Outil La provision dans
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un projet
En quelques mots
Le temps manque La provision projet est un montant financier mis en place dès le début
pour tout. du projet et surveillé dans l’exécution du projet, pour absorber les
Honoré de Balzac écarts qui interviennent en cours de réalisation.
Elle comprend une part « aléas » et une part « risques ». Les risques
identifiés et les incertitudes ont aussi des conséquences sur le plan-
ning, et nécessitent la mise en place en parallèle de tâches « tampons ».
Elle est gérée de manière transparente ou cachée, suivant la culture
de l’entreprise et le contexte commercial. Un projet vendu à un client
externe annonce rarement son vrai montant de provision.
Mise en place d’une provision projet
Budget du projet
Somme
des
estimations
réalisées Part du montant total des estimations
Provisions issue du retour d’expérience
pour aléas des projets passés
(généralement 2 à 6 %)
Provisions
Provisions Estimation réalisée à la suite n
Provision = ∑ Probak x Graviték
pour risques de l’analyse des risques du projet : k=0
• Somme des valeurs monétaires Gravité cumulée
attendues des risques pour les 100
risques évalués quantitativement.
80
• Simulation de Monte Carlo, et
définition du montant pour couvrir 60
une probabilité cumulée de risques.
40
Dans l’histogramme ci-contre,
pour avoir 50 % de chance de tenir 20
les coûts, il faut une provision
de 1 M€.
0.1
0.2
0.3
0.4
0.5
0.6
0.7
0.8
0.9
1.0
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
2.0
2.1
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Dossier 4 Prévoir les coûts / délais / risques.Définir le « pour quand ? » et le « combien ? »
Pourquoi l’utiliser ? 3. En fin de projet, tous les écarts de réalisation
ayant été arbitrés, le solde de provision est restitué
Objectif à l’entreprise.
zz Définir une marge de manœuvre de gestion pour Méthodologie et conseils
le chef de projet.
La provision projet est établie en intégrant deux
zz Chiffrer à l’avance la part prévisible de dérives en
volets : aléas et risques. Il n’est pas nécessaire
termes de coûts, que ce soit par les aléas et incer-
ensuite d’en assurer la gestion de manière séparée.
titudes inhérentes aux projets, ou par la concréti-
La traçabilité des risques est elle-même assurée
sation de risques, et ainsi se donner les moyens de
par le registre des risques.
tenir la prévision budgétaire à la fin de projet.
La provision intégrée dans le budget peut aussi
zz Permettre à l’entreprise de réserver une part
avoir des conséquences sur le planning. Il est alors
précise de ses ressources au projet.
nécessaire de procéder de la même façon avec le
Contexte planning :
zz définir à l’avance les dépassements de durées
La provision du projet est définie dès les premières
possibles sur certaines tâches, avec les impacts en
estimations produites.
charges et en disponibilité de ressources ;
Tous les acteurs en charge des estimations et des
zz mettre en place dans le planning des tampons
études sur le projet doivent donner des indications
(buffer) qui permettront d’absorber les éventuels
sur les précisions de leurs estimations, et sur les
retards.
risques associés à leur périmètre de collaboration.
Ces informations servent à alimenter les calculs
pour le montant de la provision.
Comment l’utiliser ?
Étapes
1. Établir la première provision du projet dès la
production des premières estimations de coût du
projet en intégrant :
––la part aléas sur la base du coefficient d’aléas
communément retenu dans l’entreprise sur des
projets de même famille ;
––la part risques sur la base de la première analyse
Avant de vous lancer...
de risques disponible à ce stade ; elle est
√√ Définir dès le début de la réflexion
construite à grosse maille ; le contrôle de cohé-
le niveau de transparence qui va être joué
rence se fait par comparaison avec les montants sur la gestion des provisions. Cela a des
de provision de projets similaires récents. conséquences sur son mode d’élaboration.
2. À chaque phase du projet, la part consommée En effet, il existe des entreprises dans
de la provision est tracée, et le solde de provision lesquelles les provisions définies par
calculé. De nouvelles estimations de provisions les chefs de projet sont immédiatement
sont produites en fonction de l’évolution de l’expo- confisquées par la direction. Dans ce cas,
sition aux risques. la provision peut être gérée dans
Au fur et à mesure de l’avancement du projet, les un tableau propre au chef de projet, avec
écarts de réalisation favorables permettent de toutes les bonnes pratiques de gestion
reconstituer la provision. Les écarts défavorables associées.
sont arbitrés en fonction de leur niveau.
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