outil « intranet » sur les postes de travail
Publicité ■ Politique de communication/formation

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Processus de mise en place d’un projet GED

Composants matériels et logiciels d'une G.E.D

Pour qu'une G.E.D soit opérationnelle différents composants hardware et logiciels sont requis.
Cette infrastructure est constituée des éléments suivants :
• un réseau informatique et des moyens de communication
• Un ou des serveur(s) physique(s) où résideront les informations de l'entreprise
• des postes client, banalisés ou spécialisés selon la fonction de l'utilisateur.
• Des logiciels applicatifs spécifiques : pour le traitement numérique des documents à partir d'un
copieur, scanneur, spool d'impression, l'application de couches OCR, l'indexation, la
recherche, la diffusion et la modification de l'information, .
• Des logiciels dans les stations utilisateurs (PC)

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III. Application de la GED à la
bureautique: Gestion
Electronique du Courrier .
CAS PRATIQUE
Travail dirigé

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