Référence : PR- 01
Procédure de gestion des documents Version : 01
et des enregistrements Page : 1/4
1. APPROBATION
Rédigé par : Approuvée par :
Le responsable de qualité Le directeur général
BENSALEM Mehdi
Visa: Visa :
La date : Le 12/ 12/2024 La date : Le 12/ 12/2024
2. HISTORIQUE DES VERSIONS
Numéro de Composant Description de la Type de
version modifié Modification modification
01 Création et approbation 12 /12/ 2024
- de la procédure de gestion
des documents et des
enregistrements
3. OBJECTIF :
Définir les règles de maîtrise pour rédiger, valider, diffuser, modifier et archiver
les documents utiles au sein de notre entreprise SOLANUM.
L'objectif principal est de garantir que les informations sont accessibles, fiables,
sécurisées et conformes aux normes (BRC ,BSCI , ISO 45001) et aux exigences
légales, tout en facilitant le partage et l'organisation des documents tout au long
de leur cycle de vie.
4. CHAMP D’APPLICATION :
La présente procédure s’applique :
- aux documents généraux d’origine interne (manuel qualité, procédures,
instructions, formulaires, processus, …),
- aux documents et données d’origine externe (normes, documents et
exigences réglementaires et juridiques, dossier des clients, …),
5. LES UTILISATEURS
- Le responsable de qualité
- Les personnels de l’entreprise SOLANUM
7. REFERENCE :
Référentiel ISO 9001 : 2015 § 7.5 Informations documentées
8. METHODOLOGIE :
Identification (Codification) des documents :
Lors de l’élaboration des documents, il faut mentionner la référence, la version,
la date de création et de révision et la pagination.
Type Référence
Procédure PR -M
Protocole PO - n- m-M
Formulaire FO - n- m-M
Fiche d’instruction FI- n- m-M
Document DO- n- m-M
Documentent externe DE- n- m-M
Enregistrement EN- n- m-M
Plan PL- n- m-M
Liste LI -n- m-M
M : numéro d’ordre
n : numéro d’ordre du processus ou elle est rattaché ;
m : procédure ou elle est rattachée
Vérification et validation des documents :
Après la création des documents par le responsable de qualité et d’export, il faut
les valider par le directeur de l’entreprise
Diffusion
La gestion des diffusions et mises à jour des documents est assurée par le
responsable de qualité et d’export via un formulaire de diffusion des documents
qualité. Les documents sont ensuite accessibles aux utilisateurs, qui doivent
remettre les versions précédentes. Ces dernières sont récupérées par le
responsable qualité à l’aide du formulaire de retrait des versions périmées.
Modification
Les modifications sont établies par le responsable de qualité et de l’export et
signer par le directeur générale.
La modification d’un document nécessite :
- un changement du numéro de version
- une nouvelle vérification et approbation
- une nouvelle diffusion
Les dernières modifications apportées au document mis à jour sont résumées
dans la section
« modifications apportés au documents » à la fin de certains documents
La modification des supports d’enregistrement est gérée par un registre des
modifications documentaires ( RE-02- PR-01)
Lorsqu’un service est besoin de modifier un document il doit remplir une
Formulaire de demande de mise à jour ou modification de documents ( FO-01-
PR-01)
Conservation
Le responsable de qualité et d’export s’assure que tous les documents en usage
restent lisibles et facilement identifiables. Les originaux des documents en
vigueur sont conservés.
Lorsqu’un document requiert une gestion confidentielle, il est géré comme tel et
conservé de manière à préserver sa confidentialité.
Archivage :
Les originaux des documents sont archivés sous l’autorité du Responsable de
qualité et d’export.
Les versions papier périmées des documents conservés sont clairement
identifiées en tant que tel avec la mention « PERIME ».
La durée d’archivage est fixée à 5 ans minimum.
Note : Pour les documents d’origine externe après leur réception, Les
documents sont diffusés aux personnes concernées par l’objet du document, puis
classés sous l’autorité du destinataire
Toute les documents d’origine externe doivent entre enregistres dans une liste
des documents d’origine externe LI-02- PR-01.
9. LES DOCUMENTS ASSOCIES
Nom de documents Code
liste principale des documents LI-02- PR-01
Plan de conservation des documents et enregistrements PL-01- PR-01
Formulaire de demande de mise à jour ou modification de FO-01- PR-01
documents
Registre des modifications documentaires RE-02- PR-01
Liste des documents d’origine externe LI-01- PR-01
Registre des enregistrements archivés RE-02- PR-01
